Levanta la mano si este escenario te suena familiar: estás sentado en una interminable reunión de planificación de sprint que una vez más se ha salido de control. Sales sintiéndote inseguro sobre lo que has logrado y rápidamente lo olvidas hasta el temido momento en que la reunión vuelve a aparecer en tu calendario, ¿cierto?
Si estoy leyendo tu mente sobre los desafíos de llevar a cabo una reunión exitosa de planificación de sprint, ¡entonces este artículo es para ti!
Estoy aquí para decirte que no tiene que ser así. En este artículo, ofreceré algunos consejos útiles para que tu próxima reunión ágil de planificación de sprint sea más eficiente, efectiva y menos temida por todo el equipo.
Después de leer este artículo, contarás con más información para generar un mayor impacto en menos tiempo en la próxima reunión de planificación de sprint que lideres.
¿Qué es una reunión de planificación de sprint?
Las reuniones de planificación de sprint son una de las ceremonias ágiles Scrum más ampliamente adoptadas. En el marco Scrum, un sprint es un término que denota cuándo comienza y termina el trabajo. Los sprints pueden tener una duración de una a varias semanas, aunque los sprints de dos semanas suelen ser los más comunes.
La reunión de planificación de sprint debe responder a las siguientes preguntas: ¿Qué incrementos se pueden entregar en el próximo sprint? ¿Y cómo lograremos ese trabajo?
En resumen, la reunión de planificación de sprint debe proporcionar estructura, establecer expectativas y definir el backlog para el próximo sprint.
¿Qué es la planificación de Sprint?
Hemos estado hablando sobre una reunión de planificación de sprint, pero ¿qué es exactamente la planificación de sprint?
La planificación de sprint es el proceso de:
- Revisar el backlog de trabajo disponible.
- Programar el trabajo que tu equipo completará en el próximo sprint basado en la cantidad de tiempo que se espera que lleve ese trabajo y en la disponibilidad de los miembros del equipo.
¿Cuándo debe ocurrir la reunión de planificación de sprint?
Debes programar tus reuniones de planificación de sprint para que coincidan con el inicio de tus sprints, aunque hay algunos matices a considerar.
Si la reunión está demasiado cerca del inicio del sprint, perderás un día precioso de tiempo de trabajo en los esfuerzos de planificación. Si está demasiado lejos del inicio del sprint, tu equipo no tendrá la información necesaria para planificar de manera efectiva. Por ejemplo, es posible que no conozcan los resultados del sprint anterior y/o la disponibilidad del equipo durante el próximo sprint.
Por estas razones, lo mejor es celebrar la reunión de planificación de sprint uno o dos días antes del inicio del próximo sprint. Consejo profesional: es posible que desees evitar los viernes si es un día en el que las personas suelen tomar descanso o si prefieres un día de reuniones más ligero al final de la semana.
¿Quiénes participan en la reunión de planificación de sprint?
Las reuniones de planificación de sprint son un esfuerzo colaborativo e involucran a varios interesados. Veamos los roles de cada participante en la reunión.
El Scrum Master
El Scrum Master facilita la reunión de planificación del sprint, asegurándose de que las salas estén reservadas, que haya suministros disponibles, que las personas estén preparadas y que los detalles de videoconferencia y conectividad estén listos para usar.
En términos de programación, el Scrum Master debe establecer un límite de tiempo para la reunión basado en la duración del sprint. Por ejemplo, si el equipo trabaja en sprints de dos semanas, la reunión de planificación del sprint no debe exceder de 2 a 4 horas (aunque se prefiere una reunión más corta, si es posible).
El Scrum Master debe gestionar adecuadamente el tiempo para asegurarse de que el equipo esté alineado con el objetivo del sprint antes de que concluya la reunión.
El Dueño de Producto
El Dueño de Producto es responsable de preparar el backlog antes de la reunión de planificación del sprint.
Deben aclarar los detalles de cada ítem del backlog del producto y estar preparados para responder preguntas sobre casos de uso y/o criterios de aceptación. La planificación del sprint es posiblemente la ceremonia ágil más importante para el Dueño de Producto y requiere un tiempo de preparación adecuado.
El Equipo de Desarrollo
Obviamente, las personas que realizan el trabajo necesitarán estar en la reunión de planificación del sprint. Diseñadores, desarrolladores, ingenieros de pruebas, cualquier persona que contribuya al producto de trabajo, debe participar activamente.
Después de la reunión, deberían tener una comprensión sólida de lo que se espera de ellos y cuál es la prioridad en la que deben trabajar durante el próximo sprint.
Ten en cuenta que los equipos mejoran en la planificación del sprint con el tiempo. Si un equipo es recién formado (o nuevo en la metodología ágil), tendrán menos certeza sobre cuánto puede el equipo lograr de manera realista en cada sprint. A medida que el equipo continúa trabajando juntos y adquiere más experiencia con el ágil, la capacidad de predicción mejorará.
En resumen: el ágil se trata de mejora continua, ¡así que date un poco de margen si tu primera reunión de planificación del sprint no salió tan bien como esperabas!
¿Por qué deberías realizar una reunión de planificación del Sprint?
¿Por qué llevar a cabo una reunión de planificación del sprint? Las reuniones de planificación del sprint ayudan a los equipos a entender en qué deberían estar trabajando y, lo que es más importante, por qué.
Involucrar a todo el equipo en estas reuniones fomenta la colaboración: el equipo se vuelve más eficiente al trabajar juntos y se siente más seguro acerca de lo que deben entregar.
A continuación, hablaremos sobre algunos de los mayores beneficios de las reuniones de planificación del sprint.
1. Mejora la Definición de tus Metas
Si eres un Scrum Master (o desempeñas un rol similar de gestor de proyectos digitales) en un equipo que está entregando trabajo de desarrollo y utilizando metodologías ágiles, deberías dirigir una reunión de planificación del sprint.
Las reuniones de planificación exitosas ayudan a establecer a tu equipo para el éxito, ya que permiten que todos comprendan exactamente cuál es el objetivo para cada sprint de trabajo.
Durante la planificación del sprint, definirás dos cosas principales:
Objetivo del Sprint
Este es una breve descripción (1-2 oraciones) de lo que el equipo planea completar durante el sprint. El equipo lo redacta en conjunto y lo publica para que las personas puedan consultarlo en cualquier momento.
El objetivo del sprint también es una declaración rápida y sencilla para que las partes interesadas lean y comprendan en qué está trabajando el equipo, sin tener que adentrarse en los detalles de la lista de pendientes.
El objetivo del sprint es la vara de medir que se utiliza al final del sprint para responder a la pregunta: ¿Fue exitoso este último sprint?
Un ejemplo de un objetivo de sprint podría ser: Construir la función X para coincidir con el lanzamiento de la temporada de vacaciones (indicando que la entrega de una función para una determinada fecha es el principal objetivo del sprint).
Lista de Pendientes del Sprint (Sprint Backlog)
Esta es una lista de los elementos del backlog del producto que el equipo elige y se compromete a trabajar durante el sprint. También incluye las tareas necesarias para entregar el trabajo y una estimación de cuánto tiempo debería tomar cada tarea.
Si necesitas ayuda adicional con esto, el equipo de Mountain Goat Software tiene un curso en video sobre los fundamentos de Scrum y explica cómo debería reunirse la lista de pendientes del sprint durante la planificación del sprint.
Es fácil que los sprints se salgan de control sin un entendimiento compartido de lo que se debe lograr. La reunión de planificación del sprint es tu medio para lograrlo.
2. Fomenta la Alineación y el Compromiso del Equipo
Las reuniones de planificación del sprint requieren un esfuerzo colaborativo del equipo para lograr los resultados necesarios. El equipo, no un dominante dueño del producto o una parte interesada externa, decide cuánto se hará durante un sprint.
Tus miembros del equipo también obtienen un sentido de empoderamiento al tomar control de su flujo de trabajo. Se benefician de una mejor alineación con otros al tener tiempo para hablar sobre cómo encajará su trabajo durante el próximo sprint.
3. Proporciona un Punto de Referencia para Medir la Velocidad
La velocidad del sprint es una métrica que define cuánto trabajo puede abordar un equipo durante un solo sprint. Después de que un equipo ha trabajado juntos durante un tiempo, puedes calcular la velocidad promedio sumando las estimaciones de puntos de historia completados al final de cada sprint.
Por ejemplo, si en el Sprint 1 el equipo completó 25 puntos de historia, en el Sprint 2 completaron 35 y en el Sprint 3 completaron 30, la velocidad del equipo sería 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
Conforme avanza, todo el equipo de Scrum sabría que, en promedio, completan 30 puntos de historia por sprint y podrían usar esto como guía al revisar los elementos del backlog en la planificación del sprint.
Como se mencionó anteriormente, el equipo decide qué quieren abordar en cada sprint, así que si desean apuntar a 40 puntos de historia, y todos están de acuerdo, el backlog del sprint podría sumar más puntos de historia que su velocidad. También podría ser al revés.
La velocidad fluctuará con el tiempo, pero la velocidad de un equipo ágil maduro tenderá a aumentar a medida que se acostumbren más a trabajar juntos y se sientan más cómodos con el producto.
El dueño del producto debe tener en cuenta la velocidad al determinar cuántos sprints tomará para lanzar la próxima versión del producto.
¿Cómo llevar a cabo una reunión de planificación de sprint?
Aquí tienes una ayuda visual para ilustrar cómo debería transcurrir la reunión de planificación del sprint.
Antes de hablar sobre cómo llevar a cabo la reunión en sí, necesitaremos abordar la preparación requerida. Argumentablemente, la parte más importante de una reunión de planificación de sprint es la preparación antes de que comience la reunión.
Preparación para la Reunión de Planificación del Sprint
Preparar el backlog
En las semanas o días previos a la planificación del sprint, el Product Owner debe asegurarse de que los elementos en el backlog que podrían considerarse para el sprint (funcionalidades, errores, optimizaciones, comentarios de interesados, etc.) cumplan con la definición de listos del equipo.
El Product Owner debe revisar los elementos en el backlog para identificar o eliminar dependencias, escribir casos de prueba, listar criterios de aceptación y establecer descripciones para que el equipo comprenda el contexto de cada elemento.
Es útil que la refinación del backlog cubra el trabajo de dos sprints por si el equipo tiene preguntas sobre cómo se relacionará este trabajo con el trabajo futuro.
Sin una adecuada preparación del backlog, la reunión de planificación del sprint es menos eficiente y lleva más tiempo para todos.
Medir historias de usuario
El Product Owner, con la ayuda del equipo, también debe asegurarse de que cada historia de usuario tenga el tamaño adecuado, ni demasiado grande ni demasiado pequeño, para ser considerada cuidadosamente durante la planificación del sprint. El equipo tendrá una mejor idea de esto cuanto más tiempo trabajen juntos.
Examinar el compromiso del equipo
Observa el calendario para evaluar la disponibilidad del equipo. ¿Se acercan días festivos? ¿Estará de vacaciones tu desarrollador principal? Llega a la reunión con una comprensión de cuánto tiempo tendrán disponibles las personas durante el próximo sprint.
Establecer tu velocidad o cómo la medirás
Esto es único para cada equipo. Si tienes una cantidad promedio de trabajo que se completa típicamente en cada sprint, úsala como tu referencia para medir cuánto se puede hacer durante la planificación del sprint.
Si estás trabajando para establecer esto en un equipo recién formado, asegúrate de rastrear cuántos puntos de historia se completan y se aceptan en cada sprint.
Evaluar tu capacidad
Esta es otra medida relacionada con la disponibilidad del equipo. Si tu equipo no está completamente dedicado a un producto, o si podrían ser desviados para trabajar en otras cosas, asegúrate de tenerlo en cuenta al planificar el sprint.
Crear una agenda para la reunión de planificación del sprint
Crea una agenda y distribúyela a tu equipo. Puedes ahorrar tiempo adaptando esta plantilla de lista de verificación para una reunión de planificación del sprint.
Como parte de la preparación de la agenda, también asegúrate de haber atendido la logística necesaria de la reunión, que incluye:
- Reservar salas de reuniones
- Proporcionar cualquier material necesario
- Notificar al equipo con anticipación que se llevará a cabo la reunión
- Verificar los detalles de videoconferencia y otras conexiones
El límite de tiempo para la reunión depende de la duración de los sprints del equipo. Si estás usando sprints de dos semanas, la planificación del sprint no debe exceder de 2 a 4 horas (aunque, en mi experiencia, una reunión de 60 a 90 minutos es suficiente).
Ahora estás listo para adentrarte en tu reunión de planificación del sprint.
Durante la Reunión de Planificación del Sprint
Hemos desarrollado una excelente agenda para la reunión de planificación del sprint. En esta sección, profundizaremos un poco más en la agenda y te mostraremos cómo se ven los pasos:
Revisión inicial con el equipo
No subestimes la importancia de la charla informal para aligerar el ambiente y lograr que el equipo participe, especialmente en entornos remotos. Incluso podrías considerar comenzar con una pregunta inicial estándar para estimular la creatividad.
Revisión de prioridades próximas
Una vez que el equipo esté cómodo y listo para empezar, muestra el backlog del producto y revisa los próximos problemas uno por uno. A medida que revises cada elemento en el backlog, el equipo deberá discutir y hacer preguntas. El Product Owner es responsable de aclarar los detalles de cada elemento en el backlog.
Estimación de prioridades
Si los elementos aún no están estimados, estímalo para tener una idea de cuántos se pueden seleccionar para un sprint. Podrías usar un juego de planning poker para agilizar este proceso.
Revisión del progreso del plan
Es probable que el Scrum Master, el Product Owner o algún otro miembro del equipo haya recibido actualizaciones de interesados externos desde la última vez que el equipo planificó un sprint. Es importante revisar cualquier información nueva que afecte al plan para establecer el contexto de lo que será el próximo sprint.
Revisión de la velocidad proyectada
Considera vacaciones, días festivos y proyectos competidores para que el equipo tenga una idea precisa de cuánto tiempo podrán dedicar al sprint actual. Suena básico, pero esta revisión de la realidad es muy importante para que el equipo no sobreestime la cantidad de tiempo disponible.
Asegúrate de que el equipo esté al tanto de su velocidad al elegir las historias de usuario a abordar durante el próximo sprint. Siempre es más fácil tener una métrica de velocidad hacia la cual trabajar en lugar de depender de una intuición.
Selección de problemas del backlog del sprint
Comienza desde arriba del backlog y trabaja de forma colaborativa para elegir los elementos a abordar en este sprint. Permite que el equipo revise cada elemento para ver quién se encargará de cada uno. El objetivo es salir de la reunión con una comprensión precisa de lo que cada persona trabajará y cómo lograrán hacerlo.
Definición del objetivo del sprint
Una vez que hayas seleccionado los problemas para el sprint, asegúrate de que estos problemas estén alineados con el resultado previsto para el sprint. Realiza los ajustes necesarios en el backlog del sprint.
Confirmación de la alineación
El Scrum Master revisa el plan propuesto en función de la velocidad del equipo, la capacidad del equipo y la visión del producto. Lo más importante es que el Scrum Master se asegura de que el equipo esté de acuerdo con el plan. Esto significa preguntar a cada persona si se siente cómoda con ello.
Esperemos que todos estén alineados y se sientan seguros de poder completar esa parte del trabajo según lo que saben hasta hoy. Inevitablemente, las cosas cambiarán, pero si el equipo se siente seguro de lograr el objetivo del sprint, tu trabajo está hecho (por ahora).
Después de la Reunión de Planificación del Sprint
Vuelve al trabajo
¡Deja que el equipo trabaje! Todos deberían tener mucho por hacer después de la planificación del sprint. Es posible que el equipo esté ansioso por sumergirse en los detalles o empezar a colaborar en algunas historias de usuario juntos. Podrás hacer seguimiento al equipo en la reunión diaria (también conocida como la reunión diaria de Scrum) mañana.
Plantilla de Agenda para la Reunión de Planificación del Sprint
Obtén tu plantilla aquí (necesitarás ser miembro, en inglés) y utiliza las ideas de este artículo para completarla y tener la lista lista para usar en tu próxima reunión de planificación del sprint.
También recibirás una práctica lista de verificación de planificación del sprint para ayudarte a prepararte para la reunión (independientemente de tu rol), así como una plantilla de correo electrónico que puedes enviar a los interesados y otros invitados.
¿Qué piensas?
La reunión de planificación de la iteración puede parecer abrumadora, pero con suficiente preparación y un equipo dispuesto a abordar juntos la iteración, la planificación de la iteración se convierte en el elemento más efectivo en el arsenal de ceremonias de Scrum.
Si aún te preguntas si tu equipo está listo para una de estas, ten en cuenta que deberías llevar a cabo una reunión de planificación de la iteración si tienes un backlog de trabajo, eres parte de un equipo ágil dedicado a construir un producto y ya estás utilizando algunos procesos ágiles para realizar el trabajo.
Tengo curiosidad por saber si alguien más tiene consejos bajo la manga para hacer que la reunión de planificación de la iteración sea aún mejor. Deja un comentario abajo y aprendamos unos de otros.
Para obtener más información sobre los otros eventos de Scrum, lee sobre las retrospectivas de la iteración, o suscríbete al boletín informativo del Gerente de Proyectos Digitales (en inglés).
Puedes consultar nuestra lista de las mejores herramientas Scrum aquí.