Hvad er en projektrevision & hvordan udfører man den med succes
Revisioner defineret: Projektrevisioner er uafhængige gennemgange, der vurderer et projekts resultater, færdiggørelse og udfald. De hjælper med at sikre, at leverancerne stemmer overens med de oprindelige planer eller kontrakter.
Bliver du revideret? Bevar roen: Revisioner sætter fokus på organisationens effektivitet, afdækker styrker og svagheder inden for overholdelse af regler og forbedrer ansvarligheden. De er uvurderlige til at identificere mangler og risici.
En revisions anatomi: Projektrevisioner ser på projektets omfang, planer og leverancer til interessenter. Forskellige revisionstyper kan indebære en gennemgang af andre specifikke processer og komponenter.
At blive udsat for en projektrevision behøver ikke at være lige så smertefuldt som en skatterevision, men hvis du vil komme problemfrit igennem den, skal du forberede dig. Hvis dit projekt bliver revideret (eller hvis du selv gennemfører en revision for at sikre, at dit projekt er i god stand).
Jeg guider dig gennem alt det, du har brug for at vide om projektrevisioner, og hvordan du gennemfører en med succes og stort set uden problemer.
Hvad er en projektrevision?
En projektrevision er en uafhængig gennemgang af et projekts resultater, hvordan arbejdet blev udført, og dets resultater. Den kan også omfatte en grundig gennemgang af alle leverede resultater og en sammenligning med arbejdsbeskrivelsen eller projektgrundlaget.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En projektrevision kan være en del af en virksomheds proces (f.eks. revision af nogle eller alle projekter), eller den kan gennemføres på anmodning fra en kunde for at sikre, at denne har modtaget alle de leverancer, som vedkommende har betalt for som en del af sin kontrakt.
Hvorfor er projektrevisioner vigtige?
Projektrevisioner er vigtige, fordi de kan vise, hvor godt din organisation gennemfører projektarbejde. De kan også være en faktor i forbindelse med overholdelse af regler i visse regulerede brancher.
Selv hvis du ikke er forpligtet til at gennemføre eller deltage i projektrevisioner, kan de være en værdifuld øvelse, der afdækker svagheder eller mangler i leverancerne. De er også en god praksis inden for risikostyring og en måde at holde projektteamet ansvarligt for det arbejde, som det forventes at levere.
Vigtige elementer i en projektrevision
Her er de vigtigste elementer, der indgår i en projektrevision.
Revisionsproces
Revisionsprocessen kan variere afhængigt af den type revision, der gennemføres (mere om dette nedenfor). Den kan omfatte en gennemgang af projektets omfang eller arbejdsbeskrivelsen, projektplanen og alle leverancer, der blev sendt til kunden eller andre vigtige interessenter.
Hvis revisionen fokuserer på projektprocessen, kan revisorerne være mere interesserede i at se projektplanen og arbejdsgangene. Nogle revisioner følger en meget detaljeret metode, mens andre er mindre formelle.
Hvis der var problemer med projektet, eller hvis en kunde er utilfreds med de leverede resultater eller det udførte arbejde, kan al kommunikation (e-mails, optagelser af opkald, Slack-beskeder) blive gennemgået som en del af revisionen. I dette tilfælde kan bureauet eller projektteamet være nødt til at bevise, at kunden eller en anden interessent ikke gav feedback eller direkte gav udtryk for, at vedkommende var utilfreds.
Dokumenter og data
Dokumenter og data udgør en stor del af en projektrevision. De typer projektdokumenter og data, som revisionsteamet vil ønske at gennemgå, omfatter blandt andet:
- Arbejdsbeskrivelser eller projektgrundlag
- Kontrakter (mellem virksomheden og en kunde samt mellem virksomheden og eventuelle leverandører eller kontrahenter)
- Projektplaner og tidsplaner
- Softwarelicenser eller brugeraftaler
- Tidsregistreringsark fra projektteamets medlemmer
- Projektkommunikation (e-mails, Slack-beskeder, optagelser af opkald osv.)
- Projektstatusopdateringer (klientvendte eller interne)
- Feedback eller godkendelser fra kunden
- Fakturaer og betalingskvitteringer
- Projektets risikoregister eller risikostyringsplaner
- Dashboardoversigter eller andre målinger af projektdata
- KPI'er, OKR'er eller kritiske succesfaktorer
Typer af projektrevisioner
Her er de vigtigste typer af projektrevisioner:
- Procesrevision: Procesrevisioner ser på, hvordan projektarbejdet blev udført. Målet er at forstå beslutningsprocessen, og revisionsteamet vil se på projektets fremdrift samt hvordan arbejdet udføres, og af hvem. Revisionsrapporten kan bruges til at forbedre processer eller fremhæve, hvor et team har brug for oplæring eller støtte.
- Resultatrevision: Resultatrevisioner bruges til at forstå, hvordan et projekt klarede sig. Se på projektets mål og målsætninger, og mål hvor tæt outputtet eller leverancerne når disse mål. Lad os sige, at dit team forudsiger en stigning på 20 % i organisk trafik inden for 6 måneder for et webstedsprojekt, men revisionen afslører, at den steg med 30 % (hvilket betyder, at dit team fortjener et stort klap på skulderen).
- Overholdelsesrevision: I en reguleret branche bruges en overholdelsesrevision til at sikre, at projektteams overholder loven. Hvis du for eksempel bygger et websted, der indsamler data, som er beskyttet under HIPAA, kan en revision se på, hvilke data der indsamles, hvordan de indsamles, og hvordan de bruges og opbevares. Denne type revision kan også bruges til at kontrollere overholdelse af privatlivslovgivning eller andre regulatoriske krav.
- Finansiel revision: En finansiel revision er præcis, hvad det lyder som. Den kan bruges til at bekræfte, hvordan et projektbudget blev brugt, og afdække eventuelt spild (eller økonomisk svindel, men lad os håbe, at det ikke er tilfældet).
Hvem er involveret?
Her er nogle af de personer, der typisk vil være involveret i projektrevisionen, og deres roller.
Projektleder
Som projektleder kan du forvente at være revisionens tovholder. Du ved, hvem der gjorde hvad, du ved, hvor filerne er, og du har sandsynligvis mest kontekst for, hvorfor tingene blev gjort, eller hvordan beslutningerne blev truffet.
Du kan blive mødt af en strøm af spørgsmål eller hastende anmodninger, hurtigere end du kan nå at besvare dem, men bevar roen, bed alle om at tage en pause, og læg en plan for at give alle det, de har brug for. Prøv at betragte revisionen som et projekt, der skal styres, for det er den.
Revisionsteam
Revisionsteamet kan bestå af personer uden for projektet, som kan se objektivt på det med friske øjne. De kan være interne i organisationen eller eksterne, komme fra en tredjepart eller endda fra en offentlig myndighed.
Sørg for at vide, hvem dine revisorer er, og hvad de vil se efter. Det hjælper dig med at give de mest relevante oplysninger til de rigtige personer.
Interessenter
Projektets interessenter, herunder projektsponsoren, kunder, projektteamet og organisationens ledelse, kan være involveret i revisionen. De kan få brug for at fremlægge projektdokumenter som projektgrundlaget, budgettet, risikoregistret, projektplanen eller andre projektleverancer.
Fageksperter
Fageksperter kan blive tilkaldt for at gennemgå forskellige leverancer eller tilgange til arbejdet med henblik på at rådgive om overholdelse eller bedste praksis eller give tilbagemelding på tilgangen. Det kan for eksempel være en ekstern udvikler, der gennemgår kode, eller en revisor eller indkøbsspecialist, der gennemgår budgettet eller leverandørkontrakterne.
Sådan gennemfører du en projektrevision
Her er trinnene til at gennemføre en projektrevision.
1. Planlæg
Det første trin i revisionen er at planlægge den. Hvad skal revideres, hvornår skal revisionen finde sted, og hvem skal gøre hvad? Det kan minde om at udarbejde en projektplan eller følge den projektstyringsproces, du normalt anvender i forbindelse med andet projektarbejde.
Du (eller den person, der er ansvarlig for revisionen) bør have en revisionscheckliste, der indeholder alle de punkter, revisionsteamet ønsker at indsamle og gennemgå.
2. Gennemfør
Derefter gennemgår du den planlagte revisionsproces. Det kan indebære indsamling af leverancer, interview af projektteamets medlemmer og sammenholdelse af benchmarkværdier med de faktiske projektmålinger. Du gennemfører måske ikke selv revisionen, men du skal hjælpe revisionsteamet med dokumenter og planlægning samt yde den øvrige nødvendige støtte, mens de gennemfører revisionen.
3. Opsummer og rapportér
Når revisionen er afsluttet, analyserer revisionsteamet læringen og udarbejder og distribuerer en revisionsrapport. Rapporten indeholder oplysninger om revisionens mål, læringspunkter, anbefalede korrigerende handlinger og en handlingsplan for implementering af resultaterne i fremtidige projekter.
Revisionsrapporten kan også indeholde en kopi af revisionschecklisten, så alle har samme forståelse af, hvad der blev gennemgået, og hvordan det blev gennemgået. Det hjælper med at sikre, at intet er blevet overset.
4. Implementér
Som projektleder skal du samarbejde med dit team for at sikre, at eventuelle revisionsresultater eller anbefalinger implementeres, enten som en korrigerende handling i det reviderede projekt eller i fremtidige projekter.
Der er en række måder, du kan gøre dette på, afhængigt af revisionsresultaterne og af, hvor du befinder dig i projektets livscyklus. Hvis det er for sent at omsætte en anbefaling til praksis i det aktuelle projekt, kan du oprette et dokument med noter til det næste projekt, før du går i gang med det.
5. Opfølgning
Afhængigt af revisionsresultaterne kan det være nødvendigt at følge op med revisionsteamet eller andre ledere i din organisation. Det kan omfatte at sende en manglende leverance, korrigere en ineffektiv proces eller endda demonstrere, hvordan du har foretaget forbedringer i fremtidige projekter.
Eksempel på en projektrevision
Lad os se på et eksempel på en revision fra et digitalt bureau. Et projektteam var ansvarligt for at levere et opdateret brand, en digital strategi, en indholdsstrategi og et nyt website til at understøtte strategien.
Klienten ringede til bureauets administrerende direktør omkring tre fjerdedele inde i projektet for at sige, at han ikke var tilfreds med, hvordan tingene gik. Han følte, at strategidokumenterne var for generiske, og forstod ikke, hvad hans team skulle gøre.
Han følte også, at han ikke havde fået klare instruktioner om gennemgang af leverancerne, og at hans feedback ikke blev implementeret. Han nævnte desuden, at dokumenterne var fyldt med fejl, og at redigeringer ikke blev overført direkte.
Den administrerende direktør bad sin kreative direktør og ledende tekstforfatter om at gennemføre en revision, herunder en tidsrevision, for at vurdere, hvordan teamets timer blev brugt på tværs af leverancerne. Projektlederen og kundeansvarlige fandt SOW'en og projektplanen frem sammen med strategianbefalinger, brandingpræsentationer, wireframes til websitet, designs og tekstdokumenter.
De bad også om alle e-mails med klientens feedback samt optagelser af opkald, der indeholdt en præsentation eller gennemgang af leverancerne. Revisionsteamet konkluderede, at teamet bestod af for mange mere junior medarbejdere og havde brug for yderligere kreativt tilsyn, mere end projektlederen alene kunne levere.
Den administrerende direktør informerede klienten om, at den kreative direktør ville føre tilsyn med resten af projektet, og at nogle af leverancerne ville blive revideret på baggrund af feedbacken uden ekstra beregning. Klienten var langt mere tilfreds og fortsatte samarbejdet med bureauet i mange år, efter den indledende revision var afsluttet.
Fordele ved at gennemføre en projektrevision
Her er nogle af fordelene ved at gennemføre regelmæssige projektrevisioner:
- Øg eller oprethold projektkvaliteten: Selvom kvalitetssikring bør være en del af ethvert projekt, kan et nyt perspektiv eller endda en objektiv tredjeparts gennemgang af et projekt bidrage til at sikre projektkvaliteten eller give yderligere idéer til forbedringer.
- Find muligheder for effektivisering: Uvildige observatører kan også være en nem måde at finde muligheder for effektivisering på. Det er aldrig en dårlig idé at få nogen til at spørge, hvorfor tingene gøres på en bestemt måde!
- Sørg for juridisk overholdelse: Revisioner kan bidrage til at sikre, at lovgivningen overholdes, hvilket kan beskytte virksomheden eller teamet mod potentielle retssager.
Værktøjer til projektrevisioner
En revisionsplan opstår ikke af sig selv, men der findes mange valgmuligheder inden for projektstyringssoftware, som kan være meget nyttige, når det gælder planlægning og gennemførelse af projektrevisioner. De kan hjælpe dig med at finde dokumenter, samtaler og leverancer, så de hurtigere når frem til revisionsteamet.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Uanset om dit PMO har en formel proces, eller revisionerne er mere ad hoc og sættes i gang i realtid, kan denne type værktøj bidrage til at øge effektiviteten og holde tingene organiseret.
Bedste praksis for rapportering af projektrevisioner
Ligesom når du driver et projekt, skal du også sørge for, at projektrevisionerne forløber problemfrit, så de ikke bliver overvældende eller distraherende for dit team. Her er nogle bedste praksisser, der kan hjælpe dig med at forhindre, at revisioner bliver en distraktion:
- Kommunikér proaktivt: Intet skaber hurtigere usikkerhed på et team end uvished. Hvis dit team bliver revideret, bør du eller en anden leder i organisationen forklare alt det, de har brug for at vide om revisionen. Hvad bliver undersøgt? Hvorfor sker det? Hvad bliver resultatet?
- Stil spørgsmål ud fra nysgerrighed: Revisorer bør forsøge at stille spørgsmål eller fremsætte anmodninger ud fra ægte nysgerrighed. De fleste mennesker ønsker at gøre et godt stykke arbejde, og hvis en revisor anlægger en anklagende tone, kan det få teammedlemmerne til at gå i forsvarsposition. Selv hvis nogen begik en fejl, kan der være mange grunde til, at det skete, og nogle fejl ligger uden for teamets kontrol – f.eks. hvis de ikke havde de rigtige oplysninger fra starten eller ikke havde tid nok til at korrekturlæse leverancerne.
- Del resultaterne af revisionen: Del resultaterne af revisionen med dit team, også når de ikke er de bedste nyheder. Hvis nogen bliver fjernet fra teamet eller organisationen, eller hvis en kunde har besluttet at afslutte samarbejdet, skal du fortælle det til teamet. Men lad det ikke blive ved det – tal om, hvordan I vil forhindre problemet i fremtiden, eller hvad det næste skridt bliver.
Fejl, du bør undgå
Her er nogle fejl, du bør undgå som en del af processen for projektrevision.
1. At forsøge at skærme dit team fra en projektrevision
Selvom du ikke ønsker at skræmme dit team med en revision, er det heller ikke en god strategi at holde dem i uvidenhed. Fortæl dit team nok til at give dem ro i sindet, og forsikr dem om, at du har styr på situationen. Hvis du ikke gør det, kan de begynde at danne deres egne historier om, hvad der foregår, hvilket kan have en negativ indvirkning på teamets engagement.
2. At vælge et revisionsteam, der ikke er (eller ikke kan være) objektivt
Når man gennemfører en revision, kan personer, der ikke kan være fuldstændig objektive, introducere bias i processen. Inddrag neutrale teammedlemmer, som kan basere sig på data, for at sikre, at revisionen gennemføres retfærdigt og giver reel indsigt.
3. Ikke at handle på baggrund af resultaterne af revisionen
Projektrevisioner er forholdsvis omfattende opgaver og kræver en betydelig investering af tid og ressourcer. Det ville være en stor fejl ikke at lære af resultaterne og fortsætte med at forbedre processer eller overholdelse af krav.
Bliv medlem for at få mere indsigt i projektledelse
Hvis du kunne lide denne dybdegående gennemgang af projektrevisioner og gerne vil lære mere om projektledelse og interessenttilfredshed, så bliv medlem af vores fællesskab. Lær mere om bedste praksis eller få nye idéer fra dine kolleger og andre projektledere.
