Mitä sidosryhmien hallinta on? Yleiskatsaus ja parhaat käytännöt

Sidosryhmiin voi kuulua ketä tahansa asiakkaista projektin sponsoreihin ja toimittajiin sekä toimitusjohtajaan, joka mikromanageroi uuden verkkosivustosi julkaisua. Projektissasi voi olla mukana ulkoisia tai sisäisiä sidosryhmiä.

6 sidosryhmien hallinnan hyötyä

Tehokkaasta sidosryhmien hallinnasta on asianmukaisesti toteutettuna monenlaisia hyötyjä. Paljon riippuu itse sidosryhmistä; valitettavasti jotkin sidosryhmät ovat vaikeita riippumatta siitä, mitä teet.

• Selkeämpi käsitys siitä, kuka vastaa mistäkin: Kun asetat odotukset ja yhteistyön pelisäännöt etukäteen (erityisesti RACI-kaavion avulla), sidosryhmilläsi on parempi käsitys siitä, mitä heidän on toimitettava ja milloin. Tähän kuuluvat esimerkiksi palaute ja verkkosivuston sisältö.
• Sujuvampi viestintä sidosryhmien kanssa: Asianmukainen sidosryhmien hallintasuunnitelma auttaa sinua ohjaamaan sidosryhmiä esimerkiksi vastausajoissa, odotettavissa olevan viestinnän tasossa ja siinä, kuinka usein he kuulevat sinusta.
• Useammat tuotokset valmistuvat ajallaan: Sidosryhmien hallintasuunnitelma varmistaa, että sidosryhmät tietävät, milloin heidän vastuullaan olevat asiat on määrä toimittaa, joten he eivät viivästytä aikatauluja (ja jos näin tapahtuu, he eivät voi syyttää siitä sinua).
• Vähemmän kitkaa ja stressiä: Se voi auttaa lievittämään jännitteitä, joita vaativien tai vaikeiden sidosryhmien kanssa työskentely aiheuttaa (vaikkakaan ei joissakin tapauksissa kokonaan).
• Nopeampi päätöksenteko: Et joudu odottamaan avainsidosryhmiltä yhtä paljon tietoa tai näkemyksiä päätöksentekoprosessiasi varten.
• Pienempi projektiriski: Voit odottaa vähemmän yllätyksiä ja keskeytyksiä sekä suurempaa todennäköisyyttä projektin onnistumiselle, sillä avainsidosryhmät tottuvat toimimaan avoimemmin ja jakamaan tietoa ennakoivammin.

Sidosryhmien hallinnan parhaat käytännöt

Tässä on neljä parasta käytäntöä sidosryhmien hallintaan. Kannattaa myös pohtia, miten voit hyödyntää tekoälyä sidosryhmien hallinnassa näiden parhaiden käytäntöjen rinnalla.

• Järjestä säännöllisiä seurantatapaamisia. Sinulla on todennäköisesti jo tällaisia tapaamisia aikataulutettuna koko projektin elinkaaren ajalle tilan ja edistymisen tarkistamista varten (tai osana sidosryhmien osallistamissuunnitelmaa), mutta varaa aikaa myös kysyäksesi sidosryhmiltä, miltä viestinnän taso ja projektin näkyvyys heistä tuntuvat.
• Käytä projektinhallintaohjelmistoa. Ohjelmistotyökalut voivat tallentaa asiakirjoja, kuten RACI-kaavion ja sidosryhmämatriisin, sekä seurata projektin edistymistä ja tilaa. Tämä nopeuttaa tilanneraporttien laatimista ja helpottaa sidosryhmien pitämistä ajan tasalla projektin etenemisestä.
• Käytä yhteistyöohjelmistoa. Yhteistyöohjelmiston tärkein hyöty on, että se on suunniteltu erityisesti auttamaan projektipäälliköitä pitämään yhteyttä tiimeihinsä ja projektin sidosryhmiin. Ne ovat erityisen hyödyllisiä, kun tiimi työskentelee etänä.
• Lähetä projektin jälkeinen kysely. Kerää sen avulla sidosryhmiltä palautetta viestinnän ja odotusten hallinnan onnistumisesta sekä arvioi heidän yleistä tyytyväisyyttään projektiin ja tiimiin.

Näin laadit sidosryhmien hallintasuunnitelman

Tässä on viisi vaihetta sidosryhmien hallintasuunnitelman laatimiseen:

• Luo sidosryhmäkartta
• Määritä sidosryhmien tarpeet ja odotukset
• Laadi viestintäsuunnitelma
• Laadi RACI-kaavio
• Seuraa suunnitelmaa ja mukauta sitä

1. Luo sidosryhmäkartta

Laadi luettelo kaikista projektiisi osallistuvista tai sen vaikutuspiiriin joutuvista henkilöistä ja järjestä sisäisen tiimisi kanssa sidosryhmien kartoitus- ja analyysi-istunto. Lopputuloksena on sidosryhmäkartta – priorisointimatriisia muistuttava ruudukko, jossa toisella akselilla on kiinnostuksen taso ja toisella vallan (tai vaikutusvallan) taso.

Heidän valtansa liittyy siihen, millainen mahdollinen vaikutus heillä voi olla projektiin, ja heidän kiinnostuksensa liittyy siihen, kuinka paljon heidän tarvitsee tietää.

• Sidosryhmiä, joilla on suuri kiinnostus ja paljon valtaa tai vaikutusvaltaa, on hallittava kaikkein perusteellisimmin. He ovat tärkeimpiä sidosryhmiäsi.
• Sidosryhmät, joilla on suuri kiinnostus mutta vähän valtaa tai vaikutusvaltaa, on pidettävä täysin ajan tasalla.
• Sidosryhmien, joilla on vähäinen kiinnostus mutta paljon valtaa, tarpeet on ennakoitava ja täytettävä.
• Sidosryhmille, joilla on vähäinen kiinnostus ja vähän valtaa, on tarjottava säännöllistä mutta vähäistä yhteydenpitoa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Määritä sidosryhmien tarpeet ja odotukset

Haastattele sidosryhmiä tai toteuta kyselyitä ymmärtääksesi, mitä kukin sidosryhmä toivoo saavansa projektista ja mitä he odottavat projektilta. Odotukset on tärkeää määrittää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta voit oikaista poikkeavat tai ristiriitaiset odotukset. Näin ehkäiset myöhemmin ilmeneviä haasteita, jotka johtuvat odotusten ja projektin todellisuuden välisestä vältettävissä olevasta erosta.

Varmista, että kaikki sidosryhmät tietävät selkeästi, mitä toimitat (tässä työnkuvaus on hyödyksi), mikä kuuluu projektin laajuuteen ja mikä ei, ja hanki heidän hyväksyntänsä. Näin vältät myöhemmin projektin laajuuden hallitsemattoman kasvamisen.

3. Laadi viestintäsuunnitelma

Seuraavaksi laadi viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelma on tapa muodostaa virallinen prosessi tiimisi ja sidosryhmiesi välisen viestinnän hallintaan.

Viestintäsuunnitelmassa tulisi määritellä kaikki sidosryhmät ja heidän tehtävänimikkeensä, yhteydenpidon tiheys, käytettävä viestintäkanava sekä mahdolliset kunkin sidosryhmän viestintätoiveita koskevat huomautukset.

4. Laadi RACI-matriisi

Seuraavaksi suosittelen, että sinä ja projektin sisäinen tiimi laaditte RACI-matriisin. Tämän matriisin avulla sinä ja tiimisi voitte määrittää, kuka vastaa projektin tuotoksista, virstanpylväistä, aineistoista ja muista vastaavista, kuka on niistä tilivelvollinen, keneltä pyydetään niihin liittyviä näkemyksiä ja kenelle niistä tiedotetaan. RACI-matriisiin sisällytetään sekä asiakkaan että organisaation sisäiset sidosryhmät.

5. Seuraa ja mukauta suunnitelmaa

Palaa suunnitelman aikana sidosryhmien hallintasuunnitelmaan ja muokkaa sitä tarpeen mukaan sidosryhmien palautteen ja projektin etenemisen perusteella. Sidosryhmiesi prioriteetit saattavat muuttua, tai saatat saada pyynnön tarjota tietyille sidosryhmille päivityksiä useammin tai harvemmin.

Joskus sidosryhmä saattaa jättäytyä pois projektista tai saatat tunnistaa uuden sidosryhmän, josta et tiennyt projektin alussa. Sidosryhmien hallintasuunnitelma tulisi päivittää vastaamaan myös tällaisia muutoksia.

Sidosryhmiesi tarpeiden ymmärtäminen

Yrityksen tai organisaation koosta riippuen projektiisi saattaa osallistua useita sidosryhmiä. Digitaalisella alallamme on erityyppisiä sidosryhmiä, jotka voidaan luokitella seuraavasti:

1. Markkinoinnin sidosryhmät
2. Tekniset sidosryhmät
3. Myynnin sidosryhmät
4. Johtotason sidosryhmät

1.  Markkinoinnin sidosryhmät

Jos työskentelet verkkosivuston tai verkkoalustan parissa, on todennäköistä, että yksi sidosryhmistäsi on markkinoinnin tai viestinnän edustaja. Jos työskentelet hakukoneoptimoinnin tai mainoskampanjan parissa, teet varmasti yhteistyötä markkinoinnin sidosryhmän kanssa.

Miten he ovat hyödyksi:

• Heidän tehtävänsä on ymmärtää yritystä, sen brändiä ja yleisöä, joista jokainen on menestyksekkään projektin kannalta korvaamattoman tärkeä. Pidä heitä yrityksensä SME-asiantuntijoina (subject matter expert).
• He saattavat toimittaa yrityksen brändiohjeistuksen tai aineistoja tai yhdistää sinut luovien alojen resursseihin. He auttavat persoonien määrittelyssä (yleisö, käyttäjätarinat jne.).
• He toimivat projektisi markkinointiin, viestintään ja digitaaliseen strategiaan liittyvien asioiden hyväksyjänä (elleivät jopa ainoana hyväksyjänä). 

Miten markkinoinnin sidosryhmiä hallitaan

• Aloita sidosryhmien osallistaminen varhain ja jatka sitä säännöllisesti. Älä edistä projektia ottamatta markkinoinnin sidosryhmää mukaan arvioimaan projektin markkinointiin liittyviä näkökohtia. Haluat noudattaa yrityksen brändiohjeistusta ja rakentaa luottamusta sinuun, projektitiimiisi ja yritykseesi.
• Anna heille riittävästi vapautta ohjata päätöksiä, mutta tiedä, milloin on suositeltavaa suositella hyviä käytäntöjä. He ovat yrityksensä asiantuntijoita; sinä ja projektitiimisi jäsenet olette digitaalisen toteutuksen asiantuntijoita.
• Varmista, että he kokevat tulevansa kuulluiksi, ja huomioi kaikki. Vaikka et olisi samaa mieltä jokaisesta sidosryhmäsi esittämästä pyynnöstä tai muutosehdotuksesta, sinun on vähintään huomioitava heidän viestinsä, ohjattava se asianmukaisesti eteenpäin ja palattava asiaan heidän kanssaan asian loppuun saattamiseksi. Muutoin markkinoinnin sidosryhmäsi menettää mielenrauhansa ja tunteensa yhteistyökumppanuudesta.

2. Teknisen alan sidosryhmät

Kun asiakkaalla on teknologiaa, hänellä on yleensä teknologiajohtaja – tämä voi olla yrityksen sisäinen tekninen johtaja tai ulkopuolinen tekninen konsultti. Pienemmissä organisaatioissa kyseessä voi olla yrityksen oma kehittäjä tai IT-avustaja.

Miten he ovat hyödyksi:

• Data voi olla sekavaa, eikä mikään ole pahempaa kuin työskennellä itselle vieraan datan parissa. Jos sinulla on teknisen alan sidosryhmä, hän pystyy tukemaan sinua ja tiimiäsi datan ja tietokantojen siivoamisessa.
• Heillä on taustatietoa. On todennäköistä, että teknisen alan sidosryhmäsi oli mukana edellisessä projektissa ja sitä edeltäneessä projektissa – ehkä jopa sitä edeltäneessäkin. He ovat nähneet, mikä toimii ja mikä ei.
• He pystyvät puhumaan teknistä kieltä, jota mikään muu sidosryhmätyyppi ei yleensä hallitse. Kehitystiimisi arvostaa sitä.

Miten teknisen alan sidosryhmiä hallitaan

• Järjestä säännöllisiä tapaamisia pelkästään teknisten tiimien kanssa. Sen sijaan että seuraisit sivusta jännitteiden kasvamista teknisten ja ei-teknisten henkilöiden keskustellessa mahdollisista ratkaisuista, varaa erityisesti teknisille tiimeille aikaa kokoontua ja tehdä sitä, minkä ne parhaiten osaavat: puhua tekniikasta.
• Lisää teknisen alan sidosryhmä vastaanottajaksi vain teknisissä ja kehitykseen liittyvissä asioissa. Tämä koskee teknistä dokumentaatiota, teknisiä vaatimuksia, ylläpitoa, tietoturvaa ja dataa. Älä tunne velvollisuudeksesi lisätä häntä kaikkien projektiviestien vastaanottajaksi, ellei hän sitä erikseen pyydä.
• Jos kehitystiimisi ottaa sidosryhmään yhteyttä tietojen saamiseksi, varmista, että sinut lisätään kaikkiin viestintäketjuihin ja toimi päinvastoin samoin. Pyydä, että sinut lisätään viestintään, jota sidosryhmällä saattaa olla tiimillesi – vaikka et itse osallistuisikaan keskusteluun. On tärkeää varmistaa, että tekniset keskustelut pysyvät sovituissa rajoissa.

3. Myynnin sidosryhmät

Myynnin sidosryhmänä voi olla myyntijohtaja tai myynnin ja markkinoinnin johtaja , joka voi ottaa kantaa projektin myyntitavoitteisiin liittyviin osa-alueisiin tai hyväksyä ne.

Miten he ovat hyödyksi:

• Myynnin sidosryhmillä on tietoa yrityksensä myyntitavoitteista. Vaikka he eivät todennäköisesti anna sinun nähdä liikaa yksityiskohtia, he voivat tarjota riittävästi tietoa, jotta sinä ja projektitiimisi voitte määrittää projektin digitaaliset strategiset tavoitteet parhaalla mahdollisella tavalla.
• Myynnin sidosryhmäsi on todennäköisesti läheisissä tekemisissä C-tason tai muiden johtotason sidosryhmien kanssa. Jos projektisi ei osoita tuottavansa hyötyä heidän myyntiluvuilleen, he viestivät siitä asianmukaisesti. Jos projektista kuitenkin on hyötyä, he todennäköisemmin puoltavat budjettia tulevaa työtä varten.
• Myynnin sidosryhmät ovat yleensä useammin ”kentällä” kuin kukaan muu yrityksessä. He voivat tuoda lisäarvoa välittämällä ajankohtaista ja merkityksellistä tietoa markkinoiden tapahtumista, yrityksen yleisöstä ja asiakkaista (he yleensä tallentavat nämä tiedot asiakkuuksienhallintaohjelmistoon).

Kuinka hallitset myynnin sidosryhmiä:

• Kun osallistat myynnin sidosryhmiä, pidä mielessä kysymys ”Edistääkö tämä myyntiä?” On helppoa keskittyä tuttuihin parhaisiin käytäntöihin ja unohtaa asiakkaasi erityinen tavoite. Jos työskentelet sellaisen asiakkaan kanssa, jolla on myyntihenkilöstöä, kysy itseltäsi, edistääkö toteuttamasi asia heidän myyntiään, dokumentoi se ja viesti siitä heille selkeästi.
• Ota säännöllisesti yhteyttä saadaksesi heidän näkemyksensä. On tavallista, etteivät myynnin sidosryhmät osallistu, ellei heitä pyydetä mukaan. Ota yhteyttä joka toinen viikko kertoaksesi tilannepäivityksiä ja kysyäksesi, ovatko he nähneet tai kokeneet viime keskustelunne jälkeen jotain, josta olisi syytä keskustella.
• Tarjoa heille tietoa. Vaikka et pitäisi sidosryhmääsi data-analyytikkona, ymmärrä, että data kertoo heille paljon. Jos olet käynnistänyt asiakkaalle projektin, ota alustalle käyttöön analytiikka tai raportointi, jotta voit näyttää nämä tiedot myynnin sidosryhmälle.

4. Johtotason sidosryhmät

Johtotason sidosryhmäsi on yleensä johtajan tasolla tai sitä ylempänä. Tämä sidosryhmän edustaja määrittää lopulta projektisi budjetin. Jos yhteyshenkilösi ei ole johtotason sidosryhmän edustaja, hän todennäköisesti raportoi tälle.

Miten he ovat arvokkaita:

• He joko rahoittavat projektiasi tai raportoivat henkilölle, joka rahoittaa projektisi.
• Yleensä heidän sanansa ratkaisee. Piste.
• Jos pystyt kertomaan projektistasi ja sen hyödyistä tälle sidosryhmälle vakuuttavasti ja he ovat samaa mieltä, yrityksesi ja heidän yrityksensä välille voi syntyä pitkäaikainen kumppanuus.

Kuinka hallitset johtotason sidosryhmiä

• Pidä päivityksesi 10 000 jalan korkeudelta tarkasteltuna. Ellei johtotason sidosryhmän edustaja pyydä erityisesti lisätietoja jostain projektin osasta, sisällytä päivityksiisi vain tärkeimmät asiat. Varmista pääyhteyshenkilöltäsi, mitä pidetään tärkeänä, ennen kuin teet omia oletuksiasi.
• Projektin aloituskokouksessa esittele sidosryhmälle kaikki toimitusten tarkistuskokoukset, viralliset hyväksynnät, virstanpylväät ja esittelykokoukset ja pyydä häntä kertomaan, missä hän haluaa olla mukana. Asiakkaan yhteyshenkilösi ilmoittaa, tulisiko johtotason sidosryhmän edustaja ottaa mukaan muihin kokouksiin kuin niihin, joissa hän ilmoitti haluavansa olla mukana.
• Ymmärrä ja kerro sidosryhmälle, miksi projektisi toteutetaan. Johtotason sidosryhmän edustajan ei tarvitse tietää teknisiä yksityiskohtia tai perehtyä analytiikkaan. Hän haluaa kuulla toteutuksen perustelut: Miksi tämä toimii? Miksi tämä on yritykselle paras ratkaisu?

Mitä seuraavaksi?

Haluatko kehittää sidosryhmien hallinnan taitojasi? Tutustu näihin parhaisiin sidosryhmien hallinnan kursseihin.

Etsitkö vielä lisää vinkkejä sidosryhmien hallintaan? Liity keskusteluun Slackissa yhdessä yli 100 muun digitaalisen projektipäällikön kanssa DPM-jäsenyyden avulla! Saat myös käyttöösi yli 100 mallipohjaa keskeisiin projektiasiakirjoihin, kuten projektisuunnitelmiin, työn laajuuden kuvauksiin ja viestintäsuunnitelmiin.