Projektinhallinnan niksit (Natalie Semczukin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Hei kaikille ja tervetuloa Digitaalisen projektipäällikön podcastin uusimpaan jaksoon. Tänään kanssani on Natalie, ja olen erittäin innoissani, että pääsemme aloittamaan podcast-sarjamme, jossa keskustelemme ihmisten kanssa, jotka ovat kirjoittaneet osan sivuston sisällöstä ja artikkeleista.

Natalie julkaisi äskettäin kanssamme Digitaalisen projektipäällikön sivustolla artikkelin Projektinhallinnan niksit, ja kaikki rakastavat niksejä. Jos pidät nikseistä, julkaisimme jonkin aikaa sitten artikkelin Slack-nikseistä, joka oli valtavan suosittu. Natalie on koonnut tähän kymmenen niksin listan, joita hän on käyttänyt vuosien ajan digitaalisena projektipäällikkönä. Ne vaihtelevat hyvin käytännöllisistä ehkä hieman filosofisempiin näkökulmiin ja siihen, miten projektinhallintaan kannattaa suhtautua. Keskustelemme niistä tänään.

Annetaanko ensin Natalien esitellä itsensä. Natalie, kerrotko lyhyesti, kuka olet, millaisissa projekteissa työskentelet ja kaiken olennaisen itsestäsi.

Natalie Semczuk:

Totta kai, kiitos. Hienoa olla täällä. Olen freelance-digitaalinen projektipäällikkö. Työskentelen pääasiassa etänä pienten ja keskisuurten yritysten kanssa, tyypillisesti verkkosuunnittelun ja -kehityksen parissa sekä toisinaan sovellusten parissa. Autan tiimejä onnistumaan projekteissaan, työskentelen projektiasiakkaiden kanssa ja konsultoin myös toimintaprosesseissa sekä siinä, miten etätiimistä voi tehdä entistä paremman.

Ben Aston:

Hienoa. Haluatko kertoa lyhyesti joistakin projekteista, joiden parissa olet viime aikoina työskennellyt, jos voit puhua niistä? Millaisia projekteja teet ja millaista digitaalista projektinhallintaa harjoitat? Onko se strategisempaa työtä, kampanjoita, markkinointikampanjoita vai verkkosivustojen rakentamista? Millainen DPM:n muoto se on?

Natalie Semczuk:

Työskentelen yleensä verkkosivustojen rakentamisen tai laajemman verkkokehityksen parissa. Tällä hetkellä työskentelen kahden aktiivisen projektin parissa. Toinen on pieni yksityinen alakoulu, joka päivittää paljon taustajärjestelmäänsä, kuten oppilaiden luokittelua ja lajittelua. Valvon projektinhallintaa, kehitystyötä sekä olemassa olevista järjestelmistä kaikki oppilastiedot hakevan ja ne melko räätälöityyn verkkosivuratkaisuun yhdistävän kokonaisuuden uudelleenrakentamista. Opettajat voivat kirjautua sisään ja nähdä oppilaansa, ja vanhemmat voivat seurata lapsensa edistymistä vuoden aikana.

Työskentelen myös suoraviivaisen verkkosivuston suunnittelun ja uudelleenrakentamisen parissa pienelle San Franciscosta lähtöisin olevalle startup-yritykselle, jolla on tulossa kiinnostavia tuotteita. En usko, että voin kertoa siitä enempää, mutta kyseessä on tyypillinen suunnittelu- ja kehitysvaihe, johon liittyy hieman strategiaa. Se on ollut tähän asti erittäin hauskaa.

Ben Aston:

Hienoa. Sukelletaan siis kymmeneen niksiisi. Emme luultavasti käy jokaista niistä kovin yksityiskohtaisesti läpi, mutta voisitko ensin kertoa yleisesti, miten päädyit näihin? Osa on hyvin käytännöllisiä ja toteutukseen liittyviä, kun taas osa vaikuttaa filosofisemmalta ja käsittelee sitä, miten projektinhallintaa pitäisi tehdä. Miten nämä niksit syntyivät?

Natalie Semczuk:

Se on yhdistelmä sen näkemistä, mitä muut kanssani työskennelleet projektipäälliköt ovat tehneet, mikä on toiminut heille hyvin, ja omaa kokemusta. Suuri osa tulee etätyöskentelystä, jossa ympäristöön on toisaalta hieman enemmän ja toisaalta hieman vähemmän vaikutusvaltaa. Tiimiin on vähemmän vaikutusvaltaa, mutta henkilökohtaiseen ympäristöön enemmän. Digitaalisina projektipäällikköinä käytämme paljon työkaluja ja viestimme jatkuvasti. Se on valtava osa työtämme, ja helposti unohtuu, että näitä työkaluja ja viestintätapoja kannattaa hioa toimivammiksi. Näin käytämme vähemmän aikaa toistuvaan tylsään työhön ja enemmän aikaa siihen, mikä todella vaatii huomiotamme.

Ben Aston:

Hienoa. Siitä päästäänkin luontevasti ensimmäiseen niksiin: ”Automatisoi projektinhallintatyökalusi mahdollisimman pitkälle.” Kerro meille artikkelissasi mainitsemistasi projektinhallintatyökaluista, joista pidät, ja siitä, miten olet päätynyt valitsemaan ne.

Natalie Semczuk:

Käytän erilaisia työkaluja sen mukaan, minkä yrityksen kanssa työskentelen. Lähes aina käytössä ovat Slack sekä Gmail tai Googlen tuotevalikoima. Itse projektinhallintatyökaluina olen käyttänyt paljon Basecamp 3:a, Trelloa ja näiden kahden kiinnostavaa yhdistelmää, Breeze.pm-nimistä työkalua. Tällaisia tyypillisiä työnkulun hallintatyökaluja sekä paljon Slackia ja Googlen ohjelmia.

Ben Aston:

Niinpä. Artikkelissasi kuvaamissasi automaatioissa vaikuttaa siltä, että olet määrittänyt järjestelmiä niin, että tiettyjen asioiden tapahtuessa saat ilmoituksia ja taika alkaa tapahtua. Edellyttääkö tämä, että koko tiimi toimii samalla tavalla ja on samalla sivulla? Miten olet saanut tiimisi toimimaan tällä tavalla?

Natalie Semczuk:

Useimmiten kyllä. Jotkin niksit ovat hallittavissani. Ne hyödyttävät minua, kuten ilmoitukset ja käyttämäni työkalut sekä se, vastaanotanko tiedot viikoittaisena koosteena vai reaaliajassa. Työkalujen väliset integraatiot, esimerkiksi GitHubin ja Slackin tai Trellon ja Slackin välillä, edellyttävät tiimiltä tietyn prosessin noudattamista, koska heidän on käytettävä kyseisiä työkaluja. Mielestäni jopa kaikkein villeimmän tiimin saa melko helposti sitoutumaan esimerkiksi tietovaraston käyttöön. Näiden integraatioiden määrittäminen on ehdottomasti hyödyllistä prosessista riippumatta.

Ben Aston:

Jos ihmiset tekisivät vain yhden automaation, mikä olisi se ainoa automaatio, josta kiität itseäsi joka päivä, kun näet sen tekevän taikojaan?

Natalie Semczuk:

Minulle paras on Slackin käyttäminen keskustelutyökaluna lähes jokaisen tiimin kanssa. Käyttämäni projektinhallintatyökalun yhdistäminen Slack-kanavaan on erittäin hyödyllistä, sillä saan tietoa esimerkiksi siitä, kun joku päivittää hänelle osoitettua tehtävää, merkitsee tehtävään ongelman tai siirtää tehtävän valmiiden sarakkeeseen. Näen heti, mitä on tehty. Minun ei tarvitse kirjautua toiseen ohjelmaan tai tarkistaa sähköpostia. Tällainen integraatio on mielestäni helpoin automaatio. Jos tällaisia työkaluja ei käytetä, pidän koosteiden lähettämisestä sähköpostiini, koska on kätevää, että kaikki tapahtunut näkyy nopeasti yhdestä paikasta ilman kuuden eri ohjelman tarkistamista.

Ben Aston:

Onko automaatioidesi kanssa koskaan tapahtunut katastrofaalisia epäonnistumisia, joiden seurauksena jokin odotettu asia jäi tapahtumatta ja syntyi ongelma?

Natalie Semczuk:

Kyllä, se voi mennä molempiin suuntiin. Integraatiot voivat epäonnistua eri syistä. Jotain päivitetään, enkä huomaa sitä ennen kuin on liian myöhäistä. Tai päinvastoin integraatio toimii liian hyvin ja ilmoituksia tulee valtavana tulvana yhteen paikkaan, johon ne on ohjattu. Se ei todellakaan ole ihanteellista.

Ben Aston:

Siirrytään numeroon kaksi: ”Käytä RACI-matriisia jokaisessa hallinnoimassasi projektissa.” Kerro hieman RACI-matriiseista ja siitä, miksi pidät niistä.

Natalie Semczuk:

Täytyy myöntää, että käytän niitä projekteissani hieman epätyypillisellä tavalla, mutta perusidea on tehdä projektin kaikki vastuut, roolit ja omistajuudet näkyviksi. Samalla tehdään selväksi, kenen tai minkä tiimin odotetaan osallistuvan tietyllä tavalla ja tekevän päätöksiä. Monet laativat nämä projektin aloituksessa. Se on mielestäni erinomainen tapa selkeyttää asioita. Projektiasiakas voi esimerkiksi vastata siitä, millaista sisältöä hänen tiiminsä kanssa viedään eteenpäin, mutta meidän on samalla saatava oman tiimimme eri osastojen näkemykset mukaan. Kyse on siis eri osapuolten vastuiden määrittelystä projektissa.

Ben Aston:

Tiedän, että lisäsit artikkeliin RACI-esimerkin. Kun asia tulee päätettäväksi, miten päätät, kuka kuuluu mihinkin sarakkeeseen? Kuka konsultoidaan, kenelle vain tiedotetaan ja mitä tiedottaminen tai vastuun kantaminen tarkoittaa? Miten päädyt siihen, että ”sinä olet vastuuhenkilö ja sinulle vain tiedotetaan”?

Natalie Semczuk:

Se riippuu projektista. Käytän yleensä aiempaa käytäntöä tai prosessia projektin ylemmän tason osissa. Eri vaiheiden tai virstanpylväiden välillä toimistoissa on yleensä tyypillinen prosessi, jossa asiakas osallistuu tietyssä kohdassa ja suunnittelu tai kehitys toisessa. Valitsen nämä keskeiset henkilöt ja toimin sen mukaan, minkä jo tiedän olevan prosessi. Raja on kuitenkin häilyvä: projektipäällikön on määriteltävä vastuut, jos projekti on monimutkainen tai sidosryhmiä on paljon. Jos tiimi on yhteistyöhön perustuva, kannattaa myös saada sen hyväksyntä ja päättää yhdessä, kenelle tiedotetaan ja kuka vastaa mistäkin. Päällekkäisyyksiä voi aina olla, mutta on hyödyllisempää määrittää tarkasti, kuka kuuluu mihinkin rooliin.

Ben Aston:

Yksi RACI-matriisin haasteista on usein yksityiskohtien tason määrittäminen. Kuinka pitkälle jaat asiat? Vaiheisiin, tehtäviin vai tuotoksiin? Miten teet tämän päätöksen ja kuinka yksityiskohtaisesti haluat edetä?

Natalie Semczuk:

Pienissä projekteissa teen sen yleensä vaiheiden ja suurten tuotosten perusteella. Suuremmissa projekteissa, jotka ovat monimutkaisempia, pitkäkestoisempia tai joissa on enemmän ihmisiä, jaan asiat yksityiskohtaisemmin. ”Suuri” voi tarkoittaa monia asioita. Pidän myös ajatuksesta käyttää RACI-matriisia asioihin, joita ihmiset eivät yleensä ajattele, kuten siihen, miltä sisällön tai päivitysten työnkulku näyttää julkaisun jälkeen. Se auttaa asiakasta tai sidosryhmiä ymmärtämään, kuinka paljon työtä ja ihmisiä tarvitaan asian toteuttamiseen. Näin kaikki pääsevät samalle sivulle ja odotuksia hallitaan paremmin.

Ben Aston:

Hyvä. Siirrytään kolmanteen: ”Tervehdi tiimiäsi ja työtovereitasi päivittäin.” Kuulostaa siltä, ettet muuten tervehtisi heitä työpaikalla. Miten tämä toimii etänä verrattuna toimistoon? Olet maininnut käyttäväsi Slackia paljon. Slack on loistava työkalu, mutta joskus samaa asiaa työstävät tiimin jäsenet kirjoittavat toisilleen, vaikka istuvat aivan vierekkäin. Miten yhdistät virtuaalisen ja kasvokkain tapahtuvan viestinnän?

Natalie Semczuk:

Tasapaino on tärkeä. On vaikea sanoa, kuinka paljon henkilökohtaista vuorovaikutusta tiimi tarvitsee. Etätyössä vuorovaikutus on pakotetumpaa, jos osallistutaan puheluun tai videopuheluun, eikä toisia näe joka päivä. On kuitenkin hyödyllistä luoda yhteys ihmisiin ja osoittaa, että tiedät heidän olevan edelleen mukana. Vaihtelen tapaa. Saatan lähettää tiimin jäsenelle yksityisviestin, kysyä tiettyä asiaa, tiedustella mahdollisesta esteestä tai vain kysyä kuulumisia. En mainitse koko kanavaa, koska se on mielestäni huono käytäntö, mutta voin kirjoittaa projektiryhmälle yleisesti: ”Hei, miten kaikilla menee? Onko ongelmia?”

On hienoa olla vuorovaikutuksessa rennommin ilman, että tavoitteena on aina tiedon, tilannepäivityksen tai tarkennuksen saaminen. Se auttaa ihmisiä rentoutumaan hieman.

Ben Aston:

Seuraavana on numero neljä: ”Opettele sanomaan projektille ei – ystävällisesti mutta päättäväisesti.” Kerro siitä hieman lisää.

Natalie Semczuk:

Ei:n sanominen oli asia, jonka kanssa kamppailin nuorempana projektipäällikkönä. Se on vaikeaa, kun olet tottunut työskentelemään ihmisten kanssa ja olemaan mukava, mutta näen sen tapana suojella itseäni, tiimiäni ja projektia. On tärkeää oppia, milloin on oikea aika sanoa ei tai vastustaa pyyntöä. Kyse voi olla laajuuden muutoksesta, projektin ajan suojaamisesta tai asian selkeyttämisestä, jotta asiakkaan lisäpyyntöön ei reagoida välittömästi. On tärkeää osata vastustaa pyyntöjä, jotka aiheuttavat stressiä tai aika- ja budjettiongelmia, sekä ymmärtää, miten tällaisissa tilanteissa kannattaa toimia.

Ben Aston:

Kerro tilanteesta, jossa jouduit sanomaan ei, ja miten teit sen niin, että kaikki pysyivät mahdollisimman tyytyväisinä.

Natalie Semczuk:

Yksi niksi on ymmärtää, ettei ei ole aina suora ei. Hyvin äskettäin työskentelin tiimin kanssa, jonka sprinttien rytmi oli häiriintynyt. Meidän piti siirtää demot, retrospektiivit ja suunnittelu. Jouduin sanomaan ei yhdelle tiimin jäsenelle, kun keskustelimme siitä, oliko tietyn kokouksen ajankohdalla kahden päivän välillä merkitystä. Vastustin maanantaita, koska mielestäni se on hankala kokouspäivä: ihmiset palaavat viikonlopun jälkeen ja tarvitsevat aikaa päästäkseen rytmiin. Hän kuitenkin piti maanantaita parhaana päivänä.

Sanoin: ”Kuuntele. Ymmärrän, että kyseessä on kymmenen hengen tiimi. Sinä olet yksi henkilö, enkä usko tämän vaikuttavan sinuun kielteisesti. Ymmärrän silti huolesi. Kokous on kuitenkin pidettävä tiistaina. Harkitsen asiaa uudelleen, jos se ei tunnu toimivan seuraavien viikkojen aikana, mutta mielestäni tämä on paras ratkaisu ja meidän on edettävä sen mukaan.”

Se oli pehmeä ei. Olin ottanut asian huomioon, mutta tiesin, mikä oli tässä tilanteessa tiimille parasta. Oli tärkeää tunnistaa, ettei keskustelun jatkaminen hyödyttäisi kumpaakaan meistä.

Ben Aston:

Päättäväistä mutta reilua.

Natalie Semczuk:

Yritän.

Ben Aston:

Projektipäällikkönä meillä on joskus oikeus sanoa tiimille: ”Nämä ovat säännöt ja rajat, joiden puitteissa työskentelemme.” Asiakkaalle ei:n sanominen voi olla haastavampaa, kun hän haluaa kasvattaa projektin laajuutta, lisätä tarpeettomia ominaisuuksia, aikaistaa määräaikaa tai pienentää kustannuksia. Millaisia tekniikoita käytät tällaisissa tilanteissa, kun haluat säilyttää suhteen ja pitää projektin aikataulussa?

Natalie Semczuk:

Yritän ohjata keskustelua ja ymmärtää, mistä asiakas tulee. Kouluttamisesta on paljon hyötyä. Jos määräaikaa aikaistetaan, selitän määräajan siirtämisen kompromissit: kustannukset voivat kasvaa merkittävästi, ominaisuuksia voidaan joutua karsimaan ja laatu voi kärsiä. Kerron myös selkeästi, missä raja kulkee. Esimerkiksi: ”Emme voi aikaistaa määräaikaa näin paljon, koska se vaarantaisi laadun. Yrityksenä työskentelemme tietyn laatutason mukaisesti, emmekä usko tämän ratkaisun täyttävän sitä.”

Tai: ”Kaiken tämänhetkisen työn vuoksi meidän on karsittava toiminnallisuutta, mutta määräaikaan pääsemiseksi tarvittava karsiminen tekisi verkkosivustosta toimimattoman. Emme siis voi saavuttaa tuota määräaikaa.” Olen tässä melko päättäväinen. En halua jättää porsaanreikää tai pyydellä liikaa anteeksi tavalla, joka antaa ymmärtää, että asia voidaan vielä ratkaista jollakin pienellä muutoksella. On oltava päättäväinen, koulutettava asiakasta ja ymmärrettävä päätöksen seuraukset.

Ben Aston:

Kun sanomme ei, on tärkeää sanoa se selkeästi. Haasteena on joskus se, että käytämme ilmaisuja kuten ”emme usko pystyvämme”, ”emme ehkä ehdi määräaikaan” tai ”en ole varma, voimmeko sisällyttää tuon”. Jos kielenkäyttö ei ole selvää eikä asiaa vahvisteta myöhemmin sanomalla ”vahvistukseksi: emme pysty noudattamaan pyytämääsi määräaikaa”, viesti voi jäädä epäselväksi.

Selkeä kieli on siis erittäin tärkeää. Samalla asiakkaalle kannattaa antaa vaihtoehtoja, jotta hän voi tehdä itse oikean päätöksen eikä koe menettävänsä hallintaa. Asiakkaat haluavat tuntea olevansa päätöksenteossa ohjaimissa. Voimme sanoa: ”Voit valita vaihtoehdon A tai B. Vaihtoehto B kestää kauemmin ja maksaa enemmän, mutta sen laatu on parempi.” Emme vain sano ei, vaan annamme valinnanvaraa.

Natalie Semczuk:

Olen täysin samaa mieltä, erittäin hyvin sanottu.

Ben Aston:

Seuraavana: ”Kohtele projektejasi oppimismahdollisuuksina.” Mitä olet oppinut viime aikoina?

Natalie Semczuk:

Olen oppinut lisää kehitystyöstä. Olen ollut mukana useissa paljon kehitystyötä sisältävissä projekteissa, ja on ollut hienoa nähdä asioita, joita en täysin ymmärrä, sekä käyttää aikaa siihen, että pyydän tiimiäni selittämään niitä paremmin. Hyötynä on, että ymmärrän asian paremmin projektinhallinnan näkökulmasta ja voin jakaa tietoa tiimille, jos siinä on heille hyödyllisiä yhtymäkohtia. Voin myös kouluttaa asiakasta paremmin, kun kerron hänelle näistä asioista.

Pidän myös siitä, että opin asiakkaideni liiketoiminnasta, ajattelusta ja strategioista. Jokaisessa projektissa, erityisesti verkkokehitysprojekteissa, on paljon opetettavaa ja opittavaa. On tärkeää ymmärtää, miten asiakkaat käyttävät verkkosivustoja ja päivittävät niitä sekä millaisia ongelmia he kohtaavat. Se on tavallaan sisäänrakennettua käyttäjäkokemustutkimusta ja aina oppimismahdollisuus. Projektit ovat hyvä tilaisuus kokeilla uusia tekniikoita tai viestintätapoja, kunhan muutoksia tehdään hallitusti.

Ben Aston:

Puhuit artikkelissasi retrospektiiveistä ja niiden käyttämisestä oppimisen perustana. Miten käytät retrospektiivejä tiimisi kanssa? Ihmiset voivat kyllä käydä retrospektiivin läpi, mutta miten saat aikaan muutoksen kokouksen seurauksena?

Natalie Semczuk:

Pelkkä retrospektiivin järjestäminen on tiimille terveellistä. Olen ollut projekteissa, joissa taustalla on paljon valitusta ja turhautumista. Joka kerta se on liittynyt projektin ydinkysymykseen: asiakkaaseen, prosessiin, projektin hallintaan tai tiimin työskentelytapaan. Opimme aina jotain tästä spontaanista valituksesta. Retrospektiivissä voidaan pohtia sekä vaikeuksia että asioita, jotka toimivat hyvin, ja tuoda kaikki näkyviin.

Emme yleensä sano spontaanisti: ”Tämä prosessi toimi minulle todella hyvin.” Kun jokin ei toimi, alamme helposti valittaa tai keräämme turhautumista. Sen esiin tuominen auttaa. Dokumentoin mielelläni tärkeimmät kohdat ja opit keskustelun aikana. Koska työskentelen etänä, jaan yleensä näyttöni ja teen muistiinpanoja. Kasvokkain tämän voi tehdä taululla. On hyödyllistä sopia yhdessä yhdestä tai kahdesta asiasta, joita parannetaan jatkossa. Vaikka mikään prosessi ei muuttuisi virallisesti, yhteinen tietoisuus ongelmasta ja tavoitellusta parannuksesta auttaa paljon.

Ben Aston:

Seuraavana on ”Ota ilmoituksesi hallintaan”. Se on melko itsestään selvää, mutta sinusta selvästi riittävän tärkeää sisällytettäväksi. Millaiset ilmoitukset ovat hyödyllisiä ja mitkä vähiten hyödyllisiä, kun päätät, mykistätkö ne?

Natalie Semczuk:

Kaikenlaiset lukemattomat ilmoitukset tai punaiset merkit stressaavat minua. Haluan tyhjentää ne, käsitellä ne ja lukea ne, mutta jos vain luen ne enkä käsittele asiaa heti, unohdan ne. Mykistän lähes kaikki ilmoitukset, jotka eivät liity suoraan projektiini tai yksityisviestiin. Pidän yksityisviestien ilmoitukset päällä, koska etänä työskentelevien tiimien on tärkeää tavoittaa minut yksityisesti. Mykistän joutavan keskustelun ja bottien viestit, jos työkalu sallii sen.

Käytän Gmailissa myös suodattimia ja lukemattomien viestien suodattimia, jotta en näe heti esimerkiksi kaikkea päivän aikana Basecampissa tapahtunutta, vaan saan siitä koosteen. Jos tiedän, ettei viesti ole asiakkaalta, minun ei tarvitse käsitellä sitä välittömästi. Omien reaktiivisuuteen johtavien laukaisimien tunnistaminen on auttanut paljon.

Ben Aston:

Seuraava on kiinnostava: ”Kouluta mahdollisimman paljon.” Puhuimme aiemmin kouluttamisesta, mutta kerro, miten itse opit ja kehityt tällä hetkellä digitaalisena projektipäällikkönä tavalla, josta muutkin voisivat hyötyä.

Natalie Semczuk:

Kun aloitin ja keskustelen aloittelevien ihmisten kanssa, korostan aina, että on tärkeää kertoa selkeästi, mitä ei tiedä. Tässäkin artikkelissa kehotan olemaan avoin siitä, mitä ei tiedä ja mitä tiimiltä täytyy tarkistaa. Kyse ei kuitenkaan ole aina vain henkilökohtaisesta kasvusta. Kun tiedän, etten ymmärrä jotain, mitä tiimini tekee tai mistä se puhuu, en yritä olla kaikkien alojen asiantuntija. Siksi tiimi on olemassa: he tekevät työn ja ovat sen asiantuntijoita.

Jos jokin asia kiinnostaa erityisesti tai aiheuttaa jatkuvasti ongelmia, kuten artikkelissani mainitsemani kehitystyö, DNS, isännöinti ja palvelimet, haluan ymmärtää sitä paremmin. Olen usein asiakkaan puolella kuvaamassa, mitä tarvitsemme, millaisia tietoja asiakkaalta tarvitaan ja mikä ongelma on. Kun ymmärrän taustalla olevat käsitteet paremmin, minulla on konteksti ja rakenne, joiden avulla voin keskustella asiasta asiakkaan kanssa.

Ben Aston:

Onko verkkosivustoja, blogeja tai muuta luettavaa, josta olet viime aikoina saanut hyötyä?

Natalie Semczuk:

Googlaan yleensä asioita. Kuuntelen myös mielelläni oman erityisalueeni ulkopuolisia podcasteja, esimerkiksi suunnittelusta tai sisältöstrategiasta. Myös käyttöliittymä- ja taustakehityksestä on paljon podcasteja. Kun kuuntelen niitä kerran tai kaksi, terminologia tuntuu tutummalta ja ymmärrän paremmin, mistä puhutaan.

Ben Aston:

Digitaalisina projektipäällikköinä emme vain hallinnoi projekteja, vaan johdamme niitä. Tehokas johtaminen edellyttää, että tiedämme muutakin kuin projektin hallinnollisen puolen. Meidän on kehitettävä asiantuntemusta niin, että ymmärrämme strategiaa, käyttäjäkokemusta, suunnittelua, kehitystyötä, laadunvarmistusta ja eri alojen kehitystä. Näin voimme varmistaa, että tiimimme soveltavat osaamistaan projektiin ja että osaamme keskustella asiakkaiden kanssa asiantuntevasti. Tämä auttaa meitä johtamaan projektejamme tehokkaammin.

Siirrytään listasi numeroon kymmenen: ”Seuraa aina lukuja.” Mitkä luvut ovat projektissa sinulle tärkeitä?

Natalie Semczuk:

Työskentelen pääasiassa aikaan ja materiaaleihin perustuvien tiimien kanssa, joten työaikaraporttien seuraaminen on tärkeää. Haluan ymmärtää budjetin kulumisen ja käytetyt työtunnit, mutta luen myös työaikamerkintöjen kuvaukset. Niistä voi näkyä este, oppimisen paikka tai yhteistyötarve, josta en tiennyt. Erityisesti etänä työskennellessäni en aina näe, miten ihmiset työskentelevät yhdessä.

Haluan tietää, miten ihmiset käyttävät aikansa, en tuomitakseni vaan ymmärtääkseni, mitä tapahtuu. Tietenkin myös budjettiluvut ovat tärkeitä. Ne antavat näkymän projektin viestintään, työhön ja asioihin, joissa voin auttaa tai joista voin oppia. Tarkistan säännöllisesti käyttämäni projektinhallintatyökalut nähdäkseni, käydäänkö muualla keskusteluja. Jos asiakas on kutsuttu työkaluun, tarkistan lyhyesti, tarvitseeko minun osallistua keskusteluun ja kuinka monta tehtävää on valmistunut tai estynyt.

Myös resurssien ymmärtäminen on tärkeää: kuinka monta tuntia ihmiset käyttävät tai heidän odotetaan käyttävän viikossa ja milloin lomat ovat tulossa. Nämä kaikki ovat tavallaan numeroita, mutta ne muodostavat yhdessä projektin budjetin, aikataulun ja etenemisnopeuden sekä kuvaavat kaikkea tehtävää työtä.

Ben Aston:

Eräs lukija kertoi siirtyvänsä markkinointitoimiston asiakkuuspäällikön tehtävästä projektipäälliköksi, mutta rooleissa ei ole paljon rakennetta. Hän kysyi, miten tuntibudjetista kannattaa raportoida. Excel-taulukot, työkalut – mitä suosittelet ja miten teet raportoinnin käytännössä?

Natalie Semczuk:

Useimmat tiimit, joiden kanssa työskentelen, käyttävät Harvestia tai vastaavia työajanseurantatyökaluja. Tiimi kirjaa niihin päivittäin tai projektikohtaisesti käyttämänsä ajan, ja voin hakea raportteja päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Tärkeintä on ymmärtää, miten tiimi kohdentaa ja seuraa tuntejaan, ja rakentaa järjestelmä sen pohjalta. Asiakasraporttia varten Harvestista ja monista muista työkaluista voi viedä tiedot CSV-, Excel- tai Google Drive -taulukkoon. Voin siistiä merkinnät ja tehdä niistä yhteenvedon.

Jos raportti on tarkoitettu asiakkaalle tai tiimille, voin myös hakea luvut itse käytetystä järjestelmästä ja raportoida niistä suullisesti tai sähköpostitse.

Ben Aston:

Miten täsmäytät luvut? Ihmiset tekevät työn ja kirjaavat siihen tunteja. Mistä tiedät, oletko aikataulussa? Kuinka usein vertaat tilannetta arvioon?

Natalie Semczuk:

Teen sen yleensä viikoittain. Jos viikko on todella kiireinen, tarkistan tilanteen useita kertoja viikossa käytetystä työkalusta. Olen myös työskennellyt projekteissa, joissa aikaa ei seurata näin yksityiskohtaisesti. Ihmiset on varattu työskentelemään koko päiväksi. Silloin tarkistan työkalusta, johon päivät on kohdennettu, että tiedot vastaavat sitä, mitä ihmiset kyseisellä viikolla tekivät.

Haen viikko- tai kiireisenä aikana puoliviikoittaisen raportin, varmistan, että kaikki aika on kirjattu, ja vertaan sitä arvioon tai budjettiin. Tarkistan samalla sisäiseen työhön, koulutukseen tai oppimiseen kohdennetun ajan. Näin saan viikoittaisen kuvan etenemisestä. Päivitän yleensä asiakkaat samalla rytmillä, joten näen hyvin, kuinka pitkällä olemme.

Ben Aston:

Kiitos paljon, Natalie, kun liityit seuraamme. Tämä on auttanut ymmärtämään työskentelytapojasi ja kokoamiasi niksejä, joista voimme kaikki oppia. Jos kuuntelet podcastia ja haluat osallistua keskusteluun, jaa ajatuksesi Natalien artikkelin kommenteissa thedigitalprojectmanager.com-sivustolla. Meillä on myös Slack-tiimi. Voit liittyä siihen napsauttamalla Digitaalisen projektipäällikön sivuston yhteisöosiota ja jatkaa keskustelua siellä.

Kiitos, Natalie, että liityit seuraamme. Toivottavasti saamme sinut vieraaksemme taas pian. Hienoa, että olit kanssamme.

Natalie Semczuk:

Kiitos paljon.