Projektien arvioinnin tiede (& taide) + 6 parasta tekniikkaa
Kun teet suuren ostopäätöksen, mitä teet ensimmäiseksi? Luultavasti teet hieman tutkimusta ymmärtääksesi, millaisia markkinahinnat ovat ja kuinka paljon sinun pitäisi odottaa käyttäväsi rahaa. Tämä on hieman yksinkertaistettu versio projektin kustannusarviosta – mutta juuri sitä olet tekemässä.
Ennen uuden projektin aloittamista tiimisi ja asiakkaasi todennäköisesti tekevät saman asian – yrittävät ymmärtää, kuinka paljon työn suorittaminen tulee maksamaan.
Kustannukset eivät kuitenkaan ole ainoa asia, joka projektin arviointiprosessissa on otettava huomioon; kaikkien on myös ymmärrettävä, kuinka monta ihmistä tarvitaan ja kuinka paljon aikaa työn valmistuminen vie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Digitaalisessa maailmassa hinnat, henkilöstöresurssit ja aikataulut voivat vaihdella suuresti samankaltaisten projektien välillä. Tämä johtuu monista muuttujista, kuten:
- Suoritettavan työn laajuus
- Työn tekemiseen käytettävissä olevat tiimin jäsenet
- Projektissa työskentelevien tiimin jäsenten osaamisalueet
- Kuinka paljon aikaa tiimillä on työn suorittamiseen
Miten projektipäällikkö ja hänen projektitiiminsä siis määrittävät jonkin asian kustannukset ennen työn aloittamista?
Kustannusten arviointi voi olla todellinen haaste – sellaisen projektibudjetin laatiminen, joka toimii tiimillesi ja asiakkaillesi, jos työskentelet toimistossa, on taiteen ja (data)tieteen yhdistelmä.
Tämä opas tarjoaa sinulle työkalut ja tekniikat, joita tarvitset tarkempien arvioiden laatimiseen.
Mikä on projektin kustannusarvio ja milloin tarvitset sellaisen?
Kustannusarvio on yksinkertaisesti likimääräinen laskelma projektin toteuttamiseen mahdollisesti tarvittavasta työmäärästä ja kustannuksista.
Se ei ole lopullisten kustannusten takuu, vaan se antaa asiakkaalle tarjouksen tai suuntaa-antavan arvion (usein suuntaa-antavan vaihteluvälin) siitä, kuinka paljon jonkin asian tekeminen tai toimittaminen saattaa maksaa, jotta hän voi varata budjetin projektin aloittamista varten. Budjettiarviot laaditaan ennen projektin virallista aloittamista.
Oletko uusi kustannusarvioiden laatimisessa tai haluatko harjoitella? Voit ladata verkkosivuston uudistamista varten laaditun projektibudjettipohjan alta. Tämän artikkelin lopussa tiedät, millaista arviota kannattaa käyttää – ja milloin – sekä mitä vaiheita ja projektibudjetin hallintaan tarkoitettuja ohjelmistotyökaluja tarvitset projektin kustannusarvion ja viime kädessä projektibudjetin hallintaan.
Mitä eroa on kustannusarviolla ja budjetilla?
Kustannusarvio on likimääräinen arvio, kun taas budjetti on käytettävissäsi oleva kokonaisrahamäärä projektin toteuttamiseen. Yleensä projektin kustannusarviosta tulee projektibudjetti sen jälkeen, kun projektin sponsori tai asiakas on hyväksynyt sen.
Yksi tärkeä ero ennen kuin perehdymme asiaan tarkemmin: ennen kustannusarvion laatimista sinun pitäisi tietää, kuinka paljon asiat maksavat organisaatiosi sisällä. Tämä luku voi olla pienempi kuin summa, jonka todellisuudessa laskutat asiakkaalta (yleiskustannusten ja voiton huomioimiseksi).
Sinun pitäisi tietää liiketoiminnan harjoittamisesta aiheutuvat todelliset kustannukset ennen kuin toimitat asiakkaalle suunnatun kustannusarvion (huomaa, ettei tämä koske talon sisäisiä digitiimejä).
Tässä artikkelissa ei keskitytä kustannusten määrittämiseen, sillä voimme käsitellä sitä toisessa artikkelissa.
Miksi projektien kustannusarviot ovat tärkeitä?
Arviointi saattaa vaikuttaa tuskalliselta prosessilta, mutta se on ratkaisevan tärkeä. Vaikka saattaisi olla houkuttelevaa kopioida ja liittää kustannusarvio ja lähettää se matkaan, projektipäälliköiden on tärkeää ymmärtää, että jokainen kustannusarvio on ainutlaatuinen.
Arviointi on olennainen osa projektinhallinnan tehtävää – sen laskeminen, kuinka paljon projekti saattaa maksaa, on tärkeää projektin reunaehtojen määrittämisessä.
Tässä syitä siihen, miksi sinun on laadittava projektillesi kustannusarvio ennen työn aloittamista:
- Arviot antavat hinnoitteluohjeet: sinun on tiedettävä, mitä aiot veloittaa asiakkailta (ja milloin), jotta asiakas voi päättää, onko hänellä tarvittava budjetti ja kannattaako projektia jatkaa investointina
- Arviot tuovat selkeyttä: kun tiedät, kuinka paljon budjettia asiakkaalla on, kustannusarvion laatimisprosessi auttaa määrittelemään lähestymistavan. Voit käyttää tietojasi kokonaisbudjetista projektin roolien, vastuiden ja toimitusten määrittämiseen. Jos asiakkaan budjetti on esimerkiksi 20 % arviotasi pienempi, voit harkita projektin toimitusten määrän vähentämistä tai yrittää kohdentaa resursseja uudelleen ylikulutuksen välttämiseksi.
- Arviot voivat auttaa resurssisuunnitelman määrittämisessä: kun saat arvion valmiiksi, voit myös hahmotella työtehtävien suorittamiseen tarvittavat vaiheet tai lähestymistavan. Tätä voidaan hyödyntää resursointisuunnitelman laatimisessa tai projektitiimin kokoamisessa.
Mitä projektin kustannusarvio sisältää?
Projektin kustannusarvion on sisällettävä kaikki projektiin liittyvät kustannukset.
Näitä voivat olla projektitiimin työajan kustannukset (tuntiveloituksella tai kiinteällä projektihinnalla laskutettuna), projektityössä tarvittavien laitteiden tai ohjelmistolisenssien kustannukset, projektiin integroitavien kolmannen osapuolen ohjelmistojen lisenssit tai tilaukset sekä kaikki muut kustannukset, jotka mistä tahansa syystä veloitetaan asiakkaalta.
Joihinkin projektien kustannusarvioihin sisältyy myös varabudjetti. Tästä voi olla todella paljon hyötyä, jos projektiin liittyy tuntemattomia tekijöitä. Kun 10-20 % budjetista varataan varabudjetiksi, projektipäälliköillä ja heidän tiimeillään on hieman “pelivaraa” arviota laadittaessa.
Jos sinä ja tiimisi lisäätte kustannusarvioon varabudjetin, sopikaa asiakkaan kanssa, miten ilmoitatte tarpeestanne käyttää tätä budjettia.
Tapa, jolla projektien kustannusarviot jaetaan asiakkaiden tai sponsoreiden kanssa, voi vaihdella toimistosta tai tiimistä toiseen. Jotkut ovat muita avoimempia. Yksi neuvo: mitä avoimempi voit olla, sitä helpompi on varmistaa, ettei mitään jää huomiotta ja että kaikki ovat yhtä mieltä kustannuksista.
3 projektien kustannusarviotyyppiä
Millaisia kustannusarviotyyppejä on olemassa? Niitä on monia, mutta tässä on muutamia yleisimpiä arvioita, joita digitaaliset toimistot käyttävät:
Suuruusluokka-arviot (ROM)
Joskus suuntaa-antavaksi arvioksi kutsuttu suuruusluokka-arvio auttaa asiakasta ymmärtämään projektiin liittyvät kustannukset ja arvioidun työmäärän. Tämän tyyppistä arviota käytetään yleensä prosessin hyvin varhaisessa vaiheessa, kun päätetään uuden projektin käynnistämisestä, ja se on yleensä vaihteluvälinä esitetty karkea arvio.
Jos asiakas esimerkiksi haluaa toimistosi rakentavan uuden verkkosivuston ja tiedät toimistosi ihanteellisen verkkosivustoprojektien hintaluokan olevan $95,000-$150,000, mutta asiakkaan budjetti on vain $50,000, asiakas saattaa todeta, ettei projekti sovi toimistollesi, ja etsiä toimiston, jonka hinnoittelu ja tarpeet vastaavat paremmin hänen budjettiaan ja tarpeitaan.
Budjettiarvio
Budjettiarvio on paljon yksityiskohtaisempi. Käytä budjettiarviota, kun asiakas on melko varma siitä, että hänellä on tarvittava budjetti, mutta tarvitsee hieman lisätietoja siitä, miten budjetti kohdennettaisiin, ennen kuin hän päättää projektin käynnistämisestä.
Oletetaan, että asiakkaasi on tyytyväinen toimittamaasi suuruusluokka-arvioon. Seuraava vaihe on laatia ehdotettu projektisuunnitelma sekä kunkin vaiheen tai toimituksen kustannukset. Voit jopa sisällyttää ehdotetun aikataulun, joka kertoo asiakkaallesi, milloin voisit aloittaa projektin ja kuinka kauan se kestää.
Jos karkea arviosi oli laajempi vaihteluväli, voit jopa harkita kahden budjettiarvion laatimista: yhden yläpäälle ja yhden alapäälle. Vaikka sinä ja asiakkaasi todennäköisesti pyritte vaihteluvälin keskivaiheille, tämä antaa tarkempaa tietoa siitä, mitä asiakas saisi (ja milloin) vaihteluvälin kummassakin päässä.
Täsmällinen SoW-arvio
Käytä täsmällistä SoW-arviota, kun olet suorittanut kaikki tarvittavat selvitykset ja tarvitset hyväksynnän projektin budjetille.
Oletetaan, että tämä asiakas oli todella tyytyväinen budjettiarvioosi ja on valmis jatkamaan työtä. Arvion tarkentamisen viimeinen vaihe on työselosteen (SoW) kokoaminen. Se sisältää arvion ja projektin kokonaisbudjetin.
Muista, että SoW toimii perustana asiakkaan kanssa tehtävälle sopimukselle – siinä tulee kuvata koko projektin laajuus ja siihen liittyvät kustannukset. Jos projektin budjettiin (tai projektin laajuuteen) tulee muutoksia SoW:n allekirjoittamisen jälkeen, sinun on todennäköisesti laadittava muutosmääräys.
Projektin kustannusarvion laskeminen: 6 arviointitekniikkaa
Mitä projektien arviointimenetelmät projektinhallinnassa sitten ovat? Projektin arviointiin on useita eri tapoja, ja niihin kannattaa tutustua, jotta tiedät, mitä projektin arviointitekniikkaa projektissasi kannattaa käyttää ja milloin sitä käytetään.
Tässä osiossa käsittelemme kuutta arviointitekniikkaa. On hyvä mainita, että voit käyttää tekoälyä projektin kustannusarvion laatimisessa näiden tekniikoiden rinnalla.
1. Ylhäältä alaspäin tehtävä arviointi
Ylhäältä alaspäin tehtävässä arviossa päätät itse (tai asiakas kertoo sinulle) koko työn laajuuden ja lopullisen budjetin ja jaat sitten kokonaissumman tehtäviin tai vaiheisiin.
Kun budjetti on jaettu tehtävittäin tai vaiheittain, voit tarkastella näitä pienempiä työosuuksia ja arvioida, vaikuttaako niille kohdennettu budjetti riittävältä.
Tässä tulevat mukaan sekä taide että tiede. Sinulla saattaa olla tietoa siitä, kuinka kauan tiettyjen tehtävien suorittaminen voi kestää, mikä auttaa sinua arvioimaan, vaikuttavatko nämä arviot oikeilta. Haluat myös hyödyntää kokemustasi ja intuitiotasi ymmärtääksesi, missä projektin osa-alueissa saatetaan tarvita enemmän aikaa tai resursseja kuin yleensä.
Syynä voi olla luovan työn tarpeet tai se, että työskentelet sovelluksen parissa, jonka toiminnallisuus on monimutkaisempaa kuin mikään, jonka parissa tiimi on aiemmin työskennellyt.
Ylhäältä alaspäin tehtävä arviointi on hyödyllinen tekniikka projektin alkuvaiheissa, kun yrität varmistaa, riittääkö asiakkaan budjetti projektin toteuttamiseen.
Ylhäältä alaspäin tehtävän arvioinnin etuna on, että sen avulla arvio voidaan tuottaa erittäin nopeasti. Tästä voi olla hyötyä, jos yrität auttaa asiakasta selvittämään, onko hänen budjettinsa toteuttamiskelpoinen. Se auttaa myös asiakasta ymmärtämään, millaisen työn laajuuden hänen budjettinsa saattaa mahdollistaa.
Ylhäältä alaspäin tehtävän arvioinnin haittapuolena on, ettei se ole aina tarkka. Jos käytät ylhäältä alaspäin tehtyä arviota lähtökohtana, sinun on varmistettava tiimiltäsi, että budjetti on kohdennettu oikein, jotta he pystyvät suorittamaan kaikki tarvittavat projektityöt, ennen kuin siirrät tämän arvion työmääritykseen.
2. Analoginen arviointi
Analogisessa arviointiprosessissa käytetään samankaltaisista projekteista saatua tietoa projektin kokonaiskustannusten määrittämiseen.
Esimerkki analogisesta arvioinnista voisi olla tilanne, jossa asiakas pyytää sinulta verkkosivuston uudistamista ja haluaa tietää, paljonko se voisi maksaa. Tällöin tarkastelet samankaltaisia projekteja ja perustat alustavan arviosi aiemmista projekteista laskutettuihin hintoihin.
Muista, että jos tarkastelet yli vuoden vanhoja projekteja, sinun on mukautettava arviotasi mahdollisten hinta- tai kustannuskorotusten mukaan, jotta budjettiarvio pysyy mahdollisimman tarkkana.
Yksinkertaista, eikö? Kyllä, jos sinulla todella on käytettävissäsi asiaankuuluvaa historiatietoa, joka vastaa tarkasti nykyistä arvioitavaa projektia. Menetelmä edellyttää, että sinulla on aiemmista projekteista tietoa, jotka ovat riittävän samankaltaisia hyödyllisen vertailun tekemiseen.
Analogisia arvioita voidaan johtaa myös oman tai tiimisi projektikokemuksen ulkopuolisista esimerkeistä (esimerkiksi tässä on kysely, jossa esitetään suuntaa-antavia lukuja mobiilisovellusten kehityskustannuksista).
Ole varovainen – ulkopuoliset esimerkit voivat olla hyvä lähtökohta, jos et ole aiemmin toteuttanut kyseisen tyyppistä projektia, mutta sinun on silti tehtävä huomattava määrä taustatyötä eritellessäsi oman tapauksesi kustannuksia.
Analogisen arvioinnin etuna on, että se on erittäin nopea ja helppo, ja sitä voidaan käyttää, vaikka projektista olisi saatavilla vain rajallisesti tietoa – aivan kuten ylhäältä alaspäin tehtävä arviointi, se on erinomainen arviointitekniikka silloin, kun tarvitset vain suuntaa-antavan arvion.
Analogisen arvioinnin haittapuolena on, että se voi usein olla epätarkka. Vaikka projektien välillä voi olla yhtäläisyyksiä, jokainen projekti on aina ainutlaatuinen – usein on kuin yrittäisi verrata omenoita ja appelsiineja.
Lisäksi analogiset arviot ovat käyttökelpoisia ja hyödyllisiä vain, jos ne perustuvat tarkkoihin historiatietoihin (tässä häpeilemätön kehotus tehdä data-analyysi projektisi päättyessä!).
3. Parametrinen arviointi
Jos sinulla on käytettävissäsi tarvittavat tiedot ja hieman enemmän aikaa, parametrinen arviointi voi olla mahdollisesti tarkempi suuntaa-antava arviointimenetelmä. Parametrisessa arvioinnissa samankaltaisten projektien muuttujia sovelletaan nykyiseen projektiin.
Oletetaan esimerkiksi, että sinun pitäisi tuottaa 2 minuutin animaatio. Aiemman projektin, jossa tuotettiin 30 sekunnin animaatio, kustannukset olivat $10,000. Voisit tällöin päätellä, että nykyisen projektin kustannukset ovat suunnilleen nelinkertaiset eli noin $40,000.
Tämän menetelmän etuna on, että se on tarkempi kuin analoginen arviointi, koska siinä hyödynnetään useampaa kuin yhtä tietoaineistoa sekä historiatietojen ja muuttujien välistä tilastollista suhdetta. Sitä käytetään yleisesti myös rakennusprojekteissa (ja voit hyödyntää tekoälyä rakennuskustannusten arvioinnissa apuna).
Haittapuolena on, että digitaalisissa projekteissa hyödyllisiä tietopisteitä on usein vaikea löytää, koska projektien välillä on paljon vaihtelua. Yksi tilanne, jossa näin ei välttämättä ole, on toistuva yhteistyö saman asiakkaan kanssa.
Oletetaan, että animaatioasiakkaasi pitää 30 sekunnin animaatiosta ja palaa 6 viikon kuluttua tilaamaan kaksi 40 sekunnin animaatiota. Ensimmäisestä projektista saamasi tiedot (olettaen, että seuraava projekti on samankaltainen) voivat helposti auttaa tämän uuden projektin arvioinnissa.
4. Kolmen pisteen arviointi
Kun suuntaa-antava arviointi on tehty ja asiakas on pyytänyt varsinaista budjettiarviota, sinun on alettava käyttää tarkempia arviointimenetelmiä. Yksi tuntiarvio tehtävää kohden on helpoin vaihtoehto, mutta joskus on hyödyllistä ajatella vaihteluväleinä ja laskea painotettu keskiarvo.
Kolmen pisteen arviointi on tapa laskea realistinen kustannusarvio kolmen tietopisteen avulla:
- Paras mahdollinen arvio
- Huonoin mahdollinen arvio
- Todennäköisin arvio
Miten tämä toimii? Oletetaan, että arvioit verkkosivun suunnitteluun kuluvan ajan seuraavasti keskusteltuasi tiimisi kanssa:
- Parhaassa tapauksessa: 3 tuntia
- Huonoimmassa tapauksessa: 9 tuntia
- Todennäköisin tapaus: 5 tuntia
Jos tiedät parhaan ja huonoimman tapauksen, voit myös laskea niiden keskiarvon määrittääksesi todennäköisimmän arvion (joka sijoittuu jonnekin parhaan ja huonoimman tapauksen välille).
Kolmen pisteen arvioinnin etuna on, että se vähentää riskiä ottamalla huomioon parhaat, huonoimmat ja todennäköisimmät lopputulokset.
Kolmen pisteen arvioinnin ainoat varsinaiset haittapuolet ovat, että sen tekemiseen kuluu hieman enemmän aikaa ja että jos arvioit tehtäviä, joita et ole koskaan aiemmin tehnyt, et välttämättä tiedä, kuinka kauan niiden tekemiseen kuluu.
5. Alhaalta ylöspäin suuntautuva arviointi
Kun olet laatimassa työn määrittelyasiakirjaa, alhaalta ylöspäin tehtävä arvio voi olla hyödyllinen.
Alhaalta ylöspäin tehtävässä arvioinnissa käytetään työn ositusrakennetta (WBS), jonka voit ottaa projektisuunnitelmastasi ja jonka avulla projekti jaetaan yksittäisiin tehtäviin. Tehtävät arvioidaan erikseen ja lasketaan sitten yhteen projektin kokonaiskustannusten määrittämiseksi.
Alhaalta ylöspäin tehtävän arviointitekniikan etuna on sen hyvä tarkkuus. Yksityiskohtaisuutensa ansiosta se mahdollistaa projektin edistymisen tarkan seurannan suhteessa arvioon. Huomaat hyvin nopeasti, jos projekti ylittää budjetin, kun tehtävien suorittaminen alkaa kestää arvioitua kauemmin.
Alhaalta ylöspäin tehtävän arvioinnin haittana on, että sen laatiminen vie paljon aikaa ja sitä voidaan todella käyttää vasta, kun tiedät kaikki projektin jokaiseen tehtävään liittyvät yksityiskohdat.
Lisäksi arvioinnin tekeminen hyvin yksityiskohtaisesti tehtävätasolla voi joskus paisuttaa arviota. Tästä syystä se on erinomainen tekniikka käytettäväksi yhdessä analogisen arvioinnin kanssa, kun haluat varmistaa arviosi asianmukaisuuden.
6. Kriittisen polun menetelmä
Kriittisen polun menetelmä (CPM) liittyy enemmän projektin aikatauluun kuin budjettiin. Vaikka jotkin tässä artikkelissa tarkastelemistamme arviointimenetelmistä keskittyvät kustannusten arviointiin, olemme puhuneet myös siitä, kuinka tärkeää on, että projektiarviossa huomioidaan työn aikataulu.
Kriittinen polku on projektin alun ja lopun välinen lyhin kesto. Projektissa on tehtäviä, jotka voidaan suorittaa samanaikaisesti, sekä tehtäviä, joilla on riippuvuuksia.
Jos projektisi tarkoituksena olisi esimerkiksi ottaa käyttöön uuden digitaalisen kioskin ohjelmisto, et voisi asentaa kehittämääsi ohjelmistoa kioskiin, ennen kuin kioski on asennettu.
Kioskin tilaaminen ja kokoaminen ovat siis projektin kriittisellä polulla, eikä projektia voida saattaa päätökseen (eli ohjelmistoa ei voida asentaa), ennen kuin kioski on koottu ja valmis ohjelmiston asentamista varten.
Miten kesto voisi olla yhteydessä budjettiin? Jos asiakkaasi haluaa projektin toimitettavan nopeammin kuin nykyinen tiimi ja suunniteltu aikataulu mahdollistavat, sinun on ehkä mukautettava budjettia, jotta voit hallita resursseja ja lisätä projektiin henkilöitä tavoiteaikataulun saavuttamiseksi. Resurssienhallintaohjelmisto voi olla hyödyllinen tämäntyyppisessä analyysissä, sillä sen avulla voit järjestää visuaalisesti projektin kustannukset ja tiimin työpanoksen sekä varautua resursseihin liittyviin mahdollisiin poikkeamiin.
Mitä arviointitekniikoita sinun kannattaa käyttää?
Ei ole olemassa oikeaa tai väärää arviointimenetelmää, ja joskus saatat käyttää useampaa kuin yhtä menetelmää projektia kohden! Määrittääksesi, mitä arviointitekniikkaa kannattaa käyttää, harkitse tarvitsemasi arvion tyyppiä sen perusteella, mitä tiedät työstä ja missä vaiheessa tiimisi tai asiakkaasi on päätöksentekoprosessissa.
Vaikka alhaalta ylöspäin tehtävä arviointi saattaa vaikuttaa parhaalta lähestymistavalta, se ei ole aina suositeltavaa, jos aika ja resurssit ovat vähissä tai jos projektissa on vielä paljon tuntemattomia tekijöitä, vaikka menetelmä saattaa olla tarkin.
Projektin arviointi käytännössä
Jos et ole koskaan aiemmin tehnyt projektiarviota, nyt on hyvä ja turvallinen tilaisuus kokeilla.
Tätä harjoitusta varten leivotaan kakku. Erittäin kallis kakku.
Alla on kustannusarvio kakun valmistamisesta. Voisit esitellä tällaisen asiakirjan asiakkaalle ja selvittää, voisiko hän hankkia 1 000 dollarin rahoituksen kakkuprojektin aloittamiseen. Kun olet tarkentanut kustannusarviota, laatisit työn määrittelyasiakirjan ja hankkisit hyväksynnän ostotilauksella.
Sitten leipoisit mahtavan kakkusi. Myönnetään, se on järjettömän kallis kakku, mutta hei, olet sen ansainnut.
Tämä esimerkkiarvio sisältää projektin kannalta olennaisia tietoja, kuten projektin nimen, projektipäällikön ja päivämäärän. Arviossa tehtävät on jaettu vaiheisiin, ja siinä näytetään, kuka tekee minkäkin tehtävän projektin kussakin vaiheessa sekä kuinka paljon työtä tehtävään käytetään.
Tärkeää on, että tämä esimerkkiarvio näyttää myös kolmansien osapuolten kustannukset (joihin emme avokätisesti lisänneet katetta) sekä arvion yhteenvedon, jota asiakas voisi käyttää budjettinaan.
Tässä projektibudjettiesimerkissä emme sisällyttäneet riskibudjettia, muutosbudjettia, varabudjettia tai oletuksia, koska kyseessä on loppujen lopuksi vain kakku ja pyrimme pitämään asian yksinkertaisena.
Projektiarvion mallipohja
Jos etsit projektiarvion mallipohjaa, olet onnekas. Olemme luoneet tämän projektibudjetin mallipohjan verkkosuunnitteluprojektille, jonka hinta on $100k. Se vastaa luomaamme projektisuunnitelmaa, joten voit käyttää näitä kahta yhdessä.
Lataa mallipohja ja käytä sitä seuratessasi tämän oppaan loppuosaa.
Tiedostot sisältävät projektikustannusten arviointi- ja projektiarvion mallipohjat, joita voit muokata omiin projekteihisi sopiviksi. Jos etsit Excel-projektibudjetin mallipohjaa, olemme sisällyttäneet sen tähän pakettiin sekä yksinkertaisen projektiarvion tarkistuslistan.
5 asiaa, jotka on tiedettävä ennen projektiarvion laatimista
Oman arvion laatimista varten sinun on tiedettävä muutama asia. Työskenteletpä sitten yrityksen sisällä ja harkitset uutta projektia tiimillesi tai toiminnollesi tai työskentelet toimistossa ja sinut mahdollisesti palkataan asiakastyöhön, tässä ovat tiedot, jotka sinun kannattaa kerätä parhaan mahdollisen arvion laatimiseksi.
1. Määrittele projekti
Ennen kuin alat arvioida mitään, ensimmäinen asia, joka sinun on ymmärrettävä, on se, miksi projekti tehdään alun perin. Sinun on ymmärrettävä asiakkaan toimeksianto, mitä he yrittävät saavuttaa ja miksi.
Sinun on ymmärrettävä, millaisia tuloksia projektilta tavoitellaan ja miltä onnistuminen heidän näkökulmastaan näyttää. Ilman tätä strategisten tavoitteiden perustason ymmärrystä on vaikea tietää, mihin projektissa kannattaa keskittää työpanosta.
Jos projekti on luonteeltaan tekninen, pyydä kaikki mahdolliset tekniset tiedot. Jos kyseessä on esimerkiksi verkkosivustoprojekti, kysy, mille alustalle he haluavat rakentaa sivuston, missä se tullaan isännöimään ja millaista toiminnallisuutta tai integraatioita on kehitettävä.
Jos asiakkaasi ei vielä tiedä, sinulla on kaksi vaihtoehtoa: voit tehdä (ja dokumentoida) joitakin oletuksia tai suosituksia heidän nykyisen sivustonsa perusteella tai voit antaa arvioidun vaihteluvälin ja palata asiaan myöhemmin!
2. Kysy projektin budjetista
On hyvä tietää suurin piirtein asiakkaan budjetti ennen kuin alat tehdä mitään. Asiakas väittää usein, ettei tiedä projektinsa budjettia, jolloin sinun on keskusteltava muutamista vaihtoehdoista. Voisit kokeilla esittää muutamia lukuja ja arvioida asiakkaan reaktiota.
Sano esimerkiksi: ”Miltä sinusta tuntuisi käyttää tähän työhön $75,000?” Jos asiakas sanoo summan kuulostavan todella suurelta, tiedät, että sinun on tähdättävä alemmas. Jos taas tiedät projektin ymmärryksesi perusteella, ettet voi toteuttaa onnistunutta projektia kyseisellä summalla, voit lopettaa keskustelun tähän.
Vaikka kyse olisi sinulle ja potentiaaliselle asiakkaallesi uudesta alueesta, shekkien allekirjoittajalla pitäisi olla jonkinlainen käsitys siitä, kuinka paljon hän odottaa käyttävänsä tai kuinka paljon hänellä on lupa käyttää.
Tämän tiedon hankkiminen heti alussa säästää sinulta paljon aikaa ja edestakaista keskustelua sekä estää pettymyksen, joka syntyy, jos käytät tuntikausia sellaisen arvion tai ehdotuksen laatimiseen, joka ei vastaa asiakkaasi tarpeita.
3. Laadi projektille suunnitelma
Projektin arvioiminen on paljon helpompaa, jos sinulla on vähintään yksinkertainen projektisuunnitelma. Todellisuudessa sinun on muokattava projektisuunnitelmaa (ja projektiaikataulua) vastaamaan arviota, ja sinun on tarkennettava arviota vastaamaan projektisuunnitelmaa.
Kustannusarvion ja projektisuunnitelman välinen suhde on vastavuoroinen: ne täydentävät toisiaan. Jos ryhdyt suoraan laatimaan arviota ilman suunnitelmaa, huomaat nopeasti, että tarvitset sen tueksi projektisuunnitelman, jotta arviolla olisi mitään merkitystä.
Toisaalta nopeasta ylhäältä alaspäin etenevästä arviosta voi olla hyötyä myös projektin suunnittelussa. Ajattele sitä projektisuunnitelman luonnoksen kaltaisena. Sen tarkoitus on määrittää lähtökohta ja selvittää, kuinka paljon työpanosta voisit käyttää projektin eri vaiheisiin, jotta voit arvioida, saattaisiko projekti olla toteuttamiskelpoinen.
Yksi suunnitelman muu keskeinen osa, joka on erityisen tärkeä toimistoympäristössä laadittavissa arvioissa, on sen huomioiminen, ketkä työskentelevät projektissa ja kuinka paljon aikaa he käyttävät siihen.
Jos sinulla on esimerkiksi kolme verkkosivustojen parissa työskentelevää kehittäjää, joiden senioriteettitasot ovat erilaiset, he laskuttavat eri tuntihintoja (olettaen, että arvioit työtä tuntihinnan perusteella). Oletetaan, että kokenein kehittäjä laskuttaa $250/tunti, keskitason kehittäjä $175/tunti ja juniorikehittäjä $115/tunti.
Arviosi on perustettava siihen, kuka todennäköisimmin työskentelee tässä projektissa ja kuinka paljon aikaa arvelet heidän tarvitsevan kussakin vaiheessa tai kunkin projektin virstanpylvään saavuttamiseen.
Muista sisällyttää arvioosi myös jonkin verran laskutettavaa aikaa kokeneille johtajille työn konsultointia tai tarkistamista varten. Kyseessä voi olla esimerkiksi pääkehittäjä, joka tarkistaa koodia, tai luova johtaja, joka auttaa varmistamaan, että brändistandardeja noudatetaan oikein.
4. Tiedä, miksi laadit arvion
Laaditko arvion saadaksesi tarkan projektibudjetin? Vai laaditko arvion saavuttaaksesi tietyn summan? Yritätkö hankkia uutta liiketoimintaa tai myydä projektin tappiollisena houkuttimena saadaksesi myöhemmin lisää työtä? Haluatko investoida merkittävästi projektin alkuvaiheen määrittelyyn, jota voidaan hyödyntää tulevissa projektiryhmissä, vai onko kyseessä riskialtis tekninen projekti, jonka kehittämiseen pitäisi kohdistaa enemmän työtä?
Kustannusarviolla on aina jokin asiayhteys. Kokonaisuuden ymmärtäminen varmistaa, ettet tuhlaa aikaasi sellaisen asian tuottamiseen, joka saattaa olla teknisesti oikein, mutta täysin sopimaton projektiin.
5. Tiedä, millaisen arvion tarvitset
Ennen kuin asiakas hyväksyy projektibudjetin, budjetti on määriteltävä. Miten siis varmistat, ettet tuhlaa aikaa yksityiskohtaisen kustannusarvion laatimiseen, joka ylittää reilusti asiakkaan budjetin? Projektin eri vaiheissa voimme käyttää erityyppisiä arvioita.
Projektin kustannusarvioita koskevat usein kysytyt kysymykset
Milloin projektin kustannusarviot tulisi laatia?
Projektin kustannusarviot tulisi laatia projektia koskevan päätöksenteon tueksi. Niiden avulla tiimi tai asiakas voi päättää, lähdetäänkö projektia toteuttamaan, tai määrittää projektin lopullisen budjetin ennen sen käynnistymistä.
Projektin suunnittelun alkuvaiheissa saatat tarvita yleisluontoisemman karkean arvion ja myöhemmin yksityiskohtaisemman ja tarkemman projektikustannusarvion allekirjoitetun ja voimaan saatetun työlausuman tai sopimuksen laatimista varten.
Onko arvioinnilla merkitystä ketterissä projekteissa?
On, mutta sitä ei tehdä samalla tavalla kuin perinteisessä vesiputousprojektissa. Ketterässä projektinhallinnassa työ luokitellaan tuotejäämistöön ja toimitetaan sprinteissä. Sprintin suunnittelukokouksessa ominaisuuksille tehdään arvio sen suhteen, saadaanko ne valmiiksi sprintin aikana. Työn edetessä tuotejäämistöön lisätään uusia tehtäviä, ja tehtäviä voidaan poistaa, jos ne vanhentuvat.
Miten tämä siis voi toimia toimisto- tai sopimusprojektissa, jossa asiakkaalle on annettava työn kokonaishinta ja asetettava valmistumisaikataulu? Se voi olla haastavaa!
Onko projektit parempi yli- vai aliarvioida?
Yksi projektipäällikön vastuista on toteuttaa projektit kannattavasti ja budjetissa pysyen. Siksi helppo ja turvallinen vaihtoehto voi olla yliarvioida kustannukset ja lisätä arvioon runsaasti pelivaraa, jotta sinä ja tiimisi näytätte supertähdiltä, kun projektin kustannukset jäävät budjetin tasolle tai sen alle.
Budjetin paisuttamiseen liittyvä riski on kuitenkin se, että se voi maksaa toimistollesi koko projektin. Jos arvioit kustannukset liian korkeiksi, projekti saatetaan hylätä liian kalliina eikä sitä koskaan käynnistetä.
Jos taas päädyt toiseen ääripäähän ja aliarvioit mahdollisen projektin budjetin asiakkaan toiveisiin mukautumiseksi, vaarana on, että toimistosi tai tiimisi joutuu toteuttamaan projektin tappiolla tai tinkimään työn laajuudesta ja laadusta, jotta se saadaan toimitettua.
Todellinen vastaus: kulje arvioinnin nuoralla. Oikean tasapainon löytäminen liian korkean ja liian matalan arvion välillä auttaa hallitsemaan näiden kahden tekijän, turvallisuuden ja riskin, välistä jännitettä— näin syntyy kustannusarvio, jonka asiakas voi hyväksyä ja joka on samalla riittävän korkea, jotta pystyt toteuttamaan projektin budjetissa.
Lopullisen projektibudjetin hallinta
Kun olet määrittänyt budjetin ja asiakas on hyväksynyt sen, sinun on hallittava ja seurattava budjetin käyttöä koko projektin ajan. Voit käyttää projektinhallintaohjelmistoasi budjetin kohdentamiseen ja hallintaan sekä kaikkien tehtävien seurantaan.
Tähän on useita tapoja, joita emme ehdi käsitellä tässä artikkelissa kokonaisuudessaan. Emme kuitenkaan koskaan jättäisi sinua ilman resursseja budjetin hallintaan, joten tutustu artikkeleihimme projektinhallinnan elinkaaresta ja projektin laajuuden hallitsemattomasta kasvusta, jos kaipaat asiantuntijavinkkejä.
Tutustu tähän tosielämän esimerkkiin budjetinhallinnasta, jossa projektipäälliköllä oli käytettävissään lähes olemattomat varat.
Mitä seuraavaksi?
Tarvitsetko lisää apua projektin budjetointiin tai neuvoja projektibudjetin hallintaan? Tutustu Galenin artikkeliin keinoista parantaa projektin arviointiprosessia ja lue lisää siitä, miten tarkka ajanseuranta voi auttaa parantamaan projektibudjettejasi.
