Puede que sea un cliché, pero es cierto, lo único constante en la vida es el cambio. ¿Verdad? Si eres un gerente de proyectos digitales (o aspiras a serlo), probablemente sepas muy bien lo importante que es tener un proceso eficaz de gestión del cambio.
Como gerente de proyectos contratado y consultor de gestión de proyectos, ayudo a equipos y agencias digitales a implementar prácticas de gestión del cambio todos los días. Comprendo lo importante que puede ser una buena gestión del cambio organizacional y cómo puede afectar tanto al rendimiento del equipo como a la cultura de la empresa.
Por eso estoy emocionado de compartir algunos consejos y mostrarte formas en las que puedes ser un agente de cambio en tu empresa o equipo de proyectos.
¿Qué es la gestión del cambio?"
Empecemos desde el principio y asegurémonos de que todos estemos en la misma página sobre qué es exactamente la gestión del cambio. Dentro de los mundos de la gestión de proyectos y la gestión del cambio, hay más de una definición flotando, y podemos obtener mucha información valiosa de todas ellas para crear una gestión del cambio eficaz.
El Project Management Institute dice: "La gestión del cambio es una aplicación organizada y sistemática del conocimiento, las herramientas y los recursos del cambio que proporciona a las organizaciones un proceso clave para lograr su estrategia empresarial".
Además, explican que la gestión del cambio es el enfoque sistemático para tratar con el cambio, tanto desde la perspectiva de una organización como a nivel individual. Continúan diciendo que la gestión del cambio es un término algo ambiguo.
Tiene al menos tres aspectos diferentes, que incluyen la adaptación al cambio, el control del cambio y la efectuación del cambio. Es importante entender que un enfoque proactivo para tratar con el cambio es fundamental en los tres aspectos. En las próximas secciones, veremos formas de ser proactivos cuando se trata del cambio.
Otra definición que veremos proviene de PROSCI, la organización responsable de certificar a los profesionales en gestión del cambio. Definen la gestión del cambio de la siguiente manera: "La gestión del cambio es un marco habilitador para gestionar el aspecto humano del cambio".
Notarás que su énfasis se centra en el aspecto humano, lo que contrasta interesantemente con la definición del PMI. La definición del PMI se centra más en la organización y el proceso.
Si bien estas son definiciones generales de la gestión del cambio, debes tener en cuenta que los marcos de gestión del cambio se pueden utilizar para cambios a corto plazo, a largo plazo e incluso cambios transformacionales. Es posible que debas agregar o simplificar pasos según la naturaleza del cambio y si es un cambio importante o uno menor.
¿Cuál es tu proceso de gestión del cambio?"
Al igual que la definición de gestión del cambio, la forma en que las organizaciones definen su proceso de gestión del cambio puede variar. Para nuestros fines, un proceso de gestión del cambio es simplemente el marco de trabajo que una organización o un equipo utiliza para gestionar el cambio. El proceso y los flujos de trabajo pueden variar según el tipo de cambio organizacional.
Por ejemplo, la iniciativa de cambio que un equipo de cuatro personas que trabaja en un sitio web para un cliente podría emprender para satisfacer la solicitud de cambio de una página de un sitio web podría ser mucho menos compleja que, por ejemplo, una empresa de Fortune 500 que busca cambiar todo su sistema CRM y capacitar a los 1200 representantes de ventas y líderes en la nueva tecnología.
¿Por qué necesitas un proceso de gestión del cambio como gerente de proyectos?
Al igual que con la mayoría de las cosas que hacemos como gerentes de proyectos, tener un proceso documentado es importante. Sin embargo, tener un proceso de gestión del cambio como gerente de proyectos puede ser fundamental para el éxito de un proyecto complejo.
Según PROSCI, tener un proceso significa:
- Los empleados tienen 6 veces más probabilidades de cumplir los objetivos del proyecto.
- Cinco veces más probabilidades de mantenerse en el cronograma.
- Dos veces más probabilidades de mantenerse dentro del presupuesto.
Dado que el cronograma, el alcance y el presupuesto son tres de las cosas más importantes en las que se enfoca un buen gerente de proyectos al dirigir un proyecto o iniciativa, estos datos deberían ayudarte a comprender por qué es tan importante que respaldemos tener un proceso formal.
Otra razón importante por la que los gerentes de proyectos necesitan tener un proceso de gestión del cambio es la moral del equipo.
Piénsalo: cuando trabajas en un proyecto largo y complejo con muchos cambios, puedes sentirte abrumado si el cambio no se implementa y luego se gestiona de manera metódica.
A veces, necesitas reducir la velocidad y realmente procesar el cambio para mantener el proyecto en marcha de manera eficiente y evitar horas extras o abrumar a tu equipo.
Como gerente de proyectos, es tu responsabilidad liderar al equipo a través del cambio. Esto significa construir una estrategia de gestión del cambio que consta de tres partes:
- Explicar el cambio.
- Facilitar el desarrollo de un plan de gestión del cambio.
- Responder preguntas y proporcionar retroalimentación.
Tener un marco consistente para hacer esto te ayudará a tener más éxito. Incluso puedes encontrar (o crear) tu propio modelo para este proceso para que sea más repetible. Y, a medida que te sientas más cómodo, incluso podrías considerar automatizarlo.
En un proyecto largo, fácilmente puede haber cambios en el alcance, el presupuesto, el cronograma e incluso en el equipo del proyecto. La gran renuncia de 2021 realmente dejó en claro el último punto para muchos gerentes de proyectos.
En mi propio trabajo, vi esto cuando me trajeron para gestionar un proyecto que comenzó con un equipo central de cuatro personas. Dado que el cronograma se modificó, dos de los miembros originales del equipo fueron asignados a otros proyectos y uno dejó la empresa para otra oportunidad.
Esto provocó retrasos en el inicio del proyecto, ya que necesitaba integrar a nuevos miembros del equipo y ayudar a establecer expectativas en cuanto a roles y responsabilidades.
A medida que pusimos en marcha el proyecto, otros dos miembros del equipo del proyecto fueron trasladados fuera del proyecto. Esto provocó más retrasos, ya que necesitaba organizar el trabajo, incorporar a nuevos miembros del equipo y gestionar las expectativas del cliente.
Como puedes imaginar, esto añadió horas y complejidad al proyecto. Tener un proceso para comunicar los cambios interna y externamente, y gestionar todas las incorporaciones y salidas, fue de gran ayuda para mantener a todos informados y mantener el proyecto en marcha de la mejor manera posible.
Si bien no había forma de evitar por completo ajustar el cronograma, este proyecto siguió avanzando de la manera más fluida posible.
Ejemplo de un Proceso de Gestión del Cambio
Existen varias metodologías que puedes utilizar al crear un plan de gestión del cambio. Para el propósito de esta publicación, examinaremos la de PROSCI. Utilizan dos modelos para crear un proceso de gestión del cambio que permita una gestión exitosa del cambio en una organización o equipo de proyecto. El primero es el Triángulo del Cambio de Prosci (PCT) y el segundo es el modelo ADKAR.
El Triángulo del Cambio de Prosci (PCT) tiene tres roles fundamentales que conforman el equipo de gestión del cambio. Son liderazgo/patrocinio, gestión de proyectos y gestión del cambio. El centro del triángulo es la definición común del éxito. Este modelo nos dice que necesitamos los tres roles para respaldar el cambio y una definición común de cómo estamos definiendo un cambio exitoso.
Ya sea que utilices estos marcos de PROSCI para construir un modelo de gestión del cambio o utilices el tuyo propio, es importante integrar este trabajo en tus procesos comerciales. El tipo de cambio y las métricas de éxito deben considerarse al crear tu marco y prepararse para implementarlo.
Proceso de Gestión del Cambio de 3 Pasos
Mientras que los marcos nos dicen quiénes y qué necesitaremos para implementar el cambio, el proceso nos dirá cómo hacerlo. Estos tres pasos te llevarán por buen camino para implementar un cambio exitoso en tu organización.
Define y prepárate para tu cambio
Durante esta fase, querrás definir el éxito.
- ¿Cómo se verá tu proyecto si el cambio se ha implementado con éxito?
- ¿Qué KPIs usarás para determinar que has tenido éxito?
- ¿Qué tan lejos está tu estado ideal del estado actual?
También deberás definir el impacto de tu cambio.
- ¿Quién o qué se verá afectado y cómo?
- ¿Podría haber consecuencias no deseadas al realizar este cambio?
- ¿Cómo podrías mitigarlo?
- ¿Hay obstáculos que tú o tu equipo tendrán que superar?
Y finalmente, querrás definir tu enfoque para el cambio. ¿Cómo harás el cambio y quién necesita estar involucrado? Al igual que con la gestión del cronograma de tu proyecto, es posible que desees crear un cronograma de cambio con algunos hitos definidos.
Durante esta fase, deberás asegurarte de obtener la aprobación de todas tus partes interesadas. Si bien la mayor parte de este artículo se centra en las agencias, si trabajas en una organización interna, esto será tu equipo de proyecto, así como cualquier patrocinador u otros líderes que tengan interés en el éxito de tu proyecto.
2. Implementa y gestiona el cambio
Una vez que hayas definido tu cambio y hayas hecho un plan, ¡es hora de actuar! Durante esta fase, implementarás el plan. Supervisa tu progreso para que, a medida que surjan preguntas o problemas, puedas resolverlos antes de que se vuelvan demasiado grandes o sean un impedimento para el cambio exitoso.
Piensa en ti mismo como un entrenador aquí, tienes un libro de jugadas (tus planes), pero quieres adaptarte a medida que avanza el juego. ¡Recuerda que es importante no celebrar tu victoria demasiado pronto! Es posible que necesites planear algunas nuevas "jugadas" a medida que evolucione la situación.
Recuerda esos KPIs (indicadores clave de rendimiento) que estableciste en el paso 1. Seguir tu progreso en relación con ellos en esta fase es realmente importante. Te proporcionará los datos que necesitas para saber cómo está progresando la implementación de tu cambio.
3. Mantén tu cambio (adopción)
Una vez que el cambio se haya implementado con éxito, querrás asegurarte de que perdure. Recuerda que lleva tiempo construir una rutina. Entonces, espera que las viejas formas y hábitos ocasionalmente se deslicen y ten un proceso para señalarlos suavemente y redirigir a los miembros del equipo de nuevo a la nueva forma de hacer las cosas.
También puede ser muy útil reconocer a aquellos que están realmente comprometidos en adoptar el cambio que has hecho. Ya sea de manera informal en una reunión de pie o de equipo, o de manera formal con un premio, bonificación o incluso una promoción, recompensar a los miembros del equipo por abrazar el cambio es una buena manera de ayudar a que los cambios perduren.
Si lleva tiempo que un cambio se afiance, ten un poco de paciencia. Recuerda celebrar tus éxitos en el camino. Eso puede ayudar al equipo a seguir construyendo sobre el progreso que ya han logrado.
Dos Ejemplos de Procesos de Cambio en Acción
Como gerente de proyecto, saber cómo y cuándo aplicar el proceso de cambio es parte del papel. Aquí, veremos dos ejemplos de gerentes de proyecto que utilizan procesos de cambio (o necesitan mejores procesos de cambio según sea el caso) en la vida real. Encuentra más ejemplos de gestión de cambios aquí.
Ejemplo 1
Josephine, una gerente de proyectos digitales en una agencia web, tuvo un desafío. Su maravilloso cliente se había ido de licencia de maternidad, y cuando regresó, la comunicación se veía un poco diferente.
Los plazos se estaban incumpliendo y los comentarios no eran tan completos ni accionables como antes de que su cliente se tomara la licencia. Y aunque podría haber regañado al cliente y convocado una reunión para discutir lo difícil que era trabajar con ella, hizo lo contrario.
Le pidió a su cliente que explicara el desafío con los ciclos de revisión y los comentarios desde su perspectiva. El cliente compartió que le resultaba difícil cumplir con los plazos y proporcionar comentarios completos mientras cuidaba a un recién nacido. Esto proporcionó a Josephine un gran contexto y la causa raíz del problema que tenía su cliente al intentar proporcionar comentarios sobre los diseños.
Entonces, Josephine y su equipo decidieron ser quienes hicieran un cambio. Idearon un nuevo sistema para agilizar el proceso y hacer las cosas más fáciles para todos. En lugar de tener una gran reunión para las revisiones de diseño y pedirle al cliente y a su equipo que proporcionaran comentarios en Figma (como es un proceso típico de la agencia), el equipo intentó algo diferente.
Enviaron una revisión en video del diseño que el cliente podría revisar en un momento conveniente. Ella podía pausar y repetir secciones de la revisión según fuera necesario (sin necesidad de tomar notas o recordar la lógica detrás de una elección de diseño) y podía proporcionar comentarios en forma de nota de voz para el equipo. ¡Este es un ejemplo fantástico de cómo gestionar el cambio y apoyar a un miembro valioso del equipo del proyecto!
Ejemplo 2
Hace aproximadamente un año, fui contratado para gestionar un lanzamiento de sitio web para una agencia. Cuando me reuní con el director de recursos de la agencia, se describió la necesidad como la de gestionar al equipo para llevar a cabo un proyecto en su mayoría completo hasta el final.
Pero eso no fue lo que sucedió. En un cambio de personal, resulta que el cliente nunca había aprobado los diseños. Por lo tanto, el desarrollo no pudo continuar según lo programado. Hubo un cambio significativo en el cronograma y el alcance del proyecto que ahora necesitaba gestionar.
El equipo de diseño pasó por varias iteraciones y fue necesario ajustar el contenido y los esquemas. Y, para empeorar las cosas, los elementos de diseño estaban programados para ser utilizados en una actualización de la tienda electrónica del cliente.
Así que el cronograma que se suponía que iba a ser de unas 12-14 semanas se extendió a aproximadamente 7 meses para completar todo el trabajo. ¿Por qué sucedió esto? Porque no se implementó un buen proceso de gestión de cambios. Los diseños adicionales no se consideraron realmente un cambio, ya que los gerentes de cuentas originales no tenían una aprobación formal.
¿Qué lecciones aprendió mi cliente de este desafío?
- Asegurarse de obtener la aprobación por escrito del cliente
- Considerar limitar las rondas de diseño y retroalimentación en la Declaración de Trabajo (SOW)
- Crear un proceso formal para ejecutar órdenes de cambio que detalle claramente el costo adicional por un mayor esfuerzo
Si bien todas estas lecciones son importantes, centrémonos en la tercera lección. Tener un proceso formal para iniciar un cambio habría permitido al equipo facturar a nuestro cliente por el trabajo adicional necesario para que los diseños se ajustaran a sus gustos y la adaptación del contenido y los esquemas.
Software para Ayudar a los Directores de Proyecto a Gestionar el Cambio
Así como utilizas software para gestionar tus proyectos, es posible que también desees adoptar software para fines de gestión del cambio. Hay muchas herramientas de gestión del cambio disponibles según tus necesidades y estructura organizativa.
Si buscas algo colaborativo, Wrike es una buena opción (también es bueno para la gestión de proyectos y es posible que ya lo conozcas). Para adoptar nuevo software, podrías probar Whatfix. Si estás gestionando cambios tanto para empleados internos como para clientes externos, considera WalkMe.
Conviértete en un Experto en Gestión del Cambio
Si encuentras fascinante el aspecto humano del cambio, es posible que desees profundizar. Considera leer uno de los libros de John Kotter, como "Leading Change" (Liderar el Cambio), participar en un seminario web en vivo o bajo demanda, o certificarte como profesional del cambio a través de Kotter Training o PROSCI.
Si tienes una certificación en gestión de proyectos como el PMP, estas actividades (incluida la lectura de esta entrada del blog) pueden contar como horas de educación continua.
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