Hvad er en risikostyringsplan, og hvordan opretter man en (+ skabelon)
En risikostyringsplan (RMP) hjælper dig med at identificere projektrisici, før de får tidsplaner, budgetter eller interessenternes tillid til at bryde sammen. Jeg har set solide projekter mislykkes, fordi teams behandlede risikoplanlægning som papirarbejde i stedet for som et værktøj til beslutningstagning.
I denne guide lærer du, hvordan du opbygger en praktisk plan, der hjælper dig med at vurdere risikopåvirkningen, reagere hurtigere og undgå de fejl, der får projekter til at mislykkes.
Hvad er en risikostyringsplan?
En risikostyringsplan er et dokument, der beskriver, hvordan dit projektteam vil overvåge og reagere på risici, problemer eller andre uventede eller usikre hændelser, der kan påvirke projektet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den analyserer de potentielle risici, der findes i din organisation eller dit projekt, identificerer, hvordan du vil reagere på disse risici, hvis de opstår, og tildeler en ansvarlig person til at overvåge hver risiko og handle, hvis det er nødvendigt.
I sin mest minimale form kan en risikostyringsplan være en håndfuld sider, der beskriver:
- på hvilket tidspunkt projektrisikoen skal udløse en eskalering
- hvordan og hvornår risiko skal vurderes
- rollerne og ansvarsområderne for risikoansvarlige
Hvad er formålet med en risikostyringsplan?
Formålet med en risikostyringsplan er at hjælpe dig med at identificere projektrisici og andre potentielle problemer før du går i gang med projektet, så du kan udarbejde en plan for at begrænse dem i stedet for at reagere reaktivt, når noget går galt. Jo tidligere du identificerer og opdager risici, desto mindre bliver deres påvirkning.
Den hjælper dig også med at planlægge og håndtere usikkerhed mere konsekvent samt holde projektet på tidsplanen, inden for budgettet og inden for det aftalte omfang.
Skabelon til risikostyringsplan
DPM-medlemmer kan downloade vores enkle skabelon til risikostyringsplan.
Sådan bruger du den:
Hvad skal en risikostyringsplan indeholde?
Her er de vigtigste komponenter, du skal medtage i din risikostyringsplan.
Tilgang til risikostyring
Beskriv din overordnede strategi og tilgang til risikostyring. Dette omfatter:
- Risikotolerance: Fastlæg, hvilket risikoniveau du er villig til at acceptere i dit projekt. Din organisation kan have overordnede retningslinjer for dette, som er standard på tværs af alle projekter.
- Strategier til risikobegrænsning: Definer, hvordan du vil bruge metoder som risiko-undgåelse, risikooverførsel og risikodeling. Dette omfatter også værktøjer som risikomatricer, SWOT-analyser samt vurderinger af sandsynlighed og påvirkning.
- Risikostyring: Fastlæg ejerskabet for individuelle risici og for risikostyring mere generelt, og drøft de regler og konventioner, du skal følge, når du håndterer risici.
RAID-log
En RAID-log registrerer risici, antagelser, problemer og afhængigheder, så projektteamet og sponsoren kan gennemgå dem og drøfte dem yderligere.
Dette er en mere enkel løsning end et formelt risikoregister, der er designet til at beregne risikoniveauet. Hvis du ønsker en endnu enklere tilgang, kan du blot føre en liste i din ugentlige statusrapport. Dette er nyttigt til små, ikke-tekniske projekter, der udføres af et team på 3-4 personer i en organisation, som ikke har en standardiseret tilgang til risikostyring.
Hvis dit projekt forløber helt perfekt, er du en meget heldig person. Ting kan gå galt; ting går galt. Brug din RAID-log til at identificere, hvor tingene kommer til at gå galt. Planlæg, hvordan du får løst dem så hurtigt som muligt, så projektet forbliver på sporet.
Risikomatrix
En risikomatrix (også kendt som en påvirkningsmatrix eller risikovurderingsmatrix) viser forholdet mellem risikofaktorer ved beregning af risikoniveauet. Risici med høj sandsynlighed og stor påvirkning er de mest alvorlige.
Dette er en mere grundig tilgang, der kræver et højt detaljeringsniveau. Du kan også inkludere en fuld beskrivelse af den metode, du vil følge for at udføre kvalitativ og kvantitativ risikoanalyse, sammen med en påvirkningsmatrix. Du kan også bruge den til at prioritere risici og tildele numeriske alvorlighedsscorer for at måle niveauet for hver risiko.
Risikonedbrydningsstruktur
Du kan oprette en risikonedbrydningsstruktur for at nedbryde risikokategorier på højt niveau i mindre og mere specifikke risikounderkategorier
Det handler ikke om at skabe kompleksitet—du og dit team vil være glade for at have dette detaljeringsniveau i store virksomhedsprojekter, der involverer flere teams, flere interessenter og meget på spil, hvilket kan have en betydelig indvirkning på virksomheden.
Software til risikostyring
Software til risikostyring og projektstyringssoftware kan understøtte planlægningen af risikostyring, erstatte masser af manuelt arbejde og fremme drøftelser med dit team og din projektsponsor om, hvordan risici kan håndteres for at øge sandsynligheden for, at projektet lykkes.
Du kan også bruge GRC-værktøjer, som dækker et bredere område og integrerer hele risikostyringsprocessen med den overordnede projektstyringsplan. De indeholder typisk funktioner til risikostyring, men omfatter også sporing af compliance, politikstyring, lovgivningsmæssig rapportering og interne revisioner.
Sådan opretter du en risikostyringsplan
Her er trinnene i processen med at oprette en risikostyringsplan.
1. Forbered understøttende dokumentation
Gennemgå den eksisterende projektledelsesdokumentation, før du udarbejder din plan for risikostyring. Denne dokumentation omfatter:
- Projektgrundlag: Dette fastlægger projektets mål, projektsponsoren og dig som projektleder. Det giver dig ret til at udarbejde en projektledelsesplan og en plan for risikostyring. Hvis I ikke bruger formelle projektgrundlag i din organisation, bør du som minimum have dette dokumenteret i en e-mail eller en mindre formel beskrivelse.
- Projektledelsesplan: Denne beskriver, hvordan du vil lede, overvåge og kontrollere dit projekt, herunder hvilken projektmetode der skal anvendes, hvordan fremskridt rapporteres, hvordan problemer eskaleres osv. Din plan for risikostyring er en del af projektplanen.
- Interessentregister: Sørg for at have et solidt overblik over, hvem projektets interessenter er, før du vurderer risici. Hver interessentgruppe medfører et forskelligt sæt risici, når det gælder mennesker, processer og teknologi. Du kan også invitere interessenter til at identificere risici gennem hele projektet og endda udpege dem som risikoejere.
2. Fastlæg konteksten
Tag projektbeskrivelsen og målene fra projektgrundlaget, og brug dem til at beskrive projektets forretningsmæssige værdi samt de negative konsekvenser, der vil opstå, hvis projektet mislykkes.
Indledningen til din plan for risikostyring bør forklare dens formål og forholdet til den overordnede projektplan. Brug denne kontekst til at indlede en samtale om risikostyring med dit team og din projektsponsor.
3. Beslut, hvordan risici skal identificeres og vurderes
Forskellige metoder er velegnede til forskellige typer projekter. De metoder, du vælger, skal også være bæredygtige, så teamet kan anvende dem gennem hele projektet.
Det afgørende er at have de rigtige drøftelser og indhente input tidligt i projektets livscyklus for at skabe enighed med dit team og dine interessenter. Brug disse drøftelser til at blive enige om risikokategorier, risikohåndteringsplaner og metoder til at beregne risiciens alvor.
4. Identificer løbende risici
Afhold en risikoworkshop eller en gruppesession med dit team, vigtige interessenter, projektsponsoren og fageksperter for at identificere, evaluere og planlægge reaktioner på risici.
Opdater din plan for risikostyring direkte under workshoppen:
Gennemgå alt i kolonne E-R, og sørg for, at du har klare SMART-resultater i hver boks. Din rolle er at facilitere mødet og brainstorme med interessenterne for at evaluere både kendte risici og mulige risici, der måske ikke er blevet taget i betragtning.
Ved afslutningen af workshoppen bør interessenterne være enige om projektrisiciene, den ønskede risikohåndtering og risicienes forventede indvirkning. Interessenternes opbakning er afgørende for en vellykket risikohåndtering.
5. Udpeg risikoejere
Efterhånden som du identificerer risici, skal du samarbejde med teamet om at udpege ejere, herunder dig selv, hvor det er nødvendigt. Projektlederen kan ikke eje alt. Det kan være vanskeligt at udpege risikoejere, fordi det kræver ansvarlighed hos interessenterne.
Sørg for, at risikoejerne har gennemgået planen for risikostyring og er klar over deres ansvar. Følg op med dem, mens du overvåger risici gennem hele projektets livscyklus.
6. Udfyld risikoregisteret
Efter risikoworkshoppen skal du færdiggøre alle nødvendige oplysninger i risikoregisteret. Dette omfatter en beskrivelse af risikoen, kategorien for risikohåndtering, en detaljeret risikohåndtering, risikostatus og risikoejer.
Sørg for, at risikohåndteringen afspejler alvoren og betydningen af den tilsvarende risiko. Gennemgå risikoregistret for at forstå eventuelle bredere sammenhænge, der måtte være mellem risiciene.
7. Udgiv risikoregistret
Send det opdaterede risikoregister rundt senest 48 timer efter workshoppen, så alle får tid til at læse og bearbejde resultatet.
Du kan også bruge risikoregistret i bredere projektdiskussioner til at forklare eller fastlægge tidsplanen for et projekt eller specifikke handlinger, der skal gennemføres. Det er vigtigt at være rettidig, så resultatet kan bruges i andre projektdokumenter.
8. Overvåg og vurder risici løbende
Du vil hele tiden støde på nye risici i løbet af projektet. Faktisk kan begrænsningen af én risiko skabe en anden risiko eller efterlade en “restrisiko”.
Hvis det er muligt, kan du afholde risikoworkshops med jævne mellemrum under hele projektets varighed eller indarbejde gennemgange af risikoregistret i andre tilbagevendende planlægningsaktiviteter. Du kan også bruge årsagsanalyse til bedre at forstå, hvordan risici opstår, især når de samme typer problemer bliver ved med at dukke op.
Der er ikke meget, der føles så demotiverende som at undvige én risiko for derefter at køre blindt ind i en anden, langt større risiko.
9. Arkivér din plan
Efter projektet skal du arkivere din risikostyringsplan til fremtidig reference. Selvom ikke alle risikostyringsplaner passer til alle projekter, kan strategierne for risici og håndtering stadig være relevante. Brug tidligere risici til at skabe et grundlag for dit næste projekt.
Eksempel på en risikostyringsplan
Her er et enkelt eksempel på risikostyring, der reddede et projekt:
Et bureau accepterede en ambitiøs tidsplan for et meget teknisk projekt. Teamet havde rejst bekymringer, da projektet blev igangsat, men ledelsen ønskede stadig at fortsætte. Projektlederen og den tekniske arkitekt registrerede tidsplanrisikoen, før projektet startede, og deres strategi for risikohåndtering var at revurdere projektets tidsplan ved hjælp af en Monte Carlo-simulering.
Efter at have beregnet en pessimistisk, optimistisk og sandsynlig varighed for hver projektaktivitet på den kritiske sti fastslog de matematisk, at projektet havde 3 % sandsynlighed for at nå tidsfristen.
Sådan kan det se ud i dit risikoregister:
Projektlederen tog dette op med kunden, og kunden indvilligede i at afgrænse projektet på ny og etablere et nyt referencegrundlag for projektet, før de gik i gang. Det var en for stor risiko for dem at løbe.
Hvad er det næste?
Uanset om du er ny projektleder eller en erfaren professionel, er det afgørende for projektets succes at have en god risikostyringsplan. Og nøglen til en vellykket risikostyringsplan er tilpasningsevne. Du skal sørge for, at du med hvert projekt, du leder, kan tilpasse risikostyringsplanen til dit projekt, din branche og din organisation.
Dyk dybere ned i disse strategier ved at tilmelde dig et af disse omfattende kurser i risikostyring.
