Guida completa alla gestione dei progetti Kanban: cosa sapere
Tenere i propri progetti organizzati e in linea con i programmi può essere una sfida, ma con il sistema giusto può risultare relativamente semplice. La metodologia Kanban è un modo efficiente ed efficace per gestire operazioni e progetti e si sta diffondendo ovunque, dalle piccole imprese alle aziende Fortune 500 (persino tra i grandi nomi che conosci e ami, come Disney, Netflix e Hulu).
Che tu sia una startup o un professionista affermato, adottare il metodo Kanban potrebbe aiutarti a organizzare i carichi di lavoro in modo da risparmiare tempo ed eliminare lo stress. In questo articolo del blog parleremo delle basi dell'utilizzo di Kanban per la gestione dei progetti e daremo uno sguardo ad alcuni software per l'implementazione di Kanban: iniziamo!
Qual è l'approccio Kanban alla gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è un elemento fondamentale per il successo delle operazioni aziendali. Una metodologia diffusa per gestire sia le operazioni sia i progetti è la metodologia Kanban per la gestione dei progetti.
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Il processo Kanban ha avuto origine nel processo produttivo Toyota e utilizza schede, tabelloni e segnali visivi per aiutare i team a organizzare i propri processi e monitorare i progressi.
Kanban è una tecnica Agile di visualizzazione dei progetti che consente ai team di visualizzare facilmente un flusso di lavoro in tempo reale, identificare immediatamente i progressi e completare le iterazioni in modo fluido e trasparente.
Questo avviene utilizzando una bacheca Kanban, uno strumento di visualizzazione dei progetti un tempo utilizzato principalmente nel settore manifatturiero, ma sempre più presente nelle aziende tecnologiche e nelle startup.
Kanban è stato progettato negli anni '40 da Taiichi Ohno, un ingegnere giapponese. Il suo utilizzo nella produzione, dove i prodotti vengono spesso progettati in fasi brevi e lineari e i lanci seguono un percorso simile, fu immediatamente evidente e venne ampiamente adottato dalle fabbriche e dai progettisti di prodotti.
Il settore manifatturiero utilizza Kanban da decenni, ma con la comparsa e la popolarità relativamente recenti della gestione Agile dei progetti in settori diversi da quello manifatturiero, Kanban sta vivendo una sorta di rinascita, soprattutto nello sviluppo e nelle operazioni software.
Al centro di Kanban c'è la bacheca Kanban, una visualizzazione dei progressi del team. Mostra quali attività specifiche vengono completate o devono essere completate in diverse colonne, chiamate schede delle attività.
Una bacheca Kanban può essere semplice quanto tre o più schede. Le schede delle attività mostrano spesso anche a chi è assegnata ciascuna attività, contribuendo ad aumentare la trasparenza e la responsabilità del team.
È importante capire che una bacheca Kanban non sostituisce un diagramma di Gantt. Ha invece uno scopo leggermente diverso. Una bacheca Kanban è molto più specifica di un diagramma di Gantt, poiché mostra le attività effettive che i membri del team stanno svolgendo per completare un'attività.
Mentre un diagramma di Gantt offre una panoramica più completa del progetto per illustrare scadenze o tempistiche, le bacheche Kanban si basano su iterazioni o sprint specifici all'interno dei progetti.
I team possono identificare rapidamente se qualcuno sta rallentando un processo. In tal caso, tutti possono individuare quale membro del team potrebbe aver bisogno di aiuto o di ulteriore incoraggiamento. Questo aumenta passivamente la responsabilità e spesso contribuisce a mantenere alta la produttività e a far proseguire il lavoro senza interruzioni.
Indipendentemente dal numero di schede delle attività presenti in una bacheca Kanban, tutte le bacheche Kanban limiteranno il lavoro in corso. La chiave di Kanban consiste nel limitare il lavoro in corso, incoraggiare il team a “collaborare per risolvere” e spostare il lavoro da quello in corso a quello completato, massimizzando la quantità di lavoro finito.
Principi e pratiche Kanban
Kanban si basa su diversi principi fondamentali, tra cui la visualizzazione del flusso di lavoro del progetto, la limitazione del lavoro in corso (WIP), i miglioramenti incrementali e continui e i cicli di feedback. Visualizzando i flussi di lavoro, i team possono identificare i colli di bottiglia nel processo e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Limitare il WIP aiuta i team a concentrarsi solo su poche attività individuali alla volta e consente loro di completarle in modo più efficiente. I miglioramenti incrementali sono incoraggiati affinché i progetti vengano adeguati nel tempo per ottimizzare le prestazioni (in base alle metriche utilizzate per misurare le prestazioni).
Infine, i cicli di feedback aiutano i team ad adeguare i propri processi per migliorare continuamente il sistema.
Che cos'è una bacheca Kanban?
Una bacheca Kanban è un “tabellone segnaletico” o uno strumento visivo che offre una panoramica del processo di gestione dei progetti. In genere è composta da elenchi, o “colonne”, che mostrano una progressione dall'inizio alla fine.
Le colonne includono spesso categorie come Da fare, In corso e Completato. Le schede vengono utilizzate per rappresentare le attività e possono essere spostate da una colonna all'altra man mano che avanzano nella coda. Seguendo le schede e i loro spostamenti sulla bacheca, i team possono vedere rapidamente a che punto si trovano le attività nella pipeline di gestione dei progetti.
Una bacheca Kanban era un'autentica bacheca di sughero o, talvolta, una parete dell'ufficio, posizionata in un luogo in cui qualsiasi membro del team di progetto potesse vederla o aggiornarla.
Sebbene in alcuni settori sia ancora così, oggi le bacheche Kanban sono spesso piattaforme software virtuali basate sul cloud. Controllare o aggiornare una bacheca Kanban può essere fatto semplicemente effettuando l'accesso da qualsiasi parte del mondo.
Con la crescente popolarità di Kanban, negli ultimi anni il numero di opzioni software per la gestione dei progetti e di strumenti Kanban disponibili per i responsabili di progetto è aumentato esponenzialmente. Questo, a sua volta, ha reso facile implementare la metodologia di progetto Kanban.
Personalmente, uso una bacheca Kanban per visualizzare il lavoro che svolgo nello studio e nelle mie attività professionali. Uso uno strumento come Trello o Jira (o dei post-it, se uso la carta) per annotare ciò su cui sto lavorando e monitoro i progressi di ogni elemento di lavoro durante il mio processo, finché ogni attività non viene completata o raggiunge lo stato "Fatto". L'uso di uno strumento come Trello per la gestione dei progetti può semplificare i processi e rendere più facile monitorare i progressi e gestire le attività.
Integro lo strumento della mia bacheca Kanban con il calendario, così sono sempre aggiornato sulle scadenze e sullo stato di ogni elemento di cui sono responsabile: finora ha funzionato alla grande!
Posso ancora usare gli sprint come in Scrum?
Per i team di sviluppo già abituati a lavorare in ambienti Agile, il sistema Kanban è molto intuitivo, poiché una bacheca Kanban può essere organizzata in sprint o iterazioni. Per quanto riguarda la gestione agile dei progetti, Kanban sta emergendo come un vero punto di riferimento grazie alla sua semplicità e facilità d'uso. Talvolta, l'uso della bacheca Kanban in Scrum viene indicato come Scrumban.
Vantaggi della gestione dei progetti Kanban
Tra i vantaggi della gestione dei progetti Kanban figurano:
- maggiore visibilità sull'avanzamento complessivo
- maggiore motivazione del team grazie al completamento delle attività
- migliore comunicazione e collaborazione tra i team
- tempi di ciclo più brevi per attività e progetti
- identificazione e risoluzione più rapide di problemi o colli di bottiglia
- approccio più flessibile, che consente di apportare rapidamente modifiche durante lo sviluppo
Una bacheca Kanban consente a un intero team di vedere a colpo d'occhio il flusso di lavoro e i progressi. Ciò significa che i team possono anche identificare facilmente e rapidamente gli ostacoli. Vedere le attività completate e i progressi verso il completamento dà al team Kanban una motivazione intrinseca.
Poiché i team possono vedere tutto ciò che accade all'interno del proprio gruppo, le bacheche Kanban aiutano a facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i team, poiché tutti possono vedere cosa sta succedendo e, si spera, dare una mano se dispongono di informazioni o devono interagire con un altro elemento del progetto attualmente presente sulla bacheca.
Questo porta a un altro vantaggio intrinseco di Kanban, ovvero i limiti del "lavoro in corso". Questi limiti stabiliscono un numero preciso di attività che ciascun team può avere in corso contemporaneamente, così il lavoro non finisce dimenticato in un angolo remoto della mente di un dipendente.
Il team è responsabile del completamento di tutto il lavoro che ha intrapreso prima di passare a nuovi progetti o attività. In questo modo, qualità e produttività spesso aumentano quando viene implementata una bacheca Kanban.
Una regola generale per il limite WIP di un team è: numero di collaboratori + 1. Questo non include il personale che si occupa esclusivamente della gestione. Ciò significa che, in qualsiasi momento, possono esserci solo n+1 schede Kanban nello stato In corso.
Se qualcuno è bloccato e vuole portare qualcosa di nuovo nello stato In corso, deve prima aiutare un altro membro del team a spostare in stato completato ciò che è già in corso: collaborare per risolvere il problema.
Man mano che i team avanzano nella fornitura di valore, eventuali modifiche rapide necessarie durante lo sviluppo possono essere apportate al volo, insieme al gruppo, e il loro impatto viene riflesso immediatamente nella bacheca Kanban. Questa chiarezza aiuta a mantenere le persone informate e i team in movimento.
Naturalmente, la gestione dei progetti Kanban deve essere implementata correttamente per essere efficace. Ciò significa scegliere lo strumento Kanban giusto. Oggi la maggior parte dei team utilizza una bacheca Kanban virtuale e molte sono disponibili online. Alcune includono persino modelli predefiniti per rendere l’implementazione molto più semplice.
Nonostante tutti i suoi vantaggi, una bacheca Kanban presenta tuttavia alcune limitazioni. Non è ideale per stimare con precisione le scadenze e può rendere la pianificazione un po’ troppo flessibile. Per questo le bacheche Kanban vengono spesso utilizzate insieme a un diagramma di Gantt e probabilmente non lo sostituiranno tanto presto.
Come utilizzare Kanban per la gestione dei progetti
Kanban può essere utilizzato per gestire un progetto identificando le attività necessarie per procedere verso gli obiettivi del progetto, dando priorità a tali attività in un elenco ordinato delle attività del progetto o del prodotto, visualizzando le attività da completare e limitando il lavoro in corso man mano che le attività avanzano nel flusso di lavoro di consegna del progetto o di completamento delle attività.
Le attività sulla bacheca vengono generalmente assegnate ai singoli membri del team mentre passano da uno stato all’altro, con l’obiettivo che il team agile completi la maggior quantità possibile di lavoro, con la massima qualità e nel minor tempo possibile. Alcuni esempi di situazioni in cui Kanban funziona al meglio includono lo sviluppo software, lo sviluppo di prodotti e lo sviluppo web.
I 10 migliori strumenti Kanban per la gestione dei progetti
Implementare la gestione dei progetti Kanban è piuttosto semplice, soprattutto quando nel team è presente una mentalità agile, ma ciò non significa che non richieda impegno. La gestione dei progetti Kanban è più complessa della semplice creazione di una bacheca Kanban e un responsabile di progetto qualificato sceglierà con cura il software Kanban da utilizzare.
Come regola generale, i migliori software Kanban condividono diverse funzionalità (probabilmente troverai le bacheche Kanban anche come funzionalità all’interno di più ampi strumenti di gestione dei progetti).
La prima è la possibilità di personalizzare le schede delle storie e modificare facilmente la complessità del progetto. Una bacheca Kanban molto semplice avrà tre schede: Da fare, In corso e Completato. Un progetto più complesso potrebbe avere schede che includono Da fare, Progettazione e sviluppo, Test, Invia per la revisione e Completato.
In secondo luogo, è fondamentale disporre di una buona interfaccia utente con una curva di apprendimento ridotta, perché vuoi che il tuo team lavori al progetto, non che impari da solo a utilizzare il software Kanban.
Infine, un buon software Kanban è più di una semplice bacheca Kanban. Includerà integrazioni con altri software utili per il progetto nel suo complesso, come strumenti per il rilevamento del tempo, strumenti di budgeting o software di pianificazione.
Quando consideri il tuo progetto o il tuo team specifico, valuta quale aspetto della gestione dei progetti Kanban è più importante per te.
Con quale facilità il tuo team si adatterà al flusso di lavoro Kanban? Sarebbe utile utilizzare un software dotato di un’app per dispositivi mobili? Ci sono parti del tuo processo che devi automatizzare? Quanto è complesso (o semplice) il tuo progetto?
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Passiamo alla visualizzazione!
La gestione dei progetti Kanban è una metodologia potente che può aiutare i team a rimanere in carreggiata, consentendo al contempo flessibilità e agilità. Grazie alla rappresentazione visiva dei progressi, i team possono identificare rapidamente i problemi nel flusso di lavoro e collaborare per trovare soluzioni.
Incoraggia la collaborazione e la comunicazione all’interno del team, oltre a migliorare la qualità complessiva dei progetti. Inoltre, la sua efficienza ed efficacia la rendono un’opzione interessante per molti progetti.
La gestione dei progetti Kanban offre ai team un modo efficace per occuparsi della gestione delle attività, portando al raggiungimento degli obiettivi e al completamento con successo dei traguardi prefissati.
Per i team già abituati alle metodologie agili in generale, Kanban può risultare molto intuitivo. Tuttavia, se l’utilizzo di Kanban fa parte di un passaggio complessivo dalla gestione tradizionale dei progetti alla metodologia Agile, potrebbe essere più utile iniziare con una bacheca Kanban più semplice.
Se questo articolo ti ha fatto sentire sicuro nell’implementare la metodologia Kanban nella tua organizzazione, assicurati di consultare altri contenuti di The Digital Project Manager e iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager per rimanere aggiornato sugli argomenti trattati da DPM.
