Nuove Scoperte: Gli Strumenti Che Entusiasmano Gli Esperti di Gestione Progetti in Questo Momento
Piattaforme All-in-One: I nuovi strumenti di gestione progetti su misura offrono una struttura immediata per le agenzie, eliminando lunghi tempi di configurazione.
Strumenti AI per Meeting: Le soluzioni di presa appunti con AI aiutano i PM a restare presenti durante le riunioni catturando facilmente le informazioni chiave.
Soluzioni Personalizzate: Le piattaforme di sviluppo AI accessibili permettono ai PM di creare strumenti su misura, sviluppando soluzioni proprie per esigenze specifiche.
Strumenti Non Convenzionali: Alcuni strumenti PM efficaci provengono da fuori settore, offrendo soluzioni innovative per coordinamento e flusso di lavoro.
Cambio di Mentalità: I project manager stanno sempre più sperimentando e personalizzando strumenti che si adattano ai loro flussi di lavoro e necessità uniche.
Lo scenario degli strumenti di project management sta cambiando rapidamente. Tra assistenti potenziati dall’IA, piattaforme pensate specificatamente per agenzie e project manager che si danno da fare creando i propri tool con il “giusto vibe”, il modo in cui lavorano oggi i PM è molto diverso anche solo rispetto a pochi anni fa. Abbiamo chiesto a un gruppo di PM esperti di raccontarci quali sono gli strumenti che hanno realmente rivoluzionato il loro modo di lavorare — non i soliti nomi noti, ma quelli che hanno scoperto da poco, testato e integrato nelle loro attività quotidiane. Ecco cosa ci hanno raccontato.
Piattaforme All-in-One per il Project Management
Per i PM stanchi di trascorrere settimane a configurare strumenti prima di poterli davvero utilizzare, una nuova generazione di piattaforme dedicate offre qualcosa di diverso: una struttura pronta fin dal primo giorno.
Kayla Keizer, project manager in Northern, ha scoperto Productive.io e ha trovato che risponde a una frustrazione che molti PM conoscono bene. “È [Productive.io] fantastico. È progettato specificamente per le agenzie e il lavoro delle agenzie”, spiega, descrivendolo come “se non dovessi configurare ClickUp da zero, ecco cosa sarebbe Productive.” Ciò che l’ha colpita in particolare è che “già dal primo utilizzo hai una base su come dovresti fare le cose e su come tutto dovrebbe funzionare. Puoi tenere traccia del budget, dei progetti. Offre già ciò di cui hai bisogno per tipi di contratto diversi.”
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È [Productive.io] fantastico. È progettato specificamente per le agenzie e il lavoro delle agenzie
Christina Sookram, fondatrice di CNS Project Consulting Inc, ha trovato uno strumento che approccia la struttura in modo diverso. “Uno dei [migliori nuovi] strumenti si chiama Proggio,” racconta. “È uno strumento di project management che utilizza i flussi di lavoro (work streams) per organizzare il piano di progetto. In base alla natura e all’ambito del progetto su cui stai lavorando, suggerisce dei work stream per aiutarti a creare una work breakdown structure — l’ho trovato davvero interessante.”
Uno dei [migliori nuovi] strumenti si chiama Proggio. È uno strumento di project management che utilizza i flussi di lavoro per organizzare il piano di progetto.
Strumenti AI per Meeting e Prendinote
Uno dei problemi più frequenti per i project manager sono le riunioni — in particolare il conflitto tra essere presenti e riuscire a prendere nota di tutto. Una nuova generazione di strumenti AI per prendere appunti punta a risolvere proprio questa sfida.
Per Megan Cotterman, PM e consulente operativa, la risposta è stata Fathom. “Uno dei miei strumenti preferiti è Fathom per la generazione di appunti delle riunioni con l’IA,” spiega, citando “la possibilità di essere presente durante la riunione senza preoccuparsi di prendere appunti furiosamente, insieme alla funzione AI di poterle fare domande anche dopo la riunione.” Per lei questa combinazione è stata decisiva: “è quello che mi ha davvero cambiato la vita lo scorso anno.”
Uno dei miei strumenti preferiti è Fathom per la generazione di appunti delle riunioni con l’IA. Adoro avere la possibilità di essere presente in una riunione e non dovermi preoccupare di prendere appunti freneticamente.
Il Technical Project Manager Ryan Gilbreath ha trovato lo stesso valore in Read AI, e lo descrive con toni ancora più forti. “Uno strumento che mi fa proprio dire ‘non posso farne a meno’ è Read AI, il mio prendinote basato su IA,” racconta. “È diventato davvero il mio secondo cervello, soprattutto per le riunioni.” Ma ciò che per lui lo distingue va oltre la semplice presa di appunti: “ha anche una funzione di coaching. Può monitorare la mia voce, il tono, l’articolazione e valutare com’è andata la chiamata.”
Uno strumento che mi farebbe dire, ‘Devo assolutamente averlo’ è Read AI, il mio assistente per prendere appunti con l’AI
Assistenti AI & Strumenti Personalizzati
Alcuni project manager non aspettano che venga costruito lo strumento perfetto — lo stanno creando loro stessi. Grazie alla diffusione di piattaforme di sviluppo AI sempre più accessibili, realizzare soluzioni su misura è oggi più possibile che mai.
Ryan Gilbreath ha adottato questo approccio con Google AI Studio. "Uso Google AI Studio... puoi creare soluzioni diverse basate su codice vibe," spiega. "E in realtà ho creato un Assistente PM usando Google AI Studio che ha una modalità vocale. Così, se sto facendo un debriefing e ho bisogno di svuotare la mente, posso semplicemente attivare la modalità vocale."
Michael Gold, fondatore di Gold Project Management, ha adottato un approccio simile al fai-da-te quando i costi del suo CRM hanno iniziato a sembrargli insostenibili. "Ho semplicemente costruito il mio CRM usando Replit perché prima usavo Close ma mi costava circa 100 dollari al mese," racconta. "E invece ho costruito il mio pagando solo 25 dollari al mese per Replit." È un promemoria: per i PM curiosi dal punto di vista tecnico, il miglior strumento sul mercato potrebbe essere proprio quello che si creano da soli.
Ho semplicemente costruito il mio CRM usando Replit perché prima usavo Close ma mi costava circa 100 dollari al mese.
Strumenti Creativi & Non Convenzionali per la Gestione Progetti
Non tutti gli strumenti che finiscono nella cassetta degli attrezzi di un PM sono stati pensati per la gestione dei progetti — e a volte le soluzioni più efficaci arrivano dai posti più impensati.
Alexandria O'Bannon, Staffing Manager presso JUMP! Foundation, ha strutturato il suo flusso di lavoro di staffing attorno a uno strumento che non era mai stato pensato a questo scopo. "Un nuovo strumento che sto utilizzando non è uno strumento per PM, ma l'ho trasformato in uno strumento PM ed è ottimo per il mio processo di lavoro," racconta, presentando "un abbonamento davvero economico che si chiama WhenAvailable." Lo descrive come "in pratica un calendario RSVP", spiegando che "mi basta cliccare tutte le regioni dove voglio inviare le persone... genera una lista con chi è disponibile in quali Paesi e in quali date e da lì organizzo tutto il personale." È una soluzione semplice a una sfida di coordinamento che potrebbe altrimenti portare via ore.
Un nuovo strumento che sto utilizzando non è uno strumento per PM, ma l’ho trasformato in uno strumento PM ed è ottimo per il mio processo di lavoro. È un abbonamento davvero economico che si chiama WhenAvailable, che in pratica è un calendario RSVP.
Lo Stato Attuale degli Strumenti
Ciò che colpisce, in tutte queste raccomandazioni, non sono solo gli strumenti in sé, ma soprattutto la mentalità che li accompagna. Questi PM non aspettano una piattaforma perfetta che risolva ogni cosa. Sperimentano, riadattano, e in alcuni casi costruiscono esattamente ciò di cui hanno bisogno. Che si tratti di una piattaforma per agenzie pronta all'uso, di un'AI che ti aiuta a migliorare il modo in cui comunichi, o di uno strumento di pianificazione che si trasforma silenziosamente in una soluzione per l'organizzazione del personale, alla fine il miglior strumento è quello che si adatta a come lavori realmente.
