6 projektipäällikköä kertovat meille epäsuosittuja mielipiteitään projektinhallintaohjelmistoista
Projektinhallintaohjelmistoja on kaikkialla – ja niin on myös niitä koskevia vahvoja mielipiteitä. Pyysimme käytännön työtä tekeviä projektipäälliköitä ja operatiivisen toiminnan johtajia kertomaan näkemyksistä, joita he eivät aina kehtaa sanoa ääneen. Omien työkalujensa käytön rajoittamisesta alan suosikkien nimeämiseen – tässä on heidän todellinen mielipiteensä.
Kenelle nämä työkalut oikeastaan on suunniteltu?
Projektinhallintatyökalu on projektipäällikköä varten – ei ketään muuta varten
Useimmat projektipäälliköt kertovat, että projektin näkyvyys on hyvä asia – mitä useampi ihminen näkee projektisuunnitelman, sitä parempi. Jeff Chamberlain, Frederick Countyn hallinnon laajakaistapalveluiden ja PMO:n johtaja, esittää kuitenkin vastakkaisen näkemyksen.
Hän hallinnoi projektejaan tiukan käyttöoikeuskäytännön mukaisesti: projektinhallintaohjelmisto pysyy hänen käytössään, ja kaikki muut saavat tiedot muodossa, jota he voivat todella hyödyntää. "Se on ehkä hieman epäsuosittu mielipide, mutta projektinhallintatyökalu ei ole ketään muuta kuin projektipäällikköä varten", hän sanoo. "Ja kaiken työkalusta saatavan tiedon on oltava muodossa, jota ihmiset voivat käyttää yhdenvertaisesti... Eli epäsuosittu mielipide, mutta minä saan käyttää työkalua ja sinä et."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektinhallintatyökalu ei ole ketään muuta kuin projektipäällikköä varten.
Chamberlainille työkalun eheyden suojaamisessa ei ole kyse kontrollista – kyse on monimutkaisten aikataulujen pitämisestä selkeinä ja tiedon toimittamisesta sidosryhmille tavalla, joka todella palvelee heitä.
Työkalut on suunniteltu ostajille, ei käyttäjille
Useimpien projektinhallintaohjelmistojen myyntitapaan sisältyy jännite – ja Yonelly Gutierrez, Palo Alto Networksin vanhempi ohjelmapäällikkö, on huomannut sen. Ohjelmiston ostavat ja sitä päivittäin käyttävät ihmiset ovat harvoin samoja, ja hänen mukaansa tämä näkyy tuotteessa.
"Mielestäni työkalut keskittyvät joskus liikaa korkean tason hallintoon, raportointiin ja koontinäyttöihin", hän sanoo ja lisää, että projektinhallintatyökalut "pitäisi suunnitella niitä päivittäin tosiasiallisesti käyttäviä projektipäälliköitä ajatellen, ei niinkään ohjelmiston ostamisesta päättäviä korkean tason henkilöitä varten". Hänen näkemyksensä mukaan tuloksena on ohjelmisto, joka näyttää vaikuttavalta myyntiesittelyssä mutta aiheuttaa kitkaa sitä päivittäin käyttäville ammattilaisille.
[Projektinhallintatyökalut] pitäisi suunnitella niitä päivittäin tosiasiallisesti käyttäviä projektipäälliköitä ajatellen, ei niinkään ohjelmiston ostamisesta päättäviä korkean tason henkilöitä varten.
Kaiken tekemiseen pyrkimisen ongelma
Kaikki yhdessä -työkalun unelma on myytti
Yhden kaiken hoitavan alustan – tikettien, aikataulujen, viestinnän ja raportoinnin – houkuttelevuus on ilmeinen. Chamberlainin mukaan todellisuus on vähemmän vakuuttava.
“Monet haluavat, että heidän tikettijärjestelmänsä ja projektinhallintajärjestelmänsä ovat sama asia”, hän selittää. “Enkä tiedä, että yksikään yritys tekisi sitä hyvin." Kaiken tekevä mutta mitään täydellisesti hallitsematon työkalu on yhtä vanha tarina kuin aika.
Matthew Foxille, Fox Consultingin vanhemmalle projektipäällikölle ja operatiivisen toiminnan asiantuntijalle, ClickUp on hyvä esimerkki työkalusta, joka yrittää ulottaa toimintansa liian pitkälle. "ClickUp yrittää tällä hetkellä korvata monia työkaluja. Se ei kuitenkaan ratkaise loppukäyttäjien ongelmia kovin hyvin", Fox sanoo. "Se, että työkalu pystyy johonkin, ei tarkoita, että sen pitäisi tehdä niin."
Pelkästään se, että työkalu pystyy johonkin, ei tarkoita, että sitä pitäisi käyttää.
Täydellinen integrointi voi tappaa luovuuden
Liian monet integraatiot voivat johtaa samanlaiseen ongelmaan kuin ”kaiken kattava” työkalu. Point Blankin operatiivinen johtaja Julia Rajic koki omakohtaisesti, mitä tapahtuu, kun tiimi tulee liian riippuvaiseksi täysin integroidusta järjestelmästä. Tehokkuuden lisäämiseen tähtäävästä muutoksesta seurasi lopulta jotain odottamatonta hänen tiiminsä kulttuurille.
”Siirryin erillisistä järjestelmistä ja työkaluista täysin, täysin integroituun järjestelmään”, hän kertoo, ja ”tilanne meni siihen pisteeseen, että ihmiset sanoivat: ‘En tee sitä ennen kuin minulla on siihen tehtävä.’ tai ‘En ajattele laatikon ulkopuolelta, ole luova tai ratkaise ongelmia, koska tämä tehtävä ei käske minua tekemään niin.’” Hänen mukaansa tarkistuslista oli korvannut ajattelun.
Työkalu ei oikeastaan koskaan ole ongelma
Alustan vaihtaminen ei korjaa rikkinäistä prosessia
Melody MacKeand Consultingin perustaja Melody MacKeand näkee eri toimistoissa toistuvasti saman kaavan: kun jokin ei toimi, vaistomainen reaktio on syyttää ohjelmistoa ja etsiä uusi. Hänen mielestään tämä vaisto on väärä.
”Näen paljon toimistoja vaihtamassa alustoja joka vuosi siinä toivossa, että alusta ratkaisee jonkin ihmisten prosessiin liittyvän ongelman”, hän kertoo. ”Todellisuudessa mikä tahansa työkalu voi olla hyödyllinen ja mikä tahansa työkalu voi olla haitallinen. Kyse on siis todella rakenteista ja järjestelmistä, joita otat käyttöön, minkä jälkeen työkalu tukee niitä.” MacKeandin näkemyksen mukaan työkalu ei koskaan ole ongelman perimmäinen syy — ja sen vaihtaminen ilman taustalla olevien rakenteiden korjaamista siirtää ongelman vain uuteen paikkaan.
Mikä tahansa työkalu voi olla hyödyllinen ja mikä tahansa työkalu voi olla haitallinen. Kyse on siis todella rakenteista ja järjestelmistä, joita otat käyttöön, minkä jälkeen työkalu tukee niitä
Loistava projektipäällikkö pystyy työskentelemään millä tahansa työkalulla
Sama logiikka pätee myös yksittäisiin ammattilaisiin. Celeste Consulting Inc:n perustaja ja pääkonsultti Sabrina Di Paulo torjuu ajatuksen, että oikea ohjelmisto voisi pelastaa vaikeuksissa olevan projektin.
”Uskon, että projektipäällikköinä ajattelemme työkalun voivan pelastaa meidät”, hän sanoo, ”mutta projektipäällikkönä ajattelen myös, että yksi tärkeimmistä taidoista on sopeutumiskyky, ja sinun pitäisi pystyä käyttämään melkein mitä tahansa työkalua.”
Project Revolutionin johtamis- ja projektipäällikkökouluttaja Jeremiah Hammon vie asian vielä pidemmälle ja väittää, että paremman ohjelmiston etsiminen vie usein huomion todellisen osaamisen kehittämisestä. ”Monet meistä juoksevat etsimässä uusinta ja parasta työkalua ymmärtämättä, että jos ymmärrämme, miten kaikki tämä yhdistetään, mikä tahansa työkalu toimii hyväksemme”, hän sanoo. ”Voit laittaa minut Asanaan, voit laittaa minut Jiraan, voit laittaa minut mihin tahansa... samat menetelmät toimivat.”
Työkalu ei tee projektipäällikköä
Projektinhallintaohjelmistot kehittyvät jatkuvasti — uusia alustoja julkaistaan, nykyiset laajentavat ominaisuuksiaan, ja keskustelu siitä, mikä työkalu on paras, jatkuu jokaisen tiimin Slack-kanavalla ja LinkedInin kommenttiosioissa.
Mutta haastattelemamme projektipäälliköt eivät odota täydellistä ratkaisua. He ovat jo ymmärtäneet, että työ tulee tehdyksi ajattelun, sopeutumiskyvyn ja taustalla olevien järjestelmien ansiosta — ei sen vuoksi, mitä näytöllä näkyy. Työkalu on vain työkalu.
Haluatko lisää tällaisia näkemyksiä? Luo maksuton DPM-tili, niin kuulet lisää näiden kaltaisilta asiantuntijoilta.
