Kuinka siirtyä projektinhallintaan millä tahansa urataustalla

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä robotti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Olet lukenut tuon ”kuinka ryhtyä projektipäälliköksi” -artikkelin jo 15 kertaa, ja nyt olet varma; olet täysin varma siitä, että siinä oli lähes varmasti aivan liikaa konsonantteja ja liian vähän vokaaleja.

Mutta jotenkin et ole yhtään lähempänä sen ymmärtämistä, kuinka siirtyä projektinhallintaan.

PMP, CAPM, RACI, Gantt, Monte Carlo...

Onko tämä ensimmäinen testi, jolla heikot karsitaan pois alalta?

Jos olet kiinnostunut siirtämään urasi projektinhallintaan, mutta et ole saanut selkeää vastausta Googlelta, ChatGPT:ltä tai Perplexityltä, jatka kuuntelemista.

Teemme käytännönläheisen, suorasukaisen tarkastelun siitä, mitä todella tarvitaan sen selvittämiseen, onko projektinhallintaan siirtyminen sinulle oikea päätös.

Hei kaikille, kiitos että kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja olen mukana Digital Project Managerissa. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamistamme, kasvattamaan itsevarmuuttamme ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedpm.com/membership.

Jos pidät tulevaisuuteen suuntautuvista keskusteluista ja käytännön näkemyksistä digitaaliseen projektijohtamiseen liittyen, harkitse ohjelman tilaamista viikoittaisia jaksoja varten.

Tänään puhumme siitä, kuinka siirtyä projektinhallintaan, sekä siitä, millainen rooli yhteisöllä voi olla melko hämärien lyhenteiden, epämääräisten taitovaatimusten ja harhaanjohtavien tehtävänkuvausten avaamisessa. Nämä asiat estävät aivan liian usein ammattilaisia tavoittelemasta palkitsevaa uraa projektien johtamisen parissa.

Seurassani on tänään Barbara Kephart, Projects Pivotin perustaja ja johtava projektipäällikkö. Projects Pivot yhdistää omistautuneet projektipäälliköt, strategisen projektisalkun ohjauksen ja käytännönläheisen projektinhallintakoulutuksen luoden toimivan kaavan onnistuneille projekteille.

Barb on myös rikoskumppanini yhteisössä, joka on tarkoitettu uusille ja tuleville projektipäälliköille, The PM Coffee Spotissa.

Barb, kiitos kun liityit seuraani.

Barbara Kephart: Kiitos, Galen. On aina mukavaa viettää aikaa kanssasi.

Galen Low: Tiedän, että tämä on kuin tavallinen tapaamisemme, mutta tällä kertaa saamme nauhoittaa sen ja jakaa sen muille. On hauskaa, koska minulle sanotaan, että esittelyni kuulostaa radioääneltäni, ja sitten jakso alkaa ja olenkin vain minä. Tämä on siis yksi niistä kerroista.

Barbara Kephart: Aloitatko vain tavallisen päivän ensimmäisenä?

Galen Low: Kyllä. Jos ohjelma on sinulle uusi, nauhoitan esittelyni joka kerta, ja joskus mukana on hienoja ystäviä, kuten Barb.

Barbara Kephart: Minulla ei ole radioääntä, joten olen melko kateellinen.

Galen Low: En tiedä. Suuri voima tuo mukanaan suuren vastuun. Tiedät, miten se menee. Sinä ja minä tunnemme toisemme jo pitkältä ajalta. Olemme kumpikin auttaneet ihmisiä pääsemään projektinhallintaan, menestymään siinä, oppimaan sitä ja navigoimaan projektinhallintaan liittyvällä uralla. Tiedämme, että se on ihmisille vaikeaa. Monet yrittävät oppia alasta, selvittää mistä siinä on kyse ja pohtia, sopiiko se heille, kuluttamatta siihen liikaa aikaa.

Ajattelin aloittaa kysymyksellä, johon kaikki haluavat tietää vastauksen: miksi projektinhallinta on niin vaikea ala päästä mukaan, ja mikä on suurin myytti tai väärinkäsitys, jonka näet estävän ihmisiä aloittamasta projektinhallinnan parissa?

Barbara Kephart: Kyllä. Erinomainen tapa aloittaa projektinhallintaa käsittelevä keskustelu. Luulen, että teemme siitä vaikeampaa kuin sen tarvitsee olla, koska me projektipäälliköt, jotka rakastamme tätä työtä, yritämme tehdä monista asioista vaikeampia kuin niiden pitäisi olla. Myös projekteja johtaessamme teemme joskus asioista vaikeampia kuin niiden tarvitsisi olla. Luulen, ettemme aina tuo itseämme esiin parhaalla mahdollisella tavalla.

Olen viime aikoina kutsunut itseäni nörttimäiseksi projektipäälliköksi. Sellaiseksi, joka ratkaisee yrityksen ongelmat olematta ärsyttävä tai päällekäyvä. Muistan, kun joku sanoi minulle kerran, ettei tässä yrityksessä tehdä päällekäyviä projektipäälliköitä, ja ajattelin, että nörttimäinen projektipäällikkö tarkoittaa sitä, että rakastamme yksityiskohtia ja niiden pariin paneutumista – eivätkä kaikki ihmiset tee niin.

Yrityksille onkin helpotus kuulla tämä. Joten voit vapaasti käyttää nörttimäisen projektipäällikön ilmaisua haastatteluissa. Uskon, että ihmiset haluavat sitä, ja kun he kuulevat tämän, alalle pääseminen ei tunnu enää yhtä vaikealta, koska monet meistä yrittävät hakeutua projektinhallinnan tehtäviin.

Vastaanottavassa päässä olevien on kuitenkin vaikea tietää, kuka todella osaa tehdä työn ja kuka ei. Näiden asioiden ymmärtäminen on mielestäni olennaista. Lisäksi teemme asioista vaikeampia itsellemme, koska takerrumme tehtävänimikkeisiin. Ajattelemme, että tehtävänimikkeessä täytyy olla sana ”projekti”, kun haemme tehtävää tai pohdimme etenemistä nykyisessä organisaatiossamme.

Monissa nykyisissä tehtävissä on sisäänrakennettuja projektinhallinnan osa-alueita, vaikka niiden nimi ei olisi projektipäällikkö. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi tiiminvetäjä, ohjelmapäällikkö, käyttöönoton päällikkö, analyytikko tai työnkulun vetäjä. Tapasin hiljattain työnkulun vetäjän, jonka kanssa työskentelin, ja hän työskenteli tilitoimistossa. Sanoin hänelle: ”Johdat projekteja, mutta kutsut itseäsi työnkulun vetäjäksi.”

Se oli mielestäni todella hyvä esimerkki. Jos alalle pääseminen tuntuu erityisen vaikealta, kannattaa ajatella myös hallinnollisia tehtäviä. Hallinnolliset tehtävät ovat täynnä projektinhallintaa, ja kun pääset sellaiseen tehtävään, voit edetä organisaatiossa yhä vaativampiin rooleihin.

Joskus nämä tehtävät myös vain putoavat syliin. Saatat olla yrityksessä se henkilö, joka hoitaa projekteja, vaikka tehtävänimikkeesi tai mikään muukaan työssäsi ei viittaisi siihen. Kun tarkastelet tilannetta eri näkökulmasta, sinun voi olla helpompi päästä tällaisiin tehtäviin.

Galen Low: Pidän tuosta.

Barbara Kephart: Seuraava asia liittyy juuri mainitsemaasi myyttiin tai väärinkäsitykseen. Monet ihmiset ajattelevat, ettei heillä ole riittävästi kokemusta. Olemme puhuneet tästä paljon: ihmiset eivät usko, että heillä on tarpeeksi kokemusta projektien johtamisesta.

Monet meistä, jotka pidämme tästä työstä, ovat tehneet sitä pitkään. Olemme niitä, jotka suunnittelevat syntymäpäiväjuhlia. Olemme puhuneet tästä aiemminkin: mikä oli ensimmäinen projekti, jonka suunnittelit? Monille se liittyy lapsiin tai perheeseen. Kun itse olin vielä nuori enkä ollut projektipäällikkö, työskentelin tavallisessa päivätyössä terveydenhuollon ammattilaisena. Olin myös päivystysvuorossa ja äitiyslomalla toisen tyttäreni syntymän jälkeen, ja vapaaehtoistyössä hänen esikoulussaan.

Kun olin noin viikon kuluttua voinut paremmin enkä ollut vielä valmis palaamaan töihin, järjestin heidän taidetarvikekaappinsa. Laadin kaikille lapsille uudet prosessit, joiden avulla kaikki järjestettäisiin joka kerta samalla tavalla. Nämä ovat projekteja, mutta ihmiset ajattelevat, ettei heillä ole tarpeeksi kokemusta tai etteivät he osaisi johtaa projektia. Kun pääset mukaan ja sinulla on edellytykset olla hyvä projektipäällikkö, se alkaa sujua luonnostaan.

Olen puhunut tästä hiljattain myös kollegani Laura Hartnerin kanssa. On olemassa uranvaihdon asiantuntijoita, kuten Laura, jotka voivat auttaa sinua paitsi siirtymään alalle myös sanoittamaan kokemuksesi niin, että muut ymmärtävät sen kaiken muun melun keskellä.

Olemme luoneet muutamia verkko-oppimiskokonaisuuksia, joiden nimet ovat ”Hanki projektipäällikön työ”, ”Kirjoita projektipäällikön ansioluettelosi” ja ”Onnistu projektipäällikön työhaastattelussa”. Nämä ovat ajatukseni siitä, onko alalle vaikea päästä.

Galen Low: Ovatko kurssit jo saatavilla?

Barbara Kephart: Työskentelen parhaillani niiden julkaisemiseksi. Oppimisen hallintajärjestelmämme on nimeltään projectspractice.com.

Galen Low: Selvä.

Tässä on paljon asioita, joihin haluan perehtyä. Mielestäni kosketit ensin toista väärinkäsitystä: että päällekäyvä projektipäällikkö olisi projektipäällikön perikuva. Monet eivät ajattele nörttimäistä projektipäällikköä, joka paneutuu yksityiskohtiin ja käsittelee monimutkaisuutta, vaan kuvittelevat henkilön, joka käskee muita.

Olen nähnyt ihmisiä, jotka sanovat: ”Olen päällekäyvä, joten minusta tulee loistava projektipäällikkö.” Toisaalta jotkut ajattelevat, etteivät he ole päällekäyviä eivätkä siksi voisi olla hyviä projektipäälliköitä. Usein henkilö, joka ei ole päällekäyvä – joka ei tunne oloaan mukavaksi käskiessään muita, jolla on huijarisyndroomaa ja joka joutuu opettelemaan uusia asioita – voi itse asiassa sopia tehtävään paremmin kuin henkilö, joka marssii sisään käskemään kaikkia ja syyttää muita heti, kun jokin menee pieleen.

Myös kokemukseen liittyvä vaatimus on ollut ongelma pitkään. Suoritin PMP-tutkintoni vuonna 2014, ja olen työskennellyt projektinhallinnan parissa noin 15 vuotta tai kauemmin. Jo 15 vuotta sitten, ehkä aiemminkin, ihmiset miettivät: ”En tiedä, onko minulla tarpeeksi kokemusta. Mikä edes on projekti ja miten voin puhua siitä? Jos se ei ollut tehtävänimikkeeni, voinko silti lisätä sen ansioluettelooni ja kertoa siitä haastattelussa?” Tätä on jatkunut vuosikymmeniä.

Barbara Kephart: Puhutaan siitä, tarvitsetko PMP-sertifioinnin heti, koska minä hankin omani sinua myöhemmin.

Sain omani vuonna 2016. Olin kuitenkin johtanut projekteja jo 25 vuoden ajan osana varsinaista työtäni terveydenhuollossa. Sertifiointi ei vain koskaan tullut ajankohtaiseksi, enkä työskennellyt tuolloin suoraan projektinhallintatoimistossa. Yleensä projektinhallintatoimiston ihmiset hankkivat PMP:n, mutta muut eivät.

Se ei ollut minulle prioriteetti ennen kuin sain mahdollisuuden opiskella ja hankkia varsinaisen projektinhallinnan todistuksen ja myöhemmin PMP-sertifioinnin. Monilla on myös käsitys, että sertifikaatti täytyy olla nimen perässä ennen kuin työpaikan voi saada. Tätä vahvistaa se, että monissa työpaikkailmoituksissa PMP mainitaan vaatimuksena.

Kuten aiemmin sanoin, saatat keskittyä liikaa projektinhallinnan tai projektipäällikön tehtävänimikkeeseen ja unohtaa, että monissa muissa tehtävissä voit toteuttaa nörttimäistä projektinhallintaa ilman projektipäällikön nimikettä. Ehkä myöhemmin saat projektipäällikön tehtävän.

Minulla ei ollut projektipäällikön nimikettä vuosiin, vaikka halusin sen. Se olisi kuitenkin tarkoittanut siirtymistä projektinhallintatoimistoon, jolloin johtajani ja minä emme olisi voineet johtaa projekteja sillä tavalla kuin tiesimme toimivaksi. Meillä olisi ollut rajoituksia, jotka ovat projektinhallintatoimistossa täysin perusteltuja, erityisesti koko yrityksen laajuisessa toiminnassa.

Ja palatakseni päällekäyvään projektipäällikköön: kyllä, sellaiset projektipäälliköt pääsevät usein hyvin ovesta sisään. Ole kuitenkin varovainen, sillä päällekäyvän projektipäällikön toimintatapa ei toimi, kun projekti alkaa mennä väärään suuntaan.

Parempi on usein olla tasapainoinen projektipäällikkö: päällekäyvä silloin, kun sitä tarvitaan, ja rauhallinen silloin, kun sitä tarvitaan. Kaikessa elämässä on kyse tasapainosta, ja projektipäällikölle on suuri vahvuus osata tietää, milloin olla hiljaa ja milloin puhua.

Galen Low: Pidän tuosta tasapainosta.

Teet myös jonkinlaisen arvioinnin joidenkin mentorointiohjelmaasi osallistuvien kanssa. Kutsutko sitä turvavyöistunnoksi? Ilmeisesti siksi, että ihmisiä pyydetään kiinnittämään turvavyöt ennen kuin he kuulevat jotain, mitä eivät ehkä halua kuulla. Kyse on kuitenkin siitä, onko sinulla tasapaino ja voisiko projektinhallinta sopia sinulle. Ymmärsinkö oikein?

Barbara Kephart: Kyllä. Meillä on kaksi asiaa. Turvavyöistunto on se, jonka teemme työskentelemiemme yritysten kanssa. Mukana ovat johto sekä projektipäälliköt, jotka johtavat projekteja, joko yrityksen omat projektipäälliköt tai organisaatiomme kautta osa-aikaisesti työskentelevät projektipäälliköt.

Arvioimme, mitä teette, miten olette tehneet sen ja miten olette käyttäneet projektinhallinnan tekniikoita. Luomme projektin lähtötilanteen. Tätä kutsumme turvavyöistunnoksi ihmisille, joita emme vielä tunne tai joiden kanssa työskentelemme yrityksen sisällä.

Kutsumme toista palveluamme projektinhallinnan osaamisvajeen arvioinniksi. Tulemme julkaisemaan sen osoitteessa projectspractice.com ja tekemään siitä lyhyen version, jota ihmiset voivat kokeilla itse. Arvioimme siinä ihmisten edellytyksiä projektinhallintaan.

Pidän sanasta edellytykset, koska aivan kuten synnymme tietynlaisilla hiuksilla, uskon projektipäälliköiden syntyvän tiettyjen ominaisuuksien kanssa. Ne tekevät meistä sellaisia kuin olemme. Myös Project Management Institute tekee tästä arvioinnista omia versioitaan, kun se testaa meitä.

Galen Low: Aivan.

Barbara Kephart: Siksi jotkut läpäisevät testin heti: asiat ovat heille loogisia. Toiset voivat kamppailla. En tarkoita, että tämä olisi ainoa syy, mutta kun minä suoritin testini, kysymykset oli juuri alettu muuttaa enemmän logiikkaan perustuviksi.

Projektipäälliköt ovat loogisia, ja tämä on ominaisuus, joka meillä on nuoresta lähtien. Tällaisia piirteitä ovat kriittinen ajattelu, tulevaisuuteen katsominen ja asioiden ennakkosuunnittelu. Monilla ihmisillä on näissä vaikeuksia syystä tai toisesta, olipa kyse synnynnäisistä ominaisuuksista tai elämäntilanteen vaikutuksista.

He pystyvät ehkä ajattelemaan vain seuraavaa tehtävää, ja jopa se on heille vaikeaa. Se ei ole hyvä ominaisuus projektipäällikölle.

Galen Low: Voiko näitä asioita kuitenkin oppia? Puhumme syntymässä saadusta hiuslaadusta ja ihmisistä, jotka kuuntelevat ja ajattelevat: ”Haluaisin projektipäälliköksi. Olisin siinä hyvä.” Olenko looginen? En tiedä. Ehkä. Ehkä en pysty tähän. Voiko näitä ominaisuuksia opettaa? Voinko oppia saamaan kiharat vaaleat hiukset?

Barbara Kephart: Uskon niin. Voit ottaa permanentin ja värjätä hiuksesi. Mutta sanon tämän pienellä varauksella. Kyllä, asioita voi oppia, mutta kaikki tiedämme, että kun projektit muuttuvat suuriksi, sekaviksi ja täysin hallitsemattomiksi, jotkut ihmiset, jotka ovat suoriutuneet erinomaisesti tähän asti, lamaantuvat heti kaaoksen alkaessa.

Se on aivan oma oppimisen tasonsa, eivätkä jotkut ehkä koskaan opi sitä, koska he pitävät järjestyksestä. Toinen projektipäälliköiden ominaisuus on se, että pidämme asioista järjestyksessä. Olemme hyviä pitämään ne järjestyksessä, ja voimme oppia tekemään niin.

Meidän täytyy kuitenkin olla myös hyvin joustavia. Kun asiat muuttuvat nopeasti sekaviksi, meidän on kyettävä toimimaan siinä tilanteessa. En ole varma, voiko tuota viimeistä ominaisuutta oppia.

Galen Low: Se on reilua. Pidän todella tuosta tavasta tarkastella asiaa. Monet suunnittelevat uraansa ajatellen: ”Hyvänä päivänä, kun kaikki toimii, voisin tehdä tuota työtä.” Oikea kysymys saattaakin olla: ”Pystyisinkö tekemään tätä työtä, kun kaikki ympärilläni romahtaa?”

Se voisi päteä mihin tahansa työhön, ei vain projektinhallintaan. Miten selviäisin huonosta päivästä, kun mikään ei mene suunnitelmien mukaan? Onko minulla edellytyksiä hallita stressiä, pysyä järjestelmällisenä ja rauhallisena paineen alla tai käyttää määrätietoisuutta työkaluna? Sitä ei tarvitse tehdä persoonallisuutensa ytimeksi, mutta sen voi ottaa käyttöön silloin, kun sitä tarvitaan.

Pidän tästä näkökulmasta: projektinhallinta huonona päivänä. Vaikeita päiviä tulee.

Barbara Kephart: Kannustan ihmisiä ajattelemaan tätä. Kun elämässäsi menee huonosti ja sinulla on huono päivä, viikko tai vuosi, palaa tilanteeseen ja kysy: ”Miten selvisin siitä ja kuinka hyvin onnistuin?”

Muista, että kehityt sitä paremmin, mitä enemmän huonoja vuosia koet. Opit niistä yhä uusia tekniikoita, jotka auttavat sinua selviytymään useammasta tilanteesta. Siksi saatan joutua muuttamaan aiempaa väitettäni siitä, ettei tätä voisi oppia.

Ehkä sen voi oppia sen perusteella, kuinka paljon vaikeuksia olet joutunut kohtaamaan. Itse sanon kasvaneeni kaoottisessa irlantilais-italialaisessa perheessä, ja minun oli opittava hallitsemaan sitä. Huomasin, että se oli minulle mahdollista. Siirryin myös terveydenhuoltoon, jossa minun täytyi olla päivystysvuorossa keskellä yötä.

Minut herätettiin nopeasti toimimaan hätätilanteissa päivystyksen potilaiden kanssa. Nämä taidot auttoivat minua toimimaan, kun projekti alkaa mennä nopeasti väärään suuntaan. Olen tuonut terveydenhuollon kokemuksestani tekniikoita yrityksiini, organisaatioihini ja koulutuksiini.

Palaan siis aiempaan väitteeseeni ja sanon, että tämän voi oppia, jos olet valmis oppimaan.

Galen Low: Reilua. Minuun resonoi myös se, että puhuit edellytyksistä. Jotkin asiat voivat olla meissä syntymästä lähtien, mutta kyse on tasapainosta ja siitä, kuinka säädämme ominaisuuksiamme sopimaan projektipäällikön rooliin.

Oppiminen ei tarkoita sitä, että muuttaisit luonnettasi. Se tarkoittaa, että ymmärrät, millainen ominaisuuksiesi tasapaino auttaa sinua menestymään. Sitten voit harjoitella ja tulla yhä mukavammaksi vaikeissa tilanteissa.

En ole luonnostani syntymäpäiväjuhlien järjestäjä. Älä anna minun suunnitella syntymäpäiväjuhlia. Paperilla olisin ehkä huono projektipäällikkö, mutta joidenkin asioiden oppiminen on vaatinut minulta paljon työtä. Se ei ollut luonnollista.

Tämä kehystys on hyödyllinen. Kyse ei välttämättä ole siitä, ettet voisi olla projektipäällikkö, koska sinulta puuttuu tiettyjä ominaisuuksia. Joillekin se vain vaatii enemmän työtä kuin toisille.

Barbara Kephart: Pidän todella siitä, miten selitit asian. Kyse on näkökulman muuttamisesta. Ne ihmiset, joiden pitkäaikainen menestys alalla on kyseenalainen, ovat usein niitä, jotka asioiden muuttuessa vaikeiksi kirjaimellisesti piiloutuvat tietokoneensa taakse.

He istuvat kokouksissa pää alhaalla niin, että kannettava tietokone näyttää peittävän koko heidän päänsä. Juuri silloin pään pitäisi olla ylhäällä.

On ehkä hyväksyttävää toimia näin kerran tai kahdesti, mutta meidän pitää nähdä kasvu, oppiminen ja kyky laajentaa omaa toimintaa. Projektit voivat edetä hyvin ja jokin voi silti mennä pieleen. Riskienhallinta on kokonainen aihe itsessään.

Tunnistetaan, mitä voi tapahtua, varaudutaan siihen ja ollaan valmiita toimimaan, jos se tapahtuu. Tämä tarkoittaa tietokoneen äärestä poistumista ja keskustelun aloittamista ihmisten ja sidosryhmien kanssa. On selvitettävä, mitä tapahtuu, vaikka se olisi joillekin epämukavaa.

Kommunikointi ja ihmisten kohtaaminen ovat kaikki osa tätä. Projektien toiminnan ymmärtämiseen liittyy oppimista ja kehittymistä, kun työskentelet hyvin monimutkaisten ihmisten kanssa.

Galen Low: Tiedätkö, mikä on kiinnostavaa? Puhuit aiemmin siitä, että paras projektinhallintakoulutuksesi liittyi perheeseesi, lääketieteessä työskentelyyn ja päivystystilanteisiin. Ne opettivat sinulle kestävyyttä stressaavissa tilanteissa.

Samalla annamme tässä keskustelussa käytännössä mestarikurssin siitä, kuinka oma arvo sanoitetaan ja kuinka projektipäällikkönä tuot arvoa, vaikka sinulla ei olisi aiemmin ollut projektipäällikön tehtävänimikettä tai PMP-sertifiointia. Vaikka et olisi aiemmin tehnyt projektityötä, sinulla voi silti olla projektipäällikön roolissa arvokkaita ominaisuuksia ja taitoja.

Barbara Kephart: Näistä kokemuksista voi ammentaa. Puhuimme eräässä PM Coffee Spotin keskustelussa henkilöstä, jonka perhetausta ja perheen haasteet olivat kehittäneet häntä.

Olemme keskustelleet myös ihmisistä, jotka ovat joutuneet muuttamaan maasta toiseen. Monilla kansainvälisillä opiskelijoilla on jo projekti siinä, että he pääsevät luokkahuoneeseen. He ovat käyneet läpi koko prosessin kotimaastaan lähtemiseksi, uuteen maahan ilmoittautumiseksi ja ohjelmaan liittymiseksi. Erityisesti projektinhallintaohjelmaan ilmoittautuminen on projekti.

Näitä kokemuksia voi käyttää keskusteltaessa siitä, miksi olet tehokas tässä roolissa. Olet selvinnyt vastoinkäymisistä. Projekteissa selviydymme esteistä ja haasteista, ja juuri se tekee meistä hyviä työssämme.

Galen Low: Olen täysin samaa mieltä. Palkkaavana esihenkilönä yritän selvittää, millainen ehdokas on huonona päivänä, kun jokin on vaikeaa tai menee pieleen. Haastattelussa meidät on opetettu sanomaan: ”Projektini ovat täydellisiä. Ne valmistuivat laajuudeltaan, aikataulultaan ja budjetiltaan suunnitelman mukaisesti.”

Mutta kyse ei ole vain lopputuloksesta. Haluan kuulla, kuinka selvisit vastoinkäymisistä. Jokainen, jolla on tarina ongelman ratkaisemisesta stressin alla, voi kertoa erittäin hyvän tarinan projektipäällikön työhaastattelussa.

Mainitsit PM Coffee Spotin. Haluaisin perehtyä siihen ja samalla hieman laajentaa näkökulmaa. Viime vuonna esitit minulle ajatuksen yhteisöstä uusille ja tuleville projektipäälliköille, jotka tulevat mistä tahansa toimialasta ja taustasta. Päädyimme nimeen PM Coffee Spot. Voitko kertoa, mikä PM Coffee Spot on, mitä se merkitsee sinulle ja miksi siihen kannattaa sijoittaa aikaa ja energiaa?

Barbara Kephart: Otin sinuun yhteyttä osana Digital Project Manageria, koska DPM keskittyy niin hienosti digitaalisiin projektipäälliköihin. Minä työskentelen kuitenkin kaikkien toimialojen ihmisten kanssa, ja tiesin, että digitaalinen projektipäällikkö, terveydenhuollon projektipäällikkö ja tekninen projektipäällikkö tarvitsevat kaikki saman asian: paikan, jossa esittää kysymyksiä.

Tarvitaan resursseja, jotka eivät ole vain helppolukuisia vaan myös luotettavia. Verkossa on paljon sisältöä, ja kun etsin jotain tai kysyn ChatGPT:ltä, ajattelen usein, ettei vastaus ole aivan oikea. Olen tehnyt tätä jo jonkin aikaa, joten huomaan sen.

Monet haluavat paikan verkostoitumiseen. He haluavat turvallisen verkostoitumispaikan nykyisten sosiaalisen median palvelujen ulkopuolelta, koska eivät aina tiedä, minne heidän tietonsa päätyvät. He eivät halua työnantajansa löytävän kaikkea.

Tämä koskee myös niitä, jotka ovat vasta aloittamassa tai kiinnostuneita projektinhallinnan urasta. Siksi keskustelufoorumin perustaminen tuntui sopivalta. Internetin alkuaikoina foorumit olivat suosittuja, ja nyt ne ovat palanneet.

Halusimme luoda turvallisen paikan, jossa ihmiset voivat tutkia alaa. Minulla oli urani alussa jotakin vastaavaa: pari mentoria, joiden kanssa pystyin keskustelemaan. Meillä oli pieni oma foorumimme.

Nyt maailma on globaali. Halusin luoda paikan, jossa ihmiset tuntevat olonsa turvalliseksi, voivat jakaa tietoa ja saada yhteyden mentoreihin.

Rakentamamme yhteisö kehittyy jatkuvasti. Mukana on paljon erilaisia mentoreita eri kokemustasoilta. Osa on uransa alkuvaiheessa, mutta on jo saavuttanut paljon. Osa on erittäin kokeneita.

Avainasia on, että PM Coffee Spot on turvallinen laskeutumispaikka. Paikka, jossa voi sanoa: ”Haluan kysyä tämän tyhmän kysymyksen, ja uskon voivani kysyä sen täällä.” Itse kysyin urani alussa paljon tyhmiä kysymyksiä.

Galen Low: Se on taito. Pidän siitä, mitä sanoit mentoreiden kanssa keskustelemisesta. Maailma on suuri, ja generatiivinen tekoäly on vaikuttavaa. ChatGPT, Perplexity, Gemini ja muut ovat uskomattomia tiedonhankintatyökaluja.

Silti ne eivät ole sama asia kuin mentori, jonka kanssa voi keskustella. Jotkut saattavat sanoa, että keskustelutilassa oleva tekoäly on heidän mentorinsa, koska se tietää kaiken internetistä. Joskus haluan kuitenkin tietää jotain, mitä internetissä ei ole.

Puhuit ihmisten tarinoista, heidän taustastaan ja suurista muutoksista, jotka ovat muovanneet heitä ihmisinä ja vaikuttaneet heidän työhönsä. Se ei tunnu asialta, jota kielimalli voisi täysin korvata.

Barbara Kephart: Se voi löytää tiedon ja yrittää poimia siitä osia, mutta ihmiselle tulee aina uusi kysymys. Hän lukee vastauksen ja kysyy: ”Mitä teit tässä tilanteessa?”

Erityisesti ydinlääketieteessä monilla potilailla on pitkäaikaisia tai vakavia diagnooseja, kuten syöpä tai sydänsairaus. He ovat peloissaan. Kun yrität saada tietoa sidosryhmältä, etenkin hyvin sairaalta ja pelokkaalta ihmiseltä, nämä työkalut eivät auta samalla tavalla, koska ne eivät ole ihmisiä.

Mentoreita ei voi koskaan olla liikaa. Juuri sitä yritämme tehdä PM Coffee Spotissa. Ehkä tulevaisuudessa työkalut voivat luoda meistä versioita, mutta tällä hetkellä projektin seuraavan vaiheen läpiviemiseen tarvittava inhimillinen kokemus tulee ihmiseltä.

Galen Low: Projektinhallinnassa ei yleensä ole yhtä oikeaa vastausta. Jokaisella ammattilaisella on oma tyylinsä. Taide on siinä, että osaa muodostaa oman näkemyksensä saamastaan tiedosta sen sijaan, että ottaa yhden vastauksen totuutena.

Yhteisön hienous on siinä, että saat useita erilaisia näkökulmia. Jotkut ovat samaa mieltä ja toiset eri mieltä. Sitten voit ajatella: ”Tuo voisi toimia minulle. Kokeilen sitä, mutta muutan nämä kolme asiaa.”

Opit kysymään tyhmiä kysymyksiä, vastaanottamaan viisaita ja joskus tyhmiäkin vastauksia sekä muodostamaan niistä oman tapasi toimia. Se on projektipäällikölle loistava taito.

Barbara Kephart: Aivan. Puhu luotettavien ihmisten, mentoreiden ja sidosryhmien kanssa. Hakutulokset tulevat ihmisjoukolta, jota et tunne. Kun tieto tulee ihmisiltä, joihin luotat, tunnet olosi paremmaksi sen suhteen, että tieto on mahdollisimman tarkkaa.

Se ei aina toimi, ja saatat joutua palaamaan asiaan ja sanomaan: ”Tämä ei toiminut. Kokeillaanko jotain muuta?” Kun käytät työkalua, saat maailmalla olevaa tietoa, joka ei ehkä ole riittävän tarkasti sovitettu tarpeeseesi etkä tiedä, voiko siihen luottaa.

Galen Low: Pidän tuosta. Tiedon kirjoittajan tunteminen on tärkeää. Se on tärkeää projektinhallinnan oppimisessa ja myös projektinhallinnan arjessa.

Barbara Kephart: Mentorit, joiden kanssa työskentelemme, ovat olleet todella vaikeissa tilanteissa. Olemme menettäneet yöuniamme projektien vuoksi ja joutuneet joskus takaisin vaikeuksiin. Sanon joskus, että johdimme projektimme pimeään komeroon emmekä löydä ulos. Tiimimme on siellä kanssamme, emmekä tiedä mitä tehdä.

Tällaista ei ehkä löydy internetistä, ChatGPT:stä tai muista työkaluista. Joskus etsimme, koska olemme jumissa. Saatamme etsiä väärästä paikasta, vaikka meidän pitäisi tukeutua yhteisöön, yhteen ihmiseen tai ihmisryhmään.

Galen Low: Voisimme ehkä ottaa asian tähän suuntaan ja asettaa sinut hieman haastavaan tilanteeseen. Jos joku oppii projektinhallintaa ja yrittää siirtyä alalle, mistä hän tietää, voiko johonkuhun luottaa? Mitä asioita kannattaa etsiä?

Barbara Kephart: Ensimmäinen asia on se, että henkilö haluaa keskustella kanssasi. Monet vain ohjaavat sinut jonkin materiaalin, artikkelin tai sertifioinnin pariin.

Jos henkilö on valmis keskustelemaan ymmärtääkseen, missä olet ja mihin olet menossa, se on hyvä merkki. Uskon, että joidenkin kohdalla voin sanoa: ”Kyllä, olet hyvä projektipäälliköksi.” Toisille voin yhtä rehellisesti sanoa: ”En usko, että tämä ala sopii sinulle.”

Autan heitä sillä tavalla, koska en haluaisi heidän käyttävän vuotta tai kahta alalla ja huomaavan vasta sitten, ettei tämä sovi heille. He saattavat huomata pitävänsä enemmän myynnistä tai markkinoinnista.

Luotettavan ihmisen kanssa on keskustelua ja vastavuoroisuutta. Hän voi antaa sinulle tietoa, pyytää sinua työskentelemään jonkin asian parissa ja palaamaan tuloksen kanssa. Kun löydät ihmisiä, joiden kanssa keskustella, varmista myös, että heidän tapansa sopii sinulle.

Kuuntele heidän podcastiaan ja tutustu heidän materiaaleihinsa. Kehität suhdetta kuuntelemalla heitä ja näkemällä, että he ovat kiinnostuneita matkastasi, eivät vain syötä sinulle tietoa ja siirry seuraavaan ihmiseen.

Galen Low: Pidän tuosta. Olen katsonut liikaa videoita Turingin testistä ja siitä, oletko ihminen. Tässä voisi olla kysymys: oletko luotettava ihminen? Keskustellaan.

Keskustelu auttaa rakentamaan luottamusta. LinkedInissä on myös ihmisiä, joita seuraan ilman, että olen koskaan puhunut heidän kanssaan. Näen, miten he suhtautuvat muihin ja uusiin ajatuksiin.

He eivät toimi kapeassa käytävässä, jossa he tietävät vain tietyt projektinhallinnan sanat. He ovat valmiita keskustelemaan, tunnustamaan erilaiset näkökulmat ja kertomaan myös asioita, joita et ehkä halua kuulla mutta jotka sinun täytyy kuulla.

Jos kuuntelet ja haluat siirtyä projektinhallintaan, ehkä urasi ei ole aivan alussa. Saatat olla urasi keskivaiheilla tai loppupuolella ja ajatella: ”Projektinhallinta kuulostaa todella kiinnostavalta. Se on aina vedonnut minuun.” Mikä on ensimmäinen askel?

Barbara Kephart: Monet yrittävät juuri nyt siirtyä projektinhallintaan. Tilastojen mukaan maailmantalous tarvitsee vuoteen 2030 mennessä 25 miljoonaa uutta projektialan ammattilaista.

Älä kuitenkaan ryhdy projektipäälliköksi vain siksi, että alalla on työpaikkoja. Tee tutkimusta ja päätä, onko tämä todella sitä, mitä haluat tehdä. Haluatko omistautuneeksi projektipäälliköksi? Haluatko pysyä nykyisellä alallasi ja johtaa enemmän projekteja osana nykyistä tehtävääsi? Vai haluatko tutkia projektinhallintaa ennen täysipainoista siirtymistä?

Älä hyppää mukaan vain siksi, että mahdollisuuksia näyttää olevan paljon tai palkka on hyvä. Selvitä, mikä projektinhallinnan osa-alue tai toimiala kiinnostaa sinua.

Jotkut haluavat tehdä tätä päätoimisesti. Toiset voivat käyttää esimerkiksi 20 prosenttia työajastaan projektin johtamiseen. Kun itse lähdin terveydenhuollosta, työskentelin puolet päivästä järjestelmäanalyytikkona ja toisen puolen projektien parissa. Minun piti ymmärtää, milloin olin analyytikon roolissa ja milloin projektipäällikön roolissa.

Kaikki eivät sovi alalle. Päätoimisina projektipäälliköinä menestyvät yleensä ne, jotka rakastavat yksityiskohtia, aikatauluja, tiukkoja määräaikoja, kokonaisuuksien kokoamista, riippuvuuksia ja kymmenen askelta eteenpäin suunnittelemista.

Jos suunnittelet jo kauppareissua ja mietit etukäteen, mitä asioita hoidat matkan varrella ja mihin aikaan sinun on oltava takaisin, se on projektipäällikölle tyypillinen ominaisuus.

Myös kriittinen ajattelu ja ongelmanratkaisu ovat tärkeitä. Kun jokin menee rikki, projektipäällikkö yrittää selvittää, miten asia ratkaistaan. Nykyään tarvitaan lisäksi digitaalista lukutaitoa, vaikka johtaisit rakennusprojektia.

Jos nämä asiat eivät tunnu omilta, voit harkita muita vaihtoehtoja: projektinhallintaa osana nykyistä työtäsi, projektinhallinnan tutkimista pienin askelin tai sitä, ettei ala ehkä ole sinua varten.

Galen Low: Pidän siitä, että vaihtoehdot tehdään näkyviksi. Koulusta valmistuessa ihmisille kerrotaan vain muutamasta työstä. Myöhemmin huomaa, että tehtävänimikkeitä on satoja ja monet käyttävät taitoja, joita itselläkin on.

Miten joku voi kehittää itseään niin, että tuntee olonsa valmiiksi hakiessaan päätoimisen projektipäällikön rooleja? Miten voi kehittää digitaalisia taitoja, suunnittelua ja viestintää?

Barbara Kephart: Opiskelemalla. Osallistu webinaareihin ja kaikkeen koulutukseen, joka auttaa sinua kehittymään. Monet projektinhallintatyökalujen tarjoajat järjestävät hyviä webinaareja. Toki he esittelevät samalla omia työkalujaan, mutta sisältö voi silti olla hyödyllistä.

Digital Project Managerilla on erinomaista oppimateriaalia ja sertifioitu ohjelma. Myös yritykset, kuten omani, tarjoavat pienempiä verkkokursseja.

Suosittelen myös tiedonhankintahaastatteluja. Ne ovat lyhyitä, yleensä 15–20 minuutin keskusteluja, joissa kysyt projektipäälliköltä tai asiantuntijalta, miten projektinhallinta toimii tietyllä alalla.

Ole tietoinen toisen henkilön ajasta, koska pyydät ilmaista neuvoa. Valmistele kysymykset etukäteen ja pidä niitä vain kolme tai neljä. Selvitä, miten ala toimii ja sopiiko se sinulle.

Hyödynnä tarjolla olevia resursseja. Osa on maksuttomia, osa maksullisia ja osa tilauspohjaisia. Kirjaa tietoja vaikka taulukkoon. Ole kuitenkin varovainen, ettet hukuta itseäsi tietoon.

Aloita aidosta lähteestä, jonka kanssa tunnet yhteyttä. Kun löydät tällaisen lähteen, laajenna siitä vähitellen.

Galen Low: ”Hanki projektipäällikön työ” kuulostaa todella kiinnostavalta. Linkitän sen varmasti ohjelman tietoihin, jotta ihmiset voivat tutustua siihen myöhemmin.

Barbara Kephart: Hienoa, kiitos.

Galen Low: Minulla oli suuri kysymys projektinhallinnan tulevaisuudesta, mutta se taitaa olla oman podcast-jaksonsa aihe. Jätetään se ehkä tähän.

Barbara Kephart: Se voisi olla oma aiheensa. Ihmiset ovat juuri nyt turhautuneita ja miettivät, tarvitaanko projektipäälliköitä enää. Voisimme kutsua mukaan eri ihmisiä ja kuulla heidän näkemyksiään tulevaisuudesta.

Minusta projektinhallinta on merkityksellisempää kuin koskaan. Meidän on kuitenkin ymmärrettävä, että se voi näkyä eri muodoissa. Tehtävänimike ei välttämättä ole projektipäällikkö.

Galen Low: Tämä on kiinnostavaa, ja olemme sivunneet aihetta koko keskustelun ajan. Haluaisin sinut takaisin puhumaan siitä, miltä projektipäällikön roolit tulevaisuudessa näyttävät.

Barbara Kephart: Näemme myös toimialoja, joita ei ole perinteisesti pidetty projektikeskeisinä ja jotka alkavat nyt omaksua projektinhallintaa. Se voi tapahtua pienemmässä mittakaavassa kuin tietotekniikan alalla, mutta muutos on käynnissä.

Galen Low: Mielenkiintoista. Palaamme tähän ensi kerralla.

Barb, kiitos paljon ajastasi. Kanssasi on aina hauska keskustella.

Barbara Kephart: Kiitos kutsusta. Tämä oli hienoa.

Galen Low: Siinä se, kuulijat. Jos haluat liittyä yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan puolestapuhujan keskusteluun, liity yhteisöömme! Siirry osoitteeseen thedpm.com/membership ja lue lisää. Jos pidit tämänpäiväisestä jaksosta, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com. Ensi kertaan, kiitos kuuntelemisesta.