El cambio puede generar muchas emociones en las personas. Puede ser emocionante, como comprar una nueva casa o automóvil, o recibir un gran ascenso y un generoso aumento salarial. También puede ser devastador, como perder una mascota o un familiar, o verse afectado por una serie de despidos en el trabajo.
Ya sea un cambio positivo o negativo, puede resultar abrumador, y por eso es necesario gestionar el cambio de manera efectiva.
Como director de proyectos, es probable que hayas tenido que gestionar muchos cambios en el trabajo. Estos esfuerzos de cambio pueden haber incluido:
- Implementar nuevas tecnologías, metodologías o procesos.
- Incorporar o desvincular a un miembro del equipo.
- Redactar una orden de cambio para un proyecto.
Gestionar el cambio de manera efectiva es algo que puede diferenciar a un director de proyectos competente de uno excepcional. Pero si eres nuevo en la gestión de proyectos, no te preocupes; te explicaré por qué la gestión del cambio es tan importante y te daré algunas ideas para crear un enfoque estructurado para el cambio mientras lideras a tu equipo a través de él.
¿Qué es la gestión del cambio?
No dedicaré demasiado tiempo a la definición de la gestión del cambio en este artículo, ya que nos centraremos en por qué es esencial, pero primero, asegurémonos de que todos estemos en la misma página acerca de qué es.
La gestión del cambio es un término colectivo que engloba todos los enfoques para preparar, respaldar y ayudar a individuos, equipos y organizaciones a llevar a cabo cambios organizativos.
Una estrategia de gestión del cambio podría ser los pasos que sigues cuando crees (o sabes) que se avecina un cambio en tu proyecto u organización. Por ejemplo, como director de proyectos, tu cliente puede pedirte que cambies el diseño o alguna funcionalidad del sitio web o la aplicación que tu equipo está creando para ellos.
Lo primero que haces es revisar su contrato para ver lo que dice sobre los cambios: ¿se incluyen cambios o revisiones específicas, y otros requieren tiempo y recursos adicionales?
Digamos que tú y tu equipo determinan que los cambios solicitados por tu cliente llevarán dos semanas adicionales y requerirán 25 horas de trabajo para un diseñador y 30 horas para un desarrollador. También agregas 12 horas de tiempo de gestión de proyectos a tu estimación.
Trabajas con tu equipo de gestión para crear un anexo al alcance de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) de tu cliente y los guías a través de los cambios. Esta conversación también permite que tú, tu cliente y tu equipo se aseguren de que todos estén en la misma página con respecto al nuevo alcance y cronograma.
Luego, el cliente firma el anexo, y el equipo continúa trabajando en el sitio o la aplicación con los cambios integrados en el plan y el cronograma del proyecto. ¡Felicidades! Acabas de demostrar un exitoso proceso de gestión del cambio.
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
Si bien el ejemplo de un proceso de gestión del cambio anterior es un buen ejemplo, no es la única vez que gestionarás cambios en un proyecto.
También es posible que necesites un nuevo proceso si hay un cambio en el equipo del proyecto (ya sea en tu equipo o en el del cliente) o si algo en el proyecto no va según lo planeado. La gestión del cambio se puede utilizar para respaldar cambios a corto plazo, como cuando alguien se va de licencia por paternidad o médica, o esfuerzos a más largo plazo.
En la mayor parte de este artículo, puede parecer que estamos discutiendo la gestión del cambio desde la perspectiva de la gestión de proyectos en cascada, pero eso no es cierto. Si diriges un equipo ágil, es posible que argumentes que la gestión del cambio es una parte natural del proceso ágil. Los equipos ágiles generalmente definen el "alcance" para cada sprint justo antes de comenzar el sprint.
Pero si eres un director de proyectos ágil o un scrum master, ser competente en la gestión del cambio es esencial para ti también. ¿Por qué? Veamos algunas de las razones por las que la gestión del cambio es tan crucial parael éxito del proyecto.
Menos estrés
La ambigüedad en las responsabilidades del proyecto, los plazos, el alcance y el presupuesto puede generar mucho estrés tanto para los directores de proyecto como para sus equipos. Buenos procesos de gestión de proyectos, incluida la gestión del cambio, pueden reducir el estrés de entregar proyectos de calidad.
Todos deben tener claridad sobre el cronograma, el alcance y el presupuesto, y qué hacer si algo no va según lo planeado o necesita cambiar. Esto es válido tanto para el equipo de proyecto interno como para tu cliente u otros interesados en el resultado de tu proyecto.
Tener roles y responsabilidades claros dentro de tu proceso empresarial también puede reducir la ambigüedad y el estrés. Si todos creen que alguien más es responsable de algo, es posible que no se haga o que cause retrasos en el proyecto (¡lo que puede ser estresante!).
Mejores resultados empresariales
La investigación de PROSCI, una destacada organización de capacitación y certificación en gestión del cambio, muestra que gestionar bien el cambio conduce a mejores resultados empresariales.
La investigación de Mejores Prácticas en Gestión del Cambio de Prosci muestra de manera constante que "las iniciativas con una excelente gestión del cambio tienen seis veces más probabilidades de cumplir los objetivos que aquellas con una gestión del cambio deficiente".
Incluso una gestión del cambio justa aumenta tres veces la probabilidad de cumplir los objetivos empresariales en comparación con una gestión del cambio deficiente. Las métricas que determinan lo que constituye una excelente gestión del cambio pueden variar de una organización a otra, pero la importancia de enfocarse en ser bueno en el cambio no lo hace.
Por lo tanto, aunque muchas variables pueden afectar el éxito del proyecto, como tener el equipo adecuado, un cronograma alcanzable, un presupuesto saludable y una comunicación efectiva, tener un buen proceso de gestión del cambio tiene una correlación directa con el apoyo a la finalización exitosa de un proyecto.
Retención de empleados
Menos estrés y mayor éxito en el proyecto pueden llevar a empleados más comprometidos. Esto puede resultar en una menor rotación y una mayor retención de empleados.
Según Gallup, líder en la industria en cuanto a compromiso de empleados y la investigación asociada, solo el 15% de los trabajadores en todo el mundo se encuentran en la categoría de empleados comprometidos. Este número es más alto en los Estados Unidos, con un 35%, pero está lejos de donde debería (y podría) estar.
La mentalidad de crear un equipo centrado en la importancia de la gestión del cambio es fundamental para los líderes de tu organización. Debe ser parte de la creación de una cultura empresarial en la que los miembros del equipo deseen participar y aportar lo mejor de sí mismos todos los días.
Como director de proyecto, sabes que hay muchas cosas que pueden cambiar en una organización, y la gestión del cambio no es un evento único. Por eso es importante proporcionar recursos como hojas de ruta, herramientas, plantillas y capacitación para ayudar a que las personas en el equipo acepten y respalden la organización.
Si eres PMP, es probable que también hayas incursionado en el lado de recursos humanos de la gestión de proyectos mientras te preparabas para tu examen, y este es un ejemplo clave de dónde tú, como director de proyecto, deberías colaborar con los líderes de recursos humanos en tu empresa en lo que respecta al cambio.
Si no lo has hecho, esta es otra área de la gestión de proyectos sobre la que quizás quieras aprender más como parte de tu plan de desarrollo.
Por qué los directores de proyecto deben preocuparse por la gestión del cambio
Si bien gran parte de este artículo se ha centrado en el proyecto, la organización y los resultados empresariales, la gestión del cambio se trata fundamentalmente de las personas. Hay un elemento muy humano en la ejecución de iniciativas de cambio y en el apoyo a los equipos de proyecto y los clientes a través del cambio.
Como director de proyecto, tu trabajo consiste en asegurarte de que tu proyecto se esté desarrollando sin problemas, pero gran parte de eso implica crear un entorno de adaptabilidad en el que tu equipo pueda hacer su mejor trabajo.
Un buen líder de proyecto siempre se asegura de que el equipo de proyecto y los clientes se comprometan con un plan de gestión del cambio para garantizar el resultado más efectivo.
4 Beneficios de la Gestión del Cambio para los Directores de Proyecto
En resumen, los beneficios de la gestión del cambio para los directores de proyecto son proyectos más exitosos y equipos más felices y eficientes. Pero, debes saber que cuando domines la gestión del cambio organizacional, verás:
- Menos scope creep: Deberías comenzar a ver menos aumento de alcance en tus proyectos. Esto se debe a que el alcance es claro y el proceso de gestión del cambio está bien documentado. Cualquier desviación del alcance inicial debe definirse y documentarse.
- Equipos de proyecto más felices: El alcance del trabajo es claro y el equipo recibe un buen apoyo en caso de cualquier cambio. Los modelos de gestión del cambio están alineados con los cambios que se están realizando en el proyecto o los procesos.
- Proyectos más rentables: Los proyectos que se supervisan y controlan bien, con procesos eficientes de gestión del cambio, son más rentables. Esto generalmente solo es cierto cuando el presupuesto y el cronograma se estimaron con precisión y de manera conservadora al inicio, pero en general, una buena gestión del cambio conduce a proyectos más rentables.
- Mejor capacidad para adaptarse al cambio: Tener una cultura que celebra y respalda el cambio hace que tus equipos de proyecto sean mejores para adaptarse al cambio cuando sea necesario. Ya sean cambios proactivos o reactivos a cosas como cambios en la economía o en el panorama competitivo, la capacidad de adaptarse a nuevas formas de trabajo crea equipos de alto rendimiento.
Poner en Práctica la Gestión del Cambio en tu Organización
Si estás buscando mejorar tus habilidades en gestión del cambio este año, ¡hay muchas oportunidades para profundizar tus conocimientos y practicar!
Consulta este artículo que describe un proceso de gestión del cambio en tres pasos, o aprende sobre el software de gestión del cambio que puedes usar para crear y mantener los flujos de trabajo que te ayudarán a gestionar el cambio.
¿Quieres más consejos, artículos y recursos sobre gestión de proyectos? ¡Suscríbete al boletín de The Digital Project Manager!