Budgetpres: At håndtere begrænsede midler & champagnesmag på et Kool-Aid-budget
Velkommen til Budgetkrise. I denne løbende serie gennemgår vi projektbudgetter og estimater samt de udfordringer, der følger med dem. Store eller små – der er en historie bag hvert budget, og vi bringer disse historier til dig for at hjælpe dig med at løse dine egne budgetudfordringer.
Denne udgave handler om, hvordan Christina Sookram, projektleder i vores fællesskab, håndterede et projekt for en højt profileret softwarevirksomhed med (næsten) ingen midler. Projektet gik ud på at opmuntre studerende udviklere til at bygge apps til virksomhedens platform.
Her er vores redaktørs interview med Christina: Læs, hvordan hun gennemførte projektet på trods af budgettet, og få hendes vigtigste pointer om at samarbejde med interessenter og fastsætte realistiske forventninger til budgetter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad var budgettet?
18.000 $ planlagt, 4.000 $ bevilget.
Hvad gik projektet ud på?
Studerende på videregående uddannelser er et uudnyttet marked for udviklere og skabere.
Det projekt, jeg ledede, involverede planlægning og gennemførelse af en kampagne for at øge antallet af studerende udviklere, der skabte mobilapplikationer. Det var et fantastisk projekt, eftersom det program, jeg var en del af, havde flere professionshøjskoler og universiteter som partnere.
Samarbejdet med disse partnere var godt. Dette projekt ville dog blive udfordrende, da fællesskabet af studerende udviklere specifikt var et fællesskab, man ikke havde engageret. Relationsopbygning var afgørende. Var der en måde at opmuntre flere studerende til at udvikle mobilapps på?
Den organisation, jeg på det tidspunkt var en del af, afholdt en konkurrence for softwareudviklere om at bygge apps til deres platform.
Min organisation (og specifikt en af organisationens ledende medarbejdere) var projektsponsor. Vinderne af konkurrencen skulle offentliggøres på deres årlige konference for softwareudviklere.
Da dette var et fantastisk trænings- og netværksarrangement, blev det foreslået sponsoren at tilbyde adgangsbilletter til studerende, der indsendte deres apps til platformen, så de kunne deltage gratis i konferencen.
På konferencen ville de studerende kunne modtage en smartphone og tablet som en del af deres konkurrencepræmie.
Hvad var udfordringen?
Den største udfordring, vi havde, var vores budget. Lad mig omformulere det – vores største udfordring var, at vi havde planlagt projektet med et budget i tankerne, men efter at planlægningen var afsluttet, fandt vi ud af, at vi var nødt til at reducere vores budget drastisk. Vi havde få eller ingen midler til rådighed til at gennemføre dette projekt.
Hvad? Intet budget? Hvad mener du – hvordan kan man have et projekt uden et budget?
Her bliver tingene komplicerede. Den organisation, jeg var en del af, gennemgik et meget vanskeligt (og offentligt) organisatorisk omstruktureringsprogram. Finansieringen af porteføljer, programmer, projekter og initiativer blev begrænset (eller fjernet) på tværs af organisationen.
Da vi udarbejdede budgettet, baserede vi det på budgettet for et lignende projekt fra det foregående år. På baggrund af de daværende rejseomkostninger og omkostningerne for nogle af vores elementer mente vi, at budgettet var tilstrækkeligt og realistisk for det omfang, vi havde fået.
Vi antog, at vi ville få lov til at gennemføre projektet med det budget, vi havde planlagt. Oprindeligt havde projektet følgende budget:
| Element | Omkostning | Kommentarer/noter |
|---|---|---|
| Adgangsbilletter til konferencen for studerende udviklere | 5 billetter à 900 $ = 4.500 $ | For at opmuntre studerende til at udvikle ville der blive uddelt billetter til en konference |
| Udstillingsstand på udviklerkonference | 2.000 $ | Inkluderer stand og reklameartikler |
| Tablets og smartphones som præmier | 5.000 $ | Interne omkostninger for anvendte hardwareenheder (ikke eksterne detailpriser) |
| Rejse for 2 medarbejdere til udviklerkonference i San Francisco | 6.000 $ | Inkluderer fly, hotel og transport på landjorden |
| Beløb til reserve | 500 $ | Fordi man altid bør have en buffer i et budget |
| I alt | 18.000 $ | Priser/omkostninger er omtrentlige og gælder for 2010, hvor projektet blev igangsat og planlagt |
18.000 $ er mange penge for en virksomhed, der forsøger at eliminere omkostninger og gennemgår en omstrukturering. Vi blev bedt om at reducere dette budget og fjerne alt, der ikke var essentielt.
Da budgettet allerede var stramt (og realistisk efter projektteamets mening), kommunikerede jeg mine bekymringer til vores sponsor. De følte også presset for at reducere andre driftsomkostninger for projekter inden for vores større program. Selvom de forstod vores bekymring, opfordrede de teamet til at finde innovative løsninger.
Hvad var jeres løsning?
Desperate tider kræver desperate løsninger. I dette tilfælde besluttede vi at anvende strategien »tig, lån eller stjæl« for at se, om vi kunne få intern hjælp fra vores sponsor og interessenter.
Husk, at projektets interessenter påvirkes positivt eller negativt af dit projekt. De har en interesse i at se projektet blive en succes. Derfor bør projektledere ikke være bange for at kommunikere med deres interessenter og spørge, om de kan hjælpe.
Hvordan var du nødt til at være kreativ i planlægningen eller leveringen af projektet?
Strategien med at ‘tigge, låne og stjæle’ lyder måske god i teorien, men de fleste af os kan nok erkende, at det sandsynligvis ikke er en god idé i et professionelt arbejdsmiljø.
En projektleder bør være et eksempel for sit team og andre i organisationen ved at opføre sig på en etisk måde. Ligeledes bør man nok undgå adfærd og aktiviteter, der kan skade relationer og skabe mistillid.
Det er her, en projektleder skal stole på sine diplomatiske forhandlingsevner og sin evne til at overtale andre til at give afkald på noget, de har, til fælles fordel.
For at gøre dette måtte jeg identificere, hvad interessenterne havde, som jeg havde brug for, og hvad jeg kunne give dem til gengæld for deres fordel (samtidig med at jeg brugte så få penge som muligt).
På baggrund af mit budget oprettede jeg følgende matrix som forberedelse til møder med interessenterne:
| Hvad har jeg brug for? | Hvem har det? (Hvilken interessent bør inddrages?) | Hvad kan jeg tilbyde? | Hvordan får interessenten gavn af det? |
|---|---|---|---|
| Konferencetilmeldinger til studerende | Eventteamet | Forsøge at få professorer og undervisere til at deltage i konferencen sammen med deres studerende til den fulde tilmeldingspris | Eventteamet får stadig folk til at tilmelde sig arrangementet. Mulighed for at få nogle få professorer fra uddannelsesinstitutioner til at deltage |
| Udstillingsstand på konferencen | Salgs- og marketingteamet | Har ikke nødvendigvis brug for en hel stand (et bord i en større udstilling ville være nok til at tiltrække studerende og undervisere til den større udstilling) | Øget samlet trafik til hovedstanden og mulighed for at dele nogle af omkostningerne |
| Tablets og smartphones | Teamet for udvikleroplevelse | Engagerede udviklere (studerende), som vil bruge hardwaren til at skabe mobilapps til platformen | Flere mobilapps til platformen og eksponering over for et nyt og uudnyttet udviklerfællesskab |
| Personalets rejseomkostninger | Sponsoren | Medarbejdere kan hjælpe med andre opgaver og støtte eventteamet efter behov | Ekstra hjælp på stedet ved konferencen reducerer behovet for at ansætte lokal midlertidig hjælp |
| Reservefond | Sponsoren | Ikke rigtig noget at tilbyde til gengæld. Dette er en post, der bør bruges efter behov | Fjerner sponsorens behov for at gennemgå ændringsanmodninger (sparer sponsoren tid) |
Med denne matrix i hånden arrangerede jeg møder med hver af interessentgrupperne for at spørge, om de kunne levere de nødvendige ting til os uden omkostninger (eller dele omkostningerne med os for at reducere vores budget).
Færdiggjorde du projektet til tiden og inden for budgettet?
Selvom jeg ikke var generalsekretær for De Forenede Nationer, var jeg som projektleder nødt til at bruge mine diplomatiske evner til at påvirke interessenterne og spørge dem samt overtale dem til at forsøge at give os de ting, vi havde brug for, gratis.
Ud over mine forhandlingsevner krævede dette også andre vigtige kompetencer for projektledere—lytteevner og empati.
Ved at mødes individuelt med hvert af interessentteamene kunne jeg lære mere om deres mål, og det ene mål, vi alle havde til fælles, var, at vi ønskede at øge antallet af mobilappudviklere på platformen.
Mit team havde adgang til et uudnyttet marked (studerende) og opinionsdannere (undervisere på colleges og universiteter). Efter at have forhandlet med vores interessenter kunne vi reducere vores budget til følgende:
| Post | Oprindeligt budget | Opdateret budget | Kommentarer/noter |
|---|---|---|---|
| Tilmeldinger til udviklerkonferencen for studerende | 5 tilmeldinger @ $900 hver = $4,500 | $0 | Eventteamet stillede konferencetilmeldinger til 5 studerende til rådighed |
| Udstillingsstand på udviklerkonferencen | $2,000 | $500 | Salgs- og marketingteamet kunne give os noget plads i hovedudstillingen. De $500 dækker omkostningerne til reklameartikler. |
| Tablets og smartphones som præmier | $5,000 | $0 | Teamet for udvikleroplevelse donerede venligst hardwaren, da de var enige i, at studerende har brug for hardware til udvikling og test. |
| Rejse for 2 medarbejdere til udviklerkonferencen i San Francisco | $6,000 | $3,000 | Sponsoren indvilligede i at yde flere midler til at dække omkostningerne for en af medarbejderne, hvilket hjalp med at reducere rejsebudgettet |
| Beløb afsat til reserve | $500 | $500 | Reservebeløbet blev beholdt |
| I alt | $18,000 | $4,000 | Besparelse på $14,000 (omkring 78 % reduktion af omkostningerne) |
Vi var ikke i stand til at reducere vores budget til $0, men en reduktion på 78 % ved ganske enkelt at tale med vores interessenter hjalp bestemt.
Ved at involvere eventteamet var vi også i stand til at sikre en registreringsrabat, hvis nogle colleges eller universiteter ønskede at sende en gruppe studerende og undervisere (hvilket var et incitament for fakultetsmedlemmer til at opfordre flere studerende).
Vi var i stand til at gennemføre projektet til tiden med nogle fantastiske resultater (håndgribelige i form af apps udviklet af studerende, men også uhåndgribelige såsom at skabe netværksmuligheder for studerende).
Var der dele af projektet eller specifikke udfordringer, som holdt dig vågen om natten?
Ja! Hele projektet! 😑
Mere specifikt var det dog udfordringen ved at gennemføre et projekt som dette (der i sidste ende havde som mål at udvikle en virksomhed og skabe forbindelse til et uudnyttet marked), mens organisationen gennemgik en betydelig nedskæring.
Selvom vores sponsor fortsat var engageret i projektet, var vi meget bevidste om, at en anden (og mere senior) person i organisationen nemt kunne beslutte, at dette projekt ikke var en prioritet, og aflyse det.
Projektledelse med begrænsede budgetter og ressourcer er en realitet, som mange projektledere møder på et tidspunkt i deres karriere, men at forsøge at gennemføre et projekt, mens man står over for truslen om en mulig aflysning, er noget helt andet.
På samme måde var der altid en frygt for, at interessenterne ikke ville se fordelene ved vores projekt og i sidste ende ikke ville yde nogen støtte. Du bør altid bede om hjælp, men der er ingen garanti for, at folk vil give den.
Når du ser tilbage, er der så noget, du ville gøre anderledes (bortset fra at ændre projektets begrænsninger)?
Set i bakspejlet tror jeg, at jeg ville have haft en mere brutalt ærlig samtale med vores sponsor om, hvor mange penge og hvor meget støtte vi faktisk havde til projektet. Hvis vi var nødt til at gennemføre dette projekt med meget få ressourcer, var projektet så i virkeligheden en prioritet for virksomheden?
Har du nogen fortrydelser over, hvordan projektet forløb?
Ingen. Vi gjorde, hvad vi var nødt til at gøre under nogle meget vanskelige omstændigheder, og det lykkedes os at skabe nogle fremragende resultater.
Det er beklageligt, at virksomheden var i gang med en omstrukturering, som mit projektteam og jeg ikke havde nogen indflydelse på, men vi var stadig i stand til at nå vores mål.
Da vi også var nødt til at involvere vores interessenter, måtte vi opbygge nogle stærke relationer, som endte med at udvikle sig til venskaber. Det er bestemt ikke noget, jeg fortryder ved dette projekt.
Hvilke metoder og værktøjer er mest effektive til at håndtere denne type udfordring?
Da vi var nødt til at involvere vores interessenter, viste vores plan for interessentinddragelse (især vores interessentregister og RACI-diagram) sig at være meget nyttig. På samme måde var det afgørende at have en agil tankegang og være åben over for forandringer for at levere dette projekt med succes.
Derudover er der en vigtig aktør bag kulisserne, nemlig projektstyringssoftware med økonomisk sporing. At styre et budget handler hovedsageligt om konstant at opdatere det og træffe beslutninger om, hvordan man kommer videre. Brug af software eller en specialiseret version af den, såsom projektstyringssoftware, der integreres med QuickBooks, kan hjælpe med at strømline den økonomiske sporing og sikre justeringer af budgettet i realtid, når man håndterer uventede begrænsninger.
Hvilket råd ville du give til en anden projektleder, der oplevede det samme problem?
Jeg vil give andre projektledere, der står i en lignende situation, to råd:
1. Vær ikke bange for at bede om hjælp
Vi tog en chance ved at spørge vores interessenter, om de kunne hjælpe os. De kunne nemt have sagt nej.
Hvis du bruger lidt tid på at forberede præcis, hvad du beder om, og har et godt svar klar, når nogen spørger: »Hvad får jeg ud af det?«, kommer det langt i retning af at hjælpe dig med at skaffe ting til dit projekt, som du måske ellers ikke ville have kunnet få. Du ved det aldrig, medmindre du spørger.
2. Tag en ærlig snak med din sponsor om forventningerne til budgettet
Man kan ikke forvente champagne med et Kool-Aid-budget. På samme måde kan sponsoren og andre interessenter ikke forvente, at et projekt bliver gennemført og når sine mål, hvis der ikke er tilstrækkelige ressourcer til rådighed. Din sponsor kan muligvis yde yderligere støtte (eller bede andre om at hjælpe).
I værste fald kan din sponsor træffe en beslutning om, at projektet ikke kan gennemføres med de tilgængelige ressourcer, og annullere det, før det overhovedet begynder. Hvor hårdt det end kan lyde, vil du og dit projektteam i det mindste vide, hvad I har at arbejde med, hvilken støtte der er til rådighed, og hvilken prioritet dit projekt har.
Vil du bidrage med din egen fastlåste budgetsituation? Kontakt redaktøren her.
