9 keskeistä projektiviestinnän strategiaa & niiden käyttö
Viestintä on keskeinen projektinhallintataito, jonka monet projektipäälliköt saattavat pitää itsestäänselvyytenä.
Jos huomaat, että tiimisi ja projektin sidosryhmät ovat epävarmoja esimerkiksi seuraavista vaiheista, aikatauluista, laajuudesta tai tavoitteista, kannattaa tutustua näihin projektinhallinnan viestintästrategioihin ja kehittää toimintatapojasi.
Mitä projektiviestinnän hallinta on?
Projektiviestinnän hallinta koostuu kaikista pienistä asioista, joita projektipäälliköt tekevät varmistaakseen, että projektiin liittyvä viestintä on tehokasta ja että sen vastaanottajat ymmärtävät sen selkeästi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektipäälliköiden tulisi tarkistaa projektinhallinnan viestintästrategiansa säännöllisesti aina viestien muotoilusta siihen, keille projektiviestit lähetetään tiedoksi, jotta tiimin jäsenet saavat oikeat tiedot oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa.
Jos et ole vielä tehnyt niin, on aika ottaa projekteissasi käyttöön viestintätyökalut ja yhteistyökalut, jotta sinä ja tiimisi voitte jakaa tietoa, keskustella ja tehdä yhteistyötä paremmin.
9 viestintästrategiaa projektinhallintaan
Viimeisten 12 vuoden aikana luovana projektipäällikkönä olen oppinut, mikä edistää tai haittaa projektiviestintää, ja olen koonnut sinulle yhdeksän tehokasta viestintästrategiaa.
- Sano vähemmän ja keskity toimintaan
- Kannusta itsenäiseen tiedonhankintaan linkkien avulla
- Muotoilu on ystäväsi
- Mieti, mikä toimii parhaiten tiimillesi (ei sinulle)
- Määrittele, mitä ”kiireellinen” tarkoittaa
- Valitse oikea ajankohta ja ota oikeat ihmiset mukaan
- Kirjaa seuraavat vaiheet, jos niitä on
- Yhdenmukaista viestintääsi ja käytä viestipohjia tarvittaessa
- Ole johdonmukainen
1. Sano vähemmän ja keskity toimintaan
Jos olen urani aikana oppinut yhden asian, se on se, ettei kukaan halua lukea tai kuunnella projektimuistiinpanoja loputtomasti. On tärkeää sanoa sanottavansa mahdollisimman vähin sanoin ja keskittyä toimenpiteisiin.
Tehokas viestintä kertoo tiimillesi tai sidosryhmillesi edistymisestä ja kuroo umpeen projektin nykytilan ja seuraavan vaiheen välistä kuilua pyytämällä toimenpiteitä sisäiseltä tiimiltäsi tai ulkoisilta sidosryhmiltäsi.
Ennen kuin lähetät viestejä tiimisi jäsenille, kysy itseltäsi:
- Voiko tästä viestistä karsia sanoja niin, että pystyn ilmaisemaan sanottavani ytimekkäästi ja selkeästi?
- Onko kieleni suoraa ja toimintaan ohjaavaa, samalla kun viestinnän sävy säilyy kohteliaana ja ammattimaisena?
- Saavuttavatko sanani tämän viestinnän tavoitteen?
Alla on esimerkki huonosta viestinnästä ja siitä, miten sitä voidaan parantaa:
| HUONO | PAREMPI | MIKSI |
|---|---|---|
| Maanantaina kello 13.00 EST tiimimme piti sisäisen kokouksen, ja olemme yhtä mieltä siitä, että tarvitsemme sinulta lisää tietoa ennen kuin voimme aloittaa projektin. Meiltä puuttuvat joidenkin verkkosivustolla esitettäviksi haluamiesi kuvien mitat, ja pääkehittäjällämme oli sinulle muutamia kysymyksiä. Haluaisimme sopia kanssasi kokouksen projektin vaatimusten yhteensovittamiseksi ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä. Käykö tämä sinulle? | Meidän on sovittava vielä yksi kasvokkainen kokous projektin vaatimusten yhteensovittamiseksi ennen kehitystyön jatkamista. Pääseekö tiimisi osallistumaan tänä torstaina kello 10.00 EST? | Suoraan pyyntöön liittymätön sisäinen tieto jätettiin pois. Vakuuttava, toimintaan ohjaava kielenkäyttö korvasi heikomman tavan pyytää kokousta, ja sanoja oli lähes puolet vähemmän! |
2. Kannusta itsenäiseen tiedonhankintaan linkkien avulla
Lähetätkö usein tiimikavereillesi linkkejä, kun he kysyvät sinulta asioita, jotka he voisivat helposti löytää itsekin, jos tietäisivät, mistä etsiä? Linkkien käyttäminen tiimisi itsenäisen tiedonhankinnan tukena on erinomainen toimintatapa, joka säästää pitkällä aikavälillä sekä sinun että tiimisi aikaa.
Oletetaan, että johdit luovan tiimisi briiffin läpi ennen tuotantoon siirtymistä ja tallensit sekä litteroit kokouksen. Tiimille tarkoitetut kokousmuistiinpanosi eivät tarvitse olla yksityiskohtainen kuvaus tapahtumien kulusta.
He voivat tarvittaessa katsoa tallenteen tai litteroinnin, mutta kokousmuistiinpanosi voivat olla niinkin yksinkertaiset kuin: ”Tiimimme kokoontui tarkastelemaan asiaa X. Toimenpiteemme ovat Y ja Z. Täydellinen videokokouksen litterointi ja tallenne löytyvät tästä linkistä.”
Toinen tapa on hyödyntää projektinhallintaohjelmistosi projektin yleiskatsausosioita. Lisää jokaiseen projektiin tiedot projektin aikataulusta, sidosryhmien yhteystiedot, sisäiset tiimin jäsenet, projektitiedostojen sijainti tiedostonhallintajärjestelmässäsi sekä yleisten asiakirjojen linkit, joihin sinä ja tiimisi viittaatte usein.
Tässä on tärkeää löytää tasapaino: sinun ei tarvitse linkittää uudelleen jokaista yksittäistä tiedostoa, joka on jo tallennettu Google Driven tai Dropboxin projektin pääkansioon. Mieti, mitä tiedostoja tiimisi usein avaa ja käyttää projektitasolla. Itse lisään yleensä projektinhallintasuunnitelman esitykset, luovat briiffit ja lopullisten aineistojen kansiot.
3. Muotoilu on ystäväsi
Muotoilu voi ratkaista kirjallisen viestinnän tehokkuuden tai pilata sen. Kirjallisen viestintäsi tulisi olla helposti silmäiltävää ja järjestetty tavalla, joka helpottaa lukijoitasi löytämään tarvitsemansa tiedot.
Projektipäällikkönä yksi työsi tärkeimmistä tehtävistä on välittää projektiin liittyvät tiedot projektin sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille, mutta sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen joka kerta, kun lähetät projektiviestin.
Tehokkaan projektinhallinnan viestintäsuunnitelman laatiminen on hyödyllinen ensimmäinen askel sen määrittämisessä, miten viestintä projektissasi kulkee ja kuinka usein sitä tapahtuu. Lisätään kuitenkin vielä yksi taso ja keskustellaan siitä, miten viestisi on muotoiltu, kun lähetät niitä reaaliajassa.
Tässä on luettelo muotoiluvinkeistä, jotka parantavat projektiviestintääsi:
- Käytä lihavointia, alleviivausta ja kursivointia harkiten (mutta älä liikaa!).
- Hyödynnä emojeita tai värikoodausta harkitusti tuomaan visuaalista kiinnostavuutta ja korostamaan viestiesi tiettyjä osia.
- Pidä kappaleteksti lyhyenä ja jätä kappaleiden väliin tyhjät rivit.
- Pidä muotoilu yhdenmukaisena.
- Pidä keskustelut säikeistettyinä Slackissa ja muissa sovelluksissa aina, kun se on mahdollista.
4. Mieti, mikä toimii parhaiten tiimillesi (ei sinulle itsellesi)
Parhaat projektipäälliköt ovat tiimipelaajia ja osaavat hyödyntää käytettävissä olevia resursseja saavuttaakseen projektissa mahdollisimman toivotun ja onnistuneen lopputuloksen samalla, kun he pitävät tiiminsä ja sidosryhmänsä tyytyväisinä ja ajan tasalla. Joskus tämä tarkoittaa sitä, että joudut tekemään kompromisseja sen suhteen, miten haluaisit työn toteutettavan projektitiimin edun vuoksi.
Yksi kuuma puheenaihe, johon olen törmännyt jokaisessa luovassa toimistossa, jossa olen työskennellyt, liittyy muun tiimin odotettuun käyttöön projektinhallintatyökalujen ja -sovellusten osalta sekä siihen, mitä tietoja julkaistaan ja missä. Minulta on usein kysytty: ”Miten tiimin pitäisi käyttää Asanaa? Mistä he tietävät, mitä jakaa Asanassa, Slackissa ja sähköpostissa?”
Lyhyt vastaus on: tähän ei ole olemassa yhtä kaikille sopivaa vastausta, joten sinun on arvioitava nykyistä käyttöä ja kysyttävä tiimiltäsi, mikä toimii heille parhaiten.
Sinun on todennäköisesti luotava koulutusohjelma ongelman ratkaisemiseksi, mutta joskus aikaa tai resursseja ei yksinkertaisesti ole riittävästi, jotta siihen kannattaisi käyttää aikaa. Saatat joutua nielemään ylpeytesi ja valitsemaan ratkaisun, joka aiheuttaa tiimille mahdollisimman vähän kitkaa ja vaihtuvuutta, etkä välttämättä saa sitä, mitä haluat (ja se on ihan okei).
Jos tiimilläsi on vaikeuksia jonkin prosessin kanssa, se on merkki siitä, että prosessia kannattaa arvioida uudelleen ja yksinkertaistaa aina, kun mahdollista, jotta tiimin jäsenet voivat saada työnsä tehtyä. Kun neuvottelet luovista työnkuluista ja tiimin yhteistyötyökalujen käytöstä, on hyvä muistaa, etteivät kaikki ole yhtä prosessi- ja yksityiskohtakeskeisiä kuin useimmat projektipäälliköt. Tämä on siis pidettävä mielessä, kun teet tiimiäsi koskevia prosessipäätöksiä.
5. Määrittele, mitä ”kiireellinen” tarkoittaa
Olen työskennellyt yrityksissä, joissa kaikki tuntui kiireelliseltä kaaokselta. ”Kiireellinen” tarkoitti ”jätä kaikki muu sikseen, koska tarvitsin tämän jo eilen”. Seurauksena oli kaaos, ja kaikki olivat jatkuvasti uupuneita ja kiirehtivät saadakseen projektin maaliin. Toisissa yrityksissä ”kiireellinen” saattaa tarkoittaa, että ”tarvitsen tämän viikon loppuun mennessä”.
Kokemukseni mukaan yrityskulttuuri määrittää, mitä kiireellisyys tarkoittaa. Kun kaikki tuntuu kiireelliseltä, voi olla vaikeaa tietää, mitä pitäisi priorisoida ensimmäiseksi. Priorisointi on yksi tärkeimmistä projektinhallintataidoista, ja voit käyttää useita lähestymistapoja sen määrittämiseen, mikä on todella kiireellistä.
Kun kohtaat kiireellisen tilanteen ja useita projektitehtäviä on saatava valmiiksi, voit käyttää näitä menetelmiä apuna ja suunnan löytämisessä:
- Käytä Eisenhowerin matriisia apuna määrittäessäsi, mikä on kiireellistä ja tärkeää. Kaikki tehtävät sijoitetaan ruudukkoon prioriteetin määrittämiseksi seuraavissa kategorioissa:
- Kiireellinen + tärkeä (korkein prioriteetti)
- Kiireellinen + ei tärkeä
- Ei kiireellinen + tärkeä
- Ei kiireellinen + ei tärkeä (alin prioriteetti)
- Jos kiireellisyyden tunne on lähtöisin organisaation sisältä, pyydä yrityksen johtoa määrittelemään (tai määrittelemään uudelleen), mitä kiireellinen tarkoittaa. Onko tehtävä saatava valmiiksi minuuteissa, tunneissa, päivissä vai kuukausissa?
- Pyydä keskeistä sidosryhmän edustajaa selventämään prioriteettilistansa ja keskustelkaa siitä, mikä on toteutettavissa ja realistista aiemmin sovitun laajuuden ja käytettävissä olevien resurssien perusteella.
6. Ajoita viestintä oikein ja ota mukaan oikeat ihmiset
Toivottavasti olet jo laatinut projektin viestintäsuunnitelmamallin, joka toimii selkeän viestinnän ohjenuorana. Projektisi etenevät sujuvammin, jos viestit vain niiden ihmisten kanssa, joiden on oltava mukana.
Kun ulkoisia sidosryhmiä on pitkä lista, määritä asiakkaan puolelta yksi yhteyshenkilö, joka vastaa projektiviestinnän ja pyyntöjen välittämisestä oikeille ihmisille.
Tässä muutamia vinkkejä siihen, miten lähetät projektiviestit oikeaan aikaan ja oikeille ihmisille:
- Sen sijaan, että julkaisisit tiimillesi päivityksen aina, kun päivän aikana tapahtuu jotain, on joskus hyödyllisempää julkaista lyhyt yhteenveto päivän päätteeksi ja välttää kaikkien postilaatikoiden täyttämistä ilmoituksilla koko päivän ajan.
- Sen sijaan, että pakottaisit tiimin kuuntelemaan kokonaisen asiakaspalautepuhelun, johon he eivät osallistuneet, osoita kokoustallenteesta tai litteroinnista ne kohdat, jotka ovat olennaisia, ja merkitse tiimikaverisi niiden mukaisesti. Kehitystiimisi ei välttämättä tarvitse kuunnella samoja osioita kuin luovan suunnittelun tiimisi. Käyttämällä muutaman ylimääräisen minuutin sen merkitsemiseen, mitkä kohdat tiettyjen tiimin jäsenten on tarkistettava, helpotat kaikkien muiden työpäivää ja vähennät koko kokouksen läpikäymiseen kuluvaa aikaa.
- Älä lähetä sähköposteja (tai viestejä muiden keskustelusovellusten tai muiden viestintäkanavien kautta) perjantaina päivän päätteeksi ja odota saavasi vastausta saman päivän aikana. Ajattele tiimiäsi ja sidosryhmiäsi ja ajoita viestintäsi harkiten niin, että vastaanottajat todennäköisemmin näkevät viestit ja suhtautuvat niihin myönteisesti.
7. Kirjaa seuraavat vaiheet, jos niitä on
Seuraavien vaiheiden ja toimenpiteiden dokumentointi sekä näiden tietojen saataville asettaminen keskitettyyn paikkaan on ratkaisevan tärkeää projektisi onnistumisen ja kokonaisaikataulun kannalta. Älä jätä näitä tietoja ainoastaan oman muistisi tai henkilökohtaisten muistiinpanojesi varaan. Projektipäällikkönä osa työtäsi on kirjata toimenpiteet muistiinpanojen tekemisen avulla ja tiedottaa tiimillesi oikea-aikaisesti niiden ilmetessä.
Varmista, etteivät toimenpiteet jää avoimen tulkinnan varaan. Toimenpiteiden on oltava suoria ja selkeästi osoitettu oikealle tiimisi jäsenelle, jotta ei jää epäselväksi, mikä tehtävä on kyseessä tai milloin se on määrä tehdä. Nämä toimenpiteet tulee lisätä tehtäviksi projektinhallintaohjelmistoosi ja osoittaa oikealle tiimin jäsenelle, joka vastaa tehtävän suorittamisesta.
| HUONO | PAREMPI | MIKSI |
|---|---|---|
| Muokkaa etusivua. | Muokkaa etusivua seuraavilla muutoksilla torstaina klo 12.00 EST mennessä: -Päivitä otsakekuva asiakkaan toimittamalla uudella kuvalla (liitteenä)-Päivitä sivun ”Tietoja”-osion teksti asiakkaan toimittamalla uudella tekstillä (liitteenä) | Tehtävän suorittajalla ei välttämättä ole täydellistä käsitystä siitä, mitä ”etusivun muokkaaminen” tarkoittaa, joten yksityiskohdat kannattaa sisällyttää. Alkuperäisessä esimerkissä ei myöskään ollut määräpäivää tai kellonaikaa. Vaikka asiakas ei antaisikaan määräpäivää, sinun kannattaa asettaa tiimillesi selkeä määräpäivä, jotta mikään ei viivästy. |
Kun toimenpiteitä ei kirjata selkeästi ja jaeta asianmukaisille tiimin jäsenille, projektisi aikataulu voi ajautua raiteiltaan, mikä voi vaikuttaa kielteisesti myös budjettiisi.
Pidä tiimisi aikataulussa osoittamalla säännöllisistä kokouksista, tilannekatsauksista, puheluista ja muusta viestinnästä johtuvat toimenpiteet vastuuhenkilöille mahdollisimman pian, lisää aina määräpäivä ja vähennä tiimisi mahdollisesti kohtaamaa arvailua.
8. Yhtenäistä viestintäsi ja hyödynnä mallipohjia silloin, kun se on tarkoituksenmukaista
Jos huomaat lähettäväsi säännöllisesti samantyyppisiä viestejä, luo mallipohjat erityyppisille lähettämillesi viesteille ja viestinnälle ja varmista, että ne noudattavat ammattimaisen sähköpostiviestinnän etikettiä. Näin ne ovat valmiita käytettäviksi ja täytettäviksi, kun lähetät viestejä ja sähköposteja tiimisi jäsenille.
Seuraavassa on esimerkkejä projektin tapahtumista, jotka voivat luoda tarpeen projektissa usein lähetettävien viestien mallipohjien laatimiselle:
- Kokouskutsun tiedot: Tallenna tekstitiedosto, jonka voit helposti kopioida ja liittää ja joka sisältää kokouskutsuissa yleensä käyttämäsi osiot. Suosittelen vahvasti sisällyttämään osiot kokouksen tarkoitukselle, kokouksen lopputulokselle ja resursseille.
- Sisäiset ja ulkoiset projektin tilannepäivitykset: Muotoile tiimisi viestit ja tilannepäivitykset tiimisi kannalta tärkeimpien tietojen pohjalta.
- Kokousten yhteenvedot: Näihin voivat sisältyä osiot kokouksen päivämäärälle, ajalle, osallistujille, kokouksen tallenteen ja litteroinnin linkille, yhteenvedolle ja seuraaville vaiheille.
- Toimenpidepyynnöt: Tee mallipohjat sähköpostitse asiakkaille lähettämillesi toimenpidepyynnöille. Näihin voivat sisältyä vastuuhenkilö, tehtävä ja määräpäivä helposti kopioitavassa ja liitettävässä muodossa, jotta sinun ei tarvitse säätää muotoilua, kun liität sen sähköpostisi tekstikenttään.
- Asiakkaan tai tiimin jäsenen perehdytys: On erittäin todennäköistä, että perehdytät ja toivotat asiakkaat ja tiimin jäsenet tervetulleiksi samalla tavalla aina uuden projektin alkaessa tai uuden tiimin jäsenen liittyessä mukaan.
- Projektimallipohjat: Älä keksi pyörää uudelleen joka kerta, kun sinun on määritettävä uusi projekti projektinhallintajärjestelmääsi. Tee itsellesi ja tiimillesi palvelus ja luo projektimallipohja.
- Tehtävän tiedot: Huomioitavia osioita ovat toimitettavan työn määrittelyt, prosessi, taustatiedot ja linkitetyt resurssit.
9. Ole johdonmukainen
Se saattaa kuulostaa kliseiseltä, mutta johdonmukaisuus on todella avainasemassa. Jos viestintämenetelmäsi ovat arvaamattomia ja epäjohdonmukaisia, tiimisi ja asiakkaasi huomaavat sen, eikä sitä oteta hyvin vastaan.
On tärkeää, että lähetät projektiviestintää samankaltaisella rytmillä ja käytät johdonmukaista muotoilua ja menetelmiä. Työtoverisi ja asiakkaasi huomaavat tämän ja oppivat, mistä he voivat löytää sinulta tietoa ja mitä odottaa työskennellessään kanssasi.
Tapaat todennäköisesti asiakkaitasi ja tiimisi jäseniä useita kertoja projektin elinkaaren aikana. Mieti yhteydenpitopisteitäsi kaikkien kanssa ja sitä, voisitko jollakin tavalla parantaa viestintääsi ja tehdä siitä kauttaaltaan johdonmukaisempaa.
Sisältyvätkö toimenpiteet aina asiakkaalle lähettämäsi sähköpostin loppuun lihavoituna ja värikoodattuina? Julkaisetko sisäisen tiimin kokousmuistiinpanot aina samassa paikassa ja joka kerta samalla tavalla muotoiltuina?
Vastaukset näihin kysymyksiin vaihtelevat tiimisi ja asiakkaidesi mieltymysten mukaan, ja joskus sinun on ehkä muutettava viestintämenetelmiäsi. Jos teet suuria muutoksia siihen, miten lähetät ja jaat projektiviestintää tiimiesi kanssa, muista pitää heidät ajan tasalla, jotta he tietävät, mitä odottaa.
Mitä seuraavaksi?
Onko sinulla muita hyviä viestintästrategioita tai vinkkejä viestintätaitojen kehittämiseen, jotka haluaisit jakaa? Liity jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa. Saat myös käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä projektin keskeisiä asiakirjoja varten.
