Guida Completa Alla Gestione Progetti Kanban: Cosa Sapere
Mantenere i tuoi progetti organizzati e in carreggiata può essere una sfida, ma con il sistema giusto può diventare relativamente semplice. La metodologia Kanban è un modo efficiente ed efficace per gestire operazioni e progetti, ed è sempre più adottata ovunque, dalle piccole aziende alle compagnie Fortune 500 (persino grandi nomi che conosci e ami come Disney, Netflix e Hulu).
Che tu sia una startup o un professionista affermato, adottare il metodo Kanban potrebbe aiutarti a organizzare i carichi di lavoro in modo da risparmiare tempo e ridurre lo stress. In questo post del blog, discuteremo le basi dell’utilizzo di Kanban nella gestione dei progetti e vedremo alcuni software abilitanti il metodo Kanban—quindi iniziamo!
Cos’è l’approccio Kanban alla gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è un elemento critico per il successo delle operazioni aziendali. Un metodo popolare per gestire sia operazioni che progetti è la metodologia di project management Kanban.
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Il processo Kanban ha avuto origine nel processo produttivo Toyota e utilizza cartellini, bacheche e segnali visivi per aiutare i team a organizzare i propri processi e monitorare i progressi.
Kanban è una tecnica Agile di visualizzazione dei progetti che permette ai team di visualizzare facilmente un flusso di lavoro in tempo reale, identificare i progressi a colpo d’occhio e attraversare le iterazioni in modo fluido e trasparente.
Questo avviene tramite una bacheca Kanban, uno strumento di visualizzazione dei progetti che un tempo si vedeva principalmente nell’industria manifatturiera ma che sta comparendo sempre più spesso in aziende tecnologiche e startup.
Kanban fu effettivamente ideato negli anni ‘40 da Taiichi Ohno, un ingegnere giapponese. L’utilizzo nel manifatturiero—dove i prodotti spesso sono progettati in brevi fasi lineari e i lanci seguono un percorso simile—fu subito evidente e fu ampiamente adottato da fabbriche e progettisti di prodotti.
Il settore manifatturiero utilizza Kanban da decenni, ma con la recente diffusione e popolarità della gestione progetti Agile in settori esterni alla fabbricazione, Kanban sta vivendo una sorta di rinascita, soprattutto nello sviluppo software e nelle operations.
Al centro di Kanban c’è la bacheca Kanban, una visualizzazione del progresso del team. Mostra quali attività specifiche vengono completate o devono essere realizzate in diverse colonne, chiamate schede storia.
Una bacheca Kanban può essere semplice con tre o più schede. Le schede storia mostreranno spesso anche chi è assegnato a ciascun compito, il che contribuisce ad aumentare la trasparenza e la responsabilità del team.
È importante capire che una bacheca Kanban non sostituisce un diagramma di Gantt. Al contrario, serve per uno scopo leggermente diverso. Una bacheca Kanban è molto più specifica di un diagramma di Gantt perché mostra le attività effettive che i membri del team stanno svolgendo per completare un compito.
Mentre un diagramma di Gantt offre una panoramica più globale del progetto illustrando le scadenze o le tempistiche, le bacheche Kanban sono costruite attorno a iterazioni o sprint specifici all’interno dei progetti.
I team possono identificare rapidamente se qualcuno sta rallentando un processo. In tal caso, tutti possono vedere quale membro del team potrebbe avere bisogno di aiuto o di ulteriore incoraggiamento. Questo aumenta passivamente la responsabilità e spesso contribuisce a mantenere alta la produttività e il flusso continuo di lavoro.
Indipendentemente dal numero di schede storia presenti, tutte le bacheche Kanban limitano il lavoro in corso. La chiave di Kanban è proprio limitare il lavoro in corso, incoraggiare il team a "concentrare gli sforzi per risolvere", e spostare il lavoro da "in corso" a "completato", massimizzando il throughput del lavoro finito.
Principi e pratiche Kanban
Kanban si basa su diversi principi fondamentali, tra cui la visualizzazione del flusso di lavoro del progetto, la limitazione del lavoro in corso (WIP), miglioramenti incrementali e continui e cicli di feedback. Visualizzando i flussi di lavoro, i team possono individuare i colli di bottiglia nel processo e assicurarsi che tutti rimangano allineati.
Limitare il WIP aiuta i team a concentrarsi solo su pochi compiti individuali alla volta, consentendo loro di completarli in modo più efficiente. I miglioramenti incrementali sono incoraggiati affinché i progetti vengano aggiustati nel tempo per ottimizzare le prestazioni (in base alle metriche che si usano per misurare la performance).
Infine, i cicli di feedback aiutano i team ad adattare i loro processi per migliorare continuamente il sistema.
Cos’è una bacheca Kanban?
Una bacheca Kanban è una "bacheca segnaletica" o uno strumento visivo che fornisce una panoramica del processo di gestione del progetto. Solitamente è composta da elenchi, o "colonne", che mostrano un progresso dal punto di partenza a quello di arrivo.
Le colonne includono spesso categorie come Da Fare, In Corso e Fatto. Le schede vengono utilizzate per rappresentare le attività e possono essere spostate da una colonna all’altra man mano che avanzano nella sequenza. Seguendo le schede e i loro movimenti sulla bacheca, i team possono vedere rapidamente a che punto si trovano i compiti nella pipeline della gestione del progetto.
Una bacheca Kanban era in passato letteralmente una bacheca di sughero, o talvolta una parete dell’ufficio, posizionata in un luogo dove ogni membro del team di progetto potesse vederla o aggiornarla.
Sebbene ciò sia ancora vero in alcune industrie, oggi le bacheche Kanban sono spesso piattaforme software virtuali, basate sul cloud. Controllare o aggiornare una bacheca Kanban può essere fatto semplicemente accedendo da qualsiasi parte del mondo.
Con l'aumento della popolarità di Kanban, il numero di software di gestione progetti e di strumenti Kanban disponibili per i project manager è cresciuto esponenzialmente negli ultimi anni. Questo, a sua volta, ha reso la metodologia di progetto Kanban facile da implementare.
Personalmente, utilizzo una bacheca Kanban per visualizzare il lavoro che svolgo sia nello studio sia nelle attività professionali. Uso strumenti come Trello o Jira (o post-it, se uso la carta) per annotare su cosa sto lavorando e traccio l'avanzamento di ogni elemento attraverso il processo fino al completamento o allo stato "Fatto". Usare strumenti come Trello per la gestione dei progetti può semplificare i processi e rendere più facile tenere traccia dei progressi e gestire i compiti.
Integro lo strumento Kanban con il mio calendario così da essere sempre aggiornato sulle scadenze e lo stato di ogni elemento di cui sono responsabile—finora ha funzionato alla grande!
Posso ancora usare gli sprint come in Scrum?
Per i team di sviluppo già abituati a lavorare in ambienti Agile, il sistema Kanban è molto intuitivo poiché una bacheca Kanban può essere organizzata in sprint o iterazioni. Quando si parla di gestione progetti Agile, Kanban sta emergendo come vero leader grazie alla sua semplicità e facilità d’uso. Talvolta l’utilizzo di bacheche Kanban in Scrum viene chiamato Scrumban.
Vantaggi della gestione progetti con Kanban
Alcuni dei vantaggi della gestione progetti con Kanban includono:
- maggiore visibilità sull’avanzamento complessivo
- aumento del morale del team grazie ai compiti completati con successo
- migliore comunicazione e collaborazione tra i team
- tempi di ciclo più brevi per compiti e progetti
- identificazione e risoluzione più rapida di problemi o colli di bottiglia
- approccio più flessibile che consente rapide modifiche durante lo sviluppo
Una bacheca Kanban consente all’intero team di vedere il flusso di lavoro e i progressi a colpo d’occhio. Ciò significa che le squadre possono anche individuare rapidamente eventuali blocchi. Vedere le attività completarsi e il progresso verso la conclusione dona ai team Kanban una carica di motivazione integrata.
Poiché i team hanno la visione d’insieme di ciò che accade all’interno del gruppo, le bacheche Kanban facilitano la comunicazione e la collaborazione tra gruppi, in quanto tutti possono vedere cosa sta succedendo e, si spera, possono offrire supporto se dispongono di informazioni o interagiscono con altri elementi del progetto attualmente sulla bacheca.
Questo porta a un altro vantaggio insito in Kanban, ovvero i limiti del “work in progress”. Ciò limita ogni team a un certo numero di compiti in corso contemporaneamente, in modo che il lavoro non finisca per essere tralasciato.
Il team è responsabile di concludere tutte le attività che prende in carico prima di passare a nuovi progetti o compiti. In questo modo, spesso qualità e produttività aumentano quando si adotta una bacheca Kanban.
Una regola generale per il limite WIP di un team è: numero di membri + 1. Questo non include il personale con soli ruoli gestionali. Ciò significa che solo n+1 schede Kanban possono trovarsi nello stato "In Progress" in ogni momento.
Se qualcuno è bloccato e vuole aggiungere un nuovo elemento in "In Progress", deve prima aiutare un altro membro del team a completare ciò che è già in corso—collaborazione per la soluzione.
Man mano che i team progrediscono nella consegna del valore, eventuali rapide modifiche richieste durante lo sviluppo possono essere apportate in tempo reale, dal gruppo, con l’impatto visibile immediatamente sulla bacheca Kanban. Questa chiarezza aiuta a mantenere informate le persone e il team a procedere spediti.
Ovviamente, la gestione progetti con Kanban deve essere implementata correttamente per risultare efficace. Questo significa scegliere lo strumento Kanban giusto. Oggi la maggior parte dei team usa una bacheca Kanban virtuale, e molte sono disponibili online. Alcune includono anche template predefiniti che rendono l’implementazione ancora più semplice.
Nonostante tutti i suoi vantaggi, una Kanban board presenta tuttavia alcune limitazioni. Non è l’ideale per stimare con precisione le scadenze e può rendere la programmazione un po’ troppo fluida. Ecco perché spesso le Kanban board vengono utilizzate insieme a un diagramma di Gantt e probabilmente non le sostituiranno presto.
Come usare Kanban per la gestione dei progetti
Kanban può essere utilizzato per gestire un progetto identificando le attività necessarie per avanzare verso gli obiettivi del progetto, dando priorità a tali attività in un backlog ordinato di progetto o prodotto, visualizzando i compiti da svolgere e limitando il lavoro in corso man mano che le attività avanzano nel flusso di lavoro di delivery del progetto o di completamento dei task.
Le attività sulla board vengono solitamente assegnate ai singoli membri del team mentre passano da uno stato all’altro, con l’obiettivo per il team agile di completare il massimo lavoro possibile con la massima qualità nel minor tempo possibile. Alcuni esempi in cui Kanban funziona al meglio includono lo sviluppo software, lo sviluppo di prodotti e lo sviluppo web.
I 10 migliori strumenti per la gestione di progetti con Kanban
Implementare la gestione di progetti Kanban è piuttosto semplice, soprattutto se la mentalità agile è già presente nel team, ma ciò non significa che sia senza sforzo. La gestione di progetti Kanban è più che semplicemente creare una Kanban board, e un project manager esperto sceglierà con cura il software Kanban da utilizzare.
Come regola generale, il miglior software Kanban presenterà diverse caratteristiche comuni (probabilmente troverai anche le Kanban board come funzionalità all’interno di strumenti di project management più ampi).
La prima è la possibilità di personalizzare le "card" e modificare facilmente la complessità del progetto. Una Kanban board molto basilare avrà tre card: Da fare, In corso e Fatto. Un progetto più complesso potrebbe includere card come Da fare, Design & Build, Test, Inviato per revisione e Fatto.
In secondo luogo, è fondamentale avere un’interfaccia utente intuitiva e dalla curva di apprendimento bassa, poiché vuoi che il team lavori sul progetto e non impari da solo come usare il software Kanban.
Infine, un buon software Kanban è molto più di una semplice Kanban board. Deve includere integrazioni con altri software utili all’intero progetto, come il tracciamento del tempo, strumenti di budget o software per la programmazione.
Quando si tratta del tuo progetto o team specifico, valuta quale aspetto della gestione progetti Kanban è più importante per te.
Quanto facilmente il tuo team adotterà il workflow Kanban? Sarebbe utile utilizzare un software che abbia anche un’app per dispositivi mobili? Ci sono parti del tuo processo che hai bisogno di automatizzare? Quanto è complesso (o semplice) il tuo progetto?
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Diventiamo visivi!
La gestione di progetti con Kanban è una metodologia potente che può aiutare i team a rimanere in carreggiata pur lasciando flessibilità e agilità. Grazie alla rappresentazione visiva dei progressi, i gruppi possono identificare rapidamente problemi nel flusso di lavoro e collaborare per trovare soluzioni.
Incoraggia la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, oltre a migliorare la qualità complessiva dei progetti. Inoltre, la sua efficienza ed efficacia la rendono un’opzione attraente per molte tipologie di lavoro.
La gestione di progetti Kanban offre un modo efficace per i team di occuparsi di gestione delle attività, portando al completamento con successo di obiettivi e traguardi.
Per i gruppi già abituati alle metodologie generali dell’Agile, Kanban può risultare molto intuitivo. Tuttavia, se l’utilizzo di Kanban fa parte di una transizione dalla gestione progetti tradizionale verso Agile, può essere utile partire da una Kanban board più semplice.
Se questo articolo ti ha reso sicuro nell’implementare la metodologia Kanban nella tua organizzazione, assicurati di consultare altri contenuti di Digital Project Manager e iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager per restare aggiornato sugli argomenti DPM.
