30-, 60- og 90-dagesplan for projektledere: Vejen til succes

Uge 1

Den første uge er efter min ydmyge mening en vidunderlig tid præget af optimisme. Folk opfører sig generelt fra deres bedste side, og der er ingen bagage mellem jer. Som regel vil folk være meget nysgerrige efter at vide, hvem du er. 

Ud over at komme ajour med al din oplæring og dine loginoplysninger skal du bruge den første uge som en mulighed for at skabe en god relation til dine kolleger.

Her er nogle kommunikationstips og relationsskabende råd, som vil hjælpe dig med at gøre et imponerende indtryk:

• Vær interesseret, og stil spørgsmål.
• Bemærk, hvem der har tid, og hvem der ikke har. Hvis du på en hensynsfuld måde lader nogen slippe ud af en samtale, hvis de virker travle, vil det straks give dig point. Bed din mentor om at planlægge en opfølgende en-til-en-samtale med disse personer, eller planlæg selv en. 
• Giv altid 100 % opmærksomhed. Hvis du ikke kan, så sig hvorfor, og foreslå at tage det på et senere tidspunkt. 
• Planlæg en-til-en-samtaler. De er vigtige. Det er fristende at lade dem glide ud, når mødekonflikter uundgåeligt opstår, og introduktionsmøder ender med at blive udskudt. Hold fast i det, og mød alle! 
• Lær navnene, lær organisationsdiagrammet, lær afdelingerne, og begynd at lære præcis, hvordan afdelingerne arbejder sammen. 
• Hvis du arbejder på kontoret, så find ud af, hvor snacksene er, og bliv venner med den, der står for at bestille dem. Hvis du er på kontoret og har en en-til-en-samtale, så tag også en snack med til den anden person. Den slags gestus bliver husket. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Uge 2

Nu begynder det egentlige arbejde. Der kommer til at strømme en masse information din vej. I løbet af din første måned bliver du introduceret til kunder, projekter og initiativer, nye teams og statusrapporter for din portefølje af arbejdsopgaver. Du får adgang til virksomhedens skabeloner og relevant historisk viden. 

Find genveje til hurtigt at få adgang til ofte anvendte datakilder, og opret dem, hvor det er muligt. Det kan omfatte:

• Træk ofte anvendte mapper til sidepanelet i Finder.
• Skriv ofte efterspurgte koder på post-it-sedler.
• Gem projekt- og e-mailskabeloner.
• Fastgør eller bogmærk webapps og andre ofte besøgte websteder. 

Opbyg dit skabelonbibliotek

Et andet tidsbesparende tip er at begynde at gemme dokumenter, som du kan genbruge som skabeloner. Det kan for eksempel omfatte:

• Dokumenter til projektplanlægning 
• Tidsplaner
• Dokumenter til estimering
• Gantt-diagrammer
• Statusdokumenter
• Prisfastsættelsesdokumenter
• Arbejdsomfang

De skabeloner, du opretter og løbende forbedrer, bliver værktøjer, der hurtigt sætter dig i gang, og som gør det muligt at oprette projektplaner og andre dokumenter ved at opdatere oplysningerne i eksisterende dokumenter i stedet for at begynde helt forfra hver gang. 

Det er også en god idé at sikre, at du nemt kan hente data fra softwarekilder som Excel, Smartsheet, Harvest eller andre. På den måde kan du, når du udarbejder dit omfattende arbejdsomfang (SOW), lettere hente målepunkter til ting som Gantt-diagrammer, milepæle for kritiske trin, prislister organiseret efter linjepost, prisoversigter eller overordnede beskrivelser af projektplanen. 

Du kan også oprette skabeloner til e-mails, du sender ofte. Udarbejd én omfattende og grundig e-mailskabelon, og genbrug den, når det er nødvendigt, ved at udskifte de relevante oplysninger, der gælder for den aktuelle situation. Du vil for eksempel ofte kunne komme til at dele oplysninger som:

• Numre på indkøbsordrer (PO) 
• Jobnumre 
• Oplysninger om faktureringsproces og -tidspunkt 
• Oplysninger om mediedistribution, såsom indsættelsesordrer, udgivelser og datoer

Uge 3 og 4: Softwaresituationen

Du vil sandsynligvis opdage, at din organisation har et skræddersyet udvalg af softwareløsninger til projektstyring, afhængigt af din branche. De fleste projektstyringsværktøjer er ret intuitive og nemme at bruge i dag, men jo mere specialiseret softwaren er, desto mindre selvforklarende vil den være. 

Når det gælder oplæring i projektstyringssoftware, skal du ikke bekymre dig, hvis esoterisk økonomisoftware til udarbejdelse af rapporter stadig virker skræmmende med sine ulogiske brugerfladefinurligheder, uklare forkortelser og præfikser samt forvirrende arbejdsgange. 

Forvent ikke at være ekspert efter én oplæringssession, og sørg for at øve dig. Jeg ved godt, at det lyder mærkeligt at øve sig på arbejde, men gør det. Prøv at logge ind og køre en burndown-rapport. Lær genvejene, og spørg en projektleder i en anden afdeling eller din mentor, hvis du går i stå. De kan sandsynligvis også hjælpe dig med at oprette en tilpasset visning eller et felt, der kun viser de oplysninger, der er relevante for dig.

Under oplæringssessionerne skal du være meget opmærksom. Hvis du går glip af et trin, kan resten af sessionen blive en kamp for at indhente det forsømte, hvis du ikke siger fra og stiller spørgsmål. 

Husk, at det faktum, at teammedlemmer er eksperter i at bruge deres daglige software til deres specifikke formål, ikke gør dem til naturtalenter som undervisere. De forstår måske ikke, hvor de bør forklare langsomt, eller hvad de skal fremhæve. De forstår måske heller ikke fuldt ud, hvad du har brug for, at softwaren gør for dig, eller hvorfor. 

Hvis du stadig er forvirret efter en oplæringssession, kan du lede efter yderligere ressourcer og instruktionsvideoer eller spørge andre i afdelingen om flere demonstrationer eller forklaringer. Du er velkommen til at sætte tempoet ned ved at stille spørgsmål. Husk blot at respektere alles tid.

Pivottabeller reddede mit liv:

Det kan være besværligt og tidskrævende at filtrere regneark for at finde bestemte data, men pivottabeller kan gøre opgaver som at samle timer og beløb fra arbejdserklæringen og sammenligne dem med de timer og beløb, der er brugt til dato, til en leg. Det er også hurtigt at gøre og ser professionelt ud. Hvis du ikke allerede ved, hvordan man opsætter pivottabeller, så bliv venner med dit lokale regnearksgeni og lær det! Det er helt i orden, hvis det kræver en ekstra indsats. Det er tiden værd.

Dag 30-60: Overtagelse af projekter

Nu hvor du har mødt dine kolleger, fået dine loginoplysninger og gennemført den obligatoriske oplæring, kan du hente nogle snacks, for det er tid til at se på sammensætningen af din projektportefølje. I din anden måned får du måske tildelt nogle nye projekter samt nogle, der allerede er i gang, og som du skal overtage.

Nedarvede projekter 

Du vil sandsynligvis overtage en lang række projekter, hvis status til dato har været uden for din kontrol. Brug den ekstra tid mellem introduktion og oplæring, mens den varer!, til at komme tingene i forkøbet. Denne frist på 30 dage kan være en god måde at få projekter tilbage på rette spor uden at bruge for meget goodwill hos dine kunder og i dine arbejdsrelationer. 

Selvom disse nedarvede projekter ikke var dine fra begyndelsen, skal du sørge for at forstå dem, som om de havde været det. Her er nogle spørgsmål, du bør undersøge:

• Hvordan understøtter det nuværende projektomfang det resterende arbejde? 
• Giver tidsplanen mulighed for, at arbejdet kan leveres med succes? 
• Er der problemer med kommende kritiske trin? 
• Er der behov for ændringsordrer? 

Tag fuldt ejerskab over dine projekter, og påpeg problemer, men ikke på en måde, der placerer fremtidig skyld, kaster tidligere medlemmer under bussen eller antyder, at du kun påpeger tingene for at dække dig selv (CYA). Disse taktikker bliver gennemskuet lige så let som en BLT, der er gemt i et rum fuldt af sporhunde. 

Nye projekter 

For nye projekter, der kommer din vej, er dette din chance for at vise dig fra din bedste side. Vær ikke bange for at række ud til dit team for at forstå, hvad de historiske forventninger kan have været med hensyn til omkostninger, priser, teamsammensætning og tidsplan. 

Der er stor sandsynlighed for, at der tidligere har været lignende projekter, som kan fungere som gode referencepunkter. Det er især nyttigt, eftersom du endnu ikke kender alles arbejdsvaner.  

Selvom alle generelt gerne vil hjælpe, er der ingen, der ønsker at føle, at de udfører ekstraarbejde. Bed strategisk om historiske oplysninger. Overvej blandt andet følgende:

• Du kan prøve en gruppekanal til kommunikation, men en målrettet forespørgsel giver som regel bedre resultater. 
• Book noget tid, og spørg en mentor. På den måde ved du, at du ikke afbryder. 
• Spørg nogen, der specifikt har nævnt, at de er åbne over for spørgsmål (dvs. personer, der har sagt ting som: “du er velkommen til at spørge mig om hvad som helst”). Benyt dig af det!
• Spørg ikke den projektleder, der er helt opslugt, som har GSD (få ting gjort)-ansigtet på, og hvis kropssprog udstråler effektivitet og hurtighed frem for afslappethed og åbenhed. 

Hvis du får historisk indsigt langsommere, end du kunne ønske, skal du ikke vente med at handle. Gå videre, og krydstjek senere. Husk at efterprøve alle antagelser med alle vigtige interessenter: priser, tidsplan og teamstruktur. Vil du strømline din planlægningsproces? Vores projektskabelon indeholder alt, hvad du har brug for til en klar og effektiv opsætning.

Når du har færdiggjort hele din projektplan, skal du præsentere den for alle involverede. Vær klar til at forklare årsagerne bag dine beslutninger om afgrænsning. Hvis det føles uklart, eller der er områder, hvor grundlaget er usikkert, så lav en forberedende gennemgang sammen med en betroet partner. 

Godt råd:

Begræns økonomiske drøftelser til de interessenter, der arbejder med kundebudgetter. Det eneste, det bredere team har brug for at vide, er, hvor mange timer og hvor meget tid de har til rådighed til at udføre arbejdet – ikke de faktiske omkostninger.

Dag 60-90: Forstå processen

Uanset hvilken organisation du befinder dig i, vil der være en virksomhedskultur, som fastlægger en fælles forståelse af, hvordan tingene gøres, altid er blevet gjort og bør fortsætte med at blive gjort. Dette er en stor del af din tredje måned i dit nye job.

Ingen af de fire reklamebureauer, jeg har arbejdet hos, havde den samme proces. Hvert bureau havde forskellige fagudtryk for projektledelsesbegreber, nuancerede udtalte og uudtalte fælles forventninger samt forskellige vaner. På trods af disse variationer var den underliggende logistik og de grundlæggende principper i det væsentlige de samme. 

Uanset hvilket projekt der er tale om, vil det have følgende overordnede faser:

• Præsentation af det problem, der har brug for en løsning
• Foranalyse
• Projektplanlægning, hvor arbejdet afgrænses 
• Formel aftale om at gå videre
• Teamtildelinger og briefing 
• Arbejdsfaser, herunder konceptgennemgange og revisioner
• Godkendelse af koncepter
• Produktion, udvikling og kvalitetssikring
• Endelig QA samt gennemgang, revisioner og endelige godkendelser
• Levering
• Support efter lancering, hvilket er mest almindeligt for digitale projekter

Hvordan teams bevæger sig fra én fase til den næste, er en vigtig indikator for, om projektet følger planen eller er ved at løbe af sporet. Det er her, det bliver tydeligt, om den oprindelige projektplan var ordentligt gennemtænkt. 

For eksempel blev det tidligt hos et bureau, som det kan ske, anmodet om at rykke tidsplanen en uge frem på grund af planlægningskonflikter. Min løsning var at samle gennemgangene, så de omfattede alle tværfunktionelle teams. 

Dette var tydeligvis i strid med den formelle proces, men jeg tænkte: Vi er vel alle venner her? Lad os arbejde sammen og identificere problemer i fællesskab og løse dem på to møder i stedet for fire. Hvad kunne gå galt?

I andre tilfælde og med andre teammedlemmer havde det fungeret for mig. I netop dette tilfælde kostede det mig. Mangel på tillid, lav oplevelse af tryghed og manglende forståelse for arbejdsstile og behov skabte spændinger, satte teams i forsvarspositioner og flyttede generelt fokus fra projektet til, hvor “ødelagt” processen var. 

Det, man skal huske, er, at der findes den officielle måde, tingene gøres på, og der findes måder, hvorpå processen nogle gange kan tilpasses for at få tingene gjort. 

Det tager tid at forstå, hvor grænsen går, og det kræver forståelse for dine teams og deres dynamik. Man får kun forståelse for ændringer i processen med tiden, og tillid opbygges, når du demonstrerer din værdi i dit nye projektlederjob.

Dag 1-uendelig: At sætte ting i kontekst

Jeg har erfaret, at jo bedre jeg forstår mine kolleger, hvad de laver, og hvordan de samarbejder med andre, desto bedre er jeg i stand til at lede projekter med succes. Det omfatter også en forståelse af, hvordan alle ser sig selv i den bredere sammenhæng af virksomhedens mission, vision og værdier.

Hos mit tidligere bureau afholdt direktøren og jeg introduktionsmøder for nye medarbejdere, hvor vi talte om virksomhedens historie, det arbejde, vi udførte, hvor vores specialer lå, og hvordan vi adskilte os fra andre bureauer. Vi gennemgik også det aktuelle organisationsdiagram, vores proces og centrale afsnit i medarbejderhåndbogen. Det er vigtigt at forstå det billede, virksomheden har af sig selv.

• Hvad leverer vi? 
• Hvordan leverer vi? 
• Hvem leverer? 
• Hvorfor? 

Denne vision skaber en værdifuld kontekst for, hvordan nye medarbejdere og kolleger ser deres bidrag til helheden. 

90 dage og derefter: Prøveperioden er overstået 

Selvom vi gerne ville inddele ting i tydeligt afgrænsede øjeblikke, ved vi, at livet, og især livet inden for projektledelse, ikke altid udfolder sig på den måde. 

Handlingsplanen for 30, 60 og 90 dage fungerer som pejlemærker for din introduktion. Det er en måde at tæmme informationsstrømmen på. Denne informationsstrøm stopper ikke efter 90 dage, men begynder blot at føles mere som en vandhane eller bruser, efterhånden som alt det nye bliver integreret. 

Hvis du har brug for mere hjælp til dine første 90 dage som projektleder (og tiden derefter), kan du tage vores DPM School-kursus, Mesterlig projektledelse. Du lærer om styring af projekter gennem hele projektets livscyklus ved hjælp af en lang række projektmetoder.