EPMO-opas: mikä se on ja miten se eroaa PMO:sta
Jos olet nopeasti kasvavan organisaation projektitoimiston (PMO) jäsen, arki voi tuntua kilpajuoksulta.
Joskus kiire yltyy niin kovaksi, että tuskin ehdit pitää edes vessataukoa – lounastauosta puhumattakaan.
Mitä jos kertoisin, ettei asian tarvitse olla näin? Mitä jos organisaatiosi käyttäisi aikaa tavoitteiden ja prioriteettien asettamiseen, valitsisi harkiten näitä tavoitteita tukevat projektit ja ottaisi käyttöön vankat raportointijärjestelmät salkun tilan seurantaa varten?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tämä on yritystason projektitoimiston eli EPMO:n taustalla oleva ajatus.
Mutta mikä EPMO tarkalleen ottaen on ja millaisia tehtäviä se hoitaa kokonaisuudessa? Tässä artikkelissa perehdyn aiheeseen perusteellisesti ja käsittelen kaiken, mitä sinun on tiedettävä EPMO:sta, mukaan lukien sen erot perinteiseen PMO:hon.
Mikä on yritystason projektitoimisto (EPMO)?
EPMO toimii suoraan ylimmän johdon ja hallituksen alaisuudessa. Se koostuu johtoryhmästä, joka vastaa tärkeimmistä päätöksistä siitä, mitä projekteja organisaation tulisi tai ei tulisi toteuttaa ja kenen tulisi valvoa kutakin projektia.
Sen sijaan, että EPMO hallinnoisi projekteja yksitellen, se valvoo useiden projektien muodostamaa salkkua samanaikaisesti. Se toimii strategisella tasolla ja varmistaa, että jokainen organisaatiossa toteutettava projekti on linjassa organisaation tavoitteiden kanssa.
Yritystason toimisto vastaa tärkeistä toiminnoista, kuten kysynnän ennustamisesta ja resurssien suunnittelusta, sekä taloudellisista arvioinneista, joihin kuuluvat projektien budjetointi, aikataulutus ja mahdollinen sijoitetun pääoman tuotto (ROI).
Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa on tärkeää ymmärtää yritystason projektinhallinnan määritelmä.
Miksi EPMO on tärkeä?
Kun organisaatio kasvaa ja ottaa vastuulleen yhä enemmän monimutkaisia projekteja, EPMO hoitaa useita tärkeitä tehtäviä:
- Asettaa organisaation tavoitteet ja ylläpitää vankkaa projektien valintaprosessia sekä työnkulkua varmistaakseen, että organisaatio valitsee strategisten tavoitteiden kanssa linjassa olevia projekteja
- Optimoi resurssien kohdentamisen erityisten menetelmien avulla eri projektien välillä
- Seuraa salkun tilaa ottamalla käyttöön suorituskykymittareita ja seuraamalla niitä. Näin projektien onnistumisesta voidaan pitää vastuullisina.
Kuka johtaa EPMO:ta?
Tyypillisesti EPMO:n johtaja vastaa EPMO:n muodostavan projektipäällikkötiimin johtamisesta. Johtaja toimii ensisijaisena yhteyshenkilönä viestinnässä johtoryhmän kanssa.
EPMO vs. PMO: mikä ero niillä on?
EPMO:n ja PMO:n tärkeimmät erot liittyvät seuraaviin asioihin:
1) Laajuus (sen valvoman projektisalkun laajuus)
2) Projektien monimutkaisuus (ero on samanlainen kuin salkunhallinnan ja projektinhallinnan välillä)
EPMO toimii laajemmassa mittakaavassa kuin PMO. EPMO valvoo projekteja koko organisaatiossa, kun taas PMO hoitaa pienemmässä mittakaavassa samanlaista tehtävää tietyssä liiketoimintayksikössä, kuten tietotekniikan (IT) tai hankinnan parissa.
Lisäksi PMO:n rooli on taktisempi kuin EPMO:n. EPMO suunnittelee strategioita määrittääkseen, mitkä projektit ovat parhaiten linjassa organisaation tavoitteiden kanssa, kun taas PMO valvoo yksittäisiä projekteja varmistaakseen laadukkaan toteutuksen ja onnistuneen toimituksen.
Suuressa organisaatiossa voi olla EPMO, joka työskentelee johtoryhmän kanssa projektien valinnan, projektien suunnittelun ja resurssien kohdentamisen parissa. Se voi tukea PMO:ta projektien ohjaamisessa oikeaan suuntaan ja tarjota strategisia näkemyksiä, jotka auttavat hahmottamaan työn kokonaisuuden.
Vastaavasti PMO tukee EPMO:ta oikeiden projektien toteuttamisessa ja edistymisestä raportoimisessa.
Miten EPMO:t on organisoitu?
PMO:iden tavoin EPMO:t voivat noudattaa erilaisia organisaatiorakenteita, jotka riippuvat esimerkiksi organisaation koosta, kypsyystasosta, kasvusuunnasta sekä projektien määrästä ja monimutkaisuudesta.
Esimerkiksi nykyisessä tehtävässäni olen yhden henkilön EPMO. Aiemmassa tehtävässäni kuuluin 15 henkilön EPMO:on, joka oli hajautettu kasvavaan organisaatioon (myöhemmin siitä luovuttiin ja ohjelmapäälliköt sijoitettiin tiettyihin projektitiimeihin).
EPMO:n vastuut
Vaikka EPMO:iden rakenne saattaa näyttää hieman erilaiselta eri organisaatioissa, niiden keskeiset toiminnot ovat edelleen elintärkeitä organisaation menestykselle. Siksi on ratkaisevan tärkeää koota EPMO:n tiimi jäsenistä, jotka ymmärtävät liiketoimintaympäristön ja strategisen roolin, johon heidät on palkattu.
Perinteinen EPMO vastaa seuraavista keskeisistä toiminnoista ja vastuista:
- Kustannusten hallinta ja analysointi: EPMO:iden on varmistettava, että organisaatiot rahoittavat projektit tehokkaasti ja että projektit pysyvät budjetissa rahoituksen saamisen jälkeen.
- Resurssienhallinta: EPMO:iden on tiedettävä, ketkä henkilöt sopivat parhaiten johtamaan kutakin projektia. Niiden on myös varmistettava, että käytettävissä on riittävästi projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä jokaiseen projektiin sekä hallittava mahdollisia ristiriitoja, joita tiimin jäsenten välillä saattaa syntyä.
- Riskienhallinta: Ennen minkä tahansa projektin hyväksymistä ja koko projektin toteutuksen ajan EPMO:iden on tunnistettava ja arvioitava mahdolliset riskit sekä laadittava strategiset suunnitelmat niiden lieventämiseksi. Myös tekoälyn käyttö projektinhallintatoimistoissa voi auttaa tässä.
- Suorituskyvyn hallinta: EPMO:iden on varmistettava, että niiden palvelema organisaatio suoriutuu hyvin. Ne voivat vastata keskeisten suorituskykymittareiden määrittelystä ja valvonnasta sekä raporttien laatimisesta, joiden avulla ylin johto tai hallitus voi nähdä, kuinka hyvin projekti tai projektinhallintatiimi suoriutuu.
- Projektihallinto: EPMO:iden tehtävänä on määritellä ja ottaa käyttöön projektihallinnon viitekehykset koko organisaatiossa.
- Sidosryhmäviestintä: EPMO:iden on viestittävä sidosryhmien kanssa varmistaakseen, että organisaatio saavuttaa tavoitteensa ja täyttää odotukset.
- Strateginen salkunhallinta: EPMO:n on valvottava projektisalkun hallintaa (PPM) sekä seurattava projektien investointeja ja tavoitteita varmistaakseen, että projektien priorisointi vastaa liiketoiminnan tavoitteita.
Kuten todennäköisesti huomaat, näitä vastuita ei voi yksinkertaisesti oppia ja toteuttaa täydellisesti ilman aiempaa koulutusta. Monilla EPMO-johtajilla on PMO- tai salkunhallinnan sertifiointeja, jotka auttavat heitä tuntemaan parhaat käytännöt näin monimutkaisen kokonaisuuden hallintaan.
4 EPMO:n hyötyä
EPMO:n käyttöönotto tuo organisaatiolle useita keskeisiä hyötyjä, kuten:
- Strateginen yhdenmukaisuus ja vastuu projektien tavoitteista
- Resurssien asianmukainen kohdentaminen ja laadukas toteutus projektiaikataulun, budjetin ja laajuuden mukaisesti
- Mahdollisuus seurata projektien tilaa johdonmukaisesti kaikissa projekteissa käyttämällä yhteisiä keskeisiä suorituskykymittareita ja projektinhallintakäytäntöjä
- Ylimmälle johdolle keskitetty raportointi, joka maksimoi ajan, jonka perinteinen PMO voi käyttää käytännön toteutukseen.
Milloin siirtyä EPMO:hon
EPMO on organisaatiolle suuri voimavara, kun sen käyttöönotto ajoitetaan oikein organisaation kehityksessä. Jos EPMO otetaan käyttöön liian aikaisin, siitä voi tulla enemmän hallinnollinen taakka kuin hyöty.
Jos yritys on liian nuori tai pieni hallitsemaan johdonmukaisesti tai kohdentamaan resursseja useisiin projekteihin samanaikaisesti, PMO on yleensä parempi tapa pitää projektit budjetissa ja aikataulussa.
Jos yritys lisäksi rajoittuu hallinnoimaan suuria projekteja yhden osaston sisällä, PMO:n kehittäminen on useimmiten parempi vaihtoehto kuin EPMO:n perustaminen.
Organisaation kasvaessa voi olla vaikeaa tietää, milloin on oikea aika siirtyä EPMO:hon. Seuraavassa on merkkejä siitä, että organisaatio saattaa olla valmis perustamaan EPMO:n:
- Projektipäälliköt käyttävät suurimman osan ajastaan ongelmien sammuttamiseen sen sijaan, että he saavuttaisivat projektien tavoitteet
- Johtajilta puuttuu riittävän yksityiskohtainen tieto projektien reaaliaikaisesta etenemisestä ja toteutuksesta oman tehtävänsä näkökulmasta
- Projektitiimin jäsenet ja muut organisaation työntekijät eivät osaa selkeästi kuvata liiketoimintastrategiaa (tai eivät tunne sitä)
- Projektitiimin jäsenet eivät ole varmoja siitä, miten heidän työnsä liittyy tähän laajempaan strategiseen kokonaisuuteen.
Miten siirtyä EPMO:hon
Voit siirtyä EPMO:hon nostamalla nykyisen PMO:n jäseniä uusiin rooleihin (tai projektinhallintatiimin jäseniä, jos organisaatiollasi ei ole PMO:ta) tai palkkaamalla henkilöstöä organisaation ulkopuolelta.
Jos perustat EPMO:si organisaation sisäisesti, tee yhteistyötä muiden johtajien kanssa ja analysoi projektipäälliköitä sekä muita työntekijöitä selvittääksesi, onko heillä taitoja ja vahvuuksia siirtyä EPMO:ssasi työskentelevään rooliin.
EPMO:n henkilöstön kokoamisen etuna organisaation sisältä on se, että nykyiset projektipäällikkösi tuntevat jo hyvin organisaatiosi liiketoimintaympäristön ja projektikentän. Heidän rooliensa täyttäminen ulkopuolisilla rekrytoinneilla voi olla helpompaa PMO:ssa, jossa organisaation tuntemus ei ole yhtä ratkaisevaa projektien onnistumisen kannalta.
Toisaalta saatat haluta EPMO:ta muodostaessasi uudenlaisen näkökulman, jota ”näin on aina tehty” -ennakkokäsitykset eivät rajoita.
Nykyiset projektipäällikkösi saattavat myös olla tyytyväisiä käytännön toteutukseen eivätkä halua siirtyä strategisempaan ja vähemmän käytännönläheiseen rooliin. Tässä tapauksessa ulkopuolinen rekrytointi voi olla hyvä vaihtoehto.
Vähintäänkin kannattaa etsiä ehdokkaita, joilla on projektinhallintakokemusta, liiketoiminta- ja strategista ymmärrystä, sidosryhmien hallinnan taitoja (mukaan lukien luonteva työskentely johtajien kanssa) sekä kyky seurata ja raportoida projektien suorituskykymittareita.
Mitä ohjelmistotyökaluja EPMO:iden tulisi käyttää?
EPMO:iden tärkeimpiin työkaluihin kuuluvat tiimien yhteistyötä tehostavat työkalut. Näitä ovat esimerkiksi Microsoft Teams tai Google Drive, joiden avulla tiimin jäsenet voivat jakaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä samanaikaisesti toisistaan riippumatta. Muut projektinhallintaratkaisut, kuten Workzone tai Primavera, voivat auttaa EPMO:ita valvomaan projektien taloutta ja aikatauluja.
Tutustu parhaisiin yritystason projektinhallintaohjelmistoihin ja löydä muita ohjelmia, jotka voivat tehostaa EPMO:si toimintaa. Selvitä myös, kuinka paljon EPM-ohjelmisto saattaa maksaa organisaatiollesi. Kokonaisvaltaisempaa lähestymistapaa varten yritystason projektisalkunhallintaohjelmisto voi olla vielä parempi vaihtoehto, sillä se voi tehostaa projektien yhdenmukaistamista strategisten tavoitteiden kanssa ja parantaa yleistä tehokkuutta (tämä on yksi monista projektisalkunhallintaohjelmistojen hyödyistä).
Kehitä EPMO koko organisaation projektien onnistumista varten
Jos yrityksesi on riittävän suuri, EPMO on yksi parhaista tavoista varmistaa, että toteuttamanne projektit ovat yrityksesi määrittelemien strategisten tavoitteiden mukaisia. EPMO auttaa projektipäälliköitä ja projektitiimejä pysymään oikealla tiellä sekä pitää johtajat ajan tasalla siitä, mitä koko yrityksessä tapahtuu.
Haluatko oppia lisää projektinhallinnasta? Tilaa The Digital Project Manager -uutiskirje, niin pysyt ajan tasalla kaikesta EPMO:ihin, PMO:ihin ja muihin projektinhallinta-aloitteisiin liittyvästä.
Älä myöskään jätä väliin podcast-jaksoamme tarkoituslähtöisistä PMO:ista ja digitaalisesta transformaatiosta.
