6 trin til at oprette et projektgrundlag (+ eksempel & skabelon)
Projekter kan ikke begynde uden et projektgrundlag: Projekter kan ikke officielt begynde uden et projektgrundlag, og hvis man springer dette trin over, fører det til manglende fælles retning og øget risiko for projektsvigt.
Projektgrundlag sikrer fælles retning og opbakning: Et projektgrundlag beskriver omfanget og forretningsgrundlaget, så alle interessenter er enige om projektets formål og leverancer, før projektet reelt går i gang.
Grundplan for projektsucces: Et projektgrundlag definerer roller, ansvar og projektmål og giver projektlederen beføjelse til at udføre projektarbejdet og anvende projektbudgettet.
Hold det enkelt, og bevar overblikket: Dit projektgrundlag bør give et overordnet overblik, undgå unødvendige detaljer og holde tingene enkle, så alle, der er involveret i projektet, kan forstå, hvad der foregår.
Brug en skabelon: I stedet for at oprette et projektgrundlag fra bunden til hvert nyt projekt kan du bruge en skabelon (f.eks. vores!) og spare tid.
Projektbeskrivelser afgrænser dit projekts omfang og målsætninger. Hvis du gerne vil starte dit nye projekt på den rigtige måde, er en omfattende projektbeskrivelse den bedste måde at komme i gang på, og den sparer dig tid senere i forløbet.
Uden en sådan kan dit projekt faktisk ikke officielt begynde, og der er ingen garanti for, at alle dine interessenter er enige om projektets formål og leverancer. Det giver grobund for ukontrolleret udvidelse af projektets omfang, miskommunikation og i sidste ende projektfiasko.
Jeg vil beskrive, hvad en projektbeskrivelse er, og hvordan en velformuleret projektbeskrivelse holder os på rette spor gennem hele projektledelsens livscyklus. Du finder også eksempler på projektbeskrivelser, en skabelon til en projektbeskrivelse og en liste over softwareværktøjer, der kan hjælpe dig med at udarbejde og administrere din projektbeskrivelse.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er en projektbeskrivelse?
En projektbeskrivelse er et formelt dokument, der beskriver den fælles forståelse af et projekts omfang, udvikling og projektmålsætninger, samtidig med at rollerne og ansvarsområderne for hver involveret part defineres. Det er generelt et forholdsvis kort dokument.
Projektbeskrivelser giver grønt lys til, at et projekt kan begynde. Ligesom den juridiske definition af ordet “charter” giver en projektbeskrivelse inden for projektledelse et projekt tilladelse til at eksistere og bemyndiger projektlederen til at udføre arbejdet og bruge projektbudgettet. Hvis projektbeskrivelsen godkendes, går projektet videre til planlægningsfasen.
Du kan også se en projektbeskrivelse omtalt som en kort beskrivelse eller et projektinitieringsdokument (PID).
Her er en kort opsummering:
Hvornår skal jeg udarbejde projektbeskrivelsen?
Projektlederen bør udarbejde projektbeskrivelsen under projektinitieringsfasen. Det er afgørende for at skabe en fælles forståelse blandt de vigtigste interessenter før projektets opstart at dokumentere projektets formål, hvilke aktiviteter der indgår i gennemførelsen, og hvem der er ansvarlig for at udføre de enkelte aktiviteter.
Skabelon og eksempel på en projektbeskrivelse
Hent din skabelon her, og brug denne vejledning, mens du udfylder den – indsigterne i denne artikel hjælper dig med at udarbejde en solid projektbeskrivelse. Vi har også inkluderet et udfyldt eksempel, så du kan få en idé om, hvordan din bør se ud.
Projektbeskrivelse kontra arbejdsbeskrivelse (SoW) og projektplan
Den primære forskel mellem disse projektdokumenter er, at arbejdsbeskrivelser beskriver, hvad projektet omfatter, og hvilket budget det har, projektbeskrivelsen bemyndiger projektlederen til at bruge dette budget, og projektplanen beskriver, hvordan arbejdet skal udføres, og hvordan budgettet skal bruges.
Arbejdsbeskrivelse
En SoW beskriver virksomhedens behov for et projekt, angiver hvad der er inkluderet eller ikke inkluderet som en del af projektet, og beskriver specifikke projektleverancer. En SoW opsummerer typisk også projektforudsætninger og foreslåede acceptkriterier.
Et SoW er et afgørende referencepunkt for projektets interessenter, og det er helt essentielt for PM'er at vide hvordan man opretter et SoW. Selvom et velskrevet SOW kan spare dig for masser af besvær, kan selv en lille fejl omvendt få massive konsekvenser senere hen.
Du kan betragte SoW'et som en forløber for og en vigtig inputkilde til det formelle projektcharter.
Projektplan
Hvor projektcharteret forklarer et projekts “hvad” og “hvorfor”, beskriver projektplanen “hvordan”. Ligesom projektcharteret bygger videre på SoW'et, bygger projektplanen videre på projektcharteret.
En projektplan forklarer, hvordan du vil håndtere de forskellige aspekter af et projekt, herunder potentielle risici, projektplanlægningen, kommunikation osv.
Hvorfor er projektcharteret vigtigt?
Projektcharteret er vigtigt, fordi det får dine interessenter til at blive enige om, hvorfor I gennemfører projektet, hvad der er omfattet (på et overordnet niveau), og hvem der gør hvad. Nogle organisationer kræver et underskrevet projektcharter, før de allokerer ressourcer, herunder finansiering, til dit projekt.
Lad os se nærmere på fordelene fra hver involveret parts perspektiv.
Fordele for projektledere & teams
- Formulerer projektets værdiforslag: hjælper dig med at afgøre, om det kan betale sig at gennemføre projektet
- Sparer tid senere: den tid, du bruger på at tydeliggøre målene i begyndelsen af et projekt, er tid, du ikke behøver at bruge på fejlfinding og forhandling senere i projektets livscyklus
- Tydeliggør budgettet: sikrer, at finansiering er tilgængelig og bliver frigivet til tiden. Hvis du fastlægger dine beføjelser til at godkende udgifter og dine budgetter, sparer du tid, før projektet starter.
- Fastlægger klare retningslinjer for dit projektteam: at definere succeskriterier er uvurderligt for at kunne guide teamet, når du begynder at orientere dem om projektet
- Styrker teamets moral: Et team, der arbejder under et sjusket charter, vil gentagne gange opleve forvirring, mens deres hårde arbejde går til spilde eller bevæger sig i den forkerte retning. Et velskrevet charter angiver målepunkter for et vellykket projekt, som teamet kan føle sig motiveret og trygt ved at arbejde hen imod.
Projektcharteret er blevet automatisk, ikke? Folk glemmer, hvad det hele handler om. Det er et fantastisk dokument; det er dit salgsdokument, der skal få folk begejstrede for det, vi laver. Det angiver også, hvem projektlederen er. Når du ikke har den formalisering, går du ind i lokaler, og folk siger: ‘Hvem har gjort dig til projektledelsens gud eller gudinde?’ Du har dette stykke papir, der siger det lige her. Den administrerende leder har underskrevet det. Så det er også et dokument, der bakker dig op.
Fordele for kunder & andre interessenter
- Skaber en fælles forståelse: interessenterne ved, hvad de kan forvente, og hvilke ressourcebegrænsninger projektet står over for
- Fungerer som et markedsføringsværktøj: projektcharteret kan fungere som et salgsdokument, der retfærdiggør nye eller eksisterende investeringer.
Hvad skal et projektcharter indeholde?
Her er, hvad du skal inkludere i dit projektcharter:
- Introduktion: forklarer formålet med charteret og angiver projektnavnet
- Businesscase og omfangsbeskrivelse: forklarer projektets formål (herunder forretningsdrivkræfter og eventuelle relaterede projekter), definerer aktiviteter på højt niveau, som er en del af projektets omfang (dette hjælper med at undgå ukontrolleret omfangsudvidelse senere), og beskriver det forventede investeringsafkast
- Succeskriterier: definerer, hvordan succes ser ud, og hvordan teamet vil måle succes
- Vigtige krav eller leverancer: opsummerer krav på højt niveau og/eller vigtige leverancer
- Budget: estimerer projektomkostningerne, helst fordelt på projektfaser, og definerer kilderne til projektfinansiering
- Milepælsplan: estimerer projektets varighed og opsummerer hver større del af projektet samt alle milepæle
- Antagelser og begrænsninger: identificerer kendte og ukendte parametre ved projektets opstart
- Projektrisici: opsummerer større kendte trusler eller muligheder, der kan påvirke projektets succes
- Team og organisation: definerer projektroller og -ansvar
- Godkendelser: indeholder et felt, hvor interessenter kan registrere deres godkendelse (eller afvisning) af charteret.
Ud over disse afsnit i projektcharteret kan du også inkludere et bilag med dokumenter såsom:
- Liste over leverancer: hvis leverancerne allerede er defineret, indeholder denne liste detaljer om hver leverance – hvad den er, og de tilhørende acceptkriterier (såsom acceptkriterier baseret på giv-når-så-metoden)
- Planlægningsdokumenter: projektets tidslinje, kalender eller andre dokumenter, der angiver rækkefølgen af projektaktiviteter og indeholder detaljer om hver projektmilepæl eller -fase
- Kommunikationsplan: denne indeholder detaljer om, hvordan alle involverede personer holdes informeret om fremskridt, omfangsændringer osv.
Project Management Institutes guide til vidensgrundlaget for projektledelse (PMBOK) er en god reference, hvis du vil have flere oplysninger om hvert af disse nøgleelementer.
Sådan opretter du et projektcharter
Der findes ikke én rigtig måde at oprette et projektledelsescharter på, men her er en grundlæggende proces, du kan overveje:
1. Drøft det med interessenter og teamet
Indsaml oplysninger om projektet ved at mødes med vigtige interessenter, herunder projektlederen, projektsponsorer, kunder og repræsentative medlemmer af projektteamet.
Glem ikke, at interessenter også kan omfatte andre teams, der leverer specialiseret support, såsom eksperter i netværkskapacitet og sikkerhed.
2. Tag noter, og organiser dem
Stil spørgsmål under dine drøftelser, og tag noter, der hjælper dig med at udfylde hvert afsnit i dit charter. Brug din tid fornuftigt til at indsamle de vigtigste oplysninger; du kan altid udfylde de understøttende detaljer senere.
3. Brug en skabelon
Udnyt de mange projektcharterskabeloner, der findes online, til at skabe det format, der bedst imødekommer dit projekts behov.
DPM-medlemmer kan bruge vores færdige charterskabelon sammen med en række andre tidsbesparende ressourcer. Alternativt kan du bruge et af eksempelprojektcharterne i dette indlæg som udgangspunkt.
4. Medtag specifikke oplysninger
Lad os begynde med et dårligt eksempel. For en bankkunde skriver en projektleder projektets målsætning i charteret som “forbedre kommunikationskanalerne”. Ja, god kommunikation er et værdifuldt mål, men den måde, det er skrevet på, overlader meget til fantasien:
- Hvis kommunikationskanaler vil blive forbedret? Kunder? Internt personale?
- Hvor mange brugeres behov forsøger vi at imødekomme?
- Opdaterer vi et eksisterende system eller bygger vi et helt nyt system?
- Hvornår vil det være færdigt?
- Omfatter omfanget oplæring i det nye kommunikationsværktøj?
- Vil kontrakten omfatte løbende support af systemet?
Et fuldstændigt charter vil give klare og specifikke oplysninger om disse spørgsmål, så læseren kan forstå projektets formål. Her er et bedre eksempel på en erklæring om projektets omfang (en vigtig del af dit charter):
“Opret et nyt kommunikationssystem, der skal erstatte ABC-systemet inden december 2024, så kunder kan chatte med deres produktchefer via XYZ-banks egne mobilapps. Oplær 400 medarbejdere i at vedligeholde og understøtte systemet internt.”
Dette er naturligvis kun målformuleringen og ikke hele charteret. Eksemplet viser dog forskellen mellem et sjusket skrevet og et gennemtænkt skrevet charter.
Brug en lignende logik til at udarbejde andre afsnit af charteret. Formålet med denne øvelse er, at projektsponsoren har tilstrækkelige oplysninger til at kunne godkende projektet.
5. Gennemgå med teamrepræsentanter
Når du har udarbejdet et projektcharter, men før du gennemgår det med en kunde, skal du afsætte tid til at gennemgå charteret med centrale medlemmer af dit team for at vurdere, om det er korrekt og fuldstændigt.
6. Præsenter det til godkendelse
Bemærk, at dette trin ikke er “send til godkendelse”. Projektcharteret er nøglen til at få godkendelse til at gennemføre projektet, og det er vigtigt, at det præsenteres korrekt. Undgå blot at vedhæfte dit charter som en PDF i en e-mail, hvor det risikerer at blive ignoreret eller afvist uden videre.
Præsenter i stedet dit charter for dine sponsorer, interessenter eller kunder – gør det på et møde eller gennem en præsentation med dias, der indeholder understøttende medier. Sørg for at afsætte tilstrækkelig tid til spørgsmål og svar.
Eksempler på projektcharter
Her er tre forskellige eksempler på projektcharter, som du kan overveje:
I dette eksempel på et projektcharter for et interaktivt stemmesvarssystem har projektlederen inkluderet nogle noter om forretningsgrundlaget ud over en projektbeskrivelse og omfanget.
De har også angivet begrænsningerne i prioriteret rækkefølge, hvilket er nyttigt for hurtigt at give kontekst til den, der læser dokumentet.
Dette eksempel på et projektcharter angiver tydeligt projektets mål samt milepælene og en tilhørende tidsplan.
Selvom du ikke nødvendigvis har brug for en komplet tidsplan endnu (den vil blive fastlagt i projektplanen), er dette et godt punkt at medtage og derefter opdatere til statusrapporter for projektet, efterhånden som teamet udfører arbejdet i gennemførelsesfasen.
Dette ligner ovenstående eksempel, idet det indeholder milepæle og en tidsplan.
Det beskriver også tydeligt målene og det, der er omfattet af projektets omfang, og indeholder nogle noter om de processer, som projektet vil påvirke. Det er nyttigt, da dette hænger sammen med begrænsningen vedrørende holdningen til forandringer (som er angivet i afsnittet om begrænsninger).
Eksperttips til udarbejdelse af et projektcharter
Husk disse tips og bedste praksisser, når du udarbejder et projektcharter:
- Hold det enkelt. Dit projektcharter bør ikke give plads til fortolkning. En lægperson uden kendskab til projektet eller din organisation bør kunne tage dokumentet op og forstå, hvad der foregår.
- Det store billede frem for detaljer. Giv et overordnet overblik over projektets formål og resultater, og undgå at fortabe dig i unødvendige detaljer, der hæmmer fælles forståelse eller skaber problemer med ansvarlighed senere hen.
- Skab konsensus. Du kan skrive det mest velformulerede projektcharter på planeten, men det tjener intet formål, hvis interessenterne ikke er villige til at acceptere det. Husk, at projektcharteret er et værktøj, der understøtter fælles forståelse blandt interessenterne. Hvis dit charter ikke samler interessenterne, er der ingen grund til at skrive et.
Projektstyringsværktøjer til udvikling og håndtering af chartere
Softwareværktøjer gør det enkelt at udvikle og gemme dit projektcharter et tilgængeligt sted, hvor alle interessenter og teammedlemmer kan tilgå det efter behov.
Typer af projektstyringssoftware, der kan være nyttige, omfatter:
- Projektstyringssoftware: Du kan indtaste oplysningerne om målsætninger og omfang fra dit projektcharter og derefter måle, hvordan I klarer jer i forhold til dem gennem hele projektet.
- Mindmapping-software: Denne software er nyttig til brainstorming og organisering af oplysninger om projektet, før du begynder at udarbejde et charter.
- Værktøj til oprettelse af Gantt-diagrammer: Brug denne software til at fastlægge milepæle og tidsplaner, hvilket vil være nyttigt, efter dit charter er blevet godkendt.
Hvad er det næste?
Projektchartere er en vigtig måde at skabe fælles forståelse og tydeliggøre rammerne for missionen på. Men i sidste ende er de blot et dokument — og ovenikøbet et meget politisk et af slagsen. Processen med at opnå konsensus, "sælge" dit projekt, forsvare din bemyndigelse til at anvende ressourcer og flytte bjerge for at nå projektets målsætninger er den egentlige mørke kunst.
Hvis du vil skærpe din dømmekraft og lære at navigere i politikken, hjælper det at have et sparringspanel bestående af mennesker, der forstår det. Det er derfor, vi skabte DPM Membership — det ultimative vidensdelingsfællesskab for passionerede projektfolk. Del tips med hundredvis af andre digitale projektledere, få adgang til ressourcer, og deltag i tryg øvelse via interaktive læringssessioner — så du kan maksimere dine projekters chancer for succes.
