4 supervoimaa, joita projektipäälliköillä ei ole & mitä todella tarvitset
Viimeisten kahdeksan vuoden ajan olen opettanut paikallisessa yliopistossa Lounais-Ontariossa projektinhallinnan perusteet -kurssia.
Jokaisen lukukauden ensimmäisellä oppitunnilla esitän opiskelijoille yleensä kaksi kysymystä:
- Onko sinulla kokemusta projektinhallinnasta?
- Mitä luulet projektipäällikön tekevän?
Koska luokkani opiskelijoiden keskimääräinen ikä on yleensä 20–23 vuotta, on odotettavaa, että suurimmalla osalla opiskelijoista ei ole ”virallista” kokemusta projektinhallinnasta. He ovat kuitenkin saattaneet tehdä projektinhallintaan liittyviä tehtäviä, kuten laatia työvuorolistan osa-aikaista työtä varten pikaruokaravintolassa tai suunnitella varainkeruutapahtuman voittoa tavoittelemattomalle järjestölle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kysymykseen numero 2 saamani vastaukset kuulostavat usein paljon esimerkiksi tältä: ”he hallinnoivat projekteja” tai ”hallinnoivat ’asioita’, jotta projektit saadaan valmiiksi”. Joskus opiskelijat ovat rehellisiä ja vastaavat: ”En oikeastaan tiedä, mitä projektipäällikkö tekee, mutta toivon oppivani sen tällä kurssilla”.
Se, etteivät opiskelijani usein tiedä, mikä projektipäällikön rooli on projektissa, ei ole yllättävää, kun otetaan huomioon, missä vaiheessa monet opiskelijoistani ovat akateemisessa ja ammatillisessa elämässään.
Jonkin verran yllättävämpää on se, että sidosryhmät – toisinaan myös sponsorit ja asiakkaat – eivät aina tiedosta projektipäällikön roolia ja niitä taitoja, joita projektipäälliköt tuovat projektiin. Tämä koskee ammattilaisia, joilla on todennäköisesti enemmän kokemusta näistä toimintaympäristöistä kuin yliopiston perustutkinto-opiskelijoillani.
Projektipäällikkönä sinulla ei välttämättä ole käytössäsi 12 viikon lukukautta, jonka aikana voisit opastaa sidosryhmiä siinä, mitä taitoja projektipäälliköllä pitäisi olla ja mikä heidän roolinsa on. Saatat joutua omaksumaan käytännöllisemmän lähestymistavan.
Tässä artikkelissa tarkastelen joitakin taitoja, joita projektipäälliköillä pitäisi olla (ja joita ihmiset olettavat PM:illä olevan), sekä sitä, miksi näiden taitojen arvosta on tärkeää kertoa sidosryhmille.
Viestintä on avainasemassa (ajatusten lukeminen ei niinkään)
Projektinhallinta ei ole toimintaa, jota tehdään itsenäisesti siilossa. Adrienne Wattin mukaan ”osoittautuu, että 90 % projektipäällikön työstä kuluu viestintään”.
Projektin viestintä voi tapahtua monella tavalla. Virallisten tilannepäivitysten lähettämisen ja projektiryhmän jäsenten kuuntelemisen lisäksi projektipäälliköiden on ehkä myös esitettävä kysymyksiä. Näihin kysymyksiin voi toisinaan olla vaikeaa tai kiusallista vastata, mutta useimmissa tapauksissa niiden tarkoituksena on hankkia tietoa, joka auttaa projektiryhmää etenemään.
On kiinnostavaa, etteivät sidosryhmät aina tunnista tätä. He saattavat pitää projektipäällikön kysymyksiä tungettelevina tai ärsyttävinä. He saattavat myös ajatella: ”Miksi projektipäällikkö ei tiedä tätä?”
Valitettavasti projektipäälliköt eivät kuitenkaan osaa lukea ajatuksia. Joskus projektipäällikön on viestittävä sidosryhmien kanssa ja aloitettava keskustelu tarvittavien tietojen hankkimiseksi.
Kysymysten esittäminen ja keskusteluun osallistuminen eivät ainoastaan auta hankkimaan tietoa ryhmälle, vaan ne myös auttavat rakentamaan suhteita projektin sidosryhmien välille.
Mitä sinun pitäisi tehdä?
Vaikka projektipäälliköt haluaisivat pystyä katsomaan kristallipalloon ja lukemaan sidosryhmien ajatuksia, tämä on valitettavasti taito, jota projektipäälliköillä (tai kenelläkään muullakaan!) ei yksinkertaisesti ole.
Sekä suullisen että kirjallisen viestintätaidon kehittäminen ja aktiivisen kuuntelemisen harjoitteleminen auttavat kuitenkin projektipäälliköitä ja ryhmiä käsittelemään haasteita tai esteitä.
Rahaa ei aivan kasva puissa
Kun olin pieni, vanhempani tapasivat sanoa minulle: ”Raha ei kasva puissa”. Tämä neuvo auttoi minua kehittämään hyvät rahankäyttötaidot jo nuorena.
Vaikka en luultavasti ymmärtänyt budjetin käsitettä viisivuotiaana, ymmärsin, ettei raha ollut jokin loputon ja rajaton resurssi, joka ilmestyy taianomaisesti.
Siirrytään ajassa aikuisuuteeni. Kävelen paikallisessa supermarketissa, jossa on joukko erilaisia ruukkukukkia ja -kasveja, ja yllätyksekseni (ja ilokseni) huomaan, että siellä on pieni kasvi nimeltä ”rahapuu”!
Olin niin huvittunut, että otin kuvan taianomaisesta ”rahapuusta” ja lähetin sen vanhemmilleni viestin kera: ”Luulen, että olet minulle anteeksipyynnön velkaa; näköjään rahaa kasvaa sittenkin puissa!”
Se sai minut ajattelemaan, että sidosryhmät saattavat kuvitella, että kun projektin budjetti on vaarassa ja talous tiukilla, projektipäällikkö voi vain taianomaisesti ”kasvattaa” lisää rahaa.
Jos projektin budjetti on vaarassa eivätkä projektin laajuuteen ja aikatauluun kohdistuvat kompromissit ole mahdollisia, ehkä projektipäällikkö voi mennä omalle ”rahapuulleen” ja korjata siitä satoa?
Mitä sinun pitäisi tehdä
Vaikka me kaikki luultavasti haluaisimme rahapuun (tai kokonaisen metsän niitä), tämä ei tietenkään ole todellisuutta. Projektipäälliköiden on pystyttävä arvioimaan kustannukset tarkasti, laatimaan budjetti ja seuraamaan näitä kustannuksia tiimin toteuttaessa projektia.
Jos näyttää siltä, että projektin budjetti ylittää hyväksytyn määrän, projektipäälliköiden on pystyttävä etsimään keinoja tilanteen ratkaisemiseksi vaikuttamatta kielteisesti projektin laajuuteen, laatuun tai aikatauluun. Vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi:
- Edullisempien laitteiden, materiaalien ja/tai resurssien käyttäminen
- Selvitetään, voitaisiinko kustannuksia jakaa muiden ohjelmaan tai salkkuun kuuluvien projektien kanssa.
Loppujen lopuksi vanhempani olivat oikeassa…. raha ei kasva puissa, ja aivan kuten omassa taloudessasi, myös projektissa rahaa on hallittava hyvin.
Anteeksi, täällä ei manipuloida aikaa avaruusaluksilla
En ole suuri tieteiskirjallisuuden ystävä, mutta minun on myönnettävä, että pidän brittiläisestä tieteissarjasta Dr. Who. ”Tohtori”, joksi päähenkilöä kutsutaan, pystyy manipuloimaan aikaa ja matkustamaan ajassa taaksepäin. Se on hämmästyttävä taito.
Kuvittele, että työskentelet projektin parissa ja olet aikataulusta jäljessä. Eikö olisi hienoa voida painaa ”tauko”-painiketta, jotta tiimi voisi ottaa kiinni aikataulua ja projektin määräaika saavutettaisiin silti?
Sen sijaan, että menisimme Zoom-kokoukseen tarkastelemaan aikataulua, eikö olisi hienoa hypätä vain avaruusalukseemme ja luoda lisää aikaa?
Mitä sinun pitäisi tehdä
Valitettavasti meillä ihmisillä ei ole kykyä pysäyttää aikaa, matkustaa ajassa taaksepäin tai ”luoda” lisää aikaa, jos projektimme ovat aikataulusta jäljessä.
Jos projektimme ovat vaarassa jäädä aikataulun mukaisesta valmistumispäivästä, projektipäälliköiden tulisi harkita aikataulun lyhentämistekniikoiden ja aikataulun optimointikeinojen käyttöä.
Vaihtoehdot, kuten aikataulun nopeuttaminen tai resurssien tasaaminen, ovat työkaluja, joita projektipäällikkö voi käyttää ilman, että hänen tarvitsee pyytää lisää aikaa sponsorilta tai asiakkaalta (mikä ei välttämättä ole mahdollista).
Loppujen lopuksi aika on arvokas resurssi, jonka huonoon hallintaan meillä ei ole varaa. Toisin kuin fyysinen resurssi, kuten tietokonelaitteisto, emme yksinkertaisesti voi luoda lisää aikaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö projektipäällikkö voisi olla luova ja innovatiivinen käytettävissään olevan ajan hallinnassa.
Projektin sidosryhmien kanssa on aina hyvä asettaa realistiset odotukset projektin käynnistysvaiheen ja suunnitteluvaiheen aikana. Jos projektin aikataulu ei ole realistinen, projektipäällikön tulisi kertoa siitä mahdollisimman varhain.
Älä tunge pyöreitä resursseja neliönmuotoisiin projektin aukkoihin
Sen tietäminen, keitä ja mitä projektin toimittamiseen tarvitaan, on yleensä projektin alkuvaiheessa tehtävä toimenpide. Käytitpä sitten vesiputousmallia tai ketterää toimituskehystä, projektissa tarvittavien henkilöiden resurssisuunnittelu on erittäin tärkeää, jotta tiimissäsi on oikeat taidot ja riittävästi tietoa.
Vaikka yrittäisimme parhaamme mukaan suunnitella, projektin aikana voi tulla tilanteita, joissa huomaat, ettei sinulla ole riittävästi resursseja tai oikeanlaisia resursseja projektin tavoitteiden saavuttamiseen.
Useita projekteja sitten jouduin tilanteeseen, jossa totesimme ketterän projektin myöhemmässä vaiheessa tarvitsevamme tiimiin UX-suunnittelijan. Asiakkaan kanssa pidetyn esittelyn aikana saamamme palautteen perusteella yksi ominaisuus piti suunnitella uudelleen. Selvä — ei ongelmaa, eikö niin? Otetaan vain UX-suunnittelijamme mukaan ja jatketaan eteenpäin.
Yksi pieni ongelma — projektitiimissä ei tuolloin ollut UX-suunnittelijaa. Hän oli ollut projektissa mukana vain muutaman aiemman sprintin ajan, jolloin ennakoimme suunnittelutyötä ja teimme yhteistyötä asiakkaan kanssa käyttäjäkokemuksen parissa.
Asiakkaan palautteen sisällyttämiseksi meidän olisi pitänyt ”lainata” UX-suunnittelijaa organisaation toisesta projektista tai yrittää palkata sopimussuunnittelijamme uudelleen. Kun asiakkaalle esiteltiin nämä vaihtoehdot, hän kysyi: ”Teillä on ihmisiä tiimissä, eikö niin? Eikö joku heistä voisi tehdä sitä?”
Kun selitin, että nykyinen tiimi koostui ohjelmistokehittäjistä ja laadunvarmistustestaajista, asiakas kysyi uudelleen: ”No, eikö joku heistä voisi tehdä sitä? Kaikki on kuitenkin teknistä, eikö niin?”
Miten tällaiseen kysymykseen pitäisi vastata?
Mitä sinun pitäisi tehdä
Vastauksen tulisi olla jotakuinkin seuraavanlainen: ”Itse asiassa ei. Projektipäällikkö ei valitettavasti voi muuttaa tai muuntaa ohjelmistokehittäjää UX-suunnittelijaksi.”
Samoin projektipäällikkö ei voi hetkessä muuttaa teknistä kirjoittajaa sosiaalisen median sisältöstrategiksi tai miksikään muuksi henkilöksi, joka projektitiimistä saattaa puuttua.
Pyöreään reikään ei voi pakottaa nelikulmaista tappia. Jos projektitiimin taidoissa on puutteita, projektipäällikkö voi:
- selvittää, onko organisaation muilla henkilöillä tarvittavia taitoja tai tietoa ja voisivatko he auttaa projektissa väliaikaisesti
- selvittää, onko projektibudjetissa rahaa ja aikataulussa aikaa palkata ulkopuolinen henkilö paikkaamaan puutetta
Yksi projektipäällikön lisävaihtoehto on kouluttaa tiimin jäsen ottamaan tehtävä hoitaakseen (tätä on kuitenkin analysoitava huolellisesti suhteessa projektin aikatauluun ja laatusuunnitelmaan).
Tehtävästä, aikataulusta ja vaihtoehdon realistisuudesta riippuen ihmisille on aina hienoa antaa mahdollisuus oppia ja kehittyä projektin parissa työskennellessä.
Projektin johtaminen on myös mahtava supervoima
Projektinhallinta on monimutkaista, ja projektipäälliköt tuovat projektitiimiin monenlaisia taitoja. Näistä keskeisiä ovat viestintä, budjetointi, ajanhallinta ja resurssienhallinta.
Yhteistyöllä ja asettamalla realistiset odotukset sidosryhmille projektipäällikön roolista voidaan välttää väärinkäsityksiä. Olisi hienoa, jos meillä olisi supervoimia, kuten kyky lukea ajatuksia ja kasvattaa rahaa, mutta myös kyky johtaa projektitiimiä toimittamaan projekti, joka ylittää asiakkaan odotukset, on varsin mahtava supervoima. Hyvä puoli on se, että voit käydä sidosryhmien hallintaa käsitteleviä kursseja kehittyäksesi sellaisen projektin johtamisessa, johon kohdistuu monien ihmisten huomio.
Lue tutkimuksemme halutuimmista projektinhallintataidoista täältä.
Jos haluat jakaa projektinhallintaan liittyviä vinkkejä, tarinoita tai elämänoppeja, voit ottaa minuun yhteyttä LinkedInissä tai Twitterissä.
Muista tilata The Digital Project Managerin uutiskirje, niin saat lisää tietoa siitä, mitä projektipäälliköiden tarvitsee tietää (ja mitä heidän ei tarvitse tietää!).
