Kuinka olla työssä tuottavampi ilman vaivaa
Haluamme kaikki olla työssä tuottavampia – mutta mitkä ovat vähemmällä vaivalla saavutettavan tuottavuuden salaisuudet? Projektipäälliköinä kohtaamamme haaste johtuu siitä, että tekemistä tuntuu olevan aivan liikaa ja aikaa sen tekemiseen liian vähän.
Parkinsonin laki sanoo, että työ laajenee täyttämään sen tekemiseen käytettävissä olevan ajan. Tämä tarkoittaa, että jos annamme itsellemme viikon kahden tunnin tehtävän suorittamiseen, tehtävä (psykologisesti ajatellen) muuttuu monimutkaisemmaksi ja tuntuu pelottavammalta täyttääkseen koko viikon.
Työssä on paljon asioita, jotka tuntuvat tuottavilta, mutta todellisuudessa ne vain täyttävät aikaa. Tällaisia ovat esimerkiksi sähköpostin tarkistaminen, keskusteleminen Slackissa ja kokouksiin osallistuminen – kaikki ne vievät aikaa. Ne voivat jopa olla tärkeitä, mutta ne eivät varsinaisesti ole tuottavaa työtä. Tässä kohtaa kahden minuutin sääntö on korvaamaton, sillä se auttaa varaamaan aikaa nopeiden asioiden hoitamiseen ja parantamaan tuottavuutta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Muistan, kun aloitin urani projektipäällikkönä ja luotin luontaisiin vaistoihini. Olen aina ollut melko optimistinen, joten olen luonnostani sellainen tyyppi, joka vain improvisoi tilanteen mukaan. Pelkkään vaistoon luottaminen ei kuitenkaan toiminut. Ehkä ei ole yllättävää, että projektit ylittivät jatkuvasti budjetin ja venyivät aikatauluistaan. Asiakkaat suuttuivat, kun he eivät saaneet sitä, mistä luulivat maksaneensa.
Pian minulle huomautettiin, ettei tapani hallita projekteja oikeastaan ollut projektinhallintaa lainkaan. Itse asiassa vain annoin projektien tapahtua ympärilläni ja toivoin, että kaikki järjestyisi lopulta itsestään.
Mitä opin? Meidän on keskityttävä tekemään tärkeitä ja olennaisia tehtäviä, jotka todella tuottavat tavoittelemamme tulokset.
Meidän on opittava olemaan työssä tuottavampia. Yksi tapa, jolla saavutin tämän, oli hyödyntää resurssienhallintaohjelmistoja, jotka auttavat priorisoimaan ja kohdentamaan resursseja tehokkaasti.
Kuinka olla työssä tuottavampi ilman vaivannäköä
Työssä tuottavammaksi tulemisen selvittäminen on vaikeampaa kuin miltä se kuulostaa… vai onko? Aina tuntuu siltä, että tehtävää on liikaa ja aikaa sen tekemiseen liian vähän – mutta se ei tarkoita, että saamme oikeasti oikeat asiat tehdyiksi. Jos tekisimme listan työpäivän aikana tekemistämme asioista, jotka saavat meidät “tuntemaan” itsemme tuottaviksi mutta eivät sitä ole, siitä tulisi pitkä. Listalla olisi esimerkiksi Slackin tarkistaminen, tiedostojen selaaminen ja puhelimen tarkistaminen.
Kuulemme paljon tuottavammaksi tulemisesta, ja olemme kirjoittaneet melko paljon projektipäälliköiden tuottavuusvinkeistä. Seuraavat tuottavuusvinkit eivät kuitenkaan kerro, kuinka tuottavuutta voi parantaa keskittymällä useampien tehtävien tekemiseen lyhyemmässä ajassa. Sen sijaan puhumme siitä, kuinka olla tuottava oppimalla priorisoimaan aidosti tuottavia toimintoja.
Jatka lukemista ja tutustu parhaisiin oppimiini tuottavuusvinkkeihin, joiden avulla saat itsestäsi enemmän myönteisiä tuloksia irti vähemmällä vaivalla.
1. Hallitse ilmoitustulvaa
Palataan siihen sähköpostilaatikkoon, jonka tarkistat 18 kertaa päivässä (lyön vetoa, että tarkistit sen juuri – olenko oikeassa?). Oliko postilaatikossasi jotain todella merkittävää, mitä siellä ei ollut 10 minuuttia sitten? Veikkaan, etteivät mitkään uudet saapuneet viestit olleet oikeasti tärkeitä.
Mitä jos sen sijaan, että tarkistaisit sähköpostisi 10 tai 15 minuutin välein etkä saisi mitään tehtyä, tarkistaisit sen vain muutamana ennalta määrättyinä ajankohtina päivässä? Jos haluat parantaa tuottavuuttasi nopeasti, sähköpostin harvempi tarkistaminen on helppo muutos.
Kun saavut aamulla työpöytäsi ääreen, varaa itsellesi kymmenen tai viisitoista minuuttia sähköpostin tarkistamiseen ja nopeiden vastausten kirjoittamiseen. Tarkista se sitten nopeasti uudelleen aamupäivän puolivälissä (varmuuden vuoksi, jos jokin tärkeä myöhäisen aamupäivän viesti on saapunut). Tarkista se uudelleen heti lounaan jälkeen ja vielä viimeisen kerran noin tunti ennen kotiin lähtöä.
Olen varma, että tässä vaiheessa kysyt itseltäsi, kuinka ihmeessä sinun pitäisi olla tarkistamatta sähköpostiasi lukuisia kertoja päivässä. Uusista saapuvista sähköposteista ilmoittavat piippaukset, merkkiäänet ja muut äänet voivat aiheuttaa jatkuvasti keskeytyksiä. Ja kuten hyvin tiedät, keskeytykset heikentävät keskittymistä ja tuottavuutta. Helpoin ja tehokkain tapa välttää tämä on sulkea sähköpostiohjelma kokonaan. Kun sähköposti ei ole avoinna, sinun on vaikeampi kurkistaa sitä jatkuvasti ja helpompi keskittyä yhteen asiaan kerrallaan.
2. Keskity ja vie asiat loppuun
Laita älypuhelin pois. Vaikka onkin erittäin houkuttelevaa tarkistaa puhelimesta tekstiviestit, FB, Twitter, SnapChat ja muut vastaavat, työaika ei oikeastaan ole siihen sopiva hetki. Anna itsellesi muutaman tunnin ajaksi pieni tauko sosiaalisesta verkkomaailmasta. Hyödynnä energiasi muutaman tunnin ajan ja keskity käsillä olevaan tehtävään.
Tehtävien tehokkaaseen hallintaan on saatavilla runsaasti erinomaisia ohjelmistoja ja sovelluksia. Hyödynnä näitä työkaluja, jotta voit helposti tarkastella ja priorisoida tehtäviä. Ehkä pidät enemmän paperisesta listasta, mutta valitsitpa minkä tahansa vaihtoehdon, älä käytä aikaasi listan etsimiseen – sen pitäisi olla siellä auttamassa sinua säästämään aikaa ja pysymään keskittyneenä!
Neuvoni on lisätä aivan jokainen tehtävä listalle. Tämä auttaa sinua ryhmittelemään tehtäviä ja välttämään moniajoa, koska tiedät selkeästi, mitä tarkalleen ottaen yrität kulloinkin tehdä. Kotona moniajo on usein välttämätöntä – autat lapsia läksyissä, peset pyykkiä, valmistat samalla illallista ja vastaat puheluun – mutta se ei sovi hyvin korkeampaa ajattelua vaativiin tehtäviin. Erityisesti tietotyöläisille moniajo työssä ei yleensä ole paras ratkaisu, ja se voi lopulta tehdä sinusta vähemmän tuottavan kuin jos keskittyisit yhteen tehtävään kerrallaan. Tarkoittaako tämä, ettei puhelimeen pitäisi vastata? Ei, mutta se tarkoittaa, että vastauksen pitäisi olla lyhyt ja sisältää vain tarvittavat tiedot. Voit soittaa takaisin ja käydä rauhallisemman keskustelun, kun tehtäväsi on valmis.
3. Aloita vaikeimmista tehtävistä
Sijoitatko vaikeimmat tai eniten keskittymistä vaativat tehtävät listasi kärkeen ja yrität saada ne valmiiksi aamupäivän aikana (tietenkin vähintään yhden kahvikupillisen jälkeen)? Tämä vaikuttaa vastoin intuitiota ihmisistä, jotka haluavat aloittaa päivän rauhallisesti. Vaikeampiin tehtäviin on kuitenkin helpompi keskittyä ja ne on helpompi saada valmiiksi ennen lounastaukoa, kun mieli on vielä virkeä. Jos olet kuten minä, iltapäivän puolivälin lähestyessä silmäsi alkavat elää omaa elämäänsä, ja ne haluavat vain sulkeutua ja levätä! Jätä iltapäivälle päivittäiset tehtävät, jotka vaativat vähemmän itsekuria.
4. Pidä taukoja aivoille
Muista kuitenkin, että vaikeiden tehtävien tekeminen ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi jatkaa, kunnes olet täysin uupunut. Vaikka taukojen pitäminen ei vaikuta tuottavalta, ne voivat parantaa työsi laatua sekä mielialaasi, kestävyyttäsi ja terveyttäsi. Muista nousta työpöytäsi äärestä muutaman kerran aamupäivän ja iltapäivän aikana ja pitää ”aivotauko”. Jo lyhyt 5 minuutin tauko riittää virkistämään mieltäsi ja palauttamaan energiasi. Nuo 5 minuuttia maksavat itsensä moninkertaisesti takaisin myöhemmin parempana ajattelun laatuna.
5. Käytä ”tee se nyt” -sääntöä
Jos näet tehtävän, jonka suorittamiseen kuluu enintään 2 minuuttia, tee se nyt. Miksi 2 minuuttia? Koska näin lyhyen tehtävän lisäämiseen tehtävälistalle ja sen priorisointiin kuluisi enemmän aikaa kuin sen tekemiseen saman tien. Jos hoidat pienet tehtävät heti niiden ilmaantuessa, tehtävälistasi ei täyty yhtä helposti – eivätkä myöskään ajatuksesi.
Projektipäällikköinä meidän on tärkeää olla muodostumatta projektin pullonkaulaksi. Siksi mielessämme pyörii usein jatkuva ajatusten kierre: ”Ai niin, minun pitää muistaa siirtää tuo laskentataulukko toiseen kansioon”. Valitettavasti tällaiset häiritsevät ajatukset vievät aivoissasi tilaa, jonka voisit käyttää tärkeämpään työhön. Hoida nopeat tehtävät vain ”nyt” ja taputa itseäsi olalle siitä, että merkitsit tehtävän valmiiksi tehtävälistallasi ennen kuin se edes ehti sinne!
6. Järjestä vähemmän ja keskittyneempiä kokouksia
Pelätty toimistokokous! Sähköposti (jonka tarkistat nyt vain 3 tai 4 kertaa päivässä) saapui postilaatikkoosi maanantai-iltapäivänä: ”Toimistokokous järjestetään keskiviikkona klo 13.30”. Ajattelet heti: ”No niin, siinä meni koko iltapäiväni”. Jos kokouksen vetäjä ei osaa johtaa kokousta kunnolla, olet oikeassa.
Jos järjestät kokouksen, harkitse tuottavuustyökalun, kuten Slackin, käyttöä, jos keskustelun tulos ei edellytä välittömiä toimia. Jos kokous kuitenkin on tarpeen järjestää, tässä on muutama yksinkertainen idea, joiden avulla voit pitää kokouksen sujuvana ja nopeana:
- Pidä kokoukset pieninä ja lyhyinä – kutsu mukaan vain kokouksen kannalta välttämättömät henkilöt.
- Valitse kokoukselle yksi aihe äläkä harhaudu sivuraiteille.
- Harkitse kokouksen pitämistä tilassa, jossa kaikki voivat seistä – se auttaa pitämään kokouksen mahdollisimman lyhyenä.
- Aloita kokoukset ajallaan ja lopeta ne ajallaan.
- Varmista kokouksen lopuksi, että päivälle, viikolle tai jopa kuukaudelle on laadittu toimintasuunnitelma.
Jotta kokoukset olisivat mahdollisimman nopeita ja tuottavia, käsiteltävien asioiden on oltava dokumentoituja ja tiimillesi hyödyllisiä. Suosittelen hallitsemaan kokouksissa sovittuja aikatauluja ja tehtäviä projektinhallintaohjelmistoilla, joiden avulla niitä on helppo muokata ja jakaa.
7. Aseta rajat
Jos sinusta tuntuu, että sinulla on liikaa tehtävää etkä yksinkertaisesti pysty keskittymään, on aika asettaa rajat häiriötekijöinä toimiville työkavereille. Tämä pitää erityisesti paikkansa silloin, kun yrität työskennellä tehokkaasti kotoa käsin. Puolusta tuottavuuttasi ja kieltäydy kohteliaasti mutta päättäväisesti työskentelemästä sellaisten työkavereiden kanssa, jotka häiritsevät sinua.
Älä myöskään suostu ottamaan tehtävää vastaan, jos katsot sitä ja tiedät, ettet pysty osallistumaan projektiin myönteisellä tavalla. Itse esimiehenä olen tyytyväisempi, kun tiimin jäsenet sanovat: ”Tiedätkö mitä? Minusta ei vain tunnu siltä, että olisin tässä projektissa hyödyksi, ja tässä syy…” sen sijaan, että he tuhlaavat aikaansa (ja vaikuttavat yrityksen työntekijöiden ja resurssien tuottavuuteen), koska he pelkäsivät asettaa rajoja.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
