El Plan Maestro de Zapier para la Gestión de Proyectos Moderna

Galen Low: En tiempos de inestabilidad laboral, ¿es cruel que las organizaciones se enfoquen en automatización liderada por IA o en realidad es, quizás, un acto de bondad?

Wade Foster: Para mí, es 1000% lo más bondadoso que se puede hacer. La IA es muy buena ayudándome con una enorme variedad de tareas. La IA puede ayudar en el punto intermedio desordenado, pero no quita el trabajo. El trabajo sigue siendo el trabajo.

Galen Low: Mirando hacia adelante, digamos al 2030, ¿qué tipos de habilidades y credenciales buscarán las empresas tecnológicas como Zapier para los roles responsables de la entrega de proyectos?

Wade Foster: Diría que tu capacidad para identificar problemas existentes, tener ideas, es excepcionalmente valiosa. La segunda cosa, lo que yo llamaría juicio, gusto. Y en tercer lugar, ¿cómo coordinas todos estos sistemas? Es ese punto intermedio desordenado.

Galen Low: ¿Crees que existe un umbral para la IA agente y la automatización inteligente que tal vez no deberíamos cruzar?

Wade Foster: No estoy seguro de que haya un límite superior. La creatividad humana está, hasta ahora, enormemente desaprovechada. La cantidad de producción creativa que una persona individual puede hacer es enorme. Creo que el mundo será diferente, pero no creo que esa visión distópica se cumpla; probablemente se parezca mucho al presente, pero con más posibilidades.

Galen Low: Bienvenidos al podcast de The Digital Project Manager: el programa que ayuda a líderes de entrega a trabajar de forma más inteligente, entregar con fluidez y liderar a sus equipos con confianza en la era de la IA. Soy Galen, y cada semana nos sumergimos en estrategias del mundo real, tendencias emergentes, marcos probados, y alguna que otra historia de guerra desde la primera línea de los proyectos. Ya sea que estés liderando grandes proyectos de transformación, gestionando flujos de trabajo de IA, o simplemente intentando mantener el caos bajo control, estás en el lugar correcto. Vamos a ello.

Hoy vamos a hablar sobre el papel de la automatización impulsada por IA en la entrega de proyectos y si quizá sea la clave para reducir algunas de esas prácticas voluminosas de gestión de proyectos que hacen que los equipos lean quieran evitar la gestión formal de proyectos como la peste.

Hoy me acompaña Wade Foster, cofundador y CEO de una pequeña compañía que seguramente habrás escuchado: Zapier. Hace casi 20 años, Wade dejó su pasantía en servicios financieros, aprendió a programar y, junto con un par de amigos, creó un producto que facilitaba que las aplicaciones se comunicaran entre sí y permitía crear flujos de trabajo automatizados.

Hoy, Zapier es la plataforma de orquestación de IA más conectada, conectando equipos, herramientas, inteligencias artificiales y agentes a través de más de 8.000 aplicaciones para automatizar flujos críticos con flexibilidad, escalabilidad y control.

Wade, gracias por acompañarme hoy.

Wade Foster: Gracias por invitarme, Galen.

Galen Low: Primero que todo, Wade, debo decir que es un honor tenerte aquí y necesito agradecerte simplemente por estar ahí afuera compartiendo tus historias e ideas con tanta transparencia para que todos podamos aprender de ellas.

Hay mucho que quiero preguntarte y espero que podamos ir de un lado a otro durante la charla, pero aquí tienes la hoja de ruta que he esbozado para hoy. Para empezar, quiero plantearte una gran pregunta que mi comunidad quería que te hiciera, y después me gustaría desglosar tres cosas.

Primero, quiero hablar sobre qué es diferente hoy en la automatización, en este contexto obsesionado con la IA, en comparación con cuando Zapier se lanzó por primera vez. Luego, abrir el capó y ver cómo se gestiona un proyecto en Zapier y cómo Zapier ha logrado procesos de gestión ligeros aplicando sus propias soluciones.

Y por último, me encantaría conocer tu perspectiva sobre el futuro de la gestión de proyectos como disciplina y cómo ves que evolucione el rol del gestor de proyectos mientras nos adentramos en la automatización potenciada por IA. ¿Qué opinas?

Wade Foster: Me encanta. Adelante.

Galen Low: Genial. Quiero empezar con una gran pregunta complicada.

Allá voy. En los círculos en los que me muevo, hay una relación de amor-odio con la idea de automatización con IA aplicada a la gestión de proyectos. Por una parte, la automatización inteligente elimina mucho trabajo administrativo aburrido del puesto, pero por otra, amenaza con eliminar empleos enteros y crea la percepción de que la gestión de proyectos puede automatizarse totalmente.

Así que mi gran pregunta es esta. En tiempos de inestabilidad laboral donde los despidos masivos y las largas búsquedas de trabajo se han vuelto la norma, ¿es cruel que las organizaciones se enfoquen en automatización guiada por IA? ¿O acaso es un acto de bondad?

Wade Foster: Para mí, es 1000% lo correcto. Si pones tus manos sobre el teclado y trabajas con la tecnología, ahora hay cierto misticismo con la IA.

Pero cuando empiezas a usarla, ese misticismo desaparece. Y lo que queda es una comprensión mucho más pragmática de dónde esta tecnología resulta increíble, ahorrando tiempo, inspirando creatividad y también de sus limitaciones, de dónde no funciona tan bien y dónde sigue siendo necesaria una intervención humana. Lo que he descubierto es que la IA es muy buena ayudándome con una enorme variedad de tareas en cualquier punto del proceso de entrega, pero sigue sin hacerlo todo por mí.

Es decir, mi trabajo no es la tarea específica. Mi trabajo es entender los problemas, averiguar cuáles merecen ser resueltos y luego evaluar el resultado final. ¿Es bueno el producto? ¿Es bueno el marketing? ¿Tengo criterio sobre esas cosas? La IA puede ayudar en esa parte intermedia llena de caos.

De hecho, ayuda mucho ahí, pero no te quita el trabajo. El trabajo sigue siendo el trabajo. Hay que seguir resolviendo esos desafíos, y creo que cualquier persona que ha adoptado la IA rápidamente empieza a producir más, a hacer más cosas y tener más ideas para dónde puede llevarla.

Entiendo la reacción humana de miedo y escasez. Es natural, ya que es más fácil imaginar qué pasará cuando tal cosa ocurra, pero la realidad de cualquier tecnología es que suele crear mucho más de lo que destruye. Y creo que con la IA será igual.

Galen Low: Me llama la atención la “sabiduría popular” entre desarrolladores y programadores. Si crees que tu valor es qué tan rápido puedes teclear, probablemente no entiendes tu rol. Lo mismo pasa en la gestión de proyectos. Muchas personas se preocupan porque ahora una IA toma notas en una reunión.

¡Vaya! Ahora quienes pensaban que tomar notas era todo lo que hacían, creen que les despedirán. Lo admito, en parte eso podría ser cierto. Así se percibe a veces el rol. Me gusta esa perspectiva de que en realidad la IA crea más oportunidades.

Wade Foster: Y, ¿acaso el trabajo era sentarse a tomar notas, verdad?

Ese nunca fue el trabajo. Coincido. El trabajo es resolver problemas, no transcribir. Si tu puesto realmente es así de limitado, entonces sí, entiendo el miedo. Pero al observar las organizaciones, la mayoría de personas no tiene ese trabajo tan acotado. Es solo una tarea más, y a menudo ni les gusta hacerla.

No lo hacen especialmente bien. Así que tener una IA que ayude en esa tarea es genial porque ahora te libera para pensar en las partes importantes de tu puesto.

Galen Low: Volviendo a lo que decías, cuando las personas empiezan a usar la IA, la realidad se vuelve clara en cuanto a lo que es útil y lo que no.

Creo que hay muchas percepciones en todas las capas de la organización, tipo: “No la hemos probado, pero dice que hace esto, así que podríamos despedir a este equipo entero”, o “voy a quedarme sin trabajo”. Pero al final, es una colaboración. La IA hará tareas en las que es buena y dejará otras. No se trata de una transformación radical y repentina donde toda la plantilla es IA y agentes automáticos.

Wade Foster: Cien por cien. Te pongo un ejemplo. Tenemos nuestro encuentro Zapier summit a la vuelta de la esquina, un evento anual donde reunimos a todo el equipo en persona, ya que normalmente trabajamos distribuidos. Yo suelo dar un discurso de apertura y me esfuerzo en que salga bien. Antes, sin IA, tenía que pensar en la historia, recopilar anécdotas y datos; la parte creativa era divertida, pero otras partes eran tediosas, como buscar datos o ejemplos.

También está el problema de la página en blanco: tienes una idea vaga sobre lo que quieres decir, pero no tienes claro el guion. Estos días me he sentado con Claude, en sesiones de lluvia de ideas donde le digo: “Voy a dedicarte una hora. Hazme preguntas. Tengo esto desordenado en la cabeza y quiero terminar con un discurso. Ayúdame a estructurarlo”.

¿El resultado? Pongo más tiempo, más esfuerzo en que la charla sea genial porque tengo este asistente asombroso trabajando conmigo. Además, puedo hacer que recopile datos de nuestros Slack, Coda y de internet para dar mejores ejemplos o reforzar mis puntos. En definitiva, paso más tiempo preparando este discurso que en ocasiones anteriores.

Así que la IA aquí no reduce el tiempo que empleo, sino que lo aumenta. Pero la calidad es mucho mejor y el proceso resulta mucho más disfrutable con este “compañero de pensamiento” que antes no tenía; antes me atascaba y dejaba cosas a medias. Ahora vuelvo y me encuentro todo organizado. Es solo un ejemplo, pero cuanto más usas la IA, más entiendes para qué sirve, para qué no, y en qué tareas quieres emplearla.

La demanda de estas herramientas va a ser enorme porque el potencial creativo de la humanidad es mucho mayor de lo que la mayoría piensa.

Galen Low: Me gustan esos dos enfoques: calidad y disfrute. Te concentrarás más en hacerlo lo mejor posible. Creo que eso nos pasa a muchas personas creativas: nada está acabado, simplemente lo dejas porque ya fue suficiente. Ahora puedes pasártelo mejor haciéndolo.

No empleaste menos tiempo, sino más.

Wade Foster: De hecho, llegué a un punto en el proceso con varios frentes abiertos. Al principio muy organizado, pero luego me sumí en el caos. Cuando Claude terminó una tarea, tuve que parar y decir: “Vale, hicimos todo esto, recopilamos datos, tenemos el siguiente paso pendiente. Ayúdame a ubicarme y, por cierto, documenta esto bien porque mañana continuaré, déjame pistas para retomarlo fácil”.

Así, mañana puedo regresar y seguir avanzando. Sin IA, perderías primero tiempo acordándote de en qué quedaste. Con una buena organización y ayuda de IA, todo es más sencillo.

Galen Low: Creo que muchos subestiman el potencial de la IA como “compañera de ideas”. Yo todavía voy poco a poco, charlando con la IA, pero es interesante ver que se puedan dejar tareas para otro día. Ese concepto me gusta mucho.

Wade Foster: Sí, empiezo a despedirme de la IA: “Gracias, buena sesión, seguimos la próxima”. Es como tener un terapeuta.

Galen Low: Es una perspectiva interesante ver cómo ayuda y cambia el trabajo, y cómo el disfrute y la calidad, aunque difíciles de medir, se reflejarán en valor y desempeño.

Wade Foster: Calidad.

Galen Low: Eso es. Me gustaría ampliar el ángulo y hablar más de automatización, agentes y flujos inteligentes, conectando múltiples herramientas. No cabe duda, la IA lo está cambiando todo, incluidas las habilidades técnicas y el pensamiento estratégico que requieren las personas.

Zapier lo ha entendido pronto, con productos como Zapier Agents y MCP, siendo pionero en conectar aplicaciones en un mundo saturado de herramientas. La automatización no es nueva, y Zapier lleva más de una década ofreciendo automatización sin código como servicio.

Quiero preguntarte: de estos 15 años enfocados en automatización sin código, ¿cuál desafío has visto persistir en la gente? ¿Hoy recomendarías resolverlo de forma diferente a como lo hacíais entonces?

Wade Foster: Hay problemas que persisten. El primero que me viene a la mente es la inspiración.

Ves gente que usa IA en todos los aspectos de su vida y te dice: “Esto es revolucionario”. Y luego otra que dice: “Está bien, me dio una receta o una historia graciosa para mi hijo, pero no le veo el gran valor”. El output creativo de los primeros es mucho mayor, pues han aprendido a usar la IA como compañera creativa, no solo como herramienta puntual.

En cambio, otros ni siquiera saben para qué usarla o qué problemas abordar. Eso es normal. La gran oportunidad es cómo guiamos a las personas para avanzar en ese espectro: nosotros como empresa, como comunidad, como emprendedores.

Este problema existía antes de la IA. Por ejemplo, es típico que los líderes de transformación IA encuesten a su plantilla sobre ideas para IA. Reciben una lista larga, pero la mayoría de esas ideas ni siquiera requieren IA: se podrían haber hecho siempre con automatizaciones clásicas. Eso demuestra cómo las personas se bloquean al imaginar lo posible.

Galen Low: La perspectiva de “el arte de lo posible” es clave. Eso me pasó con Zapier mucho antes de la IA; al no ser técnico, sabía qué puntos de acceso tenía, pero no veía todo lo que se podía automatizar. La inspiración es importante. Muchos en el grupo A aceptan el error: probar, fallar, aprender, seguir adelante, mientras que los del grupo B —me incluyo— quedan paralizados, sin ideas o confianza para invertir tiempo en construir algo.

El punto de la inspiración es muy bueno. Ahora con plataformas de IA y LLMs interconectadas, quien se queda atascado por miedo a dónde va su información, ¿cómo puede construir barreras de seguridad? ¿Cómo lo está enfocando Zapier?

Wade Foster: Lo bueno al usar Zapier es que tienes control total sobre adónde va tu información. Conectas fuentes autenticadas y defines de antemano cómo se mueve todo: de una hoja de cálculo a Salesforce, de Salesforce a un newsletter, etc.

Lo segundo, y una práctica habitual entre usuarios avanzados, es mantener a un humano en el proceso cuando se automatizan decisiones o la generación de mensajes. Se automatiza la cadena hasta cierto punto y, entonces, se revisa manualmente antes de aprobar el envío final. Así se equilibra eficiencia y control.

Creo que el futuro será que, si los sistemas se diseñan bien, se podrá quitar progresivamente al humano del proceso, pero siempre quedará un papel de supervisión, como ocurre en manufactura con bandas de control de calidad y muestreo estadístico. La auditoría humana puede espaciarse mientras el sistema mantenga cierta calidad medida.

Galen Low: Me alegra que lo veas así porque la automatización no es nueva, la hemos tenido en la manufactura durante décadas. Que la IA se haga cargo de todo es un temor comprensible, pero lo más sensato por ahora es mantener la colaboración y la supervisión humana, aprovechando las ventajas de eficiencia. Si tuviéramos que revisar cada resultado manualmente, no tendría sentido.

Wade Foster: Claro, te quitaría las ganancias de eficiencia. No es tan divertido tampoco.

Galen Low: Me quedo con el hilo conductor de la diversión y el disfrute en el trabajo. Muchos temen que la automatización elimine la alegría de sus tareas o incluso sus puestos, pero puede ser justo lo contrario. Puedes automatizar lo aburrido y quedarte con lo que te gusta. Como en tu caso, el keynote: puede ocupar el mismo tiempo o más, pero si lo disfrutas y aporta valor, vale la pena.

Quiero profundizar en el tema de la eficiencia porque entrevistaste a mi equipo sobre cómo Zapier está usando IA para automatizar y simplificar la gestión de proyectos interna. ¿Cómo vuestro equipo aplica vuestras propias soluciones de gestión ligera? ¿Qué habéis decidido automatizar y qué no?

Wade Foster: Han pasado unos seis meses desde esa entrevista.

Galen Low: Sí, creo que sí.

Wade Foster: Es un espacio muy dinámico y quizá lo que hagamos hoy no sea igual a entonces. No pondría a Zapier como ejemplo perfecto en gestión de proyectos, pero sí hacemos algunas cosas bien. Primero, creo que los proyectos suelen salir mejor cuanto más pequeños sean los equipos que los gestionan de principio a fin: así hay menos coordinación y menor carga administrativa.

Por tanto, intentamos descomponer el trabajo para permitir equipos pequeños y autónomos. Así pueden usar herramientas ligeras de gestión de proyectos. No siempre es posible, hay grandes iniciativas transversales que requieren mucha coordinación. Ahí es donde la IA ayuda especialmente en las transferencias entre equipos.

Por ejemplo, el equipo de producto trabaja en Jira y el de marketing en Asana. Automatizamos la transferencia de información clave, resúmenes y cambios de estado de una herramienta a otra, facilitando la colaboración y reduciendo la sobrecarga administrativa. Otra tarea habitual son las gestiones masivas que involucran a muchos, pero en tareas específicas y puntuales: por ejemplo, que todos actualicen un dato, o que varios equipos adopten un nuevo proceso.

El gestor de proyectos suele convertirse en el “robot de los recordatorios” (nag bot). Nadie disfruta ese papel, pero es fácilmente automatizable con alertas automáticas que notifican a los interesados y a sus managers, facilitando el seguimiento y la intervención humana solo cuando sea estrictamente necesario.

Galen Low: En una agencia donde trabajé teníamos un nag bot para las hojas de tiempos, que solo enviaba un recordatorio automático. Y sí, a la mayoría de gestores no les gusta ese papel de “cuidadores” o “pastores”, porque perpetúa los estereotipos sobre la función e infravalora el rol.

Wade Foster: Y aquí entra la creatividad: una persona creativa puede pedirle a la IA que esos recordatorios sean divertidos. Añadirles rima, imágenes, lo que sea. Todos conocemos a ese gestor que lo logra gracias a su personalidad, pero la mayoría no es así. Yo no lo soy, pero con IA puedo simularlo, hacer un trabajo decente y darle un toque de calidad difícilmente alcanzable de otra forma. A escala, personalizar 120 notificaciones ya es posible.

Galen Low: Algunos hacen eso de manera natural y les gusta no automatizarlo para construir relaciones personales. Pero se puede aprovechar la IA como compañera creativa para personalizar esos recordatorios con distintos estilos o bromas internas y mantener el toque humano, incluso cuando se escale.

En cuanto al trabajo en equipos distribuidos, ¿crees que los equipos no distribuidos están en desventaja si no digitalizan? ¿Aún existen equipos sin herramientas digitales?

Wade Foster: Creo que la clave es la digitalización, más allá de ser remoto o presencial. Para aprovechar la IA necesitas que el contenido esté en texto o transcrito, porque los modelos de lenguaje funcionan con texto. Nosotros siempre hemos promovido la transparencia y que la documentación sea pública en Slack, para que cualquiera acceda a información relevante, y eso ahora multiplica el poder de la IA, ya que puede recopilar fácilmente contexto, datos y antecedentes. No es necesario escribir una documentación súper formal; simplemente grabar las reuniones y tener transcripciones ya es suficiente para una IA.

Galen Low: El término “documentación” asusta, pero basta con grabar y transcribir reuniones. He visto organizaciones intentarlo y fracasar porque no se sienten seguras. En Zapier lograsteis esa cultura, donde grabar las reuniones y compartir la información en público es normal. ¿Cómo lo cultivasteis?

Wade Foster: Con rituales y estándares culturales. Nuestra norma de transparencia existe desde hace mucho. Como líder, intento que las conversaciones privadas se lleven a canales públicos. Courtney, mi asistente, descubrió que Slack reporta la proporción de mensajes públicos y privados, así que hacemos un ranking mensual del equipo ejecutivo. Todos superan el 50% de mensajes públicos y algunos más del 80%. Pienso que el límite superior podría ser 90% si uno se lo propone, pero para empezar, está bien superar el 50%.

Galen Low: Me gusta ese punto de partida —llegar a más del 50%. Somos sociales, pero no excesivamente. Siempre habrá mensajes privados, pero se puede aspirar a un alto grado de apertura.

Wade Foster: Exactamente. Siempre hay información confidencial o asuntos que deben tratarse en privado, pero más cosas pueden ser públicas de lo que creemos. Al coger el hábito, se pierde el miedo y se ve que se puede tratar hasta temas difíciles abiertamente.

Galen Low: Veo que quienes lo viven dejan de lado el miedo a la exposición. No se sienten inseguros por hablar de todo en público y saben que no pasa nada si a veces algo no sale perfecto, porque nadie está realmente tan pendiente de cada mensaje individual.

Wade Foster: Es la típica lección de terapia: uno se preocupa demasiado por el qué dirán, pero en realidad nadie se fija tanto en ti como piensas.

Galen Low: Es una excelente perspectiva.

Wade Foster: El miedo a compartir te impide aportar valor y contenido útil a los demás. Solamente hay que superar esa pequeña barrera inicial para aprovechar todos los beneficios colectivamente.

Galen Low: Una forma maravillosa de verlo. Es improbable que tus mensajes reciban tanto escrutinio como tu ansiedad anticipa; probablemente beneficiarán a alguien y eso lo hace valioso. Para terminar, la pregunta inevitable para quien lidera equipos de gestión de proyectos: de aquí a 2030, ¿qué habilidades y credenciales buscaréis? ¿Seguirá existiendo el rol de project manager?

Wade Foster: Buena pregunta. Hay dos o tres habilidades cada vez más valiosas. Primera, detectar problemas y oportunidades, y tener ideas. Los sistemas de IA dependen de prompts, de quien los inicia. La gente que da ese primer paso será esencial.

Segundo, el juicio o gusto para distinguir lo verdaderamente valioso (evitar la pereza o producciones de baja calidad con IA). Personas capaces de “detectar la excelencia” y con buen criterio, siempre serán necesarias; eso no pasa de moda, igual que Spielberg sería gran director hoy, en la Edad de Piedra o dentro de mil años.

Tercero, aunque cambiante, la habilidad para coordinar sistemas, encadenar prompts y flujos, pensar en sistemas y estar al día. Representa el “intermedio caótico” y requiere pensamiento estructurado y actualización constante. Las otras dos son casi universales y perennes.

Galen Low: Me gusta ese equilibrio. No es fácil demostrar en un currículum creatividad u olfato para los problemas y el gusto, pero es fundamental. Ahora muchos temen perder valor ante la IA, pero el punto es combinar lo técnico y lo humano: ver problemas, tener ideas, aportar calidad y criterio, y mantenerse actualizado disfrutando la tecnología. Ignorar la automatización ya no es opción.

Wade Foster: Así es. Entender los problemas, tener ideas, buen gusto y saber distinguir calidad nunca pasarán de moda, y el aspecto técnico será, además, cada vez más importante.

Galen Low: Para terminar y poniéndonos filosóficos: ¿Existe un “límite que no debemos cruzar” en la automatización y la IA, o nunca será “demasiada” automatización?

Wade Foster: Es una cuestión teórica. No sé si hay un límite. La creatividad humana está enormemente desaprovechada y los límites suelen venir impuestos más por las herramientas que por la gente. Ya vemos que los usuarios avanzados pueden lograr productividades altísimas con IA, y para mí la clave es: ¿por qué no todos podemos lograrlo? Es bueno para la industria y para el arte, entretenimiento, creatividad. El mundo será diferente, pero no comparto la visión distópica: incluso en cosas donde la IA supera al humano (como el ajedrez), la actividad sigue teniendo sentido y disfrute. La realidad se parecerá mucho al presente, pero con más posibilidades.

Galen Low: Solemos pensar en extremos, pero me gusta mucho esa idea: quizás no haya límite en la automatización ni en la IA, porque tampoco lo hay en la creatividad humana.

Wade, creo que es un buen momento para terminar. Muchas gracias por tu tiempo y tu experiencia, ha sido un placer. ¿Hay algo nuevo y “caliente” en Zapier que quieras destacar?

Wade Foster: Recomiendo explorar los agents, una nueva forma de crear automatizaciones usando lenguaje natural. También deberían probar MCP si usan herramientas como Claude, Cursor, Claude Code o ChatGPT. Cuanta más información contextual utilizas (email, calendario, Slack, grabaciones...), más valor obtienes de estas IA. MCP permite dar ese salto de uso básico a transformación real con IA.

Galen Low: Dejaré enlaces a Zapier MCP, Agents y tu perfil. De nuevo, gracias por venir.

Wade Foster: Gracias por invitarme.

Galen Low: Eso es todo por hoy en The Digital Project Manager Podcast. Si te gustó esta charla, suscríbete donde sea que nos escuches. Si quieres más casos prácticos, estudios y plantillas, visita thedigitalprojectmanager.com.

Hasta la próxima y gracias por escucharnos.