Ainoa projektinhallintatyökalu, josta en koskaan luopuisi
Asanan vetovoima: Monet projektipäälliköt suosivat Asanaa sen tasapainoisen rakenteen vuoksi, sillä se vahvistaa vastuullisuutta hukuttamatta käyttäjiä vaihtoehtoihin.
Teknologiapinot: Kokeneet projektipäälliköt suosivat integroituja teknologiapinoja yksittäisten alustojen sijaan tehokkuuden optimointia ja sujuvampia työnkulkuja varten.
Erikoistyökalut: Jotkut projektipäälliköt asettavat työnkuluilleen erityisesti suunnitellut työkalut, kuten Productive.ion, suosittujen vaihtoehtojen edelle.
Tekoälyn integrointi: Read AIn kaltaisista tekoälytyökaluista on tulossa projektipäälliköille välttämättömiä, sillä ne toimivat henkilökohtaisina projektinhallinta-avustajina.
Työkaluriippumattomuus: Monet kokeneet projektipäälliköt vastustavat uskollisuutta yhdelle työkalulle ja korostavat sopivuuden sekä tiimin prosessien merkitystä.
Kysy huoneelliselta projektipäälliköiden joukolta, mistä projektinhallintatyökaluista he eivät voisi luopua, ja saat aikaan kiivaan väittelyn. Jotkut vannovat yli vuosikymmenen käyttämänsä alustan nimeen. Toiset taas väittävät, että itse kysymys on väärä. Totuus on, että työkalu, joka tekee yhdestä projektipäälliköstä korvaamattoman tiimilleen, saattaa olla toiselle täysin merkityksetön. Vastaukset paljastavat kuitenkin jotain syvempää kuin ohjelmistomieltymykset — ne kertovat, miten kokeneet ammattilaiset ajattelevat rakenteesta, joustavuudesta, asiakassuhteista ja siitä, mitä työn hyvä hallinta oikeastaan tarkoittaa.
Asanan puolesta — rakennetta ilman ylivoimaisuutta
Merkittävälle osalle projektipäälliköistä Asana nousee jatkuvasti esiin alustana, jota he puolustaisivat ennen kaikkia muita. Ei siksi, että se olisi näyttävä tai loputtomasti muokattavissa, vaan sen vuoksi, mitä se tarkoituksella ei ole.
M. Taffer Consultingin perustaja ja toimitusjohtaja Marissa Taffer pitää Asanaa oletusvalintanaan: "Asanassa pidän siitä, että siinä tuntuu olevan juuri sopiva määrä rajoitteita. Minusta esimerkiksi Monday.comin kaltainen tai jokin hieman muokattavampi työkalu on myös loistava, mutta se käy niin ylivoimaiseksi, koska sillä voi tehdä niin monia asioita, että ihmiset alkavat suunnitella liikaa." Tämä tasapaino — riittävästi rakennetta vastuun luomiseksi, mutta ei niin paljon vaihtoehtoja, että tiimit katoavat määritysten loputtomiin sokkeloihin — tekee projektinhallintatyökalusta käytännössä kestävän.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
COO-ratkaisun perustaja ja toimitusjohtaja Derek Fredrickson tarkastelee Asanan pitkäikäisyyttä laajemmasta näkökulmasta. "Itse rakastan Asanan käyttöä. Olen käyttänyt sitä 15 vuotta, ja se on kuin kaiken yrityksessämme tekemämme elinehto", hän sanoo. Viisitoista vuotta alalla, jolla työkaluja tulee ja menee, on merkittävä suositus, ja se kertoo siitä, missä Asana onnistuu hyvin: se tarjoaa luotettavan rakenteen perustaksi sitä tarvitseville tiimeille.
Rakastan henkilökohtaisesti Asanan käyttöä. Olen käyttänyt sitä 15 vuotta, ja se on kuin kaiken yrityksessämme tekemämme elinehto,
Fraktionaalinen projektipäällikkö ja operatiivisen toiminnan konsultti Megan Cotterman tarkastelee asiaa hieman laajemmin ja nimeää yhden alustan sijaan kolmikon. "Asiakkaiden kanssa olen käyttänyt enimmäkseen G-Drivea, Asanaa ja Slackia. Koen siis, että nämä kolme järjestelmätyyppiä ovat ratkaisevan tärkeitä", hän selittää — "projektinhallinta- ja seurantajärjestelmä, G-Drive, jossa kaikki dokumentaatio sijaitsee... ja sitten Slack päivittäistä yhteistyötä varten." Cottermanille Asana on selkäranka, mutta se toimii parhaiten osana yhteen liitettyä järjestelmää eikä erillään muista.
Unelmatuotepinot — kun yksi työkalu ei riitä
Cotterman ei ole ainoa, joka ajattelee yhtä alustaa laajemmin. Kun projektipäälliköiltä kysyttiin, mistä he eivät todellakaan voisi luopua, useat ohittivat yksittäisen työkalun kokonaan ja kuvasivat sen sijaan huolella kootun ekosysteemin.
Melody MacKeand Consultingin perustajalla Melody MacKeandilla on selkeä näkemys ihanteellisesta kokonaisuudesta. "Jos voisin todella luoda unelmatuotepinoni, valitsisin projektinhallinta-alustaksi Teamworkin. Viestintäalustaksi valitsisin Slackin ja dokumentointiin Google Docsin", hän sanoo. Hänen perustelunsa on käytännöllinen: "se on virtaviivainen, helppokäyttöinen, joiltain osin hieman edullisempi ja mahdollistaa suuremman joustavuuden." MacKeandin tuotepino kuvastaa harkittua filosofiaa — valitaan työkalut, jotka hoitavat oman erityistehtävänsä hyvin ja toimivat yhdessä kitkattomasti sen sijaan, että yksi alusta yrittäisi tehdä kaiken.
Jos voisin todella luoda unelmieni teknologiakokonaisuuden, valitsisin Teamworkin projektinhallinta-alustaksi. Valitsisin Slackin viestintäalustaksi ja Google Docsin dokumentointivälineeksi.
Yonelly Gutierrez, Palo Alto Networksin vanhempi ohjelmapäällikkö, rakentaa ihanteellisen työkalukokonaisuutensa integraatioiden ja tekoälyominaisuuksien ympärille. ”Ottaisin ehdottomasti mukaan Gleanin, koska sillä on tietenkin kyky integroitua kaikkiin näihin eri työkaluihin”, hän sanoo ja lisää: ”Ja sitten Gemini – olen todella suuri Geminin fani.” Vaikka Gutierrez toteaa, että ”Asana on hyvä projektiraportointiin”, hänen unelmiensa kokonaisuudessa etusijalla ovat yrityshaku ja tekoäly – merkki siitä, mihin ammattiala on suuntaamassa.
Erikoisvalinta – kun työkalu on rakennettu sinun maailmaasi varten
Joillekin projektipäälliköille kaikkein välttämättömin työkalu ei ole tunnetuin. Se on työkalu, joka on rakennettu erityisesti heidän työskentelytapaansa varten.
Kayla Keizer, Northernin projektipäällikkö, perustelee alustaa, josta useimmat projektipäälliköt eivät ole kuulleet. ”Se olisi Productive.io”, hän sanoo. ”Se on uskomaton. Se on luotu muistaakseni Kroatiassa tai Itä-Euroopassa. Ja se on itse asiassa suunniteltu nimenomaan toimistoille ja toimistotyöhön.” Keizerille vetovoima perustuu ominaisuuksien sijaan sopivuuteen: ”Paras tapa kuvata sitä on, että se on kuin ClickUp, jos ClickUpia ei tarvitsisi lainkaan määrittää – sellainen Productive on.” Ero on merkittävä. Työkalu, joka ymmärtää työnkulkuasi luonnostaan ilman viikkojen määrittelyä, poistaa kitkatekijän, jonka yleiskäyttöiset alustat jatkuvasti aiheuttavat.
[Productive.io] on uskomaton. Se on itse asiassa suunniteltu nimenomaan toimistoille ja toimistotyöhön. Se on kuin ClickUp, jos ClickUpia ei tarvitsisi lainkaan määrittää. Sellainen Productive on.
Tekoäly uutena välttämättömyytenä
Kaikkien projektipäälliköiden välttämätön työkalu ei ole projektinseurantatyökalu. Yhä useammalle ammattilaiselle alusta, jonka menettämistä he vähiten haluaisivat, kuuluu kokonaan toiseen kategoriaan.
RTS Labsin tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath ei epäröi. ”Yksi työkalu, jota ilman en mielestäni yksinkertaisesti voi olla, on Read AI”, hän sanoo. ”Siitä on todella tullut toinen aivoni, erityisesti kokouksissa. Se on kuin henkilökohtainen projektinhallinta-avustajani, joka auttaa dokumentoimaan seuraavat vaiheet ja tärkeimmät huomiot.” Gilbreath hallinnoi samanaikaisesti yhdeksää tai kymmentä projektia, ja tällaisella työmäärällä reaaliaikaisesti päätökset ja toimenpiteet tallentava tekoälypohjainen kokoustyökalu ei ole vain mukava lisä – se estää asioita putoamasta väliin. Hänen vastauksensa viittaa laajempaan muutokseen: tekoälyavustajien kehittyessä niistä on tulossa kerros, joka saa kaikki muut työkalut toimimaan paremmin.
[Read AI:sta] on todella tullut toinen aivoni, erityisesti kokouksissa. Se on kuin henkilökohtainen projektinhallinta-avustajani, joka auttaa dokumentoimaan seuraavat vaiheet ja tärkeimmät huomiot.
Työkaluriippumattomat – mikään yksittäinen alusta ei ansaitse uskollisuuttasi
Sitten on joukko kokeneita projektipäälliköitä, jotka kyseenalaistavat koko kysymyksen lähtökohdan. Heidän kantansa ei ole välinpitämättömyyttä – se on harkittu torjunta ajatukselle, että uskollisuus tietylle työkalulle olisi hyvän projektinhallinnan mittari.
Matthew Fox, Fox Consultingin vanhempi projektipäällikkö ja operatiivinen asiantuntija, kertoo avoimesti kokemuksistaan alan suosituimmista alustoista. "En usko, että minulla on suosikkia. Kaikki työkalut ovat jollain tavalla pettäneet minut yhtä lailla", hän sanoo ja tekee sitten yhden poikkeuksen: "Pidän ehdottomasti Zoomista enemmän kuin melkein mistä tahansa muusta työkalusta." Se on paljon kertova vastaus — Foxin eniten luottama työkalu ei ole lainkaan projektinhallinta-alusta, vaan viestintätyökalu. Kun yhteydenpidon infrastruktuuri on kunnossa, muu voi mukautua.
Point Blankin operatiivinen johtaja Julia Rajic torjuu ehkä suorimmin kysymyksen lähtökohdan. "Ei. Se on hyvin yksinkertainen vastaus", hän sanoo. "Minusta kaikilla käyttämilläni alustoilla on vahvat puolensa ja vahvat heikkoutensa. Mikään niistä ei ole niin täydellinen, että sanoisin, ettemme voisi toimia ilman sitä." Rajicille työkalu ei ole koskaan pääasia: "En sanoisi, että työkalut tekevät meistä enemmän tai vähemmän tehokkaita." Hänen näkemyksensä mukaan tehokkuus syntyy tiimistä ja prosessista — ei ohjelmistosta.
Minusta kaikilla käyttämilläni alustoilla on vahvat puolensa ja vahvat heikkoutensa. Mikään niistä ei ole niin täydellinen, että sanoisin, ettemme voisi toimia ilman sitä.
Caylentin vanhempi asiakkuusjohtaja Alexa Alfonso vie työkaluriippumattoman näkökulman askeleen pidemmälle tekemällä asiakaslähtöisyydestä ratkaisevan tekijän. "Mikä tahansa työkalu, jota asiakkaasi käyttävät, on paras käytettävä työkalu", hän sanoo suoraan. "Vaikka kyse olisi heidän omasta ohjelmistostaan, olen aiemmin nähnyt tilanteita, joissa hylkäsimme käyttämämme työkalut, koska asiakas suhtautui omaan ohjelmistokokonaisuuteensa niin vahvasti. Ja sanoimme: selvä, päästäkää meidät mukaan." Alfonson lähestymistapa muotoilee koko keskustelun uudelleen: paras työkalu ei ole se, jossa on parhaat ominaisuudet, vaan se, jota kaikki huoneessa olevat todella käyttävät.
Todellinen vastaus
Näistä keskusteluista ei nouse esiin voittajaa. Asanalla on hyviä syitä kannattajiinsa. Teamworkin, Slackin ja Google Docsin ympärille rakennetut unelmakokonaisuudet ovat käytännössä järkeviä. Productive.io ratkaisee toimistoille todellisen ongelman. Read AI muuttaa tapaa, jolla projektipäälliköt hallitsevat kognitiivista kuormitusta. Eivätkä työkaluriippumattomat ole väärässä — monet huipputuloksia saavuttavat tiimit ovat menestyneet vähäisellä työkalujen määrällä.
Parhaita projektipäälliköitä ei yhdistä tietty alustavalinta. Heitä yhdistää tavoitteellisuus. He ovat pohtineet tarkkaan, mitä heidän työnsä todella edellyttää, mitä heidän asiakkaansa realistisesti ottavat käyttöön ja missä kohtaa heidän prosessiaan kitkaa syntyy. Tämän pohdinnan perusteella valittu työkalu — olipa kyse tunnetusta alustasta tai tiettyä erikoisalaa varten rakennetusta ratkaisusta — on säilyttämisen arvoinen.
Haluatko lisää tämänkaltaisia näkemyksiä? Rekisteröidy ilmaiselle DPM-tilille kuullaksesi lisää näiden kaltaisilta asiantuntijoilta.
