Kuinka auttaa tiimin jäseniä työuupumuksen kanssa: 6 tapaa
Tunnista työuupumuksen merkit ajoissa: Työuupumukseen on helpompi puuttua, kun se havaitaan ajoissa tunnistamalla oireet, kuten tuottavuuden lasku, sitoutumattomuus ja työn laadun heikkeneminen.
Osoita empatiaa tiimiäsi kohtaan: Tiimisi jäsenten tunteiden ymmärtäminen ja hyväksyminen sekä avoimien keskustelujen edistäminen auttavat heitä pääsemään yli työuupumuksesta ja voivat ehkäistä sen syntymisen alun perinkin.
Seuraa työkuormia tarkasti: Tarkista säännöllisesti, mitä kunkin henkilön vastuulla on, pidä usein kahdenkeskisiä tapaamisia prioriteeteista keskustelemiseksi ja tasapainota sekä jaa tehtäviä uudelleen tarvittaessa projektinhallintaohjelmiston avulla.
Ole avoin palautteelle: Luo ympäristö, jossa tiimin jäsenet tuntevat olonsa mukavaksi kertoessaan ajatuksistaan, kuuntele aktiivisesti heidän esiin tuomiaan huolenaiheita ja toteuta tarvittavat muutokset, jotta tiimi pysyy sitoutuneena ja motivoituneena.
On normaalia kokea stressiä projektin parissa työskenneltäessä. Stressi ja sen aiheuttama adrenaliini voivat auttaa projektiryhmää saavuttamaan toimitus- tai määräajan.
Mitä kuitenkin tapahtuu, kun stressitekijöitä on liikaa ja ne alkavat vaikuttaa projektiin kielteisesti? Mitä tapahtuu, kun ryhmä on niin stressaantunut, että sen jäsenet uupuvat? Tässä artikkelissa käsitellään joitakin työuupumuksen varoitusmerkkejä sekä sitä, miten voit auttaa ryhmää välttämään sen.
Työuupumuksen merkit ryhmäsi jäsenissä
Ryhmäsi työuupumus voi aluksi olla hienovaraista, mutta ajan mittaan se käy selvemmäksi. Se voi vaikuttaa jäsenten ammatillisen elämän lisäksi myös heidän henkilökohtaiseen elämäänsä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Työuupumuksen fyysisten ja psyykkisten terveysvaikutusten lisäksi se voi aiheuttaa organisaatiolle myös rekrytointi- ja henkilöstön pysyvyyteen liittyviä ongelmia henkilöstön suuren vaihtuvuuden vuoksi.
Jotta tilanne, jossa työuupumus pahenee niin, että se vahingoittaa ryhmääsi fyysisesti, psyykkisesti ja emotionaalisesti, voidaan välttää, seuraavassa on yleisiä merkkejä, joita kannattaa tarkkailla.
1. Tuottavuuden lasku
Jos ryhmä kärsii työuupumuksesta, se näkyy sen työn tuloksissa. Merkkejä ovat muun muassa:
- Tuotoksen ja tehokkuuden väheneminen
- Tehtävien suorittamiseen kuluu enemmän aikaa kuin pitäisi
- Virheiden lisääntyminen
Jos huomaat, että ryhmän suoriutuminen heikkenee äkillisesti eikä muita ongelmia, kuten aikaan, kustannuksiin tai laajuuteen liittyviä rajoitteita, ole havaittavissa, ryhmä saattaa kärsiä työuupumuksesta.
2. Osallistumisen väheneminen
Vaikka kukaan ei voi olla täysin keskittynyt sataprosenttisesti koko ajan, useimmat projektiryhmät ovat yleensä sitoutuneita projektiin ja osoittavat kiinnostusta projektin tehtäviä kohtaan.
Jos ryhmä kuitenkin kärsii työuupumuksesta, saatat huomata sen osallistumisen vähentyneen esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- Kiinnostuksen puute ryhmän kokouksia tai keskusteluja kohtaan
- Vetäytyminen sosiaalisesta kanssakäymisestä ryhmän muiden jäsenten kanssa
- Aloitteellisuuden väheneminen tai haluttomuus ottaa uusia tehtäviä vastaan
- Poissaolot tai suunnittelemattomat poissaolot työstä
Jos työntekijöiden osallistuminen ryhmän toimintaan oli aiemmin hyvällä tasolla, mutta huomaat yhtäkkiä, ettei ryhmä enää ole kiinnostunut työstä, työuupumus voi olla syynä.
3. Fyysinen ja emotionaalinen uupumus
Työuupumus voi ilmetä monin tavoin, kuten fyysisenä, psyykkisenä ja emotionaalisena uupumuksena. Jos havaitset jotakin seuraavista, ryhmä saattaa kärsiä työuupumuksesta:
- Ryhmässä näkyvä väsymys tai stressi
- Ilmoitukset unihäiriöistä tai fyysisistä terveysongelmista
- Tunnepurkaukset tai epätavallinen ärtyneisyys
Jos havaitset ryhmässäsi jotakin näistä merkeistä tai huomaat muutoksen johonkin ryhmäsi jäsenen emotionaalisessa hyvinvoinnissa, kyse voi olla työuupumuksesta.
4. Työn laadun heikkeneminen
Projektiryhmäsi koostuu todennäköisesti parhaista ja lahjakkaimmista ihmisistä – he ovat erittäin taitavia ja kykeneviä työssään.
Kun siis huomaat työn laadussa merkittävän muutoksen, kannattaa pohtia, voiko työuupumus ilmetä seuraavilla tavoilla:
- Toimitetun työn laadun huomattava heikkeneminen
- Määräaikojen ylittyminen tai hätäisesti tehty työ
Kukaan ei halua tarkoituksella toimittaa huonolaatuista työtä, mutta jos ryhmään vaikuttaa muita tekijöitä, kuten työuupumus, tämä voi heikentää työn yleistä laatua.
5. Eristäytyminen
Riippumatta siitä, käyttääkö ryhmäsi ketterää vai vesiputousmallista projektin toimitusmenetelmää, viestintä, työntekijöiden osallistuminen ja yhteistyö ovat keskeisiä minkä tahansa projektin onnistumisen kannalta.
Jos alla oleva kuvaus vastaa ryhmän yhteistyön tilaa, työuupumus saattaa myötävaikuttaa tähän viestinnän ja yhteistyön puutteeseen:
- Ryhmän jäsenet työskentelevät siiloissa yhteistyön sijaan
- Avoimen viestinnän puute
- Vastausaktiivisuuden väheneminen
Jos tiimin jäsenet kokevat työuupumusta, he saattavat osoittaa eristäytymisen merkkejä.
Kuinka auttaa työuupumuksesta kärsiviä tiimin jäseniä
Tässä on kuusi vaihetta työuupumuksesta kärsivien tiimin jäsenten tai työntekijöiden auttamiseen.
1. Ota asia vakavasti
Työuupumus ja stressi ovat todellisia ongelmia. Työntekijöiden mielenterveys on yhtä tärkeä asia kuin projektin määräajassa valmistuminen tai kaupan saaminen päätökseen. Deloitten mukaan mielenterveysongelmat aiheuttavat Kanadassa keskimäärin 30–40 prosenttia lyhytaikaisen työkyvyttömyyden (STD) korvaushakemuksista ja 30 prosenttia pitkäaikaisen työkyvyttömyyden (LTD) korvaushakemuksista.
Tämä on todellinen ongelma, joka vaikuttaa organisaatioosi. Vaikka kyse ei ehkä ole jostakin, minkä voit fyysisesti havaita tiimissäsi, työuupumus ja siihen liittyvä stressi voivat vaikuttaa mieleen ja tunteisiin.
Stressin ja väsymyksen merkkien sivuuttaminen tai vähätteleminen voi olla vaarallista tiimillesi. Vaikuttavatko yleensä energiset tiimin jäsenet nykyään vetämättömiltä? Puuttuuko tiimiltä innostus? Voit auttaa suhtautumalla asiaan ja kaikkiin merkkeihin, kuten käyttäytymisen tai tapojen muutoksiin, vakavasti etkä jättämällä niitä huomiotta.
2. Lähesty heitä empaattisesti
On tärkeää, että tiimin jäsenet kokevat, että heillä on johtaja, joka ymmärtää, mitä he käyvät läpi. Empatia ja muiden aseman ymmärtäminen ovat tärkeitä autettaessa tiimin jäseniä käsittelemään työuupumusta.
Yritä ymmärtää, miltä sinusta saattaisi tuntua heidän asemassaan (pelokkaalta, ahdistuneelta, turhautuneelta) ja miltä työuupumuksen kokeminen voi tuntua. Empatia auttaa luomaan kulttuurin, jossa tiimin jäsenet voivat keskustella työuupumuksesta avoimesti johtajiensa kanssa ja jossa voidaan kehittää ratkaisuja.
3. Selvitä syy
Työuupumuksen syiden ymmärtäminen voi auttaa merkittävästi tiimin jäseniä käsittelemään sitä. Syitä voivat olla esimerkiksi:
- Epärealistiset projektiaikataulut ja suuri työmäärä
- Riittämättömät projektiresurssit (usein resursseja ei ole tarpeeksi)
- Asiakkaiden epäselvästi määrittelemä laajuus ja vaatimukset
- Tiimin sisäiset ristiriidat
Kun tiimin työntekijöiden työuupumukseen halutaan puuttua ja sitä ehkäistä, on tärkeää keskittyä ongelman perimmäiseen syyhyn eikä oireisiin.
4. Seuraa työkuormia tarkasti
Yksi tapa puuttua työuupumukseen on varmistaa, että tiimin työmäärä on tasapainossa eivätkä tiimin jäsenet joudu kohtuuttoman suuren työkuorman alaisiksi.
Yksi tapa toteuttaa tämä on käyttää projektinhallintaohjelmistoa, joka auttaa aikataulutuksessa ja resurssisuunnittelussa.
Asianmukainen resurssienhallinta voi auttaa varmistamaan, etteivät tiimin jäsenet tai resurssit ole ylikuormitettuja tai vajaakäytössä.
Myös säännölliset tilannekatsaukset tiimin kanssa (tai päivittäinen lyhyt seurantapalaveri, jos tiimisi työskentelee ketterästi) voivat auttaa seuraamaan tiimin työkuormaa, sillä ne lisäävät kaikkien tietoisuutta tehtävistä ja rajoitteista.
5. Luo työ- ja yksityiselämän tasapainoa tukeva tiimikulttuuri
Työuupumuksen ehkäisemiseksi tiimin johtajien tulisi pyrkiä luomaan työ- ja yksityiselämän tasapainoa tukeva kulttuuri. Aikataulut ovat tärkeitä, mutta niin ovat myös työntekijöiden hyvinvointi, terveys ja jaksaminen. Organisaation johdon ei pitäisi ainoastaan viestiä tätä, vaan myös toimia sen mukaisesti.
Yksi tapa tehdä tämä on määrittää yhteiset ydintyöajat ja joustavat työajat, joiden puitteissa tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä. Näin tiimin jäsenillä on päivän aikana joustovaraa järjestää työnsä haluamallaan tavalla tai sopia esimerkiksi henkilökohtaisista tapaamisista.
Johtajien tulisi myös pyrkiä suunnittelemaan toimintaa, joka edistää tervettä työ- ja yksityiselämän tasapainoa. Sosiaaliset tapahtumat, kuten ulkoilmapiknikit tai muut yhteiset tilaisuudet, voivat auttaa ehkäisemään työuupumusta.
Organisaatiot voivat myös kannustaa tiimin jäseniä pitämään PTO-vapaata ja ”irrottautumaan” työpaikasta ilman pelkoa siitä, että heidän suorituksensa kärsii. Monet organisaatiot tarjoavat tukea ja resursseja terveydenhuollon ja hyvinvoinnin etujen, kuten työntekijöiden tukiohjelmien (EAPs), muodossa.
Työnantajat voivat myös tarjota terveyttä ja hyvinvointia edistäviä palveluja ja muita etuja, kuten pääsyn neuvontapalveluihin tai korvauksia kuntoilusta (ja kannustaa aktiivisesti tiimiä käyttämään niitä).
Jos et ole varma siitä, mitä etuja työntekijöille on tarjolla työuupumuksen ehkäisemiseksi, kysy henkilöstöhallinnon kollegoiltasi.
6. Ole avoin palautteelle
Työuupumuksen ehkäisemiseksi ja torjumiseksi johtajien on oltava avoimia tiiminsä rehelliselle palautteelle. Heidän tulee kuunnella avoimesti ja tuomitsematta tiimin mahdollisesti kokeman työuupumuksen syitä ja oireita sekä sitoutua ryhtymään toimiin niiden käsittelemiseksi.
Tämä ei ainoastaan luo kulttuuria, jossa ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi viestiessään johtajiensa kanssa, vaan se voi myös luoda työ- ja yksityiselämän tasapainoa tukevan kulttuurin.
Samoin, jos työntekijöillä on palautetta työpaikan stressin kaltaisista asioista tai muista työntekijäkokemuksista, jotka voivat vaikuttaa työuupumukseen, heidän pitäisi voida keskustella niistä luontevasti johdon kanssa.
Vältettävät virheet
Älä panikoi! Se, että tiimissäsi saattaa näkyä joitakin työuupumuksen merkkejä, ei tarkoita, että maailmasi olisi romahtamassa. Työuupumuksen ehkäiseminen tiimissä edellyttää ennakoivaa ja tietoista lähestymistapaa. Tässä on joitakin yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää:
1. Varhaisten varoitusmerkkien sivuuttaminen
Omien stressin ja väsymyksen merkkien huomiotta jättäminen tai vähättely on huono asia, ja näiden merkkien sivuuttaminen muissa voi myös olla vaarallista. Kiinnitä huomiota tässä artikkelissa edellä mainittuihin työuupumuksen merkkeihin ja ryhdy toimiin niiden käsittelemiseksi.
Yksi helppo tapa tehdä tämä on keskustella tiimin kanssa säännöllisesti (joko koko ryhmän kesken tai kahden kesken tiimin jäsenten kanssa). Keskustele ihmistesi kanssa ja kysy heidän stressitasostaan sekä kaikista huolenaiheista tai ongelmista, joita heillä saattaa olla työpaikan kulttuuriin liittyen.
Ole avoin kuuntelemaan! Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksesi on kasvanut nopeasti—työuupumus liittyy usein nopeaan kasvuun ja organisaation muutoksiin.
2. Työkuorman hallinnan laiminlyönti
Tiimin jäsenten kuormittaminen liian monilla tehtävillä tai epärealistisilla määräajoilla ei yleensä ole hyväksi projekteille, sillä se voi johtaa työuupumukseen, työntekijöiden vaihtuvuuteen ja organisaation henkilöstön pitämiseen liittyviin ongelmiin. Työuupumuksen ehkäisemiseksi pyri tasapainottamaan työn jakautumista ja aikatauluttamaan resurssit tasapainoisesti koko tiimin kesken.
Samoin on tärkeää, että kaikki ymmärtävät, mitkä työt kuuluvat projektiin ja mitkä eivät, jotta voidaan hallita työkuormaa. Prioriteettien ja projektin laajuuden epäselvyys voi johtaa hämmennykseen ja liialliseen työmäärään.
3. Vapaa-ajan laiminlyönti
Kaikilla projekteilla on aikataulu, jolla on alkamis- ja päättymispäivä. Pyrkimys saavuttaa päättymispäivä ajoissa voi olla projektitiimille stressaavaa. Tiimin jäsenten voi olla hyvin helppoa olla pitämättä vapaata tai siirtää vapaan pitämistä työstä PTO:n ajaksi tai jopa välttää taukojen pitämistä työpäivän aikana.
Projektipäälliköiden tulisi kannustaa tietoiseen kulttuuriin, jossa taukojen ja lomien pitämiseen rohkaistaan. Kaikki suunnitellut poissaolot työstä (pyhäpäivät, PTO ja muut poissaolot, kuten mielenterveys- tai itsehoitopäivät) tulisi ottaa huomioon kokonaisuudessaan projektiaikataulussa.
Tämä auttaa tiimin jäseniä tuntemaan, että he voivat todella pitää tämän vapaan ja irrottautua työstä. Jos vapaan pitämiseen ei suhtauduta vakavasti tai sitä paheksutaan eikä työn ja yksityiselämän rajoja kunnioiteta, työajan ulkopuolella työskentelyn tai lomien väliin jättämisen kaltaiset käytännöt voivat muuttua normiksi, mikä voi aiheuttaa työuupumusta tai pahentaa sitä.
4. Johdon huono esimerkki
Sinä projektipäällikkönä ja muut organisaation johtajat voitte ehkäistä tiimin työuupumusta näyttämällä oikeaa esimerkkiä. Kun johtajat työskentelevät kohtuuttoman pitkiä työpäiviä tai eivät pidä taukoja, se antaa epäterveellisen esimerkin.
Tasapainoisen lähestymistavan puutteellinen mallintaminen työn ja elämän välillä on virhe, jota sinun tulisi välttää.
Älä romahda ja pala loppuun
Kun nyt osaat tunnistaa työuupumuksen varhaiset varoitusmerkit ja ehkäistä sitä tiimissäsi, mene keskustelemaan tiimisi jäsenten kanssa ja kysy, miten he voivat. Koskaan ei ole liian myöhäistä järjestää tiimille kahvitaukoa tai tietovisailtaa.
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä hyviä käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
