Il punto di vista di un esperto su come ottenere un vero ROI dall’IA
La maggior parte dei PM sta automatizzando le attività. Justin Bateh spiega come ottenere ROI dall’IA automatizzando il coordinamento e concentrandosi sul lavoro decisionale che fa realmente progredire l’azienda.
Justin Bateh lavora all'intersezione tra intelligenza artificiale ed esecuzione. Con oltre vent'anni di esperienza nella gestione di progetti e un dottorato in Gestione Operativa, utilizza l'IA per costruire sistemi di progetto semplici e forma le persone nella gestione progetti potenziata dall’IA. È anche il creatore della newsletter Tactical Memo.
Abbiamo scambiato due parole con lui per scoprire come ottenere un reale ROI dall’IA. Ecco cosa ci ha detto.
Costruire sistemi IA che generano vero ROI
Mi chiamo Justin. Ho trascorso 21 anni gestendo progetti, guidando persone ed essendo responsabile dei risultati. Aiuto le piccole e medie imprese a usare l’IA per costruire sistemi di progetto semplici che generano vero ROI — non solo apparenza. Tengo anche corsi pubblici e gruppi su gestione progetti con l’IA e condivido consigli pratici e concreti per la gestione dei progetti su YouTube, LinkedIn e Instagram.
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Perché i PM devono definire il proprio valore oltre la coordinazione
Con l’IA, il ruolo del project manager o si evolve o scompare.
Non passo più il tempo a coordinare compiti, rincorrere persone o monitorare tracker. L’IA gestisce aggiornamenti di stato, note delle riunioni, follow-up, pianificazione, formattazione e bozzetti di report — più velocemente e con più precisione, senza lamentarsi. Quel lavoro non rappresenta più il valore.
Ecco l’avvertimento che la maggior parte dei PM non colgono: se il vostro valore si trova lì, siete in difficoltà.
Ecco l’avvertimento che la maggior parte dei PM non colgono: se il vostro valore si trova nel fare il lavoro, siete nei guai.
Ora la mia attenzione è rivolta a ciò che guida realmente i risultati:
- Definire il vero problema
- Assegnare un unico responsabile
- Individuare i rischi prima che esplodano
- Forzare le decisioni presentando opzioni chiare e conseguenze precise
Uso l’IA per eliminare il rumore e far emergere presto i segnali, così posso intervenire prima, allineare le persone giuste, risolvere compromessi e dare una direzione. Il mio valore non sta nel fare il lavoro, ma nel prendere decisioni che fanno avanzare il lavoro.
Dove si sprigiona l’impatto per i PM abilitati dall’IA
Man mano che coordinazione ed esecuzione diventano più facili da automatizzare, contano sempre meno. Ma il giudizio resta umano:
- Decisioni
- Dinamiche di potere
- Capire quali rischi contano e quali no
- Gestire i compromessi
- Leggere gli incentivi
- Sapere quando spingere, quando attendere e quando intervenire drasticamente.
L’automazione non può gestire questa porzione di lavoro. Qui si trova il vero impatto. Se non operi qui, non sei indispensabile. Sei solo il prossimo in lista.
Perché i PM dovrebbero smettere di gestire i progetti nel modo “giusto”
Gestivo i progetti nel modo “giusto”. Grandi piattaforme. Piani lunghi. Bellissimi modelli di stato. Richiedevano moltissimo lavoro e portavano ben pochi progressi. Passavo la maggior parte del tempo ad alimentare il sistema per farlo sembrare sotto controllo. Quello era l’errore.
Ho smantellato tutto. Ho tenuto solo ciò che era ancora valido e ho ricostruito con un assetto più semplice e deciso. Notion contiene contesto e priorità. Excel gestisce il business — decisioni, responsabili, rischi, impegni. Zapier gestisce i passaggi per evitare che tutto si blocchi. ChatGPT si occupa del lavoro pesante come i resoconti delle riunioni, le liste di azioni, i primi aggiornamenti. Niente inseguimenti.
Usavo NotebookLM per analizzare il passato e non perdere le decisioni importanti, ma non mi sono portato dietro le vecchie abitudini. Se non era essenziale, non è sopravvissuto.
La sfida più grande di questo cambiamento è stata sorprendente: l’ego. Ero abituato a sistemi che sembravano impressionanti e davano una sensazione di sicurezza, anche quando rallentavano ogni cosa. Quando ho ridotto tutto all’essenziale, non c’era più dove nascondersi. Niente piani gonfiati. Niente dashboard che fingevano di darci il controllo. Questo ha messo subito a disagio le persone.
Il problema successivo è stata la resistenza. Alcuni associavano meno strumenti a meno rigore. Ho gestito la situazione essendo spietato sulla chiarezza. Un solo responsabile. Una decisione. Una prossima mossa. Nessun dibattito.
La sfida finale è stata lasciare andare io stesso. Quando l’AI si è occupata del coordinamento, ho dovuto smettere di supervisionare. Ho inserito semplici checkpoint, ho dato fiducia al segnale e sono passato oltre.
Il risultato è meno riunioni, aggiornamenti più brevi, meno costi indiretti e i problemi emergono prima, permettendo una risoluzione tempestiva. E nessuno ha chiesto di tornare al vecchio sistema.
Come l’AI sta ridefinendo i rituali fondamentali della gestione dei progetti
Definisco lo scopo su una pagina, in linguaggio semplice, collegandolo a una decisione e a un responsabile. Se non può essere spiegato senza gergo, non ha uno scopo definito. L’AI lo semplifica, ma la decisione finale spetta a me.
Per l’allineamento, niente teatrini di kickoff. Mappo i responsabili, i diritti decisionali e gli incentivi in anticipo e uso l’AI per individuare i conflitti prima che il lavoro inizi. Se l’allineamento dipende dalla "comunicazione continua", è già compromesso.
Per la validazione, elimino i lunghi cicli di revisione. Definisco criteri di accettazione chiari, uso l’AI per i controlli preliminari e coinvolgo le persone solo quando serve giudizio umano.
L’esecuzione segue regole semplici. L’AI riassume i progressi, segnala i blocchi e fa emergere i rischi. Intervengo solo quando è necessaria una decisione, un’escalation o una ripartenza.
Lo schema è costante. L’AI sbriga le attività ripetitive. Io mi occupo delle decisioni. E tutto ciò che non porta a una decisione, non riduce il rischio o non fa avanzare il lavoro non sopravvive.
Un esempio reale di come l’AI semplifica la gestione dei progetti
Ecco un esempio di come l’AI semplifica la consegna dei progetti. Avevamo un team sommerso dal rumore. Aggiornamenti infiniti. Priorità in conflitto. I rischi emergevano tardi e tutti si sorprendevano.
Il sistema era il problema. Così l’abbiamo smantellato.
Il nostro primo passo è stato consolidare. Abbiamo raccolto tutto il materiale del progetto in un unico posto: NotebookLM. Documenti, note, email, decisioni. Nessun dibattito. Questo ha richiesto un paio d’ore e ha eliminato subito la scusa “Non lo sapevo”.
Poi abbiamo usato ChatGPT per dare disciplina. Aggiornamenti settimanali, sintesi dei rischi e briefing agli stakeholder seguivano tutti la stessa struttura. Niente scrittura creativa. Niente giri di parole. Il tempo di preparazione è passato da ore a minuti.
Quindi, abbiamo riportato Excel al suo posto: gestire il business. Decisioni, responsabili, rischi e impegni, con regole semplici che avvisavano in caso di blocchi o chiamate in arrivo. Niente di sofisticato.
Il risultato non è stato magia. È stato controllo. I rischi sono emersi prima. Le riunioni sono diventate più brevi. I leader hanno smesso di chiedere aggiornamenti casuali. Il team ha smesso di reagire e ha iniziato a prendere decisioni. Questo ha stabilizzato la consegna e ricostruito la fiducia.
Perché gli strumenti non sono responsabili dei tuoi problemi di integrazione con l’AI
Quando abbiamo adottato l’AI nei nostri flussi di lavoro, siamo rimasti sorpresi nello scoprire che i problemi non erano affatto tecnici. Gli strumenti funzionavano. I processi funzionavano. La nostra mentalità no.
L’AI lo ha messo subito in evidenza. Decisioni poco chiare portavano a risultati scadenti. Se nessuno era realmente responsabile, la questione emergeva immediatamente. Non c’era più dove nascondersi.
Una volta chiariti obiettivi, responsabilità e compromessi, tutto il resto è andato a posto. Il vero cambiamento non è stata la velocità. È stata la disciplina. Abbiamo smesso di reagire in ritardo e iniziato a prendere decisioni nette in anticipo. Questo ha cambiato il modo in cui il lavoro avanzava.
Una volta chiariti obiettivi, responsabilità e compromessi, tutto il resto è andato a posto. Il vero cambiamento non è stata la velocità. È stata la disciplina. Abbiamo smesso di reagire in ritardo e iniziato a prendere decisioni nette in anticipo. Questo ha cambiato il modo in cui il lavoro avanzava.
Perché i PM dovrebbero eliminare gli strumenti che creano movimento senza progresso
Nell’ultimo anno, la vittoria non è stata aggiungere strumenti, ma eliminarli. Ho tolto tutto ciò che creava movimento senza progresso.
Ho anche abbandonato del tutto le vecchie piattaforme di project management, comprese quelle che aggiungono l’AI solo per chiamarla innovazione.
Ecco il mio stack AI:
- ChatGPT è lo strumento che uso per primo. Non per scrivere; per pensare. Gli lancio input caotici, costringo le decisioni ad emergere e metto alla prova i piani prima che escano dalla mia scrivania.
- Claude entra in gioco quando la posta in gioco è più alta. Documenti lunghi. Linguaggio delicato. Situazioni in cui il tono conta e formulazioni imprecise creano rischi.
- NotebookLM è la memoria del progetto. È l'arma silenziosa. Carico i documenti reali così smettiamo di discutere su ciò che pensiamo sia stato deciso e ci riferiamo a ciò che è stato realmente deciso. Solo questo ha eliminato molte ripetizioni di lavoro. Il risultato sono meno riunioni di allineamento, discussioni più difficili che si concludono più rapidamente e molti meno errori su chi conta e chi no.
- Gamma è per la velocità. Quando qualcosa deve essere visuale e pronto in fretta.
- Zapier mantiene tutto in movimento dietro le quinte così gli aggiornamenti non si bloccano.
- Notion è semplicemente la base operativa. Nessuna cerimonia.
Perché NotebookLM è un punto di svolta per la consegna dei progetti
Voglio sottolineare l'importanza di NotebookLM nella gestione dei progetti.
Abbiamo avuto un progetto che continuava a "richiedere allineamento". Quella era la bugia.
Il vero problema era che nessuno sapeva chi avesse deciso cosa. Ogni riunione riciclava sempre le stesse opinioni. Le approvazioni duravano settimane.
Ho fermato il dibattito. Ho raccolto i veri artefatti: email, presentazioni, note, vecchie approvazioni. Ho caricato tutto su NotebookLM. Poi ho fatto domande dirette:
- Quali decisioni sono state prese?
- Chi era presente?
- Chi ha approvato rispetto a chi ha solo parlato?
- Dove si sono fermate le cose?
Il risultato è stato scomodo. Due cosiddetti decisori non avevano mai approvato nulla. Una persona con vero potere era silenziosamente uscita dai giri decisionali.
Abbiamo ricostruito la mappa degli stakeholder basandoci sulla realtà, non sui titoli. Abbiamo eliminato due passaggi di approvazione. E abbiamo ridato le decisioni a chi possedeva realmente l'esito.
Il risultato? Le riunioni sono scomparse. Le decisioni sono arrivate in giorni invece che in settimane. Il progetto è avanzato perché abbiamo smesso di indovinare e abbiamo cominciato a basarci sui fatti.
Quando i responsabili di progetto dovrebbero evitare i flussi di lavoro agentici
Sto iniziando a sperimentare con i flussi di lavoro agentici, ma con cautela. In effetti, mi sono appena iscritto a un corso su flussi agentici e piattaforme di orchestrazione per approfondire prima di implementare su scala più ampia.
Al momento, mi concentro sulle parti più sicure della consegna da automatizzare prima: coordinamento, passaggi di consegna, sintesi e rilevamento dei segnali. Attività che creano rallentamenti ma non richiedono giudizio.
Non cerco di automatizzare le decisioni o la leadership. Sarebbe un errore.
Finora, ho trovato utile capire dove gli agenti possono ridurre l'attrito senza aggiungere complessità. È presto, ma la direzione è chiara. Usa gli agenti per comprimere il rumore e far emergere i segnali, non per sostituire la responsabilità.
Perché l'AI dividerà la gestione dei progetti in due
Penso che la gestione dei progetti si dividerà in due — e non ci sarà una via di mezzo. Un lato verrà automatizzato. L'altro verrà elevato. Alla maggior parte delle persone non piacerà dove finirà.
Questa regola governa silenziosamente la consegna dei progetti nell’era dell’AI. Più il mio lavoro si avvicina alle decisioni, più sono difficile da sostituire. Più il mio lavoro è vicino alle attività operative, più è facile automatizzarlo. Non c'entra lo sforzo, i titoli di studio o l’esperienza. Conta la prossimità.
Oggi la maggior parte dei project manager si concentra sulla coordinazione delle attività. Lo sono stato anch’io per anni. Coordinare il lavoro. Inseguire aggiornamenti. Tenere traccia delle scadenze. Assicurarsi che nulla cada tra le maglie. Un lavoro critico. E quasi tutto ciò può ora essere automatizzato. L'AI già domina l’esecuzione. Il gioco della coordinazione è finito.
La peggior risposta che vedo è raddoppiare sull’esecuzione. Tracker migliori. Report più puliti. Processi più stretti. Questa non è strategia. È negazione. Stai competendo dove l’AI vince sempre.
Il lavoro di esecuzione implementa ciò che è già stato deciso. Il lavoro decisionale modella ciò che viene deciso dall’inizio. Uno avviene a valle. L’altro dà forma al flusso. Solo uno possiede un valore durevole.
Il lavoro di esecuzione implementa ciò che è già stato deciso. Il lavoro decisionale modella ciò che viene deciso dall’inizio. Uno avviene a valle. L’altro dà forma al flusso. Solo uno possiede un valore durevole.
Plasmare le decisioni significa individuare le scelte che nessuno vuole affrontare. Collegare i problemi tra i vari flussi di lavoro. Tradurre problemi tecnici in conseguenze di business. Portare alla luce rischi che la leadership non ha ancora visto. Inquadrare i compromessi prima che l'esecuzione li renda definitivi come un partner di pensiero strategico.
Questa è la linea che per me determina tutto. Se il mio valore emerge dopo che le decisioni sono state prese, sono a valle ed esposto. Se influenzo ciò che viene deciso, sono a monte e resiliente.
L’IA sta comprimendo il valore verso il lavoro decisionale, che piaccia o meno alle persone.
Perché i leader della delivery devono abbracciare il cambiamento guidato dall’IA
Ecco il mio consiglio:
- Smetti di proteggere il lavoro che l’IA automatizza. Se il tuo orgoglio deriva soprattutto dall’essere organizzato, reattivo o "sempre sul pezzo", stai difendendo la collina sbagliata. L’IA fa già questo lavoro meglio e a un costo inferiore. Lascialo andare.
- Spostati a monte intenzionalmente. Inizia a presentarti dove si impostano le decisioni, non solo dove vengono eseguite. Non aspettare di essere invitato. Porta ai leader la decisione che stanno evitando, il rischio che stanno trascurando o il compromesso che non vogliono ammettere.
- Elimina tutto ciò che non porta chiarezza. Se una riunione, un report o un rituale non si conclude con una decisione, un responsabile o una conseguenza, è solo apparenza. Taglialo.
- Usa l’IA in modo proattivo, ma non a occhi chiusi. Lasciale gestire il coordinamento, i riassunti e la rilevazione dei segnali. Conserva il tuo tempo per il giudizio, l’influenza e la responsabilità. È questo il lavoro che genera valore nel tempo.
- Infine, sii onesto con te stesso. Se il tuo valore emerge dopo che le decisioni sono state prese, sei esposto. Se aiuti a plasmare ciò che viene deciso, sei resiliente. Scegli di conseguenza.
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