Laadi toimiva ketterä sopimus (Alexa Hustonin kanssa Cremasta)
Voitto sopimusten solmimisessa vallitsevasta hulluudesta: Alexa Huston selittää, miten ketterä sopimus voi hyödyttää projektiasi – ja miten saada asiakkaat sen taakse. Tämä jakso tarjoaa hyödyllisiä neuvoja kaikille, jotka kamppailevat kiinteän laajuuden ja ketterien projektien välisen hankalan rajapinnan kanssa, ja käsittelee erityyppisten ketterien sopimusten kanssa työskentelyn haasteita, hyötyjä ja haittoja.
Tämä podcast liittyy The Digital Project Managerissa julkaistuun artikkeliin.
Voit lukea artikkelin täällä.
Aiheeseen liittyvä työkalulista: Wriken kilpailijat ja vaihtoehdot
Katso myös: Organisaationi on siirtynyt ketterään toimintatapaan: näin onnistut siirtymässä
Lue tekstitys:
Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmiston avulla. Pahoittelemme mahdollisia kirjoitusvirheitä, sillä botti ei ole aina täysin tarkka.
Ben Aston:
Tervetuloa Digital PM -podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja tarjoamme asiantuntevia projektinhallintaneuvoja digitaalisten projektien parempaan johtamiseen.
Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, Digital Project Managerin perustaja. Olet ehkä törmännyt tähän klassiseen projektinhallinnan ongelmaan: saat projektin liiketoiminnan kehitystiimiltä, ja jostain syystä projektille määritetty budjetti ei tunnu liittyvän lainkaan tehtävään työhön.
Tätä tapahtuu koko ajan, eikö niin? Se on valtavan stressaavaa projektipäällikölle, työtä toimittavalle tiimille ja lopulta asiakkaalle, joka joutuu useammin kuin ei pettymään toimitettuun työhön.
Tämän jakson sponsoroi Resource Guru, resurssien aikataulutustyökalu, jota käyttävät muun muassa Applen, Ogilvyn, Deloitten ja Publicisin tiimit. DPM-kuuntelijat saavat 20 %:n alennuksen tilinsä koko eliniäksi kupongilla DPM2018.
Lue lisää osoitteessa resourceguru.io/dpm
Tänään puhumme paremmasta tavasta ratkaista sopimuskaaos, jonka kanssa niin monet meistä kamppailevat. Tämä keskustelu ulottuu mielestäni paljon projektinhallintaa laajemmalle. Se liittyy projektinhallinnan ja uuden liiketoiminnan, sopimusten ja operaatioiden väliseen rajapintaan. Meidän on löydettävä parempi tapa toimia. Jos siis tunnistat mainitsemani sopimus- ja työn määrittelyn ongelmat, pidät varmasti tämänpäiväisestä ohjelmasta, joka käsittelee erilaista yhteistyömallia. Jatka kuuntelemista ja opi, miten voit ehkäistä kokonaisen tuskien maailman yrittäessäsi rajata projektia ennen sen alkamista.
Vieraana on tänään Alexa Huston Cremasta. Alexa on entinen DPM, joka työskentelee nykyään uuden liiketoiminnan parissa. Hän ymmärtää tämän haasteen sekä myyntiä yrittävän uuden liiketoiminnan että projektia toimittavan projektipäällikön näkökulmasta. Odotan mielenkiintoista keskustelua.
Alexa on myös yksi Digital Project Management Schoolin vakituisista DPM-asiantuntijoista. Jos haluat oppia häneltä lisää, tutustu Mastering Digital Project Management School -koulutukseemme, jossa hän esiintyy. Siirry osoitteeseen Resourceguru.io/dpm.
Hei ja tervetuloa, Alexa!
Alexa Huston:
Kiitos kutsusta!
Ben Aston:
Alexa, kerro meille, mitä uutta Alexan maailmassa tapahtuu? Ymmärtääkseni olet aloittamassa suuren seikkailun.
Alexa Huston:
Tunnetko sanonnan: ”Kun sataa, sataa kaatamalla”?
Yleensä se tarkoittaa jotain kielteistä, mutta elämässäni tapahtuu paljon myönteistä. Menin kihloihin viimeisen puolentoista kuukauden aikana, ja viikkoa myöhemmin sulhaseni yritys tarjosi hänelle uuden tehtävän Phoenixissa, joten muutamme autiomaahan.
Sen seurauksena tein ehdotuksen siitä, että voisin jatkaa työskentelyä Cremassa, koska rakastan työtäni. Olen onnekas voidessani sanoa, että ehdotus hyväksyttiin, joten työskentelen ensimmäistä kertaa elämässäni etänä. Suunnittelemme häitä, ja kaikenlaista muutakin on meneillään.
Ben Aston:
Kerro sitten häiden suunnittelusta. Häiden suunnittelu on tietysti projektinhallintaa. Onko teillä hääsuunnittelija? Johdatko itse koko projektia?
Alexa Huston:
Hymyilen todella leveästi. Palkkasimme lopulta hääkoordinaattorin ja -suunnittelijan, koska järjestämme häät Meksikossa ja valitsimme juhlapaikan, jossa emme ole edes käyneet, kaupungista, jossa emme ole koskaan vierailleet. Paikan näkemättä valitseminen on hieman pelottavaa, ja menemme naimisiin kahdeksan kuukauden kuluttua. Kaiken tämän vuoksi ajattelin, että tarvitsen apua.
Ben Aston:
Riskienhallintastrategiasi on siis palkata hääsuunnittelija ja toivoa, että hän saa kaiken toimimaan.
Alexa Huston:
Aivan. Meillä oli itse asiassa ensimmäinen puhelu hänen kanssaan viime yönä, ja hän on mahtava. Koska olen itse toipuva projektipäällikkö, olen kysellyt häneltä asioita sidosryhmien hallinnan tapaan: ”Mitä mieltä olet tästä prosessista? Näen, että teet asioita näin. Onko tämä mielestäsi hyvä tapa edetä vai voisimmeko tehdä jotain toisin?” Se on ollut hauska tasapaino.
Ben Aston:
On varmasti jännittävää johtaa projektipäällikköä, kun olet itsekin projektipäällikkö ja palkkaat projektipäällikön. Ainakin aluksi sitä miettii, osaavatko he varmasti tehdä tämän.
Alexa Huston:
Tiedän. Vielä eilen sanoin hänelle: ”Voisitko lähettää minulle täysin allekirjoitetun sopimuksen? Minulla on vain versio, jossa on allekirjoituskohdat.”
Ben Aston:
Hauskaa. Onnea hääsuunnitteluun.
Alexa Huston:
Kiitos!
Ben Aston:
Ja vielä Meksikossa paikassa, jossa et ole koskaan käynyt...
Alexa Huston:
Kaikki järjestyy. Se on mangolehto, ravintola ja paikka, jossa on puumajoja yöpymistä varten. Se on kaunis.
Ben Aston:
Odotan sitä jo innolla.
Alexa Huston:
Niin.
Ben Aston:
Kerro hieman lisää siitä, miten roolisi tulee muuttumaan. Miten rooli muuttuu, kun siirryt toimistolla työskentelevästä työntekijästä etätyöhön? Mitä neuvoja antaisit ihmisille, jotka harkitsevat etätyötä eivätkä enää halua käydä toimistolla? Millainen strategia sinulla oli ja miten aiot työskennellä etänä?
Alexa Huston:
Osuit asian ytimeen. Strategiani oli: ”Muutan joka tapauksessa, mutta listataan liiketoiminnalle hyödyt siitä, että työskentelen etänä.” Olen onnekas, sillä viimeisen puolentoista vuoden aikana yhä useammat Creman työntekijät ovat työskennelleet etänä, erityisesti viimeisten kolmen kuukauden aikana.
Yritys on jo pohtinut hajautettua työvoimaa ja etätiimiä. Uuden liiketoiminnan parissa työskentelevänä toin esiin uuden markkina-alueen mahdollisuudet ja sen, miksi minun olisi hyvä työskennellä siellä. Kerroin myös tuloksista, joita olen saavuttanut tulosperusteisessa kulttuurissamme. Kokosin viestintästrategian ja yleisen aikataulun, jotta kaikki tuntisivat olonsa mukavaksi muutoksen kanssa.
Lisäksi yrityksessä on toinen uuden liiketoiminnan kehittäjä, ja olemme tehneet samanlaista työtä. Yrityksen kasvaessa ymmärsimme, että meidän on erikoistettava roolejamme enemmän. Minulle suositeltiin kirjaa Predictable Revenue, joka on ollut erinomainen. Olemme soveltaneet sen oppeja omaan tilanteeseemme.
Siirryn myyntisuppilon alkupäähän tekemään enemmän ulospäin suuntautuvaa myyntiä, mikä on minulle uutta. Lähetän sähköpostikampanjoita yrityksille, jotka eivät tiedä keitä olemme, toivoen niiden tuottavan lisää liidejä. Sen jälkeen ihannetapauksessa kvalifioin osan liideistä ja siirrän ne kollegalleni Natelle, joka kvalifioi ne uudelleen ja vie niitä myyntiputkessamme eteenpäin.
Tällä hetkellä olemme nojanneet paljon suosituksiin ja muihin vähemmän ennustettaviin strategioihin, joten tämä on yksi uusi muutos, johon yritän suhtautua myönteisesti.
Ben Aston:
Kaikki muuttuu. Olen itse aloittanut työskentelyn sopimuskumppanina eräässä toimistossa, joka toimii sataprosenttisesti etänä. Hajautetussa tiimissä työskentely on hyvin erilaista kuin silloin, kun kaikki ovat toimistolla ja voit vain kävellä jonkun luo. Ihmisten tavoittaminen on aina haastavaa.
Alexa Huston:
Se on haastavaa ja uutta. Tällä viikolla lähetin ihmisille viestejä ja tuntui kuin ne olisivat kaikuneet kuuroille korville. En usko, että asia oli niin, mutta minun on muotoiltava keskusteluni eri tavalla ja tehtävä niistä toimintakeskeisempiä, jos todella tarvitsen vastauksen. Minun ei myöskään pidä pelätä soittaa, jos henkilö on tavoitettavissa.
On löydettävä tapoja viedä viestintä päätökseen...
Ben Aston:
Ehdottomasti. Olen itse huomannut Zoomin jatkuvan käytön erittäin hyödylliseksi. Houkutus on vain elää Slackissa, mutta videokeskusteluun palaaminen vaatii enemmän vaivaa. On varmistettava, ettei paidalla ole ruokaa. Silti kannattaa nähdä vaiva ja keskustella oikeasti jonkun kanssa pelkän Slack-viestin sijaan.
Alexa Huston:
Olen samaa mieltä.
Ben Aston:
Olet puhunut lukemastasi kirjasta, mutta oletko löytänyt viime aikoina jotain muuta, joka olisi tehnyt elämästäsi parempaa?
Alexa Huston:
Tämä on hyvin yksinkertainen esimerkki, mutta siitä on ollut paljon apua. Ostin Amazonista hyvän muistikirjan, jossa on pieni nauhakirjanmerkki ja sivussa paikka kynälle. Olen yrittänyt löytää sopivaa tasapainoa digitaalisten muistiinpanojen ja käsin kirjoittamisen välillä. Aiemmin käytin muistikirjaa, jossa ei ollut merkkiä siitä, missä kohdassa olin. Muistiinpanoni olivat epäjärjestyksessä ja se ärsytti minua. Muutos on yksinkertainen, mutta elämäni on paljon parempaa, kun tunnen hallitsevani asiani.
Ben Aston:
Nauhavaikutus.
Alexa Huston:
Se on nauhavaikutus.
Ben Aston:
Se on mahtavaa. Tiesitkö, että olen itsekin alkanut käyttää taas muistikirjaa? Minulla on Trello-korttini, Trello-järjestelmäni ja Evernote, mutta olen palannut myös käsin kirjoittamiseen. Häiriinnyn liian helposti.
Kun yritän ajatella jotakin ja kirjoittaa muistiinpanoja, olen paljon tehokkaampi tehdessäni sen käsin. Kutsutaanko sitä kirjoittamiseksi? Olen paljon tehokkaampi kirjoittaessani asiat ylös ja siirtyessäni analogiseen työskentelyyn kuin tietokoneella tai puhelimella kirjoittaessani. Muuten jokin ilmoitus ilmestyy ja huomioni kiinnittyy muualle.
Alexa Huston:
Ehdottomasti. Se on hyvä esimerkki itsetuntemuksesta ja erilaisten menetelmien kokeilemisesta. Käytän myös paljon työkaluja, mutta joskus kärsin työkaluväsymyksestä. Yritän siis yksinkertaistaa asioita. Kirjoita vain asiat ylös.
Ben Aston:
Niin. Ja käytä nauhaasi. Hanki nauhalla varustettu muistikirja.
Alexa Huston:
Hanki nauha!
Ben Aston:
Lisäämme linkin tekstitykseen.
Puhutaan sitten artikkelistasi ja palataan alussa mainitsemaani tilanteeseen, jonka tunnemme aivan liian tuskallisen hyvin. Liiketoimintatiimimme haluaa myydä. Se on sinun roolisi liiketoiminnan kehityksessä. Haluamme myydä, joten tehdäksemme kaupan esitämme asiakkaalle suuren ja näennäisen anteliaan tarjouksen. Yritämme voittaa työn. Usein kiusaus on hinnoitella itsemme hieman alakanttiin ja näyttää kilpailijoita edullisemmalta. Joskus ajatellaan, että ensimmäinen tuote toimii tappiollisena sisäänheittotuotteena, mikä on mielestäni kamala ajatus.
Joskus kyse on yksinkertaisesti siitä, ettei projektia ole rajattu riittävän hyvin. Saatamme sanoa asiakkaalle: ”Toki, teemme sen sadalla tuhannella”, vaikka kyseessä on todellisuudessa kahdensadan tuhannen projekti.
Yleensä toimistossa yritämme myydä esimerkiksi jatkuvaa palvelusopimusta. Se on usein ihanteellista. Vaihtoehtoja ovat kiinteähintainen sopimus, aika- ja materiaaliperusteinen sopimus sekä viime aikoina paljon huomiota saanut arvoperusteinen sopimus. Kaikissa näissä ongelmat alkavat usein asiakkaan allekirjoituksen jälkeen. Projekti siirtyy projektipäällikölle, jonka tehtävänä on toimittaa projekti, mutta budjetti ei riitä työn asianmukaiseen tekemiseen.
Mikä olisi parempi tapa? Alexa on kirjoittanut artikkelin erilaisesta sopimustyypistä. Tutustu artikkeliin saadaksesi lisätietoja. Keskustelemme tänään kestoon ja hintaan perustuvasta sopimuksesta.
Voisiko tämä olla ratkaisu sopimusongelmiimme? Alexa, kerro meille kestoon ja hintaan perustuvista sopimuksista. Miten tämä toimii?
Alexa Huston:
Ensin on hyvä huomauttaa, että keksimme tämän termin itse. Päädyimme siihen pari vuotta sitten, ja se jäi käyttöön. Termi kuvaa kuitenkin itseään. Olemme laatineet sopimuksia, jotka tukevat toiminnallisesti ketteriä menetelmiämme ja keskittyvät projektin arvoon ja tuloksiin kiinteän laajuuden tai kaikkien yksityiskohtaisten määrittelyjen sijaan.
Yksinkertaisesti sanottuna kesto tarkoittaa aikaa, jonka joku työskentelee tiimimme kanssa, ja hinta muodostuu tuntihinnan ja työskentelyajan tulona. Se eroaa jatkuvasta palvelusopimuksesta, kiinteähintaisesta sopimuksesta ja arvoperusteisesta sopimuksesta, joka on toimistomaailmassa vaikeasti määriteltävä. Tämä on yksinkertaisempi tapa, vaikka siihen liittyykin omat haasteensa ja paljon perehdytystä.
Koemme, että asiakkaamme saavat näin selkeän käsityksen siitä, mistä maksavat, eikä tiimimme tarvitse olla sidottu työn määrittelyyn, joka on laadittu ilman kaikkia tarvittavia tietoja.
Jopa parhaalle kiinteän laajuuden sopimukselle voi olla hyviä perusteita, jos laajuus on määritelty hyvin. Tuotekehityksessä tiimit käyttävät kuitenkin usein paljon aikaa projektin virstanpylväiden ja ominaisuuksien suunnitteluun, ja ne muuttuvat projektin aikana.
Yritimme pienentää näitä riskejä ja välttää tilanteen, jossa joudumme kantamaan kiinteähintaisiin sopimuksiin usein liittyviä ylityskustannuksia.
Aiheeseen liittyvä podcast: Täydellisen yhteistyön löytäminen operaatioiden ja PMO:n välillä (Alyson Caffreyn kanssa Operations Agencysta)
Ben Aston:
Toimitte siis niin, että uuden liiketoiminnan parissa työskentelevänä myyt viiden hengen tiimin. Tiimin hinta on 5 000 viikossa, joten sanot asiakkaalle hinnan olevan 25 000 viikossa. Miten päädytte budjettiin? Sanotteko, että projekti kestää arviolta neljä viikkoa ja maksaa siten 100 000, vai sanotteko, ettette tiedä kestoa ja pyydätte asiakasta maksamaan 25 000 viikossa?
Alexa Huston:
Hyvä kysymys. Aloitamme yleensä pienemmällä ja rajatummalla työvaiheella, esimerkiksi neljän–kuuden viikon suunnittelu- ja prototyypin testausjaksolla. Sen jälkeen pyrimme tarjoamaan asiakkaalle omistautuneen tuotetiimin. Siihen kuuluu esimerkiksi laadunvarmistaja, projektistrategisteja, suunnittelijoita ja kehittäjiä.
Sanomme kokemuksemme perusteella, että jos asiakas haluaa päästä prototyyppivaiheen jälkeen tiettyyn vaiheeseen tai sovelluksen julkaisuun, siihen kuluu noin kolmesta kuuteen kuukautta. Neuvottelemme kestosta, ja työskentelemme siihen asti. Vaikka tavoitteet saavutettaisiin aikaisin, asiakkaalla on edelleen tiimi käytettävissään sovelluksen tai tuotteen muiden osa-alueiden työstämiseen sovitun keston loppuun saakka.
Työskentelemme kehitysjonon tai jonkinlaisen tiekartan pohjalta. Usein ensimmäisen kesto- ja hintasopimuksen lopussa työtä on vielä jäljellä, jolloin jatkaminen on helppoa.
”Yhteistyömme on sujunut hyvin ja tiedämme, että edessä on lisää tehtävää. Jatketaan siis sopimusta ja työskentelyä yhdessä.”
Ben Aston:
Yritätte siis antaa asiakkaalle jonkinlaisen käsityksen kestosta, esimerkiksi kolmesta kuuteen kuukautta. Miten hallitsette asiakkaan odotuksia siitä, kuinka viimeistelty tuotoksesta tulee? Miten tuette asiakasta, kun hänen täytyy perustella tämä omalle organisaatiolleen?
Alexa Huston:
Se on vaikea myydä, en kiellä sitä. Yksi tapa auttaa on keskittyä asiakkaan liiketoimintaongelmiin: missä hänellä on haasteita ja miten ratkaisumme auttaa niissä. On tärkeää tehdä sijoituksen mahdollinen tuotto mahdollisimman konkreettiseksi.
Asiakkaat joutuvat usein perustelemaan hankinnan ylemmälle johdolle. Siksi keskitymme ketteriin menetelmiimme ja viittaamme muihin samankaltaisiin tapaustutkimuksiin.
Aiheeseen liittyvä lukemisto: Mikä on Scaled Agile Framework®? Selitys projektipäälliköille
Se auttaa näyttämään, millä tarkkuustasolla tuotteen voi odottaa valmistuvan. Keskitymme laatuun, koska olemme investoineet paljon tuotekehitysprosessiimme ja haluamme asiakkaan saavan asiantuntevan tuotetiimin.
Hinnoittelua voi yksinkertaistaa kirjoittamalla taululle tarvittavat viisi roolia ja niiden tuntihinnat. Näin asiakas näkee, miten hinta muodostuu. Asiakas on kuljettajan paikalla ja päättää jokaisen sprintin painopisteistä. Me neuvomme ja esitämme suosituksia. Asiakas priorisoi kehitysjonon ja tekee siihen liittyvän jalostamisen yhdessä tiimimme kanssa.
Ben Aston:
Kysyykö asiakas joskus, että hänelle myyty tiimi ei työskentele riittävän nopeasti tai tuota tarpeeksi, vaikka kehitysjonossa olisi paljon tehtävää?
Se pelottaisi minua.
Alexa Huston:
Silloin on todella nojauduttava Scrumin menetelmiin ja ketteriin käytäntöihin. Ihannetapauksessa asiakkaalle pitäisi pystyä julkaisemaan jotain nähtävää jo ensimmäisten viikkojen aikana. Kutsumme asiakkaan projektinhallintaohjelmistoomme ja Slackiin, joten hän näkee työn etenemisen. Luottamusta täytyy rakentaa varhain, mutta huoli yleensä vähenee, kun asiakas alkaa nähdä todellisia julkaisuja.
Ben Aston:
Yritätte siis rakentaa luottamusta tekemällä prosessista ja tapahtumista läpinäkyviä. Annatteko asiakkaalle täyden näkyvyyden sisäisiin kanaviin ja työkaluihin?
Alexa Huston:
Annamme. Jokaiselle projektille on kaksi Slack-kanavaa. Osa asioista on pidettävä sisäisenä, esimerkiksi miten jokin suuri ongelma esitetään. Siksi meillä on sisäinen Slack-kanava. Lisäksi on projektin nimellä ja tunnisteella underscore collab varustettu kanava, jossa kaikki sidosryhmät ovat mukana ja jossa päivitämme tilanteen säännöllisesti.
Tämä erittäin korkea läpinäkyvyys auttaa.
Ben Aston:
Mainitsit artikkelissasi myös laajuudesta neuvottelemisen asiakkaan kanssa matkan varrella. Miten tuette asiakasta tässä prosessissa, jos hän raportoi ylemmälle johdolle?
Alexa Huston:
Tämän toimivuus edellyttää, että asiakkaan puolella on riittävän vaikutusvaltainen henkilö tekemään päätöksiä. Selvitämme myyntiprosessin aikana, kuka on todellinen päätöksentekijä ja miten saamme häneen yhteyden.
Ihannetapauksessa asiakkaalla on teknisesti tai suunnittelullisesti suuntautunut tuotteen omistaja. Hänellä täytyy olla pääsy kaikkeen tarvittavaan ja valta tehdä päätöksiä. Hänen tulee tarkastella tiekarttaa ja priorisoida kehitysjonon asioita uudelleen myös säännöllisten sprinttien ulkopuolella.
Jos esimerkiksi integraatio osoittautuu mahdottomaksi tai lisensoimamme tuote lopettaa toimintansa, meidän on käännettävä suunta nopeasti ja kysyttävä, mitkä vaihtoehdot ovat. Tätä tarkoitan laajuudesta neuvottelemisella. Koska meillä ei ollut kiinteän laajuuden sopimusta, meidän ei välttämättä tarvinnut tehdä muutosmääräystä. Päätimme tiiminä, miten tilanne ratkaistaan, ja etenimme luottavaisesti asiakkaan näkemyksen tukemana.
Ben Aston:
Millainen työn määrittely sopimukseen kuuluu?
Alexa Huston:
Se on melko yksinkertainen. Meidän täytyi muuttaa myös MSA-sopimustamme tukemaan tätä mallia, jotta yleinen toimintatapamme vastaisi yhteistyömallia.
Käytämme sopimusten toimittamiseen PandaDocia. Pidämme sopimuksen ylätasolla ja keskitymme liiketoimintatavoitteisiin sekä niiden saavuttamisen polkuun. On tärkeää kuvata, mitä rakennetaan, ja linkittää käyttäjätarinoihin, prototyyppiin tai suunnitelmiin, jos ne ovat olemassa.
Lisäämme taulukon, jossa luetellaan resurssit, niiden tunti- tai viikkohinnat sekä projektilla työskentelyn kesto. Mukaan voidaan lisätä asiakkaan tarpeisiin perustuvia ehtoja, kuten tuen tarjoaminen normaalin työajan ulkopuolella.
Aiemmin sopimuksemme olivat kahdeksan tai yhdeksän sivun mittaisia, eikä kukaan lukenut niitä. Siksi yksinkertaistimme niitä ja varmistamme, että asiakkaat tietävät, mitä ostavat, ennen allekirjoittamista.
Kun kaikki toimii hyvin, paperityö poistuu tieltä. Sopimus on allekirjoitettava ja yhteisestä ymmärryksestä on varmistuttava, mutta sen jälkeen voitte keskittyä sprintteihin.
Ben Aston:
Investoitteko siis enemmän myyntiprosessiin ja määrittelette asioita tarkemmin kuin tavallisesti riskien pienentämiseksi?
Alexa Huston:
Pyrimme välttämään ilmaisen työn tekemistä, joten tarpeiden selvittämisen ja tiimin ajan käyttämisen välillä on löydettävä tasapaino. Saatamme aloittaa yhden tai kahden viikon teknisellä selvityksellä tai yleisellä strategia- ja yhteensovittamisjaksolla. Sen jälkeen tiimi kasvaa.
Ensimmäisten viikkojen aikana kaikkien panos voi olla pienempi. Sen jälkeen tiimi skaalautuu ylöspäin ja ryhtyy toteuttamaan alussa havaittuja asioita.
Jos asiakkaalla on jo paljon määriteltynä, keskustelemme niistä ja varmistamme, että ymmärrämme toisiamme. Samalla kerromme, että asiat todennäköisesti muuttuvat. Etukäteisperehdytys ja jatkuva viestintä ovat välttämättömiä.
Ben Aston:
Milloin tämä lähestymistapa ei ole toiminut? Onko sinulla tapauksia, joissa asiakas oli edelleen pettynyt tai projektipäällikkö koki tulleensa huijatuksi?
Alexa Huston:
Tämä ei ole taikaratkaisu. Se edellyttää kypsää tiimiä. Jos joku on uusi ketteryydessä tai tiimi ei ole työskennellyt yhdessä pitkään, tämä ei ehkä ole oikea malli. Jos laajuus on tarkasti määritelty ja työ on luonteeltaan vesiputousmallista, mitään ei tarvitse väkisin muuttaa.
Ongelmat ovat syntyneet silloin, kun olemme yrittäneet poiketa siitä, miten rakennamme tuotteita parhaiten, ja sovittaa työmme asiakkaan prosessiin tavalla, joka vahingoittaa meitä. Tämä malli antaa projektipäällikölle valtuudet ehdottaa tuotteen kannalta oikeita ratkaisuja ilman pelkoa siitä, että ne romuttavat kiinteän laajuuden.
Ben Aston:
Projektipäällikkönä haluamme olla strategisia ja tehdä oikein, mutta joskus ajoissa, budjetissa ja määritellyssä laajuudessa pysymisestä tulee tärkeämpää kuin asiakkaalle parhaasta ratkaisusta.
Alexa Huston:
On hyvä aloittaa pienesti, esimerkiksi sisäisestä projektista. Lakitiimin tarkastelu pakottaa ajattelemaan, miten käyttämämme kieli muuttuu oikeudellisesti sitovaksi suhteeksi. Kokeilkaa mallia sisäisesti, järjestäkää retrospektiivejä ja kysykää tiimiltä, miten sitä voisi parantaa.
Keskustelkaa kehittäjien ja suunnittelijoiden kanssa. Heille on parempi, etteivät he ole sidottuja tiukkaan laajuuteen, josta he eivät joskus edes tiedä ennen projektin alkamista.
Ben Aston:
Sopiiko tämä paremmin tietyntyyppisiin projekteihin?
Alexa Huston:
Se toimii hyvin monialustaisissa toteutuksissa. Ensimmäisessä tapauksessamme kyseessä oli uusi startup-yritys, joka halusi iOS-sovelluksen, Android-sovelluksen ja verkkosovelluksen. Käyttäjätarinoita oli yli sata, joten laajuuden määrittely oli lähes mahdotonta.
Malli sopii pitkään tuotekehitysjaksoon, jossa tarvitaan paljon ihmisiä. Se ei sovellu yhtä hyvin markkinointisivustoihin tai muihin luonteeltaan lineaarisiin töihin. Kaikkeen sitä ei pidä soveltaa.
Jos tiedät suurin piirtein, mitä viikossa tai kuukaudessa voidaan saada aikaan tai kuinka paljon henkilön työpanosta voidaan käyttää, mallia voi soveltaa ja arvioida, sopiiko se liiketoimintaan.
Tiimin täytyy osata työskennellä yhdessä, organisoitua itsenäisesti liiketoimintatavoitteiden ympärille ja tehdä yhteistyötä. Asiakkaan puolella päätöksentekokykyinen henkilö on ratkaisevan tärkeä.
Ben Aston:
Pidän ajatuksesta, että tiimit täytyy muodostaa ja niiden toimintaa voi kokeilla sisäisissä projekteissa. Voitte selvittää, kuinka paljon työtä tiimi pystyy tekemään kuukaudessa, kahdessa tai kolmessa kuukaudessa, ja alkaa sitten myydä asiakkaalle realistista tavoitetta.
Alexa Huston:
Saimme paljon inspiraatiota Hannalta, joka on hieno toimisto. He julkaisivat projektejaan ja kertoivat myyvänsä ihmisiä viikoittain. Se sai meidät ajattelemaan omistautuneita tuotetiimejä, mikä on eri asia kuin yksittäisen kehittäjän myyminen asiakkaalle kahdeksi kuukaudeksi.
Yksittäisen henkilön myyminen voi synnyttää siiloja, joita emme halunneet liiketoimintaamme. Tämä malli on tarkoitettu suuremmalle tiimille, ei yhdelle henkilölle.
Ben Aston:
Eli kyse ei ole vain työvoiman vuokraamisesta.
Alexa Huston:
Aivan.
Ben Aston:
Mikä olisi paras neuvosi ihmiselle, joka kamppailee tämän idean edistämisen kanssa?
Alexa Huston:
Viestintä on ratkaisevan tärkeää. Myös sisäisesti. Varmista, että tiimisi suhtautuu malliin myönteisesti. Ota kaikki roolit mukaan sopimuksen laatimisen alkuvaiheessa. Kerro asiakkaalle, miksi malli on hänelle hyvä, millaista arvoa se tuo liiketoiminnalle ja miten se tukee tiimin toimintatapaa.
Meillä on hyvin ketterä kulttuuri, ja tämä malli auttaa tekemään siitä toimivan käytännössä. Etujen ja tulosten, ei pelkän toiminnan, viestiminen on hyödyllistä.
Viestikää vain.
Ben Aston:
Hyvä neuvo. Johto voi joskus ottaa idean käyttöön ja ilmoittaa: ”Tämä on nyt uusi toimintatapamme.” Sen sijaan kannattaa viestiä koko prosessin ajan ja hankkia ihmiset mukaan.
Alexa, kiitos paljon vierailustasi. On ollut hienoa saada sinut mukaan.
Alexa Huston:
Kiitos, arvostan tätä.
Ben Aston:
Kuten mainitsin alussa, Alexa esiintyy syyskuussa alkavalla kurssillamme Mastering Digital Project Management. Jos et tiedä, mistä puhun, mutta tarvitset projektinhallintakoulutusta, tutustu kurssiin. Se on seitsemän viikon intensiivikurssi, joka sisältää video-opetusta, tehtäviä, ryhmäkeskusteluja ja vapaaehtoisia valmennustapaamisia. Siirry osoitteeseen dpmschool.com ja ilmoittaudu ennen kuin kurssi täyttyy.
Jos haluat osallistua keskusteluun ketterästä sopimisesta, kommentoi julkaisua tai siirry osoitteeseen resurssiosioon ja liity Slack-tiimiimme, jossa käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja.
Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelemisesta.
