Projektibudjettien ja kannattavuuden hallinta (Tomislav Car Infinumista)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja annamme vinkkejä ja niksejä parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja. Ovatko projektisi budjetissa ja tiedätkö varmasti, ovatko ne budjetissa? Ovatko ne kannattavia? Tiedätkö, kuinka kannattavia ne ovat, ja oletko varma niiden kannattavuudesta? Mietin, vaikuttaisiko projektien suunnittelu-, priorisointi- ja toteutustapaasi, jos tietäisit täsmälleen, missä mennään.

Kuuntele siis tätä Productiven sponsoroimaa podcastia ja opi, kuinka voit johtaa kannattavampaa toimistoa ja pitää projektisi budjetissa. Tänään vieraakseni tulee Tom Car. Hän on 30-vuotias yrittäjä, ja mielenkiintoista hänessä on se, ettei hänellä ole koskaan ollut varsinaista työpaikkaa. Hän on Infinumin toimitusjohtaja. Infinum on itsenäinen ohjelmistosuunnittelu- ja -kehitysyritys. Lisäksi hän johtaa Productivea, joka on kannattavan toimiston pyörittämiseen tarkoitettu työkalu. Terve, Tom.

Tom Car:

Terve.

Ben Aston:

Aloitetaan tästä kiinnostavasta faktasta, ettei sinulla ole koskaan ollut varsinaista työpaikkaa. Miten olet voinut elää näin pitkälle ilman, että olisit ollut kunnolla töissä tai ainakaan tavallisessa työpaikassa?

Tom Car:

Se on vitsi. Näin asian ilmaisen: minulla ei ole koskaan ollut oikeaa työpaikkaa, koska kun valmistuin lukiosta noin 18-vuotiaana, perustin yrityksen kumppanini kanssa ja olen aina työskennellyt itselleni. Olen aina pyörittänyt yrityksiä, joten en ole oikeastaan koskaan ollut kenenkään palveluksessa. Siksi sanon, ettei minulla ole koskaan ollut työpaikkaa.

Ben Aston:

Hienoa. Perustitko Infinumin yliopistoaikana vai miten kaikki sai alkunsa?

Tom Car:

Valmistuin lukiosta, ja olimme käytännössä koodauksesta kiinnostuneita nuoria. Halusimme tehdä jotain enemmän ja perustaa yrityksen. Aloitimme samaan aikaan yliopisto-opinnot, mutta meillä oli hyviä ideoita ja mahdollisuuksia, joten perustimme yrityksen. Ensimmäiset viisi tai kuusi vuotta meitä oli vain kaksi. Pyöritimme yritystä osa-aikaisesti ja opiskelimme samalla tietojenkäsittelytiedettä.

Ensimmäiset kuusi vuotta menivät hyvin. Kuvittele: käyt yliopistoa, mutta tienaat samalla rahaa sivutoimisesta yrityksestä. Tavallaan se oli helpointa rahaa, jota olen koskaan ansainnut. Myöhemmin kaikki muuttui paljon vaikeammaksi: piti palkata työntekijöitä, kasvattaa liiketoimintaa ja hoitaa monia muita asioita. Aluksi meitä oli tosiaan vain kaksi, ja työskentelimme Matejin, liikekumppanini, kotona ja keittiössä. Yhdysvalloissa puhutaan usein autotalli- ja keittiöyrityksistä. Sen jälkeen aloimme kasvaa ja palkata ihmisiä. Infinumissa on nykyään yli 200 työntekijää.

Ben Aston:

Hienoa. Onko Infinum siis sama yritys, jonka perustit yliopistoaikana?

Tom Car:

Kyllä, aivan sama yritys.

Ben Aston:

Teillä on siis 200 työntekijää, jotka ovat jakautuneet Kroatian ja Yhdysvaltojen välille?

Tom Car:

Suurin osa asiakkaistamme on Yhdysvalloissa ja tiimistämme Kroatiassa, mutta toiminta on nykyään yhä hajautetumpaa. Tiimiä ei ole vain Kroatiassa, vaan kaikkialla Euroopassa ja Yhdysvalloissa. Digitaalisessa maailmassa ihmiset voivat työskennellä mistä tahansa, ja niin mekin nykyään työskentelemme.

Ben Aston:

Kerro siirtymästä kahden hengen pienyrityksestä 200 hengen yritykseksi. Millaisia haasteita kohtaatte nyt, ja miten ne eroavat ajoista, jolloin työntekijöitä oli esimerkiksi 10 tai 20? Miten haasteet muuttuvat?

Tom Car:

Suurin ero on se, että pienenä, esimerkiksi viiden hengen yrityksenä, olet hyvin mukana kaikissa projekteissa ja kaikessa asiakkaille tekemässäsi työssä. Jos olet ohjelmoija tai suunnittelija, teet todennäköisesti laskutettavaa työtä, jota toimitat asiakkaille. Yrityksen kasvaessa ja jos haluat kasvattaa sitä, siirryt vähitellen johtamiseen: projektinhallintaan, tiimin johtamiseen tai niiden yhdistelmään. Lopulta alat suunnitella yrityksesi toimintaa itse. Kasvussa on välietappeja. Noin kymmenen työntekijän kohdalla täytyy yleensä tehdä muutoksia ja järjestellä toimintaa uudelleen. Kolmenkymmenen työntekijän kohdalla tulee taas uusi vaihe.

Noin 80 työntekijän kohdalla meidän oli rakennettava yritykseen jonkinlainen hierarkia ja määriteltävä prosesseja. Se kannatteli meitä pitkään. Vielä nykyäänkin, 200 työntekijän kohdalla, olemme hyvin samalla tavalla organisoituneita kuin 80 työntekijän aikaan, vaikka kaikki riippuu yrityksen rakenteesta. Suurin muutos on se, että kaikki kasvaa eivätkä ihmiset enää tunne toisiaan yhtä hyvin. Siksi yrityksen sisäiseen viestintään on panostettava. Monia asioita täytyy myös muodollistaa enemmän. Jos olet hyvä siinä, voit silti säilyttää saman kulttuurin, jolla yritys aloitettiin, vaikka työntekijöitä olisi 200.

Ben Aston:

Mistä saat inspiraatiota ja keneltä opit, kun olet kehittynyt kahden hengen yrityksen johtamisesta 200 hengen yrityksen johtamiseen?

Tom Car:

Luultavasti eniten Twitteristä. Olen käyttänyt Twitteriä pitkään ja koonnut vuosien aikana tarkasti rajatun listan seuraamistani ihmisistä, yrityksistä ja brändeistä. Kun avaan Twitter-syötteeni, se ei ole koskaan tylsä. Ajattelen usein, että juuri tätä haluankin tietää. Se on sekoitus kaikkea: osa seuraamistani ihmisistä toimii toimistoalalla, osa tuoteyrityksissä ja osa on brändejä. Saan inspiraatiota erilaisista teknologiayrityksistä.

Ben Aston:

Työskenteletkö tänä vuonna jonkin asian parissa toimistosi tai itsesi kehittämiseksi?

Tom Car:

Elämäni ja yritykseni ovat kietoutuneet yhteen, ja olen innostunut erityisesti tuottavuudesta henkilökohtaisella tasolla. Sähköpostit, tehtävät ja kaikki vastaava täytyy saada hallintaan. Se on tärkeää, koska ahdistun, jos postilaatikossani on yli 20 sähköpostia. Haluan kehittyä tässä, vastata nopeammin ja delegoida enemmän. Olen delegoinut monia tehtäviä muille ja olen sen ansiosta paljon tyytyväisempi.

Ben Aston:

Mikä on järjestelmäsi?

Tom Car:

Se on yhdistelmä eri asioita. Kaikki työlistat ja tehtävät hoidetaan Productivessa, mikä poistaa melun postilaatikostani. Productivella on oma postilaatikko ja myös nollapostilaatikkojärjestelmä. Omassa sähköpostissani käytän niin sanottua neljän D:n järjestelmää. Kun saat viestin, poista se, delegoi se tai hoida se heti. Neljäs D on lykätä sitä. Olen keskittynyt tähän paljon. Joskus sähköpostit ovat postilaatikossani viikkoja, koska ajattelen tarvitsevani aikaa vastaamiseen. Todellisuudessa minun tarvitsee vain tehdä päätös.

Ben Aston:

Sinulla on oma työkalusi Productive, joka on kokonaisvaltainen työnkulun hallintatyökalu. Miten se sai alkunsa? Miksi päätitte rakentaa oman työkalun?

Tom Car:

Productiven ensimmäinen versio oli sisäinen työkalu, jonka rakensimme itsellemme. Aluksi se oli ajanseuranta. Halusimme kokeilla, miltä nopean ajanseurantatyökalun rakentaminen tuntuisi. Olimme pieni yritys ja projektimme eivät vaikuttaneet sujuvan hyvin. Aloin tehdä laskelmia Excelissä: vertasin kustannuksiamme ja työtuntejamme sekä sitä, paljonko veloitimme tunneista. Kiinteähintaisissa projekteissa oli vaikeampi ymmärtää, mitä tapahtui.

Sitten päätin, että rakennetaan tämän ympärille järjestelmä. Halusin nähdä jokaisen projektin tilanteen milloin tahansa. Ensimmäinen versio kertoi, oletko kannattava ja kuinka paljon. Kiinteähintainen projekti alkaa 100 prosentin kannattavuudesta, koska yhtään tuntia ei ole vielä kirjattu. Sen jälkeen prosentti laskee kohti nollaa. Jos se menee nollan alle, menetät rahaa, ja kaaviot muuttuvat punaisiksi.

Kun otimme järjestelmän käyttöön ja lisäsimme siihen muutaman kuukauden vanhat tiedot, kaikki oli punaista. Tajusimme, että kaikki tekemämme oli joko juuri ja juuri kannattavaa tai kannattamatonta. Pelkästään se, että katsoimme tietoja ja kaavioita, alkoi muuttaa toimintaamme. Se piti meidät oikealla kurssilla.

Ben Aston:

Productive on nykyään paljon enemmän kuin ajanseuranta, arviointi ja toteuman vertailu. Miten siitä kehittyi kokonaisvaltainen työnkulun hallintatyökalu?

Tom Car:

Aloimme lisätä ominaisuuksia ja miettiä suuntaa. Tunsimme monia toimistoja ja esittelimme työkalua niille. He pitivät siitä, mutta sanoivat käyttävänsä muita työkaluja muihin asioihin. Kaikki halusivat kaiken samaan paikkaan. Syynä ei ollut vain se, ettei tarvitsisi maksaa viidestä työkalusta, vaan se, että tiedot olivat erillisissä siiloissa. Niiden yhdistämiseen käytettiin yleensä Exceliä.

Niinpä päätimme tehdä Productivesta paikan, jossa toimistot voivat hallita kannattavuutta ja kaikkea muuta tarvitsemaansa. Siihen kuuluvat projektinhallinta, laskutus, ajanseuranta, kannattavuus ja asiakkuudenhallinta.

Ben Aston:

Millaiset toimistot pitävät työkalusta eniten?

Tom Car:

Tyypillisesti toimistoissa on 10–100 työntekijää, ja se on myös asiakkaidemme yleisin kokoluokka. Pienemmät toimistot keskittyvät päivittäiseen työhön ja tehtävien hallintaan. Suuremmat toimistot keskittyvät raportointiin, ennustamiseen ja mittareihin. Parhaita asiakkaitamme ovat toimistot, jotka haluavat kehittää liiketoimintaansa, eivät vain tehdä työtä sen sisällä. He haluavat kasvaa ja tehdä elämästään yksinkertaisempaa.

Ben Aston:

Mitä Productiven tuotekehityssuunnitelmassa on?

Tom Car:

Olemme keskittyneet joustavuuteen. Yksi tulevista ominaisuuksista on mukautetut kentät. Productiven perusominaisuudet on rakennettu tietyllä tavalla, mutta asiakkaat haluavat lisätä esimerkiksi budjettiin tai projektiin omia kenttiään. Emme halua tehdä peruskokemuksesta valtavaa ominaisuuksien viidakkoa, joten teemme työkalusta joustavan. Mukautetut kentät ovat jo betavaiheessa, ja niiden avulla voi tehdä myös mukautettuja raportteja.

Ennustaminen on meille tärkeää. Tähän asti on voinut nähdä menneisyyden ja sen, kuinka kannattava projekti on ollut. Haluamme auttaa käyttäjiä näkemään, kuinka kannattavia he tulevat olemaan tulevaisuudessa. Kun projektit ja työntekijät suunnitellaan Productivessa, voi tietää, kuinka paljon rahaa on käytettävissä projektin päättyessä neljän kuukauden kuluttua.

Ben Aston:

Tämä liittyy tekoälyyn ja projektinhallinnan tulevaisuuteen. Miten projektinhallinnan rooli muuttuu, kun työkalut älykkenevät?

Tom Car:

En usko Gartnerin väitteeseen, että projektipäälliköt korvataan tietokoneilla. Jokainen, joka on tehnyt projektinhallintaa edes viikon, tietää, ettei se ole lähitulevaisuudessa mahdollista. Tekoäly voi korvata projektipäällikön työstä numerolaskennan ja Excelin kanssa työskentelyn. Se on hyvä asia, koska projektipäälliköt voivat keskittyä siihen, mitä heidän oikeasti pitää tehdä: viestintään, päätöksiin, asiakkaan kanssa keskustelemiseen ja tuotantotiimin johtamiseen.

Me haluamme poistaa laskennan, hälytykset ja muun kiireisen taustatyön. Productivessa voi esimerkiksi asettaa budjettihälytyksiä. Näin projektipäällikkö voi keskittyä asiakkaalle rakennettavan tuotteen tai luovan kampanjan toteuttamiseen.

Ben Aston:

Puhutaan toimiston kannattavuudesta. Kun huomasitte, että projektit ylittivät budjetin, miten mittasitte kannattavuutta?

Tom Car:

Kannattavuus mitataan tavallisesti näin: liikevaihdosta vähennetään kustannukset, ja jäljelle jää voitto. Ongelma on, että kannattavuuden näkee usein vasta kuukauden, vuosineljänneksen tai vuoden lopussa, kun kirjanpitäjä tekee tuloslaskelman. Me muutimme tätä niin, että kiinteähintaisessa projektissa näkyy jatkuvasti, kuinka paljon budjetista kuluu.

Toimistojen tyypillinen katetaso on kokemukseni mukaan noin 20–35 prosenttia, hyvillä toimistoilla 20–40 prosenttia. Kun tavoiteluku on tiedossa, tilannetta voidaan ohjata sen mukaan. Jos katetta on riittävästi, voidaan tehdä lisätyötä tai keskustella asiakkaan kanssa tilanteesta.

Ben Aston:

Auttaako Productive laskemaan henkilön tai resurssin todellisen kustannuksen, kun huomioon otetaan palkat ja yleiskulut?

Tom Car:

Kyllä. Productivessa on kustannusten yleiskulut -moduuli. Palkkojen lisäksi siihen voi lisätä rakennukset, tietokoneet, autot, työmatkat, illalliset ja muut kulut. Myös laskuttamattomat työntekijät ovat yleiskuluja. Toimitusjohtaja ja myyntihenkilöt eivät yleensä laskuta aikaansa suoraan asiakkaalta.

Yleiskulut jaetaan laskutettavaa työtä tekeville ihmisille, jolloin heidän kustannusperusteensa nousee. Productive tekee tämän automaattisesti. Se seuraa myös sisäisiä tunteja, kuten myynnin, henkilöstöhallinnon ja hallinnon tunteja, ja ottaa ne huomioon laskutettavien tuntien kustannuksissa. Näin kannattavuusluvut ovat mahdollisimman tarkkoja.

Ben Aston:

Mitä muita mittareita käytät toimiston terveyden arviointiin?

Tom Car:

Käyttöaste on tärkeä. Se kertoo, kuinka suuri osa työajasta käytetään asiakastyöhön muun työn sijaan. Jos käyttöaste on liian alhainen, emme laskuta tarpeeksi. Jos se on liian korkea, emme investoi tiimiin, tutkimukseen ja kehittymiseen.

Hyvä käyttöaste on koko yrityksen tasolla noin 75–80 prosenttia. Jotkut työskentelevät välillä 100-prosenttisesti asiakkaalle, mutta toisina kuukausina he voivat tehdä sisäistä työtä, tutkimusta tai kirjoittaa blogikirjoituksen. Vielä tärkeämpää on tuleva käyttöaste eli saatavuus. Nykyinen käyttöaste voi olla hyvä, mutta kolmen kuukauden päästä tilanne voi olla toinen.

Jos asiakas lopettaa projektin, viisi tai kymmenen työntekijää voi jäädä ilman tekemistä. Ihmisiä ei ole hyvä irtisanoa tällaisissa tilanteissa, koska hyviä työntekijöitä on vaikea löytää. Jos tilanteen pystyy ennustamaan ja myymään työtä tai palkkaamaan ihmisiä ennakoivasti, se auttaa paljon. Productiven aikataulutustoiminnot tukevat tätä.

Ben Aston:

Puhutaan budjetinhallinnasta ja projektien kannattavuudesta. Kun huomasitte ylittäneenne budjetit, mitkä olivat tärkeimmät syyt? Oliko kyse huonoista arvioista, sisäisestä ylimääräisestä työstä vai asiakkaan laajuuden muutoksista?

Tom Car:

Laajuuden hallitsematon kasvu on yleensä yksi suurimmista syistä. Projektipäällikkönä on vaikea olla tilanteessa, jossa asiakas maksaa ja haluat tehdä hänet tyytyväiseksi. Helpoin tapa on vastata kaikkeen kyllä. Ihmiset eivät halua sanoa ei.

Jos tiedät, paljonko budjettia on jäljellä, voit kuitenkin käsitellä laajuuden kasvua ja keskustella asiakkaan kanssa. Kerro asiakkaalle tilanne ja se, paljonko budjetista on käytetty. Asiakkaat yleensä ymmärtävät, koska he tietävät, milloin pyytävät uutta työtä. Myös aiempien projektien tarkastelu auttaa. Kun näet malleja, opit tunnistamaan erilaiset asiakkaat ja tilanteet. Muiden projektipäälliköiden projekteista voi oppia paljon. Laajuuden hallitsematon kasvu on suurin vihollinen.

Ben Aston:

Mitä neuvoja annat projektipäälliköille laajuuden hallitsemattoman kasvun ehkäisemiseksi?

Tom Car:

Määrittele alussa hyvä työn laajuus. Se on vaikeaa. Toimistot antavat yleensä arvion, asiakas hyväksyy sen ja työ aloitetaan vähäisten tietojen perusteella. Myyntivaiheessa ei voi käyttää liikaa aikaa arviointiin, mutta vaikka asiakas olisi sanonut kyllä, tee vielä uusi kierros. Käy kaikki läpi, määrittele laajuus tarkemmin ja kysy asiakkaalta uudelleen. Kun asiakas hyväksyy tämän, kyseessä on paljon yksityiskohtaisempi laajuus kuin ensimmäisessä arviossa. Se auttaa viikkoja ja kuukausia myöhemmin budjetin hallinnassa.

Ben Aston:

Kannatan itse alustavaa arviota projektin alussa, jotta selviää, onko asiakkaalla varaa projektiin. Sen jälkeen tehdään budjettiarvio, jolla lukua tarkennetaan, ja lopuksi työn määrittelyasiakirjan mukainen arvio. Se on paljon yksityiskohtaisempi, maksaa enemmän ja vie enemmän aikaa, mutta silloin huomioidaan asioita, joita ei vielä nähty suuntaa-antavan arvion vaiheessa.

Tom Car:

Aivan. Ajan kuluessa opit lisää ja tarkennat arviota. Et käytä kaikkea aikaasi etukäteen, vaan investoit aikaa yhdessä asiakkaan kanssa koko prosessin ajan. Se on kaksisuuntainen prosessi.

Ben Aston:

Tom, kiitos paljon, että tulit mukaan. On ollut hienoa saada sinut vieraaksi.

Tom Car:

Ei mitään. Kiitos.

Ben Aston:

Mitä mieltä sinä olet? Miten pidät projektisi budjetissa ja miltä niiden kannattavuus näyttää? Oletko kokeillut Productivea? Jos olet, kerro mielipiteesi ja kommentoi julkaisua. Siirry osoitteeseen thedigitalprojectmanager.com ja liity Slack-tiimiimme. Siellä käydään kiinnostavia keskusteluja projektien toimituksesta ja kannattavuudesta. Tule mukaan. Jos pidit tämänpäiväisestä podcastista, tilaa se ja käytä pari minuuttia rehellisen arvostelun jättämiseen. Kerro, että pidät meistä, tai miksi et pidä meistä. Arvostamme sitä suuresti. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.