Näin edistät kulttuurien välistä yhteistyötä hajautetuissa projektitiimeissä

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Olkaa hyvä ja antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Hei kaikki ja kiitos, että kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja työskentelen The Digital Project Managerissa. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, vahvistamaan itseluottamustamme ja verkostoitumaan, jotta voimme kasvattaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tänään puhumme kansainvälisestä yhteistyöstä ja siitä, kuinka rakennetaan suorituskykyisiä hajautettuja projektitiimejä, jotka toimivat useiden työkulttuurien parissa. Seurassani ovat kaksi kansainvälisen projektinhallinnan vaikuttajaa, Yasmina Khelifi ja Mayte Mata Sivera.

Yasmina on Ranskassa työskentelevä televiestintäalan kokenut projektipäällikkö, podcast-juontaja ja innokas bloggaaja. Mayte johtaa projektinhallintatoimistoa, hallinnoi kansainvälistä tiimiä ja toimii myös aktiivisena puhujana.

Yasmina, Mayte — kiitos paljon, että liityitte seuraani tänään.

Mayte Mata Sivera: Kiitos kutsusta.

Yasmina Khelifi: Kiitos, Galen, että kutsuit meidät.

Galen Low: Olen todella innoissani, koska rehellisesti sanottuna te kaksi olette tällä hetkellä lähes koko LinkedIn-syötteeni. Tiedän, että olette työskennelleet yhdessä. Olette julkaisseet kirjan, olleet huippukokouksissa ja pitäneet esityksiä. Tämä on tapani sanoa, että uskon universumin halunneen teidät podcastiini. Kiitos siis. Arvostan sitä, että saan teidät molemmat samaan aikaan paikalle keskustelemaan projektinhallinnasta.

Halusin aloittaa yhdellä kiinnostavalla kysymyksellä, jotta pääsemme heti vauhtiin ja ehkä herätämme hieman keskustelua, mutta saamme samalla heti käytännön hyötyä.

Kysymykseni kuuluu näin: te kaksi olette työskennelleet kansainvälisten projektien parissa jo pitkään ja jakaneet kokemuksianne. Mietin kokemustenne perusteella, mikä on yksi suurimmista esteistä, jotka rajoittavat etänä tapahtuvan, kulttuurit ylittävän yhteistyön onnistumista kansainvälisissä projekteissa?

Yasmina Khelifi: Sanoisin, että kaksi pääasiallista estettä.

Ensimmäinen on oletus siitä, että olemme kaikki ammattilaisia, vaikka ammattilaisena olemisen merkitys voi vaihdella ihmisten, toimialojen, maiden ja kulttuurien välillä. Yhdelle ammattilaisuus tarkoittaa kaikkiin sähköposteihin vastaamista, myös viikonloppuisin. Jos et vastaa näihin viesteihin, ihmiset voivat ajatella, ettet ole ammattilainen. Toisille ammattilaisuus tarkoittaa myös sitä, että sähköpostia käytetään aina viestien sijaan. Tämä on siis ensimmäinen oletus.

Toinen este on ajatus siitä, ettei meillä ole lainkaan oletuksia. Se on väärin, sillä ihmisinä meillä on oletuksia muista kulttuureista. Nämä ovat kaksi suurinta estettä, jotka olen vuosien aikana huomannut.

Galen Low: Pidän siitä, että kutsut tätä ennakkoluuloksi tai tiedostamattomaksi ennakkoluuloksi. Olen itse sanonut niin monta kertaa: hei, olemme kaikki täällä ammattilaisia — mutta mitä se edes tarkoittaa? Erityisesti eri kulttuurien välillä työskenneltäessä oletamme helposti sanovamme saman asian, vaikka emme ole välttämättä määritelleet sitä kaikille samalla tavalla. Pidän tuosta.

Entä sinä, Mayte?

Mayte Mata Sivera: Se on totta. Lisäksi meillä on perusasioita, kuten aikaero, viestintäesteet, erilaiset aksentit ja erilaiset tavat selittää asioita. Mutta asia, joka vaikuttaa minuun todella paljon, ovat kulttuurierot. Varsinkin nyt, kun yliopistojalkapallokausi on alkanut.

Kuinka usein maanantain kokouksessa käydään pientä keskustelua viikonlopun urheilutapahtumista? Uskon, että tällaiset kulttuurierot voivat joskus olla este, koska ne estävät meitä luomasta yhteyttä tiimin jäseniin, jotka eivät seuraa yliopistourheilua.

Galen Low: Pidän tuostakin, koska rehellisesti sanottuna en ole lainkaan urheilullinen.

Meillä on tällaista small talkia ja ajattelemme, että sen tarkoitus on tuoda kaikki yhteen ja luoda yhteisöllisyyttä, koska kaikilla on jotain yhteistä. Minä kuitenkin olen usein se henkilö, joka miettii, mikä ihme on Super Tuesday, ja päätän vain olla hiljaa. Lopputulos onkin päinvastainen.

Asia, jonka piti tuoda ihmiset yhteen, työntääkin meitä erilleen, koska kaikki nauravat ja puhuvat urheilutilastoista, kun taas minä istun hiljaa ja ajattelen, että ehkä myöhemmin otan kriketin puheeksi ja katson, mitä he sanovat siitä.

Mayte Mata Sivera: Hyvä näkökulma.

Galen Low: Käänteinen small talk. Pidän siitä todella paljon. Näistä asioista pitää vain olla tietoinen. Kansainväliseen ja kulttuurien väliseen yhteistyöhön ryhtyessään monet olettavat, että voin vain tehdä kuten tavallisesti. He eivät ajattele, että vuorovaikutuksessa kollegoiden kanssa pitäisi huomioida jokin ylimääräinen tietoisuuden taso.

Olemme sellaisia kuin olemme ja selvitämme asiat matkan varrella. Molemmat mainitsemanne asiat ovat kuitenkin todella tärkeitä tiedostaa alusta alkaen. Kuten kaikkien hyvien asioiden kohdalla, kaikkea ei tarvitse saada täydelliseksi ennen projektin aloittamista. On kuitenkin tärkeää olla tietoinen, jotta voi ajatella: ehkä meidän ei pitäisi viitata amerikkalaiseen jalkapalloon joka kerta, kun pidämme päivittäisen tilannekatsauksen. Voisimme puhua jostain muusta — mitä kaikki haluaisivat käsitellä? Näin kaikki saadaan mukaan. Se on mielestäni hienoa.

Voisimme ehkä palata hieman taaksepäin. Näen asian niin, että rajat ylittävissä projekteissa on tiimejä eri maissa, eikä se ole uusi asia. Näiden tiimien yhteistyötapa ja yhteistyön läheisyys ovat kuitenkin jossain määrin moderni ilmiö. Kaikki ovat samassa tilassa Slackissa tai Teamsissa, eikö niin? Yasmina, kuten sanoit, viestit ja sähköposti ovat mukana, samoin esimerkiksi käyttäjätarinoiden työstäminen JIRA:ssa tai osallistuminen samoihin päivittäisiin tilannekatsauksiin.

Puhummepa sitten amerikkalaisesta jalkapallosta tai kriketistä, kaikki tämä edellyttää syvempää yhteisöllisyyttä, tuttuutta ja ehkä empatiaa. Palatakseni näihin etätyön kansainvälisiin esteisiin ja haasteisiin: mikä vastuu projektijohtajalla on turvallisen ja osallistavan tiimikulttuurin luomisessa, ja miksi se edes kuuluu hänelle?

Mayte Mata Sivera: Otan tämän kysymyksen, koska suhtaudun intohimoisesti monimuotoisuuteen ja osallistamiseen tiimeissä. Projektijohtajina meidän täytyy ymmärtää, ettemme ainoastaan aikatauluta kokouksia ja hallitse projekteja sekä riskejä. Hallitsemme myös ihmisiä. Meidän tehtävämme on huolehtia näistä asioista, auttaa ihmisiä tuntemaan kuuluvansa tiimiin ja luoda heille turvallinen tila, jossa he voivat nostaa ongelmat esiin.

Heidän pitää voida puhua meille avoimesti, jos jokin asia vaatii tukeamme. Siksi mainitsin osallistamisen. Kun pidämme päivittäisen tilannekatsauksen, emme ehkä puhu aiheista, joista muut eivät välitä, vaan valitsemme aiheen, johon kaikki voivat osallistua.

Toinen esimerkki ovat väärinkäsitykset. Vitsailu Teamsissa tai Slackissa voi kulttuuritaustasta riippuen olla yhdelle hauskaa mutta toiselle loukkaavaa. Projektijohtajana tarvitsemme kulttuurista tietoisuutta, jotta kaikki tiimin jäsenet tuntevat olevansa mukana kokouksissa, Teams-keskusteluissa ja Slackissa ja kokevat olonsa turvalliseksi sekä tuntevat kuuluvansa tiimiin.

Galen Low: Jos esittäisin vastaväitteen ja sanoisin, etten välitä? Entä jos olen projektipäällikkö, joka ajattelee, että ihmiset voivat kertoa vitsejä, joille muut eivät naura, eivätkä kaikki voi ymmärtää amerikkalaista jalkapalloa?

Kunhan työ tulee tehdyksi — sehän on se, millä minua mitataan. Tuliko työ tehtyä? Tehtiinkö se määritellyllä laatutasolla? Valmistuiko se ajoissa? Pysynkö budjetissa? Mitä väliä projektipäällikölle on sillä, miltä tiimistä tuntuu ja kuinka hyvin sen jäsenet tulevat toimeen?

Mayte Mata Sivera: Uskon, että lopulta kyse on projektin onnistumisesta.

En mittaa onnistumista vain laadun, ajan ja budjetin perusteella. On tärkeää myös, että ihmiset uskaltavat puhua. Jos he eivät tunne oloaan turvalliseksi tai kokevat, ettei heidän panostaan arvosteta, seurauksena voi olla uupumus. He eivät ehkä ole avoimia sinulle. Jos kysyt, kuinka kauan jokin asia kestää, he eivät ehkä luota sinuun eivätkä tuo esiin riskiä, josta pitäisi puhua ja joka pitäisi viedä johdon tietoon.

Yasmina Khelifi: Juuri niin. Haluan täydentää Mayten ajatusta. Kun ongelmia ei ole, voi ajatella, ettei jalkapallolla tai kaikkien osallistamisella ole väliä. Projektissa kohtaamme kuitenkin esteitä ja ongelmia. Jos et ole luonut turvallista ympäristöä ja hyvää yhteistyökulttuuria, ihmiset eivät esteen sattuessa välttämättä tee yhteistyötä sen ratkaisemiseksi.

Puhumme paljon kulttuureista, mutta mielestäni on tärkeää palata perusasioihin, kuten Mayte alussa sanoi, myös englannin kieleen. Ymmärrän, mitä sanot, sillä nykyisessä liike-elämässä meidän on puhuttava englantia. Kaikkien kielitaito ei kuitenkaan ole samalla tasolla.

Siksi on tärkeää puhua globaalista englannista, jota kutsumme globishiksi. On tärkeää tehdä viestinnän englannista ymmärrettävää. Työskentelin esimerkiksi paljon brittien kanssa ja muistan erään henkilön lähettäneen minulle todella pitkän sähköpostin. Se oli ensinnäkin erittäin pitkä ja sisälsi paljon sanoja, joista en ymmärtänyt juuri mitään.

En tiedä, tekikö hän sen tahallaan vai ei, koska suhteemme eivät olleet kovin hyvät. Se tuntui minusta todella epämukavalta, vaikka osasin englantia, koska et tiedä, mitä tehdä. Tuntuu, ettei sinulla ole todellisuudessa valtaa reagoida.

Kun työskentelen ranskaa äidinkielenään puhuvien ihmisten kanssa, jotka eivät aina tunne oloaan mukavaksi englanniksi, sanomme, että kokous pidetään englanniksi, mutta jos ongelmia ilmenee, voimme vaihtaa ranskaan ja minä voin kääntää. Tällaiset asiat voivat vaikuttaa pieniltä, mutta palaamme jälleen siihen, ettei se, mikä yhdelle on itsestään selvää, ole sitä välttämättä toiselle, jos näkökulma muuttuu.

Galen Low: Tunnistan englannin yleisyyden ja sen, kuinka monimutkainen kieli se on. Se on äidinkieleni, mutta kun kuulen tarinoita ihmisistä, jotka opettelevat sitä, ajattelen: olet oikeassa, miten ihmeessä opin tämän kielen alun perin? Mikään siinä ei tunnu järkevältä.

Ääntäminen ei ole loogista, kielioppi ei ole loogista, ja koko kieli on melkoinen sekasotku. Pahoittelut siis englannin puhujille, mutta kielemme on outo. Pidän kuitenkin ajatuksesta, että sanotaan: kuuntele, me kaikki puhumme ranskaa äidinkielenämme ja voisimme pitää kokouksen ranskaksi, mutta emme tee niin. Yritetään pitää se englanniksi.

Yritetään auttaa toisiamme kasvamaan ja kehittymään ja luoda mukavuuden taso, jossa tuemme toisiamme. Kehitymme kaikki yhdessä ja tunnistamme, että viestintä voi tarjota suuria mahdollisuuksia ja suuria haasteita. Työskennellään tämän parissa yhdessä.

Mainitsit asian, johon halusin palata, vaikka en alun perin aikonut: syrjinnän. Jotkut saattavat ajatella, etteivät tiimin jäsenet puhu englantia kovin hyvin ja että se on heidän ongelmansa.

He lähettävät pitkän sähköpostin ja olettavat, että vastaanottajan pitää selvittää asia itse. He eivät ole samalla tasolla kuin mahdollisesti vaikutusvaltainen englanninkielinen projektin sponsori. Syntyy tunne, että ihmistä pidetään muita huonompana, koska englanti ei ole hänen äidinkielensä.

Onko sinulla taktiikoita, vinkkejä tai strategioita ihmisille, jotka työskentelevät projektissa vieraalla kielellä ja kokevat, että heitä pidetään sen vuoksi vähemmän pätevinä tiimin jäseninä?

Mayte Mata Sivera: Kyllä. Projektijohtajille on vinkkejä, mutta myös niille, jotka käyttävät englantia toisena kielenä.

Projektijohtajana suosittelen totuttelemaan erilaisiin aksentteihin ja siihen, kuinka nämä ihmiset puhuvat. Äännän joskus joitakin sanoja hyvin oudosti, mutta kuunneltuaan minua tarpeeksi monta kertaa tiimini jäsenet tietävät, mitä tarkoitan. Projektijohtajana kannattaa siis altistua erilaisille aksenteille. Se auttaa tukemaan tiimin jäseniä paremmin.

Järjestä kahdenkeskisiä tapaamisia tai sosiaalisia keskusteluja, jotka auttavat henkilöä kehittymään. Itse yritän auttaa ihmisiä ymmärtämään minua, vaikka se on haastavaa, koska puhun todella nopeasti. Olen nopea puhuja. Lupaan sinulle, Galen, että yritän puhua hitaasti, jotta ihmiset ymmärtävät minua.

Kun puhun asiasta, johon suhtaudun intohimoisesti, olen kuitenkin kuin formula-auto. Huomaattehan urheiluviittauksen. Puhun todella nopeasti ja minun täytyy hallita itseäni. Keskustelemme nyt mukavasti, mutta saatan jälleen ylittää nopeusrajoituksen. Kun harjoittelen esitystä, koulutustilaisuutta tai pääpuheenvuoroa varten, mittaan puhenopeuttani. Pyydän jonkun huoneen takaosaan antamaan käsimerkkejä, kuten hidasta.

Yritän käyttää sanoja, jotka eivät aiheuta sekaannusta. Tiedän joidenkin sanojen olevan minulle vaikeita lausua, joten käytän niiden sijaan sanoja, jotka osaan ääntää helposti.

Yasmina Khelifi: Vahvistan, että käytän täsmälleen samoja keinoja kuin Mayte. Espanjaa ja ranskaa puhuvat ovat luultavasti nopeampia puhujia.

Kyse on siis samoista keinoista. Palaan myös siihen, mistä puhuimme kansainvälisten projektitiimien yhteydessä. Jokaisen tiimin jäsenen täytyy tulla tietoisemmaksi itsestään ja kohtaamistaan haasteista sekä niistä haasteista, jotka voivat estää yhteistyötä. Kuten sanoit, on tärkeää puhua avoimesti viestintätavoista.

Kun työskentelen uuden palveluntarjoajan tai toimittajan kanssa, pidän yleensä kokouksen, jossa selitän toimintatapani. Saatan sanoa, että lähetän paljon sähköposteja ja että minut tavoittaa yleensä parhaiten tietyllä tavalla. Jos jokin ongelma ilmenee, siitä kannattaa kertoa, mutta en lue sähköposteja viikonloppuisin.

Yritän olla hyvin selkeä viestintätavastani ja kannustan myös muita toimimaan samoin.

Galen Low: Pidän tuosta. Se on nykyään myös yleisempää. Etäyhteistyö, eri aikavyöhykkeillä työskentely ja COVID-19-pandemian jälkeinen muuttunut käsityksemme työstä ovat vaikuttaneet tähän.

Mitkä ovat työaikasi? Ne eivät ehkä ole samat kuin minulla. Kaikki eivät työskentele yhdeksästä viiteen tai toimistolla. Pidän tavasta sanoa: työskentelemme yhdessä, tässä on minun tapani työskennellä — entä sinun? Hyvä. En tiedä, miksi tämä oli aiemmin niin outoa. Viisi tai kymmenen vuotta sitten sitä olisi pidetty kummallisena.

Nyt se on paljon yleisempää ja hyväksytympää. Hyvä, siirrytään suoraan siihen vaiheeseen, jossa työskentelemme hyvin yhdessä. Se on mielestäni hienoa.

Mayte, pidän myös siitä, että olette molemmat puhujia. Jos puhun ihmisille auditoriossa enkä tunne heidän taustaansa, haluan silti heidän vastaanottavan viestin. Hidastan puhettani tai pyydän ystävääni seisomaan takana ja antamaan minulle käsimerkkejä.

Liike-elämässä ajattelemme sen sijaan, että nopeus on hyvä asia. Olemme kokouksessa, meidän täytyy saada asiat tehtyä ja ajan pitää olla tehokkaassa käytössä, joten etenemme nopeasti. Nämä asiat ovat lähes ristiriidassa. Jos hidastamme, saamme ehkä oikeasti enemmän aikaan, koska kaikki ymmärtävät ja asiat ovat selkeämpiä.

Ihmisillä olisi aikaa omaksua tietoa, mutta käsityksemme työstä on usein, että asiat pitää tehdä nopeasti, idea pitää tuoda esiin nopeasti ja sitten edetä sekä olla tuottava. Pidän kuitenkin ajatuksesta, että ollaan tietoisia käytetyistä sanoista ja puhenopeudesta, ymmärretään huoneessa olevat ihmiset ja huomioidaan heidät.

Tämä johdattaa hyvin seuraavaan aiheeseen. Olemme puhuneet itsetuntemuksesta, joka on todella tärkeää. Keskustelun taustalla on ollut kulttuurierojen ymmärtäminen ja niistä oppiminen. Olemme puhuneet työskentelytapojen jakamisesta, mutta osa asioista on syvemmin kulttuurisidonnaisia.

Jos projektipäällikkö haluaa oppia lisää kansainvälisesti hajautetusta tiimistään ja sen työkulttuurista, mitä hän voi tehdä? Tapahtuuko oppiminen vain työn ohessa? Pitääkö järjestää erillinen istunto, jossa joku opettaa minulle kulttuuristaan?

Kuinka projektijohtaja voi oppia kulttuurieroista työn edetessä?

Yasmina Khelifi: Se riippuu tilanteesta. Ensinnäkin on olemassa kulttuurienvälisiä kursseja ja koulutuksia. Jotkut saattavat pitää niitä hyödyttöminä ja ajatella, että on parempi oppia työn ohessa.

Itse ajattelin aluksi samoin, mutta olin onnekas saadessani kulttuurienvälistä koulutusta työssäni. Opin jonkin verran ja sain lisää itseluottamusta. Ensimmäisen kerran työskennellessäni kiinalaisten kollegoiden kanssa meillä oli toimisto Kiinassa. Yleensä lähestyn uutta yhteistyötä myös kielen kautta, mutta kiinaa on erittäin vaikea oppia.

Siihen ei ole aikaa. Kysyin siis muilta Kiinan kanssa työskennelleiltä kollegoilta. Heitä voi kutsua kulttuurimentoreiksi. Ympärilläsi on varmasti monia ihmisiä, jotka ovat asuneet Kiinassa, matkustaneet siellä tai työskennelleet kiinalaisten kanssa. Kysy heiltä. Kuten sanoin, selitin ensimmäisessä kokouksessa, kuinka työskentelen.

Myöhemmin esitin kysymyksiä matkan varrella. Näin toimin.

Galen Low: Pidän sanasta kulttuurimentori. Moni sanoisi varmasti, että selvitetään asiat työn ohessa. On kuitenkin hyvä olla tarkoituksellinen: ehkä tarjolla on kurssi tai voin puhua verkostossani jonkun kanssa, jolla on kokemusta tästä. En ehkä hallitse kaikkea, mutta tiedän ainakin jotain, jonka päälle voin rakentaa.

Pidän ajatuksesta todella paljon. Mieleeni tuli ihmisiä vakoiluelokuvista: heidän täytyy oppia nopeasti jotain ja sulautua joukkoon. Jos vakooja aikoo esiintyä tietyssä maassa työskentelevänä henkilönä ilman, että hän jää kiinni, hänen täytyy oppia nopeasti riittävästi.

Projektijohtajien ei tietenkään tarvitse olla vakoojia, mutta tarkoituksellisesti voi oppia lisää siitä kontekstista, johon on astumassa, ja ottaa sen huomioon. Pidän tästä.

Yasmina Khelifi: Haluan lisätä vielä, että myös organisaatiokulttuurilla on merkitystä.

Jos työskentelet kanssani, Galen, olet ehkä käynyt kurssin ranskalaisten kanssa työskentelystä. Se ei kuitenkaan välttämättä päde sataprosenttisesti, sillä organisaatiossani ja osastollani ihmiset ovat tottuneet työskentelemään eri kansallisuuksien kanssa. Käytämme myös paljon englantia puhuessamme ranskaa.

Organisaatiokulttuuri vaikuttaa siis myös tapaamme työskennellä.

Galen Low: Tämä on erittäin tärkeä huomio. Voisit työskennellä jopa Yhdysvaltojen eri osavaltioiden välillä. Se, että olet samassa maassa ja puhut samaa kieltä, ei tarkoita, että organisaatiot toimivat samalla tavalla.

Palaamme alkuperäiseen ajatukseen: olemme kaikki ammattilaisia, mutta olemmeko määritelleet, mitä se tarkoittaa? Lähetämme esimerkiksi Slack-viestejä, jotka ovat yhtä pitkiä kuin sähköpostit, jotta meidän ei tarvitse lähettää sähköposteja. Onko se todella erilaista? En tiedä, mutta näin me toimimme.

On vain odotettava neljän kappaleen mittaista Slack-viestiä. Se on osa tapaamme työskennellä, ja toinen tiimi saattaa toimia eri tavalla.

Mayte, onko sinulla vinkkejä siihen, kuinka oppia muista kulttuureista tiimin jäsenten avulla?

Mayte Mata Sivera: On tärkeää tiedostaa, mitä et tiedä. Ole nöyrä ja esitä kysymyksiä oikeilla sanoilla sekä osoita kiinnostusta muiden kulttuuria kohtaan.

Muistan esimerkiksi työmatkan Koreaan. Kysyin etukäteen ystävältäni, mikä on Soulin toimiston pukukoodi ja millainen kokousjärjestely siellä on. Hierarkiat ovat siellä erittäin tärkeitä. Pöydällä on myös ajastin, ja jokaisella on viisi minuuttia aikaa käsitellä aihetta. Espanjassa voimme puhua samasta asiasta niin, että äänet menevät päällekkäin.

Ensin pomoni esitteli minut ja minä esittelin toisen henkilön. Tällaisten kysymysten esittäminen oppimisen tarkoituksessa ei ole juoruilua eikä tarkoita, että pitäisimme itseämme muita parempina. Kyse on nöyryydestä, halusta oppia ja oikeiden sanojen käyttämisestä, jotta ihmiset ymmärtävät, että haluan oppia heistä ja heidän kulttuuristaan.

Haluan toimia mahdollisimman hyvin matkustaessani heidän maahansa tai tehdessäni yhteistyötä heidän kanssaan.

Galen Low: Hei kaikki, toivottavasti nautitte tästä jaksosta. Halusin käyttää hetken tämän päivän sponsorin, Jotformin, mainitsemiseen. Jotform on kokonaisvaltainen työkalu lomakkeiden luomiseen — ja nyt mukana on myös Jotform Workflows. Jotform Workflows on pienille ja keskisuurille yrityksille sekä suuryrityksille todellinen pelinmuuttaja. Voit automatisoida asiakkaiden hyväksynnät, projektien seurannan, tiimityön ja paljon muuta.

Kuvittele, että voit luoda asiakaspalautekierroksia tai tehtävien jakoja yhdessä paikassa ja säästää aikaa olennaiseen — suunnitteluun. Sujuvoita projektisi alusta loppuun Jotformin avulla ja katso, miksi miljoonat ihmiset ympäri maailmaa luottavat siihen.

Historiallinen vieraanvaraisuus on kiinnostava asia. Ajattelen kauppareittejä ja Silkkitietä. Monet näistä kohtaamisista, kuten matkustajan majoittaminen yöksi, perustuivat lämpöön, tervetulleeksi toivottamiseen ja uteliaisuuteen.

Meillä on vain lyhyt hetki yhdessä, mutta se ei tarkoita, ettenkö haluaisi oppia sinusta. Voin osoittaa asenteellani, että haluan oppia sinusta. En ole täällä vain puhuakseni sinulle, enkä ajattele olevani sinua parempi. Olen matkustaja, joka nukkuu sängyssäsi, mutta samalla tämä on tilaisuus oppia toisistamme ihmisinä matkustamisen, kaupankäynnin tai projektin aikana.

On kiinnostavaa olla avoin oppimiselle ja utelias. Palatakseni amerikkalaiseen urheiluun: joku voi ajatella, että he voivat oppia amerikkalaisesta jalkapallosta, varaustilaisuuksista ja muista asioista. Arvaa mitä? Sinäkin voit oppia heidän suosikkilajistaan tai harrastuksestaan. Se voi olla vastavuoroista, ja mielestäni se vahvistaa yhteistyötä ja yhteisöllisyyttä.

Yasmina, sanoit aiemmin, että tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun asiat menevät pieleen. Juuri siksi rakennamme ryhmissä kulttuuria: jotta tiedämme voivamme käsitellä ongelmia ja työskennellä yhdessä, kun suunnitelmaa ei ole, asiat poikkeavat suunnitelmasta tai kaikki alkaa mennä väärään suuntaan. Se on erittäin hyvä perustelu sille, miksi hyvän kulttuurien välisen tiimikulttuurin rakentaminen on niin tärkeää.

Yasmina Khelifi: Se vie aikaa. Meidän täytyy hyväksyä se. Voimme tehdä matkan varrella virheitä. Mutta kuten Mayte sanoi, jos pystymme sanomaan haluavamme oppia toisen kulttuurista ja myöntämään, ettemme tienneet jotain, se muuttaa yhteistyön tapaa.

Galen Low: Olen samaa mieltä. Katson seuraavaa kysymystäni ja ajattelen muuttavani sitä, joten anteeksi.

Mayte Mata Sivera: Tee niin.

Galen Low: Alkuperäinen kysymykseni oli, että kun olet projektipäällikkö tai projektijohtaja ja olet oppinut tuntemaan tiimikaverisi, mitä teet tiedolla? Haluan kuitenkin kääntää asian hieman toisin: kuinka voit hyödyntää sitä tietoa, kun tiimissäsi on todennäköisesti muita, jotka eivät tee samaa?

Voit toimia projektijohtajana vastuullisesti ja auttaa tiimiä toimimaan paremmin, mutta tiimissä voi olla jäseniä, jotka sanovat, etteivät välitä kulttuurista tai halua oppia siitä. Kuinka tiedon hankkimisessa aktiivinen projektijohtaja voi hyödyntää sitä itse, mutta myös levittää vaikutuksen koko tiimiin niin, ettei vain yksi tai kaksi ihmistä ole uteliaita ja halukkaita oppimaan?

Mayte Mata Sivera: Tämä tapahtui minulle työskennellessäni Espanjassa monitoiminnallisten, Eurooppaan ja muualle maailmaan hajautettujen tiimien kanssa. Yritin selittää heille ystävällisesti, miksi asia on tärkeä. Toiset epäröivät tai vastustivat. Järjestin tiiminrakennusharjoituksen, joka oli kulttuuriaiheinen tietovisa.

Jos haluat haastaa ihmisiä, jotka eivät halua oppia, kulttuuriaiheinen tietovisa tiiminrakennusharjoituksena toimii hyvin. Myös jäänmurtajatehtävät, joissa käytetään kulttuuriin liittyviä kysymyksiä, ovat mukava ja hauska tapa viedä asiaa hieman eteenpäin ja auttaa ihmisiä ymmärtämään, kuinka tärkeää se on.

Yhdysvalloissa on myös tavallista järjestää yhteisiä nyyttikestejä, joissa jokainen tuo ruokaa toimistolle. Voisi tehdä jotain kulttuurista: älä tuo vain tavallista vihannestarjotinta, vaan jotain, joka kertoo osavaltiostasi, isoäitisi perinteestä, Filippiineiltä lähtöisin olevasta ruoasta tai meksikolaisesta kulttuuristasi.

Näin ihmiset oppivat ruoan kautta. Nämä ovat käytännön esimerkkejä siitä, kuinka olen edistänyt osallistamista ja auttanut ihmisiä kuuntelemaan sekä oppimaan toisiltaan.

Galen Low: Ruoka on todella hyvä keino, koska kaikki syövät ja ruokamme ovat aina erilaisia.

Ruoan takana on yleensä tarina. Olemme myös pitäneet tauon työstä ja syömme, joten tilanne ei ole pelkästään ammatillinen kokous. Voimme viettää aikaa yhdessä ja oppia toisistamme. Pidän siitä.

Voisin ehkä pyytää jompaakumpaa teistä kertomaan tarinan. Olemme puhuneet kulttuurieroista, kokemuksista ja tilanteista, jotka ovat johtaneet näihin strategioihin ja vinkkeihin.

Voisiko toinen teistä kertoa tarinan haastavasta kulttuurierosta ja ehkä konfliktista tiimin jäsenten tai sinun ja toisen tiimin jäsenen välillä sekä siitä, kuinka ratkaisit tilanteen?

Yasmina Khelifi: Kerrotaan ehkä kaksi tarinaa. Ensimmäinen liittyy brittiläiseen kollegaani, kutsutaan häntä Brianiksi. Minun piti testata projektin palvelua. Palvelun testaamiseen tarvittiin paikallista yhteistyötä Joelta, joka työskenteli eräässä Afrikan maassa. Joe sai konsernilta niin paljon sähköposteja, ettei hän pysynyt kaikissa viesteissä mukana.

Olin työskennellyt Joen kanssa aiemmin ja tiesin, että hänen kanssaan oli reaktiivisempaa työskennellä viesteillä tai puhelimitse. Selitin Brianille prosessin: lähetän sähköpostin ja pyydän Joea vastaamaan tiedoilla, minkä jälkeen voin järjestää testin. Brian lähetti sähköpostin, mutta ei saanut vastausta, ja tarvitsin vastauksen projektia varten.

Kysyin häneltä, oliko hän saanut vastausta. Sen jälkeen helpotin yhteistyötä järjestämällä Brianin ja Joen välisen puhelun, jossa tiedot jaettiin ja testi tehtiin. Huomasimme, ettei käytössä ollut oikea materiaali ja niin edelleen. Tämä vaikuttaa yksinkertaiselta esimerkiltä.

Kyse ei ollut varsinaisesta konfliktista vaan erilaisista työskentelytavoista ja siitä, olemmeko valmiita mukauttamaan toimintaamme. Joissakin kulttuureissa ja organisaatioissa ollaan hyvin prosessikeskeisiä ja prosessin täytyy edetä tietyllä tavalla.

Minulla on toinen esimerkki eskaloinnista. Kuinka hallitsemme eskalointia? Olen työskennellyt paljon brittikollegoiden kanssa ja olemme läheisiä, mutta toimintatavoissa on suuria eroja. Muistan tilanteen, joka ei sattunut minulle vaan kollegalleni. Olimme Lontoon toimistossa, ja Mark istui Fredin vieressä. Fred oli ranskalainen eikä tullut kovin hyvin toimeen Markin kanssa.

Mitä Mark teki? Hän lähetti sähköpostin Fredin esimiehelle, vaikka he istuivat vierekkäin toimistossa. Fredin esimies lähetti sähköpostin Fredille, joka tuli täysin hulluksi. Hän sanoi, ettei ymmärtänyt tilannetta: Mark istui hänen vieressään, miksei hän puhunut hänelle suoraan?

Eskaloinnin hallinta liittyy joskus myös harmonian menettämiseen. Joissakin kulttuureissa harmonia on erittäin tärkeää. Itse pidän parempana sitä, että ongelmasta puhutaan ensin suoraan henkilön kanssa, jos mahdollista, ja asia eskaloidaan vasta, jos se ei auta.

Galen Low: Pidän molemmista tarinoista. Ensimmäinen osoittaa hyvin prosessikeskeisyyden: näin asian pitäisi edetä, eikä mitään tehdä, jos niin ei tapahdu. Kun asian kehystää harmonian ja suoran keskustelun kautta, ennen eskalointia ymmärtää, että kyse oli vain testauksesta.

Haluammeko julkaista jotain, mitä ei ole testattu? Emme tietenkään. Kaikilla tiimin jäsenillä on yhteinen tavoite, eikä erilaisten toimintatapojen, prosessien tai mieltymysten pidä estää sitä.

Joku voisi ajatella olevansa sähköpostihenkilö eikä haluavansa muuttaa tapaansa työskennellä jonkun vuoksi, joka ei muka ole ammattilainen, koska ei vastannut sähköpostiin. Todellisuudessa hän vain menetti viestin muiden sähköpostien joukkoon, haluaa testauksen tapahtuvan ja haluaa projektin onnistuvan.

Tässä näkee, kuinka tiimin jäsenten välinen yhteys auttaa suuntaamaan huomion yhteiseen tavoitteeseen erojen sijaan. Se on keskustelun tärkein oppini: sillä on merkitystä, koska tärkeää on se, kuinka saavutamme tavoitteen yhdessä, ei se, kuinka erilaisia olemme tai kuinka yritämme pakottaa kaiken samaan muottiin. Olemme kaikki kyvykkäitä ihmisiä, jotka työskentelevät yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Haluan päättää keskustelun aiheeseen, jota sivusimme jo hieman. Joillakin kuuntelijoillani ei ole koskaan ollut kansainvälistä projektia. He ovat työskennelleet lähellä olevien kollegoiden ja asiakkaiden kanssa sekä liiketoimintatapojen että muiden kulttuuristen piirteiden osalta.

Mikä on tärkein asia, joka ensimmäiseen kansainväliseen etä-, lähityö- ja hybridiyhteistyötä sisältävään projektiin lähtevän pitäisi tehdä aloittaessaan vuorovaikutuksen tiimin kanssa?

Yasmina Khelifi: Ensimmäiseksi kannattaa hankkia tietoa, jos mahdollista, joko muodollisesta koulutuksesta tai lukemalla. Saatavilla on kirjoja kansainvälisten etätiimien kanssa työskentelystä. Kannattaa myös etsiä verkostosta henkilö, joka on työskennellyt kyseisen kulttuurin kanssa. Kyse on kansallisesta kulttuurista, mutta myös organisaatiokulttuurista, josta kannattaa hankkia tietoa.

Galen Low: Hienoa. Hienoa.

Mayte, entä sinä?

Mayte Mata Sivera: Sanon aina, ettei pidä tehdä oletuksia. Projektijohtajina tiedämme, ettei projektin laajuudesta, budjetista tai vastaavista asioista pidä tehdä oletuksia. Sama koskee kuitenkin myös työskentely- ja viestintätapoja sekä taukojen pitämistä.

Kaikki eivät ehkä halua pitää lounasta kello 12–13. Älä siis tee oletuksia heidän työskentelytavoistaan. Kaikki eivät ole paikan päällä tai halua pitää tunnin taukoa. Joku saattaa haluta vain lyhyen tauon. Kuten projekteissa muutenkin kannustamme sidosryhmiä olemaan tekemättä oletuksia prosessista, kehityksestä tai budjetista, meidän pitää välttää oletuksia myös työskentelytavoista. Se olisi ensimmäinen ja tärkein vinkkini.

Galen Low: Tämä on hienoa, koska molemmat liittyvät muihin liiketoiminnan asioihin: mentorien ja kulttuurimentorien välillä on ero, samoin oletusten ja kulttuuristen oletusten välillä. Projektialan ihmisillä on taidot tämän navigoimiseen.

Kun alamme nähdä hyödyt, toiminta on oikeastaan melko suoraviivaista. Se ei ole helppoa, mutta ei myöskään monimutkaista: tiedämme, mitä meidän täytyy tehdä kulttuuristen esteiden ylittämiseksi, liittyivätpä ne työkulttuuriin, kansainväliseen kulttuuriin tai johonkin muuhun.

Mayte, Yasmina — kiitos paljon ajastanne. Tämä on ollut todella hauskaa. Olen oppinut paljon, ja uskon, että myös kuuntelijamme ovat oppineet.

Mayte Mata Sivera: Kiitos. Oli hienoa viettää aikaa kanssasi ja keskustella tästä aiheesta.

Galen Low: Siinä se, kaikki. Jos haluat osallistua keskusteluun yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan puolestapuhujan kanssa, liity yhteisöömme. Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com/membership saadaksesi lisätietoja. Jos pidit tämänpäiväisestä jaksosta, tilaa podcast ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Ensi kertaan asti — kiitos kuuntelusta.