7 Compiti Quotidiani del Project Manager: Cosa Fa un PM Ogni Giorno
Essere un project manager può essere travolgente a volte, ma in questo pratico articolo ti guideremo attraverso la routine quotidiana del project manager – per farti capire a cosa dovresti pensare e cosa dovresti fare ogni giorno per essere un project manager eccezionale e sfruttare al meglio la tua giornata.
Mi piacerebbe iniziare questo articolo dicendo quanto sia fantastico avere una routine quotidiana che ti prepara al successo. Quel tipo di routine in cui ti svegli presto (almeno due ore prima di dover uscire di casa) e sei sempre sul pezzo. Intendo davvero sempre sul pezzo: sorseggiare del tè verde, fare yoga, magari anche una corsetta veloce, ecco il tipo di routine di cui parlo.
Ma, in realtà, non sono abbastanza familiare con questo stile di vita da potermene vantare.
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Invece, parlerò della routine quotidiana di successo che inizia dopo le 9:00 del mattino.
7 Cose da Inserire nella Tua Routine Quotidiana di Project Management
Ecco una panoramica di ciò che farai ogni giorno come project manager. Scopri di più su come diventare project manager, soprattutto se non hai esperienza precedente.
1. Controlla lo stato del tuo progetto: Per ottimizzare i percorsi critici dei tuoi progetti
Come direbbe Beyoncé, è importante controllare la situazione, prima di mettersi a lavorarci sopra.
Anche se è improbabile che tu abbia un team composto da "eroi dell'inserimento orari" (ovvero persone che registrano le ore quotidianamente), è comunque una buona idea avere una panoramica giorno per giorno dei tuoi progetti e vedere come stanno andando. Soprattutto se il team sta lavorando attivamente su diversi deliverable.
Le cose tendono ad accumularsi e a comparire all’improvviso durante la notte, quindi per evitare sorprese è meglio cominciare la giornata monitorando i progressi. Questo ti aiuterà anche a gestire le inevitabili domande che arriveranno durante la giornata.
2. Controlla Slack / gli strumenti di comunicazione interni: Per restare aggiornato sulle esigenze del team ed evitare di essere un blocco
Scommetto che pensavi dicessi di controllare subito le email. Invece no! Sei lì per il tuo team, e sono le loro necessità ad avere un impatto immediato sulla tua giornata. Qualunque strumento tu usi per facilitare le comunicazioni interne dovrebbe avere la priorità la mattina. Se non sai dove il tuo team ha bisogno di te, rischi più facilmente di diventare un collo di bottiglia per il progetto.
A seconda di come è strutturato il tuo ufficio, controllare lo strumento di comunicazione viene spesso sostituito da qualcuno che arriva alla tua scrivania e ti dice vocalmente cosa gli sta passando per la testa.
3. Preparati alle riunioni: Così sarai informato in anticipo e il tempo resterà produttivo e organizzato
Per quanto il manifesto del project manager sia "Ogni giorno è diverso", a volte non è poi così vero. Ci sono alcuni appuntamenti fissi nelle nostre agende e questi sono gli stand-up del team e i check-in con il cliente. Ognuna di queste riunioni deve essere qualcosa per cui, come project manager, sei preparato in anticipo.
È tua responsabilità essere il custode del sapere e conoscere tutti i dettagli. Vale la pena inserire nel planning della mattina il tempo per creare e condividere gli ordini del giorno di queste riunioni con i clienti e con il team interno.
4. Controlla le email: Per vedere quali domande e richieste ti aspettano dai clienti
Contrariamente a quanto si pensa, controllare le mail non dovrebbe essere la prima cosa da fare la mattina. Suggerimenti di project management 101. *Si tende a lasciarsi travolgere dalle email frenetiche, che rischiano di stravolgere le priorità della giornata e dettare l’ordine delle attività.* In alternativa, puoi pure controllare le email come prima cosa, ma non lasciare che siano loro a determinare completamente le tue priorità.
5. Partecipa alle riunioni: Per finalizzare piani d’azione e prendere decisioni sui tuoi progetti
Non si possono evitare – sei il ponte tra il team del cliente e quello della tua agenzia. Le riunioni di routine hanno di solito lo scopo di dare aggiornamenti e fornire visibilità sui progetti in corso. Hanno anche un obiettivo sottinteso: costruire relazioni, la fiducia e la comunicazione sono fondamentali per tutte le opportunità a contatto con il cliente.
Se hai la possibilità di organizzare quando avvengono le riunioni con i clienti, la maggior parte dei DPM raccomanda di fissarle al mattino. I motivi principali sono:
- Fusi orari:
- Sulla west coast (PST), a volte lavori con clienti sulla east coast, che sono 3 ore avanti (EST). Le nostre mattine sono i pomeriggi dei clienti della east coast. In genere, il limite massimo per un meeting con un cliente dell'est è intorno alle 13:30 (PST).
- Prima delle riunioni, durante la giornata del cliente, solitamente sono sorti meno problemi – questo significa meno questioni su cui dovrai intervenire! (Possiamo dire “Questa è una change request” solo un certo numero di volte prima che perda di efficacia!).
- Hai più tempo al pomeriggio per agire su quello che hai discusso con il cliente, prima che arrivino le inevitabili domande del tipo “Perché non è stato fatto ancora? L’abbiamo discusso ieri..”
6. Mettiti al lavoro: Per ottenere ciò di cui hai bisogno per mantenere lo slancio dei tuoi progetti
Le mattine sono generalmente più pianificate e tendono a indirizzare le tue attività e i prossimi passi fino alla fine della giornata lavorativa. I pomeriggi sono più orientati ad assicurarti di avere tutto sotto controllo rispetto a ciò che è successo durante la giornata.
Questo è il momento della giornata che hai riservato a te stesso , il che significa che fondamentalmente ti occuperai di:
- Preparazione per domani / per il resto della settimana
- Revisione del lavoro in ingresso e delle attività
- Risposta alle email dei clienti
- Comunicazione con il team interno per portare avanti le cose!
7. Informati: Così sarai la persona più preparata nella stanza
Probabilmente una delle cose più difficili, ma anche più d’impatto da fare nel pomeriggio, o in qualche altro momento della giornata, è dedicare dieci minuti a informarti sul mondo e sul settore che ti circonda.
Come protagonisti nel mondo digitale, è vantaggioso per te rimanere aggiornato sul gergo del tuo settore e sui termini della gestione di progetto. Questo può aiutarti a portare nuove idee al team e ai tuoi clienti. Alcune risorse che puoi consultare sono le seguenti:
- First Round Review: Per approfondimenti su prodotto, persone, cultura e consigli di management
- Uxdesign.cc: Su esperienza utente, usabilità e progettazione di prodotto.
- Google Design: Scopri chi sono gli anticipatori secondo Google nel mondo del design.
- Vancouver Tech Journal: Un’email che arriva ogni domenica (puoi leggerla proprio nei tuoi pomeriggi lavorativi) che ti aggiorna sulle novità nell’area di Vancouver, BC – specifico per il settore tech.
- Fastcodesign.com: Sempre un classico.
- E OVVIAMENTE DIGITAL PROJECT MANAGER!
E quando tutte queste cose sono state fatte, all’improvviso sono passate le 17:00 e, oh, sei di nuovo l’ultimo in ufficio, ancora?
Beh, almeno questo significa che è meno probabile che tu porti il lavoro a casa!
…Giusto?
Un’ultima nota: questa routine potrebbe sembrare molto diversa se sei nuovo in azienda, quindi non preoccuparti se non hai ancora iniziato a occuparti di qualcuno di questi punti. Se ti ritrovi in questa situazione, ti consigliamo di lavorare con il tuo responsabile per creare un piano 30-60-90 giorni che rifletta meglio le tue responsabilità.
E ora?
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