Toimistojen ketteryys: 10 ketterää menetelmää toimistoille
Jokainen tapaamani digitaalinen toimisto näyttää väittävän, että ne harjoittavat toimistoketteryyttä jossain muodossa.
Haasteena on nykyään se, mitä tarkoitamme ketterällä toimistolla. Termiä toimistoketteryys on käytetty niin monissa yhteyksissä, että se on nyt suurelta osin menettänyt merkityksensä.
Yhtäältä sillä voidaan tarkoittaa joustavan ja mukautuvan lähestymistavan alkuperäisiä periaatteita, joissa tuloksia arvostetaan kaiken muun yläpuolelle. Toisessa ääripäässä se voi olla nimitys kaoottiselle työpaikalle, jossa ei ole lainkaan prosesseja. Kuulostaa paljon uskottavammalta sanoa olevansa ”ketterä” kuin paljastaa todellisuus: ”keksimme tämän sitä mukaa kun etenemme”.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tätä ei ole tarkoitettu kritiikiksi. Digitaalinen ala on edelleen vasta alkutekijöissään. Yritämme yhä selvittää, miten voisimme hallita ja toimittaa parhaat työmme.
Scrumin haaste digitaalitoimistoille
Monet tuntemani digitaalitoimistot aloittavat Scrumista yrittäessään löytää ketterää prosessia. Ensi silmäyksellä tämä on looginen valinta. Kun alat tutkia ketteriä menetelmiä, löydät mainintoja Scrumista kaikkialta. (Termiä Scrum käytetään usein – mutta virheellisesti – ketteryyden synonyymina, ikään kuin ne olisivat yksi ja sama asia. Näin ei ole. Ketteryys on paljon muutakin kuin Scrum.)
Scrumin vetovoima on selvä. Siihen liittyy paljon hienoja termejä ja muotisanoja, jotka kuulostavat joidenkin mielestä vaikuttavilta: sprintit, työjonot, sprinttien retrospektiivit, nopeudet, burndown-kaaviot, Scrum-mestari, tuoteomistaja… Koulutus- ja sertifiointivaihtoehtoja on valtavasti. Ennen kaikkea sitä voidaan pitää kultaisena lippuna. Noudata tätä reseptiä, niin kaaoksesi muuttuu kuin taikaiskusta utopiaksi. Usein unohtuu, että Scrumin juuret ovat ohjelmistotuotekehityksessä. Scrum on erinomainen vaihtoehto, kun olet ohjelmistotoimittajan tiimissä ja keskityt selkeästi tietyn tuotteen toimittamiseen.
Scrum alkaa kuitenkin rakoilla, kun hallittavana on ulkoisia riippuvuuksia. Kun työskentelet digitaalitoimistossa, lähes jokaiseen työsi osa-alueeseen liittyy ulkoisia riippuvuuksia – asiakkaasi. Tämä aiheuttaa huomattavaa hukkaa. Projektipäälliköt joutuvat monimutkaisiin poliittisiin neuvotteluihin jokaisessa sprintin suunnittelutilaisuudessa varmistaakseen, että heidän projektinsa otetaan mukaan sprinttiin. Olen nähnyt sprintin suunnittelutilaisuuksien kestävän toimistoissa kokonaisen päivän ja koskevan koko tiimiä. Kun otetaan huomioon, että sprintit kestävät tyypillisesti kaksi tai kolme viikkoa, tämä vie 6–10 % koko tiimisi kapasiteetista. Miten paljon aikaa ja vaivaa siinä tuhlataankaan!
Eikä siinä vielä kaikki, sillä nämä sprinttisuunnitelmat alkavat usein hajota jo päivän tai kahden kuluttua sprintin alkamisesta. Asiakkaat muuttavat mielensä tai viivästyvät tarvittavien tietojen toimittamisessa. Odottamattomia tapahtumia ilmaantuu, kuten uusia liiketoimintamahdollisuuksia tai tuotantojärjestelmän teknisiä ongelmia.
Kaikki tämä johtaa toistuviin uudelleenneuvotteluihin, jotka tuhlaavat lisää aikaa ja toimiston resursseja. Tässä kohtaa ketterä prosessisi voi hajota ja vaikuttaa kielteisesti luovan toimiston resurssienhallintaan.
Tärkeä opetus
Saatavilla on monia ketteriä menetelmiä ja käytäntöjä. Ymmärsin tämän vuonna 2010, kun olin kamppaillut saadakseni Scrumista odotettuja hyötyjä ja tehnyt perusteellisempaa tutkimusta. Tämä johdatti minut Kanbanin ja lean-ajattelun pariin. Jotkin niiden käytännöistä näyttivät tarjoavan parannuksia käyttämäämme lähestymistapaan.
Aloin kokeilla. Ensin pienellä ja ennakoitavalla projektilla ja sitten vähitellen suuremmilla ja monimutkaisemmilla töillä. Aloitin siitä, miten pilkoin yksittäiset projektit – vaihdoin käyttäjätarinoista ominaisuuskuvauksiin ja sitten arvoon perustuviin toimituksiin. Tämä helpotti asiakkaiden työhön tutustumista ja sen hyväksymistä sekä teki projekteista helpompia hallita.
Aloin haastaa myös prosessejamme ja tapaa, jolla kaikkea työtämme hallittiin. Tämä johti sprintin suunnittelutilaisuuksista luopumiseen ja nopeisiin uudelleenjärjestelyihin päivittäisessä tilannepalaverissa. Luovuimme pian sprinttien käsitteestä ja siirryimme virtaukseen perustuvaan Kanban-lähestymistapaan. Lisäparannuksia syntyi, kun tiimin jäsenet ehdottivat tapoja toimia paremmin ja kokeilivat niitä.
Tulokset puhuivat puolestaan:
- henkilöstö oli tyytyväisempää, koska heidän oli helpompi tehdä parhaansa ja johtaa pääosin itse omaa työtään
- tämä vapautti projektipäällikön aikaa useampien projektien mukavaan samanaikaiseen hallintaan ja tärkeiden tulosten saavuttamiseen keskittymiseen
- työmme laadussa, toimitusajoissa, asiakassuhteissa ja saavutetuissa tuloksissa tapahtui merkittäviä parannuksia
- ja samalla kolminkertaistimme tiimimme työntekijäkohtaisen liikevaihdon hieman alle kolmessa vuodessa.
Kun asiaa tarkastellaan lähemmin, on käynyt ilmeiseksi, että oivallus syntyi uskalluksesta kokeilla. Tein muutoksia ja seurasin niiden vaikutuksia.
Aiemmissa prosessien kehittämiseen liittyvissä pyrkimyksissä oli etsitty valmista prosessia, jonka voisimme vain ottaa käyttöön – kuten Scrum. Ymmärrän nyt, ettei sellaista ole olemassa. Sitä ei ole, koska alamme on vielä alkuvaiheessa, joten selvitämme edelleen, miten yritystemme tulisi toimia. On myös totta, että jokainen yritys on ainutlaatuinen. Yhdessä toimistossa toimiva luovan työn työnkulkuratkaisu ei välttämättä toimi toisessa.
10 tapaa integroida toimiston ketterät menetelmät digitoimistoon
Konsultoin erilaisia tietotyötä tekeviä yrityksiä, mukaan lukien monia digitoimistoja, ja autan niitä parantamaan operatiivisia prosessejaan. Tämän kokemuksen perusteella tässä ovat tärkeimmät vinkkini ketterien menetelmien integroimiseen toimistoympäristöön:
1. Hyväksy, ettei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa tapaa eikä mikään ole kiveen hakattua
Jokainen organisaatio on ainutlaatuinen. Toimiston ketterän toiminnan menestys syntyy muiden ideoiden pohjalta rakentamisesta ja niiden mukauttamisesta omaan tilanteeseesi.
2. Edistä asteittaisen muutoksen ja jatkuvan parantamisen kulttuuria
Vaikka muutosten tahti on luonnollisesti nopeampi prosessien kehittämistyön alussa, on virhe ajatella sen olevan koskaan ”valmis”. Toimiston ketterä toiminta edellyttää, että mukautat ja testaat työskentelytapojasi jatkuvasti (alan kielellä kaizen). Siksi hallitut ”kertarysäyksellä” toteutettavat muutoshankkeet tuottavat harvoin pysyviä tuloksia.
3. Määrittele tulokset, joilla on todella merkitystä
[Twiitti “Muista, että asiakkaat arvostavat ennen kaikkea sijoituksensa tuottoa. #agile #projectmanagement”] Heitä ei kiinnosta, millainen prosessisi on tai miksi sitä kutsutaan, kunhan se helpottaa heidän haluamiensa tulosten saavuttamista (ketterät sopimukset voivat auttaa tämän suhteen jäsentämisessä). Muista yhtä lailla syyt ja motiivit, joiden vuoksi toimistosi on olemassa.
4. Mittaa määrällisesti
Asiassa ei tarvitse mennä liiallisuuksiin, mutta työstäsi on tärkeää tehdä yhdenmukaisia mittauksia. Ilman näitä mittauksia työskentelet käytännössä sokeasti.
Kun johdin erään toimiston kehitystiimiä, mittareihini kuuluivat ”liikevaihto työntekijää kohden”, ”liikevaihto asiakasta kohden”, ”asiakaskohtainen vaihtoehtoiskustannus” (eli asiakaskohtaisesti käytetyn laskuttamattoman ajan arvo) ja ”tuntikirjausten kattavuus” (kirjatut tunnit suhteessa tehtyihin työtunteihin). Otin näistä mittareista otoksen kuukausittain ja raportoin tulokset sekä tiimilleni että yrityksen johtajille (markkinointitoimiston raportointiohjelmisto voi auttaa tässä). Näin saimme aina arvokkaita näkemyksiä siitä, mihin seuraavaksi kannattaa kohdistaa kehitystyömme.
Useimmat näistä tietopisteistä perustuvat täsmällisiin tuntikirjaustietoihin, ja tiedän, että tämä voi olla haastavaa. Olen huomannut, että tuntikirjausten tärkeyden sekä sen, mihin tietoja käytetään (ja mihin niitä ei käytetä), selittäminen auttaa suuresti niiden täyttämisessä.
5. Mittaa laadullisesti
Luvut ovat tärkeitä, mutta älä unohda pehmeämpiä mittareita, jotka ovat yhtä arvokkaita toimiston ketterän toiminnan kannalta. Näitä ovat muun muassa projektien koettu laatu, asiakastyytyväisyys sekä henkilöstön sitoutuminen, onnellisuus ja hyvinvointi.
6. Kyseenalaista kaikki
En tarkoita ärsyttävällä tavalla kaikkia ympärilläsi ärsyttäen, vaan henkilökohtaista ajattelutapaa: ”miten tämän voisi tehdä paremmin?”. Jos osallistut säännölliseen kokoukseen (tai johdat sitä) ja vaikuttaa siltä, ettei se saavuta juuri mitään, ota käyttöön toimiston ketterän toiminnan näkökulma ja pohdi, miten kokousta voisi parantaa tai onko se edes tarpeellinen.
7. Pilko projektit ”arvon yksiköiksi”
Esimerkiksi verkkosivuston uutisosio tai kampanjan sähköpostimarkkinointiosuus. Tämä tekee työn hallinnasta ja hinnoittelusta sekä asiakkaiden hyväksynnästä helpompaa. Kun teet tämän johdonmukaisesti projektista toiseen, alat kerryttää tietoaineistoa tuotokseen tyypillisesti liittyvästä ajasta ja kustannuksista, mikä helpottaa tulevien projektien hinnoittelua. Tämä on huomattavasti arvokkaampaa ja tarkempaa kuin hinnoittelu taitotyypin mukaan (suunnittelu, käyttöliittymäkehitys, taustajärjestelmäkehitys, PM jne.).
8. Havainnollista työsi
Hieno termi on ”arvovirran kuvaus”. Tärkeintä on rakentaa ja ylläpitää selkeää kuvaa kaiken työn tilasta, jotta kaikki ovat samalla sivulla. Ketterät työkalut, kuten Trello ja Jira, ovat tässä loistavia, mutta vaatimaton Post-It-lappu voi olla yhtä hyvä, jos kaikki ovat samassa paikassa.
9. Rajoita keskeneräisen työn määrää
Toisin sanoen: ”lopeta aloittaminen ja aloita saattaminen loppuun”. Merkitykselliset tulokset syntyvät valmiista työstä. Laadukas työ syntyy keskittymällä käsillä olevaan tehtävään ja tekemällä se valmiiksi. Liian monet samanaikaisesti työn alla olevat tehtävät pidentävät läpimenoaikoja ja heikentävät laatua. Voit käyttää luovan toimiston projektinhallintaohjelmistoa tai ketterää projektinhallintaohjelmistoa WIP:n ja projektin edistymisen seurantaan.
10. Kirjaa prosessisi toimintaohjeeseen
Yritykset ovat monimutkaisia. Ihmisten ei yksinkertaisesti ole mahdollista (tai hyödyllistä) muistaa kaikkea siitä, miten yritys toimii. Siksi tarvitset jonkin tavan kirjata prosessisi selkeästi ja helposti saatavilla olevaan muotoon.
Nämä eivät ole pitkiä järkäleitä. Ne ovat pääasiassa tarkistuslistoja siitä, miten tilanteeseen kannattaa suhtautua, sekä muutamia tukevia muistiinpanoja, joita kehitetään ajan mittaan. Niiden käyttö varmistaa, että prosessisi arvo on sisäänrakennettu toimistoon – eikä vain muutaman yksilön muistiin. Hyvä toimintaohje tekee esimerkiksi työntekijöiden perehdytyksestä, liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelusta, katastrofipalautumisesta ja työn jakamisesta kiireisinä ajanjaksoina paljon yksinkertaisempaa.
Käytännössä hyvä lähestymistapa on joukko toisiinsa linkitettyjä Google Docs -asiakirjoja sekä erillinen ”sisällysluettelo”-asiakirja. Se on paljon joustavampi ja tehokkaampi kuin hieno intranet.
Yhteenveto
Tarkkasilmäiset lukijat saattavat huomata, että tässä toimiston ketteryyttä käsittelevässä luettelossa on vahvoja vaikutteita lean-ajattelusta ja Kanbanista. Se ei ole sattumaa. Mutta jos tästä artikkelista jää mieleen ajatus, että lean-ohjelmistokehitys tai Kanban on toimistollesi oikea menetelmä, olet ymmärtänyt asian väärin. Ne tarjoavat hyödyllisiä työkaluja, mutta ovat pohjimmiltaan vain nimikkeitä.
Prosessisi ovat ainutlaatuisia juuri sinulle. Tavoitteena on yhtenäinen työskentelytapa koko toimistossasi. Tämä varmistaa asiakkaille ja henkilöstölle yhdenmukaisen kokemuksen. Se luo vankan perustan laadun, luovuuden, onnellisuuden ja tuottavuuden jatkuvalle parantamiselle. Ainoa tuotemerkki, josta sinun tarvitsee huolehtia, on yrityksesi nimi.
Osallistuminen toimistojen omistajille suunnattuihin konferensseihin voi myös auttaa tässä – ne tarjoavat mahdollisuuden nähdä, miten muut lähestyvät toiminnan haasteita, ja niissä jaetaan usein käytännön ratkaisuja, joissa ketterä toiminta, luovuus ja liiketoimintastrategia yhdistyvät saman katon alla.
Ja muista: menestys syntyy siitä, että ryhdyt toimiin kohdatessasi huonoja prosesseja ja tehottomuutta. Sinun ei tarvitse odottaa erityistä muutosohjelmaa. Kun jokin ei toimi hyvin, haasta se ja kokeile jotain muuta. Aloita tänään. Jos et aloita, olet huomenna yhä samassa tilanteessa.
Mitä seuraavaksi?
Lue lisää siitä, miten toimistot siirtyvät ketterään toimintatapaan, tai tutustu luetteloomme parhaista toimistoalan podcasteista, jos haluat lisää toimistoihin liittyviä näkemyksiä.
