Comment animer une réunion debout plus efficace : 6 conseils d’experts
Si vous êtes comme la plupart des chefs de projet ou des Scrum masters, vous avez probablement constaté que les réunions quotidiennes debout peuvent être un moyen utile de garder votre équipe sur la bonne voie. Vous avez probablement inscrit une réunion de 30 minutes au calendrier de votre équipe afin de vous réunir chaque jour et de discuter de ce qui se passe.
Cela a probablement fonctionné pendant un certain temps, tandis que vous animiez chaque session, mais la situation commence ensuite à se détériorer. Les participants commencent à parler sans fin et à partager des informations qui ne sont pas pertinentes, ce qui prend beaucoup de temps, et la valeur de la réunion diminue au point que les participants cessent d’y assister régulièrement.
Vous pouvez faire mieux. Votre équipe a besoin d’une synchronisation efficace. Nous allons remédier à cela.
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Vous pensez peut-être : « Oh, les réunions quotidiennes debout, c’est juste un truc de Scrum, n’est-ce pas ? » Faux. Les réunions quotidiennes debout peuvent aider n’importe quelle équipe à rester alignée et à avancer ensemble.
Les réunions quotidiennes debout sont un élément incontournable de nombreux processus de gestion de projet et de développement, mais elles peuvent souvent manquer d’efficacité et de productivité. Personnellement, j’ai dix ans d’expérience dans la gestion et l’animation de nombreux projets et équipes, chacun ayant sa propre façon d’organiser les réunions debout, les synchronisations et les réunions Scrum.
J’ai été formé de manière classique aux méthodologies de gestion de projet Agile et prédictive, ce qui me permet d’aborder efficacement ce sujet souvent controversé.
Dans cet article de blog, je vais expliquer comment organiser une réunion quotidienne debout efficace et tirer le meilleur parti de ce processus important. Je parlerai également des éléments à inclure dans l’ordre du jour, du timing et de la manière de gérer les distractions pendant la réunion.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’une réunion quotidienne debout ?
Une réunion quotidienne debout est une réunion qui a lieu chaque jour afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et sait ce qu’il doit faire. Elle dure généralement entre 10 et 15 minutes, et tous les membres de l’équipe de projet ou de l’équipe Scrum y participent.
L’objectif d’une réunion quotidienne debout est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, de célébrer les progrès réalisés par étapes et d’aider à repérer les éventuels obstacles afin de pouvoir les résoudre rapidement. Les réunions quotidiennes debout ne sont pas réservées aux équipes Agile ou aux équipes de développement logiciel : elles s’adressent à tout le monde !
Lors des réunions quotidiennes debout classiques, l’équipe se réunit et répond à tour de rôle à trois courtes questions (il s’agit de l’ordre du jour de la réunion debout) :
- Qu’avez-vous fait hier ?
- Que comptez-vous faire aujourd’hui ?
- Qu’est-ce qui vous empêche de progresser ?
Au fur et à mesure que chaque membre répond aux trois questions, toute possibilité de collaboration ou d’aide pour lever les blocages est notée afin d’être abordée une fois que tous les membres ont pris la parole.
Un membre qui signale un obstacle peut recevoir une réponse de suivi d’un autre membre : « Parlons-en ; je pense pouvoir vous aider à résoudre ce problème. » Cela donne lieu à une discussion complémentaire une fois que la réunion debout a atteint son objectif principal.
Dans le meilleur des cas, les membres se réuniront brièvement juste après la réunion debout pour traiter ce qui bloque les progrès, afin que chacun puisse poursuivre sa journée et être aussi efficace que possible.
Et voilà ! C’est tout ! Une réunion quotidienne debout est simple à apprendre, mais difficile à maîtriser avec une équipe, car les équipes évoluent constamment, de nouveaux problèmes apparaissent et les méthodes de travail changent. Ne vous inquiétez pas ! Nous avons également prévu cela. Lisez la suite !
Comment dois-je appeler cette session ?
Cette réunion très efficace peut être appelée de nombreuses façons. Le plus souvent, j’entends parler de réunion quotidienne debout, de réunion Scrum quotidienne, de synchronisation quotidienne, de point de contrôle, de séance de partage d’informations ou de réunion rapide. Quel que soit le nom donné par votre équipe à cette session, soyez cohérent et assurez-vous que tous les participants comprennent l’objectif et la structure de la réunion.
Lorsque vous accueillez de nouveaux membres dans l’équipe, vous pouvez même envisager de leur permettre d’observer une ou deux sessions avant qu’ils ne participent eux-mêmes, afin de prendre confiance dans la meilleure façon de contribuer.
Comment organiser une réunion quotidienne debout
Une réunion quotidienne est une courte réunion qui se tient généralement chaque jour ouvré à une heure fixe (je préfère personnellement le matin, mais attention aux différents fuseaux horaires), et son objectif est de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Cette courte réunion ne devrait pas durer plus de 10 à 15 minutes.
Mise en place
Si vous êtes l’organisateur de la session, trouvez une heure qui convient régulièrement à tout le monde (tenez compte des différents fuseaux horaires) et planifiez une session récurrente de 15 minutes. Si vous vous réunissez en personne, réservez le même endroit ou la même salle de conférence pour chaque réunion.
Si vos employés à distance se réunissent dans un espace virtuel (tel que Zoom ou d’autres outils de collaboration vidéo), utilisez le même lien de réunion à chaque occurrence et veillez à autoriser les participants à rejoindre la réunion sans l’hôte au cas où vous partiriez pour ces vacances bien méritées.
Les équipes distribuées peuvent également choisir d’organiser des réunions quotidiennes asynchrones, au cours desquelles les membres de l’équipe répondent aux questions via une application comme Slack, à un moment qui leur convient le mieux (c’est un excellent moyen de réduire le nombre de réunions auxquelles vous devez participer).
Animation de la session
Chaque réunion quotidienne devrait avoir un animateur ou une personne qui comprend l’objectif de cette courte réunion et peut aider l’équipe à rester concentrée sur sa tâche. Il peut s’agir d’une personne désignée ou nommée pour ce rôle, ou bien un animateur peut naturellement prendre la parole. Les deux scénarios conviennent.
Pour animer une réunion quotidienne réussie, il est important de s’assurer que tout le monde est présent et que la réunion reste sur la bonne voie. Il est également important d’établir quelques règles de base, comme l’interdiction des ordinateurs portables ou des téléphones portables (pour les équipes réunies sur un même site), ou un accord de fonctionnement visant à ne pas effectuer plusieurs tâches à la fois (pour les équipes hybrides ou à distance).
Pour commencer la session, réunissez l’équipe et demandez à chaque participant de répondre à ces trois questions (oui, elles sont un peu standardisées) en environ 3 minutes ou moins par personne.
Au fur et à mesure des réponses, notez les dépendances ou les occasions de collaborer afin de lever les obstacles et de résoudre les problèmes, pour permettre à l’équipe d’avancer.
Une fois que chaque participant a terminé, passez soit à la personne suivante dans un ordre logique (à tour de rôle), soit demandez à chacun de choisir au hasard la personne suivante (c’est ma préférence personnelle : cela permet de maintenir l’engagement de chacun et de les garder sur le qui-vive au cas où ce serait leur tour ensuite !)
Au fil de la session, il est possible que les participants trouvent quelque chose d’intéressant à aborder qui dépasse le cadre des réponses aux trois questions ci-dessus.
De nombreuses équipes trouvent utile d’utiliser un « parking » pour « garer » temporairement les discussions qui ne correspondent pas à l’objectif de la session, mais qu’il est important de traiter par la suite. Une fois que la session a atteint son objectif, revenez au parking pour régler en groupe les points qui restaient à traiter.
Une fois que tout le monde a eu l’occasion de répondre aux questions et que la session a atteint son objectif, il est temps de lever la séance ! Remerciez l’équipe, souhaitez-lui bonne continuation et encouragez l’accessibilité, l’ouverture et la collaboration.
6 avantages des réunions quotidiennes
Les réunions quotidiennes font une grande différence en matière d’efficacité et de plaisir au sein de l’équipe ! Voici quelques avantages précis à investir dans des réunions quotidiennes :
1. Sens de l’urgence
Organiser une réunion quotidienne crée et entretient un sentiment d’urgence autour des tâches et contribue à encourager la responsabilisation quant aux progrès réalisés chaque jour vers les objectifs.
2. Communication rapide et efficace
La réunion quotidienne debout est un canal de communication rapide et efficace qui permet aux membres de l’équipe de partager avec le reste de l’équipe les mises à jour et les points forts de leur travail, ainsi que d’obtenir le soutien dont ils ont besoin pour avancer.
Rien de tel que de demander de l’aide à toute l’équipe en une seule fois plutôt que de solliciter chacun via le chat ou, pire encore, de subir la redoutable tape sur l’épaule qui se transforme en conversation d’une demi-heure.
3. Inspecter, s’adapter et s’aligner
La réunion quotidienne debout permet à une équipe d’inspecter, d’adapter et d’aligner son travail à un rythme très soutenu, de sorte qu’elle ne devrait pas trop s’éloigner de sa trajectoire collective si elle se réunit régulièrement.
Maintenir cette boucle de rétroaction étroite renforce la confiance des collaborateurs dans le fait qu’ils accomplissent les bonnes tâches et inspire confiance aux dirigeants et aux principales parties prenantes, qui savent ainsi que les tâches adéquates et les plus importantes sont prises en charge à tout moment.
4. Identifier les blocages
Identifier et définir les prochaines étapes ainsi que les actions à entreprendre pour résoudre les blocages ou les difficultés qui empêchent l’équipe d’atteindre ses objectifs constitue peut-être la partie la plus importante de la réunion quotidienne debout. Pouvoir soulever rapidement un problème et demander de l’aide est particulièrement précieux.
Imaginez qu’un blocage doive attendre une semaine entière avant d’être soulevé lors d’une réunion d’équipe ! Maintenez efficacement les équipes sur leur lancée en identifiant rapidement les blocages lors des réunions quotidiennes debout, puis en mobilisant rapidement les bonnes personnes pour résoudre les problèmes afin que l’équipe puisse avancer.
5. Favoriser la collaboration
Les gens aiment (généralement) se rendre utiles, surtout lorsqu’il s’agit de personnes qu’ils apprécient. Les réunions quotidiennes debout favorisent la collaboration, car les équipes se sentent impliquées et intégrées dans le travail qui se déroule non seulement à leur propre bureau, mais aussi à celui des autres.
Pour ma part, savoir ce qui se passe dans les autres groupes et ce qui est le plus important pour mes collègues m’aide à comprendre où nous en sommes en tant que groupe et comment je peux au mieux les soutenir.
Parfois, j’entends un membre de mon équipe dire qu’il s’apprête à s’attaquer à quelque chose que j’ai déjà réalisé ou pour lequel j’ai un exemple : c’est l’occasion pour moi de raccourcir son parcours d’apprentissage en partageant un guide ou un exemple qu’il aurait autrement dû me demander !
6. Renforcer le moral de l’équipe
Les êtres humains sont des êtres sociaux, et les gens aiment résoudre les problèmes ensemble. Les réunions quotidiennes debout favorisent non seulement la collaboration, mais facilitent également la cohésion d’équipe en aidant les gens à sentir qu’ils ne sont pas seuls et qu’ils font partie d’une équipe.
Cette augmentation du lien social et du soutien améliore le moral et le bien-être émotionnel de tous les participants, tout en renforçant les relations qui se révéleront certainement utiles lorsqu’un problème surviendra et que l’équipe devra se mobiliser pour le résoudre dans l’urgence !
6 conseils pour rendre vos réunions debout plus efficaces
Parfois, les réunions debout deviennent trop routinières et la paresse prend le dessus, si bien que votre synchronisation quotidienne déraille. Nous oublions l’objectif ciblé et les avantages de la collaboration, de la compréhension et de la planification, et devenons plutôt hostiles lorsque les membres de l’équipe se disputent le temps et l’attention, ou pire encore, cessent complètement de participer.
Voici six conseils pour que votre réunion quotidienne debout ressemble moins à un affrontement ; évitez certaines erreurs courantes grâce à ces 6 conseils pour rendre vos réunions debout plus efficaces.
1. Changez votre vocabulaire
Les trois questions elles-mêmes ressemblent à un compte rendu d’avancement — et c’est précisément ce que nous cherchons à éviter ! Essayez de modifier quelques mots-clés : l’objectif de communiquer les obstacles, les progrès et la planification en vue d’atteindre les objectifs sera facilement atteint.
- Qu’ai-je accompli hier qui nous a rapprochés de nos objectifs ?
- Qu’accomplirai-je aujourd’hui qui nous rapprochera de nos objectifs ?
- Qu’est-ce qui m’empêche d’atteindre nos objectifs ?
Ce changement élimine également les échanges du type « J’ai assisté à une réunion », « J’ai mangé une pizza au déjeuner », « J’ai promené mon chien (attendez, vous n’étiez pas au travail ?!) »
2. Éliminez le gaspillage
Si vous constatez que votre réunion quotidienne dure trop longtemps ou se transforme en bavardage, pourquoi ne pas essayer ces trois questions plus ciblées :
- Qu’avez-vous accompli que nous pouvons célébrer ?
- Que doit savoir l’ensemble de l’équipe sur ce qui va se passer ensuite ?
- Pour quoi avez-vous besoin d’aide ?
Le résultat reste le même, mais cela élimine certaines conversations qui ne sont pas directement liées à l’atteinte des objectifs collectifs. L’équipe a-t-elle besoin de savoir ce que vous avez mangé au déjeuner ? Non. A-t-elle besoin de savoir à quelle réunion vous avez assisté ? Peut-être. Pour quoi avez-vous besoin d’aide ? Oui !
3. Réduire les distractions
C’est simple, mais cela peut varier selon le lieu de travail de l’équipe. Si certaines personnes regardent par une fenêtre et ne prêtent pas attention à ce qui se passe, éloignez le groupe de la fenêtre ou baissez un store pour la masquer.
D’autres équipes sont-elles trop bruyantes ? Installez-vous dans un autre espace. Les membres de l’équipe regardent-ils leur ordinateur tout en faisant plusieurs choses à la fois ? Essayez un autre espace ou un autre moyen de communication. Ils n’écoutent pas ? Demandez à chacun de fermer les yeux en présentiel ou de s’éloigner de son ordinateur s’il participe à distance, afin de consacrer pleinement du temps et de l’attention à l’équipe. Expérimentez.
4. Parcourir le tableau, pas l’équipe
De nombreuses équipes utilisent un tableau Kanban ou un tableau de travail pour visualiser les éléments en cours. De nombreuses équipes organisent également leur réunion quotidienne toujours dans le même ordre. Oui, nous devons prendre la parole à tour de rôle, mais au lieu d’organiser le tableau en fonction des membres de l’équipe, essayez plutôt de parcourir chaque colonne du tableau dans l’ordre !
Les équipes examinent alors tous les éléments en cours en même temps, et pas seulement les leurs. Cela élimine la question « Sur quoi dois-je travailler ensuite ? », car elles peuvent voir ce qui est toujours en cours. L’attention reste centrée sur les tâches qui contribuent à atteindre les objectifs de l’équipe, et cela permet d’identifier les moments où les équipes travaillent sur des éléments hors périmètre.
5. Pratiquer la gratitude
Lorsque nous pratiquons la gratitude ou identifions quelque chose pour lequel nous sommes reconnaissants, nous reprogrammons notre cerveau pour trouver le positif dans la vie, et pas seulement ce qui reste à faire, le chaos ou les obstacles. Trouver quelque chose pour lequel être reconnaissant peut aider à lutter contre le stress et l’incertitude, tout en encourageant le travail d’équipe et la camaraderie (Source : HBR).
Envisagez d’ajouter une question à votre routine quotidienne de réunion en trois questions : « De quoi êtes-vous reconnaissant ? » et profitez-en collectivement ! Vous pourriez même en apprendre un peu plus sur les personnes avec lesquelles vous travaillez et sur ce qu’elles aiment le plus dans leurs expériences de vie.
6. Garder la fraîcheur
La réunion quotidienne peut tout de même devenir ennuyeuse (nous la faisons tous les jours !). Gardez-la dynamique en demandant parfois à chacun de raconter une blague de papa, en lançant une balle ou en apportant occasionnellement des gourmandises.
Cela rend également la réunion plus amusante et peut renforcer les liens au sein de l’équipe ! Envisagez d’associer ces initiatives de renouvellement aux célébrations de l’équipe, comme les anniversaires, les jours fériés ou les événements de l’entreprise.
Conseil aux responsables de plusieurs projets et aux managers
Si vous travaillez sur plusieurs projets interdépendants ou gérez plusieurs équipes qui organisent chacune une réunion quotidienne, réfléchissez à l’ordre de ces réunions dans votre journée.
Si vous rencontrez votre groupe de pairs ou un groupe de parties prenantes de haut niveau tôt dans la journée, vous pourrez ensuite transmettre toute information importante aux autres membres de l’équipe lors des réunions quotidiennes auxquelles vous participerez plus tard.
Un ordre réfléchi permet aux responsables de transmettre rapidement les informations et améliore la perception de la transparence au sein de l’organisation. Les gens veulent se sentir inclus et avoir le sentiment de recevoir rapidement des informations pertinentes pour leur travail ; organiser les réunions quotidiennes dans un ordre réfléchi est un moyen simple de vous donner l’occasion de répondre à ces besoins !
Imaginez un ordre comme celui-ci :
- Réunion quotidienne de l’équipe dirigeante
- Réunion quotidienne de l’équipe
- Réunion quotidienne du projet
Allons-y !
Vous disposez des outils et des connaissances nécessaires pour commencer à animer des réunions quotidiennes efficaces.
Souvenez-vous : toute équipe, tout projet ou tout contexte peut tirer profit de réunions quotidiennes. Alors, qu’attendez-vous ? Planifiez simplement cette première réunion quotidienne et lancez-vous ! Voyez ce qu’en pense l’équipe et ajustez votre approche au fur et à mesure.
En cours de route, pensez à vous abonner à The Digital Project Manager pour en savoir plus sur la manière d’accompagner les équipes vers des résultats efficaces.
