Un Processo di Gestione del Cambiamento in 3 Passi per i Project Manager
Potrà sembrare un cliché, ma è vero: l'unica costante nella vita è il cambiamento. Giusto? Se sei un digital project manager (o aspiri a diventarlo), probabilmente sai fin troppo bene quanto sia importante avere un processo di gestione del cambiamento efficace.
Come project manager a contratto e consulente di project management, aiuto quotidianamente team e agenzie digitali a implementare pratiche di gestione del cambiamento. So quanto può essere importante una buona gestione organizzativa del cambiamento e come possa influenzare sia la performance del team che la cultura aziendale.
Per questo sono entusiasta di condividere alcuni consigli e mostrarti come puoi diventare un promotore del cambiamento nella tua azienda o nel tuo team di progetto.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Che cos'è la gestione del cambiamento?
Partiamo dall'inizio e assicuriamoci di avere tutti la stessa idea su cosa sia effettivamente la gestione del cambiamento. Nel mondo del project management e della gestione del cambiamento circolano più definizioni, e ci sono molte informazioni utili da ognuna per creare una gestione del cambiamento efficace.
Il Project Management Institute afferma: “La gestione del cambiamento è un'applicazione organizzata e sistematica delle conoscenze, degli strumenti e delle risorse necessarie al cambiamento, che offre alle organizzazioni un processo chiave per raggiungere la propria strategia di business.”
Spiegano inoltre che la gestione del cambiamento è l'approccio sistematico per affrontare il cambiamento, sia dal punto di vista organizzativo che individuale. Proseguono dicendo che la gestione del cambiamento è un termine alquanto ambiguo.
Essa include almeno tre aspetti distinti: adattarsi al cambiamento, controllare il cambiamento e attuare il cambiamento. È importante comprendere che un approccio proattivo nell'affrontare il cambiamento è al centro di tutti e tre gli aspetti. Nelle prossime sezioni vedremo come essere proattivi di fronte ai cambiamenti.
Un'altra definizione che considereremo è quella di PROSCI, l'organizzazione che certifica i professionisti della gestione del cambiamento. Definiscono la gestione del cambiamento così: La gestione del cambiamento è un quadro abilitante per gestire il lato umano del cambiamento.
Noterai che la loro enfasi è sulle persone, il che rappresenta un contrasto interessante rispetto alla definizione del PMI. Quella del PMI si concentra maggiormente sull'organizzazione e sul processo.
Sebbene queste siano definizioni generali della gestione del cambiamento, è importante notare che i framework di gestione del cambiamento possono essere utilizzati per cambiamenti a breve termine, a lungo termine e persino trasformativi. Potresti aver bisogno di aggiungere o semplificare passaggi a seconda della natura del cambiamento e se si tratta di un cambiamento importante o minore.
Che cos'è un processo di gestione del cambiamento?
Così come avviene per la definizione della gestione del cambiamento, anche il modo in cui le organizzazioni definiscono il proprio processo di gestione del cambiamento può variare. Ai nostri fini, un processo di gestione del cambiamento è semplicemente il quadro con cui un'organizzazione o un team gestisce il cambiamento. Il processo e i flussi di lavoro possono differire a seconda del tipo di cambiamento organizzativo.
Ad esempio, l'iniziativa di cambiamento che un team di quattro persone mette in atto per modificare una pagina di un sito web per un cliente potrebbe essere molto meno complessa rispetto a una multinazionale che decide di cambiare l'intero sistema CRM e formare tutti i 1200 commerciali e leader sull'utilizzo della nuova tecnologia.
Scopri di più sull'importanza della gestione del cambiamento qui.
Perché i project manager hanno bisogno di un processo di gestione del cambiamento?
Come per molte altre attività che svolgiamo come project manager, avere un processo documentato è importante. Tuttavia, disporre di un processo di gestione del cambiamento per un project manager può essere fondamentale per il successo di un progetto complesso.
Secondo PROSCI, avere un processo significa:
- I dipendenti hanno 6 volte più probabilità di raggiungere gli obiettivi del progetto
- Cinque volte più probabilità di rispettare le tempistiche
- Due volte più probabilità di restare nei limiti del budget
Poiché il pianificazione, il perimetro del progetto e il budget sono tra gli aspetti più importanti su cui si concentra un buon project manager durante un progetto o un'iniziativa, questi dati dovrebbero aiutarti a capire perché è fondamentale adottare un processo formale.
Un altro motivo importante per cui i project manager devono avere un processo di gestione del cambiamento è il morale del team.
Pensaci: quando lavori su un progetto lungo e complesso con molti cambiamenti, rischi di "sentire il colpo" (in senso metaforico) se i cambiamenti non vengono implementati e poi gestiti in modo metodico.
A volte è necessario rallentare un po' per elaborare davvero il cambiamento, in modo da far progredire il progetto in modo efficiente ed evitare di sprecare ore o sovraccaricare il team.
Come project manager, è tua responsabilità guidare il team attraverso il cambiamento. Questo significa costruire una strategia di gestione del cambiamento che comprenda tre parti.
- Spiegare il cambiamento
- Facilitare lo sviluppo di un piano di gestione del cambiamento
- Rispondere alle domande e fornire feedback
Avere un quadro coerente per fare questo ti aiuterà ad avere più successo. Puoi persino trovare (o creare) un tuo modello per questo processo, in modo da renderlo più ripetibile. E, man mano che ti sentirai più a tuo agio, potresti persino volerlo automatizzare.
In un progetto lungo, possono facilmente verificarsi cambiamenti nell'ambito, nel budget, nella tempistica e persino nel team di progetto. Le grandi dimissioni del 2021 hanno davvero sottolineato questo ultimo punto per molti project manager.
Nel mio lavoro, ho visto questo quando sono stato chiamato a gestire un progetto che era iniziato con un team principale di quattro persone. Poiché la tempistica è cambiata, due dei membri originali del team sono stati assegnati ad altri progetti e uno ha lasciato l'azienda per un'altra opportunità.
Questo ha portato a ritardi nel kick-off del progetto perché ho dovuto inserire nuovi membri nel team e aiutare a chiarire le aspettative su ruoli e responsabilità.
Mentre il progetto procedeva, altri due membri sono stati sostituiti. Questo ha generato ulteriori ritardi perché ho dovuto riorganizzare il lavoro, integrare nuovi membri nel team e gestire le aspettative del cliente.
Come puoi immaginare, ciò ha aggiunto ore di lavoro e complessità al progetto. Avere un processo per comunicare il cambiamento internamente ed esternamente, oltre a gestire tutte le fasi di inserimento e uscita dei membri del team, è stato di grande aiuto per mantenere tutti informati e il progetto in carreggiata.
Sebbene non fosse possibile evitare del tutto l'adeguamento della tempistica, il progetto ha comunque continuato ad andare avanti nel modo più fluido possibile.
Esempio di un Processo di Gestione del Cambiamento
Esistono diverse metodologie che puoi utilizzare per creare un piano di gestione del cambiamento. Ai fini di questo post, vedremo quella di PROSCI. Essi utilizzano due modelli per creare un processo che consente una efficace gestione dei cambiamenti all’interno di un’organizzazione o di un team di progetto. Il primo è il Prosci Change Triangle (PCT) e il secondo è il modello ADKAR.
Prosci Change Triangle (PCT) ha tre ruoli chiave che costituiscono il team di gestione del cambiamento: leadership/sponsorizzazione, project management e gestione del cambiamento. Al centro del triangolo si trova la definizione comune di successo. Questo modello ci indica che sono necessari questi tre ruoli per sostenere il cambiamento e una definizione condivisa di ciò che significa cambiamento di successo.
ADKAR è l'acronimo di:
- A: consapevolezza della necessità di cambiamento
- D: desiderio di partecipare al cambiamento e sostenerlo
- K: conoscenza di come implementare il cambiamento necessario
- A: capacità di mettere in pratica le competenze e i comportamenti richiesti
- R: rinforzo per sostenere il cambiamento una volta implementato
Sia che tu utilizzi questi modelli PROSCI per creare una metodologia di gestione del cambiamento, sia che tu adotti la tua, è importante integrare questo lavoro nei processi aziendali. Il tipo di cambiamento e le metriche di successo dovrebbero essere presi in considerazione quando si crea il proprio approccio e ci si prepara a implementarlo.
Processo di Gestione del Cambiamento in 3 Passi
Se i modelli spiegano chi e cosa serve per realizzare il cambiamento, il processo ci dice come farlo. Questi tre passaggi ti condurranno sulla strada giusta per realizzare un cambiamento di successo nella tua organizzazione.
1. Definisci e preparati al cambiamento
Durante questa fase, dovrai definire cosa significa successo.
- Come apparirà il tuo progetto se il cambiamento è stato implementato con successo?
- Quali KPI userai per capire se hai avuto successo?
- Quanto è distante lo stato ideale dalla situazione attuale?
Dovrai anche definire l’impatto del tuo cambiamento.
- Chi o cosa sarà impattato e come?
- Potrebbero esserci conseguenze indesiderate nell’apportare questo cambiamento?
- Come potresti mitigare questi effetti?
- Ci sono ostacoli che tu o il tuo team dovrete superare?
E infine, sarà importante definire il tuo approccio al cambiamento. Come apporterai il cambiamento e chi deve essere coinvolto? Proprio come nella gestione della timeline di progetto, potresti anche voler creare una timeline di cambiamento con alcune tappe fondamentali definite.
Durante questa fase, dovrai assicurarti di ottenere il consenso di tutti gli stakeholder. Anche se la maggior parte di questo articolo è rivolto alle agenzie, se lavori internamente, il tuo team di progetto e qualsiasi sponsor o altro leader che abbia interesse nel successo del progetto dovrà essere incluso.
2. Implementa e gestisci il cambiamento
Una volta che hai definito il cambiamento e creato un piano, è il momento di agire! In questa fase, implementerai il piano. Monitora i tuoi progressi così da poter risolvere domande o eventuali problemi prima che diventino troppo grandi o ostacolino il successo del cambiamento.
Pensati come un allenatore: hai un playbook (i tuoi piani) ma devi adattarti mentre il gioco procede. Ricorda, è importante non festeggiare troppo presto! Potresti dover pianificare nuove “strategie” man mano che la situazione evolve.
Ricordi quei KPI (indicatori chiave di performance) che hai stabilito nel passaggio 1? Monitorare il tuo avanzamento rispetto a essi in questa fase è davvero importante. Ti fornirà i dati necessari per capire come sta andando l’implementazione del cambiamento.
3. Mantieni il cambiamento (adozione)
Una volta che il cambiamento è stato implementato con successo, vorrai assicurarti che rimanga nel tempo. Ricorda che servirà del tempo per costruire una routine. Quindi, aspettati che vecchie abitudini e modalità di lavoro possano riaffiorare di tanto in tanto, e predisponi un processo per segnalarle gentilmente e reindirizzare i membri del team verso il nuovo modo di lavorare.
Può anche essere molto utile riconoscere chi si impegna davvero ad abbracciare il cambiamento che hai introdotto. Che sia in modo informale durante uno standup o una riunione di team, oppure formalmente con un premio, un bonus o persino una promozione, gratificare i membri del team che abbracciano il cambiamento è un buon modo per far sì che resti.
Se il cambiamento richiede tempo per essere consolidato, abbi pazienza. Ricorda di celebrare i tuoi successi lungo il percorso. Questo aiuterà il team a continuare a costruire sui progressi già fatti.
Due esempi di processi di cambiamento in azione
In qualità di project manager, sapere come e quando applicare il processo di cambiamento fa parte del ruolo. Qui vediamo due esempi di project manager che applicano (o avrebbero dovuto applicare meglio) processi di cambiamento nella vita reale. Trova altri esempi di change management qui.
Esempio 1
Josephine, una digital project manager presso un’agenzia web, ha affrontato una sfida. La sua splendida cliente era andata in congedo di maternità e, al suo ritorno, la comunicazione era un po’ cambiata.
Le scadenze venivano mancate e i feedback non erano più così completi o azionabili come prima del congedo della cliente. Era evidente che il workflow creativo si era interrotto. E mentre avrebbe potuto rimproverare la cliente e convocare una riunione per discutere quanto fosse difficile lavorare con lei, ha fatto l’opposto.
Ha chiesto alla cliente di raccontarle, dal suo punto di vista, qual era la difficoltà nel fare i cicli di revisione e fornire feedback. La cliente ha condiviso che era complicato rispettare le scadenze e fornire feedback completi mentre si prendeva cura di un neonato. Questo ha fornito a Josephine un importante contesto e la causa alla radice del problema che la cliente aveva nel fornire i feedback sui design.
Così, Josephine e il suo team hanno deciso di essere loro a cambiare. Hanno ideato un nuovo sistema per semplificare il processo e renderlo più facile per tutti. Invece di fissare una grande riunione per le revisioni del design e chiedere alla cliente e al suo team di lasciare commenti in Figma (come avviene di solito nelle agenzie), il team ha provato una via diversa.
Hanno inviato una video-presentazione della revisione del design che la cliente poteva visionare quando le era più comodo. Poteva mettere in pausa e ripetere sezioni della revisione quando necessario (senza bisogno di prendere appunti o ricordare la logica dietro una scelta progettuale) e avrebbe potuto fornire il suo feedback come nota vocale per il team. Questo è un esempio fantastico di gestione del cambiamento e di supporto a un membro prezioso del team di progetto!
Esempio 2
Circa un anno fa, sono stato assunto per gestire il lancio di un sito web per un'agenzia. Quando ho incontrato il responsabile delle risorse dell’agenzia, la necessità era stata descritta come gestire il team di progetto per portare a termine un progetto quasi concluso.
Ma non è andata così. Dopo alcuni cambiamenti di personale, è emerso che il cliente non aveva mai approvato formalmente il design. Quindi, lo sviluppo non poteva proseguire come programmato. Ho dovuto quindi gestire una modifica sostanziale al programma e all’ambito del progetto.
Il team di design ha dovuto fare diverse iterazioni e anche i testi e i wireframe dovevano essere adattati. Come se non bastasse, gli elementi di design sarebbero stati usati anche per rinnovare il negozio eCommerce del cliente.
Così la tempistica, che doveva essere di circa 12-14 settimane, si è allungata fino a circa 7 mesi per completare tutto il lavoro. Perché è successo? Perché non è stato implementato un buon processo di gestione del cambiamento. I design aggiuntivi non sono stati realmente considerati una variazione, dato che i precedenti account manager non avevano ottenuto un’approvazione formale.
Che lezioni ha imparato il mio cliente da questa sfida?
- Assicurarsi di ottenere l’approvazione del cliente per iscritto
- Considerare di limitare i giri di revisione e feedback nello Statement of Work (SOW)
- Creare un processo formale per l’esecuzione delle variazioni che dettagli chiaramente i maggiori costi dovuti a un livello di sforzo più elevato
Sebbene tutte queste lezioni siano importanti, concentriamoci sulla terza. Disporre di un processo formale per avviare una modifica avrebbe permesso al team di fatturare al cliente il lavoro aggiuntivo necessario per sistemare i design secondo le sue preferenze, oltre agli adattamenti a testi e wireframe.
Software per aiutare i PM a gestire il cambiamento
Così come utilizzi software per la gestione dei progetti, potresti anche voler adottare un software per la gestione del cambiamento. Esistono molti strumenti per la gestione del cambiamento, a seconda delle tue esigenze e della struttura organizzativa.
Se stai cercando qualcosa di collaborativo, Wrike è un’ottima opzione (è anche valido per la gestione dei progetti e magari già lo conosci). Per adottare un nuovo software, potresti provare Whatfix. Se invece devi gestire il cambiamento sia per dipendenti interni sia per clienti esterni, considera WalkMe.
Diventa un esperto di change management
Se trovi affascinante il lato umano del cambiamento, potresti voler approfondire l’argomento. Valuta la lettura di uno dei libri di John Kotter, come Leading Change, la partecipazione a un webinar dal vivo o on-demand, o l’ottenimento della certificazione come change practitioner tramite Kotter Training o PROSCI.
Se possiedi una certificazione di project management come il PMP, queste attività (inclusa la lettura di questo articolo) possono valere per le tue ore di formazione continua.
Ti piace quello che hai letto? Continua a imparare iscrivendoti alla newsletter di The Digital Project Manager!
