Ansaitun arvon hallinta määriteltynä: kaavat & esimerkit

Tiedän, mitä ajattelet: Projektinhallintatyökaluni kertoo, kuinka pitkällä olen projektissa, ja tiedän, kuinka paljon budjetista on käytetty. Eikö se riitä?

Ei aina.

Oletetaan, että työskentelet projektissa ABC. Budjetti on $100,000, ja projektin pitäisi kestää kuusi kuukautta. Toinen kuukausi on juuri päättynyt.

Yksinkertainen päättely kertoo, että tässä vaiheessa meidän pitäisi olla käyttäneet 33 % budjetista ja projektin pitäisi olla 33 % valmis. Tämä ei kuitenkaan välttämättä kerro koko totuutta.

Esimerkiksi:

• Projektiryhmä voisi käyttää 33 % budjetista ilman, että projekti olisi 33 % valmis. Esimerkiksi jos he työskentelivät uuden teknologian parissa ja käyttivät 33 % budjetista ja ajasta tutkimukseen ja kehitykseen, he jäivät jälkeen suunnitellusta etenemisestä.
• Ehkä projektin ei olisi pitänyt käyttää 33 % budjetistaan aikataulun ensimmäisen kolmanneksen aikana. Jos projektisuunnitelman ensimmäiset 33 % koostuivat kolmen hengen tiimin tekemästä tutkimuksesta ja vaatimusten keräämisestä, mutta viimeiset 66 % edellyttävät 18 suunnittelijan ja kehittäjän tiimiä, projektin budjetti on vaarassa ylittyä.

Sen sijaan meidän on ymmärrettävä paremmin, kuinka paljon arvoa olemme luoneet suhteessa käyttämäämme aikaan ja budjettiin.

Mitä tarvitsen ansaitun arvon laskemiseen?

EVM:n suorittamiseen ja kaikkiin tarvittaviin laskelmiin tarvitsemme seuraavat tietojoukot:

1. Suunniteltu arvo (PV)
2. Toteutuneet kustannukset (AC)
3. Ansaittu arvo (EV)

Sinun on myös luotava muutama taulukko näiden tietojen yhdistämiseksi.

Suunniteltu arvo

Suunniteltu arvo (PV) on projektin ajanjaksoon perustuva kulutus. Se jakaa budjetin osiin ja näyttää, kuinka se käytetään projektin aikana. Kaikkien suunniteltujen töiden summan pitäisi vastata budjetoitujen kokonaiskustannusten (TBC) määrää.

Tässä on esimerkki malliprojektin PV-taulukosta:

Pidä mielessä muutama asia:

• Projektinhallinnan tietämyskokonaisuuden (PMBOK) mukaan rivien tulisi vastata työn ositusrakenteen (WBS) eriteltyä luetteloa. DPM:nä sinulla ei välttämättä ole tätä käytössäsi. Mielestäni on parasta käyttää samoja rivejä kuin arviossa, sillä se auttaa yhdistämään kaiken takaisin alkuperäisiin tietoihin.
• Aikajaksot voivat olla kuukausia, viikkoja tai vuosineljänneksiä.
• Yllä olevassa esimerkissä projektinhallinnan kustannukset ovat prosenttiosuus tehdystä työstä. PM-arvio on siis 20 % muiden tehtävien tuntien summasta. Kuukausittainen kulutus on näin ollen 20 % kyseisen kuukauden budjetin summasta.
  • Esimerkiksi: maaliskuu
    Suunniteltujen töiden kustannukset = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
    PM-aika = $12540 x 20% = $2508
• Kumulatiivisen suunnitellun arvon yhteydessä on merkintä (PV). Kun puhumme suuremmissa kaavoissa PV:stä, tarkoitamme aina kumulatiivista määrää.

Todelliset kustannukset

Todelliset kustannukset (AC) ovat projektiin tähän mennessä käytetty budjetti, joka on ryhmitelty samoihin ajallisiin jaksoihin. On tärkeää, että ajalliset jaksot ovat samat, jotta vertaamme toisiinsa vertailukelpoisia asioita.

Tässä on esimerkki saman projektin AC-taulukosta:

Pidä mielessä:

• Kuten PV:n kohdalla, käytämme laskelmissa kumulatiivista arvoa.
• On helpointa, jos voit hakea nämä tiedot suoraan projektibudjetointiohjelmistostasi tai työajanseurantaohjelmastasi. Tämä liittyy toiseen hyvään käytäntöön: budjettieni määrittämiseen samalla tavalla kaikissa työkaluissa. Arvion, budjettiraportin ja ansaitun arvon raportin tulisi sisältää samat rivikohdat.
• On erittäin epätodennäköistä, että AC vastaa suoraan PV:tä, koska ihmiset eivät ole täydellisiä – ja se on täysin hyväksyttävää.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ansaittu arvo

Ansaittu arvo (EV) yhdistää kaikki laskelmat. Sen avulla voit ilmaista projektin aikana saavuttamasi edistymisen rahamääräisenä arvona samoissa ajallisissa jaksoissa, mikä mahdollistaa edistymisen ja rahankäytön vertaamisen saman perusyksikön avulla.

EV on pohjimmiltaan tehtävän valmistumisprosentin ja budjetoitujen kustannusten tulo.

Se lasketaan seuraavalla kaavalla: Ansaittu arvo EV = (PV)(%Valmis)

Esimerkki EV:stä

Jos selvityksen ja tutkimuksen budjetti on $13,200 ja työ on kuukauden lopussa 60-prosenttisesti valmis, kerromme 13,200 x 60% = 7,920.00

Tehtävän nimi	Budjetti	% valmis	EV
Selvitys ja tutkimus	$13,200.00	60%	$7,920.00

Palaan myöhemmin siihen, miten yksittäisen rivikohdan EV määritetään, mutta tässä on esimerkki kyseisen projektin EV-taulukosta.

Pidä mielessä:

• Olemme pitäneet ajalliset jaksot samoina johdonmukaisuuden vuoksi.
• Kun kohde on valmis, sen arvo pysyy 100 prosentissa projektin loppuun asti.
• Kuten PV:n ja EV:n kohdalla, tarvitsemme laskelmissa kumulatiivista arvoa.

Mitä CPI ja SPI ovat?

Kustannustehokkuusindeksi (CPI) ja aikataulutehokkuusindeksi (SPI) ovat molemmat projektisi tilan mittareita.

Kuten edellisessä osiossa nähtiin, molemmissa indekseissä EV jaetaan joko AC:llä tai PV:llä. Jakolaskun tulos on joko välillä 0–1 tai yli 1.

Mitä lähempänä tulos on arvoa 1, sitä lähempänä olemme suunnitelmaa. Mitä kauempana tulos on arvosta 1, sitä suurempi on suunnitelman ja nykytilan välinen poikkeama.

CPI:n laskemiseksi jaamme ansaitun arvon todellisilla kustannuksilla. Näin voimme tarkastella, mitä olemme saavuttaneet ja vastaako se käyttämiämme todellisia rahamääriä. Alle 1:n indeksi osoittaa, että projektin kustannukset ovat ylittämässä budjetin. Jos arvo on yli 1, projekti alittaa budjetin.

Esimerkki CPI:stä

• Jos tulos on alle 1, projektisi ylittää budjetin.
• Jos tulos on yli 1, projekti alittaa budjetin.
• Jos tulos on 1, projektisi pysyy budjetissa.

Ansaittu arvo: 93,192.00
Todelliset kustannukset: 121,225.00
CPI: 0.768752 (budjetti ylitetään)

SPI-esimerkki

• Jos tulos on pienempi kuin 1, projektisi on myöhässä aikataulusta.
• Jos tulos on suurempi kuin 1, projektisi on edellä aikataulusta.
• Jos tulos on 1, projekti etenee aikataulun mukaisesti.

Ansaittu arvo: 93,192.00
Suunniteltu arvo: 100,500.00
SPI: 0.926686 (myöhässä aikataulusta)

Vaiheittainen opas: Näin lasket ansaitun arvon

Kuten edellä mainitsin, ansaittu arvo on EV = (PV)(% valmis), mutta miten tiedät, mikä prosenttiosuus on valmis?

Tämä voi olla haastavaa erityisesti silloin, jos budjettirivien kohteet eivät vastaa täsmällisesti tehtäväluetteloasi.

Kun suunnittelen projektia ja rakennan aikataulua, pidän aina hyödyllisenä varmistaa, että päätason tehtävät vastaavat budjettia. Tehtäväluettelosi on yksityiskohtaisempi ja sen avulla voit seurata valmistumista helposti käsiteltävissä määrissä, mutta voit myös yhdistää valmistumisprosentin päätason tehtävään.

Parhaassa tapauksessa sinulla on työkalu (kuten Microsoft Project), joka voi tehdä tämän puolestasi. Päätason tehtävän valmistumisprosenttia voidaan sitten käyttää kyseiseen budjettiriviin liittyvän ansaitun arvon laskemiseen.

Budjettirivit	Projektin tehtäväluettelo
Suunnittelu	Aloituspalaveri Valmistelut
Suunnittelu	Tyyliohje Rautalankamallit Suunnittelukierros 1 Suunnittelukierros 2
Kehitys	Työjakso 1 Työjakso 2 Työjakso 3
Laadunvarmistus	Testauksen suunnittelu Työjakso 2 Työjakso 3 Käyttäjähyväksyntätestaus

Tarkastellaan siis esimerkiksi suunnittelua:

Suunniteltu arvo	% valmis	Ansaittu arvo
Suunnittelu $20,000	Suunnittelu (62.5%) Tyyliohje (100%) Rautalankamallit (100%) Suunnittelukierros 1 (50%) Suunnittelukierros 2 (0%)	$20,000*62.5%= $12,500

Tehtävän valmistumisprosentin määrittäminen voi olla haastavaa. Siksi on yleensä hyödyllistä yhdistää se tiettyihin tuotoksiin, mutta se on aihe toiselle projektien suunnittelua ja työn ositusrakenteita (WBS) käsittelevälle blogikirjoitukselle.

Joskus sinun on luotettava omaan arvioosi. Sinä projektipäällikkönä tiedät, oletko saanut luettelossasi olevan tehtävän valmiiksi 50- vai 75-prosenttisesti. Tässä tiivis yhteistyö tiimin kanssa sekä avoimet ja rehelliset keskustelut tuottavat paljon hyötyä.

6 ansaitun arvon hallinnan kaavaa

Tässä on tiivistelmä kaikista kaavoista, joita tarvitset ansaitun arvon laskemiseen, raportointiin ja ymmärtämiseen.

1. Ansaittu arvo

Käyttötarkoitus: projektin edistymisen arviointi tehtävän työn arvioidun arvon perusteella

Kaava: EV = (PV)(% valmis)

Tulosten tulkinta:

• Pienoisohjelma, jonka arvo on $2,000 ja joka on 75-prosenttisesti valmis, vastaa $1,500:n ansaittua arvoa: $2,000 x 75% = $1,500

2. Aikataulupoikkeama

Käyttötarkoitus: sen määrittäminen, onko projekti myöhässä, edellä aikataulusta vai aikataulussa (rahamääräisenä)

Kaava: SV = EV – PV

Tulosten tulkinta:

• Jos tulos on negatiivinen, se tarkoittaa, että projektisi on aikataulua edellä
• Jos tulos on positiivinen , se tarkoittaa, että projektisi on aikataulusta jäljessä
• Jos tulos on nolla, se tarkoittaa, että projektisi etenee aikataulussa

3. Kustannuspoikkeama

Käyttötarkoitus: sen ymmärtäminen, onko projekti yli budjetin, alle budjetin vai budjetissa (rahamääräisenä)

Kaava: CV = EV – AC

Tulosten tulkinta:

• Jos luku on negatiivinen, se tarkoittaa, että projektisi ylittää budjetin
• Jos luku on positiivinen, se tarkoittaa, että projekti pysyy budjetissa tai alittaa sen
• Jos tulos on nolla, se tarkoittaa, että projektisi pysyy budjetissa

4. Kustannustehokkuusindeksi

Käyttötarkoitus: sen määrittäminen, onko projekti yli budjetin vai alle budjetin (työmäärän prosenttiosuutena)

Kaava: CPI = EV ÷ AC

Tulosten tulkinta:

• Jos tulos on pienempi kuin 1, se tarkoittaa, että projektisi ylittää budjetin.
• Jos tulos on suurempi kuin 1, se tarkoittaa, että projekti alittaa budjetin.
• Jos tulos on 1, projektisi etenee aikataulussa.

5. Aikataulutehokkuusindeksi

Käyttötarkoitus: sen ymmärtäminen, onko projekti aikataulusta jäljessä vai sitä edellä (työmäärän prosenttiosuutena)

Kaava: SPI = EV ÷ PV

Tulosten tulkinta:

• Jos tulos on pienempi kuin 1, se tarkoittaa, että projektisi on aikataulusta jäljessä.
• Jos tulos on suurempi kuin 1, se tarkoittaa, että projektisi on aikataulua edellä.
• Jos tulos on 1, projektisi etenee aikataulussa.

6. Valmistumishetken arvioitu kustannus

Käyttötarkoitus: suunniteltujen ja toteutuneiden kustannusten välisen poikkeaman arvioiminen projektin päättyessä

Kaava: EAC = TBC ÷ CPI

Tulosten tulkinta:

• Jos tulos on valmistumishetkelle suunniteltua budjettia suurempi, kyseessä on ennustettu ylitys, jonka korjaamiseen tai toteutumiseen on varauduttava.

Hyödylliset ansaitun arvon hallinnan työkalut

Tiedän, mitä ajattelet: ajattelet: ”Mackenzie, pitääkö minun opetella kaikki nämä kaavat ulkoa? Eikö tähän ole työkaluja?”

Vastaus on kyllä, mutta en ole löytänyt yhtäkään, joka tekisi sen erityisen hyvin.

Suositeltu tapani suorittaa EVM-laskelmia on käyttää taulukkolaskentaa, kuten Google Sheetsia tai Exceliä. Näin voit alkaa käyttää menetelmääni jo tänään:

1. Luo Google Sheetsiin tai Exceliin useita välilehtiä tietojen säilyttämistä ja raportin suorittamista varten. Suosittelen yhtä välilehteä laskelmaa kohden. Esimerkiksi yksi välilehti suunnitellulle arvolle, yksi ansaitulle arvolle ja yksi toteutuneille kustannuksille.
   1. Lisäetu: tutustu EVM-laskentamalliini.
   2. Jos et ole vielä tehnyt sitä, opettele käyttämään ja rakastamaan pivot-taulukoita! : )
2. Vie projektinhallintatyökalustasi tarvittavat tiedot – niiden avulla voit saada tehtävä- tai projektitason valmistumisprosentin
3. Vie ajanseurantatyökalustasi tarvittavat tiedot – niiden avulla voit saada toteutuneet kustannukset
4. Ja kas kummaa, EVM-tiedot ovat käden ulottuvilla!

Miksi ansaitun arvon hallinta on tärkeää digitaalisissa projekteissa?

Ansaitun arvon hallinnan käyttöönotto osastollani ja projektinhallintatyössäni toi vihdoin johdonmukaisen raportoinnin kaikkiin projekteihin. En enää raportoinut henkilökohtaiseen tuntemukseen perustuen.

Oma näkemykseni on, että avoimuus on paras toimintaperiaate ja että data antaa meille jotain, jota kohti pyrkiä. Jos projektisi SPI on 20 % jäljessä ihanteellisesta arvostaan, ratkaistava ongelma on se, miten voisimme edetä 20 % nopeammin saavuttaaksemme aikataulun, ja vastaus tähän on se, mitä kerrot asiakkaallesi.

Et tarvitse näihin laskelmiin paljon dataa, mutta tarvitset joitakin mitattavia tietopisteitä. Jos sinulla on projektin arvio (riippumatta siitä, kuinka yleisluontoinen se on), projektin aikataulu (riippumatta siitä, kuinka karkea se on) ja jonkinlaista tietoa toteutuneista kustannuksista, voit raportoida projektisi ansaitusta arvosta.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko hallita EVM:n hienovaraisemmat yksityiskohdat? Liity DPM-jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.