Kuinka päästä alkuun projektinhallinnassa: 3 asiantuntijan vinkkiä
Kuten monet parhaista tuntemistani projektipäälliköistä, myös minä päädyin alalle sattumalta ja melkein vahingossa. Yli vuosikymmenen projektinhallintakokemuksen ja hallinnoitujen projektibudjettien miljoonien dollarien jälkeen on kuitenkin varmaan aika ottaa vastaan asiantuntijan titteli.
Joskus vuonna 2013 aloin saada kutsuja yritykseni toteuttamaa erittäin suurta projektia koskeviin kokouksiin. Projektiin kuului uuden CRM-järjestelmän käyttöönotto maailmanlaajuiselle myyntitiimille. En tiennyt juuri mitään projektinhallinnasta tai sidosryhmien odotusten hallinnasta näin monimutkaisessa ympäristössä.
Seuraavat vuodet olivat pitkälti joko uppoamista tai uimista, mutta tämä kokemus vahvisti todella rakkauteni projektinhallintaan. Vaikka jotkin päivät olivat enemmän uppoamista kuin uimista, sain jatkuvasti palautetta siitä, että olin melko hyvä tässä projektinhallintahommassa. En malttanut odottaa, että oppisin lisää ja kehittyisin paremmaksi projektipäälliköksi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nykyään yksi lempiasioistani on auttaa ihmisiä, jotka harkitsevat projektinhallintaa urana, pääsemään alkuun tai ainakin oikealle polulle.
Miten pääset alkuun projektinhallinnassa
Vaikka haluaisinkin kertoa, että kyse on niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin projektin valitsemisesta ja sen johtamisesta, projektinhallintatehtävän löytäminen ei ole aivan niin helppoa. Jos se on siis perimmäinen tavoitteesi, tässä on muutamia asioita, joita voit tehdä nyt saadaksesi ensimmäisen projektipäällikön työpaikkasi.
1. Etsi tapoja hyödyntää projektinhallintataitoja nykyisessä tehtävässäsi
Jos olet joskus suunnitellut syntymäpäiväjuhlat, valinnut henkilökohtaiseen tehtävienhallintaan tarkoitetun ohjelmiston, kuten Todoistin, tai koonnut esityksen, olet tehnyt projektinhallintaa. Projekti (kuten Project Management Institute sen määrittelee) on ainutlaatuisen tuotteen, palvelun tai tuloksen luomiseksi toteutettava väliaikainen hanke.
Jos siis haluat projektipäälliköksi, etsi tapoja harjoitella projektinhallintaa nykyisessä tehtävässäsi.
Jos työskentelet esimerkiksi markkinoinnissa ja tiimisi etsii uutta tehtävienhallintatyökalua, ilmoittaudu vapaaehtoiseksi ja kysy, voitko ottaa vetovastuun. Saatat päästä kartoittamaan vaatimuksia, työskentelemään sidosryhmien kanssa valinnan tekemiseksi, suunnittelemaan uuden työkalun käyttöönoton tiimille ja jopa hallinnoimaan projektin budjettia.
Tämä voi olla myös täydellinen hetki kokeilla ilmaisia työkaluja. Näissä alustoissa on usein anteliaat ilmaiset käyttöoikeustasot, ja ne voivat auttaa sinua ja kollegoitasi järjestämään, jakamaan ja seuraamaan tehtäviä sujuvasti. Saat käytännön kokemusta projektien hallinnasta ammattimaisilla työkaluilla ilman ennakkoinvestointeja.
Olipa nykyinen työsi millainen tahansa, siellä on todennäköisesti mahdollisuus hallita projektia. Näihin tilaisuuksiin tarttuminen niiden ilmaantuessa voi auttaa sinua kehittämään taitojasi ja arvioimaan, onko ura projektinhallinnan parissa sinua kiinnostava vaihtoehto.
2. Aloita verkostoituminen menestyneiden projektipäälliköiden kanssa
Kun aloitat projektinhallinnan parissa, verkoston rakentamisesta voi olla hyötyä. Aloita järjestämällä muutama informatiivinen haastattelu menestyneiden projektipäälliköiden kanssa.
Haastattelupyyntösi ei saisi koskea yli 20–30 minuutin informatiivista haastattelua. Voit kysyä, miten he päätyivät projektinhallinnan pariin, millaisia projekteja he hallinnoivat ja millaisia taitoja he tarvitsevat. Voit myös pyytää neuvoja tai ohjeita kyseisen projektinhallinnan osa-alueen pariin pääsemiseksi.
Etkö ole varma, tunnetko ketään? Kokeile etsiä LinkedInistä projektipäälliköitä niiltä toimialoilta, joilla voisit haluta työskennellä. Etkö tiedä, mitkä toimialat sopisivat sinulle? Tapaa eri tehtävissä työskenteleviä projektipäälliköitä.
Lähes jokainen toimiala elintarvike- ja juomateollisuudesta terveydenhuoltoon tarvitsee projektipäälliköitä. Koska keskitymme täällä digitaalisiin projekteihin, olisi laiminlyönti olla mainitsematta, että digitaalisia projekteja on lähes kaikilla toimialoilla.
Yksi erinomainen tapa tavata muita projektipäälliköitä on seurata heitä sosiaalisessa mediassa tai DPM-jäsenyyden kautta. Sen avulla voit verkostoitua satojen muiden projektipäälliköiden kanssa, osallistua live-tapahtumiin (tai suunnitella oman tapahtumasi) ja saada käyttöösi arvokasta koulutustarjontaa.
3. Panosta projektinhallintakoulutukseen
Tämä vinkki ei tarkoita, että sinun pitäisi käyttää heti alkuun paljon rahaa projektinhallintakursseihin tai sertifiointiin valmistautumiseen. Harkitse ilmaisia tai edullisia kursseja, kuten PMI:n Kickoff-kurssia (ilmainen), juuri täällä The DPM:ssä olevia videoita tai LinkedIn Learningin tai Udemy:n kursseja.
Tämän kurssitehtävän tavoitteena on auttaa sinua rakentamaan perustan ja varmistaa, että tunnet innostusta tulevaa projektipäällikön tehtävää kohtaan. Kun urasi ja kokemuksesi karttuvat, voit jatkaa panostamista lisäoppimiseen ja -koulutukseen tai projektinhallinnan sertifiointeihin.
CAPM (sertifioitu projektinhallinnan apulainen)- ja PMP (projektinhallinnan ammattilainen) -sertifioinnit, Prince2 tai ketterän projektinhallinnan sertifioinnit ovat suosittuja valintoja toimialastasi ja yrityksesi käyttämästä projektinhallintamenetelmästä riippuen.
Koska useimmat näistä sertifioinneista edellyttävät jonkin verran kokemusta, niiden suorittamista ei ole välttämätöntä aloittaa vielä nyt, mutta voit aina tutustua näihin aloittelijoille tarkoitettuihin projektinhallinnan sertifiointeihin; monet niistä eivät edellytä lainkaan kokemusta.
Voitko (tai pitäisikö sinun) opetella projektinhallintaa itsenäisesti?
Tämä saattaa olla hieman kiistanalainen näkemys, mutta uskon, että vaikka voitkin opetella itsenäisesti projektinhallintaa, sinun ei pitäisi tehdä niin. On paljon vuosien kokemuksen omaavia projektipäälliköitä, jotka tarjoavat tukea ja kursseja projektipäälliköiksi pyrkiville.
Vaikka harjoitus tekee mestarin, tee itsellesi palvelus ja opi ammattilaisilta. Se auttaa sinua lyhentämään oppimiskäyrää ja välttämään joitakin aloittelijan virheitä – niitä, joita me kaikki olemme tehneet ja jotka ovat äärimmäisen tuskallisia.
Esimerkiksi kokemattomana projektipäällikkönä ensimmäisessä toimistotyöpaikassani meillä oli tapaaminen asiakkaan kanssa, ja muutimme hieman projektin laajuutta. En ymmärtänyt, kuinka paljon olimme muuttaneet sitä, koska toimistoni toimitusjohtaja johti tapaamista.
En tehnyt sitä, että olisin lähettänyt tapaamisen yhteenvedon, jossa olisi esitetty seuraavat vaiheet, ja toimittanut asiakkaalle allekirjoitettavaksi muutosmääräystä. Olin tullut talon sisäisestä tehtävästä, ja tällaiset muutokset olivat minulle melko tavallisia, eikä dokumentaatiota tarvittu lainkaan (tai ainakin sitä tarvittiin paljon vähemmän).
Kuten kokenut projektipäällikkö olisi osannut odottaa, asiakkaan muistikuva keskustelusta poikkesi melko paljon omastamme, ja ilman asianmukaista dokumentaatiota ratkaisuun pääseminen oli hieman hankalampaa kuin olisi ollut tarpeen.
Vaikka voit siis opetella monia projektinhallintaan liittyviä asioita itsenäisesti ja opit työssäsi, uskon, että oikea tapa edetä on hankkia muodollista koulutusta ja valmennusta vuosien kokemuksen omaavilta projektipäälliköiltä.
Mitä tehdä, jos sinulla ei ole kokemusta projektinhallinnasta?
Kuten olemme jo keskustelleet, jos olet edes suunnitellut syntymäpäiväjuhlat tai loman, sinulla on jonkin verran kokemusta projektinhallinnasta tai ainakin runsaasti siirrettävissä olevia taitoja. Jos sinulla ei kuitenkaan ole muodollista kokemusta projektinhallinnasta työympäristössä, voit silti siirtyä projektinhallinnan tehtävään huolellisen suunnittelun ja ammattia kohtaan tuntemasi intohimon avulla.
Jos et pystynyt nykyisessä tehtävässäsi vapaaehtoisesti ottamaan vastuuta joidenkin projektien johtamisesta, harkitse työskentelyä voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa. Nämä organisaatiot tarvitsevat usein projektinhallintaa voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa ja saattavat antaa sinun johtaa yhtä tai kahta projektia pro bono -työnä kehittääksesi taitojasi ja projektinhallinnan portfoliotasi.
Jos päätät toimia näin, voit hyvin pyytää suosittelukirjettä tai LinkedIn-suositusta ja jakaa sen, jotta mahdolliset työnantajat näkevät, miten työskentelet ja mitä olet oppinut.
Toinen tapa ryhtyä projektipäälliköksi ilman kokemusta on harkita projektinhallintaa lähellä olevia työtehtäviä. Etsi esimerkiksi projektikoordinaattorin kaltaisia nimikkeitä, hallinnollisia tehtäviä tai operatiivisen toiminnan aloitustason tehtävää. Tämä neuvo on suunnattu niille, joilla on vähemmän yleistä työkokemusta, sillä näistä tehtävistä maksetaan yleensä vähemmän kuin projektipäällikön tehtävistä.
Jos sinulla kuitenkin on varaa hyväksyä palkanalennus tai olet tällä hetkellä tehtävässä, jossa sinulle maksetaan liian vähän, tämä voi olla oikotie korkeampaan palkkaan muutaman vuoden kuluessa, kun kartutat kokemusta ja kykyä aloittaa menestyksekkäästi uusi projektinhallinnan tehtävä.
Kuusi opittavaa projektinhallinnan taitoa
Jos haluat projektipäälliköksi, sinun on hallittava monia projektinhallinnan taitoja aina projektisuunnitelmien laatimisesta ja tiimien johtamisesta projektin tilanteesta raportoimiseen ja budjetin seurantaan. Jos jotkin näistä asioista ovat sinulle uusia, älä stressaa; me kaikki olemme olleet joskus aloittelijoita.
1. Ihmisten johtaminen
Projektit toteutetaan ihmisten toimesta ihmisille. Jos siis aiot toimia projektipäällikkönä, sinun on opittava johtamaan ihmisiä. Eikä tässä ole kyse vain työtehtävien jakamisesta ja katselmusten aikatauluttamisesta. Hyvä projektipäällikkö puolustaa tiimin jäseniä ja tukee heitä sekä voi auttaa sidosryhmiä hallitsemaan odotuksiaan.
Jos esimerkiksi olet projektipäällikkö, joka valvoo useissa projekteissa työskenteleviä tiimejä (myös muiden projektipäälliköiden kanssa), saatat toisinaan huomata tiimin jäsenen vaikuttavan epätavallisen stressaantuneelta. Selvität asiaa hieman tarkemmin ja saat selville, että tämä henkilö on mukana kolmessa yrityksen suurimmassa projektissa ja kaikilla niillä on määräaika ensi viikolla.
Hän on työskennellyt tauotta keksiäkseen kuhunkin projektiin tarvittavat luovat konseptit, mutta näet, että se alkaa käydä hänen voimilleen. Projektipäällikkönä sinun on ehkä puututtava tilanteeseen ja autettava häntä ajanhallintataidoissa, asetettava osa työtehtävistä uudelleen tärkeysjärjestykseen tai selvitettävä, voisitko siirtää yhtä määräaikaa, jotta hän saisi hieman enemmän aikaa.
Toisaalta jos yhdessä projekteistasi on kehittäjä, joka suoriutuu huomattavan heikosti, asiakkaasi ja projektitiimi ovat huomanneet asian, ja sinun on tehtävä jotain ongelman ratkaisemiseksi. Voisit aloittaa pyytämällä tämän tiimin jäsenen sivummalle ja kysymällä hänen näkökulmaansa siitä, mitä tapahtuu.
Ehkä hän kertoo, että hänellä on vähemmän kokemusta tämän tyyppisestä työstä tai että työ itsessään sujuu hyvin, mutta hänen on vaikea viestiä tiimin ja projektin toimeksiantajan kanssa. Kummassakin tapauksessa sinun on projektin johtajana hyödynnettävä ongelmanratkaisu- ja johtamistaitojasi auttaaksesi tätä henkilöä palaamaan oikealle uralle.
2. Tehtävien hallinta
Keskeinen osa projektinhallintaa on työmäärän jakaminen pienemmiksi ja helpommin hallittaviksi tehtäviksi sekä projektiaikataulun luominen, jotta tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän tulee tehdä. Työn jakaminen oikeaksi tehtävien ja alitehtävien kokonaisuudeksi oikeassa järjestyksessä vaatii harjoittelua ja taitoa.
Kun esimerkiksi hallinnoit uuden verkkosivuston projektia, suunnittelutehtävät on jaettava tavalla, joka antaa asiakkaalle tai keskeisille sidosryhmille riittävästi taustatietoa suunnitelmien tarkastelua ja palautteen antamista varten. Liian pienen suunnittelukokonaisuuden esittäminen voi johtaa myöhempään uudelleentyöhön, kun nämä henkilöt saavat paremman käsityksen siitä, miltä heidän lopullinen sivustonsa näyttää.
Toinen tärkeä taito, jota projektipäällikkö tarvitsee tehtäviä jakaessaan, on kyky antaa projektitiimin jäsenille riittävästi tietoa tehtävän suorittamista varten. Verkkosivustoprojektissamme tämä voisi tarkoittaa kaikkien brändiohjeiden, suositeltujen fonttien ja hyväksyttyjen kuvien kokoamista sekä työskentelyä tiimin kanssa lopullisen sivustokartan ja joidenkin rautalankamallien laatimiseksi ennen kuin suunnittelijat voivat aloittaa tehtävänsä.
3. Budjetinhallinta
Sen varmistaminen, että tiimisi pysyy projektisuunnitelmassa arvioitujen tuntimäärien rajoissa ja huomioi kaikki lisenssi-, laitteisto- ja ohjelmistokustannukset, kuuluu projektipäällikön tehtävänkuvaasi. Vaikka tämä saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, projektien aikana voi usein ilmetä odottamattomia tarpeita.
Oletetaan, että hallinnoit räätälöityä ohjelmistokehitysprojektia ja käyttöliittymäsuunnittelijasi irtisanoutuu projektin ollessa neljänneksen matkasta. Mitä teet? Miten tämä vaikuttaa projektisi budjettiin?
Projektipäällikkönä haluat työskennellä johtoryhmäsi (käyttöliittymästä ja toiminnoista vastaavan henkilön) kanssa määrittääksesi seuraavat vaiheet. On epätodennäköistä, että työ voidaan keskeyttää kokonaan siksi aikaa, kun tiimisi palkkaa korvaajan.
Voit joko siirtää työmäärän toiselle käyttöliittymäsuunnittelijalle tai palkata väliaikaisesti tukea tarjoavan alihankkijan (mahdollisesti henkilöstövuokrausyrityksen ohjelmiston avulla). Jälkimmäinen vaihtoehto voi vaikuttaa budjettiisi enemmän kuin ensimmäinen – ja sinun on ehkä viestittävä organisaatiosi muille henkilöille siitä, miten asia vaikuttaa.
4. Riskienhallinta
Projektipäällikön tehtävänä on ajatella kaikkia asioita, jotka voivat mennä projektissa pieleen. Toisin kuin jotkin tarkastelemistamme kovista taidoista, tämä voi olla enemmänkin pehmeä taito, joka kehittyy ajan myötä jatkuvan harjoittelun avulla.
Jotkin riskit on helppo havaita heti alusta alkaen. Liian tiukka aikataulu, riittämätön budjetti tai heikko resurssienhallinta voivat olla ilmeisiä jopa uudelle ja vähemmän kokeneelle projektipäällikölle.
Entä projektiin liittyvät hienovaraisemmat riskit? Esimerkiksi se, että tiimin jäsenet työskentelevät liian monissa projekteissa? Teknologian ylikuormitus ja tietokatkokset, koska seuraat projektin edistymistä ja viestintää kolmessa eri sovelluksessa? Sidosryhmän edustaja, jonka tiedetään muuttavan usein mieltään jo hyväksytystä työstä?
Nämä ovat kaikki riskejä, joita saatat kohdata projektissa. Aika, kokemus ja jotkut kollegat, jotka ovat valmiita kuuntelemaan ja tarjoamaan näkemyksiään, voivat auttaa sinua voittamaan nämä riskit tai toimimaan ennakoivammin niiden lieventämiseksi tai hallitsemiseksi.
5. Dokumentointi
Hyvän dokumentaation ylläpitäminen on tärkeä osa mitä tahansa projektinhallinnan tehtävää. IT-projektipäällikkö saattaa esimerkiksi ylläpitää dokumentaatiota yrityksen verkkosivuston infrastruktuurista ja käytetystä teknologiasta, jotta päivitysten tai uudistusten tullessa ajankohtaisiksi käytettävissä on hyvä dokumentaatio tehdyistä toimenpiteistä ja vaatimuksista.
Ketterissä projekteissa, joissa ihmiset asetetaan prosessien edelle ja dokumentaatio pidetään yleensä hieman suppeampana, vankka tuotteen työlista ja selkeät vaatimukset voivat auttaa tuotteen omistajaa (scrum masterin tuella) työlistan tarkentamisessa sekä työnkulussa, joka liittyy ominaisuuksien siirtämiseen seuraavaan sprinttiin sprintin suunnittelukokouksen aikana.
Riippumatta siitä, millaiseksi projektipäälliköksi haluat tulla, dokumentoinnin hallinta tulee olemaan sinulle tärkeää. Haluat dokumentoida budjettiin, aikatauluun tai laajuuteen tehdyt muutokset, projektin nykytilan sekä mahdolliset seuraavat vaiheet tai asiat, joita tarvitset asiakkaalta tai keskeiseltä sidosryhmältä.
Dokumentointi voi auttaa projektipäälliköitä pitämään tiimin jäsenet ja sidosryhmät vastuullisina sekä auttaa projektitiimiä muistamaan, mitä päätöksiä tehtiin ja yhtä tärkeää on myös se, miksi ne tehtiin.
6. Viestintä
Projektipäällikkönä tarvitset erinomaisia viestintätaitoja sekä kirjallisesti että suullisesti. Sinun on myös tiedettävä, mitä tietoja tulee jakaa eri tasoilla oleville sidosryhmille.
Vaikka projektitiimin jäsenten on tunnettava kaikki yksityiskohdat voidakseen koordinoida ja suorittaa tehtäviä ja projekteja, projektin sponsori ja muut ylemmän johdon edustajat tarvitsevat kokonaisprojektia ja sen edistymistä koskevaa yleisluontoisempaa ja strategisempaa viestintää.
Jos projekti on esimerkiksi käyttänyt 27 % budjetistaan, mutta on vasta noin 13-prosenttisesti valmis, sinun on kerrottava tästä projektitiimille selvittääksesi, voidaanko jotain muuttaa, jotta projekti saadaan takaisin raiteilleen ja saatetaan päätökseen sille osoitetun budjetin puitteissa.
Projektin sidosryhmien ja toimeenpanevan sponsorin kanssa keskustelun on kuitenkin oltava erilainen. Tässä tapauksessa voit korostaa liiketoimintavaikutuksia ja sitä, mikä johti budjetin kulumiseen nopeammin kuin työ edistyi.
Voit myös haluta tulla tähän keskusteluun tarkistetun projektinhallintasuunnitelman ja ehdotettujen ratkaisujen kanssa.
Neljä luettavaa projektinhallintakirjaa
Jos vielä selvität projektinhallinnan urapolkua, tässä on muutama projektinhallintakirja aloittelijoille, jotka voit harkita lisääväsi lukulistallesi:
- Projektinhallinta epäviralliselle projektipäällikölle: FranklinCoveyn teos: Tämä on erinomaista luettavaa kaikille, jotka tutustuvat projektinhallintaan tai joiden tehtäväksi on annettu projektien hallinta ilman projektipäällikön tehtävänimikettä tai pätevyyttä.
- PMBOK-opas, 7. painos: Jos harkitset CAPM- tai PMP-sertifioinnin hankkimista, PMBOK-oppaan tulisi olla lukulistallasi, sillä tarvitset sitä kokeeseen valmistautumiseen ja PMI:n mukaiseen projektien hallintaan perehtymiseen.
- Ketteryyden oikeaoppinen toteuttaminen: Jos organisaatiosi käyttää ketterää menetelmää projektien hallintaan tai olet kiinnostunut siitä, tämä ketterää projektinhallintaa käsittelevä kirja on ehdottomasti luettava, jotta opit ketterän projektinhallinnan oikeaoppisen toteuttamisen yksityiskohdat.
- Projektinhallinnan polku: 90 päivän projektisi, kirjoittaja Jeremiah R. Hammon Jr., PMP: Tämä projektinhallintakirja ei ole vain hyvää luettavaa, vaan: ”Projektinhallinnan polku ei ole vain kirja, vaan mullistava matka, joka tekee sinusta aktiivisen osallistujan omassa menestyksessäsi. Olitpa aloittelija tai halusitpa viedä projektinhallintataitosi seuraavalle tasolle, tämä tehokas ja vuorovaikutteinen työkirja on lopullinen oppaasi.”
Arvioijamme arvioivat tuotteet itsenäisesti. Napsautukset voivat tuottaa palkkion, joka tukee julkaisutoimintaamme. Lue, miten säilytämme läpinäkyvyytemme.
Projektipäälliköksi tuleminen on kovaa työtä, joka tuo mukanaan suuria palkintoja
Mikä tahansa uranvaihto voi olla haastava, mutta koska projektinhallinta koskettaa niin monia työn osa-alueita taloussuunnittelusta tehokkaaseen viestintään ja jopa strategiseen ajatteluun, se voi olla erityisen haastavaa.
Sinun on myös käytettävä monia työkaluja, jotka eivät ehkä ole sinulle entuudestaan tuttuja, kuten projektinhallintaohjelmistoa, arviointitaulukoita sekä jopa tilannepäivityksiä ja erilaisia raportointitapoja. Ne voivat olla sisäänrakennettuina työkaluihisi tai erillään Excelissä tai Google Drivessa.
Mutta tämä kova työ maksaa itsensä takaisin, ja palkkioksi saat pitkäkestoisen uran sekä kilpailukykyisen palkkauksen. Kokeneet projektipäälliköt (erityisesti ne, joilla on edistyneitä projektinhallinnan tutkintoja ja sertifiointeja, kuten projektinhallinnan maisterin tutkinto) voivat helposti ansaita kuusinumeroisen projektinhallinnan palkan monissa osissa maailmaa.
