16 keskeistä projektinhallinnan periaatetta selitettynä
Määritä tavoitteet ensin: Aloita määrittämällä projektin tavoitteet ja luomalla selkeä rakenne. Valitse projektinhallintamenetelmä ja määritä keskeiset virstanpylväät ennen työn aloittamista.
Luo kaikki suunnitelmat: Harkitse projektisuunnitelmasi osana vahvasti myös riskienhallintasuunnitelman, laadunhallintasuunnitelman, muutoksenhallintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman laatimista.
Ohjelmistotyökalut ovat ratkaisevan tärkeitä: Oikea projektinhallintaohjelmisto voi auttaa projektin suunnittelussa, resurssien kohdentamisessa ja edistymisen seurannassa. Se on arvokas työkalu, joka voi auttaa projektiasi onnistumaan.
Tässä on kuusitoista projektinhallinnan periaatetta, jotka tarjoavat sinulle parhaat mahdollisuudet projektin onnistumiseen. Olitpa projektien hallinnassa täysin uusi tai sinulla olisi jo muutama projekti kokemuksena, nämä periaatteet ohjaavat hyvää projektinhallintaa ja auttavat varmistamaan, ettet ole unohtanut mitään projektisuunnitelmastasi tai projektin toteutuksesta.
1. Määritä projektin rakenne
Projektipäällikkönä määrität projektin tavoitteet ja luot projektille rakenteen hyvissä ajoin ennen projektin toteutuksen alkamista. Tähän kuuluu projektinhallintamenetelmän valitseminen ja keskeisten virstanpylväiden määrittäminen.
Tämä auttaa projektiryhmän jäseniä ja muita projektin vaikutuspiirissä olevia sidosryhmiä ymmärtämään, mitä heidän tulisi odottaa ja milloin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
2. Vahvista projektin toimeksiantaja
Yhden henkilön on oltava vastuussa projektista, joten tässä periaatteessa on kyse toimeksiantajan vahvistamisesta tai löytämisestä. Vaikka valvoisit projektia päivittäin projektipäällikkönä, toimeksiantaja on projektista vastuussa oleva henkilö.
Hän vastaa budjetista ja hallinnoi henkilöstöä tai muita resursseja, joita tarvitset projektin tavoitteiden saavuttamiseen. Jos projektin toimeksiantaja ei ole alusta alkaen selvä, etsi tai valitse toimeksiantaja yhdessä esihenkilösi tai projektiryhmäsi kanssa. Vaikka vaikuttaisi siltä, ettet tarvitse toimeksiantajaa, saatat myöhemmin projektin aikana joutua tilanteeseen, jossa tarvitset lisätukea.
3. Aseta selkeät projektin päämäärät ja tavoitteet
Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi on määritellä selkeästi päämäärät ja tavoitteet, jotka projektin on saavutettava. Sitä, mitä mitataan, myös hallitaan, joten ole strateginen tämän periaatteen suhteen. Jos mitattavat asiat eivät vastaa sidosryhmien odotuksia tai projektin toivottuja tuloksia, et tule onnistumaan.
Ajattele tavoitteita asettaessasi ja projektin tavoitteita yhteensovittaessasi SMART-periaatteen mukaisesti: niiden tulee olla täsmällisiä, mitattavia, saavutettavia, realistisia ja aikaan sidottuja. Vaikka venytystavoite (eli tavoite, joka ylittää hieman sen, mitä voit kohtuudella saavuttaa) on joissakin tapauksissa hyvä, on parempi luvata vähemmän ja toimittaa enemmän kuin luvata liikaa.
4. Dokumentoi kaikki sidosryhmät
Sidosryhmien ja heidän projektiin liittyvien rooliensa dokumentointi on tärkeää erityisesti toimistoympäristössä tai muissa organisaatioissa, jotka työskentelevät asiakkaiden tai ulkoisten kumppaneiden kanssa toteutettavien projektien parissa.
En tunne yhtäkään toimiston projektipäällikköä, joka ei olisi joutunut tilanteeseen, jossa satunnainen sidosryhmän edustaja ilmestyy projektiin myöhäisessä vaiheessa ja suistaa sen täysin raiteiltaan. Olen nähnyt kaiken hyväksyttyjen tuotosten muutosvaatimuksista aina projektin laajuuden tai aikataulun täydelliseen muuttamiseen.
Työskentele asiakkaasi tai projektin toimeksiantajan kanssa ja määrittele kaikki projektin vaikutuspiirissä olevat sidosryhmät heti alusta alkaen. Vaikka he vakuuttaisivat, että kyseinen henkilö toimii vain sivustaseuraajana, et halua joutua yllätetyksi.
5. Laadi aikataulu ja määritä projektin päättymispäivä
Projektin aikatauluttaminen on enemmän taidetta kuin tarkkaa tiedettä, ja se voi olla erityisen haastavaa aloittelijoille.
Sinun on otettava huomioon kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika sekä muut tekijät, kuten muu projektityö tai kilpailevat prioriteetit, palkalliset vapaat, sairauspoissaolot, arvioitua pidempään kestävät tehtävät sekä viivästykset hyväksyntöjen, resurssien tai muiden tarpeiden saamisessa.
Kun laadit alustavaa aikataulua, jätä siihen hieman pelivaraa ja ole hieman pessimistinen. Harkitse projektin päättymispäivän sijoittamista arvioidun vaihteluvälin pidempään päähän. Älä kuitenkaan ole liian pessimistinen, sillä silloin vaarana on, että tiimisi joutuu istumaan toimettomana ilman aikataulutettua työtä.
6. Laadi projektisuunnitelma
Kun olet määrittänyt virstanpylväät ja projektiaikataulun, tee yksityiskohtainen suunnitelma. Tämä vaihe näyttää hieman erilaiselta, jos toteutat ketterää projektia. Luo siinä tapauksessa tiimisi kanssa sprinttisuunnitelma, jossa määritellään, mitä haluatte saada aikaan seuraavan sprintin aikana.
Vesiputous- tai hybridiprojekteissa tämä vaihe on paljon yksityiskohtaisempi. Suunnittele tarkasti, mitä tehdään ja milloin, jotta projekti saadaan päätökseen. Voit määrittää tehtävät joko tietyille henkilöille (jos tunnet projektitiimisi) tai rooleille. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kehittäjälle, sisältöstrategille ja suunnittelijalle tarkoitettujen tehtävien määrittelyä.
7. Määritä projektitiimi ja roolit
Joskus projektin aikataulu auttaa määrittämään projektitiimin (saatavuuden perusteella), ja toisinaan projektisuunnitelma voidaan rakentaa tiettyjen tiimin jäsenten saatavuuden ympärille.
Kun määrität projektitiimiä, mieti projektin vaatimuksia ja taitoja, joita tiimisi tarvitsee niiden toteuttamiseen. Jos huomaat, että tiimisi jäsenten nykyisten taitojen ja työn suorittamiseen tarvittavien taitojen välillä on aukkoja, älä vielä panikoi – sinulla on vaihtoehtoja.
Voit pyytää muita tiimin jäseniä toimimaan mentoreina tai pyytää organisaatiosi muita henkilöitä tarjoamaan projektille aikaansa ja osaamistaan. Jos mikään näistä vaihtoehdoista ei ole mahdollinen, harkitse sopimustyöntekijän tai muun tilapäisen tiimin jäsenen palkkaamista täyttämään mahdolliset osaamisaukot.
On joka tapauksessa tärkeää varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa. Epäselvyydet tai sekaannukset voivat aiheuttaa ongelmia projektin toimittamisessa tai rasittaa vakavasti tiimin toimintaa. Paras tapa tehdä tämä on käyttää RACI-kaaviota.
Sinun tulisi myös laatia suunnitelma, jonka avulla ihmiset saadaan kantamaan vastuunsa. Projektipäällikkönä sinun tehtäväsi on varmistaa, että ihmiset tekevät sen, minkä lupasivat, silloin kun lupasivat!
8. Määritä projektibudjetti
Selvitä projektibudjetti ennen työn aloittamista ja sovita budjetti aikatauluun, jotta et käytä budjettia liian nopeasti. Jos työskentelet laskutettavien projektien parissa, seuraa työvoimakustannuksia erittäin tarkasti ja puutu tilanteeseen ajoissa, jos jotkut tiimin jäsenet kuluttavat työtunteja (ja budjettia) liian nopeasti.
Sen varmistaminen, että budjettia on riittävästi projektin loppuun saattamiseen, on taito, jonka oppiminen voi kestää pitkään. Projektin kustannusarviot ovat yksinkertaisesti parhaita arvioita siitä, kuinka paljon aikaa ja rahaa projekti vaatii.
Aseta tavoitteeksi pitää mahdollinen poikkeama kymmenen prosentin sisällä – tämä on hyvä tapa mitata, kuinka hyvin laadit budjetin. Jos sinulla on mahdollisuus käyttää varabudjettia, pyydä sellainen. Se on ylimääräinen rahamäärä, jonka voit lisätä budjettiin, jos sitä tarvitaan.
Perustamisasiakirjastasi tai sopimuksestasi riippuen sinun on ehkä täytettävä lisävaatimuksia ennen kuin voit käyttää varabudjettia. Näihin voi kuulua asiakkaan tai muun sidosryhmän hyväksyntä ja/tai koko varsinaisen budjetin käyttäminen ensin.
9. Määritä projektin laajuus
Projektipäällikkönä yksi tärkeimmistä vastuistasi on ymmärtää projektin laajuus ja estää projektin laajuuden hallitsematon kasvu. Jos projektin laajuutta on muutettava projektin aikana, se on hyväksyttävää. Tee muutosmääräys varmistaaksesi, että uusi laajuus dokumentoidaan, siitä sovitaan ja se toteutetaan.
Voi olla houkuttelevaa yrittää tehdä enemmän kuin on sovittu ja tehdä vaikutus asiakkaaseen, projektin toimeksiantajaan tai muihin sidosryhmiin, mutta se ei ole hyvä idea. Tehtäväsi on hallita odotuksia ja varmistaa, että asiakas tai sidosryhmä saa sen, mistä hän maksoi.
Kuvittele, että myisit sidosryhmällesi autoa. Jos hänen budjettinsa on rajallinen, hänen pitäisi katsella Toyotaa tai Hondaa, ei Ferraria. Sinun tehtäväsi on löytää hänelle paras mahdollinen Toyota tai Honda, ei antaa hänelle Ferraria hänen budjetillaan. Digitaalisissa projekteissa pätee sama.
Haluat varmistaa, että asiakkaasi saa laajuuden ja budjetin puitteissa parhaan mahdollisen lopputuloksen. Säästä yllätykset ja ilahduttaminen siihen, miten toimitat kokonaisuuden osat, tai ehkä vaatimattomaan lisäarvoon lopussa.
10. Laadi riskienhallintasuunnitelma
Sinulla on aikataulu, laajuus, budjetti, sidosryhmät ja projektiryhmäsi. Kaikki on suunniteltu projektinhallintaohjelmistossasi pienimpiä yksityiskohtia myöten, ja nyt sinun tarvitsee enää vain toteuttaa suunnitelma. Mikä voisi mennä pieleen? (Älä vastaa tuohon...)
Tässä kohtaa riskienhallintasuunnitelmasi astuu kuvaan. Listaa kaikki asiat, jotka voisivat mahdollisesti suistaa projektisi raiteiltaan. Näitä voivat olla esimerkiksi:
- Budjetin loppuminen liian aikaisin
- Sidosryhmät yrittävät ujuttaa mukaan lisälaajuutta
- Organisaation muuttuvat prioriteetit
- Uuden teknologian ilmaantuminen, mikä tekee projektistasi vanhentuneen
- Keskeinen tiimin jäsen tarvitsee projektin aikana paljon palkallista vapaata tai poissaoloa
- Liian monet tuntemattomat tekijät muuttavat projektin parasta toimintatapaa ajan mittaan
Kun olet listannut riskit, työskentele tiimin ja sidosryhmien kanssa ja suunnittele, miten voisit lieventää niitä. Jos olet esimerkiksi huolissasi budjetista, harkitse alkuvaiheen kulujen karsimista tai etsi tapoja työskennellä tehokkaammin. Jos olet huolissasi uudesta teknologiasta, selvitä, mitä voit oppia siitä, ja arvioi, kannattaako projekti toteuttaa nyt vai odottaa ja katsoa, mitä tapahtuu.
Jokaiseen lähestymistapaan voi liittyä etuja ja haittoja, joten mieti, mikä lieventää riskiä eniten. Projektityö on lähes aina jossain määrin riskialtista, eikä tavoitteesi ole poistaa kaikkia riskejä. Haluat poistaa tai lieventää riskejä mahdollisimman paljon, jotta onnistuneen projektin todennäköisyys kasvaa.
11. Luo muutoksenhallintasuunnitelma
Muutoksenhallintasuunnitelmasi on ensisijaisesti tarkoitettu niille, joihin projektisi vaikuttaa. Aloita ideoimalla kaikki asiat, jotka muuttuvat projektisi valmistumisen seurauksena.
Käytetään esimerkkinä uutta verkkosivustoa. Uuden verkkosivuston yhteydessä sen päivittämisestä vastaavien henkilöiden on opittava tekemään päivityksiä taustajärjestelmässä. Jos taas teet muutoksia esimerkiksi liidilomakkeisiin tai siihen, minne ne lähetetään, markkinointitiimin on ehkä myös opittava käyttämään uusia lomakkeita ja ymmärrettävä, minne tiedot päätyvät lomakkeen täyttämisen jälkeen.
Entä verkkosivuston kävijät? Ovatko tietosuojakäytäntö tai käyttöehdot erilaiset? Varmista, että tämä tuodaan esiin suunnitelmassa ja että siitä viestitään usein. Vaikka monet käyttäjät ovat innoissaan uudesta verkkosivustosta, jotkut saattavat vastustaa muutosta. Laadi suunnitelma vastarinnan käsittelemiseksi ja tarjoa tarvittaessa lisätukea.
12. Luo viestintäsuunnitelma
Uskon, ettei ole olemassa viestintää tärkeämpää projektinhallintataitoa, ja viestintäsuunnitelmallasi on merkittävä vaikutus projektisi suorituskykyyn.
Muutoshallintasuunnitelmaa tukevan, ennen projektia, sen aikana ja sen jälkeen tapahtuvan täsmällisen viestinnän lisäksi tarvitset suunnitelman tilannepäivitysten, palautteen ja muiden projektin yksityiskohtien viestimiseen tiimillesi sekä kaikille projektiisi vaikuttaville sidosryhmille.
Tähän voivat kuulua:
- Sisäiset katselmukset, tiimin tilannekeskustelut ja projektiryhmän jäsenten kanssa pidettävät 1:1-tapaamiset
- Tilannepäivitykset (viikoittain, joka toinen viikko tai kuukausittain)
- Asiakkaan tai sidosryhmien katselmukset ja hyväksynnät
- Palautetilaisuudet tai työskentelykokoukset
- Projektin julkaisua koskeva viestintä
- Koulutussuunnitelmat
- Projektin retrospektiivit tai projektin jälkeiset arvioinnit
Varmista, että kaikki tiimin jäsenet ovat yhteydessä toisiinsa, hyvin informoituja ja saavat tarvittavaa tukea. Jos ihmiset kokevat jäävänsä ulkopuolelle tai etteivät he pysy täysin ajan tasalla, sillä voi olla kielteinen vaikutus. Älä kuitenkaan käytä niin paljon aikaa kokouksiin tai liialliseen viestintään, ettei projektityölle jää riittävästi aikaa.
13. Luo laadunhallintasuunnitelma
Projektipäällikkönä olet vastuussa projektiesi laadun varmistamisesta. Siksi laadit riskienhallinnan ja muutoksenhallinnan tavoin laadunhallintasuunnitelman varmistaaksesi, että tiimi tuottaa korkealaatuista työtä.
Miltä projektin testaus- ja laadunvarmistusvaiheet näyttävät? Mikä on hyväksynnän lähtötaso, ja missä kohdissa voit pyrkiä ylittämään kyseisen tavoitteen?
14. Keskity tuottamaan arvoa
Jos kysyisit 10:ltä (tai 100:lta) eri sidosryhmän edustajalta, miten heidän projektipäällikkönsä tuottaa arvoa, saisit 10 (tai 100) erilaista vastausta. Kyse ei ole vain projektin tuotoksista ja suunnitelmista. Kyse on projektin etenemisen varmistamisesta, tiimin hyvästä yhteistyöstä JA tulosten saavuttamisesta.
Vaikka käyttäisit kuinka paljon aikaa projektinhallintastrategioihin perehtymiseen oppikirjoissa, kuten PMBOKissa, ne eivät voi kertoa sinulle täsmällisesti, miten tämä tehdään, koska toimintatapa vaihtelee jokaisen projektin ja projektitiimin mukaan.
15. Seuraa edistymistä & suorituskykyä
Projektisuunnitelmia ei lähes koskaan voi vain laatia ja unohtaa. Palautekierrokset venyvät. Tuotoksia on mukautettava. Tiimi alkaa väsyä liialliseen tehtävien välillä vaihtamiseen.
Tämä kuuluu rooliisi projektipäällikkönä – sinun on seurattava tarkasti projektin edistymistä ja tiimin suorituskykyä. Yksi tämän roolin erityispiirteistä on se, että monissa organisaatioissa projektitiimin jäsenet eivät ole projektipäällikön alaisia. Kun suorituskykyyn liittyviä huolenaiheita ilmenee, sinun on siis tehtävä yhteistyötä organisaation muiden johtajien kanssa niiden ratkaisemiseksi.
16. Päätä projekti & dokumentoi opit
Kaikkien hyvien asioiden on tultava päätökseen, ja sama koskee projektejasi. Kun kaikki tuotokset on luovutettu ja hyväksytty, on aika aloittaa projektin päättämisen tarkistuslista ja dokumentoida opit mallipohjaan.
Projektin päättämisen tarkistuslistaan tulisi sisältyä esimerkiksi sen varmistaminen, että loppulaskut on lähetetty, käyttöoikeudet jaettuihin asemiin tai ohjelmiin on peruttu ja projektit on arkistoitu projektinhallintatyökaluissasi. Voit myös haluta lähettää asiakastyytyväisyyskyselyn.
Dokumentoi opit järjestämällä projektin retrospektiivi tai jälkianalyysi. Jos et saa tiimiä koolle, lähetä kysely, jotta kaikkien ääni tulee kuulluksi. Täältä saamasi tiedot voivat auttaa seuraavia projektejasi etenemään sujuvammin ja mahdollistaa prosessien puutteiden korjaamisen.
Liity mukaan saadaksesi lisää projektinhallinnan näkökulmia
Haluatko kehittyä projektinhallinnan urallasi? Liity aktiiviseen jäsenyhteisöömme saadaksesi lisää näkemyksiä muilta projektipäälliköiltä. Tarjoamme myös kiinnostavia webinaareja, työkaluja ja mallipohjia tukemaan sinua matkallasi.
