Sådan afholder du et internt projekt-opstartsmøde + skabelon til dagsorden
Vi projektledere er alle ivrige efter at komme i gang. Det er en medfødt del af, hvem vi er. Vi elsker at sætte ting i gang og se ting ske. Men når det gælder opstarten af et projekt med en kunde, er det vigtigt ikke at kaste sig ud i det, før man først har forberedt sig ordentligt med et internt projektopstartsmøde.
Interne projektopstarter er en afgørende del af den større proces for projektopstart. Når det gælder rækkefølgen af aktiviteter, bør den interne opstart finde sted før enhver kundeopstart eller forudgående opstart.
Hvis man går ind til et kundeopstartsmøde med et velinformeret team og en gennemtænkt plan, får man mest muligt ud af drøftelsen—man lærer så meget som muligt og træffer vigtige projektbeslutninger uden at spilde værdifulde timer, penge og tid ansigt til ansigt med kunden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I denne artikel vil vi foreslå en dagsorden baseret på bedste praksis for et internt projektopstartsmøde og undersøge, hvordan vi kan sikre, at vi starter vores projekter og projektledelsesaktiviteter med de bedste chancer for succes.
Ikke i humør til at læse? Se dette i stedet:
Vigtigheden af interne projektopstarter
Projektledere skal behandle interne projektopstarter med samme grundighed som en kundeopstart. Den interne projektopstart er ikke blot en forløber for det første møde med kunden—den er en hjørnesten, og den sætter tonen, stilen og visionen for hele projektets livscyklus. Det er en mulighed for at uddanne projektteamet, udvikle sammenhold og relationer, afstemme forventninger og sikre, at alle har en klar forståelse af projektet, så vi ikke står og famler foran en kunde.
Når vi ikke passer på, bliver interne projektopstartsmøder ofte reduceret til en hastigt overstået samtale på fem minutter på gangen, fem minutter før det egentlige kundeopstartsmøde. Interne projektopstarter er svære, og det er ofte det møde, som folk tilsyneladende vælger ikke at deltage i. Men hvis vi får det gjort rigtigt og starter et projekt rigtigt, er der langt større sandsynlighed for, at hele projektet bliver en succes.
Hvis vi ikke får det gjort rigtigt, eller hvis vi kaster os ud i det, før vi har forberedt os ordentligt—uanset om det skyldes iver fra vores kunder eller internt—kan vi ende i et møde præget af en uinformeret runde med præsentationer, kedelige isbrydere og formålsløs samtale, som i bedste fald kun giver en smule klarhed over projektets retning og mål—og i værste fald kan få et nyt projekt aflyst, før det overhovedet er begyndt.
Sådan planlægger du din interne projektopstart
Hvis man går ind til et opstartsmøde med et velinformeret team og en ordentlig projektplan, får man mest muligt ud af drøftelsen med kunden og projektets interessenter. Det er vigtigt, at teamet ved så meget som muligt om kunden og projektet, før de begynder at stille dumme spørgsmål foran kunden!
Det er også vigtigt, at teamet arbejder sammen om at udarbejde en solid plan, som skaber tillid hos kunden, og at de i fællesskab træffer alle vigtige projektbeslutninger på forhånd, så værdifulde timer, penge og tid ansigt til ansigt med kunden ikke spildes på interne diskussioner, mens kunden ser på (og bliver stadig mere bekymret for, om bureauets team egentlig ved, hvad de laver).
Hvis teammedlemmerne får mulighed for at bidrage til den officielle projektplan, er det også med til at sikre ejerskab og ansvarlighed, når det gælder projektopgaver. Det er vigtigt, at du som projektleder vejleder teammedlemmerne, mens de er med til at forme projektplanen, for at sikre, at den stadig er i overensstemmelse med arbejdsbeskrivelsen, kundens forventninger og projektets tilgang.
Sådan forbereder du dig til det interne projektopstartsmøde
Før du går i gang med et møde med dine teammedlemmer, skal du have et par ting klar. Tag dig tid til at indsamle alle relevante oplysninger og finde ud af alt, hvad du kan, om kunden og projektet, og indsamle samtidig alle andre relevante oplysninger, du får brug for.
Omsæt dette til et format, som er let for dit team at tilegne sig, og notér alt, hvad du ikke ved, eller eventuelle resterende spørgsmål, du har til senere.
Her er en (ikke-udtømmende) liste over ting, der skal forberedes:
- Interne teammedlemmer — navne, roller og andre oplysninger
- Projektsponsorer og medlemmer af kundens team — navne, roller og andre relevante oplysninger
- Projekttype og metode
- Kundens foretrukne tilgang
- Projektets formål og mål
- Projektets omfang — hvad der er inkluderet, og hvad der ikke er
- Intern kommunikation og samarbejde — kundens forventninger og interne forventninger
- Oplysninger om kundens opstartsmøde — dagsorden, mål og hvad der vil blive gennemgået
- Næste skridt
Det interne projektopstartsmøde (også kaldet teamets opstartsmøde)
Når du har udført alt dit forberedelsesarbejde, skal du udarbejde en dagsorden for det interne projektopstartsmøde og invitere dit team til selve mødet. Vi har udarbejdet en skabelon til en dagsorden for et internt opstartsmøde, som du kan tage udgangspunkt i, samt et eksempel, så du kan se, hvordan det gøres.
Glem ikke at læse Sarah Simes tip om hvordan du afholder et internt opstartsmøde her!
Skabelon og eksempel på dagsorden for internt opstartsmøde
Hent vores dagsordenskabelon og eksempel til interne opstartsmøder, og følg vores tips og forklaringer nedenfor for at opnå de bedste resultater. Tilpas dagsordenen, så den passer til dit projekts unikke behov.
Gennemgang af dagsordenen for det interne projektopstartsmøde
Du finder de grundlæggende oplysninger i eksemplet og skabelonen til dagsordenen for det interne projektopstartsmøde (se ovenfor!), men her er en detaljeret gennemgang af punkterne og deres betydning. Alle projekter er unikke, men det er værdifuldt at sikre, at vi kommer omkring nogle af disse grundlæggende punkter, så vores team er på samme side:
1. Præsentationer — mød dine nye bedste kolleger (15 min.)
Start mødet med at give dit team mulighed for at lære hinanden at kende. Uanset om dit team består af underleverandører, freelancere eller medarbejdere fra et bureau, som har arbejdet sammen på tidligere projekter, vil en isbryderaktivitet eller lidt uformel snak i begyndelsen hjælpe teamet med at lære hinanden at kende (hvis de ikke allerede gør det) og begynde at opbygge positive relationer, som vil sætte tonen for samarbejdet gennem hele projektet.
Bed teammedlemmerne om at præsentere sig selv, deres rolle og baggrund samt dele en sjov oplysning eller lille detalje om sig selv.
2. Kunden — hvad er baggrunden? (5 min.)
Skab en fælles forståelse, så alle forstår den ramme, I arbejder inden for. Det er godt at dele, så hold ikke loginoplysninger eller dokumentation for dig selv. Del alt, hvad du ved, med teamet, så de selv kan komme ajour, og giv dit team alle de relevante oplysninger, de har brug for at sætte sig ind i.
For at holde mødet på sporet er det formentlig en god idé at udskyde eventuelle spørgsmål og svar til slutningen. Ellers kan denne del af mødet ende med at tage uforholdsmæssigt lang tid.
Fortæl, hvordan I fik opgaven med projektet — var det en direkte tildeling fra en eksisterende kunde, er det en helt ny kunde, eller er det en ven af den administrerende direktør? Forklar, hvad I tidligere har lavet med kunden, eller med andre kunder på lignende projekter, og hjælp teamet med at forstå, hvem I arbejder sammen med.
Vi ved alle, at kunder findes i mange forskellige varianter. Men for vores teams er de ofte de mennesker, der altid træffer dårlige beslutninger. Forsøg at fremstille kunderne i et positivt lys. For at undgå alvorlige tilfælde af at komme til at sige noget forkert skal du forklare kundens særlige kendetegn for teamet. Fortæl dem, hvem kunderne er (interne/eksterne), hvad vi ved om dem, hvilke andre projekter de har arbejdet på, og hvordan kunden foretrækker at arbejde.
3. Projektet — hvorfor gør vi dette? (5 min.)
For yderligere at hjælpe med at sætte projektet i perspektiv skal du hjælpe teamet med at forstå, hvorfor de overhovedet gennemfører projektet. Det betyder, at du skal dele kundens forretningsmæssige drivkræfter for at igangsætte projektet og sikre, at der er klarhed over, hvordan succes eller fiasko ser ud.
Og set fra et kundeoplevelsesperspektiv skal du indlede en diskussion med teamet om, hvordan dette projekt forbedrer kundernes eller borgernes liv og imødekommer deres behov.
Fra begyndelsen bør maksimering af den positive kundeoplevelse være kernen i, hvorfor du er involveret i projektet. Skab en vision for, hvorfor teamet bør engagere sig i projektet, og hjælp alle med at forstå, at det, de gør, bidrager til noget, der er værdifuldt.
Endelig skal du fra et bureaus perspektiv være tydelig om, hvordan et vellykket projekt ser ud ud over blot at levere til tiden, inden for budgettet og i henhold til det aftalte omfang. Hvordan vil I som bureau udvikle jer som følge af at gennemføre dette projekt – vil I udvikle en ny kapacitet eller kompetence inden for en ny teknologi?
4. Omfang — hvad skal vi lave? (20 min.)
Når projektets baggrund er på plads, er det tid til at gennemgå detaljerne om projektets omfang sammen med teamet. Normalt betyder det, at man gennemgår projektets tidsplan, estimat, projektgrundlag og SoW (arbejdsbeskrivelse), så alle forstår projektets forløb, aktiviteterne og resultaterne eller leverancerne. Uden at kede alle ihjel skal du hjælpe dem med at forstå projektets særlige forhold, så hele teamet er opmærksomt på begrænsningerne fra dag ét.
Dette er et godt tidspunkt at begynde på RAID-loggen (Risici, antagelser, problemer og afhængigheder). Der er ikke meget, der får folk til at tale om, hvad der kan gå galt, som en gennemgang af en SoW. Jo tidligere du ved det, desto bedre.
Hvis nogen har prøvet dette før og fejlet, hvorfor gjorde de så det? Og hvordan kan du begrænse risikoen for, at det sker? Kendskab til de interne forhold og dit teams unikke forståelse af lignende projekter vil hjælpe med at udvikle en kultur præget af åbenhed og sikre, at overraskelser holdes på et minimum.
5. Tilgang — hvordan får vi det til at ske? (20 min.)
En gennemgang af SoW'en og de foreslåede aktiviteter og resultater skaber en god mulighed for at drøfte eventuelle procesændringer eller nye tilgange, som teamet gerne vil afprøve. Husk, at nyt ikke altid er bedre, og at det, der er afprøvet og gennemtestet, ofte fungerer helt fint. Skab derfor en tydelig vision, og end ikke med at jagte en vild gås helt ud på den blødende kant af teknisk eller procesmæssigt vanvid.
Hvis vi antager, at SoW'en allerede er godkendt, skal du huske, at hvis du ændrer tilgangen, skal du sikre, at du stadig kan opfylde kundens (og bureauets) projektmål, og at du stadig leverer det, du har lovet. Dette er ikke blot en mulighed for at gøre livet lettere for jer selv.
Skab ikke desto mindre ejerskab til projektet i teamet. For at projektet kan blive en succes, skal teamet føle, at det er deres projekt. Ved at afsætte tid og plads til, at teamet kan foreslå idéer, udfordre din plan og finde frem til en bedre måde at arbejde på, ender du med en langt mere robust tilgang og et langt mere engageret team.
6. Roller — hvem gør hvad? (5 min.)
Når teamet har haft mulighed for at forstå projektet og den kontekst, de indgår i, er det værd at tydeliggøre teamets roller og ansvarsområder. Det kan være nyttigt, hvis du kan knytte deres roller tilbage til SoW'en og tydeliggøre de leverancer, der er forbundet med hvert område, hvorfor de findes, og hvad der skal til for at gøre dem til virkelighed.
Det kan være nyttigt at definere en RACI-matrice (ansvarlig, beslutningsansvarlig, hørt og informeret) for SoW'ens leverancer og teamet. RACI-matricen vil hjælpe med at mindske enhver usikkerhed om ansvar og tydeliggøre teamets tryghed ved leveringen.
7. Samarbejde — hvordan skal vi arbejde sammen? (5 min.)
Når du samler et team, der aldrig har arbejdet sammen før, vil der være forskellige opfattelser af:
- Hvordan teamet skal arbejde sammen
- Hvordan samarbejdet skal organiseres
- Hvordan kommunikationen skal flyde
- Hvornår teamet skal mødes
- Hvilke værktøjer der skal bruges
- Hvilke systemer I vil bruge til at dele leverancer eller beskrive detaljer om specifikke opgaver eller sager
Som projektledere er vores rolle at gøre det enkelt, skabe tryghed for alle og få folk til at glæde sig til at arbejde sammen om projektet.
Der er ofte ikke noget rigtigt eller forkert ved disse tilgange, men det er en hjælp til at opnå opbakning, hvis du giver dit team så meget selvstændighed som muligt. Du ønsker, at de skal føle, at de har styr på projektet, og hjælpe dem med at etablere fælles mål for samarbejdet, så alle tager ansvar gennem hele projektet.
Definér jeres forventninger, og lad teamet blive enige om præcis, hvordan de vil levere. Ved at tydeliggøre samarbejdet og blive enige om de praktiske detaljer omkring, hvordan det hele skal gennemføres, hjælper vi med at styre teamets forventninger til, hvad der er acceptabelt, og hvad der ikke er.
8. Kickoff — hvad er dagsordenen for kundens kickoff? (5 min.)
Som projektleder bør du allerede have en plan for kundens kickoffmøde — formålet med at gennemgå den med teamet er at få deres opbakning og give en fornemmelse af sammenhæng og nødvendighed i forhold til de næste skridt.
Hvis det overhovedet er muligt, så gå videre end de sædvanlige punkter, der står på kickoffdagsordenen, og drøft eventuelle nyttige øvelser, der kan gennemføres under kundens kickoffmøde for at få tidlig indsigt eller sætte gang i projektet.
At blive enige med teamet om en dagsorden for mødet kan hjælpe med at skærpe deres fokus og give en nyttig sammenhæng for det forarbejde, der er nødvendigt. Planlægning af mødet er også en god måde at gennemgå de handlinger og beslutninger, der blev truffet tidligere på mødet, hvad angår projektets omfang, tilgang, roller og samarbejde, mens du planlægger, hvordan de skal deles med kunden.
Ud over blot at blive enige om en dagsorden bør du overveje at planlægge endnu et planlægningsmøde for at øve, hvad I vil sige, hvem der skal sige det, og hvilke præsentationer I vil vise, samt øve eventuelle aktiviteter. Du vil blive overrasket over, hvor hurtigt du kan finpudse dagsordenen og mødets indhold, når du øver det ordentligt.
Dette ekstra skridt vil hjælpe dit team med at føle sig mere trygt, give dig mulighed for tydeligt at kommunikere, hvad du forventer af dem foran kunden, og sætte dem i stand til at levere.
9. Næste skridt — hvordan bevarer vi fremdriften? (5 min.)
Der kan være en tendens til at være lidt afslappet, når man starter et projekt — ingen ved rigtig, hvad der foregår, og det kan endda være, at du som projektleder faktisk er den sidste, der bliver tilknyttet projektet. Den måde, du håndterer de første møder og den første kommunikation på, danner rammen for resten af projektet.
For at bevare fremdriften skal du være meget tydelig om de næste skridt. Sørg for, at alle ved, hvad de skal gøre som det næste, og hvornår de skal gøre det, samt hvilke milepæle for gennemgang der er undervejs.
Det er nu, du skal træde i karakter og tage styringen! På dette tidspunkt skal du være meget tydelig om, hvad der skal ske, for at kundens kickoffmøde bliver en succes. Hjælp derefter dit team med at arbejde baglæns derfra.
10. Spørgsmål og svar — hvad har vi ikke fortalt jer? (5 min.)
Afhold en spørge- og svarsession med teammedlemmerne, efter at I har gennemgået alt andet. Det giver dem mulighed for at stille afklarende spørgsmål, og teammedlemmer vil ofte gøre opmærksom på et par ting, som du ikke har tænkt på eller endnu ikke har drøftet med kunden.
Hvad er det næste?
Vi ønsker alle gode kickoffmøder for projekter, men gør vi det rigtige forarbejde sammen med vores kunder, så vi kan få et bedre kickoffmøde med kunden? Projekter kan begynde at gå i opløsning allerede ved kickoffmødet, selv om vi stadig burde være i den indledende forelskelsesfase!
Der er en enkel måde at forbedre chancerne for, at dit projektkickoff forløber godt, få bedre kundemøder og starte dit projekt i en positiv retning. Det er så enkelt som at spise frokost i form af et for-kickoffmøde før det egentlige kickoffmøde.
Hold et møde med kunden inden projektets kickoffmøde, spis lidt sammen, få en uformel snak, og få styr på de besværlige og irriterende detaljer på forhånd, som ellers har tendens til at afspore tingene.
Hvis du vil vide mere om projektkickoffs, kan du se resten af vores serie:
