Etäprojektinhallinta digitaalisissa projekteissa: vuoden 2026 opas
Etäprojektien hallinta on kuin kissojen paimentamista, paitsi että kissat ovat kaikki eri kaupungeissa ja sinun tehtäväsi on saada ne koottua yhteen. Monella tavalla se muistuttaa tavallista projektinhallintaa, mutta se tapahtuu etänä videoneuvottelujen ja digitaalisten yhteistyötyökalujen avulla.
Käsittelen hyvän projektinhallinnan yksityiskohtia etätiimeissä ja tuon esiin joitakin sudenkuoppia, joihin todennäköisesti törmäät. Minulla on myös muutamia suosituksia parhaista projektinhallintaohjelmistoista, joita voit käyttää.
Mitä etäprojektien hallinta on?
Etäprojektien hallinta on projektinhallintaa etänä. Kun tiimit ovat hajallaan eri puolilla maailmaa, ovatpa ne sitten kaupungin vastakkaisilla puolilla tai eri mantereilla, suuria projekteja on silti koordinoitava.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi valita etätiimit projekteihin?
Tässä on joitakin yleisiä syitä valita etäprojektien hallinta silloinkin, kun sinulla on vaihtoehtoja.
1. Fyysinen etäisyys
Yritykselläsi voi olla tiimejä eri puolilla maailmaa: pääkonttori San Franciscossa, konsultteja Bostonissa ja myyntiedustaja Houstonissa. Teidän ei enää tarvitse olla samassa toimistossa; projektinhallintaohjelmisto yhdistää tiimit ikään kuin ne olisivat saman rakennuksen eri kerroksissa.
2. Eri aikavyöhykkeet
Teidän ei tarvitse edes olla samalla aikavyöhykkeellä saadaksenne työt tehtyä yhdessä. Hyvän projektinsuunnitteluohjelmiston avulla voit siirtää työskentelyaikaa niin, että tehtävät jäävät seuraavan henkilön jatkettaviksi ja työstettäviksi riippumatta siitä, milloin hän on käytettävissä.
3. Osaamisen monimuotoisuus
Voit palkata tiimin jäseniä mistä tahansa sen sijaan, että olisit rajattu oman kaupunkisi osaajiin. Se on hyödyllistä myös tiimisi osaamisaukkojen täyttämisessä. Sen sijaan että lennättäisit jonkun maan toiselta puolelta tai siirtäisit työntekijän toisesta tiimistä, voit ottaa etätyöntekijän mukaan ja hyödyntää hänen asiantuntemustaan mahdollisimman vähällä vaivalla.
4. Maailmanlaajuiset pandemiat ja muut epätodennäköiset tapahtumat
Jos esimerkiksi maailmanlaajuinen pandemia sulkee toimistosi, etätiimi voi olla pelastus. Kokoa etätyöntekijöitä projekteihin ja harjoittele etätyöskentelyä jo ennen hätätilannetta. Näin olet valmis siirtymään etätyöhön, jos jotain tapahtuu.
Etäprojektien hallinnan hyvät ja huonot puolet
Ennen kuin kokoat etätiimisi ja ryhdyt töihin, tutustu etäprojektien hallinnan hyviin ja huonoihin puoliin.
8 etäprojektien hallinnan hyvää puolta
- Joustavuus: Etätiimien kanssa työskentely vaatii joustavuutta. Sen sijaan, että etäprojektitiimi työskentelisi perinteisen toimiston hyvin jäsennellyssä ympäristössä, se voi työskennellä kohtuuden rajoissa silloin, siellä ja siten kuin haluaa.
- Tuottavuus: Etäprojektitiimin kanssa työskentely tekee kaikista entistä tuottavampia. Kaikille toimistoille tyypilliset häiriötekijät ja ärsykkeet heikentävät tuottavuutta tavalla, jota ei tapahdu työskenneltäessä kuuden jalan päässä omasta jääkaapista.
- Kustannustehokkuus: Toimistot ovat myös kalliita. Oletetaan, että sinulla on projekti, joka tarvitsee 20 tiimin jäsentä. Onko sinulla heille toimistotilaa? Entä toimistosi 10 muuta projektipäällikköä, jotka kaikki tarvitsevat 20 henkilöä? Etätyöskentely siirtää yleiskustannuksesi muualle ja säästää paljon rahaa.
- Osaajat: Etäprojektien avulla voit etsiä maailman parhaita osaajia eri mantereilta ja ottaa heidät mukaan tarpeen mukaan. Voit jopa koota yhteen alihankkijoita, eri yrityksissä työskenteleviä henkilöitä tai freelancereita, jos löydät heitä, ja saada lähes jokaiseen projektisi tarvitsemaan tehtävään alan parhaat osaajat.
- Näkökulmat: Etätiimit tuovat yhteen erilaisia näkökulmia. Kun suuressa tiimissä on monenlaisia ihmisiä, ongelmia voidaan tarkastella joka suunnasta, mikä synnyttää uusia ratkaisuja, joita et ehkä olisi koskaan tullut ajatelleeksi pelkän tavanomaisen toimistotiimin kanssa.
- Tyytyväisyys: Ihmiset kertovat usein olevansa tyytyväisempiä, kun he voivat työskennellä kotoa käsin. Zoomin kautta tehtävissä etätöissä ihmiset voivat työskennellä omaan tahtiinsa ja vaihtaa tehtävästä toiseen haluamallaan tavalla. Nämä ovat kaksi merkittävintä työtyytyväisyyteen vaikuttavaa tekijää.
- Pysyvyys: On itsestään selvää, että tyytyväisemmät ja tuottavammat ihmiset pysyvät pidempään kuin työssä, joka tarjoaa vähemmän tyytyväisyyttä. Etätiimit tarjoavat kaiken, mitä ihmiset tarvitsevat pysyäkseen työssään sen sijaan, että he etsisivät jatkuvasti parempaa mahdollisuutta jostain muualta.
- Säästöt: Etänä johdetut projektit eivät säästä ainoastaan rahaa, vaan etätiimit säästävät myös aikaa ja tilaa sekä vähentävät turhautumista, sillä ne voivat työskennellä sijainnistaan riippumatta lähes mahdollisimman tehokkaasti.
7 etäprojektinhallinnan haittaa
- Viestintä: Toimistossa viestintä voi olla niinkin yksinkertaista kuin työkaverin puoleen kumartuminen ja huutaminen, mutta eri sijainneissa tai kaupungeissa olevien ihmisten välinen viestintä voi olla haastavampaa. Jos hallinnoimasi projekti edellyttää paljon osapuolten välistä yhteydenpitoa, se voi aiheuttaa ylimääräistä vaivaa.
- Aikataulutus: Jos viestintä voi olla vaikeaa etätiimin kesken, aikataulutus voi olla vielä hankalampaa. Jos esimerkiksi osa tiimistä työskentelee San Franciscossa ja useat muut Euroopassa tai Australiassa, kaikkien saaminen yhteen tiimikokoukseen on melkoinen urakka.
- Vastuuvelvollisuus: Vastuuvelvollisuusjärjestelmän luominen auttaa tiimin jäseniä parantamaan työnsä yleistä laatua. Vastuuvelvollisuuden kehittäminen etäprojektissa ei kuitenkaan ole helppoa, ja monet pienet asiat jäävät todennäköisesti joko huomaamatta tai niiden korjaaminen on liian työlästä.
- Yhteistyö: Luonteva yhteistyö on vaikeampaa. Kasvokkain tiimin jäsenet voivat viettää aikaa yhdessä ja kehittää ideoita jopa tauon aikana. Etäprojekteissa näin ei tapahdu. Projektin Discord-palvelimen, Slack-kanavan tai muun kanavan perustaminen yhteistyön edistämiseksi kannattaa.
- Edistyminen: Etätyöskentely asettaa sinut luottamussuhteeseen tiimin jäsenten kanssa. He yleensä raportoivat itse edistymisestään, kunnes projektin tavoitteet on saavutettu ja tuote toimitettu, tai kunnes huomaat vain muutama tunti ennen määräaikaa, että projektissa on tapahtunut vakavia viivästyksiä.
- Yrityskulttuuri: Vahvan yrityskulttuurin kehittäminen auttaa tiimejä integroitumaan sujuvasti. Kun kaikki ovat samassa toimistossa, ihmiset löytävät yhteisen sävelen yhteisten odotusten, viitekehysten ja sääntöjen ympärillä. Tätä on hankala kehittää, kun tiimisi jäsenet eivät näe toisiaan päivittäin samassa toimistossa.
- Johtaminen: Etäisyys sinun ja tiimien välillä vaikeuttaa lähes kaikkia johtamistehtäviäsi ja muuttaa kokoukset kärsivällisyyden ja kekseliäisyyden kokeiluiksi. Kun johdat tiimiä etänä, sinulla on vähemmän resursseja kuin toimistossa työskennellessäsi saattaisi olla. Tätä voidaan lieventää asianmukaisella etätiimien resurssienhallinnalla.
8 vinkkiä etätiimien johtamiseen
- Aseta selkeät odotukset: Selkeiden odotusten asettaminen suorituskyvylle, viestinnälle ja projektin aikataululle heti alusta alkaen auttaa ehkäisemään väärinkäsityksiä ja vältettävissä olevia virheitä projektin edetessä. Jos esimerkiksi tarvitset verkkokehittäjää tekemään hieman perustason HTML-suunnittelutyötä rakentamasi sivuston etuosassa, laadi strategia jo varhaisessa vaiheessa varmistaaksesi, että hän tietää ylimääräisistä vaatimuksista ja siitä, miten hän saa tarvitsemansa avun.
- Järjestä säännöllisiä kokouksia: Odotusten asettaminen on hyvä tapa saada kaikki samalle sivulle, mutta jotta he pysyvät siellä, sinun on tavattava tiimisi jäseniä jatkuvasti ja järjestettävä säännöllisiä seurantatapaamisia. Järjestä kokouksia vähintään viikoittain keskustellaksesi projektin aikana esiin nousseista pienistä ongelmista, äläkä epäröi kutsua koolle ylimääräisiä kokouksia tarvittaessa pienien kriisien ratkaisemiseksi.
- Luo vakiintuneet viestintäkanavat: Kokousten järjestäminen on hyvä asia, mutta niiden välillä on pystyttävä viestimään vapaasti, joten kaikilla sidosryhmillä on oltava tapa saada yhteys toisiinsa nopeasti. Ennen vanhaan vaihdettiin puhelinnumeroita. Nykyään etäviestintätyökalut voivat tarjota projektikohtaisen keskustelukanavan välitöntä viestintää varten, kun taas sähköposti sopii hyvin yksityiskohtaisempaa viestintää edellyttäviin tiimiviestintätilanteisiin.
- Kannusta itsenäisyyteen: Et johda etäprojekteja siksi, että haluaisit valvoa kaikkea, eivätkä tiimiesi jäsenet ole mukana siksi, että heitä pitäisi mikromanageerata. Kannusta itsenäiseen toimintaan ja oma-aloitteisuuteen aina kun mahdollista. Tämä on yksi niistä alueista, joilla etäprojektinhallinta loistaa, sillä sen rakenne suosii itsenäisiä freelancereita .
- Pidä yhteyttä tiimisi jäseniin: Vaikka on hienoa olla asioihin puuttumaton esihenkilö, ihmisten johtaminen tarkoittaa silti, että sinun on seurattava, mitä tapahtuu. Suunnittele käyväsi tiimisi jäsenten luona aika ajoin, vaikka kyse olisi yllättävästä puhelusta, jotta voit tarkistaa heidän tilanteensa ja selvittää, miten asiat etenevät.
- Torju häiriötekijöiden hirviö: Ihmiset häiriintyvät hyvin helposti. Jopa toimistolla tutkimukset osoittavat, että keskivertotyöntekijä häiriintyy työpäivän aikana jostakin 6–8 kertaa, mikä kuluttaa noin 28 % ajasta, jonka pitäisi olla tuottavaa. Kotoa työskentely on häiriötekijöiden lähde, ja tarvitset suunnitelman auttaaksesi tiimiäsi torjumaan niitä.
- Perusta työ tuloksiin: Tätä ei ehkä tarvitse sanoa, mutta työn lopputulokseen keskittyminen on ainoa tapa viedä projektit kunnialla päätökseen. Etätiimien käytön suuri etu on niiden tarjoama joustavuus työn toteutustavassa. Vaikka tämä on hyödyllistä, se käytännössä pakottaa sinut pitämään silmäsi toimitettavissa tuotoksissa ja pyrkimään noudattamaan projektikalenteriasi. Lopputuloksiin, ei prosesseihin tai yksityiskohtiin, keskittyminen säästää valtavasti vaivaa ja aikaa.
- Kärsivällisyys on hyve: Kaiken muun ohella sinun on oltava kärsivällinen. Kaikki ei tule sujumaan hyvin, riippumatta siitä, kuinka kovasti työskentelet tai kuinka hyvä etäprojektisuunnitelmasi on. Ole kärsivällinen kaikkia tiimisi jäseniä kohtaan ja anna prosessien edetä luonnollisesti. Pyydä apua, kun tarvitset sitä, mutta ole myös kärsivällinen itseäsi kohtaan.
Löydät lisää etäprojektinhallinnan parhaita käytäntöjä täältä.
Välttämättömät työkalut projektien etähallintaan
Etäprojektinhallinta tuli mahdolliseksi vasta digitaalisen viestinnän yleistymisen myötä. Jotkin parhaista uusista teknologioista ovat saatavilla itsenäisinä projektinhallintasovelluksina, joita voit käyttää monin eri tavoin kootaksesi tiimisi yhteen ja auttaaksesi heitä saavuttamaan tavoitteesi. Nämä etätiimien projektinhallintatyökalut tarjoavat yleensä erityisiä ominaisuuksia ja toimintoja etätiimien ainutlaatuisten tarpeiden tukemiseen.
Tässä on muutamia hyödyllisiä ohjelmistotyökaluja, joita voit ottaa käyttöön ja kokeilla seuraavassa projektissasi.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Löydät lisää etätyöhön ensisijaisesti suunniteltuja SaaS-projektinhallintatyökaluja täältä.
Mitä seuraavaksi?
Jos tarvitset lisää apua projektien hallintaan etänä, liity muiden digitaalisten projektipäälliköiden joukkoon yhteisössämme. Saat pääsyn Slack-keskusteluun, jossa voit jakaa resursseja ja parhaita käytäntöjä, sekä yli 100 mallipohjaan, näytteeseen ja esimerkkiin.
