Project Manager con oltre 30 anni di esperienza racconta come sta implementando Microsoft Copilot AI in tutta la sua organizzazione
Con oltre 30 anni di esperienza, Jeff Chamberlain ha visto l’evoluzione della tecnologia per la gestione dei progetti passare da semplici fogli di calcolo all’IA. Lo abbiamo incontrato per capire come questo veterano del project management stia ripensando i riti e implementando l’IA nella sua organizzazione. Ecco cosa ci ha raccontato. Oltre 30 anni di […]
Jeff Chamberlain
Senior Project Manager
Esperienza: Jeff Chamberlain ha oltre 30 anni di esperienza nella gestione progetti, toccando vari ambiti tra cui FinTech e IT.
Adozione dell’IA: L’intelligenza artificiale sta trasformando il project management, migliorando attività come la stesura dei piani e la gestione delle comunicazioni.
Strumenti Microsoft: Chamberlain sottolinea l’importanza di Microsoft 365, in particolare di Outlook, come strumenti fondamentali per workflow efficienti nel project management.
Approfondimenti sui Progetti: I progetti recenti hanno utilizzato Microsoft Copilot, dimostrando applicazioni pratiche e vantaggi formativi per i team.
Ruoli futuri: L’IA trasformerà i ruoli nel project management verso la gestione delle relazioni e il controllo degli output dell’IA, favorendo la collaborazione.
Con oltre 30 anni di esperienza, Jeff Chamberlain ha visto l’evoluzione della tecnologia per la gestione dei progetti passare da semplici fogli di calcolo all’IA.
Lo abbiamo incontrato per capire come questo veterano del project management stia ripensando i riti e implementando l’IA nella sua organizzazione.
Ecco cosa ci ha raccontato.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Oltre 30 anni di esperienza nella gestione dei progetti
Sono project manager da oltre 30 anni in settori come FinTech, Sanità, IT, telecomunicazioni e persino Avventura all’aperto. Sono stato anche partner di formazione autorizzato per PMI.
Attualmente sono Manager dei Progetti Broadband ed Enterprise per il Governo della Contea di Frederick, Maryland. Supervisiono uno staff di project manager all’interno del nostro dipartimento IT e gestisco come distribuiamo i progetti tra le varie divisioni.
Sono responsabile di strategia e governance — ma continuo anche a gestire i progetti in prima persona.
L’utilizzo quotidiano dell’IA per un Project Manager
Prima, una precisazione. Siamo nell’era dell’IA davvero da quando siamo diventati “bravi” con la mente alveare di dati che è internet.
Inoltre, sebbene l’IA sia diventata sicuramente più sofisticata, non è né “artificiale” né “intelligente”. È solo un modello dati avanzato — con un’interfaccia di query in linguaggio più naturale.
Tutto questo esiste già da un po’. La differenza, oggi, è che finalmente la tecnologia si sta avvicinando all’utente non tecnico e sta diventando accessibile.
Detto ciò, la utilizzo molto — soprattutto in alcuni dei miei compiti più impegnativi:
- Redazione di project plan
- Revisione di documenti di project management legale (contratti, SOW)
- Gestione della posta in arrivo
- Preparazione di risposte preimpostate per richieste ripetitive
- Definizione dei requisiti
- Rifinitura della mia documentazione
È potente. Ma pretendo sempre una revisione umana, come regola.
Automatizzare i processi di Project Management nei PMO comunali con l’IA
Per quanto riguarda la mia organizzazione, per quanto preferiamo non usare l’IA come super strumento di ricerca, la realtà è che i PMO comunali spesso cercano di "recuperare terreno" rispetto ai colleghi del settore privato per vari motivi.
Ma automatizziamo diversi elementi del nostro processo — come:
- Onboarding
- Approvazione dei progetti
- Avvio dei progetti
- Notifiche
Sono un grande sostenitore dell’automazione dei compiti ripetitivi, ma tutto ciò che richiede revisione o supervisione deve essere visionato dal nostro team. È un processo di “fidati ma verifica”.
Con l’IA: fidati ma verifica. È questo il processo.
Utilizzo della suite AI di Microsoft 365 per il Project Management
Attualmente facciamo molto affidamento sulla suite Microsoft 365.
Negli ultimi due anni, ho gradualmente ampliato l’uso di SmartSheet nella contea e sfruttato alcuni dei suoi strumenti AI, principalmente focalizzati sullo sviluppo di formule e fogli.
Ma torno alle basi: il mio strumento AI preferito resta Outlook. Apprezzo l’integrazione di nuove funzionalità, ma Outlook resta imbattibile per comunicazioni, promemoria, categorie, flag, formattazione condizionale e molte altre funzionalità.
Infatti, ho una regola che chiamo “la regola del capo”. Evidenzia le mie email tramite formattazione condizionale quando sono l’unico destinatario di una mail dal mio capo. Così attira subito la mia attenzione.
Outlook è uno strumento molto sottovalutato, in un’epoca di messaggistica istantanea, SMS e chat. E la sua IA, tramite Copilot, è davvero preziosa.
Case Study: sperimentazione di Microsoft Copilot per la pianificazione progettuale e la formazione
Nella mia organizzazione, abbiamo una configurazione manageriale un po’ ibrida. Mentre sono un project manager responsabile del team di PM, sono anche un responsabile di divisione, quindi il mio ruolo è piuttosto particolare.
Ho avuto l’opportunità di gestire un progetto molto visibile, distribuendo Copilot (lo strumento di intelligenza artificiale di Microsoft) a un gruppo pilota — insomma, un Copilot pilota, se vogliamo. Abbiamo utilizzato lo strumento per diversi aspetti della pianificazione del progetto.
Ho colto l’occasione per aiutare a formare un team di progetto molto competente su alcune basi fondamentali. Abbiamo poi usato Copilot per aiutare a stendere il piano di progetto, inclusa la corretta formattazione di rischi e problemi, e i nostri executive summary. In effetti, ha creato la bozza iniziale.
Successivamente, uno dei nostri SME ha utilizzato lo strumento per aiutare a scrivere e revisionare la formazione che abbiamo erogato. Questa formazione è stata presentata al nostro gruppo pilota, che includeva diversi dirigenti della contea.
Durante tutto il progetto, abbiamo organizzato delle sessioni di office hours in cui insegnavamo l’ingegneria dei prompt e risolvevamo vari problemi emersi durante il pilota. Abbiamo scoperto molti casi d’uso unici. Sono stato particolarmente orgoglioso perché sono stato una fonte significativa di questi casi d’uso.
Infine, alla fine del progetto — incorporando anche il feedback della community raccolto durante il pilota — uno dei responsabili di dipartimento ha realizzato un rapporto di progetto molto dettagliato sui nostri risultati con lo strumento. Un ottimo lavoro.
Nel complesso, è stato un progetto di grande successo e ne parlerò per anni.
Costruire un sistema di valutazione con Microsoft Copilot
Ho anche utilizzato Copilot per contribuire a costruire un sistema che utilizza valori indipendenti per classificare un progetto in una delle quattro categorie di complessità crescente.
È necessario perché riceviamo molte richieste, quindi valutare e ordinare le priorità è molto importante.
Questa soluzione, combinata con un approccio simile per la classificazione e l’inclusione di una componente umana, ci ha permesso quantomeno di identificare dove vengono impiegate le nostre risorse.
Come scrivere prompt migliori per l’IA rispecchia le user story Agile
Una delle cose più utili che ho imparato è il valore di un prompt ben progettato.
Ad esempio, puoi prendere un rischio che è stato identificato e poi utilizzare un prompt per chiedere un consiglio a un esperto:
“Abbiamo identificato una maggior vulnerabilità agli accessi non autorizzati a causa dell’assenza dell’autenticazione multifattore. Cosa suggerirebbe Kevin Mitnick (famoso hacker diventato esperto del settore) per mitigare questo rischio? Fornisci non solo esempi di impatto, ma anche almeno tre strategie di mitigazione.”
Questa struttura del prompt — specifica, contestuale, orientata all’azione — assomiglia molto a scrivere una buona user story.
Ecco un esempio di un prompt recente che ho scritto:
“Scrivi una bozza di email per informare gli stakeholder riguardo a un [ritardo progetto/cambio di ambito/aumento di budget]. L’email dovrebbe:
→ Riconoscere onestamente il problema.
→ Spiegare in modo conciso la causa.
→ Proporre una soluzione o un piano di mitigazione.
→ Fornire una timeline rivista, se applicabile.
→ Offrirsi di discutere ulteriormente se necessario.”
È stato utile. Ma tutto ciò che richiede giudizio o supervisione? Quello resta a noi.
Combinare metodi Agile e tradizionali nella gestione di progetto
Parlando di user story, non siamo completamente Agile.
Attualmente sto cercando un po’ di stabilità nel mio mondo progettuale. Ho visto ottimi progetti utilizzare una delle tante metodologie Agile, ma ci sono preoccupazioni sull’implementazione e sulla definizione di "completato".
Amo l’aspetto delle user story nei requisiti e cerco di integrarli — insieme a un processo di approvazione delle modifiche più rapido. E sono un grande fan della retrospettiva.
Pur non essendo puro Agile, è sicuramente una gestione "ibrida".
Come l’IA sta cambiando i ruoli e i team nella gestione di progetto
Questa domanda mi viene spesso dai project manager più giovani: "L’IA prenderà il mio posto di lavoro?" Può fare paura, considerando che meno di tre anni fa era una tecnologia di nicchia fuori dai laboratori avanzati. Ora è sul tuo telefono.
La mia risposta è sempre: "Se non capisci qualcosa, probabilmente non dovresti lavorarci."
Guardando al futuro, ho alcune previsioni:
- Il ruolo del project manager si sposterà verso un approccio più incentrato sull’uomo. In altre parole, non gestiamo più compiti; gestiamo le relazioni all’interno di un progetto. Forniamo inoltre supervisione all’output dei modelli linguistici di intelligenza artificiale.
- Noi, come project manager, dovremo guidare i nostri team non solo nel lavorare insieme, ma anche nel collaborare con l’IA.
- I team di progetto avranno un aspetto diverso. Forse vedremo “pod” di esperti supportati da strumenti di IA che consentano di avere molteplici opinioni sulle best practice e decisioni più mirate.
- Il ruolo della user story Agile diventerà più rilevante, poiché — se lo analizziamo bene — un prompt di IA ben progettato è praticamente identico, nella forma, a una user story.
Il ruolo del project manager si sposterà verso un approccio più incentrato sull’uomo. In altre parole, non gestiamo più compiti; gestiamo le relazioni all’interno di un progetto. Forniamo inoltre supervisione all’output dei modelli linguistici di intelligenza artificiale
Consigli per i responsabili della delivery che adottano l’IA nella gestione dei progetti
Non correre troppo. La tecnologia è ancora in fase di perfezionamento. Guarda ai punti dolenti della tua organizzazione e parti da lì.
Continua a chiederti:
- “Serve davvero automazione/IA?”
- “È davvero qualcosa che dovremmo scalare?”
Se stai valutando strumenti, operazioni o progetti 'una tantum', forse automazione o IA non sono la scelta giusta.
Resta aggiornato
Puoi seguire il lavoro di Jeff su LinkedIn mentre continua a esplorare e implementare sistemi guidati dall’intelligenza artificiale all’interno del governo della Contea di Frederick.
Altre interviste con esperti saranno presto disponibili su The Digital Project Manager.
