Yhteistyöongelma, jonka useimmat etätiimit jättävät huomiotta
Etä- ja hybridityö eivät enää ole väliaikaisia ratkaisuja – näin monet projektitiimit työskentelevät joka päivä. Vaikka olemme kehittyneet paremmiksi työskentelemään asynkronisesti ja hyödyntämään tekoälyä tuottavuuden parantamisessa, on syytä kysyä, olemmeko tahattomasti menettäneet joitakin inhimillisiä elementtejä, jotka tekevät yhteistyöstä todella tehokasta.
Tässä keskustelussa Galen Low ja Karen Chong pohtivat, mitä etätiimeiltä puuttuu, miksi tietoinen yhteistyö on tärkeämpää kuin koskaan ja miten projektijohtajat voivat luoda uudelleen luottamuksen, luovuuden ja oppimisen, jotka syntyivät ennen luonnostaan yhteisissä toimistotiloissa. He perehtyvät myös tekoälyn kasvavaan rooliin tiimien yhteistyössä – ja siihen, miksi pelkkä tehokkuus ei riitä huipputiimien rakentamiseen.
Mitä opit
- Miksi tietoisesta yhteistyöstä on tullut etä- ja hybriditiimien keskeinen johtamistaito
- Miten rakentaa luottamusta ja yhteyttä turvautumatta kasvokkaisiin kohtaamisiin
- Käytännön keinoja luoda uudelleen epämuodollinen oppiminen ja mentorointi, joita toimistoissa tapahtui luonnostaan
- Miten tekoäly voi vahvistaa yhteistyötä – ja missä se voi huomaamatta heikentää sitä
- Miksi projektijohtajien on opittava havainnoimaan paremmin tiimin energiaa, sitoutumista ja viestintää
- Miten tasapainottaa synkronista ja asynkronista työtä hajautetuissa tiimeissä ja eri kulttuureissa
Keskeiset opit
- Käsittele viestintäkanavia eri tavoin. Slackin kaltaiset viestintäalustat toimivat parhaiten huomion suuntaamiseen – eivät dokumentaation tai monimutkaisten keskustelujen korvaamiseen. Pidä viestit tiiviinä ja ohjaa ihmiset oikean tietolähteen pariin.
- Koosta tieto sen sijaan, että välittäisit sen sellaisenaan. Tekoäly voi auttaa yhdistämään kokousmuistiinpanoja, litterointeja ja työpajojen tuotoksia, mutta projektijohtajat tarjoavat edelleen ratkaisevan kontekstin, joka muuttaa useat lähteet toimivaksi kokonaisuudeksi.
- Rakenna yhteistyötä tietoisesti. Satunnaiset keskustelut, käytäväkeskustelut ja kokousten jälkeiset yhteenvedot eivät enää tapahdu vahingossa. Jos niistä on hyötyä, varaa niille aikaa.
- Luottamus synnyttää parempia projektikeskusteluja. Kun ihmiset tuntevat toisensa muutenkin kuin työnimikkeiden perusteella, he tuovat todennäköisemmin esiin huolia, kyseenalaistavat oletuksia ja pyytävät apua ennen ongelmien kasvamista.
- Lue rivien välistä – ja näyttöjen takaa. Etäympäristöissä työuupumus ja sitoutumisen puute voivat näkyä hienovaraisemmin. Kiinnitä ajan mittaan huomiota osallistumisen, kameran käytön, reagointinopeuden ja energiatason muutoksiin.
- Suojaa ajatteluaika, älä ainoastaan kokousaikaa. Täyteen ahdettu kalenteri ei ole merkki tuottavuudesta. Tilan varaaminen ennen tärkeitä kokouksia ja niiden jälkeen auttaa tiimejä valmistautumaan, pohtimaan ja tekemään parempia päätöksiä.
- Mentoroinnin ei tarvitse olla muodollista. Jaa hyödyllisiä työkaluja, työnkulkuja ja oppeja, kun tilaisuuksia tulee vastaan. Pienet tiedon jakamisen hetket kertaantuvat ajan myötä.
- Sidosryhmien näkyvyys edellyttää tietoista toimintaa. Ilman spontaaneja kohtaamisia toimistolla projektijohtajat tarvitsevat harkittuja viestintäsuunnitelmia pitääkseen sponsorit ajan tasalla ja suhteet vahvoina.
- Hyödynnä lähityöaika kokemuksiin, joita ei voi toteuttaa etänä. Säästä työpajat, luova ongelmanratkaisu, suhteiden rakentaminen ja yhteinen suunnittelu hetkiin, jolloin tiimit ovat yhdessä.
- Älä anna tekoälyn korvata yhteistä ajattelua. Tekoäly on erinomainen tuottamaan todennäköisiä vastauksia, mutta innovaatiot syntyvät usein sekavista keskusteluista, keskeneräisistä ideoista ja yhteisestä ongelmanratkaisusta. Anna ihmisille tilaa ajatella yhdessä ennen ratkaisujen viimeistelyä.
Luvut
- 00:00 – Etäyhteistyö
- 02:44 – Karen Chongin tapaaminen
- 05:35 – Tekoäly ja ihmisten välinen yhteistyö
- 09:36 – Älykkäämpi tiimiviestintä
- 12:39 – Paremmat kokousmuistiinpanot
- 17:54 – Tietoinen yhteistyö
- 18:58 – Tiimin yhteyden rakentaminen
- 21:17 – Luottamuksen rakentaminen
- 22:51 – Miksi yhteys on tärkeä
- 26:43 – Tiimin energian havainnointi
- 29:34 – Tilan tekeminen yhteistyölle
- 33:16 – Mentorointi etänä
- 37:53 – Sidosryhmien hallinta
- 43:12 – Lähikohtaamisten hyödyntäminen
- 47:01 – Tekoäly ja tiimin luovuus
- 50:50 – Suurin haaste
- 52:55 – Aikavyöhykkeet ja kulttuuri
- 55:00 – Ota yhteyttä Kareniin
Tapaa vieraamme
Karen Chong toimii osa-aikaisena projektinhallinnan vetäjänä Abracademyssä ja juontaa Mind Blend -podcastia, jossa hän tutkii henkilökohtaista kasvua, päätöksentekoa ja kokemuksia, jotka muovaavat ihmisten ajattelua ja johtamista. Psykologian ja projektinhallinnan parissa karttuneen taustan ansiosta Karen on erikoistunut prosessien optimointiin, monialaisten hankkeiden johtamiseen sekä monimutkaisten ja monikulttuuristen tiimien kanssa toimimiseen. Maailmanlaajuisissa organisaatioissa hankkimansa kokemuksen pohjalta hän tuo projektijohtamiseen ihmiset etusijalle asettavan lähestymistavan, joka auttaa yrityksiä saavuttamaan merkityksellisiä tuloksia ja samalla edistää yhteistyötä, selkeyttä ja jatkuvaa parantamista.
Tämän jakson materiaalit:
- Liity Digital Project Manager -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Verkostoidu Karenin kanssa LinkedInissä
- Vieraile Abracademyssä & The Mind Blend -podcastissa
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
Galen Low: Etä- ja hybridiprojektitiimien johtaminen ei ole uutta, mutta se ei tarkoita, etteikö se olisi monimutkaista. Totuus on, että monet meistä ovat vain hyväksyneet etäyhteistyön epätäydelliseksi vaihtoehdoksi lähityölle, huoneessa yhdessä olemisen kömpelöksi ja tehottomaksi pikkuveljeksi. Ehkä meidän pitäisi kuitenkin kysyä itseltämme useammin, mitä voisimme tehdä etä- ja hybriditiimiemme yhteistyökokemuksen parantamiseksi. Miten voisimme siirtää lähiyhteistyön parhaat puolet etäympäristöön? Ja vaikka onnistuisimme siinä, vaikuttaisiko se mitenkään tuloksiin?
Asian selvittämiseksi olen kutsunut mukaan kansainvälisen projektialan ammattilaisen, joka on määrätietoisesti tavoitellut parempia kokemuksia etä- ja hybriditiimeilleen. Yhdessä tarkastelemme, mitä etäyhteistyökokemuksista usein puuttuu ja miten pienet muutokset prosesseihimme voisivat tuottaa huomattavasti vaikuttavampia projektituloksia, vahvempaa tiimivetoista innovaatiota sekä syvempiä suhteita kollegoihin ja sidosryhmiin. Toivottavasti nautit jaksosta.
Tervetuloa Digital Project Manager -podcastiin – ohjelmaan, joka auttaa toimitusjohtajia työskentelemään fiksummin, toteuttamaan sujuvammin ja johtamaan tiimejään itsevarmasti tekoälyn aikakaudella. Olen Galen, ja joka viikko sukellamme tosielämän strategioihin, nouseviin trendeihin, hyväksi todettuihin viitekehyksiin ja joskus myös projektirintaman sotatarinoihin. Johdatpa sitten valtavia muutoshankkeita, hallinnoit tekoälyn työnkulkuja tai yrität vain pitää kaaoksen hallinnassa, olet oikeassa paikassa. Aloitetaan.
