Projektlederens genvej: Værktøjer, der faktisk eliminerer rutinearbejde
AI-mødereferater: AI-værktøjer som Fathom og Read AI øger fokus under møder ved at automatisere opgaver med notetagning.
Effektiv planlægning: Værktøjer til arrangementstilmelding som WhenAvailable gør bookingprocessen mere enkel og minimerer den tid, der bruges på udveksling af e-mails.
Oprettelse af SOP'er: Med Loom kan teammedlemmer dokumentere procedurer mundtligt, hvilket gør oprettelsen af SOP'er enklere og mere effektiv.
Datagenfinding: Glean gør det nemmere at finde data ved projektstart ved at give hurtig adgang til de nødvendige oplysninger.
Kundekundskabsbase: Notebook LLM samler kundeoplysninger ét sted, så det går hurtigere at få adgang til vigtige detaljer, og søgetiden reduceres.
Projektledere kender alt for godt til det administrative arbejde — timerne, der går med at tage noter, følge op på planlægningsbekræftelser, oprette opgavelister manuelt og lede gennem systemer efter oplysninger, der burde være et klik væk. Det egentlige arbejde med at lede et projekt — strategi, kommunikation og problemløsning — bliver ofte begravet under et bjerg af opgaver med lav værdi og stor volumen.
Men et stigende antal projektledere oplever, at de rigtige projektstyringsværktøjer, herunder nogle uventede, reducerer denne byrde betydeligt. Her er, hvad de faktisk bruger.
AI-mødereferater: Vær nærværende uden at miste detaljerne
En af de mest vedvarende kilder til rutinearbejde for projektledere er selve mødet — eller mere præcist alt det, der skal ske under og efter mødet. Det kræver reel tid og mental kapacitet at tage noter, følge op på handlingspunkter og udarbejde et referat, der faktisk er nyttigt. AI-drevne mødeværktøjer er begyndt at ændre denne situation på meningsfuld vis.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Megan Cotterman, projektleder på deltid og driftskonsulent, har gjort Fathom til en fast del af sin arbejdsgang af netop denne grund. "Et af mine yndlingsværktøjer er Fathom," siger hun. "Til generering af AI-mødereferater var det helt klart en afgørende ændring for mig det seneste år at kunne være nærværende i et møde uden at bekymre mig om at tage noter febrilsk, kombineret med AI-funktionen, hvor man kan stille det spørgsmål bagefter." Muligheden for at være fuldt nærværende i en samtale — i stedet for at dele opmærksomheden mellem at lytte og skrive — er en ændring, der får større effekt på tværs af hvert eneste møde i en projektleders kalender.
Et af mine yndlingsværktøjer er Fathom til generering af AI-mødereferater.
Ryan Gilbreath, teknisk projektleder hos RTS Labs, bruger Read AI af samme grund, men med det ekstra pres, der følger med at lede en stor mængde igangværende arbejde. "Read AI, min AI-notetager," siger han, "er virkelig blevet min anden hjerne. Det er som min personlige projektlederassistent, der hjælper mig med at dokumentere næste skridt og højdepunkter fra møder." Gilbreath jonglerer med mellem ni og ti projekter ad gangen og beskriver værktøjet som det, der hjælper ham med at holde trit med det hele.
Planlægning uden den endeløse e-mailudveksling
Planlægning — især i forbindelse med bemanding, kontrakter eller koordinering på tværs af en stor gruppe — er en af de opgaver, der ser enkel ud, men i det stille sluger enorme mængder tid. E-mails frem og tilbage, manglende svar og konflikter i tilgængeligheden: Det hele løber op. Alexandria O'Bannon, bemandingschef hos JUMP! Foundation, fandt en løsning uden for den traditionelle teknologistak til projektstyring i et planlægningsværktøj til arrangementer kaldet WhenAvailable.
"Et nyt værktøj, som jeg har brugt, er ikke et projektstyringsværktøj, men jeg har gjort det til et projektstyringsværktøj," forklarer O'Bannon. "WhenAvailable er grundlæggende et RSVP-kalenderværktøj – det reducerer mængden af e-mails frem og tilbage. Jeg sender én e-mail, de personer, jeg booker med, tjekker den, og derefter får jeg en liste over ledige datoer, der passer for alle. Det reducerer to dages e-mails." Det er en påmindelse om, at mindre rutinearbejde ikke altid kræver en specialudviklet projektstyringsløsning — nogle gange klarer et enkelt værktøj, der anvendes rigtigt, opgaven bedre.
Et nyt værktøj, som jeg har brugt, er ikke et projektstyringsværktøj, men jeg har gjort det til et. Det hedder WhenAvailable.
Udarbejdelse af standardarbejdsgange uden manuel indtastning
Standardarbejdsgange er værdifulde, men det er en helt anden sag at få et team til at oprette dem. Dokumentationsprocessen føles tung, og det er en sikker måde at møde modstand på at bede folk om at skrive deres arbejdsgange ned, samtidig med at de passer deres arbejde. Derek Fredrickson, grundlægger og administrerende direktør for The COO Solution, fandt en måde helt at omgå denne modstand på.
"Når jeg introducerer idéen om SOP'er for teammedlemmer eller kunder, føles det for dem, som om jeg vil have dem til at dokumentere, hvad de gør, mens de gør det, hvilket virker svært," siger Fredrickson. "Så i stedet sagde jeg: Hvorfor bruger I ikke et værktøj som Loom og taler jer igennem, hvordan I gør det, I gør. Derefter kan de hente transskriptionen fra Loom. Man indsætter den i AI, og så genererer den en SOP, i stedet for at skrive hele SOP'en fra bunden." Resultatet er dokumentation, der faktisk bliver oprettet, uden den manuelle indsats, som normalt får processen til at gå i stå, før den overhovedet begynder.
Brug Loom, og tal jer igennem, hvordan I gør det, I gør. Derefter kan I hente transskriptionen fra Loom. Man indsætter den i AI, og så genererer den en SOP.
Sådan kommer du igennem virksomheders dataoverflod
For projektledere, der arbejder i store organisationer med omfattende teknologistakke, kan en betydelig del af dagen forsvinde på blot at finde information. At klikke sig gennem systemer, navigere mellem faner og krydsreferere poster — det er friktion, der hober sig op. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager hos Palo Alto Networks, bruger Glean til at komme igennem det.
"Jeg bruger Glean til at spare tid, mens vi arbejder os gennem trinnene i projektopstarten," forklarer Gutierrez. "Tidligere skulle vi manuelt klikke os ind i Salesforce og derefter gennem alle disse separate faner for at finde de oplysninger, vi havde brug for. Hvorimod man med Glean bare kan give det en prompt, og så får man svaret lige dér." Alene det at eliminere denne søgetid under projektopstarten repræsenterer en mærkbar reduktion af arbejde med lav værdi i en af projektets mest kritiske faser.
Jeg bruger Glean til at spare tid, mens vi arbejder os gennem trinnene i projektopstarten,
More Articles
- Det ene projektstyringsværktøj, jeg aldrig ville undvære
- Den teknologistak, som 6 eksperter ville bruge, hvis de skulle starte helt forfra
- AI-drevet projektleder og underviser deler en enkel AI-arbejdsgang, der fundamentalt ændrer måden, projekter drives på
- De projektstyringsværktøjer, projektledere måtte holde op med at bruge
- De AI-arbejdsgange fra den virkelige verden, som leverancechefen hos et Asana-implementeringsbureau bruger
Opbygning af en smartere vidensbase for kunder
At holde styr på, hvad kunder har sagt, besluttet eller rapporteret gennem flere måneders samarbejde, er en udfordring for enhver projektleder — og at lede gennem gamle noter og rapporter for at finde en bestemt detalje er netop den slags opgave, der bremser alt. Jennifer Goebel, projektkoordinator hos Baker Marketing Laboratory, bruger Notebook LLM til at gøre denne organisatoriske viden øjeblikkeligt tilgængelig.
"Notebook LLM er noget, jeg helt sikkert har brugt meget. Mit team lægger kundernes månedlige rapporter og alle nye oplysninger om kunden der," siger Goebel og tilføjer: "Så hvis nogen skriver et blogindlæg eller har brug for at henvise til, hvad en kunde for eksempel sagde på et møde sidste måned, kan de finde det i stedet for at skulle lede efter noter. Det har helt sikkert gjort det meget hurtigere." Ved at samle kundeoplysninger i et værktøj, der kan forespørges direkte, har hendes team forvandlet en tidskrævende søgeproces til et næsten øjeblikkeligt opslag.
Notebook LLM er noget, jeg helt sikkert har brugt meget. Mit team lægger kundernes månedlige rapporter og alle nye oplysninger om kunden der.
Løs det rigtige problem
Det, der forbinder alle disse værktøjer, er ikke en kategori eller et prisniveau — det er det problem, de løser. Hvert værktøj er målrettet en bestemt type arbejde med lav værdi og stor mængde, som stille og roligt dræner projektlederens kapacitet: notetagning, planlægning, oprettelse af opgaver, dokumentation og datahentning.
De projektledere, der opnår de største gevinster, bruger ikke nødvendigvis de mest avancerede platforme eller automatiserer de mest komplicerede arbejdsgange. Det er dem, der ærligt har undersøgt, hvor deres tid faktisk går hen, og fundet værktøjer, der fjerner det, der bremser dem. Den gennemgang er værd at foretage.
Vil du have flere indsigter som disse? Tilmeld dig en gratis DPM-konto for at høre fra flere eksperter som disse.
