Kuinka ryhtyä projektipäälliköksi (Suze Haworthin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja tarjoamme asiantuntevia projektipäällikön neuvoja parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja.

Nuorena haaveilin hävittäjälentäjän ja myöhemmin asianajajan urasta, mutta koulussa saamani uraneuvonta oli, että minun kannattaisi harkita jäteauton kuljettajan tai jätteidenkerääjän uraa. Heillä oli selvästi erilaisia ajatuksia kuin minulla. Ehkä voisin edelleen ryhtyä joksikin niistä, mutta digitaalinen projektipäällikkö ei koskaan ollut suunnitelmissani. Itse asiassa useimmille tapaamilleni projektipäälliköille kyse näyttää olevan ennemmin uralle ajautumisesta kuin tietoisesta suunnitelmasta. Jos olet kuitenkin päättänyt ryhtyä projektipäälliköksi, kuinka se onnistuu?

Siitä tämänpäiväisessä podcastissa on kyse. Kuuntele, niin saat selville, kuinka voit ryhtyä digitaaliseksi projektipäälliköksi. Tänään seurassani on Suze. Hei, Suze.

Suze Haworth:

Hei, Ben.

Ben Aston:

Suze on yksi The Digital Project Managerin vakituisista asiantuntijoista, ja hän työskentelee nykyään freelance-työnä toimivana vanhempana digitaalisena projektipäällikkönä Lontoossa. Hänellä on paljon kokemusta erilaisista asiakkaista ja toimistoista, joten uskon tämänpäiväisestä keskustelusta olevan paljon hyötyä. Suze, aloitetaan kuitenkin viimeisimmistä lomaseikkailuistasi. Sinua on usein vaikea tavoittaa, koska olet yleensä lomalla jossakin. Olet digitaalinen projektipäällikkö, mutta myös lähes kokopäiväinen lomailija. Kerro, minne digitaaliset projektipäälliköt lähtevät lomalle.

Suze Haworth:

Saat minut kuulostamaan siltä, etten työskentele lainkaan. Freelancetyön aloittamisen jälkeen olen pystynyt suunnittelemaan aikani paremmin, joten matkustan nykyään enemmän. Viimeisin lomani, jolta palasin eilen, oli Sudanissa. Se ei ole aivan tavanomaisin lomakohde.

Ben Aston:

Onko Sudan ulkoministeriön matkustamista koskevalla kieltolistalla?

Suze Haworth:

Ei oikeastaan. Tällä hetkellä Etelä-Sudaniin ei pitäisi matkustaa, mutta se on eri maa. Sudan on niillä alueilla, joilla kävin, täysin turvallinen. Kävin pääkaupungissa Khartumissa ja matkustin sen jälkeen Niiliä pitkin tutustuen arkeologisiin kohteisiin ja historiallisiin sudanilaisiin paikkoihin.

Ben Aston:

Projektinhallinnoitko lomiasi yhtä tarkasti kuin projektejasi, vai oliko kyseessä rento vaeltelu Afrikassa?

Suze Haworth:

Myönnän projektinhallinnoivani matkojani, mutta kyse on omista matkoistani. Tällä kertaa poikaystäväni on egyptologi, ja lähdin hänen mukaansa kierrokselle, jolla hän toimi asiantuntijana. Matka oli hyvin tarkasti järjestetty, mikä hieman huolestutti minua, sillä pidän omien matkojeni suunnittelusta ja hallinnasta. Toisaalta oppaan mukana oleminen oli tuollaisessa maassa erittäin kätevää.

Ben Aston:

Miltä tuntui olla itse projektinhallinnan kohteena?

Suze Haworth:

Mielenkiintoiselta. Minulle kerrottiin, milloin nousta ylös, milloin aamiainen oli ja mitä päivän aikana tehtiin. Se ei ole minulle tyypillistä.

Ben Aston:

Antoiko se uusia ajatuksia siihen, kuinka voisit johtaa tiimejäsi eri tavalla?

Suze Haworth:

Olen viime aikoina suhtautunut aikaan hieman rennommin, joten tiukat aikataulut olivat hyvä herätys. Oppaamme piti meidät hyvin aikataulussa, vaikka hän sanoikin sudanilaisen ajan olevan yleensä hieman myöhäisempi kuin normaali aika.

Ben Aston:

Onko sinulla työ odottamassa, kun palaat lomalta?

Suze Haworth:

Ei vielä. Olen vapaalla joulun jälkeenkin, koska lähden taas matkalle. Lontoossa freelance-työt tulevat yleensä vastaan viikkoa tai kahta ennen sopimuksen alkua, joten etsin todennäköisesti työtä viime hetkellä tammikuun alussa.

Ben Aston:

Jos joku etsii erinomaista vanhempaa projektipäällikköä, joka rakastaa lomailua...

Suze Haworth:

Et voi sanoa noin.

Ben Aston:

Anteeksi. Suze on vapaana ja loistava. Siirrytään tarinaasi ja siihen, kuinka sinusta tuli projektipäällikkö. Haluaisin kuulla koulutustaustastasi ja siitä, mitä suunnittelit tekeväsi. Minun piti päätyä jäteauton kuljettajaksi, mutta niin ei käynyt. Millaista uraneuvontaa sait koulussa?

Suze Haworth:

Se oli kamalaa. Täytimme lomakkeen, jossa eri kysymyksiin merkittiin vastauksia. Tulosten perusteella minusta piti tulla vanginvartija. Lapsena halusin olla näyttelijä, arkeologi ja lentoemäntä – kaikki ammatteja, jotka alkoivat A-kirjaimella. Halusin tehdä monia asioita, mutta projektinhallintaa, varsinkaan digitaalista projektinhallintaa, ei oikeastaan ollut olemassa samalla tavalla. Kasvoin aikana, jolloin internet tuli käyttöön ja yleistyi, mutta sellaista roolia, johon olisi voinut tähdätä, ei juuri ollut. Siksi päädyin siihen sattumalta, kuten monet projektipäälliköt.

Ben Aston:

Mitä lopulta opiskelit yliopistossa?

Suze Haworth:

Valitsin englannin kirjallisuuden. En vielä tiennyt, mitä halusin tehdä, ja aine oli laaja sekä pidin siitä lukiossa. Yliopiston jälkeenkaan en tiennyt tarkasti, mitä halusin tehdä. Suoritin maisterintutkinnon ja työskentelin jonkin aikaa matkapuhelinliikkeessä.

Ben Aston:

Mikä oli maisterintutkintosi ala?

Suze Haworth:

Viestintätutkimus. Englannin kirjallisuudesta saamani analyyttiset, lukemiseen ja kirjoittamiseen liittyvät taidot olivat siirrettäviä taitoja, joista on ollut hyötyä koko urani ajan. Tutkinnon ei tarvitse liittyä suoraan tulevaan ammattiin.

Ben Aston:

Kuinka siirryit matkapuhelinmyyjästä toimistolle?

Suze Haworth:

Myyntityössä piti tavoitella provisioita ja myyntituloksia, mutta halusin oikeasti auttaa asiakkaita. Jos tiesin paremman tarjouksen olevan muualla, saatoin ohjata asiakkaan toiseen liikkeeseen. Asiakaspalvelusta ja asiakkaiden kanssa työskentelystä oli kuitenkin hyötyä. Aloin hakea markkinoinnin ja mainonnan alan töitä ja päädyin Leedsissä toimivaan toimistoon. Työskentelin tilivastaavana, mutta rooli yhdisti asiakkuuksien hoitoa, asiakaspalvelua ja projektinhallintaa. Siitä urani lähti etenemään.

Ben Aston:

Kuulostaa tutulta. Opiskelin politiikkaa ja kansainvälisiä suhteita ja työskentelin eri mainostoimistoissa. Lopulta päädyin tilivastaavaksi Wundermaniin. Näetkö itsesi aina projektipäällikkönä?

Suze Haworth:

Kyllä, tai ainakin jollakin tavalla projektinhallinnan parissa. Aloitin asiakkuuksien hallinnasta ja siirryin vähitellen projektinhallintaan. Kun ymmärsin roolien eron, huomasin olevani enemmän projektipäällikkö kuin asiakkuusvastaava. Löysin oman alueeni projektien toteutuksesta ja johtamisesta.

Ben Aston:

Suosittelisitko uraa projektipäällikkönä omille lapsillesi?

Suze Haworth:

Ehdottomasti, erityisesti digitaalisen projektinhallinnan alalla. Ala muuttuu nopeasti, joten työ ja rooli kehittyvät jatkuvasti. Se on jännittävää ja pitää työn mielenkiintoisena.

Ben Aston:

Mitä tekisit, jos et olisi projektipäällikkö?

Suze Haworth:

Tekisin varmasti jotakin matkailuun liittyvää, ehkä työskentelisin matkavalokuvaajana. Projektinhallinnassa pidän siitä, että saan käsitellä monia erilaisia tehtäviä samanaikaisesti, ratkaista ongelmia ja pitää kokonaisuuden liikkeessä.

Ben Aston:

Artikkelissasi puhut käytännön taidoista ja henkilökohtaisista taidoista. Käytännön taitoja ovat esimerkiksi kustannusarvioiden laatiminen, dokumentointi, tekninen osaaminen, riskienhallinta, prosessit ja projektin vieminen aloituksesta toteutukseen ja päättämiseen. Kuinka näitä taitoja kannattaa opetella?

Suze Haworth:

Kutsun niitä mieluummin käytännön ja henkilökohtaisiksi taidoiksi kuin koviksi ja pehmeiksi taidoiksi, koska jälkimmäiset kuulostavat hieman kielteisiltä. En itse käynyt projektinhallintakursseja, vaan opin työssä kokemuksen kautta. Oppiminen tekemällä on mielestäni erittäin pätevä tapa oppia projektipäällikön käytännön taidot.

Jos olet vasta aloittamassa eikä sinulla ole aiempaa projektipäällikön työtä, haastatteluun ei tarvitse tulla osaten täydellisesti laatia projektisuunnitelmaa tietyllä ohjelmistolla. Monet käytännön taidot opitaan kokemuksen kautta. Voit kuitenkin hakea työharjoitteluun tai harjoittelupaikkaan toimistoon tai asiakasorganisaatioon. Myös haastatteluun valmistautuminen on tärkeää: perehdy aiheeseen ja mieti, millaisia siirrettäviä taitoja sinulla jo on. Olet ehkä aiemmin vastannut aikatauluista, määräajoista tai muiden tehtävien koordinoinnista. Nämä kokemukset ovat hyödyllisiä projektipäällikön työssä.

Ben Aston:

Käytännön taidot voi oppia melko nopeasti työssä. DPM School tarjoaa myös kurssin, jossa opetetaan kustannusarviointia, projektien suunnittelua, käynnistämistä, hallintaa ja valvontaa. Henkilökohtaiset taidot ovat kuitenkin vaikeampia oppia. Ihmisten kanssa toimimiseen ei ole yhtä oikeaa vastausta, sillä tilanteeseen vaikuttavat projekti, asiakas ja monet muut tekijät. Hyvät projektipäälliköt saavat tiimistään parhaan irti. Millainen ihminen on hyvä tai huono projektipäällikkö?

Suze Haworth:

Henkilökohtaiset taidot ovat hyvän projektipäällikön ydin. Rooli on muuttunut vuosien aikana: aiemmin painotettiin aikataulussa, laajuudessa ja budjetissa pysymistä, mutta nykyään projektipäällikkö toimii enemmän johtajana ja strategisena ajattelijana. Haastatteluissa tarkastelen sitä, kuinka henkilö lähestyy haasteita, ratkaisee ongelmia ja toimii kriisissä. Hyvä projektipäällikkö on rauhallinen, avoin, rehellinen ja selkeä.

Järjestelmällisyys on tärkeää: kuinka henkilö järjestää oman työnsä ja tiiminsä työn? Ajatteleeko hän vain päivän tehtävälistaa vai koko projektin etenemistä? Ongelmanratkaisu, johtaminen ja organisointi ovat keskeisiä taitoja. Viestintä on myös tärkeää, ja jo keskustelu haastateltavan kanssa kertoo paljon hänen tavastaan kommunikoida.

Ben Aston:

Lisäksi tarvitaan tietynlaista luonnetta. Hyvän projektipäällikön on oltava sitkeä, utelias ja valmis selvittämään asioiden todellisen syyn. Hänen on pystyttävä ottamaan vastuuta, haastamaan tarvittaessa ja viemään projektia eteenpäin. Projektipäällikkö, joka vain odottaa asioiden tapahtuvan ympärillään, joutuu helposti vaikeuksiin.

Suze Haworth:

Juuri näin. On oltava mukava ihminen, mutta ei saa pelätä vastakkainasetteluja. Projektipäällikkö suojelee projektia, sen tuotoksia, aikatauluja, budjettia, laajuutta ja tiimiä. Asiakkuuksien hallinta voi keskittyä asiakkaan suojelemiseen, kun taas projektipäällikkö varmistaa projektin onnistumisen. Joskus on pystyttävä kertomaan asiakkaalle, ettei hän ole antanut palautetta tai pitänyt määräajoista kiinni.

Ben Aston:

Jos et koskaan aiheuta kitkaa, et ehkä tee työtäsi kunnolla. Projektipäällikkö kokoaa yhteen ihmisiä, joilla on ristiriitaisia mielipiteitä, ja auttaa heitä löytämään etenemistavan. Jos kaikki saisivat aina tahtonsa läpi, mitään ei tapahtuisi.

Suze Haworth:

Vaikeat keskustelut ovat yksi työn haastavimmista osista. Jos tiimin jäsen ei suoriudu ja se vaikuttaa projektiin, asiasta on puhuttava. Jos asiakkaalle pitää kertoa viivästyksestä, keskustelu voi olla hankala, mutta projektia on suojeltava ja vietävä eteenpäin.

Ben Aston:

Mikä on projektipäällikön työn huonoin puoli?

Suze Haworth:

Projektipäällikkö nähdään joskus hallinnollisena henkilönä, jolle kaikki pienet tehtävät lopulta päätyvät. Hänen oletetaan varaavan kokoukset, kutsuvan ihmiset paikalle ja hoitavan tehtävät, joita suunnittelijat tai kehittäjät eivät halua tehdä. Olen tehnyt kaikkea sisällön lataamisesta ja luomisesta laadunvarmistukseen. Tehtävät, joille ei löydy selkeää vastuuhenkilöä, voivat päätyä projektipäällikölle. Sitä vastaan kannattaa mahdollisuuksien mukaan suojautua, sillä työssä on muutenkin paljon tehtävää.

Ben Aston:

Projektipäällikkö on usein moniosaaja. Hän voi tarvittaessa kirjoittaa sisältöä, tehdä rautalankamalleja, laatia vaatimuksia, toimia liiketoiminta-analyytikkona, tehdä laadunvarmistusta tai täyttää teknisiä aukkoja. Jotkut UX-, suunnittelu- tai kehitystehtävissä työskentelevät siirtyvät projektinhallintaan, mutta toisinaan projektipäällikkö löytää halun siirtyä toiselle alalle.

Suze Haworth:

Olen siirtynyt myös projektijohtajan tehtävään. Johdan edelleen projekteja vanhempana projektipäällikkönä, mutta vastaan lisäksi työohjelmasta ja muiden projektipäälliköiden päivittäisestä työstä. Seuraava askel voisi olla projektinhallinnan tai toimitusten johtajan tehtävä, mutta pidän nykyisestä yhdistelmästä, jossa saan olla sekä käytännön projektityössä että strategisessa roolissa.

Ben Aston:

Miksi pidät projektipäällikön työstä?

Suze Haworth:

Projektipäällikkö on projektin keskipiste. Hän koordinoi kokonaisuutta alusta loppuun ja saa nähdä koko projektin valmistuvan. Lisäksi saa työskennellä monien eri alojen kanssa: suunnittelijoiden, kehittäjien, laadunvarmistuksen ja UX-asiantuntijoiden kanssa. Digitaalinen ala muuttuu nopeasti, joten jatkuvasti oppii uutta ja kohtaa uusia haasteita.

Ben Aston:

Ala on muuttunut paljon. Aloittaessani teimme paljon bannerikampanjoita ja yksinkertaisia HTML-sivustoja, mutta kiinnostavin työ liittyi Flashiin ja ActionScriptiin. Nyt teknologia ja työkalut ovat erilaisia, ja projektien onnistuminen edellyttää uusien taitojen oppimista.

Jos haluat päästä projektinhallintaan, opettele käytännön ja henkilökohtaisia taitoja. Aloita hallitsemalla omia tehtäviäsi ja etsi tilaisuuksia koordinoida muita. Voit rakentaa esimerkiksi oman WordPress-sivuston, jolloin saat käsityksen projektin teknisestä puolesta. Hanki kokemusta entry-tason työstä, valmistaudu haastatteluihin, mieti oma tarinasi ja verkostoidu.

Ben Aston:

Suze, kiitos paljon, että liityit seuraamme.

Suze Haworth:

Kiitos.

Ben Aston:

Suze esiintyy myös tulevassa digitaalisen projektinhallinnan koulussamme. Seitsemän viikon kurssilla on vuorovaikutteisia videoluentoja, paneelikeskusteluja, ryhmäkeskusteluja ja mahdollisuus valmennukseen. Tutustu osoitteessa DPMschool.com ja ilmoittaudu ennen kurssin täyttymistä.

Jos haluat osallistua keskusteluun, kommentoi julkaisua ja siirry TheDigitalProjectManager.comin resurssiosioon. Voit myös liittyä Slack-tiimiimme, jossa keskustellaan projektinhallintaan siirtymisestä ja projektipäällikön urasta. Kiitos kuuntelusta.