3 Ruoli di Collaborazione per Riunioni Efficaci nel 2026
Quando la Harvard Business Review ha intervistato 182 manager senior, il 71% ha dichiarato che le riunioni sono improduttive. Quando Miro ha intervistato 2.000 lavoratori della conoscenza, questi hanno affermato che collaborare strettamente con colleghi e manager su un progetto è il modo principale per costruire relazioni sul posto di lavoro — cosa che aumenta notevolmente la probabilità che rimangano nella loro posizione attuale.
Queste due cose si combinano per dirci che dobbiamo migliorare le nostre riunioni. Se le trasformiamo in workshop possiamo renderle più efficaci, coinvolgenti e sfruttare davvero il potere della collaborazione nei nostri progetti.
Sono Annie MacLeod, una project manager e coach esperta e appassionata che ama creare esperienze di collaborazione per team remoti e i loro progetti. Queste esperienze attraversano l’intero ciclo di vita dei progetti: dalla raccolta dei contributi dai clienti di progetto, alla creazione di workshop collaborativi per risolvere problemi, alla presa di decisioni finali e al miglioramento della cultura del team.
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Una parte importante per rendere riunioni e workshop più efficaci, soprattutto nel mondo distribuito, è capire i nuovi ruoli di facilitatore, contributore e designer. Quando si fanno riunioni, workshop e si costruiscono esperienze collaborative nel mondo distribuito, è necessaria un po’ di pianificazione per assicurarsi che queste sessioni siano il più efficaci possibile.
Gli obiettivi chiave per rendere riunioni e workshop efficaci sono:
- Rispetto del tempo delle persone: le riunioni devono iniziare e finire puntuali ed essere strutturate per risultare il più efficienti possibile
- Raccogliere i contributi: le riunioni non dovrebbero essere solo trasmissione di informazioni—dobbiamo coinvolgere le persone per farle sentire valorizzate e parte attiva
- Sfruttare la conoscenza del team collaborativo: le riunioni hanno un costo—tutti i partecipanti devono fornire valore e per ottenerlo servono workshop orientati all’azione
Concentrandosi su questi obiettivi, utilizzando al meglio facilitatori e designer e comprendendo come ingaggiare i propri collaboratori, le riunioni di progetto raggiungeranno un livello superiore!
Quali sono i ruoli chiave nella collaborazione?
Ho riscontrato che, soprattutto nella collaborazione digitale, esistono tre nuovi ruoli nel team che contribuiscono a rendere le esperienze delle riunioni il più efficaci, efficienti e coinvolgenti possibile. I ruoli collaborativi esistono da tempo, ma quelli che descrivo sono nuovi proprio a causa del grande passaggio verso team distribuiti e della necessità di una collaborazione efficace.
Questi ruoli sono:
- Designer: chi crea lo spazio di lavoro della riunione o le esperienze di workshop
- Facilitatore: colui che conduce effettivamente la riunione o il workshop
- Collaboratore: le persone interne ed esterne che apportano competenze e conoscenza alla riunione
Vediamo, quindi, un tipico incontro di project management digitale per illustrare i diversi ruoli. La vostra agenzia potrebbe avere una riunione di design con il cliente per definire gli elementi chiave di design, come devono apparire, quali contenuti sono necessari, chi li possiede e altri dettagli.
Queste riunioni spesso sono una prassi per l’agenzia, quindi avrebbe senso investire nella loro esecuzione in un formato standardizzato e inserendo attività con il brand all’interno della riunione. Queste attività potrebbero poi essere trasformate in template per consentire a più persone di usarle negli incontri con i clienti.
In questo caso, un designer creerebbe lo spazio della lavagna o un altro strumento di collaborazione per il team (come il PM Gameboard!) per garantire che rispetti gli standard del marchio e abbia uno stile coerente con la voce, i font e gli altri elementi di design del vostro brand. Inoltre, un designer può far sì che le attività collaborative della riunione siano visivamente attraenti e semplici da seguire.
Il facilitatore lavorerà con il designer sul flusso della riunione e si occuperà della conduzione. Tutto viene svolto pensando ai collaboratori—in questo caso, le persone interne ed esterne del cliente che parteciperanno alla riunione. Sarà importante assicurarsi che la vostra board di riunione contenga attività coerenti con il pubblico dei vostri collaboratori.
Trovo che, se hai a che fare con dirigenti di alto livello, sia meglio andare subito al sodo, usare raramente icebreaker e attenersi ai fatti. Se invece lavori con colleghi e collaboratori, è importante inserire attività come gli icebreaker e creare un’atmosfera divertente e coinvolgente per costruire relazioni!
Scopri altre best practice per la collaborazione qui.
Perché Sono Importanti Questi Ruoli?
Nei nostri progetti digitali ci sono ogni sorta di riunioni! In ogni fase o traguardo di un progetto organizziamo riunioni ed è particolarmente importante assicurarci che esse siano il più efficaci possibile, così che le persone possano tornare a generare valore sul progetto.
Ora che svolgiamo così tante riunioni digitalmente per team remoti o ibridi, serve molta pianificazione per renderle efficaci.
Fortunatamente si stanno moltiplicando le soluzioni per rendere questi incontri più interattivi dal punto di vista tecnico. Zoom ha aggiunto una lavagna, Apple ha annunciato una nuova app, ClickUp ha integrato funzionalità di lavagna, è possibile aggiungere Miro board agli spazi MS Teams, e tutti stanno capendo che le riunioni devono essere uno spazio d'interazione, non solo "teste parlanti" nella galassia digitale.
Quello che dobbiamo fare è trasformare le nostre riunioni in workshop. Adoro questa citazione per descriverlo:
Semplicemente, le riunioni sono dove si discute.
I workshop sono dove si fanno le cose.
| Riunioni | Workshop |
|---|---|
| Scopo a volte poco chiaro | Orientati all’azione |
| La persona più senior riceve maggiore attenzione | Con uno scopo preciso |
| Chi parla più forte domina la discussione | Tutti partecipano |
| Tendono a trasmettere informazioni - interazione limitata | Coinvolgenti e collaborativi |
| Durata spesso problematica, non iniziano o non finiscono in orario | Durata e flusso pianificati |
Nei nostri progetti digitali, abbiamo numerose riunioni che possono essere trasformate in workshop, sia che si tratti di incontri di pianificazione, brainstorming per risolvere un problema o progettare una soluzione, o retrospettive per riflettere sul nostro lavoro.
Mi piace dire ai miei clienti che in realtà esistono solo quattro motivi per cui fare una riunione:
- Risolvere un problema
- Prendere una decisione
- Co-creare
- Costruire relazioni
Tutti questi tipi di riunioni possono essere convertiti in workshop, invece di farli diventare solo un momento di discussione. Quando trasformiamo le riunioni in workshop, esistono tecniche chiave e ruoli specifici che garantiranno di ottenere risultati:
| Obiettivo | Tecnica | Ruolo del Designer | Ruolo del Facilitator |
|---|---|---|---|
| Rispetto del tempo delle persone | Agenda | Creare attività efficaci dal punto di vista del tempo e inclusive per raggiungere il risultato | Tecniche per mantenere il gruppo focalizzato, ottenere chiarezza e risultati |
| Raccogliere input | Attività per raccogliere informazioni, conoscenza e feedback. Ad esempio brainstorming, brainwriting o decision-making collaborativo | Creare attività che coinvolgano efficacemente i partecipanti | Conoscenza delle tecniche per garantire che tutti i partecipanti al workshop siano coinvolti attivamente e abbiano l'occasione di dare il proprio contributo |
| Sfruttare la conoscenza del team | Stanze "breakout" in cui piccoli gruppi risolvono problemi, danno raccomandazioni, sviluppano soluzioni e presentano al gruppo | Creare attività che valorizzino la creatività dei partecipanti, consentendo di suddividersi e poi presentare i risultati | Gestire efficacemente persone e gruppi per assicurare che tutti avanzino e portino a termine il proprio compito nel tempo stabilito |
5 Tecniche Per Trasformare Le Tue Riunioni In Workshop
Ora andiamo ad esplorare alcune tecniche e i ruoli di designer e facilitator più in dettaglio, per capire come possano garantire che i nostri meeting e workshop raggiungano gli obiettivi di:
- Rispettare il tempo delle persone
- Chiedere il contributo del team
- Sfruttare le conoscenze del team
1. Ordine del giorno
Le riunioni senza un ordine del giorno non rispettano il tempo delle persone né valorizzano il loro contributo. Come minimo, ci deve essere un risultato previsto per la riunione, che deve essere inviato insieme all'invito—altrimenti, i partecipanti non sanno perché sono stati invitati o cosa ci si aspetta da loro.
Nell'ordine del giorno si vogliono anche delineare le attività da svolgere per arrivare al risultato: affrontando questo punto durante la preparazione dell'agenda, ci si dimostra rispettosi del tempo dei partecipanti e si rende evidente come il team contribuirà al risultato.
2. Attività
Queste sono fondamentali per passare da una semplice riunione a un vero e proprio workshop—in altre parole, per passare da una discussione a un effettivo raggiungimento degli obiettivi. Queste attività sono basate o strutturate in base al tipo di risultato che si vuole ottenere.
Alcuni esempi chiave sono:
- Brainstorming: per risolvere problemi, definire l'ambito, sviluppare alternative e fare retrospettive
- Ice breaker: per creare relazioni e dare la giusta energia al gruppo per affrontare i contenuti della riunione
- Raccolta di input o feedback: pianificazione, stima, sviluppo di alternative, prioritizzazione, mappatura del processo di workflow, sviluppo di user story
- Sintesi delle informazioni: revisione dati di ricerca, analisi delle cause radice
Tutte queste attività possono essere strutturate in modo collaborativo, permettendo al gruppo di completare l'attività insieme e ottenere i benefici che derivano dalla collaborazione—come raccogliere diversi punti di vista e competenze.
3. Designer
Ogni volta che trasformiamo una riunione in un workshop o adottiamo una nuova suite di strumenti di collaborazione per progetti, è importante che qualcuno sia responsabile della preparazione dello spazio digitale per il workshop e le attività (il piano di abbonamento del software di collaborazione scelto può anche limitare le opzioni disponibili in questi casi).
Questa persona potrebbe essere il nostro project manager, si potrebbe usare un template predefinito disponibile online o su MiroVerse, oppure, se il workshop è abbastanza grande, complesso o importante, potrebbe essere opportuno affidarsi a un designer professionista per allestire lo spazio di lavoro.
I designer portano abilità e metodologie specifiche per rendere il tuo workshop visivamente accattivante, facile da seguire, logico ed efficace. Lavorando insieme al facilitatore, possono arricchire le attività collaborative rendendole coinvolgenti e divertenti.
Alcune considerazioni su quando ricorrere a un designer professionista possono essere:
| Elemento | Considerazione |
|---|---|
| Dimensione del workshop | Se ci saranno più di 10 o 12 persone, le dimensioni contano. Lo spazio deve permettere a tutti di lavorare efficacemente nella propria area e di fornire i propri contributi in modo efficiente, con il minimo attrito tecnologico. |
| Complessità | Se sono previste più attività durante il workshop, più gruppi in stanze separate o categorie diverse di ricerca, materiale e dati da condividere tra i partecipanti, un designer può organizzare tutto il materiale rendendolo facilmente accessibile. |
| Profilo | Se al workshop parteciperanno clienti, esperti esterni o consulenti, l'esperienza deve avere un aspetto e un'impressione professionali. |
4. Facilitatore
Come per il ruolo di designer, bisogna decidere chi sarà il facilitatore del workshop. Questa è la persona che coordinerà il workshop. Il suo ruolo è molto simile a quello di un direttore d’orchestra—cerca di ottenere il massimo dall’esperienza e da tutti i partecipanti!
I buoni facilitatori possiedono eccellenti capacità di ascolto attivo, gestione del tempo, porre domande chiarificatrici, sono obiettivi e forniscono una prospettiva neutrale, e sanno incoraggiare un ambiente psicologicamente sicuro per i partecipanti al workshop. Molti strumenti di collaborazione basati su AI offrono funzionalità che possono occuparsi di alcuni degli aspetti manuali della facilitazione per te.
Inoltre, i facilitatori dispongono di tecniche per intervenire. Ad esempio: interrompere conversazioni inappropriate e far rispettare le regole della riunione, oppure assicurarsi che ci sia una sola conversazione alla volta.
Come per il ruolo di designer nel nostro progetto, il facilitatore può essere in realtà il project manager o il team leader, ma potrebbero esserci diverse situazioni di progetto in cui sarebbe più appropriato utilizzare un facilitatore esterno.
Pensa in termini di:
- Sorge un problema di progetto in cui il project manager ha un punto di vista unico o significativo da esprimere nella risoluzione del problema, ma desidera comunque garantire che il resto del team venga ascoltato. Un facilitatore può assicurarsi che tutte le voci vengano ascoltate.
- Si sta svolgendo una retrospettiva in cui il project manager ha avuto un conflitto con il team. In questo caso, probabilmente non sarebbe opportuno che il project manager faciliti la retrospettiva, poiché potrebbe aver contribuito al conflitto.
- Il project manager potrebbe non avere le competenze o l'esperienza per facilitare una determinata attività o con un gruppo di dimensioni maggiori. Un facilitatore professionista non solo può condurre correttamente il workshop, ma potrebbe anche essere in grado di istruire il PM su come gestire quell’attività in futuro o affrontare gruppi più ampi.
5. Contributore
Ecco alcune considerazioni per ottenere il massimo dai tuoi contributori al workshop. Persone come: esperti del settore, membri del team di progetto, sponsor e stakeholder.
Ho constatato che nel mondo distribuito e remoto, esistono alcune considerazioni uniche per assicurarsi di ridurre al minimo l'attrito che la tecnologia può creare nell’esperienza di workshop.
Ecco alcuni esempi:
- Le competenze dei tuoi contributori sono fondamentali per il successo. Spesso le loro abilità tecnologiche saranno inversamente proporzionali al loro livello di istruzione. Dottorati di ricerca e avvocati—professioni che dipendono dall'orazione—possono avere difficoltà con le competenze di battitura. In questo caso, conviene offrire vari modi per fornire contributi: ad esempio avere qualcuno che possa trascrivere le note della chat sulle lavagne, o addirittura una persona che lavori assieme a loro per raccogliere i loro input.
- È consigliabile mettere a disposizione materiali prima del workshop così che i contributori possano esercitarsi nelle competenze chiave che useranno durante il workshop. Un'altra tecnica può essere integrare le competenze richieste in un’attività rompighiaccio all’inizio della sessione, in modo che possano fare pratica in uno spazio 'sicuro' prima di passare ad attività più complesse.
- È opportuno stabilire regole di ingaggio o norme del team per il workshop. Qui ci sono alcune ottime risorse da Indeed da cui prendere spunto.
- Sii consapevole che alcuni partecipanti potrebbero non conoscere certe tecniche o attività che hai inserito nel workshop. Questi partecipanti avranno bisogno di istruzioni e forse di essere seguiti attraverso le attività—prevedilo nel tuo design e informa il facilitatore di queste situazioni.
Allontanati dal caos delle riunioni!
Sposta il maggior numero possibile di riunioni verso i workshop! Quando attui questa conversione, cerca opportunità per coprire i ruoli del designer e del facilitatore, ma ricorda anche di comprendere chiaramente il tuo pubblico.
Puoi sfruttare l’occasione per introdurre i contributori a nuove tecniche o valorizzare il loro sapere ed esperienza in attività di brainstorming creativo come il brainstorming silenzioso.
Inoltre, non dimenticare di consultare le risorse online e i template di MiroVerse per iniziare. Possono essere la tua ispirazione e designer tutto in uno.
Inoltre, ho scritto cinque tecniche di brainstorming da esperto che meritano una lettura. Commenta qui sotto—mi piacerebbe sapere cosa hai provato, i tuoi successi e di cosa vorresti sapere di più riguardo la collaborazione!
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