Sådan bliver du mere produktiv på arbejdet uden anstrengelser
Vi vil alle gerne være mere produktive på arbejdet – men hvad er hemmeligheden bag at være mere produktiv med mindre indsats? Den udfordring, vi som projektledere står over for, skyldes, at det føles, som om vi har alt for meget at lave og ikke har tid nok til at gøre det.
Parkinsons lov siger, at arbejdet udvider sig, så det udfylder den tid, der er til rådighed til at færdiggøre det. Det betyder, at hvis vi giver os selv en uge til at færdiggøre en opgave, der tager to timer, så bliver opgaven (psykologisk set) mere kompleks og mere uoverskuelig, så den kan udfylde hele ugen.
Der er mange ting, vi kan lave på arbejdet, som føles produktive, men som faktisk bare udfylder tiden. Det omfatter ting som at tjekke e-mails, chatte i Slack og deltage i møder – det hele udfylder tiden. Det kan endda være vigtigt, men det er ikke faktisk produktivt arbejde. Det er her, 2-minuttersreglen bliver uvurderlig, da den hjælper dig med at afsætte tid til at få hurtige ting af vejen og øge din produktivitet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg husker, da jeg først begyndte min karriere som projektleder, at jeg stolede på mine naturlige instinkter. Jeg har altid været ret optimistisk, så jeg er af natur typen, der “tager det, som det kommer”. Det virkede dog ikke at stole udelukkende på instinktet. Måske ikke overraskende overskred projekterne hele tiden budgettet og blev forsinket i forhold til tidsplanerne. Kunderne blev vrede, når de ikke fik det, de mente, de havde betalt for.
Det blev hurtigt gjort opmærksom på for mig, at den måde, jeg styrede projekter på, egentlig slet ikke var projektledelse. Faktisk lod jeg bare projekterne udfolde sig omkring mig i håbet om, at alt ville løse sig til sidst.
Lærdommen? Vi er nødt til at fokusere på at udføre vigtige og relevante opgaver, som faktisk skaber de resultater, vi stræber efter.
Vi er nødt til at lære, hvordan vi bliver mere produktive på arbejdet. En måde, jeg opnåede dette på, var ved at benytte værktøjer til ressourcehåndtering, som hjælper med at prioritere og fordele ressourcer effektivt.
Sådan bliver du mere produktiv på arbejdet uden anstrengelse
Det er sværere, end det lyder, at finde ud af, hvordan man bliver mere produktiv på arbejdet … eller er det? Det kommer altid til at føles, som om der er for meget at lave og ikke tid nok til at gøre det – men det betyder ikke, at vi faktisk får de rigtige ting gjort. Hvis vi skulle lave en liste over de opgaver, du udfører på arbejdet, som får dig til at “føle” dig produktiv, men som ikke er det, ville det være en lang liste med aktiviteter som at tjekke Slack, rode filer igennem og tjekke din telefon.
Vi hører meget om at blive mere produktive, og vi har skrevet en del om produktivitetstips til projektledere. Når det er sagt, vil de følgende produktivitetstips ikke fortælle dig, hvordan du øger produktiviteten ved at fokusere på at få flere opgaver gjort på kortere tid. I stedet vil vi tale om, hvordan du bliver produktiv ved at lære at prioritere aktiviteter, der virkelig er produktive.
Læs videre for at opdage nogle af de bedste produktivitetstips, jeg har lært, så du kan opnå flere positive resultater med dig selv, samtidig med at du bruger mindre energi.
1. Få styr på dine mange notifikationer
Tilbage til den e-mailindbakke, du tjekker 18 gange om dagen (jeg vil vædde på, at du lige har tjekket den – har jeg ret?). Var der noget virkelig vigtigt i din indbakke, som ikke var der for 10 minutter siden? Mit gæt er, at ingen af de nye elementer, der ankom til din eftertragtede indbakke, faktisk var vigtige.
Hvad nu, hvis du i stedet for at tjekke din e-mail hvert 10. eller 15. minut uden at få noget fra hånden, kun tjekkede din e-mail på nogle få faste tidspunkter hver dag? Hvis du ønsker en hurtig forbedring af produktiviteten, er det en nem ændring at tjekke din e-mail mindre hyppigt.
Så snart du kommer til dit skrivebord om morgenen, skal du give dig selv ti eller femten minutter til at tjekke e-mails og skrive korte svar. Tjek den derefter hurtigt igen midt på formiddagen (bare for at sikre dig, at der ikke er kommet en vigtig e-mail sent på formiddagen). Tjek den igen lige efter frokost, og tjek den så for sidste gang cirka en time eller deromkring, før det er tid til at tage hjem.
Jeg er sikker på, at du på dette tidspunkt spørger dig selv, hvordan i alverden du skal lade være med at tjekke din e-mail adskillige gange om dagen. De bip, lyde og andre signaler, der gør dig opmærksom på nye indgående e-mails, kan være en konstant kilde til afbrydelser. Og afbrydelser reducerer, som du udmærket ved, fokus og produktivitet. Den nemmeste og mest effektive måde at undgå dette på er at lukke dit e-mailprogram helt. Hvis e-mailen ikke er åben, bliver det sværere konstant at kigge på den, og det bliver nemmere for dig at koncentrere dig om én ting ad gangen.
2. Fokuser og følg op
Læg smartphonen fra dig. Selvom det er meget fristende at tjekke din telefon for tekstbeskeder, FB, Twitter, SnapChat og den slags, er arbejdet ikke rigtig det rette tidspunkt til det. Giv dig selv en lille pause fra den sociale cyberverden i et par timer. Brug din energi på en effektiv måde i et par timer, og læg den i den opgave, du har foran dig.
Der findes masser af fantastisk software og apps til effektiv opgavestyring. Benyt dig af disse værktøjer til nemt at se og prioritere opgaver. Måske foretrækker du en liste på papir, men uanset hvad du vælger, skal du ikke spilde tid på at lede efter din liste – den skal være der for at hjælpe dig med at spare tid og holde fokus!
Mit råd er at skrive absolut alle opgaver på listen. Det hjælper dig med at samle dine opgaver og undgå multitasking, fordi du har en klar idé om præcis, hvad du forsøger at arbejde med på et givent tidspunkt. Selvom multitasking derhjemme ofte er en nødvendighed – du hjælper børnene med lektierne, vasker tøj, laver aftensmad og besvarer samtidig et telefonopkald – er det ikke godt for tænkning på højere niveau. Især for vidensarbejdere er multitasking på arbejdet normalt ikke den bedste løsning og kan i sidste ende gøre dig mindre produktiv, end hvis du blot tager én opgave ad gangen. Betyder det, at du ikke bør tage telefonen? Nej – men det betyder, at du bør forsøge at gøre samtalen kort, blot for at få de nødvendige oplysninger. Du kan ringe tilbage og få en mere afslappet samtale, når din opgave er færdig.
3. Begynd med det svære
Sætter du de vanskeligste eller mest krævende opgaver øverst på din liste og forsøger at færdiggøre dem om morgenen (efter mindst en kop kaffe, naturligvis)? Det virker kontraintuitivt for mennesker, der gerne vil "starte dagen stille og roligt". Men det er nemmere at koncentrere sig om og færdiggøre sværere opgaver før frokostpausen, mens hjernen stadig er frisk. Hvis du er ligesom mig, har dine øjne deres egen vilje, når eftermiddagstimerne midt på dagen nærmer sig, og alt, hvad de vil, er at lukke sig og hvile! Gem de daglige opgaver, der kræver mindre selvkontrol, til eftermiddagstimerne.
4. Hold pauser for hjernen
Husk dog, at det, at du arbejder med de svære ting, ikke betyder, at du skal fortsætte, indtil du er helt udmattet. Selvom det ikke virker produktivt, kan pauser øge kvaliteten af dit arbejde og forbedre dit humør, din udholdenhed og dit helbred. Glem ikke at rejse dig fra dit skrivebord et par gange både om morgenen og om eftermiddagen og give dig selv en "pause for hjernen". Bare 5 minutter er nok til at friske sindet op og genoplive din energi. De 5 minutter betaler sig mere end tilbage i form af tænkning af højere kvalitet senere hen.
5. Brug reglen "Gør det nu"
Hvis du ser en opgave, der tager 2 minutter eller mindre at færdiggøre, så gør det nu. Hvorfor 2 minutter? Fordi en så kort opgave ville tage mere tid at tilføje til din opgaveliste og prioritere end blot at få den klaret med det samme. Hvis du tager hånd om de små opgaver, så snart du ser dem, bliver din opgaveliste mindre overfyldt, og det samme gør din hjerne.
Som projektledere er det afgørende, at vi ikke bliver en flaskehals for projektet. Derfor har vi ofte en konstant strøm af tanker kørende "Åh, jeg skal huske at flytte det regneark til den anden mappe". Desværre optager denne type nagende tanker plads i din hjerne, som kunne bruges på vigtigere arbejde. Når det drejer sig om hurtige opgaver, skal du bare "gøre det nu" og klappe dig selv på skulderen for at sætte flueben ved den på din opgaveliste, før den overhovedet nåede dertil!
6. Afhold færre og mere fokuserede møder
Det frygtede kontormøde! E-mailen (som du nu kun tjekker 3 eller 4 gange om dagen) landede i din indbakke mandag eftermiddag: "Kontormøde afholdes onsdag kl. 13.30". Med det samme tænker du, "Så røg hele min eftermiddag". Hvis mødelederen ikke ved, hvordan man afholder et møde ordentligt, har du ret.
Hvis du er mødearrangør, kan du overveje at bruge et produktivitetsværktøj som Slack, hvis resultatet af samtalen ikke kræver øjeblikkelig handling. Men hvis du faktisk er nødt til at holde mødet, er her nogle få enkle idéer, du kan tage i brug for at få mødet til at forløbe problemfrit og hurtigt:
- Hold møderne små og korte – invitér kun personer, der er vigtige for mødet.
- Vælg ét emne til mødet, og lad dig ikke afspore.
- Overvej at holde mødet i et lokale, hvor alle kan stå – det hjælper med at holde mødet så kort som muligt.
- Begynd og afslut møderne til tiden.
- Ved mødets afslutning skal du sørge for, at der er en handlingsplan for dagen, ugen eller endda måneden.
For at gøre møderne så hurtige og produktive som muligt skal de emner, du gennemgår, være dokumenterede og nyttige for dit team. Jeg anbefaler, at du administrerer tidsplaner og opgaver, der fastlægges på dine møder, med værktøjer til projektstyring, som gør dem nemme at ændre og dele.
7. Sæt grænser
Hvis du føler, at du har for meget om ørerne og simpelthen ikke kan fokusere, er det tid til at sætte grænser over for kolleger, der distraherer dig. Det gælder især, når du forsøger at være produktiv, mens du arbejder hjemmefra. Stå fast på din produktivitet, og afvis høfligt og bestemt at arbejde sammen med kolleger, der distraherer dig.
Ligeledes skal du ikke indvillige i at påtage dig arbejde, hvis du ser på det og ved, at du ikke vil kunne bidrage positivt til projektet. Som leder selv er jeg gladere, når teammedlemmer siger: "Ved du hvad? Jeg føler bare ikke, at jeg kommer til at være et aktiv i dette projekt, og her er hvorfor…" i stedet for at spilde deres tid (og påvirke produktiviteten blandt virksomhedens medarbejdere og i dens ressourcer), fordi de var bange for at sætte grænser.
Hvad sker der nu?
Vil du gerne komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
