Projektin tavoitteet: määriteltyinä, vinkkejä & esimerkkejä

Mitä projektin tavoitteet ovat?

Projektin tavoitteet ovat konkreettisia, käytännöllisiä ja mitattavia tehtäviä, jotka sinun on suoritettava saavuttaaksesi liiketoimintasi päämäärät. Ne kuvaavat miten saavutat haluamasi lopputuloksen, eivät itse lopputulosta.

Edellä olevassa esimerkissä:

• Projektin päämäärä on kasvattaa myyntiä 25 %.
• Projektin tavoitteena on suunnitella ja julkaista uusi tuote.

Projektin tavoitteet ovat saavutettavissa, realistisia, suoraan hallinnassasi ja suoritettavissa käytettävissäsi olevan ajan puitteissa.

Projektin päämäärät ovat pitkän aikavälin tuloksia, jotka toivot saavuttavasi ryhtymällä projektiin alun perin. Nämä kaksi termiä sekoitetaan usein toisiinsa, koska projektin päämäärät kuvaavat usein liiketoiminnan tavoitteita. Projektin tarkoitus on toinen yleisesti käytetty termi, ja se tarkoittaa projektisi taustalla olevaa ”miksi”-kysymystä.

Tässä on nopea yleiskatsaus aiheeseen:

Project Objectives | Everything You Need To Know in 60 Secs!

Kannattaa käyttää projektinhallintaohjelmistoa tai muita työnhallintatyökaluja tavoitteiden seuraamiseen projektisuunnitelman ja projektin virstanpylväiden avulla.

Miksi projektin tavoitteet ovat tärkeitä?

Projektin tavoitteet ovat tärkeitä, koska ne:

• Kuvaavat tekemisesi miten-osuuden
• Viestivät toimitettavat tuotokset selkeästi projektin aloituksesta sen päättymiseen asti
• Ohjaavat projektin koko elinkaaren aikana tehtäviä päätöksiä
• Varmistavat linjakkuuden antamalla projektin sidosryhmille mahdollisuuden tarkastella, arvioida ja hyväksyä nopeasti projektin menetelmiä
• Auttavat suojaamaan selustasi, kun asiakas päättää muuttaa suuntaa kesken kaiken

Tehokkaat projektin tavoitteet ovat toimintaohjeitasi; kun noudatat niitä, löydät tiesi määränpäähän.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kuinka SMART-projektitavoitteet kirjoitetaan?

Hyvän projektitavoitteen avain on selkeys; paras tapa saavuttaa se on SMART-viitekehys, jonka nimi on lyhenne seuraavista sanoista:

• S = Täsmällinen: Varmista, että tavoitteesi on määritelty selkeästi. Rajaa tavoitteen laajuutta, kunnes sillä on hyvin konkreettinen ja täsmällinen lopputulos. Mieti, mitä projektin tuotoksia tarvitset maksimoidaksesi mahdollisuutesi saavuttaa tavoite (sinun on sisällytettävä nämä projektin laajuuskuvaukseen; katso esimerkit täältä).
• M = Mitattava: Varmista, että voit mitata tavoitteen määrällisesti; et muuten tiedä, milloin projektin tavoite on saavutettu, jos sitä ei voi mitata. Nämä KPI-mittarit auttavat pitämään sinut ja tiimin vastuullisina projektin edetessä.
• A = Saavutettavissa oleva (tai saavutettava, toimintaan ohjaava, asianmukainen): Varmista, että sinulla on tavoitteen saavuttamiseen tarvittavat resurssit. Jos ei, mitä muita yhteistyötyökaluja tarvitset? Näin varmistat, että tiimilläsi on asianmukaiset resurssit ja todellinen mahdollisuus saavuttaa tavoite.
• R = Merkityksellinen: Varmista, että tavoite on linjassa liiketoiminnan tavoitteiden sekä projektin ja koko organisaatiosi pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa.
• T = Aikarajattu (tai oikea-aikainen, jäljitettävä): Kun selkeä päättymispäivä tai aikaväli on määritelty, kaikki tietävät, milloin tätä tavoitetta on priorisoitava. Se auttaa myös näkemään, oletko etenemässä kohti projektin valmistumista aikataulussa.

Esimerkkejä SMART-tavoitteista

Tässä on esimerkki SMART-kehyksen avulla laaditusta tavoitelauseesta:

Joulukuuhun 2024 mennessä nuorempi suunnittelijamme ja nuorempi kehittäjämme ovat käyttäneet neljä ylimääräistä viikkotuntiaan verkkosivuston julkaisemiseen. Sivustolla on 5 sivua ja 1 lomake, ja sen kokonaiskustannus on $3,000.

• Täsmällinen: Julkaisen verkkosivuston hintaan $3,000.
• Mitattava: Verkkosivustolla on 5 sivua ja 1 lomake.
• Saavutettavissa: Voin varata 100 tuntia nuoremmalle suunnittelijalle ja nuoremmalle kehittäjälle yhdistetyllä $30/tunti-hinnalla ja pysyä samalla budjetissa.
• Merkityksellinen: Verkkosivusto auttaa meitä saavuttamaan laajemman tavoitteemme eli liidien määrän kasvattamisen.
• Aikarajattu: Joulukuuhun 2024 mennessä

Author's Tip

Aloitan projektitavoitteeni mieluiten aikarajasta, koska se kehystää tavoitteen ja määrittää realistiset puitteet sille, mitä yritän saavuttaa.

Lisää esimerkkejä SMART-projektitavoitteista

Tässä on vielä muutama esimerkki asian havainnollistamiseksi.

• Sen sijaan että: Haluan saada enemmän projekteja valmiiksi budjetin puitteissa.
  • Kokeile: Osallistun arviointiprosessiin, seuraan budjettia päivittäin ja viestin budjettihuolista tiimeilleni päivittäisessä kokouksessamme, jotta saan seuraavat 3 projektiani valmiiksi alkuperäisen arvion +/- 10 %:n vaihteluvälillä.
• Sen sijaan että: Paranna sivuston käyttökokemusta.
  • Kokeile: Vähennämme niiden napsautusten määrän kahteen tai sitä pienemmäksi, jotka käyttäjän on tehtävä päästäkseen miltä tahansa sivuston sivulta eniten liikennettä saavalle sivulle, jolla suurin osa verkkosivustomme käyttäjistä vierailee säännöllisesti (eli hakemistoon), suunnitteluvaiheemme loppuun mennessä 1. maaliskuuta.
• Sen sijaan että: Enemmän lomakkeiden täyttöjä.
  • Kokeile: Kasvatamme pätevien liidien määrää (Salesforcen vahvistamana) 5 % vähentämällä lomakkeen pakollisten kenttien määrää toisen vuosineljänneksen loppuun mennessä.
• Sen sijaan että: Saavutettava verkkosivusto.
  • Kokeile: Rakennamme verkkosivuston täyttämään WCAG 2.1 AA -standardit. Se testataan perusteellisesti kriteerejä vasten ja julkaistaan tuotantoympäristöön toukokuuhun 2024 mennessä.
• Sen sijaan että: Haluan saada tänä vuonna hyvän arvion
  • Kokeile: Haluan nostaa vuosittaisen arviointini pistemäärän kolmesta neljään maaliskuuhun 2024 mennessä suorittamalla yhden kurssin (kuten DPM-koulun 👀), lukemalla yhden kirjan ja sitoutumalla käyttämään keskimäärin yhden tunnin viikossa ammatilliseen kehittymiseen.

Vinkkejä SMART-projektitavoitteiden kirjoittamiseen

Tässä ovat tärkeimmät vinkkini projektitavoitteiden kirjoittamiseen:

1. Käytä selkeää ja yksinkertaista kieltä. Tarkoituksesi ei ole osoittaa englannin kielen (tai minkä tahansa kielen, jolla kirjoitat tavoitteesi) hallintaa. Tavoitteiden pitäisi olla nopeasti silmäiltävissä ja ymmärrettävissä.
2. Käytä toimintaverbejä kuvaillessasi täsmällisiä SMART-tavoitteita. Sinun pitäisi tehdä tai saavuttaa jotakin.
3. Käytä numeroita tavoitteidesi ja päivämääriesi määrittämiseen. Älä pelkää ystäviämme 123456789 ja 0.

Miten projektin tavoitteet kytkeytyvät projektisuunnitelmaan

Projektin tavoitteet kuvaavat, mitä saavutat projektissasi, ja projektisuunnitelma kuvaa, miten pääset tavoitteeseesi.

Ajattele Simon Sinekin käsitettä Kultainen ympyrä: projektin päämäärät ovat miksi, projektin tavoitteet ovat miten ja projektisuunnitelmat ovat mitä.

Tarkastellaan esimerkiksi seuraavia projekteja:

• Uuden verkkosivuston rakentamisprojekti, jonka tavoitteena on kasvattaa yrityksen orgaanista hakuliikennettä 25 prosentilla. Tavoitteena on rakentaa verkkosivusto.
• Asiakashankintaprojekti, jonka tavoitteena on kasvattaa liidien määrää 10 prosentilla tarjoamalla ilmaisia verkkopohjia. Tavoitteena on luoda ja julkaista pohjia.

Kun keskityt tavoitteisiin, voit selvittää, mitä osa-alueita tarvitset.

Ensimmäisessä tapauksessa tarvitset kehittäjiä, sisältöstrategisteja, hakukoneoptimoinnin asiantuntijoita, suunnittelijoita ja muita ammattilaisia. Jälkimmäisessä tapauksessa saatat tarvita vain muutaman tekstinkirjoittajan ja aihealueiden asiantuntijan.

Miten tunnistat oikeat projektin tavoitteet

Vaikka selkeät projektin tavoitteet ovat tärkeitä, oikeat projektinhallinnan tavoitteet ovat todellinen avain projektin onnistumiseen.

Jos sisäinen pohdintasi etenee jotakuinkin näin, toimit oikein:

• Haluanko todella kasvattaa sivulatausten määrää 20 prosentilla? Vai olisiko arvokkaampaa kasvattaa laadukkaiden liidien määrää 5 prosentilla?
• Onko sivulla käytetty aika tärkeä mittari? Vai tarkoittaako se, etteivät käyttäjämme löydä etsimäänsä?

Huomaa, että kummassakin esimerkissä kyseenalaistat sen, mitä mittaat, sen sijaan että määrittelisit mittarit sokeasti tärkeiksi.

Projektin tavoitteiden validointi

Laajennetaan edellä käyttämääni ensimmäistä esimerkkiä ja tarkastellaan kysymyksiä, joiden avulla voit löytää oikeat projektin tavoitteet:

• Sivulatausten määrän kasvattaminen 20 prosentilla
  • Onko se arvokkaampaa kuin laadukkaiden liidien määrän kasvattaminen 5 prosentilla?
  • Ovatko sivulataukset tärkeitä, jos poistumisprosentit ovat korkeita?
  • Pitäisikö meidän pyrkiä sen sijaan pienentämään poistumisprosentteja?

Muista:

1) Projektin tavoitteiden kirjoittamisen ei pitäisi olla yksin projektipäällikön vastuulla. On tärkeää käydä nämä asiat läpi projektiryhmän ja sidosryhmien kanssa, jotta voitte varmistaa määrittelevänne oikeat tavoitteet.

 

2) Projektin päämäärien ja tavoitteiden asettaminen tulisi aloittaa mahdollisimman varhain, mieluiten projektin käynnistysvaiheessa tai projektisuunnitelmaa laadittaessa. Ihannetapauksessa tarjouspyyntö sisältää jo jonkin verran päämäärien määrittelyä, mutta tavoitteiden määrittelyyn paneudutaan perusteellisemmin käynnistyspalaverissa.

Eteenpäin ja ylöspäin!

Osallistu keskusteluun ja jaa parhaat käytäntösi projektin tavoitteista liittymällä DPM-jäseneksi. Saat käyttöösi Slack-yhteisömme, jossa voit verkostoitua ja keskustella satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.