Voiko psykologia tehdä sinusta paremman projektipäällikön?

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Projektien persoonallisuudet. Meille kaikille todennäköisesti tulee jotakin mieleen, kun nämä kaksi sanaa yhdistetään. Ehkä annoit lempinimen eräälle sidosryhmän jäsenelle, joka ei koskaan pystynyt tekemään päätöstä, tai ehkä pelasit muotisana-bingoa aina, kun kyseinen asiakasvastaava esitteli tiimin työn. Ehkä kerran järjestitte suuret juhlat, kun muuten ilmeetön projektin sponsori hymyili hieman ja sanoi: ”Hyvää työtä, kaikki.”

Se on kaikki hauskaa, mutta tässä on asian ydin: projektipäällikköinä näiden persoonallisuuksien navigointi kuuluu työhömme. Se on keskeinen osa osaamistamme. Se on vaikeasti mitattava asia, joka saa meidät onnistumaan tai epäonnistumaan projektien onnistuneessa toimittamisessa.

Miksi sitä ei siis opeteta muodollisessa projektinhallintakoulutuksessa? Voiko sitä opettaa?

Jos olet joskus kamppaillut projekteihisi liittyvien erilaisten ihmisten oikkujen ja vivahteiden kanssa, jatka kuuntelemista.

Sukellamme syvälle joihinkin luonnollisiin tapoihin kehittää ihmiskeskeistä lähestymistapaa sidosryhmien hallintaan hyödyntämällä yhteiskuntatieteitä, omia elettyjä kokemuksiamme ja jopa populaarikulttuuria, jotta projektisi tuntuisivat vähemmän Dilbert-sarjakuvalta ja enemmän kohtaukselta elokuvasta Cool Runnings.

Kiitos, että kuuntelet. Nimeni on Galen Low, ja edustan Digital Project Manageria. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamista, vahvistamaan itseluottamusta ja verkostoitumaan, jotta voimme johtaa projektejamme tarkoituksellisesti ja vaikuttavasti. Jos haluat kuulla lisää, vieraile osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Hei kaikille — kiitos, että vietätte aikaa kanssamme DPM-podcastissa.

Vieraana on tänään kokenut IT-ohjelmapäällikkö, joka suhtautuu intohimoisesti yhteiskuntatieteiden ja teknologian maailmojen yhdistämiseen. Hänellä on PMP- ja CSM-sertifikaatit sekä humanististen tieteiden maisterin tutkinto, ja nykyään hän on erikoistunut laadulliseen tutkimukseen ja analytiikkaan sekä konsultoi projektinhallinnassa ja pienyritysten teknologiastrategioissa Capterrassa.

Työn ulkopuolella hän kilpailee esteratsastuksessa ja rakastaa hyvää psykologista kauhuelokuvaa.

Toivottakaa tervetulleeksi Olivia Montgomery. Hei, Olivia!

Olivia Montgomery: Hei, kiitos Galen, että kutsuit minut. On todella hienoa olla täällä. DPM on ollut resurssi, jota olen hyödyntänyt suurimman osan urastani, joten olen todella innoissani saadessani olla mukana.

Galen Low: Mahtavaa, että olet täällä. Olen iloinen kuullessani, että olet fani. Olen myös vaikuttunut siitä, mitä olet tehnyt urallasi, ja palaamme siihen vielä. On hienoa saada sinut mukaan ohjelmaan. Matkan varrella huomasimme myös, että meillä on jotakin muutakin yhteistä: elokuvat.

Kerroithan minulle, että ennen projektipäällikön uraasi halusit itse asiassa kuvaajaksi?

Olivia Montgomery: Kyllä. Rakastan elokuvia. Pidän siitä, että voin tarkastella, miten niissä luodaan tunnelma ja millä tavalla ne kuvataan. Rakastan sitä ehdottomasti.

Galen Low: Pidän siitä. Oma taustani on elokuvaopinnoissa, ja ennen kuin halusin projektipäälliköksi, halusin itse asiassa leikata elokuvatrailereita. Se oli unelmatyöni. Siinä pieni katsaus minuun.

Kuulin myös eräältä tuttavalta, että hallinnoit yhtä monimutkaisimmista ja samalla järjestelmällisimmistä taulukkolaskentataulukoista, joita hän on koskaan nähnyt. Pidätkö itseäsi Excel-guruna?

Olivia Montgomery: Guruna? En tiedä, mutta Excel on luultavasti kaikkien aikojen suosikkiohjelmani.

Tiedän, että se kuulostaa oudolta, mutta mikään muu ohjelma ei ole koskaan pystynyt käsittelemään yhtä paljon dataa ja auttamaan minua yhtä hyvin. Se nopeuttaa asioita. Käytän sitä joskus jopa laadullisen, en vain määrällisen, datan analysointiin. Se on uskomaton. Rakastan sitä. Sille ei ole todellista korvaajaa.

Galen Low: Tiedätkö mitä? Olen täysin samaa mieltä.

Minusta tuntuu, että se heijastaa aivojemme rakennetta. En tarkoita tätä tieteellisestä näkökulmasta, mutta joinakin päivinä ajattelen taulukkolaskentataulukoissa ja näen niistä unta. Taulukossa on jotakin lohdullista. Olen siis täysin kanssasi samaa mieltä.

Olivia Montgomery: Kyllä, ehdottomasti. Parasta.

Galen Low: Jumala siunatkoon taulukkolaskentataulukoita.

Hyvä on, mennään asiaan. Olemme viime aikoina keskustelleet laajasta persoonallisuuksien kirjosta, joka liittyy nykyajan yritysten IT-ohjelmiin. On tärkeää, että projektinhallintataidot ovat vahvoja, mutta yhtä tärkeää on hallita ihmisten kanssa toimiminen, jotta tuloksia voidaan saada aikaan tehokkaasti.

Aloitetaan kuitenkin siitä, että kertoisit hieman ammatillisesta minästäsi. Halusitko nuorena projektipäälliköksi, kuten minä?

Olivia Montgomery: Älä nyt. Ei, älä järkyty, mutta en halunnut. Haaveilin englannin professorin urasta. Sitä halusin aina tehdä, mistä myös taustani kertoo. Halusin kuitenkin myös voimistelijaksi. Halusin olympialaisiin esteratsastajana.

Projektinhallinta ei ollut tutkallani edes yliopistossa. Hyppäsin projektinhallinnan ja IT:n pariin melko nopeasti valmistumiseni jälkeen. Otin työpaikan maksunkäsittely-yhtiöstä, joka kirjoitti myös Shift4-nimistä kirjanpito-ohjelmistoa.

Yhtiö on viime aikoina ollut uutisissa, sillä sen toimitusjohtaja kiersi parhaillaan Maata kolmen päivän ajan ensimmäisellä siviililennolla avaruuteen. Se on siis melko innovatiivinen yritys, ja olen ylpeä siitä, että sain opetella IT-alan perusteet siellä. Heidän ohjelmistokehitystiiminsä työskenteli Scrum-tyylisesti. Opin, mitä Scrum on, miten tiimit työskentelevät yhdessä ja mikä JIRA on.

Rakastin sitä. Kokemukseni siellä oli todella hieno. Sen jälkeen aloitin konsultoinnin liiketoiminta-analyytikkona: keräsin käyttäjävaatimuksia, kirjoitin laadunvarmistuksen testiskriptejä, ja kaikki kehittyi siitä eteenpäin.

Galen Low: Pidän tuosta. Kovin moni ei varmasti voi sanoa, että entisen työnantajan toimitusjohtaja kelluu tai kiertää parhaillaan avaruudessa. Hienoa.

Olivia Montgomery: Se on aika hienoa.

Galen Low: Mahtavaa. Niille, joita avaruus kiinnostaa: Netflixissä on nyt dokumentti Inspiration4-lennosta. Dokumentti on episodimainen, kokonainen ohjelma, eikö niin?

Olivia Montgomery: Kyllä, kokonainen ohjelma.

Galen Low: Todella siistiä. Hän on siis avaruudessa. Mahtavaa.

Palataan aiheeseen. Kun kerran opit Scrumista ja IT:stä, voisitko kertoa hieman projekteista ja ohjelmista, joita olet aiemmin johtanut?

Olivia Montgomery: Tietysti. Kun puhun ensimmäisestä ”virallisesta” projektistani, olin liiketoiminta-analyytikkona IT-projektipäällikön alaisuudessa IT-projektinhallintatoimistossa, ja minut palkattiin, kun yritys valmistautui listautumaan pörssiin.

Heidän täytyi uudistaa ERP-järjestelmänsä ja korvata se SOX-vaatimusten mukaisella järjestelmällä. Kaikki piti saada valmiiksi ennen listautumista. Määräaika oli tiukka ja onnistuminen kriittistä, ja pidin siitä todella paljon. Yritys osti myös monia muita yrityksiä, ja niitä tuotiin jatkuvasti osaksi kokonaisuutta. Olin projekteissa auttamassa niiden järjestelmien integroinnissa, korvaamassa järjestelmiä ja poistamassa käytöstä sellaisia, joita emme halunneet.

Jos järjestelmät säilytettiin, ne piti integroida olemassa olevaan datajärveen. Työskentelyni aikana yritys alkoi myös rakentaa asuntoja ja käynnisti kokonaan uuden liiketoiminta-alueen. Se oli hauskaa, koska tuntui kuin olisimme rakentaneet kokonaan uutta yritystä.

Siihen mennessä olin onneksi IT-projektinhallintatoimiston johtaja. Oli todella kiinnostavaa rakentaa yritykselle kokonaan uusi haara.

Galen Low: Tiivistettynä: työskentelit hyvin yksinkertaisten ja stressittömien projektien parissa staattisissa ympäristöissä, jotka eivät koskaan muuttuneet.

Olivia Montgomery: Aivan. Pienet budjetit ja asiat, joihin kukaan ei kiinnittänyt huomiota.

Galen Low: Sama asia päivästä toiseen. IT:tä, asuntojen rakentamista — tavallista tylsää työtä. Todella hieno urapolku. Pidän siitä.

Nykyään olet tutkimusanalyytikko Capterrassa, mikä ei kuulosta kovin projektinhallinnalliselta, mutta on sitä itse asiassa osittain. Voisitko kuvata, miltä tavallinen päiväsi näyttää ja mistä pidät nykyisessä roolissasi eniten?

Olivia Montgomery: Kyllä. Edellisessä tehtävässäni johdin IT-projektinhallintatoimistoa ja olin Gartnerin asiakas. Työskentelin analyytikkojemme kanssa ja sain apua prosessieni kypsyttämiseen. Pidin Gartnerista paljon. Kun he ottivat yhteyttä ja sanoivat, että Capterra tarvitsee pk-yrityksiin keskittyvän asiantuntijan ja että he pitävät minusta, tartuin tilaisuuteen, myin talomme, muutin pois Texasista ja lähdin mukaan täysillä.

En voinut uskoa tilaisuutta todeksi. Siirryin operatiivisesta projektipäällikön roolista neuvonantajan rooliin. Capterrassa tutkin ja haastattelen pk-yritysten johtajia heidän teknologia- ja ohjelmisto-ongelmistaan ja pyrin ymmärtämään, missä he tarvitsevat apua.

Sen jälkeen suunnittelen tutkimusmenetelmän, joka sisältää kyselyitä käyttäjille, muille pk-yritysten johtajille, IT-ammattilaisille ja IT-johtajille. Teen data-analyysin ja kirjoitan raportin. Capterrassa rakastan erityisesti sitä, että voimme julkaista raportit maksutta kaikkien luettaviksi.

Julkaisemme ne Capterran verkkosivustolla, joten pk-yritysten johtajat, joilla ei ole kymmeniä tuhansia dollareita räätälöityyn tutkimukseen, markkinatutkimukseen tai asiantuntijaneuvontaan, voivat saada ammattilaisten suosituksia maksutta. Sitä rakastan. Haluan auttaa innovatiivisia ja päämäärätietoisia pk-yritysten johtajia, koska pk-yritykset ovat aivan omanlaisensa. Ne eivät ole Coca-Colaa tai NASAa. Ne ovat sitkeitä ja tarvitsevat kaiken mahdollisen avun. Olen todella innoissani siitä, että voin tarjota niille tarvittavat resurssit.

Galen Low: Pidän tuosta. Olet oikeassa: tällainen data ja raportointi oli ennen vain sellaisten organisaatioiden saatavilla, joilla oli varaa suuriin budjetteihin ja Gartnerin kaltaisiin jatkuviin palveluihin.

Nykyään data on kuitenkin ratkaisevan tärkeää päätöksenteossa ja minkä tahansa toimialan kehittämisessä. Pidän tehtävästäsi. Kuulostaa innostavalta tehdä dataa saataville, jotta pienemmätkin yritykset voivat menestyä.

Olivia Montgomery: Yritän aina yhdistää mukaan operatiivisesta kokemuksestani poimittuja hyviä käytäntöjä. Kyse ei ole vain data-analyysistä ja kuivista kyselyraporteista. Haluan kertoa, mitä löysimme, mutta myös hyödyntää henkilökohtaista kokemustani. Olen itse joutunut taistelemaan budjetin puolesta ja halunnut saada kaiken hyväksytyksi.

Olen myös joutunut hississä tilanteeseen, jossa joku kysyy: ”Mikä tämän asian tilanne on?” Silloin täytyy olla ajan tasalla. Yritän siis yhdistää ammatillisen kokemukseni, jotta raporteissa olisi toivottavasti molempien maailmojen parhaat puolet.

Galen Low: Olet tutkija ja käytännön tekijä. Se on hienoa.

Olivia Montgomery: Ehdottomasti.

Galen Low: Tehdään nopea taustoitus kuuntelijoille. Monet ihmiset yksinkertaistavat liikaa yritysten IT-ohjelmien sidosryhmäekosysteemin persoonallisuuksia.

Monet projektipäälliköt toimivat edelleen Dilbertin maailman satiiristen hahmotyyppien, kuten kyynisen koiran, perusteella. Todellisuudessa kyse ei ole siitä. Sidosryhmien hallinta, jopa teknisimmissä projekteissa, tarkoittaa ainutlaatuisten ja erilaisten persoonallisuuksien kokoamista yhteen, kilpailevien prioriteettien yhteensovittamista ja laajan tunneskaalan navigointia.

Olemme käyttäneet tämän jakson työnimessä sanaa psykologia, mutta mielestäni sinulle tärkeintä ovat laajemmin yhteiskuntatieteet ja humanistiset tieteet sekä se, miten niiden pitäisi olla osa projektinhallintakoulutusta.

Ensimmäinen kysymys on: mitä yhteiskuntatieteillä tarkoitetaan ja mikä on niiden suhde sidosryhmien hallintaan?

Olivia Montgomery: Olet osunut asian ytimeen: työskentelemme ihmisten kanssa. Erityisesti IT-alalla pyrimme saamaan ohjelmistot ja teknologian toimimaan ihmisten, emme robottien, hyväksi. Ihmiset ovat monimutkaisia. Heillä on erilaiset arvot ja motivaatiot. Kun yhdistän tämän yhteiskuntatieteisiin ja omaan kielen ja kirjallisuuden opiskeluun, ajattelen, että erilaisilla hahmoilla on erilaisia tavoitteita.

He reagoivat eri asioihin eri tavoin, ja on tiedettävä, miten tietoa kannattaa viestiä, jotta vastaanottaja omaksuu sen parhaiten.

Kaikkia ei voi kohdella samalla tavalla, koska projekti epäonnistuu helposti. Uskallan sanoa, että niin voi käydä myös uralle.

Galen Low: Olen täysin samaa mieltä. Pidän myös hahmojen ajatuksesta. Joskus todellakin kohtaa Dilbertin kyynisen koiran, mutta suurimman osan ajasta ihminen ei ole sellainen kuin odotit. Mukana on aina pieni käänne, koska jokainen on ainutlaatuinen.

Pitäisikö yhteiskuntatieteiden olla teknisen projektinhallinnan ja sen koulutuksen keskiössä nykyistä enemmän?

Olivia Montgomery: Ehdottomasti. Yritysten sidosryhmät ovat usein johtajia, joilla on MBA-tutkinto tai markkinointitausta. Varsinaista työtä tekevät ihmiset ovat puolestaan opiskelleet tietojenkäsittelytiedettä tai oppineet työskentelemään IT:n, koodin ja koneiden kanssa. He ovat hyvin erilaisia ihmisiä, joiden on kuitenkin toimittava yhdessä.

Kun sinulla on hyvä tunneäly ja tausta yhteiskuntatieteissä, voit toimia siltana. Projektipäällikkö on täydellinen henkilö tähän tehtävään. Johtajan ei tarvitse antaa vaatimuksia suoraan ohjelmistokehittäjälle, koska molemmat turhautuisivat nopeasti. Tarvitaan silta.

Yhteiskuntatieteiden merkitys teknologiassa ja ohjelmistoalalla kasvaa mielestäni koko ajan.

Luin hiljattain Psychology Today -julkaisusta tohtori Erin Leonardin artikkelin ”Korkea tunneäly on supervoima”. Hän kirjoitti projektipäälliköstä ja siitä, miten korkean tai matalan tunneälyn omaava henkilö reagoi tilanteeseen, sekä siitä, miten vaikutus kertautuu projektissa. Lyhyesti sanottuna korkean tunneälyn reaktio oli onnistuneempi.

On hienoa, että projektinhallinnasta kirjoitetaan Psychology Todayssa.

Galen Low: Pidän siitä. Kiitos myös, että jaoit artikkelin kanssani. Jaoimme sen yhteisössämme, ja ajattelin, että tulin vihdoin nähdyksi. Psychology Today puhuu projektinhallinnasta eikä päinvastoin. Se on hienoa. Lisään linkin ohjelman muistiinpanoihin, jotta voimme nostaa tohtori Leonardin esiin myös omalta alaltamme.

Puhumme paljon tunneälykkäästä johtamisesta. Se on tällä hetkellä trendikäs aihe, mutta pidän erityisesti siitä, että mukaan tuodaan myös ymmärrys hahmoista, heidän motiiveistaan ja taustastaan. Yhteys yhteiskuntatieteisiin on todella kiinnostava.

Taustasi on kirjallisuudessa. Mitä muuta teemme kuin elämme tavallaan kirjallisuuden teosta työelämässämme? Pidän siitä, miten kaikki liittyy yhteen. Olen myös lukemassa PMI:n PMBOK-oppaan seitsemättä laitosta. Se poikkeaa huomattavasti aiemmasta, erityisesti sidosryhmien hallinnan ja persoonallisuusdynamiikan osalta.

On hienoa nähdä nämä aiheet projektinhallintakoulutuksen valtavirrassa. En ole vielä lukenut koko PMBOKia, mutta huomaan, että asia alkaa todella resonoida: suurin osa työstä liittyy ihmisiin, ei prosesseihin.

Olivia Montgomery: Olen hieman pettynyt, ettet ole lukenut sitä yhdessä yössä. Istu alas PMBOKin kanssa ja lue se kerralla.

Galen Low: Kannesta kanteen. Se on todella mukaansatempaava. Se on itse asiassa paljon kiinnostavampi ja helpommin luettava kuin se viides laitos, jonka aikana suoritin PMP-tutkintoni.

Rita Mulcahy auttoi tekemään PMBOKista vähemmän kuivan tulkinnan. Se teki lukemisesta enemmän vapaa-ajan iltalukemisen kaltaista.

Olivia Montgomery: Ne kehittyvät, kuten me kaikki — oppivat ja kehittyvät.

Galen Low: Seitsemäs laitos on todella kiinnostava. Jos sinulla on PMP, suunnittelet sen suorittamista tai olet kiinnostunut PMBOKista, se kannattaa ehkä lukea. Siinä on kiinnostavia asioita. Mutta poikkean aiheesta. Palataan siihen.

Taustasi on siis kirjallisuudessa ja kielissä. Miten hyödynnät yhteiskuntatieteiden taustaasi IT-projekteissasi? Käytätkö jonkinlaisia viitekehyksiä tai persoonallisuusarviointeja tiimille ja asiakkaille? Analysoitko kaikki psykologisesti?

Olivia Montgomery: Mielestäni on tärkeää olla analysoimatta kaikkia psykologisesti. En ole ammattipsykologi, ja se voi olla työympäristössä kiusallista. En siis suosittele sitä. Itsetuntemuksen kehittämiseen se voi olla hyödyllistä, mutta en koskaan istuisi kokouksessa ja ajattelisi, että joku on varmasti Dilbertin sarjakuvien kyyninen koira ja että minun pitäisi toimia hänen kanssaan sen perusteella.

Se olisi kiusallista. Pyrin toimimaan luonnollisesti. Olen kuitenkin opiskellut yli vuosikymmenen kieltä, kirjallisuutta, kirjoja, hahmoja ja tarinoita. Olen oppinut eri kulttuureista, kokemuksista ja ihmisten elämän eri vaiheista lapsuudesta kuolinvuoteeseen. Siksi suhtautuminen on minulle luonnollisempaa. Yhteiskuntatieteet kehittävät mielen joustavuutta tavalla, johon harva muu ala pystyy.

Se auttaa kuuntelemaan paitsi sitä, mitä joku sanoo, myös sitä, miten hän sanoo sen, mitä hän valitsee sanoa ja mitä hän jättää sanomatta. Se antaa joustavuutta.

On siis tärkeää ymmärtää ihminen ja hänen motiivinsa. Jokainen arvostaa erilaisia tietoja ja projektin erilaisia lopputuloksia, ja niitä on pystyttävä hallitsemaan ja tasapainottamaan. Kirjoista ja hahmoista muodostunut viitepankkini auttaa minua samaistumaan ihmisiin nopeasti kuuntelemalla heidän puhetapaansa.

Galen Low: Pidän siitä, miten luonnollinen lähestymistapasi on. Projektipäälliköitä koulutetaan usein prosesseihin, syötteisiin, tuotoksiin ja menettelytapoihin. Kun ihmiset yrittävät siirtyä tunneälykkääseen johtamiseen, he pyytävät yleensä viitekehystä: anna Myers–Briggs-arviointi, jotta voin sijoittaa kaikki laatikoihin.

Mutta ajatuksena on juuri olla tekemättä niin. Jokainen on yksilö, ja heitä on kohdeltava yksilöinä. On hyödynnettävä ymmärrystä ihmisistä — kokemuksista, kirjallisuudesta, elokuvista ja siitä, miten ihmiset esitetään hahmoina — ja tuotava se projektinhallintaan.

Se ei ole jäykkä opetettava viitekehys. Yhteiskuntatieteissä tarkastellaan sekä sanottua että sanomatta jätettyä. Se on todella kiinnostavaa.

Olivia Montgomery: Persoonallisuusarvioinneilla on ehdottomasti paikkansa. Olen ollut INFJ siitä lähtien, kun tein testin lukiossa, ja saan edelleen saman tuloksen. Se ei kuitenkaan tarkoita, että siinä olisi kaikki minusta. Joku ei voi lukea verkosta yhtä tai kahta virkettä INFJ:stä ja sen perusteella rakentaa kanssani toimivaa yhteyttä.

Arvioinnit auttavat itsetuntemuksessa, mutta eivät niinkään siinä, miten ammatillisesti kohdataan toinen ja autetaan häntä antamaan projektissa parhaansa. Kyse on yhdistelmästä.

Galen Low: Pidän tuosta. Voisimmeko raottaa tätä hieman ja kertoa esimerkkejä tilanteista, joissa sovellat lähestymistapaa projektinhallinnassa? Voisitko avata ajatteluasi ja malliasi yhteiskuntatieteiden yhdistämiseen projektien toimittamiseen?

Olivia Montgomery: Mieleeni tulee kaksi erityistä aluetta. Ensimmäinen on vaatimusten kerääminen, koska siinä ollaan henkilökohtaisesti tekemisissä monenlaisten sidosryhmien kanssa.

Vaatimuksia kerätään johtajilta, osastopäälliköiltä, esihenkilöiltä, ohjelmiston käyttäjiltä, koodin kirjoittajilta, insinööreiltä ja laadunvarmistuksen testaajilta. Myös heidän on ymmärrettävä, mitä tapahtuu. Arkkitehdin ja IT-arkkitehdin on tiedettävä, mitä ollaan tekemässä.

Kaikki nämä ovat henkilökohtaisia keskusteluja monien persoonallisuuksien ja työtehtävien kanssa. On osattava luoda yhteys, saada ihmiset avautumaan ja tuntemaan olonsa mukavaksi sekä varmistaa, että itse ymmärtää, mitä heiltä tarvitaan.

Tämä henkilökohtainen vuorovaikutus on projektinhallinnan todellisuutta. On onnistuttava siinä ymmärtämällä, keitä ihmiset ovat, mikä heitä motivoi ja mitä he voivat tarjota. Mitä paremmin onnistut, sitä parempi projektin lopputulos on.

Galen Low: Pidän tästä paljon. Liiketoiminta-analyytikkotaustasi saa minut ajattelemaan tulevia sukupolvia. He kysyvät meiltä, millaista pandemian aikana eläminen oli, ja odottavat eeppisiä tarinoita. He kysyvät suuresta pandemiasta, ja vastaamme katsoneemme paljon Netflixiä ja heränneemme aamuisin ilman mahdollisuutta saada bagelia.

Vaatimusten kerääminen on vähän samanlaista. Käyttäjät ja sidosryhmät kertovat tarinaansa. Sinun on osattava ymmärtää, johtaa ja houkutella tarina esiin sekä kääntää se ihmiselle, joka odottaa 18 selkeää käyttäjätarinaa tai -eeposta.

Olivia Montgomery: Joustavuus on tässä tärkeää. Saatat keskustella kirjanpitäjän kanssa ja saada tarvittavat tiedot, mutta osastopäälliköllä voi olla erilainen käsitys tilanteesta tai toivotusta lopputuloksesta.

On tunnistettava väärinkäsitys ja tuotava ryhmät yhteen. Johtaja on voinut katsoa liikaa tieteiselokuvia ja kuvitella teknologian olevan kehittyneempää kuin se todellisuudessa on. Kaikki me kamppailemme edelleen internet-yhteyksiemme kanssa.

Ohjelmistoinsinöörin ei pidä tuntea, ettei hänen työtään arvosteta. Tarvitaan joustavuutta: on palattava asianomaisen luo kunnioittavasti ja osoitettava hänen arvonsa, mutta kerrottava, että muutoksia tarvitaan.

Galen Low: Pidän tästä. Minulla on tässä muistiinpano: ”Hyvät projektipäälliköt ovat Baabelin kaloja.” Douglas Adamsin fanit tietävät, että Baabelin kala asetetaan korvaan, minkä jälkeen ymmärtää ja puhuu kaikkia kieliä.

Joskus meidän on tehtävä niin liiketoiminta-analyytikkoina ja projektipäälliköinä. Meidän on käytävä vaikeita keskusteluja: ”Näin se ei toimi” tai ”Voimme tehdä tämän, mutta se maksaa kaksi kertaa enemmän ja kestää kaksi kertaa kauemmin.” Käännämme asian tavalla, jolla toinen voi kuulla ja ymmärtää sen.

Se vaatii inhimillistä otetta ja ihmisen ymmärtämistä kokonaisuutena — ei vain INFJ:nä, neitsyenä tai jonkin persoonallisuustyypin edustajana.

Olivia Montgomery: Oletko sinä neitsyt?

Galen Low: En, mutta minusta neitsyet ovat kaikkein stereotyyppisin merkki. Oletko sinä?

Olivia Montgomery: Olen. Sait minut kiinni.

Galen Low: Vaimoni on neitsyt, samoin sisareni. He ovat järjestelmällisiä ja ihania ihmisiä, jotka sopivat tavallaan stereotyyppiin, mutta ovat samalla paljon enemmän. Heidän kokemuksensa ja tapansa lähestyä ongelmia ovat erilaisia. Kaikki tämä on otettava huomioon sidosryhmiä hallittaessa.

Sidosryhmien hallinta ja odotusten hallinta kuulostavat yksinkertaisilta, mutta ne tiivistävät jotakin erittäin monimutkaista ja vaikeaa. On huvittavaa, että koulutuksessa opetetaan näitä asioita viitekehyksinä perehtymättä persoonallisuuksiin, yksilöllisyyteen ja vivahteisiin, joita tarvitaan tämän yhden kohdan toteuttamiseen.

Olivia Montgomery: Se on tehtävä. Projektinhallinnan toinen puoli vaatimusten keräämisen henkilökohtaisen vuorovaikutuksen lisäksi ovat kokoukset esityksinä. Niissä kaikki persoonallisuudet ovat yhdessä, ja ajan sekä viestinnän on oltava tehokasta.

Myös muiden osallistujien on käytettävä aikansa ja viestittävä tehokkaasti. Silloin kaikki kokoontuu yhteen, ja kokous voi olla joko erittäin onnistunut tai epäonnistunut riippuen valmistelusta. Tässä yhteiskuntatieteet ja kyky tunnistaa persoonallisuudet sekä mukautua niihin nopeasti todella näkyvät — tai hajoavat. Molempia tapahtuu.

Galen Low: Kokoukset ovat asioita, joita monet inhoavat, osittain siksi, etteivät monet osaa järjestää niitä hyvin. Niissä on esityksellinen puoli ja aina persoonallisuuksia, mutta myös valmistautuminen.

Miten ihmiskeskeinen lähestymistapasi auttaa valmistelemaan kokouksen onnistumista varten?

Olivia Montgomery: Olen vahvasti sitä mieltä, että kokouksen tyyppi on luokiteltava ja nimettävä selkeästi. Onko kyse päätöksentekokokouksesta, työskentelyistunnosta vai tilannekatsauksesta? Pandemia opetti meille, että tilannekatsaukset voidaan usein hoitaa sähköpostilla, mikä on hienoa. Se ei kuitenkaan aina päde, esimerkiksi Scrum-päivittäispalavereissa.

Älä oleta, että kaikki tietävät kokouksen olevan päätöksentekokokous. Nimeä se. Kirjoita kokouksen otsikkoon ”päätöksenteko” ja kerro tavoitteeksi päätöksen tekeminen tietystä asiasta. Ole täsmällinen.

Seuraavaksi kerro jokaiselle osallistujalle hänen roolinsa ja odotuksensa kokouksessa. Tämä auttaa myös suunnittelemaan tehokkaan kokouksen. Jos jonkun nimi on osallistujalistassa, mutta ei ole selvää, mitä hänen pitäisi tuoda kokoukseen, hän ei ehkä tarvitse olla siellä.

Se vie vain muutaman minuutin. Projektipäällikkönä tunnet projektisi läpikotaisin. Kokouksen tavoitteen, osallistujien ja odotusten kirjaamisesta tulee nopeasti luonnollinen tapa. Se ei ole pelottavaa, vaan hyvä rutiini.

Galen Low: Se on kuin huoneen maalaaminen ilman suojausteippausta tai pohjamaalia ja sitten ihmettely, miksi lopputulos on huono. Monet eivät halua tehdä valmistelutyötä. He kutsuvat kaikki kokoukseen ilman esityslistaa ja ajattelevat, että asiat voidaan vain keskustella yhdessä.

Siksi niin monet kokoukset epäonnistuvat. Emme huomioi ihmisten motiiveja ja tunteita. Raahaamme ihmiset kokoukseen, jossa he eivät tiedä, mitä heidän pitäisi tehdä. Se ei onnistu, koska valmistelua ei tehty. Todellinen supervoima on käyttää aikaa valmisteluun.

Olivia Montgomery: Rakastan tuota vertausta. Olen remontoinut keittiöni ja yrittänyt oikaista, joten osuit aivan oikeaan.

Galen Low: Pidän siitä, että sinulla on erilliset kategoriat. Olen koko urani yrittänyt tehdä kaikki asiat samassa kokouksessa: pitää tilannekatsauksen, saada työt tehdyiksi ja tehdä päätöksen.

Siksi kokoukset muuttuvat sekaviksi ja uuvuttaviksi. Ihmismieli joutuu vaihtamaan vaihdetta jatkuvasti ja virittymään asioihin, jotka eivät aina ole itselle merkityksellisiä. Kokouksen otsikkoon kannattaa siis kirjoittaa selkeästi, että kyseessä on päätöksentekokokous, ja kertoa jokaisen rooli.

Olivia Montgomery: Juuri niin. Kirjoita asiat auki. Älä oleta, että kukaan tietää. Älä tee oletuksia. Kerro täsmällisesti, mitä tapahtuu.

Galen Low: Millaisia vaikutuksia näet varsinaisessa kokouksessa, reaaliaikaisessa ja esityksellisessä osuudessa, kun toimit fasilitaattorina? Miten valmistelu auttaa?

Olivia Montgomery: Kun olet valmistellut kokouksen ja ihmiset tietävät, mitä heiltä odotetaan ja milloin heidän tulee jakaa tietonsa, sinun on kuunneltava tarkasti, miten he vastaavat ja mitä he sanovat.

Jos valmistelu on tehty hyvin ja tiimi on vahva, kaikki sujuu hienosti, tavoitteet saavutetaan ja kokous onnistuu. Näin ei kuitenkaan koskaan käy täydellisesti. Kokouksissa joku saattaa olla hiljainen ja vetäytynyt tai vastata eri tavalla kuin odotit.

Syitä voi olla monia, mutta liian vähäinen puhe on varoitusmerkki. Siihen on vastattava tunneälykkäästi. Älä painosta henkilöä äläkä pakota häntä esiintymään haluamallasi tavalla. Kohtaa hänet siinä tilanteessa, jossa hän on. Taustalla voi olla väärinkäsitys tai epäselvyys.

Liiallinen ja liian vähäinen puhuminen kertovat usein epäselvyydestä, joka liittyy rooliin, odotuksiin tai itse työhön. Joskus syy voi olla henkilökohtainen. Älä siis pakota ihmisiä esiintymään haluamallasi tavalla kokouksessa, koska he saattavat pelätä seuraavaan kokoukseen osallistumista.

Tavoitteena on saavuttaa kokouksen päämäärä, mutta jokainen on kohdattava siinä hetkessä, jossa hän on. Ratsastuksessa valmentajani antaa minulle harjoituksissa paljon tietoa. Kun menen kilpailukehään, hänellä on tavoite, mutta hänen tehtävänsä on tukea ja kannustaa sitä, mitä todella teen. Jos hän yrittäisi kouluttaa minua kesken suorituksen, hämmentyisin.

Jos hevonen pysähtyy esteelle ja lennän sen yli, niin tapahtuu. Hänen on tuettava minua siinä tilanteessa. Älä siis painosta ihmisiä, vaan kohtaa heidät siellä, missä he ovat, erityisesti kokouksissa.

Muista myös, että näet heidän ammatillisen suorituksensa. Kyse ei ole vain sinusta. Heidän vastauksensa vaikuttavat heidän ammatilliseen maineeseensa, joten sinun on tuettava ja vahvistettava heitä.

Galen Low: Pidän tuosta. Puhuimme roolien määrittelystä kokouksessa, mutta emme aina ajattele tarpeeksi omaa rooliamme projektipäällikköinä. Kun kokous alkaa, tehtävämme on varmistaa, että dynamiikka vie kohti tavoitetta ja että erilaiset persoonallisuudet voivat toimia yhdessä.

Voit fasilitoida, mutta et täysin hallita. Liiallinen kontrollointi voi viedä kauemmas tavoitteesta, koska ihmisillä on omat tilanteensa ja ammatillinen maineensa. Väärään aikaan kohdistettu paine voi pysäyttää kaiken.

Olivia Montgomery: Kokousta ei pitäisi ajatella vain 45 minuutin ajanjaksona. Valmistelu on osa kokousta, samoin kokouksen jälkeiset muistiot ja seurantakeskustelut.

Laajempi näkökulma auttaa kontrolloivaa henkilöä hellittämään. Jos joku ei reagoi odotetusti, kokous ei ole pilalla. Voit palata asiaan myöhemmin ja saavuttaa silti tarvittavan vaikutuksen ja tiedon.

Galen Low: Se on hyvä tapa nähdä asia. Kokous on keskustelun jatkuva virstanpylväs. Jos joku puhuu liian vähän, projektipäällikkö voi yrittää painostaa hänet sanomaan sen, mitä projektipäällikkö odottaa.

Ihmiset ovat kuitenkin yksilöitä. Kaikki eivät tunne oloaan mukavaksi kokouksessa, joka on monella tavalla epäluonnollinen ympäristö. Tiedon voi hankkia muillakin tavoilla. Kaikkia ei tarvitse pakottaa ekstroverteiksi. Projektipäällikkö voi löytää muita tapoja saada tieto esiin.

Olivia Montgomery: Juuri niin. Kokous on vain yksi tapa. Liian vähäinen puhuminen on projektipäällikölle merkittävä varoitusmerkki. Henkilö voi olla jäljessä työssään eikä halua sen paljastuvan, tai et ole ehtinyt keskustella hänen kanssaan.

Älä painosta tai nolaa häntä. Älä oleta, ettei hän kiinnitä huomiota. Keskustele kokouksen jälkeen kahden kesken ja selvitä, mitä tapahtuu.

Galen Low: Olemme puhuneet projektipäälliköiden maineesta. Se ei aina ole kovin myönteinen. Ihmiset sanovat, että projektipäälliköt ovat pahimpia.

Negatiivinen maine syntyy juuri tästä. Huono projektipäällikkö ei ole vain henkilö, joka menettää projektin laajuuden, aikataulun tai budjetin hallinnan. Negatiivista mainetta rakentavat projektipäälliköt, joilla ei ole tunneälyä ja jotka vain lisäävät painetta.

He eivät käytä empatiaa, eivät ymmärrä ihmisten motivaatioita eivätkä kuuntele sitä, mitä jätetään sanomatta. He toimivat tylsinä työkaluina: laajuus on tämä, määräaika on tämä, et pysty siihen — harmi.

Tällaiset ihmiset luovat todella huonoja kokemuksia projektitiimeille ja vahvistavat käsitystä projektipäälliköistä hyödyttöminä ihmisinä, jotka vain valvovat muita ja käskevät ylhäältä.

Projektipäällikön tehtävä on fasilitoida ja mahdollistaa yhteistyö. Erilaiset ihmiset, joilla on erilainen osaaminen, kiinnostuksen kohteet ja viestintätavat, on saatava rakentamaan yhdessä jotakin yhteistä. Se on projektipäällikön tehtävä.

Olivia Montgomery: Komento- ja kontrollijohtaminen oli hallitseva johtamistapa koko 1900-luvun ajan, teollisesta vallankumouksesta lähtien. Moni työskentelee edelleen johtajien kanssa, jotka toimivat näin, joten on helppo ajatella, että itsekin pitäisi toimia samoin.

On kuitenkin tunnistettava, että ihmiset ja työ ovat kehittyneet sen ohi. Komento ja kontrolli ovat vanhentuneita. Jos toimit niin, lopeta. Se ei ole enää tehokasta, jos se sitä koskaan olikaan.

Galen Low: Meillä on molemmilla yhteiskuntatieteellinen tausta, mutta kaikilla ei ole. Jos tunneälykkäämpi lähestymistapa ei vielä ole heidän vahvuutensa, miten he voivat rakentaa sen osaksi projektinhallintatyyliään?

Olivia Montgomery: Ensimmäinen vinkkini on tunnistaa, että kyseessä on oma heikkous, jota täytyy kompensoida. Nopein ja helpoin tapa on hyödyntää henkilöä, joka on siinä hyvä. Älä pelkää rekrytoida yhteiskuntatieteiden osaajia tiimiin.

Minulla oli kerran projekti, jossa oli monia haastavia persoonallisuuksia ja paljon väärinymmärryksiä. Kun uusi järjestelmäprojekti alkoi, löysin psykologin, joka tunsi teknologiaa ja oli toiminut liiketoiminta-analyytikkona. Halusin hänet projektiin juuri kaikista näistä syistä.

Johtajat pitivät ajatusta hulluna, koska hänen ansioluettelossaan mainittiin riippuvuusneuvojan ja psykologin työ. Pyysin heitä luottamaan minuun. Hän on edelleen tehtävässä ja menestyy siinä erinomaisesti.

Älä siis pelkää rekrytoida ihmisiä, joilla ei ole tietojenkäsittelytieteen tutkintoa. Jos se on oma heikkoutesi, heidän ei ehkä pitäisi olla samanlaisia kuin sinä.

Galen Low: Pidän ajatuksesta, että tiimiä tasapainotetaan. Rekrytoivien esihenkilöiden on osattava lukea ansioluetteloita ja ymmärtää, mitä esimerkiksi englannin kirjallisuuden tutkinto kertoo ihmisen kyvystä ymmärtää ihmisiä, tarinoita ja persoonallisuuksia.

Se kertoo kyvystä navigoida ihmisten vivahteissa, yhteensopivuudessa, ristiriidoissa ja tarinoissa — juuri niissä asioissa, joista olemme tänään puhuneet.

Olivia Montgomery: Juuri niin.

Galen Low: Aloitimme koulutuksesta. Miksi opetamme prosesseja, menettelytapoja ja protokollia, mutta emme muodollisesti tunneälyä ja persoonallisuuksien navigointia?

Jos joku haluaa kehittyä tunneälykkäänä projektipäällikkönä tai johtajana, mikä olisi paras tapa oppia ja vakuuttaa organisaatio siitä, että tällaiseen oppimiseen kannattaa investoida?

Olivia Montgomery: Se, ettei tätä ole opetettu, on suuri yhteiskunnallinen ongelma. Koulussa pitäisi opettaa tunneälyä: miten tasapainotetaan pankkitili ja tunnistetaan tunteet. Koulutus on pitkään keskittynyt uraan ja ammattiin, ja komento- ja kontrollijohtaminen on ollut hallitseva malli.

Tänä päivänä kannattaa löytää mentori. Organisaatiossasi tai paikallisessa PMI-luvussa on todennäköisesti joku, joka hallitsee tämän hyvin. Ota häneen yhteyttä ja pyydä apua. Tunneälykäs mentori voi olla erittäin tärkeä.

Toinen tapa on lukea kirjoja ja katsoa elokuvia. Hanki kokemusta erilaisista puhetavoista ja siitä, miten ihmiset suhtautuvat toisiinsa. Tarinoita ja hahmoja voi löytää kirjoista, televisiosta ja suoratoistopalveluista.

On täysin hyväksyttävää pitää elokuvista ja televisiosta enemmän kuin kirjoista. En englannin kielen opiskelijanakaan sanoisi, että ne ovat laadultaan huonompia.

Galen Low: Pidän tuosta. Ihmiset eivät usein ajattele Netflixiä ammatillisena kehityksenä. Fiktiiviset hahmot perustuvat usein todellisuuteen ja kuvaavat ihmisten todellisia ominaisuuksia.

Voit katsoa tarinaa viihteen vuoksi, mutta samalla oppia jotakin, jota voit soveltaa ammatillisessa elämässäsi. Voit lukea vaikka kevyttä kioskikirjallisuutta ja silti syventää ymmärrystäsi ihmisten dynamiikasta, persoonallisuuksista ja motivaatioista.

Monet haluavat löytää kurssin, jolla tunneälyä voi opetella ja josta saa sertifikaatin. Sellaista ei ehkä vielä ole laajasti saatavilla. Tehokkaampi tapa voi olla mentorointi ja muiden kokemusten tarkasteleminen tämän linssin läpi.

Olivia Montgomery: Elokuvat, televisio ja kirjat altistavat sinut kokemuksille, joita sinulla ei ole ollut. Vaikka niitä olisi liioiteltu viihteen vuoksi, voit huomata, että jokin keskustelu ei mennyt hyvin, ja pohtia miksi. Jos joku alkaa reagoida sinulle samalla tavalla, sinulla on enemmän kokemusta ja viitteitä siitä, miten tilanne voidaan ohjata parempaan suuntaan.

Galen Low: Nämä näkemykset ovat todella arvokkaita. Minuun teki erityisen vaikutuksen tarinasi vaatimusten keräämisestä, sillan rakentamisesta ja kääntäjänä toimimisesta.

Kuvittelen henkilökohtaisen vaatimusten selvittämisen keskustelun kirjanpitäjän kanssa. Hän kertoo, miten käyttää järjestelmää, mutta ei puhu vaatimuksista. Sinun on ymmärrettävä tarina, käännettävä se tiimille ja liitettävä se tavoitteisiin, prioriteetteihin, työjonoon, todellisiin vaatimuksiin ja valmiin määritelmään.

Projektipäällikön on ymmärrettävä, mitä ihmiset sanovat ja mitä he eivät sano. Se on inhimillisten vivahteiden navigointia ja tunneälyä sidosryhmien hallinnassa.

Se saa ihmiset ymmärtämään, että projektipäälliköt ovat mahtavia eivätkä vain komenna muita.

Olivia Montgomery: Projektipäälliköt eivät vain paimenna kissoja. Siltä se joskus tuntuu, mutta se on taito. Se vaatii työtä, vivahteiden ymmärtämistä, tasapainoa ja kääntämistä.

Galen Low: Olivia, on ollut hienoa saada sinut vieraaksi. Kiitos, että liityit seuraamme. Tämä keskustelu on tärkeä sekä projektipäälliköiden koulutuksen että yleisen kasvatuksen kannalta. Ihmisinä meidän on löydettävä tapoja opettaa näitä asioita peruskoulussa, yliopistossa, ammattikorkeakouluissa ja työpaikoilla.

Tarvitsemme lisää kanavia tämän koulutuksen saamiseen, koska sillä on todellinen vaikutus. Se on nouseva aihe, koska se toimii.

Olivia Montgomery: Juuri niin. Se on ehdottomasti työn tulevaisuutta. Olen puhunut tästä intohimoisesti vuosia, ja nyt aihe on vihdoin keskustelujen keskiössä. Sen näkee myös PMBOKista, jossa sidosryhmien hallinta on noussut keskeiseksi aiheeksi.

Galen Low: Tuntuu, ettei tämä jää viimeiseksi keskusteluksemme podcastissa.

Olivia Montgomery: Toivottavasti ei. Tämä oli mahtavaa. Toivon, että kuuntelijat saivat inspiraatiota ja uusia kysymyksiä sekä ymmärsivät aiheen arvon. Tutkijakollegani eivät aina innostu tästä samalla tavalla, koska osa heistä työskentelee CRM-tutkijoina ja heidän työnsä eroaa projektipäälliköiden työstä.

Galen Low: Se on täysin ymmärrettävää. Arvostan todella sitä, että tulit keskustelemaan kanssamme. Jatketaan tätä keskustelua ja kutsutaan sinut uudelleen. Tämä oli hauskaa.

Olivia Montgomery: Olen innoissani. Kiitos vielä ajastasi. Odotan jatkoa.

Galen Low: Mitä mieltä olet? Pitäisikö yhteiskuntatieteiden olla suurempi osa projektinhallintakoulutusta? Millaisia vinkkejä ja keinoja sinulla on yhteiskuntatieteiden soveltamiseen sidosryhmien hallinnassa?

Jos haluat kehittää taitojasi strategisena projektijohtajana, liity yhteisöömme!

Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership saadaksesi pääsyn kannustavaan yhteisöön, joka jakaa tietoa, ratkaisee monimutkaisia haasteita ja muovaa ammattimme tulevaisuutta yhdessä.

Vankkojen mallipohjien ja aikaa sekä energiaa säästävien kuukausittaisten koulutusten lisäksi saat vertaistukea keskustelufoorumiltamme, yhteisön tapahtumista ja pienryhmistä. Yhteisöömme kuuluminen tarkoittaa, että urasi digitaalisten projektien parissa kulkee yli tuhannen ihmisen tukemana. Jos pidit siitä, mitä kuulit tänään, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com

Kuullaan jälleen. Kiitos kuuntelusta.