Projektitoimitusten asiantuntija sanoo tekoälyn paljastavan yritysten rikkinäiset tietojärjestelmät
Kun organisaatiot ottavat tekoälyn käyttöön, ne löytävät usein jotain odottamatonta: niiden tietojärjestelmät ovat pirstoutuneita, dokumentoimattomia ja rikkinäisiä. Projektitoimitusten asiantuntija Mark Burnett selittää, mitä tämä tarkoittaa projektijohtajille – ja kuinka suunnitella mukautuvia järjestelmiä, joissa tekoäly ja ihmisten johtajuus kukoistavat yhdessä.
Mark Burnett
Insinööri, muutosstrategi ja Kaksikätisen projektipäällikön perustaja
Hallinnon yhdistäminen: Mark Burnett yhdistää perinteisen ja ketterän projektinhallinnan tehokkaiden toimitusten varmistamiseksi monimutkaisissa ympäristöissä.
Tekoälyn vahvistava vaikutus: Tekoäly tehostaa projektinhallintaa parantamalla ajattelun laatua ja paljastamalla organisaation tietämyksen heikkoudet.
Kognitiivisen kuormituksen muutos: Tekoäly vähentää dokumentointiin käytettyä aikaa, jolloin projektijohtajat voivat keskittyä toimitusten inhimillisiin puoliin.
Iteratiiviset järjestelmät: Kevyiden järjestelmien käyttöönotto edistää mukautuvuutta ja sujuvuutta sekä suosii iteratiivista dokumentointia laajan ennakkovalvonnan sijaan.
Tulevaisuuden johtajuus: Menestyvistä projektipäälliköistä tulee tiimien orkestroijia, jotka korostavat inhimillisiä taitoja tekoälyn integroinnin keskellä.
Mark Burnett on insinööri, transformaatiostrategi ja The Ambidextrous Project Manager -hankkeen perustaja. Hänen painopisteensä on sellaisten mukautuvien järjestelmien suunnittelussa, jotka auttavat tiimejä menestymään monimutkaisissa ympäristöissä.
Juttelimme Markin kanssa saadaksemme lisätietoa hänen lähestymistavastaan projektinhallintaan sekä siitä, miten tekoäly muuttaa hänen työskentely- ja johtamistapaansa. Tässä on, mitä hän kertoi meille.
Perinteisen hallinnon ja ketterän mukautuvuuden yhdistäminen menestyksen saavuttamiseksi
Nimeni on Mark Burnett. Olen insinööri, transformaatiostrategi sekä The Ambidextrous Project Managerin (TAPM) perustaja ja toimitusjohtaja. Työni sijoittuu strategian, teknologian ja inhimillisen resilienssin risteykseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Autan yritysjohtajia, projektipäälliköitä, yrittäjiä (pk-yrityksiä) sekä suunnittelu- ja teknologiatiimejä toteuttamaan monimutkaisia hankkeita – erityisesti digitaalisen liiketoiminnan ja liiketoiminnan transformaation, projektitoimistojen kehittämisen sekä henkilöstö- ja organisaatiomuutosten parissa. Viimeisten kahden vuosikymmenen aikana olen työskennellyt televiestinnän, uusiutuvan energian sekä IT- ja ICT-ekosysteemien parissa Karibialla, Latinalaisessa Amerikassa ja muualla. Nykyään keskityn vähemmän jäykkien menetelmien valvomiseen projektien toteutuksessa ja enemmän sellaisten mukautuvien järjestelmien suunnitteluun, jotka auttavat tiimejä menestymään monimutkaisissa ympäristöissä.
Kuvaan itseäni usein kaksikätiseksi toimitusjohtajaksi ja strategiseksi transformaatiokumppaniksi – henkilöksi, joka yhdistää perinteisen hallinnon ja ketterän mukautuvuuden. Tämä tarkoittaa jäsenneltyjen viitekehysten hyödyntämistä silloin, kun ne tuottavat lisäarvoa, mutta myös tiimien voimaannuttamista kevyillä, ihmislähtöisillä toimituskäytännöillä, jotka mahdollistavat innovoinnin ja nopeuden. Pohjimmiltaan tehtäväni on auttaa ihmisiä ja projekteja onnistumaan – erityisesti silloin, kun lähtökohdat ovat heitä vastaan.
Miksi tekoäly vahvistaa ”ajattelun laatua” projektinhallinnassa
Tekoäly ei korvaa ajattelua – se vahvistaa ajattelun laatua. Jos kehotteesi ovat pinnallisia, myös tulokset ovat pinnallisia. Kun kuitenkin yhdistät toimialaosaamisen, jäsennellyn päättelyn ja asiayhteyteen sidotut kehotteet, tekoälystä tulee voimakas älyllinen yhteistyökumppani.
Tekoäly paljastaa myös organisaatioiden tietojärjestelmien heikkoudet. Monet yritykset huomaavat, että niiden tiedot ovat hajallaan, dokumentoimatta tai epäjohdonmukaisia, kun ne ottavat tekoälyn käyttöön. Tekoälyn käyttöönotto pakottaa organisaatiot kohtaamaan syvemmän kysymyksen: ymmärrämmekö omat prosessimme?
Tekoäly ei korvaa ajattelua – se vahvistaa ajattelun laatua.
Miten tekoäly muuttaa projektijohtamisen kognitiivista kuormaa
Tekoäly muuttaa perustavanlaatuisesti projektijohtamisen kognitiivista kuormaa. Perinteisesti projektipäälliköt käyttivät valtavasti aikaa dokumentointiin, tilanneraportointiin, kokousmuistioihin, riskilokeihin ja viestintään. Tekoäly tuottaa, tiivistää tai nopeuttaa nyt monia näistä tehtävistä. Käytän nykyään huomattavasti vähemmän aikaa tuotosten laatimiseen ja enemmän aikaa toimitusjärjestelmien suunnitteluun, tiimien valmentamiseen, tietojen tulkitsemiseen ja strategisten päätösten tekemiseen.
Ironista kyllä, tekoälyn kehittyessä projektijohtamisesta tulee entistä inhimillisempää.
Tekoäly auttaa minua tuottamaan nopeasti luonnoksia toimitussuunnitelmista, sidosryhmäviestinnän malleista, tietokoosteista, työpajamateriaaleista ja riskiskenaarioista. Keskityn nyt enemmän toimitusten inhimilliseen puoleen: sidosryhmien yhteisen näkemyksen rakentamiseen, epävarmuuden ymmärtämiseen, teknologian eettiseen käyttöön ja tiimien voimaannuttamiseen. Ironista kyllä, tekoälyn kehittyessä projektijohtamisesta tulee entistä inhimillisempää.
Miten tekoäly käsittelee projektien toimitusjärjestelmien monimutkaisuutta
Tuimme digitaalista hanketta, jossa sidosryhmät olivat kuormittuneet dokumentaatiosta ja tiimien välisestä yhteisen näkemyksen puutteesta. Ensimmäinen ongelma ei ollut teknologia — se oli tiedon ylikuormitus. Näin ratkaisimme ongelman tekoälyn avulla.
- Vaihe 1: Tiedon yhdistäminen. Tuotamme nopeasti yhteenvetoja, teemoja ja riskeihin liittyviä havaintoja. Teimme tämän käyttämällä tekoälytyökaluja hajallaan olevien projektimateriaalien, kuten kokouspöytäkirjojen, teknisen dokumentaation, sidosryhmien sähköpostien ja toimitussuunnitelmien, yhdistämiseen.
- Vaihe 2: Päätöksenteon tukemisen työnkulut. Tekoälyn tukemien kehotteiden avulla loimme johdolle riskien lämpökarttoja, sidosryhmäviestinnän luonnoksia ja päätöspuita.
- Vaihe 3: Nopea iterointi. Suurten staattisten asiakirjojen tuottamisen sijaan siirryimme lyhyisiin, iteratiivisiin toimituksiin, kuten tulostettaviin tiivistelmiin, visuaalisiin tiekarttoihin ja päätösmuistioihin.
Käytetyt työkalut:
- Tekoälyavustajat tiedon yhdistämiseen ja luonnosten laatimiseen
- Yhteistyöhön tarkoitetut dokumentointialustat
- Visuaaliset tiekarttatyökalut
Tulokset: Tärkein tulos ei ollut nopeus — vaan selkeys. Johtoryhmällä oli viimein yhteinen ymmärrys prioriteeteista, riskeistä ja toimitusten rajoitteista. Myös tiimi sai jälleen vauhtia tekemiseensä. Joskus projektin suurin riski ei ole tekninen monimutkaisuus — vaan yhteisen ymmärryksen puute. Tekoäly auttoi meitä vähentämään tätä kitkaa huomattavasti.
Joskus projektin suurin riski ei ole tekninen monimutkaisuus — vaan yhteisen ymmärryksen puute.
Miten tekoäly ja inhimilliset taidot täydentävät toisiaan projektien toimituksessa
Käytämme tekoälyä useiden osa-alueiden tehostamiseen. Dokumentaation tuottamisessa käytämme tekoälyä projektiperuskirjojen, kokousmuistioiden, vaatimusyhteenvetojen ja sidosryhmäraporttien luonnosteluun. Tekoäly on myös erinomainen tiedon yhdistämisessä. Käytämme sitä esimerkiksi laajoista asiakirjoista saatavien havaintojen poimimiseen, kokouspöytäkirjojen tiivistämiseen ja projektidatan mallien tunnistamiseen. Käytän tekoälyä mielelläni myös skenaariosimulaatioiden ja riskiluetteloiden tuottamiseen, sillä tiimit saattavat muutoin jättää niitä huomiotta.
On kuitenkin useita alueita, jotka edellyttävät edelleen inhimillistä otetta. Projektijohtaminen on edelleen syvästi inhimillistä. Tekoäly tukee harkintaa — mutta ei korvaa sitä.
Inhimillistä panosta tarvitaan edelleen seuraavilla alueilla:
- Sidosryhmädiplomatia
- Eettinen päätöksenteko
- Tiimin motivointi
- Konfliktien ratkaiseminen
- Strateginen priorisointi
Miten tekoälypino on kehittynyt viime vuoden aikana
Tekoälystä on tulossa työkalujen välinen yhdistävä kerros, joka auttaa tiimejä siirtymään nopeammin tiedosta päätöksiin ja toimintaan. Tekoälypinoni on kehittynyt merkittävästi viime vuoden aikana:
- Tekoälyavustajat: Käytetään luonnosten laatimiseen, synteesiin ja tutkimuksen nopeuttamiseen.
Vaikutus: vähentää dokumentointiin kuluvaa aikaa huomattavasti ja nopeuttaa tiedon löytämistä - Yhteistyöhön tarkoitetut tietotyökalut: Käytetään jaettuun dokumentointiin ja tiimien väliseen yhteisymmärrykseen.
Vaikutus: parantaa näkyvyyttä ja vähentää siiloutunutta tietoa - Visuaalisen suunnittelun alustat: Käytetään tiekarttoihin, työnkulkuihin ja toimitusten visualisointiin.
Vaikutus: sidosryhmät ymmärtävät asiat nopeammin ja yhteisymmärrys paranee - Viestintätyökalut: Edelleen keskeisiä hajautettujen tiimien koordinoinnissa.
Vaikutus: tukee samanaikaista viestintää
Tekoälystä on tulossa työkaluja yhdistävä kerros, joka auttaa tiimejä siirtymään nopeammin tiedon, päätösten ja toiminnan välillä.
Miten tekoälypohjainen tiivistäminen nopeuttaa projekteja
Mielestäni kokousten ja asiakirjojen tekoälypohjaista tiivistämistä aliarvioidaan. Tämä saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se parantaa projektien etenemisnopeutta huomattavasti.
Sen sijaan, että tiimit käyttäisivät tunteja yhteenvetojen kirjoittamiseen, tekoäly voi tuottaa hetkessä kokousyhteenvedot, keskeiset päätökset, toimenpiteet ja sidosryhmäpäivitykset. Todellinen vaikutus näkyy päätöksenteon nopeudessa. Kun johtajat saavat tiivistä ja selkeää tietoa, he voivat tehdä parempia päätöksiä nopeammin.
Miksi kevyet järjestelmät korvaavat perinteiset menetelmät
Perinteisessä projektinhallinnassa korostettiin usein dokumentointia ja kontrollia. Nykyaikaisessa toimituksessa korostuvat yhä enemmän sujuvuus ja mukautuvuus. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:
Sen sijaan, että tuottaisimme suuria dokumentointipaketteja heti alussa, luomme nyt:
- Kevyitä tiekarttoja
- Kehittyviä toimitussuunnitelmia
- Iteratiivista dokumentaatiota
Visuaalisten suunnittelutaulujen ja yhteistyöhön tarkoitettujen dokumentointitilojen kaltaisten työkalujen avulla tiimit voivat ylläpitää ajantasaista projektitietoa. Siirtymä edellyttää kulttuurista muutosta. Tiimien on siirryttävä kaiken dokumentoinnista etukäteen jatkuvaan oppimiseen ja mukautumiseen.
Miksi agenttipohjaisilla työnkuluilla on valtava potentiaali
Olen alkanut tutkia agenttipohjaisia lähestymistapoja erityisesti tiedonhallinnan ja dokumentoinnin yhteydessä. Tällä hetkellä kokeilu on vielä alkuvaiheessa. Potentiaali on kuitenkin valtava. Agenttipohjaiset järjestelmät voisivat lopulta toimia digitaalisten projekti-analyytikkojen tavoin ja tukea jatkuvasti toimitustiimejä.
Agenttipohjaiset järjestelmät voisivat lopulta toimia digitaalisten projekti-analyytikkojen tavoin ja tukea jatkuvasti toimitustiimejä.
Sen sijaan, että tietoa koordinoitaisiin manuaalisesti eri työkalujen välillä, tekoälyagentit voivat auttaa:
- Hankkimaan olennaista projektitietoa
- Tuottamaan raportteja
- Tiivistämään edistymistä
- Tunnistamaan mahdollisia riskejä
Miksi tekoäly muuttaa tapaamme lähestyä toimituskäytäntöjä
Tekoäly muuttaa tapaamme lähestyä useita toimituskäytäntöjä. Seuraavat käytännöt ovat kärsineet muutoksesta merkittävimmin:
- Laajuuden määrittely: Staattisten laajuusasiakirjojen sijaan käytämme nyt iteratiivista laajuuden hahmottamista tekoälyn tuottamien skenaarioiden avulla.
- Yhdenmukaistaminen: Tekoälyn yhteenvedot varmistavat, että kaikki ymmärtävät keskustelut ja päätökset.
- Validointi: Tiimit voivat testata ideoita nopeammin simuloimalla lopputuloksia tai tuottamalla nopeasti prototyyppejä.
- Toteutus: Tekoäly tukee toimitusta nopeilla oivalluksilla, dokumenttiluonnoksilla ja jäsennellyillä ajattelun virikkeillä. Siitä tulee ajattelukumppani toimituksen työnkuluissa.
Miten tekoäly muuttaa projektinhallinnan rooleja
Viiden vuoden kuluessa projektipäällikön rooli muuttuu merkittävästi. Menestyneimmät johtajat toimivat vähemmän hallinnoijina ja enemmän monimutkaisten järjestelmien orkestroijina.
Projektien toimitukseen kuuluu:
- Tekoälyavustajat
- Automatisoitu raportointi
- Reaaliaikainen päätöksenteon älykkyys
- Mukautuvat suunnittelujärjestelmät
Arvokkain taito säilyy kuitenkin inhimillisenä johtamisena. Empatia, resilienssi, eettinen harkinta ja tarinankerronta erottavat erinomaiset toimitusten johtajat automatisoiduista järjestelmistä.
Miksi johtajien tulisi kokeilla ajoissa ja säilyttää uteliaisuutensa
Neuvoni on yksinkertainen: kokeile ajoissa ja säilytä uteliaisuutesi. Älä odota, että tekoälytyökaluista tulee täydellisiä. Aloita pienestä. Aloita käyttämällä tekoälyä esimerkiksi asiakirjojen luonnosteluun, tietojen tiivistämiseen ja ideoiden aivoriiheen. Mikä tärkeintä, keskity ajattelun kehittämiseen — älä vain tehokkuuteen.
Todellinen mahdollisuus ei ole vain asioiden tekeminen nopeammin. Se on ongelmien näkeminen eri tavalla.
Neuvoni on yksinkertainen: kokeile ajoissa ja säilytä uteliaisuutesi.
Miten säilyttää inhimillinen näkökulma tekoälyohjatuissa projekteissa
Pohdin usein, miten pidämme projektijohtamisen inhimillisenä yhä automatisoituvassa maailmassa. Teknologia kehittyy edelleen nopeasti. Projektit kuitenkin perustuvat siihen, että ihmiset työskentelevät yhdessä luodakseen muutosta, ja jos kadotamme näkyvistä inhimillisen ulottuvuuden — luottamuksen, empatian ja yhteisen päämäärän — tekoäly ei pelasta epäonnistuvaa hanketta.
Projektijohtamisen tulevaisuudessa ei ole kyse ihmisten ja koneiden välillä valitsemisesta. Kyse on järjestelmien suunnittelusta niin, että molemmat menestyvät yhdessä.
Seuraa mukana
Voit seurata Mark Burnettin työtä LinkedInissä ja tutustua Kaksikätiseen projektipäällikköön.
Lisää asiantuntijahaastatteluja on tulossa Digitaalinen projektipäällikkö -julkaisuun!
