Ya sea que te estés iniciando en el juego del desarrollo de software o hayas sido jugador durante años, es probable que hayas participado en una sprint retrospective o retrospective meeting (retrospectiva, en español). Si se hace bien, estas reuniones ágiles pueden generar oportunidades de cambio y mejoras significativas en los procesos e incluso dirigir al equipo en la dirección correcta. Si se realiza de manera deficiente, una retrospectiva puede convertirse en un juego de culpa o dar a las voces más fuertes una base para quejarse de lo que está sucediendo en el proyecto, sin ofrecer sugerencias para mejorar las cosas. (Alerta de spoiler: no es así como debería suceder).
Sigue leyendo si quieres entender cómo puedes usar la sprint retrospective como un vehículo para impulsar el cambio. Desglosaremos lo que es, lo que no es y analizaremos algunos consejos útiles para hacer que la sprint retrospective sea lo más productiva posible.
Cómo Ejecutar una Sprint Retrospective que Realmente Lleve al Cambio
- ¿Qué es una sprint retrospective?
- ¿Por qué debería ejecutar una sprint retrospective?
- ¿Cuál es la diferencia entre una demostración de requisitos completados y una sprint retrospective?
- ¿Cuáles son algunas cosas con las que te podrías encontrarte?
- ¿Qué podría pensar el equipo?
- 5 consejos para mejorar su próxima sprint retrospective
¿Qué Es Una Sprint Retrospective?
Por definición, una retrospectiva te permite mirar hacia atrás a eventos o situaciones pasadas. La retrospectiva (definición de la Guía de Scrum) es una “oportunidad para que el Equipo de Scrum se inspeccione a sí mismo y cree un plan para que se realicen mejoras durante la próxima iteración”. Tiene sentido, especialmente porque el enfoque del desarrollo ágil es la mejora continua. Para mejorar, debes saber qué espada afilar.
La retrospectiva debe crear un entorno seguro para que las personas compartan sus comentarios sobre lo que va bien, lo que podría mejorarse y generar una discusión sobre las cosas que deberían cambiar la próxima vez, con elementos procesables documentados. Las retrospectivas se pueden usar para cualquier tipo de equipo que trabaje en un proyecto compartido, pero la retrospectiva está especialmente optimizada para un equipo de producción ágil. Es una de las ceremonias que los equipos Scrum y Kanban aprovechan a lo largo del desarrollo de productos cíclicos.
[Tweet “La Retrospectiva debe crear un Entorno Seguro para que las Personas Compartan sus Comentarios Honestos. #dpm #pmo #agile”]
Lo bueno de la retrospectiva es que sucede justo cuando se cierra una iteración (o scrum sprint en inglés), lo que significa que las ideas frescas son generalmente una prioridad para todo el equipo. Vamos a profundizar en cómo esto se diferencia de una demostración de requisitos completados más adelante, pero el punto principal a recordar es que todo se reduce a una mejora continua. El propósito de la retrospectiva es impulsar un cambio positivo en el proyecto, el equipo, la cuenta y, potencialmente, la organización.
¿Por Qué Deberías Ejecutar una Sprint Retrospective?
Si estás aplicando algún tipo de metodología ágil, es probable que la planeación retrospectiva ya sea parte de tu rutina. Irónicamente, la rutina puede ser un problema que enfrentan algunos equipos de producción. Muchas veces, los equipos pueden caer en su ritmo, y las ceremonias vitales, como la sprint retrospective, pueden llegar a ser tan corrientes que los equipos no las están utilizando para obtener la ventaja prevista. Ten la seguridad de que analizaremos algunas maneras de mezclar las cosas más adelante.
Si te estás preguntando si deberías realizar una sprint retrospective, aquí hay algunas razones por las que sí deberías:
- Crea un espacio seguro y sin errores para que los miembros del equipo compartan sus valiosos comentarios.
- Permite al equipo documentar las ganancias y áreas de oportunidad.
- Proporciona una lista procesable de los siguientes pasos e identifica quién posee qué artículo.
- Identifica cambios pequeños que pueden llevar a oleadas de mejora más grandes.
- Permite a los equipos iterar en su proceso para amplificar los resultados.
- Permite que las opiniones sean escuchadas.
- Ayuda al equipo a madurar.
- Hace que cada iteración sea mejor que la anterior.
¿Cuál es la Diferencia Entre Una Demostración de Requisitos Completados y Una Sprint Retrospective?
Tanto la demostración de requisitos completados como la sprint retrospective son ceremonias de scrum utilizadas en todo el mundo por los equipos de producción. Si bien son similares, ya que ambos se llevan a cabo al final de la iteración, son ejercicios separados y distintos y siempre se deben tratar de esa forma.
La demostración de requisitos completados crea una oportunidad para que el equipo muestre el trabajo que se acaba de completar en la última iteración. Esto suele ser más casual por naturaleza, donde se presenta una demostración del trabajo a los miembros del equipo interno. También puede ser una reunión más formal, donde las partes interesadas fuera del equipo central puedan ser invitadas a una muestra. Independientemente de qué tan elegante lo desees (o necesites) para realizar la demostración de requisitos completados, el trabajo debe ser completamente demostrable siempre y cumplir con la calidad definida del equipo para poder ser revisado. Entonces, se dice que el equipo puede celebrar sus logros y obtener retroalimentación inmediata de los asistentes de la demostración de requisitos completados durante esta reunión.
Una vez que finaliza la demostración de requisitos completados, la sprint retrospective normalmente tiene lugar. Aquí es donde el equipo reflexiona sobre el trabajo que acaban de completar, se felicitan por lo que salió bien e identifican sugerencias para mejorar en el futuro. Debe estar orientado a la acción, ser impecable y adaptarse a las necesidades de tu equipo. Normalmente es facilitado por el Facilitador de Scrum (Scrum Master en inglés) o Gerente de Proyectos Digitales. Las personas en la periferia del proyecto no tienen que ni deben unirse.
En pocas palabras, la demostración de requisitos completados (sprint review en inglés) se trata sobre la demostración del trabajo que se acaba de completar, y la sprint retrospective se trata de identificar áreas de mejora para la próxima iteración.
Una característica un tanto importante es que todas estas ceremonias deben ser programadas apropiadamente. Hay muchos recursos disponibles, como este y este, que reducen un poco más el cronograma, pero en esencia, todas las ceremonias deben tener límites de tiempo estrictos. Esto ayuda a garantizar que los temas más importantes se aborden en cada ceremonia. Timeboxing (poner límites) también ayuda a reducir el tiempo empleado en reuniones ágiles y crea un proceso de desarrollo más eficiente. Estoy bastante seguro de que eso es algo que todos apreciamos.
Ten en cuenta que el cronometraje depende de la longitud de la iteración. Tomemos una iteración de dos semanas, por ejemplo. La demostración de requisitos completados debe durar un máximo de 2 horas. Después de eso, la sprint retrospective sólo debería durar 90 minutos como máximo. Puede ser tentador extenderlas, pero es probable que experimente un rendimiento decreciente. ¡Mantenlas a tiempo y enfocadas!
¿Cuáles Son Algunas Cosas Con Las Que Podrías Encontrarte? (¿Y Cómo Las Combates?)
Incluso si las retrospectivas son nuevas en tu equipo, es probable que los miembros de la producción con los que trabajas hayan formado parte de estos anteriormente. Al igual que con cualquier ceremonia, puede haber diferentes niveles de carga emocional que tú o tu equipo traen a la mesa, según las experiencias anteriores. Estas son algunas de las cosas con las que podrías encontrarte durante una sprint retrospective y cómo combatirlas:
Apatía
Si se hacen las mismas preguntas siempre, los miembros del equipo pueden participar menos en las respuestas y dejar de ofrecer sugerencias constructivas para mejorar el proceso.
¡Combate la participación apática mezclando cosas! El resultado de retrospectivas bien hechas puede lograrse adaptando diferentes ejercicios y preguntas. No hay “un solo anillo para gobernarlos a todos” cuando se trata de sprint retrospectives, y esto es por una razón: debes iterar en la forma en que ejecutas esto. Puedes echar un vistazo aquí, aquí y aquí para encontrar inspiración.
Emociones
Al final del día, somos personas con emociones. Tampoco somos criaturas perfectas. Las retrospectivas deberían invitar a una retroalimentación constructiva sobre lo que podría ir mejor en futuras iteraciones, pero nunca deberían apoyar la hostilidad, la negatividad y el señalar culpables.
Es vital para los gestores de proyectos digitales y los Facilitadores de Scrum certificados ser imparciales y sin prejuicios durante la sprint retrospective. Las personas deben sentirse lo suficientemente seguras como para compartir sus comentarios en esta reunión. Asegúrate de establecer expectativas cuando inicie la sprint retrospective, medita en el camino cuando sea necesario y promueve una conversación positiva.
Falta de Conversación
Es posible que tengas una retrospectiva en la que parece que las preguntas se encuentran con miradas en blanco. En lugar de sacar los dientes para iniciar la conversación, crea una apertura más atractiva para la reunión y trátala como la gran oportunidad de impulsar un cambio incremental.
Aparte de eso, puedes animar a tu equipo a escribir sus sugerencias y pensamientos a lo largo del curso de una iteración. Esto les dará algo que ver durante la retrospectiva en lugar de sentir que necesitan sacar algo del aire. Alternativamente, también puedes considerar llevar un registro de estos (cosas escuchadas durante la semana, en otras reuniones ágiles o durante los enfrentamientos).
‘Pushback’ del Liderazgo
Esta es divertida. A veces, los elementos accionables detectados en la sprint retrospective impactan a personas que no son parte del equipo de producción. Quien esté adueñado de esos elementos debe trabajar como líder para desarrollar una conversación en torno a la sugerencia y detallar las formas de realizar el cambio solicitado. Es posible, sin embargo, que el líder se resista a la sugerencia.
Si ese es el caso, sigue así. Encuentra a tus campeones dentro de la organización que participarán en el equipo de producción y las mejoras que se derivan de ellos. Una compañía ágil y / o una que valore el cambio positivo debería estar dispuesta y abierta a implementar mejoras en los procesos que beneficien al equipo en general. Asegúrate de encuadrar las recomendaciones de una manera que no excluya a nadie ni cause estrés excesivo.
Participación Seria
¡Es en esto en lo que debes esforzarte! Las retrospectivas pueden ser una ceremonia que la gente espera con mayor interés porque debería crear un espacio para evaluar cómo han ido las mejoras de los procesos y permitir que surjan más sugerencias.
Lucha por la participación siendo agradecido cuando los miembros del equipo se sumerjan realmente en la conversación. Agradece a aquellos que usan este tiempo para hacer contribuciones significativas. Sé positivo.
¿Qué Podría Pensar el Equipo?
Cuando me dispuse a escribir este artículo, me puse en contacto con varios miembros del equipo de la organización para conversar sobre sus experiencias con las retrospectiva. Tenía curiosidad por saber qué pensaban las personas de diferentes roles (diseñador, desarrollador y gerente de proyecto) sobre esta ceremonia. Si recién estás comenzando con las sprint retrospectives o buscas mezclar cosas, hablar directamente con los miembros del equipo puede ser un buen lugar para comenzar. Les hice tres simples preguntas.
1. Si Se Ejecuta bien, ¿Qué Puede Ofrecerte Una Retrospectiva?
- Información sobre cómo mejorar mi proceso personal y / o mi función, así como la oportunidad de compartir posibles mejoras en los procesos de todo el equipo, tener conversaciones sobre cómo ser mejor como equipo y cómo participar mejor con nuestros clientes en el futuro (Diseño)
- Ayuda al equipo a identificar áreas de mejora y proporciona una plataforma para hablar sobre valores o resultados en los que todo el equipo puede trabajar para avanzar. (Desarrollo)
- Información y comentarios de colaboración sobre lo que está yendo bien dentro del equipo, qué no y qué se puede mejorar. El mejor de los casos es cuando el equipo es guiado para crear y experimentar soluciones a los desafíos por su cuenta. (Gerente de Proyectos)
2. Si Se Ejecuta Mal, ¿Qué Puede Pasar?
- Puede convertirse en una sesión de quejas o golpes. Otro aspecto negativo es que se pueden mencionar cosas que nunca terminen cambiando o implementándose. (Diseño)
- Podría resultar en una oportunidad perdida para que el equipo crezca como un todo. (Desarrollo)
- El status quo se mantiene. Si bien esto puede ser tentador dejarlo pasar a corto plazo, puede tener un efecto desastroso a largo plazo al cambiar la cultura dentro del equipo. (Gerente de Proyectos)
3. ¿Tienes Una Pregunta o Actividad Favorita Que Se Te Haya Hecho en Una Retrospectiva?
- Esto es un poco elemental, pero una estrategia efectiva es hacer la pregunta y luego rodear un círculo donde todos deben responder. Hace que todos hablen. He estado en retrospectivas donde 2-3 personas dominan la conversación, y otros no dicen mucho. Todos siempre tienen una opinión sobre cómo fue la experiencia, y parece que a veces las personas necesitan un empujón o una oportunidad para hablar. Hacer un círculo fue efectivo por esa razón. Todos tenían una respuesta. (Diseño)
- Escuché sobre una práctica realmente genial de un equipo en Spotify donde el entrenador ágil ayudaría al equipo a decidir sobre una cosa que podrían hacer y que todos pensaron que mejoraría el equipo y / o el producto. En un ejemplo, todos estuvieron de acuerdo en que cada registro de código debía incluir al menos algunas pruebas. (Desarrollo)
- Haz la pregunta simple: “¿Todos están de acuerdo con lo que se acaba de decir?” (Administrador de Proyectos )
Si estás buscando algunas ideas de sprint retrospectives para que la próxima sea más efectiva, sigue leyendo. Ya sea que estés atrapado en una rutina con las mismas preguntas anteriores, tratando de mezclar las cosas o planeando extender el proceso retrospectivo a tu equipo, aquí hay algunos ejemplos de retrospectivas para que tus reuniones fluyan.
5 Consejos Para la Sprint Retrospective
1. Mantenla simple
Doy crédito al gran equipo de Mountain Goat Software por esta sugerencia para mejorar la próxima sprint retrospective, una forma sencilla de hacer que tu próxima retrospectiva sea efectiva es preguntarle al equipo qué les gustaría comenzar a hacer, dejar de hacer y seguir haciendo. Por ejemplo, el equipo puede identificar que desea comenzar a escribir casos de prueba en el momento de la creación de la historia del usuario. Es posible que decidan dejar de tomar los 15 minutos recomendados para las reuniones diarias, y decidan seguir experimentando con una nueva herramienta que aún no se ha convertido en un hábito. Independientemente de las decisiones, asegúrate de solicitar una participación masiva, documentar las sugerencias que está escuchando y votar para determinar qué harán.
2. Incorpora Novedades
Otra técnica es incorporar juegos y otras tácticas variadas en sus retrospectivas. Hay muchos ejemplos por ahí. Elige uno que esté más relacionado a tu equipo o etapa de proyecto, y asegúrate de ejecutarlo al menos una vez antes para familiarizarse. ¡Pueden ser divertidos, efectivos y productivos, pero solo cuando el facilitador está preparado! Uno de mis favoritos es la retrospectiva de LEGO. En este ejemplo de sprint retrospective, se recomienda a los miembros del equipo que usen los bloques LEGO para construir una estructura que represente la última iteración y que represente lo que debe suceder para mejorar el siguiente. Esto abstrae las cosas un poco y genera algunas conversaciones sorprendentemente productivas (y creativas).
3. Mantente Enfocado
Utilizando el enfoque Lean CoffeeTM, las agendas de las retrospectivas se pueden construir utilizando tableros kanban generados democráticamente. Esto podría ser bueno para un grupo que parece que no puede concentrarse mucho en un tema o que tiende a tomarse demasiado tiempo en un punto de discusión en particular. Asegúrate de usar notas adhesivas de diferentes colores y marcadores e identifica un voluntario para documentar los resultados.
4. Oriéntate Hacia la Acción
Lo más simple, pero quizás lo más importante, asegúrate de que estás asignando cualquier acción a alguien del equipo. No todo tiene que caer en el gerente del proyecto. De hecho, no debería. La conversación puede ser lo más constructiva y útil posible, pero las repercusiones no se sentirán a menos que el cambio se implemente en todo el equipo. Mantén una lista visible para que todos la vean, y asegúrate de que se establecen las expectativas y los plazos.
5. Incorpora la Perspectiva Externa
Si estás buscando una copia de seguridad, podría ser aconsejable traer un entrenador ágil para ayudar con la facilitación de la sprint retrospective. Hay muchos expertos que pueden explicar algunos de los puntos más importantes de la conversación y ayudar a impulsar el cambio en el equipo. ¡Una perspectiva externa puede ser un punto de inflexión enorme! Esto puede venir con una prima (y puede no ser necesario a menos que haya problemas importantes), por lo que otra gran solución sería invitar a otro compañero de equipo a la conversación. Aquellos que no estén relacionados con el proyecto pueden ayudar a aclarar los comentarios importantes y actuar como un tercero neutral.
¿Algo Más?
Prácticas ágiles modernas que debemos experimentar y aprender durante los proyectos. La sprint retrospective es, sin duda, un gran vehículo para recopilar, discutir y, en última instancia, implementar estos aprendizajes. No puedo pensar en un Gerente de Proyectos Digitales que no quiera que su proyecto sea exitoso. Para ello, utiliza la retrospectiva para impulsar ese cambio y fortificar tus procesos para que cada proyecto sea un éxito.