Cómo usar TMetric para la rentabilidad de proyectos: una guía práctica para agencias

La mayoría de las agencias descubren que un proyecto no fue rentable unas tres semanas después de que terminó. Para entonces, las horas ya se han consumido, la factura se ha enviado y lo único que queda por hacer es absorber la pérdida. Ese retraso no es inusual: el sobrecoste medio del presupuesto aparece 3.5 semanas después de que empieza a perder dinero, y el 68% de las agencias se enteran demasiado tarde para solucionar nada.

Esta guía explica cómo configurar TMetric para que puedas detectar los problemas mientras aún se pueden solucionar. Al final, sabrás cómo hacer un seguimiento de los presupuestos, supervisar los márgenes y detectar los problemas con antelación. 

Qué significa realmente la rentabilidad de un proyecto en TMetric

Antes de configurar nada, conviene entender qué mide realmente TMetric. La rentabilidad de un proyecto depende de varios datos que funcionan conjuntamente, no de una sola cifra.

El primero es el tiempo registrado, es decir, las horas que tu equipo registra para el proyecto. Después está la facturación, que determina cómo se cobra ese trabajo al cliente. A continuación, está el presupuesto del proyecto, que puede establecerse en horas, honorarios del proyecto u horas por persona. Por último, están los costes, que muestran cuánto cuesta entregar el trabajo.

Al reunir estos datos, obtienes una visión mucho más clara del rendimiento del proyecto. En lugar de esperar a que termine para calcular si generó beneficios, puedes ver cómo cambian las cosas a medida que se registra el trabajo.

Una vez que entiendes qué mide TMetric, el siguiente paso es configurarlo para que esas cifras tengan un significado real.

Configuración paso a paso

Este es el proceso de configuración. De principio a fin, debería llevar unos veinte minutos. 

Paso 1 — Crea el proyecto y establece el presupuesto

Texto alternativo: Configuración de proyectos de TMetric que muestra las opciones de facturación, la configuración del presupuesto, las tarifas por hora y el umbral de las alertas presupuestarias.

Ve a Proyectos y crea un proyecto nuevo para el cliente. Mientras lo configuras, elige cómo quieres presupuestarlo. TMetric ofrece tres opciones: Total de horas del proyecto, Honorarios totales del proyecto u Horas por persona.

Para la mayoría de los trabajos con honorarios fijos, lo más lógico suele ser presupuestar por honorarios del proyecto. Si facturas por hora, Total de horas del proyecto suele ser la opción más sencilla. Si ya has calculado una estimación del trabajo, también puedes utilizar Presupuesto estimado en lugar de introducirlo todo manualmente.

Paso 2 — Configura la facturación

Texto alternativo: Pantalla Editar proyecto de TMetric que muestra la facturación por tiempo y materiales, las tarifas del proyecto y las tarifas por hora configurables según el tipo de trabajo.

A continuación, decide cómo vas a facturar el proyecto. Si es un proyecto de Tiempo y materiales, TMetric te permite cobrar utilizando una tarifa del proyecto, una tarifa por persona o una tarifa por tipo de trabajo. Si distintas personas facturan con tarifas diferentes, la tarifa por persona suele ser la forma más sencilla de ver cuánto estás ingresando realmente. Para trabajos con precio fijo, cambia el proyecto a Honorario fijo.

Paso 3 — Activa las alertas presupuestarias

Antes de salir del proyecto, activa las notificaciones del presupuesto. Elige un umbral que te dé tiempo suficiente para intervenir si el proyecto empieza a acercarse a su límite (aproximadamente entre el 70% y el 90%). La cifra exacta depende de cómo trabaje tu equipo, pero lo importante es recibir la advertencia antes de que se agote el presupuesto, no después.

Paso 4 — Añade al equipo

Añade a todas las personas que trabajarán en el proyecto y asegúrate de que registren su tiempo en él desde el principio. Si utilizas la facturación por tarifa por persona, aquí también establecerás la tarifa por hora de cada persona. No lleva mucho tiempo, pero es el tipo de configuración que conviene hacer bien, porque todos tus informes dependen de que el tiempo se registre correctamente.

Paso 5: crea el hábito de hacer una revisión semanal

Texto alternativo: Informe de resumen de proyectos de TMetric con el tiempo registrado, el porcentaje facturable, el progreso del presupuesto, los ingresos y los costes.

Una vez que el proyecto esté en marcha, adquiere el hábito de consultar Informes → Projects Summary cada semana o cada mes. Reúne en un solo lugar el tiempo total registrado, el tiempo facturable, el importe facturable, los costes y el progreso del presupuesto. Dedica diez o quince minutos a revisarlo cada lunes y normalmente detectarás los problemas antes de que se vuelvan costosos.

Una vez completada la configuración, la siguiente pregunta es cómo leer los datos y saber qué te están indicando.

Cómo entender los datos de tu proyecto

Ahora que todo está configurado, es hora de analizar qué te están indicando realmente las cifras. Esto es lo que te ofrece en detalle el Resumen de proyectos.  

Métrica	Qué te indica
Horas totales	El tiempo total registrado en el proyecto.
% facturable	La proporción del tiempo registrado que se puede facturar. Si empieza a situarse por debajo de lo que habías previsto para el proyecto, conviene averiguar por qué.
Importe	El valor del trabajo facturable registrado hasta el momento.
Costes	Lo que ha costado realizar el trabajo. Compáralo con el importe para entender tu margen.
Progreso del presupuesto	Qué parte del presupuesto del proyecto ya se ha utilizado.

Veamos un ejemplo sencillo. Supón que tienes un proyecto con una tarifa fija de $1,500. El informe muestra que se ha utilizado el 35% del presupuesto y que el 85% del tiempo registrado es facturable. Nada de eso debería preocuparte de inmediato. 

Ahora imagina que el presupuesto sigue en el 35%, pero el porcentaje facturable ha bajado al 55%. Eso sí merece una investigación. Quizá el equipo está dedicando más tiempo a reuniones internas. O quizá el cliente ha solicitado varias rondas adicionales de cambios. 

Aunque el informe no te dirá exactamente qué está ocurriendo, te señalará el proyecto que conviene investigar antes de que un pequeño problema se convierta en uno costoso.

Tres señales de que un proyecto empieza a desviarse

Estas son las primeras señales de que un proyecto necesita atención.

Primero, el tiempo facturable sigue disminuyendo. Si cada vez es menor la parte del tiempo del equipo que se puede facturar, conviene investigarlo. Quizá el cliente está solicitando revisiones adicionales. O quizá el equipo está dedicando más tiempo a reuniones internas. En cualquier caso, estás invirtiendo más esfuerzo en el proyecto sin generar más ingresos.

Presta atención a la ampliación descontrolada del alcance. Las investigaciones muestran que puede reducir entre un 5 y un 15% del margen de un proyecto, y la disminución del porcentaje facturable suele ser una de las primeras señales.

Segundo, el presupuesto desaparece más rápido de lo esperado. Si el progreso del presupuesto no parece corresponderse con el punto en el que debería estar el proyecto, detente y revisa lo que queda. Hacer ahora una pequeña corrección de rumbo es mucho más fácil que explicar más adelante un exceso de presupuesto.

Tercero, una persona está registrando la mayor parte de las horas. En un proyecto con tarifa fija, esto suele ser una señal para analizar la situación más detenidamente. Quizá la estimación era incorrecta. O quizá el trabajo no está distribuido de forma equilibrada entre el equipo. Sea cual sea el motivo, es mejor detectarlo pronto que descubrirlo cuando el proyecto haya terminado.

Detectar los problemas a tiempo es solo una parte de la situación. Estos mismos datos también pueden ayudarte cuando llegue el momento de hablar con el cliente.

Cómo utilizar los datos en las conversaciones con los clientes

La información que has estado registrando también facilita mucho las conversaciones con los clientes. Cuando todos consultan las mismas cifras, resulta mucho más fácil hablar sobre el alcance, los presupuestos y los plazos sin que la conversación se vuelva subjetiva.

Si un proyecto ha superado el alcance original, exportar el informe a PDF te proporciona un registro claro del tiempo registrado, el presupuesto utilizado y el valor entregado hasta el momento. En lugar de decir «este proyecto está tardando más de lo esperado», puedes mostrar exactamente a dónde se ha destinado el tiempo adicional.

El mismo informe resulta igual de útil cuando llega el momento de hablar sobre aumentar el presupuesto o revisar una iguala. Si un proyecto necesita sistemáticamente más tiempo del que se presupuestó originalmente, cuentas con el historial para explicar el motivo. No le estás pidiendo al cliente que confíe en tu palabra: tienes los datos para respaldar la conversación.

Hoy, solo el 20 % de las agencias realiza un seguimiento de la rentabilidad con este nivel de detalle, lo que significa que la mayoría llega a estas conversaciones con opiniones en lugar de pruebas. Si has revisado constantemente tu informe de Resumen de proyectos, llegarás con algo mucho más útil.

Conclusión: todo el sistema en una tarde

Realizar un seguimiento de la rentabilidad de los proyectos no tiene por qué ser complicado. Establece el presupuesto, elige cómo se facturará el proyecto, activa las alertas de presupuesto y revisa los datos de tus proyectos cada semana. Una vez hecho esto, tendrás todo lo necesario para detectar los problemas antes de que se conviertan en pérdidas contables.

Ahí es donde reside el valor. Los equipos que realizan un seguimiento de los presupuestos en tiempo real informan de menos excesos, mientras que las agencias con una utilización saludable tienden a aumentar sus beneficios más rápidamente. TMetric no genera esos resultados por sí solo, pero facilita mucho ver lo que está sucediendo cuando aún hay tiempo para actuar.

La forma más sencilla de empezar es con tu próximo proyecto. Configúralo correctamente desde el primer día, revísalo cada semana y observa qué te indican los números. Si todavía no utilizas TMetric, puedes crear una cuenta gratuita y probar el mismo flujo de trabajo por tu cuenta.