5 passaggi per stabilire i confini sul lavoro per i project manager nel 2026

Facciamo un salto al 2009. Ora lavoravo a tempo pieno per un’azienda del settore bancario, noto per la sua disparità di genere. Essere una donna in un reparto composto da uomini era piuttosto intimidatorio. Cercavo di creare alleanze con persone che sapevo mi avrebbero sostenuta durante le riunioni alle quali non ero invitata. 

Un ricordo vivido che ho è una conversazione via messaggi con uno di quegli alleati, nel tentativo di trovare un modo per dirgli che aveva una fidanzata e che avrebbe dovuto smettere di mandarmi messaggi allusivi e apertamente molesti, cosa che continuò a fare comunque… mentre ero alla partita di softball di mia figlia.

Facciamo di nuovo un salto, questa volta al 2016. Ora ero più grande e più saggia, una responsabile di progetto in un’agenzia che mi faceva lavorare ancora una volta da casa. Questa volta sapevo che dovevo rispettare veri orari di lavoro e vestirmi davvero ogni giorno. 

Ma il lavoro era assurdamente impegnativo e lavoravo più di 12 ore al giorno cercando di stare al passo. Questo includeva anche il far lavorare i miei colleghi più di 12 ore al giorno. Dissi alla dirigenza che avevo troppi progetti da gestire: conoscevo i miei limiti (o almeno pensavo di conoscerli). Poco dopo mi licenziarono.

Che cosa hanno in comune tutte queste storie? Una totale mancanza di limiti sul lavoro.

Queste cose possono capitare a chiunque, ma ho riscontrato che accadono molto più spesso ai responsabili di progetto, per la natura del nostro lavoro, nel quale sentiamo di dover mantenere tutti soddisfatti affinché i nostri progetti possano avanzare. Impariamo dai miei errori e parliamo di come stabilire limiti sani sul lavoro per i responsabili di progetto digitali.

Che cosa sono i limiti sul lavoro?

I limiti sono essenziali per mantenere sereno il nostro mondo emotivo. Senza di essi, la nostra salute mentale e il nostro benessere personale ne risentono. Come afferma PsychCentral, “Senza limiti, è difficile essere consapevoli di sé e indipendenti.”

Anche se sappiamo quali sono i sani limiti personali, molti di noi non sanno dove tracciarli sul lavoro, soprattutto quando le dinamiche di potere possono essere difficili da gestire. E, sebbene possiamo sentire che qualcosa ha superato il limite, non sempre sappiamo come opporci in modo professionale.

Ma quando stabilisci un limite sul lavoro, ti stai facendo il regalo di prepararti in anticipo. Il tuo io futuro, in una situazione in cui dovrai, per esempio, andare via prima dei colleghi in un determinato giorno, sarà molto sollevato dal fatto che tu abbia stabilito i limiti in anticipo.

A quel punto, si tratterà semplicemente di ricordare ai colleghi questo limite invece di cercare di spiegare perché sia necessario nel momento in cui si presenta la situazione.

Perché dovresti stabilire dei limiti sul lavoro? 

Ognuno ha stabilito che alcune cose sono fondamentali per il benessere della propria dimensione lavorativa. Possono essere cose di ogni tipo, come:

• Danno valore al tempo trascorso con la famiglia
• Frequentano ogni settimana un corso di yoga o di formazione continua
• In passato hanno sofferto di esaurimento professionale e conoscono i propri limiti
• Hanno forti convinzioni personali o religiose
• Non vogliono assumersi più responsabilità o lavoro rispetto a quanto viene loro retribuito (o a quanto sono in grado di svolgere bene)

Per mantenere una buona salute mentale, dobbiamo stabilire limiti chiari con colleghi e responsabili riguardo a questi aspetti. So per esperienza diretta che non stabilire questi limiti sani può portarti a essere infelice sul lavoro.

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5 tipi di limiti

Esistono almeno 5 tipi di limiti sul lavoro che tutti noi abbiamo, o dovremmo avere. 

In precedenza, i limiti che non avevo stabilito o fatto rispettare erano: 

• Limiti personali: tenere separata la vita lavorativa da quella privata, senza essere contattato al di fuori dell'orario di lavoro.
• Limiti legati alla sicurezza: poter parlare apertamente quando sapevo che stava accadendo qualcosa di veramente sbagliato e potenzialmente pericoloso.
• Limiti legati al benessere o alle emozioni: conoscere i miei limiti, comunicarli alla dirigenza e rispettarli.

Altri limiti che potresti voler stabilire sono:

• Limiti di tempo: orari definiti per iniziare e terminare le giornate lavorative, oppure momenti in cui sai che non potrai lavorare.
• Limiti legati ai valori: non lavorare a progetti in linea con valori opposti ai nostri, oppure non partecipare ad attività che consideriamo dannose.

Come stabilire limiti sani sul lavoro: 5 passaggi

1. Definisci

Il primo passaggio per stabilire limiti sani sul lavoro consiste nel sapere quali sono. Rifletti su ciascuna di queste tipologie di limiti e pensa a ciò che permetterai e non permetterai a te stesso. Se necessario, annota tutto: alcune persone hanno bisogno di vedere queste cose scritte su carta o di consultarle di tanto in tanto come promemoria. 

Mentre definisci i tuoi limiti lavorativi, tieni presente che alcuni di quelli che potresti voler stabilire non sono ragionevoli. Per esempio, se sono “di reperibilità” un fine settimana al mese, non posso stabilire il limite di non essere contattato telefonicamente fuori dall'orario di lavoro per nessun motivo. Se il tuo lavoro ti richiede di fare qualcosa che va oltre i tuoi limiti, potrebbe non essere il lavoro giusto per te.

Nota che questo è un esercizio da ripetere regolarmente. La nostra vita privata cambia, il nostro precedente equilibrio tra lavoro e vita privata si altera e i nostri limiti mentali possono diventare più marcati quando affrontiamo ciò che la vita a volte ci riserva.

Rivedere l'elenco dei propri limiti lavorativi e ridisegnarne alcuni, aggiungerne o rimuoverne altri è un modo importante per ridurre il rischio di esaurimento.

2. Comunica 

Una volta definiti i tuoi limiti, devi capire quando e come comunicarli agli altri. Alcuni dei tuoi limiti non devono essere comunicati finché non vengono messi alla prova, come quelli relativi alla sicurezza personale o al benessere. 

Alcuni, però, dovrebbero essere stabiliti fin dall'inizio: cose come “Devo finire alle 16:30 ogni giovedì” oppure “Non lavorerò a un sito web che promuove la violenza”. Sii diretto e informa il tuo responsabile e chiunque altro faccia parte del tuo team dei limiti che hai e che potrebbero riguardarli. 

Potresti dire: “Volevo informarti che il mercoledì ho un appuntamento fisso fuori dal lavoro dalle 11:00 alle 12:00 e te lo dico ora, così potrai organizzarti adeguatamente se avrai bisogno di qualcosa da parte mia in quei giorni”.

I limiti più difficili da comunicare (e, francamente, anche da definire) sono quelli che non sono così concreti. Soprattutto se riguardano la quantità di lavoro che puoi svolgere.

Quando lavoravo in quell'agenzia che alla fine mi ha licenziato, non riuscivo a esprimere adeguatamente il fatto di avere troppo lavoro da svolgere, perché gestivo il numero di progetti che loro ritenevano appropriato. 

Tralasciando il fatto che i progetti non hanno tutti le stesse dimensioni e che il numero di progetti è un modo pessimo per valutare il carico di lavoro. Ma una comunicazione costante al riguardo — per esempio, preparando il tuo responsabile al fatto che vorrai utilizzare una parte delle tue riunioni individuali per parlare della quantità di lavoro di cui sei responsabile — permetterà a te e al tuo responsabile di vedere in anticipo le possibili criticità. 

Quindi, se non riesci a comunicare il limite in termini assoluti, comunica almeno che sai di avere un limite e che informerai qualcuno quando ti accorgerai di essere vicino a raggiungerlo.

3. Fai rispettare

Questa è la parte più difficile di tutte, e quella che mi ha messo nei guai alcune volte. È positivo avere dei limiti e devi comunicarli, ma farli rispettare agli altri è difficile. Come project manager, tendiamo ad assicurarci che il team abbia ciò di cui ha bisogno prima di occuparci delle nostre necessità. 

Vogliamo anche preservare la fiducia, dato che lavoriamo duramente per ottenerla. Far rispettare i limiti è solitamente, nella migliore delle ipotesi, scomodo. Far rispettare un limite dipende davvero dai primi due passaggi: definirlo e comunicarlo. Se non li hai definiti, potresti sentire che qualcosa non va, ma potresti non essere in grado di capire il perché. 

Se non li hai comunicati, non sarà facile farli rispettare: la persona non saprà di aver oltrepassato un limite se non sa che esiste. (Tranne quella persona che mi mandava messaggi in modo inappropriato: nessuno doveva dirgli che aveva oltrepassato il limite; era evidente.)

Far rispettare con sicurezza i propri limiti può essere talvolta la parte più difficile del lavoro. È anche la parte che ti aiuta a non esaurirti e a mantenerti in buona salute mentale (e talvolta fisica). 

La chiave per far rispettare i limiti è ribadirli chiaramente, con sicurezza ma senza forti emozioni, e comprendere che una persona che oltrepassa consapevolmente il tuo limite è nel torto, non tu.

Potresti invece offrire qualcos’altro, come spesso facciamo noi PM: “Non posso fermarmi fino a tardi, ma posso dedicare un’ora a farlo domani”. Ma non devi farlo.

4. Rivaluta

Alcuni limiti finiscono per “scadere” con il tempo. Se hai un impegno legato alla cura dei figli, quando tuo figlio sarà più grande e non avrà più bisogno di essere accompagnato all’asilo e riportato a casa, il tuo limite potrebbe cambiare. 

Alcuni limiti potrebbero allentarsi, come “occuparsi di soli 3 progetti alla volta”: potresti scoprire che, con l’esperienza, ti sentirai a tuo agio nel gestirne di più. Di tanto in tanto, dai un’occhiata all’elenco che hai creato e verifica se qualcosa dovrebbe cambiare.

Inoltre, potresti voler rivalutare i limiti lavorativi rispetto ai quali ricevi molte resistenze: quel limite è ragionevole oppure non lo hai spiegato in un modo che permetta agli altri di rispettarlo?

5. Rifletti

A volte possiamo dare segnali contrastanti riguardo ai nostri limiti. Forse hai stabilito con i membri del tuo team che non risponderai alle e-mail di lavoro fuori dall’orario lavorativo, ma poi inizi a rispondere alle e-mail anche fuori orario. Oppure hai detto al tuo capo di avere troppi progetti, ma ti offri volontario per occuparti di qualcosa di nuovo. 

Se non rispetti i tuoi stessi limiti, è molto meno probabile che lo facciano anche gli altri. Quindi esamina attentamente l’elenco che hai creato e chiediti: stai violando i tuoi stessi limiti?

Se è così, chiediti perché. Il limite non è più necessario? È irragionevole o poco utile? Hai gli strumenti necessari per dire di no con sicurezza?

Usa questo feedback per ridisegnare quei confini e assicurati di spiegare agli altri cosa è cambiato (o cosa non è cambiato) e perché potresti comportarti diversamente in futuro. E se hai bisogno di aiuto per imparare a dire di no, qui trovi alcune ottime risorse per aiutarti.

Esempi di limiti sul lavoro

Ecco alcuni esempi di limiti che potresti stabilire sul lavoro, o che le persone intorno a te potrebbero stabilire e che dovrai rispettare, insieme alle espressioni utilizzate per definire tali limiti:

Limite	Esempi
Non accettare più lavoro di quanto ti senti a tuo agio a gestire	“Ho altri progetti di cui sono attualmente responsabile e aggiungere altro lavoro metterebbe a rischio tutti i miei progetti.” “Posso occuparmene, ma non prima che il progetto x sia terminato.”
Iniziare o terminare il lavoro a un determinato orario in alcuni giorni, oppure rispettare vincoli di tempo ad hoc	“Non posso partecipare alle riunioni prima delle 10:00.” “Venerdì dovrò lasciare il lavoro prima per un impegno personale.”
Non partecipare a eventi di lavoro in cui vengono serviti alcolici, oppure per motivi religiosi o personali	“Venerdì non posso partecipare all’aperitivo.” “Per le prossime 4 settimane dovrò andare via prima del tramonto.”
Non entrare nell’ufficio o nello spazio di lavoro di qualcuno finché non si viene invitati:	“Devo rimanere concentrato, quindi bussa e aspetta che ti dica ‘entra’.” “Metterò sulla mia scrivania un cartello con scritto ‘Disponibile’ e ‘Non disponibile’, così saprai se posso parlare oppure no.”
Rifiutare di donare denaro o tempo a un’associazione benefica sponsorizzata dal luogo di lavoro	“Al momento non posso occuparmene.” “Non mi sento a mio agio nello svolgere quell’attività.”
Non essere contattati telefonicamente	“Usa il mio numero di cellulare solo per messaggi urgenti; altrimenti, scrivimi un’e-mail.” “Il mio numero di cellulare è riservato esclusivamente alla famiglia. Mandami un messaggio su Slack: arriverà sul mio telefono e lo vedrò subito.”
Essere chiamati solo con il proprio nome completo o con uno specifico soprannome	“So che a volte le persone vogliono abbreviarlo in Pat o Patty, ma chiamami Patrice.” “Mi faccio chiamare Topher, non Chris o Christopher.”
Rispettare lo spazio personale o i limiti fisici	“Non amo abbracciare le persone, ma sono davvero felice di vederti.” “Sono il tipo di persona che si sente a disagio con il contatto fisico.”
Rifiutarsi di condividere i propri social media	“Il mio profilo Twitter è piuttosto personale, quindi non voglio che venga inserito nella mia biografia.” “Tengo privato il mio profilo Facebook, quindi non potrò promuovere i nostri social pubblicando lì.”

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Assicurati di rispettare i limiti degli altri

Rispettare i limiti degli altri è quasi altrettanto importante quanto stabilire i propri. Se qualcuno è chiaro riguardo a ciò che farà o non farà, in quanto essere umano rispettoso hai il dovere di tenerne conto.

Se ci hai provato, ma non riesci a farlo, è il momento di parlare con quella persona di come definire un limite che abbia senso per te e per lei.

Ricorda: i limiti sono un dono salutare che fai a te stesso

A volte può essere scomodo definire e mantenere i propri limiti, ma alla fine sei tu la persona che ne risente maggiormente.

Ma non deluderai soltanto te stesso: Brené Brown lo dice meglio di chiunque altro: La chiarezza è gentile. La mancanza di chiarezza è scortese. I confini ti permettono di essere gentile con te stesso e con gli altri.