10 yhteistyön parasta käytäntöä tiimin suorituskyvyn parantamiseksi
Maailman talousfoorumin mukaan maailma siirtyy kilpailusta yhteistyöhön innovoidakseen ja kasvaakseen.
Muutoksen tahti kiihtyy, ja yhteistyö on avainasemassa digitaalisille projektitiimeille, jotka haluavat pysyä kehityksessä mukana, innovoida ja tuottaa lisäarvoa asiakaskokemukseen. Tehokas yhteistyö on kriittisen tärkeää digitaalisille organisaatioille, sillä kyse on kirjaimellisesti elämästä ja kuolemasta!
10 tehokkaan tiimiyhteistyön parasta käytäntöä
Kun kysyin Miron tekoälyltä yhteistyön parhaista käytännöistä, sain seuraavan vastauksen. Tarkastellaan näitä vielä käytännöllisemmällä tavalla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Sopikaa tiimin toimintaperiaatteet
Tiimin peruskirjan tai toimintaperiaatteiden laatimisen ei tarvitse olla monimutkainen hanke.
Työskentelin hiljattain IT-tiimin kanssa strategisen suunnittelun parissa. Löysimme tiimin toimintaperiaatteita käsittelevään harjoitukseen tarkoitetun mallin, joka sisälsi sekä henkilökohtaisia että ammatillisia näkökulmia. Käytimme jokaisessa työpajassa 15 minuuttia tämän tiimitilan täyttämiseen.
Pystyimme käyttämään tätä tehtävää jokaisen tapaamisemme jäänmurtajana, ja strategisen suunnittelumme päätteeksi meillä oli myös tiimin peruskirja valmiina — mikä loistava tapa rakentaa yhteishenkeä tiimin jäsenten välille!
2. Investoikaa tehokkaisiin tiimiyhteistyön työkaluihin
Etätiimit edellyttävät monimutkaista vaatimuskokonaisuutta tehokkaan työskentelyn mahdollistamiseksi riippumatta siitä, työskentelevätkö kaikki yhdessä reaaliajassa. Jos etäprojektitiimi ja/tai asiakas tekee yhteistyötä eri aikavyöhykkeillä, heidän on ehkä pystyttävä työskentelemään asynkronisesti, mikä tuo etäyhteistyöhön uuden monimutkaisuuden tason.
Meidän on huomioitava käyttämämme viestintätyökalut ja tiimiyhteistyön työkalut — Slackista, viestinnästä, Microsoft Teamsista, Zoomista, Asanasta ja Confluencesta aina aikavyöhykkeisiin, tiedostojen jakamiseen, videopuheluihin tai videoneuvotteluihin sekä kasvokkain järjestettäviin tapaamisiin liittyviin synkronisiin ja asynkronisiin näkökohtiin.
Todellisuudessa ei ole olemassa yhtä täydellistä teknologiaa, joka toimisi kaikille tiimeille tai kaikissa vuorovaikutustilanteissa. Tiimien on kokeiltava erilaisia yhteistyötyökaluja tai projektien yhteistyöohjelmistoja ja tekniikoita ja kehitettävä toimintaansa niiden pohjalta. Jos tiimisi käyttää Slackia, harkitse Slackiin integroitavaa projektinhallintaohjelmistoa.
3. Osoittakaa kunnioitusta
Mielestäni paras tapa osoittaa tämä on järjestää kokouksia, joissa kunnioitetaan ihmisten aikaa. Aloittakaa ajoissa, suunnitelkaa esityslista ja lopettakaa ajoissa! Vaikka tämä saattaa kuulostaa yksinkertaiselta, en pysty laskemaan niiden kokousten määrää, joissa näitä periaatteita ei noudateta.
Minulla oli kerran meditaatio-opettaja, joka julisti, että myöhästyminen tai myöhässä oleminen on varastamista! Loppujen lopuksi, mitä meillä kenelläkään todella on, ja tärkein rajallinen resurssimme on aika.
4. Kuunnelkaa ja esittäkää kysymyksiä
Kuinka usein yksi tai kaksi persoonaa hallitsee kokousta joko asemansa tai persoonallisuutensa vuoksi? Yhteistyöympäristössä meidän on käytettävä tekniikoita, joilla varmistetaan, että kaikkia kuullaan. Jos he ovat kokouksessa, olemmehan kutsuneet heidät paikalle heidän tietämyksensä ja/tai asiantuntemuksensa vuoksi!
Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin se, että tiimin toimintaperiaatteissa edellytetään yhden keskustelun käymistä kerrallaan, tai että käytetään hiljaisen ideoinnin kaltaisia tekniikoita.
5. Olkaa avoimia erilaisille näkökulmille
Tämä voi tarkoittaa kaikkea eri osastojen ja tiimien edustuksesta erilaisiin ajattelutapoihin ja hyödynnettäviin taitokokonaisuuksiin. Tämä on yhteistyössä ratkaisevan tärkeää, jos haluatte saada palautetta, jakaa tietoa tai sitouttaa ryhmän saavuttamaan yhteiset tavoitteensa.
Esimerkiksi uuden projektin ratkaisujen kehittämiseen tai ongelman korjaamiseen järjestettävässä kokouksessa on oltava erilaisia näkökulmia, jotta voidaan varmistaa ratkaisujen todella vastaavan ongelmaan ja olevan toteuttamiskelpoisia.
Keskeisiä tapoja tähän voivat olla se, että varmistat kutsuvasi mukaan henkilön jokaiselta vaikutuksen kohteena olevalta alueelta, tai että jaat kokouksen pieniin alaryhmiin, jotka työskentelevät yhdessä ratkaistakseen ongelman ja esittelevät sitten ratkaisunsa koko ryhmälle.
6. Anna rakentavaa palautetta
Yhteistyössä – olipa kyse ideoinnista, yhteisestä luomisesta, päätöksenteosta tai muusta toiminnasta – ihmisten intohimo voi joko edistää tai vaikeuttaa viestintää! Hyvät käytännöt vaihtelevat kokouskäytännöistä (esimerkiksi ideoinnissa ei ole huonoja ideoita) tiimin yhteisiin toimintatapoihin, kuten siihen, että ihmisille vastataan sanomalla ”kyllä, mutta” ”ei” sijaan.
7. Aseta realistiset määräajat
Tuottavan tiimityön avain on toimintasuunnitelman laatiminen (vastuun delegoiminen) siten, että siinä ilmaistaan selkeästi tiimin tavoitteet ja, mikä tärkeintä, asetetaan määräaika niiden saavuttamiselle.
On tärkeää olla sortumatta siihen, että asetetaan suuri visio epämääräisellä aikataululla (esimerkiksi strategian kehittäminen neljännen vuosineljänneksen loppuun mennessä). Sen määrittely konkreettiseksi ja toiminnalliseksi tietyn aikataulun puitteissa on hyväksi havaittu strategia määräaikojen saavuttamiseen (esimerkiksi strategian luonnos on tiimin tarkasteltavana seuraavassa projektikokouksessamme kahden viikon kuluttua).
8. Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen
Nopeasti muuttuvissa organisaatioissamme asiat muuttuvat jatkuvasti – sekä projekteissamme että niiden ympärillä. Menestyvät tiimit eivät ainoastaan aseta tehtäviä tärkeysjärjestykseen työnkuluissaan, vaan myös tarkastelevat nykyisiä painopisteitä jatkuvasti uudelleen ja varmistavat, että ne ovat edelleen projektin laajuuden mukaisia ja tuottavat arvoa. Yhteistyössä on yhtä tärkeää karsia toimintoja kuin lisätä niitä. Muista: kun kaikki on ensisijaista, mikään ei ole ensisijaista.
9. Aikatauluta säännöllisiä kokouksia
Tiimikokoukset voivat todella auttaa projektitiimiä löytämään toimivan rytmin. Kokouksen esityslista auttaa tehostamaan kokouksia, kun koko tiimi omaksuu säännöllisen kokousrytmin. Suosittelen, että projektitiimin johtajat laativat vakiomuotoisen esityslistan viikoittaista tilannekatsausta varten. Tässä on suosittelemani esityslista:
Viikoittaisen tiimin tilannekatsauksen esitysmalli
- Onko tärkeisiin päivämääriimme liittyviä ongelmia?
- Onko syötteisiimme liittyviä ongelmia – viivästyksiä tai vastaanotetun aineiston laatuun liittyviä ongelmia?
- Onko tuotoksiimme liittyviä ongelmia – viivästyksiä tai laatuongelmia?
- Miten korjaamme nämä ongelmat?
- Perimmäinen syy
- Ratkaisun arviointi
- Toimintasuunnitelma
- Viestintäsuunnitelma
- Mitä tällä viikolla on toimitettu – juhlitaan onnistumista!
Vakiomuotoinen esityslista auttaa tiimiä löytämään säännöllisen rytmin, ja he tulevat kokouksiin valmistautuneina.
Kun pääsette tähän rytmiin, voitte myös joko tehostaa kokousta ja lyhentää sitä tai muuttaa painopisteen ongelmanratkaisuun – molemmat osoittavat kunnioitusta ihmisten aikaa kohtaan!
10. Delegoi vastuuta
Älä käytä arvokasta kokousaikaa tietyn ongelman ratkaisujen kehittämiseen, jos koko ryhmän ei tarvitse osallistua siihen. En suosittele tiimien eristämistä omiin siiloihinsa, mutta kaikkien ei tarvitse osallistua kaikkeen.
Jos esimerkiksi teette yhteistyötä jonkin ohjelmiston tai verkkosivuston käyttöönottoa koskevissa hankkeissa, varmista, että eri osa-alueista vastaavat ryhmät valmistelevat oman osuutensa suunnitelmasta ja tuovat sen takaisin koko ryhmän käsiteltäväksi.
He ovat oman alueensa asiantuntijoita – hyödynnä tätä asiantuntemusta ja anna tiimin tehdä yhteistyötä suunnitelman eri osa-alueiden yhdistämiseksi.
4 yhteistyön yleistä estettä
Nyt kun ymmärrämme, mitä tehdä tiimin yhteistyön tehostamiseksi, mitä asioita meidän pitäisi varoa, jotta ne eivät sabotoi yhteistyötämme! Neljä tärkeintä asiaa ovat mielestäni:
- Egot: Muistatko aiemman keskustelumme kilpailusta? Jos ihmisten egot tai kilpailuvietti haittaavat yhteistyötä, kokeile sopia kokouskäytännöistä ja laatia tiimisopimuksia.
- Kokouskuormitus: Luovuuden käyttäminen ja yhteistyö on todella vaikeaa, kun ihmiset siirtyvät kokouksesta toiseen ja taas seuraavaan! Varaa kokousten väliin aikaa tauoille ja järjestä jäänmurtajia, jotta luovuus pääsee virtaamaan ennen tärkeää yhteistyötehtävää.
- Luottamuksen puute: Joissakin yrityskulttuureissa vallitsee edelleen kilpailuhenkinen ilmapiiri, ja hierarkia sekä auktoriteettitasot voivat olla jäykkiä. Tämä voi heikentää työpaikan yhteistyötä ja luovuutta merkittävästi. Tässä tapauksessa edistä yhteistyökulttuuria uhattomuutta lisäämättömillä toimilla ja rakenna niiden pohjalta projektitiimissäsi. Kokeile hauskoja tiiminrakennusaktiviteetteja ja retrospektiivejä ja kehitä toimintaa niiden pohjalta!
- Heikko viestintä: Yhteistyötä tekevissä tiimeissä enemmän viestintää on aina parempi kuin vähemmän viestintää. Viestintätaidot vaihtelevat väistämättä monialaisissa tiimeissä, joten on parasta sopia käytännöistä ja prosesseista, jotka määrittävät, millaista tehokas tiimiviestintä on. Jotkin tiimit hyötyvät osallistumisesta yhteistyökursseille, joilla opetetaan käytännön viitekehyksiä viestinnän parantamiseen, konfliktien ratkaisemiseen ja yhtenäiseen työskentelyyn monimuotoisissa ryhmissä.
Mitä seuraavaksi?
Toivon, että nämä monialaista yhteistyötä koskevat parhaat käytännöt auttavat teitä saamaan enemmän irti tiiminne ponnisteluista! Jos koette kokouskuormitusta, kokouksia, joissa egot kilpailevat huomiosta, tai yleistä luottamuksen puutetta projektissanne, kokeile jotakin näistä tekniikoista saadaksesi onnistuneemman yhteistyön käyntiin.
Jos haluat lisää hyödyllisiä näkemyksiä projekteista, tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje!
