Comment utiliser TMetric pour la rentabilité des projets : guide pratique pour les agences

La plupart des agences découvrent qu'un projet n'était pas rentable environ trois semaines après sa fin. À ce moment-là, les heures sont déjà passées, la facture est envoyée et la seule chose qu'il reste à faire est d'absorber la perte. Ce délai n'a rien d'inhabituel : le dépassement budgétaire moyen apparaît 3,5 semaines après que le projet commence à perdre de l'argent, et 68 % des agences s'en rendent compte trop tard pour remédier à quoi que ce soit.

Ce guide explique comment configurer TMetric afin que vous puissiez détecter les problèmes tant qu'ils peuvent encore être résolus. À la fin, vous saurez comment suivre les budgets, surveiller les marges et détecter rapidement les problèmes. 

Ce que signifie réellement la rentabilité d'un projet dans TMetric

Avant de commencer la configuration, il est utile de comprendre ce que TMetric mesure réellement. La rentabilité d'un projet repose sur plusieurs informations qui fonctionnent ensemble, plutôt que sur un seul chiffre pris isolément.

La première est le temps suivi, c'est-à-dire les heures que votre équipe enregistre pour le projet. Vient ensuite la facturation, qui détermine la manière dont ce travail est facturé au client. Il y a ensuite le budget du projet, qu'il soit défini en heures, en honoraires de projet ou en heures par personne. Enfin, il y a les coûts, qui indiquent ce que nécessite la réalisation du travail.

En réunissant ces éléments, vous obtenez une vision beaucoup plus claire de la performance du projet. Au lieu d'attendre la fin du projet pour déterminer s'il a été rentable, vous pouvez voir comment la situation évolue au fur et à mesure que le travail est enregistré.

Une fois que vous avez compris ce que TMetric mesure, l'étape suivante consiste à le configurer afin que ces chiffres aient réellement du sens.

Configuration étape par étape

Voici le processus de configuration. Il devrait prendre environ vingt minutes du début à la fin. 

Étape 1 — Créer le projet et définir le budget

Texte alternatif : Paramètres du projet TMetric affichant les options de facturation, la configuration du budget, les taux horaires et le seuil d'alerte budgétaire.

Accédez à Projets et créez un nouveau projet pour le client. Lors de sa configuration, choisissez la manière dont vous souhaitez établir son budget. TMetric vous propose trois options : Total des heures du projet, Total des honoraires du projet ou Heures par personne.

Pour la plupart des missions à honoraires fixes, établir le budget en fonction des honoraires du projet est généralement le choix le plus pertinent. Si vous facturez à l'heure, Total des heures du projet est souvent l'option la plus simple. Si vous avez déjà estimé le travail, vous pouvez également utiliser Estimation du budget au lieu de tout saisir manuellement.

Étape 2 — Configurer la facturation

Texte alternatif : Écran de modification du projet TMetric affichant la facturation au temps passé et aux dépenses, les taux du projet et les taux horaires configurables par type de travail.

Ensuite, déterminez comment vous allez facturer le projet. S'il s'agit d'un projet en temps passé et dépenses, TMetric vous permet de facturer selon un taux de projet, un taux par personne ou un taux par type de travail. Si différentes personnes facturent à des taux différents, le taux par personne est généralement le moyen le plus simple de voir ce qui est réellement facturé. Pour les travaux à prix fixe, choisissez plutôt Forfait fixe pour le projet.

Étape 3 — Activer les alertes budgétaires

Avant de quitter le projet, activez les notifications budgétaires. Choisissez un seuil qui vous laisse suffisamment de temps pour intervenir si le projet commence à s'approcher de sa limite (environ 70 % à 90 %). Le chiffre exact dépend de la manière dont votre équipe travaille, mais l'essentiel est de recevoir l'avertissement avant que le budget ne soit épuisé, et non après.

Étape 4 — Ajouter l'équipe

Ajoutez toutes les personnes qui travailleront sur le projet et assurez-vous qu'elles y enregistrent leur temps dès le début. Si vous utilisez la facturation au tarif par personne, c'est également ici que vous définirez le tarif horaire de chaque personne. Cela ne prend pas longtemps, mais c'est le genre de configuration qu'il vaut la peine de faire correctement, car tous vos rapports dépendent de l'enregistrement précis du temps.

Étape 5 — Adoptez une habitude de revue hebdomadaire

Texte alternatif : Rapport récapitulatif des projets TMetric avec le temps suivi, le pourcentage facturable, l'avancement du budget, les revenus et les coûts.

Une fois le projet lancé, prenez l'habitude de consulter Rapports → Projects Summary chaque semaine ou chaque mois. Il rassemble au même endroit votre temps total suivi, votre temps facturable, le montant facturable, les coûts et l'avancement du budget. Consacrez-y dix ou quinze minutes chaque lundi et vous repérerez généralement les problèmes avant qu'ils ne deviennent coûteux.

Une fois la configuration terminée, la question suivante est de savoir comment lire les données et comprendre ce qu'elles vous indiquent.

Comprendre les données de votre projet

Maintenant que tout est configuré, il est temps d'examiner ce que les chiffres vous indiquent réellement. Voici en détail ce que le récapitulatif des projets vous permet de connaître.  

Indicateur	Ce qu'il vous indique
Nombre total d'heures	Le temps total enregistré pour le projet.
% facturable	La part du temps suivi qui peut être facturée. Si ce pourcentage commence à passer sous le niveau prévu pour le projet, il vaut la peine d'en rechercher la raison.
Montant	La valeur du travail facturable enregistré jusqu'à présent.
Coûts	Le coût de réalisation du travail. Comparez-le au montant pour comprendre votre marge.
Avancement du budget	La part du budget du projet déjà utilisée.

Prenons un exemple simple. Imaginons que vous ayez un projet forfaitaire de $1,500. Le rapport indique que 35 % du budget a été utilisé et que 85 % du temps enregistré est facturable. Rien de tout cela ne devrait immédiatement vous inquiéter. 

Imaginez maintenant que le budget soit toujours utilisé à 35 %, mais que le pourcentage facturable soit descendu à 55 %. C'est un élément qui mérite d'être examiné. Peut-être que l'équipe passe davantage de temps en réunions internes. Peut-être que le client a demandé plusieurs séries de modifications supplémentaires. 

Bien que le rapport ne vous indique pas exactement ce qui se passe, il vous orientera vers le projet à examiner avant qu'un petit problème ne se transforme en problème coûteux.

Trois signes indiquant qu'un projet commence à dévier

Voici les premiers signes indiquant qu'un projet nécessite votre attention.

Premièrement, le temps facturable ne cesse de diminuer. Si une part de moins en moins importante du temps de l'équipe est facturable, il vaut la peine d'en rechercher la raison. Peut-être que le client demande des révisions supplémentaires. Peut-être que l'équipe passe davantage de temps en réunions internes. Dans tous les cas, vous consacrez davantage d'efforts au projet sans générer davantage de revenus.

Surveillez la dérive du périmètre. Les recherches montrent que la dérive du périmètre peut réduire de 5–15 % la marge d'un projet, et la baisse du pourcentage facturable en est souvent l'un des premiers signes.

Deuxièmement, le budget se consomme plus rapidement que prévu. Si l'avancement du budget ne semble pas correspondre à l'état d'avancement attendu du projet, arrêtez-vous et examinez ce qu'il reste. Une petite correction de trajectoire maintenant est beaucoup plus facile à gérer que d'avoir à expliquer un dépassement plus tard.

Troisièmement, une seule personne enregistre la plupart des heures. Dans le cadre d'un projet forfaitaire, c'est souvent un signe qui mérite un examen plus approfondi. Peut-être que l'estimation était erronée. Peut-être que le travail n'est pas réparti équitablement au sein de l'équipe. Quelle qu'en soit la raison, mieux vaut le détecter rapidement que le découvrir une fois le projet terminé.

Identifier rapidement les problèmes ne représente qu'une partie de l'enjeu. Les mêmes données peuvent également vous aider au moment d'échanger avec le client.

Utiliser les données lors des échanges avec les clients

Les informations que vous avez suivies facilitent également beaucoup les échanges avec les clients. Lorsque tout le monde consulte les mêmes chiffres, il est beaucoup plus facile de parler du périmètre, des budgets et des délais sans que la conversation ne devienne subjective.

Si un projet a dépassé son périmètre initial, exporter le rapport au format PDF vous fournit un relevé clair du temps enregistré, du budget utilisé et de la valeur fournie jusqu'à présent. Au lieu de dire « ce projet prend plus de temps que prévu », vous pouvez montrer exactement où le temps supplémentaire a été consacré.

Le même rapport est tout aussi utile lorsqu'il est temps de parler d'une augmentation du budget ou de revoir un forfait récurrent. Si un projet nécessite régulièrement plus de temps que ce qui avait été initialement facturé, vous disposez de l'historique nécessaire pour expliquer pourquoi. Vous ne demandez pas au client de vous croire sur parole : vous disposez des données pour étayer la discussion.

Aujourd’hui, seulement 20 % des agences suivent la rentabilité à ce niveau, ce qui signifie que la plupart abordent ces conversations avec des opinions plutôt qu’avec des preuves. Si vous avez régulièrement consulté votre rapport récapitulatif des projets, vous arrivez avec quelque chose de bien plus utile.

Conclusion : tout le système, en un après-midi

Suivre la rentabilité des projets ne doit pas être compliqué. Définissez le budget, choisissez la façon dont le projet sera facturé, activez les alertes budgétaires et examinez chaque semaine les données de votre projet. Une fois tout cela en place, vous disposez de tout ce qu’il vous faut pour repérer les problèmes avant qu’ils ne se transforment en abandons de créances.

C’est de là que vient la valeur. Les équipes qui suivent les budgets en temps réel signalent moins de dépassements, tandis que les agences affichant un bon taux d’utilisation ont tendance à augmenter leurs bénéfices plus rapidement. TMetric ne produit pas ces résultats à lui seul, mais il facilite grandement la compréhension de la situation tant qu’il est encore temps d’agir.

Le plus simple pour commencer est de vous lancer avec votre prochain projet. Configurez-le correctement dès le premier jour, examinez-le chaque semaine et voyez ce que les chiffres vous indiquent. Si vous n’utilisez pas encore TMetric, vous pouvez créer un compte gratuit et essayer vous-même le même processus.