9 vigtige kommunikationsstrategier for projekter & sådan bruger du dem
Kommunikation er en vigtig projektledelseskompetence, og en kompetence, som mange projektledere måske tager for givet.
Hvis du oplever, at dine teams og projektinteressenter er uklare omkring ting som næste skridt, tidsplaner, omfang eller målsætninger, er det værd at se nærmere på disse kommunikationsstrategier inden for projektledelse og forbedre din praksis.
Hvad er kommunikationsstyring i projekter?
Kommunikationsstyring i projekter omfatter alle de små ting, projektledere gør for at sikre, at deres projektrelaterede kommunikation er effektiv og tydeligt forstås af dem, der modtager den.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fra formatering af beskeder til beslutningen om, hvem der sættes på som modtager af projektkommunikation, bør projektledere regelmæssigt gennemgå deres kommunikationsstrategier inden for projektledelse for at sikre, at teammedlemmerne får de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt og i det rigtige format.
Hvis du ikke allerede har gjort det, er det tid til at implementere kommunikationsværktøjer og samarbejdsværktøjer i dine projekter, så du og dit team bedre kan dele oplysninger, føre drøftelser og samarbejde med hinanden.
9 kommunikationsstrategier inden for projektledelse
Gennem de seneste 12 år som kreativ projektleder har jeg lært, hvad der får projektkommunikation til at fungere eller mislykkes, og jeg har samlet ni effektive kommunikationsstrategier til dig.
- Sig det med færre ord, og vær handlingsorienteret
- Brug links til at fremme selvstændig læring
- Formatering er din ven
- Tænk over, hvad der fungerer bedst for dit team (ikke for dig selv)
- Definér, hvad “akut” betyder
- Vælg det rette tidspunkt, og inkludér de rigtige personer
- Hvis der er næste skridt, så nedskriv dem
- Standardisér og brug skabeloner til din kommunikation, hvor det er relevant
- Vær konsekvent
1. Sig det med færre ord, og vær handlingsorienteret
Hvis der er én ting, jeg har lært gennem min karriere, er det, at ingen ønsker at læse eller lytte til projektnoter i det uendelige. Det er afgørende at sige det, du har brug for at sige, med så få ord som muligt og fokusere på handlingspunkter.
Effektiv kommunikation informerer dit team eller dine interessenter om fremskridt og bygger bro mellem projektets nuværende status og projektets næste fase ved at anmode om handlingspunkter fra dit interne team eller eksterne interessenter.
Inden du sender kommunikation ud til dine teammedlemmer, så spørg dig selv:
- Er der ord, der kan fjernes fra denne kommunikation, så jeg kort og præcist kan formidle det, jeg har brug for at sige, med tydelighed?
- Er mit sprog direkte og handlingsorienteret, samtidig med at kommunikationens tone er høflig og professionel?
- Opfylder mine ord det tilsigtede formål med denne kommunikation?
Nedenfor ses et eksempel på dårlig kommunikation, og hvordan den kan forbedres:
| DÅRLIG | BEDRE | HVORFOR |
|---|---|---|
| Mandag kl. 13 EST holdt vores team et internt møde, og vi er enige om, at vi har brug for flere oplysninger fra dig, før vi kan starte projektet. Vi mangler dimensioner på nogle af de fotos, du gerne vil have vist på hjemmesiden, og vores ledende udvikler havde nogle spørgsmål til dig. Vi vil gerne planlægge et møde med dig for at afstemme projektkravene, før vi går videre til næste fase. Er det i orden med dig? | Vi er nødt til at planlægge endnu et fysisk møde for at afstemme projektkravene, før vi går videre med udviklingen. Er dit team ledigt denne torsdag kl. 10 EST? | Interne oplysninger, som var irrelevante for den direkte anmodning, blev fjernet. Selvsikkert, handlingsorienteret sprog erstattede en svagere måde at anmode om et møde på – og med næsten halvt så mange ord! |
2. Brug links til at fremme selvstændig læring
Oplever du ofte, at du sender links til dine teamkammerater, når de beder dig om ting, som de nemt selv kunne finde, hvis de vidste, hvor de skulle lede? At bruge links til at fremme selvstændig læring i dit team er en fremragende tilgang, som vil spare dig (og dit team) tid på lang sigt.
Lad os sige, at du førte dit kreative team gennem en briefing, inden I gik videre til produktionen, og at du optog og transskriberede mødet. Dine mødenoter til teamet behøver ikke at være en gennemgang minut for minut.
De kan gennemgå optagelsen eller transskriptionen efter behov, men dine mødenoter kan være så enkle som: “Vores team mødtes for at gennemgå X. Vores handlingspunkter er Y og Z. Den fulde transskription og optagelse af videokonferencemødet er linket her.”
En anden måde at gøre dette på er at bruge sektionerne med projektoversigt i din projektstyringssoftware. Inkluder oplysninger om projektets tidsplan, kontaktoplysninger på interessenter, interne teammedlemmer, hvor projektfilerne er gemt i dit filhåndteringssystem, samt almindelige dokumentlinks, som du og dit team ofte henviser til for hvert projekt.
Der skal findes en balance her: Du behøver ikke at linke til hver eneste fil igen, som allerede ligger gemt i projektets overordnede mappe i Google Drev eller Dropbox. Tænk over, hvilke filer dit team ofte klikker på og henviser til på projektniveau. Jeg plejer at inkludere præsentationer med projektstyringsplanen, kreative briefinger og mapper med de endelige aktiver.
3. Formatering er din ven
Formatering kan være afgørende for, hvor effektiv en skriftlig kommunikation er. Dine skriftlige kommunikationer bør være nemme at skimme og struktureret på en måde, der gør det lettere for læserne at finde det, de har brug for.
Som projektleder er en af de vigtigste funktioner i dit job at kommunikere projektdetaljer til interne og eksterne interessenter i dit projekt, men du behøver ikke at genopfinde den dybe tallerken, hver gang du sender en projektkommunikation.
At skabe en effektiv kommunikationsplan for projektstyring er et nyttigt første skridt til at fastlægge, hvordan kommunikationen skal foregå i dit projekt, og med hvilken frekvens, men lad os tilføje endnu et lag og se på, hvordan dine kommunikationer er formateret, når du sender dem i realtid.
Her er en liste med formateringstips, der vil forbedre din projektkommunikation:
- Brug fed, understregning og kursiv med omtanke (men ikke for meget!).
- Brug emojis eller farvekodning til på en gennemtænkt måde at tilføje visuel interesse og fremhæve bestemte dele af din kommunikation.
- Hold din afsnitstekst kort med linjeskift mellem afsnittene.
- Hold din formatering konsekvent.
- Tråd dine samtaler i Slack og andre relevante applikationer.
4. Tænk over, hvad der fungerer bedst for dit team (ikke for dig selv)
De bedste projektledere er holdspillere og ved, hvordan de kan udnytte de tilgængelige ressourcer til at opnå det mest ønskværdige og vellykkede projektresultat, samtidig med at de holder deres teams og interessenter tilfredse og informerede. Nogle gange betyder det, at du bliver nødt til at gå på kompromis med, hvordan du gerne vil have arbejdet udført, af hensyn til projektteamet.
Et aktuelt emne, som jeg har mødt på alle de kreative bureauer, jeg har arbejdet på, er forventningerne til resten af teamets brug af projektstyringsværktøjer og -apps, samt hvordan man afgør, hvilke oplysninger der skal lægges op, og hvor. Jeg er ofte blevet spurgt: “Hvordan skal teamet bruge Asana? Hvordan ved de, hvad de skal dele i Asana kontra Slack kontra e-mail?”
Det korte svar er: Der findes ikke ét svar, der passer til alle, og du bliver nødt til at vurdere den nuværende brug og spørge dit team, hvad der fungerer bedst for dem.
Du bliver sandsynligvis nødt til at oprette et træningsprogram for at løse problemet, og nogle gange er der simpelthen ikke tid eller ressourcer nok til at retfærdiggøre, at man bruger tid på det. Du bliver måske nødt til at sluge din stolthed og træffe det valg, der skaber mindst mulig friktion og udskiftning i teamet, og du får måske ikke det, du ønsker (og det er okay).
Hvis dit team har problemer med en proces, er det et tegn på, at I bør revurdere og forenkle den, hvor det er muligt, så dine teammedlemmer kan få deres arbejde gjort. Når du forhandler om brugen af kreative arbejdsgange og værktøjer til teamsamarbejde, er det nyttigt at huske, at ikke alle er så proces- og detaljeorienterede, som de fleste projektledere er, så det skal du have i tankerne, når du træffer beslutninger om processer for dit team.
5. Definér, hvad “akut” betyder
Jeg har arbejdet i virksomheder, hvor alt føltes som et akut kaos. “Akut” betød “læg det, du er i gang med, til side, fordi jeg skulle have haft det i går”. Kaos opstod, og alle var konstant udbrændte og kæmpede for at få projektet over målstregen. I andre virksomheder kan “akut” betyde “jeg skal bruge det inden udgangen af ugen”.
Efter min erfaring er det virksomhedskulturen, der definerer, hvad der haster. Når alt føles akut, kan det være svært at vide, hvordan man skal prioritere, hvad der skal gøres først. Prioritering er en af de vigtigste projektledelseskompetencer, og der er flere tilgange, du kan bruge til at afgøre, hvad der reelt haster.
Når du står over for noget, der haster, og har flere projektopgaver, der skal afsluttes, kan du bruge disse metoder som vejledning og retning:
- Brug Eisenhower-matricen til at afgøre, hvad der haster, og hvad der er vigtigt. Alle opgaver placeres i et skema for at fastlægge prioriteten inden for følgende kategorier:
- Akut + vigtigt (højeste prioritet)
- Akut + ikke vigtigt
- Ikke akut + vigtigt
- Ikke akut + ikke vigtigt (laveste prioritet)
- Hvis følelsen af, at noget haster, kommer indefra, så bed virksomhedens ledere om at definere (eller redefinere), hvad akut betyder. Skal opgaven afsluttes på minutter, timer, dage eller måneder?
- Bed den vigtigste interessent om at tydeliggøre sin prioritetsliste, og tag en afstemningssamtale om, hvad der er muligt og realistisk baseret på det tidligere aftalte omfang og de aktuelle ressourcer.
6. Vælg det rette tidspunkt, og involvér de rette personer
Forhåbentlig har du allerede udarbejdet en skabelon til en kommunikationsplan for projektet, som kan være din ledestjerne for tydelig kommunikation. Dine projekter vil forløbe mere gnidningsfrit, hvis du kun kommunikerer med de personer, der skal involveres.
I situationer, hvor der er en lang liste af eksterne interessenter, bør du finde én kontaktperson hos kunden, som har ansvaret for at videreformidle projektkommunikation og anmodninger til de rette personer.
Se disse tips til, hvordan du sender projektkommunikation på det rette tidspunkt og til de rette personer:
- I stedet for at sende opdateringer til dit team, hver gang der sker noget i løbet af dagen, kan det nogle gange være mere fordelagtigt at sende en kort opsummering sidst på dagen og undgå at bombardere alles indbakker med notifikationer dagen lang.
- I stedet for at få teamet til at lytte til et helt opkald om kundefeedback, som de ikke deltog i, bør du fremhæve de tidspunkter i mødeoptagelsen eller transskriptionen, der er relevante, og tagge dine teamkolleger i overensstemmelse hermed. Dit udviklingsteam behøver måske ikke at lytte til de samme afsnit som dit kreative designteam. Ved at bruge et par ekstra minutter på at markere de områder, som bestemte teammedlemmer skal gennemgå, gør du alle andres arbejdsdag lettere og reducerer den tid, der bruges på at gennemgå møder som helhed.
- Send ikke e-mails (eller beskeder via andre chatapps eller andre kommunikationskanaler) sidst på dagen om fredagen, og forvent at få svar samme dag. Tænk på dit team og dine interessenter, og planlæg din kommunikation omhyggeligt, så der er større chance for, at modtagerne ser den og tager godt imod den.
7. Notér de næste skridt, hvis der er nogen
Det er afgørende for dit projekts sundhed og den overordnede tidsplan at dokumentere de næste skridt og handlingspunkter og gøre disse oplysninger tilgængelige ét centralt sted. Lad ikke disse oplysninger kun eksistere i dit hoved eller i dine private noter. Som projektleder er en del af dit arbejde at registrere handlingspunkter via notetagning og informere dit team rettidigt, når de opstår.
Sørg for, at handlingspunkter ikke overlades til fri fortolkning. Handlingspunkter skal være direkte og tydeligt tildelt den rette person på dit team, uden mulighed for tvivl om, hvad opgaven er, eller hvornår den skal være færdig. Disse handlingspunkter skal tilføjes som en opgave i din projektstyringssoftware og tildeles det korrekte teammedlem, som er ansvarligt for at fuldføre opgaven.
| DÅRLIGT | BEDRE | HVORFOR |
|---|---|---|
| Revider hjemmesiden. | Revider hjemmesiden med følgende ændringer inden kl. 12 EST denne torsdag: -Opdater headerbilledet med det nye billede, som kunden har leveret (vedhæftet)-Opdater teksten i sektionen "Om" på siden med den nye tekst, som kunden har leveret (vedhæftet) | Den ansvarlige for opgaven har måske ikke fuld kontekst for, hvad "revider hjemmesiden" betyder, så det er bedre at inkludere specifikke oplysninger. Det oprindelige eksempel indeholdt heller ikke en deadline eller et tidspunkt. Selvom kunden ikke giver dig en deadline, bør du fastsætte en tydelig deadline for dit team, så intet bliver forsinket. |
Når handlingspunkter ikke noteres tydeligt og deles med de relevante teammedlemmer, kan din projektplan blive forsinket, hvilket også kan påvirke dit budget negativt.
Hold dit team på rette spor ved at tildele handlingspunkter, der opstår som følge af regelmæssige møder, opfølgninger, telefonsamtaler og anden kommunikation, så hurtigt som muligt. Inkluder altid en deadline, og reducer enhver usikkerhed, der kan opstå hos dit team.
8. Standardisér og brug skabeloner til din kommunikation, hvor det er relevant
Hvis du jævnligt sender de samme typer kommunikation, kan du oprette skabeloner til de forskellige typer beskeder og kommunikation, du sender, og sørge for, at de følger professionel e-mailetikette. På den måde er de klar til brug og udfyldning, når du sender beskeder og e-mails til dine teammedlemmer.
Her er nogle eksempler på projekthændelser, der kan udløse behovet for at bruge skabeloner til kommunikation, som ofte sendes i forbindelse med et projekt:
- Oplysninger om mødeinvitationer: Gem en tekstfil, som du nemt kan kopiere og indsætte, og som indeholder de almindelige sektioner, du typisk inkluderer i mødeinvitationer. Jeg anbefaler kraftigt, at du inkluderer sektioner om mødets formål, mødets resultat og ressourcer.
- Interne og eksterne projektstatusopdateringer: Formatér din teamkommunikation og statusopdateringer med de oplysninger, der er vigtigst for dit team.
- Mødereferater: Dette kan omfatte sektioner med dato og tidspunkt for mødet, deltagere, et link til mødeoptagelsen og referatet, en opsummering samt næste skridt.
- Anmodninger om handlingspunkter: Brug skabeloner til anmodninger om handlingspunkter, som du sender til kunder via e-mail. Dette kan omfatte den ansvarlige, opgaven og deadline med en formatering, der nemt kan kopieres og indsættes, så du ikke behøver at justere formateringen, når du kopierer den ind i brødteksten i din e-mail.
- Onboarding af kunder eller teammedlemmer: Det er meget sandsynligt, at du onboarder og byder kunder og teammedlemmer velkommen på lignende måder, hver gang du starter et nyt projekt eller får et nyt teammedlem med på holdet.
- Projektskabeloner: Opfind ikke den dybe tallerken, hver gang du skal opsætte et nyt projekt i dit projektstyringssystem. Gør dig selv og dit team en tjeneste, og opret en projektskabelon.
- Oplysninger om opgaver: Sektioner, du kan overveje, er specifikationer for leverancer, proces, baggrundsoplysninger og tilknyttede ressourcer.
9. Vær konsekvent
Det lyder måske som en kliché, men konsekvens er virkelig afgørende. Hvis du er uforudsigelig og inkonsekvent i dine kommunikationsmetoder, vil dit team og dine kunder lægge mærke til det, og det vil ikke blive modtaget godt.
Det er vigtigt, at du sender projektkommunikation med en lignende frekvens og med konsekvent formatering og ensartede metoder. Dine teammedlemmer og kunder vil lægge mærke til det, og de vil begynde at lære, hvor de kan finde oplysninger fra dig, og hvad de kan forvente, når de arbejder sammen med dig.
Du vil sandsynligvis mødes med dine kunder og teammedlemmer mange gange i løbet af et projekts livscyklus. Tænk over de kontaktpunkter, du har med alle, og om der er måder, hvorpå du kan forbedre din kommunikation og gøre den mere konsekvent på tværs af det hele.
Er handlingspunkter altid inkluderet nederst i din e-mail til en kunde med fed skrift og farvekodning? Lægger du altid mødereferater til det interne team samme sted og med den samme formatering hver gang?
Svarene på disse spørgsmål vil variere afhængigt af dit teams og dine kunders præferencer, og der kan være tidspunkter, hvor du har brug for at ændre dine kommunikationsmetoder. Hvis du foretager større ændringer i den måde, du sender og deler projektkommunikation med dine teams på, skal du sørge for at holde dem informeret om det, så de ved, hvad de kan forvente.
Hvad er det næste?
Har du andre gode kommunikationsstrategier eller tips til at forbedre kommunikationsevner, som du gerne vil dele? Bliv medlem, og deltag i samtalen på Slack sammen med hundredvis af andre digitale projektledere. Du får også adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler på vigtige projektdokumenter.
